Moderne Materialbeschaffung im Krankenhaus - AGKAMED
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gruendel_schiedek_06_06 02.06.2006 11:02 Uhr Seite 169<br />
<strong>Moderne</strong> <strong>Materialbeschaffung</strong><br />
<strong>im</strong> <strong>Krankenhaus</strong><br />
Opt<strong>im</strong>ierung der Beschaffungsprozesse<br />
Dr. med. Oliver Gründel und Ulrich Schiedek<br />
Unternehmen<br />
<strong>Krankenhaus</strong><br />
Beschaffungsvorgänge des <strong>Krankenhaus</strong>marktes<br />
unterscheiden<br />
sich nicht wesentlich von den üblichen<br />
Verfahren des betriebswirtschaftlichen<br />
Handelns in anderen<br />
Branchen. Lediglich der<br />
Einkauf von Arzne<strong>im</strong>itteln bildet<br />
eine Ausnahme, weil dieser durch<br />
spezielle gesetzliche Regelungen<br />
vorgegeben ist, woraus sich Abweichungen<br />
von der üblichen<br />
Praxis ergeben können. Daher<br />
sind die in der allgemeinen Wirtschaft<br />
gültigen Prinzipien der Betriebswirtschaft<br />
auf die Prozesse<br />
und die Wertschöpfungskette <strong>im</strong><br />
Beschaffungsmanagement von<br />
Kliniken sehr gut anwendbar.<br />
Wo finden sich nun Ansätze für<br />
eine moderne und vor allem kostenopt<strong>im</strong>ierte,qualitätsgetragene<br />
Beschaffung von Klinikmaterialien?<br />
Die Trennung von strategischem<br />
und operativem Einkauf<br />
n<strong>im</strong>mt eine wichtige Rolle ein<br />
und ist für die Effizienz des Einkaufs<br />
von eminenter Bedeutung.<br />
Zunächst sollte <strong>im</strong> klinischen<br />
Umfeld das Bewusstsein für die<br />
Wichtigkeit der Beschaffungsprozesse<br />
intensiviert und eine<br />
eindeutige Strukturierung des<br />
Einkaufs vorgenommen werden.<br />
So gehört die Einführung eines<br />
zentralen Einkaufs zu den vordringlichsten<br />
Zielen.<br />
Um die Einkaufsprozesse in allen<br />
Bereichen zu opt<strong>im</strong>ieren, muss<br />
das Know-how der Mitarbeiter<br />
aus den Fachabteilungen mit eingebracht<br />
werden. Der Einkaufsvorgang<br />
und die Umsetzung der<br />
spezifischen Beschaffungsvorgänge<br />
sollte von einer zentralen<br />
Einkaufsabteilung durchgeführt<br />
werden. Allerdings sollte diese<br />
Einkaufsabteilung mit fachlich<br />
geschulten Mitarbeitern besetzt<br />
werden. Denn so wird gewährleistet,<br />
dass alle Anforderungen<br />
in puncto Qualität und Funktionalität<br />
seitens der Ärzte und die<br />
Arzt und <strong>Krankenhaus</strong> 6/2006<br />
ökonomischen Aspekte des Einkaufs<br />
berücksichtigt werden.<br />
Strategischer Einkauf<br />
Im strategischen Umfeld ist es<br />
wichtig, die passenden Lieferanten<br />
sowie das passende, qualitativ<br />
hochwertige Artikelsort<strong>im</strong>ent<br />
auszuwählen. Bewährte Analysen-Methoden,<br />
wie Artikelgruppenvergleiche,<br />
ABC-Analysen,<br />
Qualitätsbewertungen können<br />
diesen Prozess unterstützen.<br />
Die Zusammenarbeit von interdisziplinären<br />
Teams, bestehend<br />
aus Einkäufern, Ärzten, Pflegekräften<br />
und, wenn notwendig,<br />
Technikern oder Medizintechnikern,<br />
garantiert die Beschaffung<br />
der richtigen Artikel unter Berücksichtigung<br />
hoher Qualitätskriterien<br />
und sichert so den<br />
erfolgreichen Betrieb. Diese<br />
Teams können alle Informationen<br />
zu Produkten, Lieferanten<br />
und auch Liefertreue bewerten<br />
und somit die Voraussetzungen<br />
für den wirtschaftlichen Erfolg<br />
schaffen.<br />
Bei dieser Aufgabe ist die Zugehörigkeit<br />
zu einer professionell<br />
geführten Einkaufsgemeinschaft<br />
sinnvoll. Die Einkaufsgemeinschaften<br />
sind in der Lage, den<br />
Markt genau zu analysieren und<br />
sehr schnell auf Veränderungen<br />
zu reagieren.<br />
Die Komplexität moderner Beschaffungsprozesse<br />
ist für kleine<br />
oder mittelgroße Krankenhäuser<br />
(bis ca. 500 Betten) kaum alleine<br />
und <strong>im</strong> vollen Umfang zu schaffen.<br />
Die Einkaufsabteilungen<br />
verfügen nicht über die entsprechende<br />
Größe, und die interdisziplinären<br />
Teams sind selten in der<br />
Lage, alle am Markt befindlichen<br />
Produkte zu identifizieren und<br />
sich die komplette Preisübersicht<br />
zu verschaffen.<br />
Innerhalb einer Einkaufsgemeinschaft<br />
ist es möglich, für alle Bereiche<br />
Fachteams (Kompetenz-<br />
Center) zu bilden, um für alle an-<br />
geschlossenen Krankenhäuser<br />
diese Aufgabe übergeordnet zu<br />
übernehmen und diese Fachkompetenzen<br />
in die Entscheidungsprozesse<br />
zu integrieren.<br />
Die Entscheidungsfindung wird<br />
von den Kompetenz-Centern<br />
(KC) für einzelne Bereiche, unter<br />
Berücksichtigung einer zukunftsorientierten<br />
und anspruchsvollen<br />
Patientenversorgung, vorbereitet.<br />
Für die verschiedenen Fachgebiete<br />
erarbeiten die Kompetenz-Center<br />
nach bereits vorhandenen<br />
Materialstandards und unter<br />
Berücksichtigung von Innovationen<br />
Entscheidungsgrundlagen<br />
für eine Produkt- und Lieferantenauswahl<br />
durch das Gesamt-<br />
Team (Anwender und Einkäufer).<br />
Das Gesamt-Team entscheidet<br />
nun,welche Materialien zum Einsatz<br />
kommen und führt eine Standardisierung<br />
und zugleich eine<br />
Bündelung der Materialien für<br />
diesen Bereich durch. Nach Festlegung<br />
der Produkte werden<br />
Preisverhandlungen durchgeführt<br />
und die Lieferanten nach<br />
best<strong>im</strong>mten Kriterien reduziert<br />
(Bündelung).<br />
Ziel ist es, sowohl die Produktpalette<br />
zu straffen als auch die Lieferantenvielfalt<br />
auf ausgewählte<br />
Partner zu konzentrieren. Diese<br />
Maßnahmen sichern einen Teil<br />
des wirtschaftlichen Erfolges.<br />
Es kann natürlich vorkommen,<br />
dass man für best<strong>im</strong>mte Materialien<br />
oder Produkte auch weitere<br />
Anbieter benötigt, wenn deren<br />
Produkte über differenzierende<br />
Merkmale verfügen und die Verwendung<br />
für best<strong>im</strong>mte Behandlungen<br />
notwendig ist. So z. B.<br />
be<strong>im</strong> Einsatz von Stents, Herzschrittmachern,<br />
aber auch in der<br />
Endoprothetik, wenn unterschiedliche<br />
Hüft- oder Kniegelenksprothesen<br />
zum Einsatz<br />
kommen sollen, je nach Therapie.<br />
Stellt man sich jetzt die Komplexität<br />
der Arbeit des Kompetenz-<br />
Berufs- und<br />
Gesundheitspolitik<br />
Medizin<br />
Klinische Praxis<br />
Gesundheitswirtschaft<br />
Recht<br />
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Europa<br />
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Personalien<br />
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�<br />
Dr. med. Oliver Gründel<br />
– Geschäftsführer<br />
<strong>AGKAMED</strong> GmbH –<br />
Ulrich Schiedek<br />
– Geschäftsführer<br />
<strong>AGKAMED</strong> GmbH –
gruendel_schiedek_06_06 02.06.2006 11:02 Uhr Seite 170<br />
Berufs- und<br />
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�<br />
Centers und der jeweiligen Anwendergruppe<br />
vor, so wird deutlich,<br />
wie wichtig es ist, in den spezifischen<br />
Fachgebieten die Ärzte,<br />
das Pflegepersonal und die Techniker<br />
bzw. Medizintechniker in<br />
Entscheidungsprozesse mit einzubeziehen.<br />
Nach den Vorarbeiten wird ein<br />
Treffen zur Vorstellung der verhandelten<br />
und erreichten Ergebnisse<br />
des Fachbereiches organisiert<br />
und in Abst<strong>im</strong>mung mit den<br />
Anwendern versucht, Schwerpunkt-Lieferanten<br />
festzulegen,<br />
um mit diesen verbindliche Abnahme-<br />
oder umsatzbezogene<br />
Verträge abzuschließen.<br />
Der steigende Kostendruck <strong>im</strong><br />
Gesundheitswesen hat dazu geführt,<br />
dass verantwortliche Mediziner<br />
in der Einkaufsgemeinschaft<br />
in den letzten Jahren hohe<br />
Sensibilität für die wirtschaftlichen<br />
Belange aller Prozesse in<br />
Kliniken entwickelt haben. Dies<br />
hat es ermöglicht, durch Lieferanten-FokussierungKonzentration<br />
auf ein ausgewähltes Produktsort<strong>im</strong>ent,<br />
Einkaufspreise zu<br />
erzielen, die eine Mehrversorgung<br />
von Patienten bei gleichem<br />
Budget sicherstellt.<br />
Einkaufsgemeinschaften sind ein<br />
Zusammenschluss mehrerer Kliniken<br />
mit dem Ziel, sich rein auf<br />
den Einkauf von Medikalprodukten,<br />
medizinischen Geräten<br />
bis hin zu Pharmazeutika zu spezialisieren.<br />
Die Einkaufsgemeinschaften<br />
unterscheiden sich in privatwirtschaftlich<br />
aufgestellte, gewinnorientierte<br />
Einkaufsverbünde,<br />
oder in nicht gewinnorientierte<br />
von der Klinikgemeinschaft getragene<br />
Verbünde, bei denen die<br />
Mitgliedshäuser direkt von den<br />
Preisvorteilen profitieren.<br />
Wichtig sind die Struktur, die<br />
Mitgliederzahl und das professionelle<br />
Management der Beschaffungsvorgänge<br />
in diesem Einkaufsverbund,<br />
um ein ausreichendes<br />
Gegengewicht zu den<br />
verhandelnden Industriepartnern<br />
zu bilden. Der Einfluss der<br />
Produktauswahl wird nicht durch<br />
die Lieferindustrie, sondern<br />
durch die eigene Gruppe, hier<br />
stellvertretend die Einkaufsgemeinschaft,<br />
vorgegeben.<br />
Das Einbeziehen der Einkäufer<br />
und der Anwender (Ärzte, Pflegepersonal,<br />
Medizintechniker<br />
und Techniker) in den Prozess der<br />
Produktauswahl, der Anfrageund<br />
Angebotsprozesse und in die<br />
Preisverhandlungen, ist der wichtigste<br />
Aspekt dieser Einkaufsverbünde,<br />
vor allem unter dem Gesichtspunkt,<br />
dass sich der einzelne<br />
<strong>Krankenhaus</strong>-Einkäufer<br />
auf eine best<strong>im</strong>mte Produktgruppe<br />
spezialisiert und sich<br />
nicht in der Tiefe mit den am<br />
Markt erhältlichen Produkten,<br />
Produktdifferenzierungen, Lieferanten<br />
und Preisen in den Produktgruppen<br />
beschäftigen muss.<br />
Somit kann man über Klinikgrenzen<br />
hinweg Kompetenzen aufbauen,<br />
die sich fachspezifisch intensiv<br />
mit einzelnen Produktgruppen<br />
auseinandersetzen. Die<br />
Vorbereitungen werden dann in<br />
der Anwendergruppe, einem<br />
interdisziplinären Team, diskutiert<br />
und abgest<strong>im</strong>mt. Somit findet<br />
über die Klinikgrenzen hinweg<br />
eine Produktstrukturierung,<br />
Sort<strong>im</strong>entsstraffung und Produktbündelung<br />
statt. Diese Kompetenz-Center<br />
agieren in Fachbereichen<br />
und Produktgruppen<br />
oder auch über Fachgebietsgrenzen<br />
hinweg und sichern mit strategischem<br />
Einkaufsmanagement<br />
nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit<br />
des <strong>Krankenhaus</strong>es.<br />
Ein weiterer wichtiger Punkt der<br />
Zusammenarbeit innerhalb einer<br />
Einkaufsgemeinschaft ist auch<br />
der Kommunikationsfluss. Viele<br />
Einkaufsgemeinschaften kommunizieren<br />
noch mittels Papierlisten<br />
oder herkömmlichen Datenträgern.<br />
Zum opt<strong>im</strong>ierten Informationsaustausch<br />
können jedoch<br />
heute moderne Methoden<br />
der IT-Technik eingesetzt werden<br />
wie bspw. die Nutzung eigener<br />
webbasierter Portale. Über ein<br />
solches Portal werden tagesaktuell<br />
Preise, allgemeine Informationen,<br />
Rahmenverträge, Bonusvereinbarungen,Sonderangebote<br />
der Industrie sowie Schriftverkehr<br />
zur Verfügung gestellt.<br />
Diese Informationen stehen jedem<br />
Arzt, Einkäufer, Pfleger,<br />
Techniker sowie der Leitung der<br />
Klinik <strong>im</strong> Rahmen eines Intranets<br />
zur weiteren Verwendung<br />
zur Verfügung.<br />
Operativer Einkauf<br />
Die Prozessopt<strong>im</strong>ierung <strong>im</strong> Umfeld<br />
des operativen Einkaufs ist<br />
ein wichtiger weiterer Ansatz.<br />
Ebenso zählt die konsequente<br />
Nutzung der IT-Möglichkeiten<br />
hier zu den Erfolgsfaktoren.<br />
Nach der Angebotsphase und der<br />
Festlegung von Rahmenabkommen<br />
mit den Lieferanten erfolgt<br />
der operative Einkauf. Dieser beschäftigt<br />
sich mit dem Bestellprozess,<br />
der Lieferung und dem<br />
Rechnungsausgleich.<br />
Diese Teilprozesse werden konsequent<br />
und effizient strukturiert<br />
und mit elektronischen Hilfsmitteln<br />
unterstützt. Allerdings sollten<br />
die Prozesse <strong>im</strong> Vorfeld<br />
untersucht und strukturiert abgebildet<br />
werden, unter Einbeziehung<br />
der interdisziplinären Kompetenzen.<br />
Am jeweiligen Arbeitsplatz in<br />
der Klinik selbst sollte der Bestellvorgang<br />
durch den Anwender<br />
IT-unterstützt beginnen. Hier<br />
können Anwender auf so genanntee-Procurement-Lösungen,<br />
elektronische Bestellplattformen,<br />
zurückgreifen. Diese Bestellplattformen<br />
liefern dem Anwender<br />
ein für seine Bedürfnisse<br />
vorgegebenes Produktsort<strong>im</strong>ent,<br />
das vorher <strong>im</strong> Rahmen der interdisziplinären<br />
Teams für seinen<br />
Bereich festgelegt wurde. Dieses<br />
Produktspektrum wird als ‚Hitliste‘<br />
abgelegt; diese Hitlisten<br />
sind bei Änderungen flexibel anpassbar.<br />
Die Bestellplattform ist direkt<br />
mit dem Materialwirtschaftssystem<br />
(MAWI-System) der Klinik<br />
verbunden und verfügt für einen<br />
bidirektionalen Datenaustausch<br />
über eine umfangreiche<br />
Schnittstelle mit dem MAWI-<br />
System.<br />
Artikeldaten, Lieferantendaten<br />
und Preise werden in einer umfassenden<br />
Datenbank gepflegt<br />
und werden in Bereich der Bestellplattform<br />
ständig synchronisiert.<br />
Die erzeugten Bestellungen<br />
werden zudem in der MAWI aktualisiert.<br />
Weiterhin leitet das e-<br />
Procurementsystem die Bestellung<br />
elektronisch an den Lieferanten<br />
weiter und n<strong>im</strong>mt die Auftragsbestätigung,<br />
das Lieferavis<br />
(Anzeige wann die Lieferung<br />
voraussichtlich erfolgt), den Lieferschein<br />
und die Rechnung<br />
elektronisch entgegen und versorgt<br />
sowohl die Rechnungsprüfung<br />
als auch die Finanzbuchhaltung<br />
mit diesen Daten. Auf diese<br />
Weise wird der Gesamtprozess<br />
weitestgehend rationalisiert und<br />
effizient gestaltet.<br />
In den elektronischen Bestellprozess<br />
werden zusätzliche Geneh-<br />
Arzt und <strong>Krankenhaus</strong> 6/2006
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migungsverfahren etabliert, so<br />
dass bei hochwertigen Gütern (so<br />
genannte A- und teilweise B-Artikel)<br />
das Vier-Augenprinzip zwischen<br />
Anwendern auf der einen<br />
Seite und dem Einkauf auf der<br />
anderen, gewahrt bleibt.<br />
Spezielle Lösungen bei hochwertigen<br />
Produkten ermöglichen<br />
auch die Erfassung der vom<br />
<strong>Krankenhaus</strong> vergebenen Falloder<br />
Patientennummer. Somit<br />
wird in der Klinik eine Re-Identifikation<br />
des Materials für den<br />
einzelnen Patienten ermöglicht,<br />
um bei Produktionsfehlern oder<br />
Rückrufaktionen des Herstellers<br />
das einzelne Produkt dem Patienten<br />
zuzuordnen. Die Übermittlung<br />
der Fall- oder Patientennummer<br />
ist in soweit anonymisiert<br />
und die Re-Identifikation<br />
des Patienten ist dem <strong>Krankenhaus</strong><br />
vorbehalten. Dies ist auch<br />
ein wichtiger Aspekt für den Datenschutz.<br />
Ein wichtiges Feld der Kosteneinsparung<br />
wird neben den Einkaufserfolgen<br />
die Opt<strong>im</strong>ierung<br />
der Gesamtprozesse <strong>im</strong> <strong>Krankenhaus</strong><br />
sein. Hier geht es nicht<br />
nur in den medizinischen Bereichen<br />
um den opt<strong>im</strong>alen Patientendurchfluss<br />
<strong>im</strong> Haus (von der<br />
Aufnahme bis zur Entlassung)<br />
oder um die OP-Prozesse, sondern<br />
vielmehr auch um die Abläufe<br />
in der Verwaltung – besonders<br />
in Buchhaltung und Einkauf,<br />
da man mit den modernen<br />
Kommunikationstechniken diese<br />
Bereiche steuern und opt<strong>im</strong>ieren<br />
kann.<br />
Arzt und <strong>Krankenhaus</strong> 6/2006<br />
Voraussetzung zur<br />
Opt<strong>im</strong>ierung der Prozesse<br />
<strong>im</strong> Klinikbetrieb: der<br />
grundsätzliche Wille und<br />
die Kraft zur Veränderung!<br />
Es ist wirtschaftlich wenig sinnvoll,<br />
täglich an ein und dieselbe<br />
Firma Bestellungen zu versenden.<br />
Bestellungen bedeuten: Lieferungen<br />
und Rechnungen. So<br />
werden nicht nur Prozesskosten<br />
<strong>im</strong> eigenen Haus, sondern natürlich<br />
auch be<strong>im</strong> Lieferanten produziert.<br />
Folglich muss unbedingt<br />
zuerst <strong>im</strong> eigenen Haus die Bestelldisziplin<br />
geprüft werden.<br />
Bei der Gestaltung des komplexen<br />
Vorgangs Einkauf geht es<br />
nicht allein um die reine Verhandlung<br />
von Preisen. Faktoren<br />
wie Qualität des Produktes, die<br />
Lieferfähigkeit von Lieferanten,<br />
Strategien für Ersatzlieferanten,<br />
wenn der Erst- und Zweitlieferant<br />
nicht zum gewünschten Zeitpunkt<br />
liefern kann, spielen eine<br />
ebenso große Rolle.<br />
Zusätzlich lassen sich die erheblichen<br />
Einsparpotentiale durch<br />
die Prozessopt<strong>im</strong>ierung des operativen<br />
Bestellprozesses erzielen.<br />
Wir glauben, dass <strong>im</strong> Gesundheitswesen<br />
und speziell <strong>im</strong> Klinikbetrieb<br />
neben Preissenkungen<br />
die Kosteneinsparungen in<br />
den betrieblichen Prozessen der<br />
wichtigste Faktor in den nächsten<br />
Jahren sein wird. Dazu tragen folgende<br />
Punkte bei:<br />
1. Anschluss an einen starken<br />
Einkaufsverbund.<br />
2. Produktgruppen unter Qualitätsaspekten<br />
zu straffen.<br />
3. Bestellprozesse in den Häusern<br />
zu opt<strong>im</strong>ieren.<br />
4. Bestelldisziplin in den Häusern<br />
zu verbessern.<br />
5. Die Bestell- und Bearbeitungsprozesse<br />
auf elektronischem<br />
Wege abzuwickeln.<br />
Bei Umsetzung dieser Punkte<br />
wird auch das Gesundheitswesen<br />
bei der Beschaffung und den<br />
übrigen Prozessen industriellen<br />
Standard erreichen.Dies wird unumgänglich<br />
sein: Denn die Mittel<br />
<strong>im</strong> Gesundheitswesen bleiben<br />
knapp und die Anforderungen an<br />
die Leistungsfähigkeit von Kliniken<br />
steigen.<br />
Dr. med. Oliver Gründel<br />
– Geschäftsführer <strong>AGKAMED</strong> GmbH –<br />
Ulrich Schiedek<br />
– Geschäftsführer <strong>AGKAMED</strong> GmbH –<br />
<strong>AGKAMED</strong> GmbH<br />
Ruhrallee 201<br />
45136 Essen<br />
Fon +49(0)201.1855-0<br />
Fax +49(0)201.1855-199<br />
dispo@agkamed.de<br />
www.agkamed.de<br />
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