Moderne Materialbeschaffung im Krankenhaus - AGKAMED

gruendel_schiedek_06_06 02.06.2006 11:02 Uhr Seite 170
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Centers und der jeweiligen Anwendergruppe
vor, so wird deutlich,
wie wichtig es ist, in den spezifischen
Fachgebieten die Ärzte,
das Pflegepersonal und die Techniker
bzw. Medizintechniker in
Entscheidungsprozesse mit einzubeziehen.
Nach den Vorarbeiten wird ein
Treffen zur Vorstellung der verhandelten
und erreichten Ergebnisse
des Fachbereiches organisiert
und in Abstimmung mit den
Anwendern versucht, Schwerpunkt-Lieferanten
festzulegen,
um mit diesen verbindliche Abnahme-
oder umsatzbezogene
Verträge abzuschließen.
Der steigende Kostendruck im
Gesundheitswesen hat dazu geführt,
dass verantwortliche Mediziner
in der Einkaufsgemeinschaft
in den letzten Jahren hohe
Sensibilität für die wirtschaftlichen
Belange aller Prozesse in
Kliniken entwickelt haben. Dies
hat es ermöglicht, durch Lieferanten-FokussierungKonzentration
auf ein ausgewähltes Produktsortiment,
Einkaufspreise zu
erzielen, die eine Mehrversorgung
von Patienten bei gleichem
Budget sicherstellt.
Einkaufsgemeinschaften sind ein
Zusammenschluss mehrerer Kliniken
mit dem Ziel, sich rein auf
den Einkauf von Medikalprodukten,
medizinischen Geräten
bis hin zu Pharmazeutika zu spezialisieren.
Die Einkaufsgemeinschaften
unterscheiden sich in privatwirtschaftlich
aufgestellte, gewinnorientierte
Einkaufsverbünde,
oder in nicht gewinnorientierte
von der Klinikgemeinschaft getragene
Verbünde, bei denen die
Mitgliedshäuser direkt von den
Preisvorteilen profitieren.
Wichtig sind die Struktur, die
Mitgliederzahl und das professionelle
Management der Beschaffungsvorgänge
in diesem Einkaufsverbund,
um ein ausreichendes
Gegengewicht zu den
verhandelnden Industriepartnern
zu bilden. Der Einfluss der
Produktauswahl wird nicht durch
die Lieferindustrie, sondern
durch die eigene Gruppe, hier
stellvertretend die Einkaufsgemeinschaft,
vorgegeben.
Das Einbeziehen der Einkäufer
und der Anwender (Ärzte, Pflegepersonal,
Medizintechniker
und Techniker) in den Prozess der
Produktauswahl, der Anfrageund
Angebotsprozesse und in die
Preisverhandlungen, ist der wichtigste
Aspekt dieser Einkaufsverbünde,
vor allem unter dem Gesichtspunkt,
dass sich der einzelne
Krankenhaus-Einkäufer
auf eine bestimmte Produktgruppe
spezialisiert und sich
nicht in der Tiefe mit den am
Markt erhältlichen Produkten,
Produktdifferenzierungen, Lieferanten
und Preisen in den Produktgruppen
beschäftigen muss.
Somit kann man über Klinikgrenzen
hinweg Kompetenzen aufbauen,
die sich fachspezifisch intensiv
mit einzelnen Produktgruppen
auseinandersetzen. Die
Vorbereitungen werden dann in
der Anwendergruppe, einem
interdisziplinären Team, diskutiert
und abgestimmt. Somit findet
über die Klinikgrenzen hinweg
eine Produktstrukturierung,
Sortimentsstraffung und Produktbündelung
statt. Diese Kompetenz-Center
agieren in Fachbereichen
und Produktgruppen
oder auch über Fachgebietsgrenzen
hinweg und sichern mit strategischem
Einkaufsmanagement
nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit
des Krankenhauses.
Ein weiterer wichtiger Punkt der
Zusammenarbeit innerhalb einer
Einkaufsgemeinschaft ist auch
der Kommunikationsfluss. Viele
Einkaufsgemeinschaften kommunizieren
noch mittels Papierlisten
oder herkömmlichen Datenträgern.
Zum optimierten Informationsaustausch
können jedoch
heute moderne Methoden
der IT-Technik eingesetzt werden
wie bspw. die Nutzung eigener
webbasierter Portale. Über ein
solches Portal werden tagesaktuell
Preise, allgemeine Informationen,
Rahmenverträge, Bonusvereinbarungen,Sonderangebote
der Industrie sowie Schriftverkehr
zur Verfügung gestellt.
Diese Informationen stehen jedem
Arzt, Einkäufer, Pfleger,
Techniker sowie der Leitung der
Klinik im Rahmen eines Intranets
zur weiteren Verwendung
zur Verfügung.
Operativer Einkauf
Die Prozessoptimierung im Umfeld
des operativen Einkaufs ist
ein wichtiger weiterer Ansatz.
Ebenso zählt die konsequente
Nutzung der IT-Möglichkeiten
hier zu den Erfolgsfaktoren.
Nach der Angebotsphase und der
Festlegung von Rahmenabkommen
mit den Lieferanten erfolgt
der operative Einkauf. Dieser beschäftigt
sich mit dem Bestellprozess,
der Lieferung und dem
Rechnungsausgleich.
Diese Teilprozesse werden konsequent
und effizient strukturiert
und mit elektronischen Hilfsmitteln
unterstützt. Allerdings sollten
die Prozesse im Vorfeld
untersucht und strukturiert abgebildet
werden, unter Einbeziehung
der interdisziplinären Kompetenzen.
Am jeweiligen Arbeitsplatz in
der Klinik selbst sollte der Bestellvorgang
durch den Anwender
IT-unterstützt beginnen. Hier
können Anwender auf so genanntee-Procurement-Lösungen,
elektronische Bestellplattformen,
zurückgreifen. Diese Bestellplattformen
liefern dem Anwender
ein für seine Bedürfnisse
vorgegebenes Produktsortiment,
das vorher im Rahmen der interdisziplinären
Teams für seinen
Bereich festgelegt wurde. Dieses
Produktspektrum wird als ‚Hitliste‘
abgelegt; diese Hitlisten
sind bei Änderungen flexibel anpassbar.
Die Bestellplattform ist direkt
mit dem Materialwirtschaftssystem
(MAWI-System) der Klinik
verbunden und verfügt für einen
bidirektionalen Datenaustausch
über eine umfangreiche
Schnittstelle mit dem MAWI-
System.
Artikeldaten, Lieferantendaten
und Preise werden in einer umfassenden
Datenbank gepflegt
und werden in Bereich der Bestellplattform
ständig synchronisiert.
Die erzeugten Bestellungen
werden zudem in der MAWI aktualisiert.
Weiterhin leitet das e-
Procurementsystem die Bestellung
elektronisch an den Lieferanten
weiter und nimmt die Auftragsbestätigung,
das Lieferavis
(Anzeige wann die Lieferung
voraussichtlich erfolgt), den Lieferschein
und die Rechnung
elektronisch entgegen und versorgt
sowohl die Rechnungsprüfung
als auch die Finanzbuchhaltung
mit diesen Daten. Auf diese
Weise wird der Gesamtprozess
weitestgehend rationalisiert und
effizient gestaltet.
In den elektronischen Bestellprozess
werden zusätzliche Geneh-
Arzt und Krankenhaus 6/2006