Bestandsführung in ERP-Systemen

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Bestandsführung in ERP-Systemen
FH Vorarlberg: Gasser
Wirtschaftsinformatik
Beginner
Nach dem Studium dieses Lernobjekts können Sie die Aufgaben der
Bestandsführung in einem ERP-System nennen, sowie die Informationen,
die ein Bestandsführungssystem liefert. Sie sind zudem in der Lage den
Zusammenhang der Bestandsführung und der Materialwirtschaft zu
beschreiben und können die Warenbewegungen erläutern. Weiters ist es
Ihnen möglich Umbuchungen, Umlagerungen sowie die Inventur und die
Rechnungsprüfung zu erklären.
Das Lernobjekt beschreibt den Zusammenhang der Bestandsführung und
der Materialwirtschaft innerhalb eines ERP-Systems. Es gibt einen Überblick
über die Warenbewegungen (Wareneingang, Warenausgang) sowie über
die Umbuchungen und die Umlagerungen. Zusätzlich wird die Inventur und
die Rechnungsprüfung erläutert. Abschließend werden die möglichen
Auswertungen in der Bestandsführung beschrieben.
15 min
Bestandsarten, Warenbewegungen, Wareneingang, Warenausgang,
Umbuchung, Umlagerung, Inventur, Rechnungsprüfung, Auswertungen
Juni 2004
--
Natascha Gasser | M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen | 06.08.2004 | Seite 1

1 Einführung
Für Produktionsunternehmen, wie auch deBITE, spielen die Bestandskosten eine wichtige
Rolle. Es ist notwendig einerseits die richtige Bestandshöhe zu finden, um Materialengpässe
zu verhindern und andererseits dürfen die Kosten für das Lager jedoch nicht zu hoch
werden, was bei einen zu hohen Bestand allerdings der Fall wäre. Aber auch die
Lieferzeiten, die Nachfrage und mögliche verzögernde Faktoren, die die Produktion
beeinflussen, müssen beachtet werden und in die Bestandsführung miteinfließen. Um diese
Fülle von Entscheidungen zu treffen, werden ERP-Systeme in den Prozess eingebunden.
Die Bestandsführung in ERP-Systemen hat folgende Aufgaben: [1]
• Alle Bewegungen des Materials im Wareneingang, in der Qualitätskontrolle und im
Lager müssen erfasst werden.
• Die Materialbestände sind mengen- und wertmäßig festzuhalten.
• Belege müssen für die Mengen- und Wertfortschreibung erstellt werden, da sie auch
ein Nachweis für die stattgefundenen Warenbewegungen sind.
• Die Inventur wird unterstützt.
Ein derartiges Bestandsführungssystem liefert Informationen über die Bewegungen des
Materials und der Bestände. Im genauen ist dies:
• Belege eines Materials und Bestandsübersichten eines Materials
• Informationen zum Bedarf und zum Bestand
• Verfügbarkeit eines Materials
• Sonderbestände eines Materials
[1] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 337
Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich ebenfalls auf Laroque/Philippi 2001, S. 337.
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2 Zusammenhang Bestandsführung und
Materialwirtschaft
Die Bestandsführung gehört zu der Materialwirtschaft und ist in die gesamte Logistik
eingebunden. Die nachfolgende Abbildung zeigt die zentrale Bedeutung der
Bestandsführung und deren Zusammenhänge mit den anderen Bereichen:
Abb. 1: Zusammenhang Bestandsführung und Logistik [2]
Bei jedem Vorgang verwendet die Bestandsführung die Stammdaten (z.B.
Materialstammdaten) und die Bewegungsdaten (z.B. Einkaufsbelege). Sie arbeitet direkt mit
der Disposition, dem Einkauf und der Rechnungsprüfung zusammen. Weitere Verbindungen
bestehen zum Finanzwesen (Rechnungswesen) und auch zum Vertrieb.
Nach der Bestellung eines Materials vom Lieferanten erfolgt der Wareneingang in der
Bestandsführung. Die Rechnungsprüfung bearbeitet anschließend die Lieferantenrechnung.
Hierbei erfolgt eine Überprüfung der Mengen und Werte aus der Bestellung und dem
Wareneingang. [3]
[2] Vgl. SAP Help Portal 2004
[3] Vgl. SAP Help Portal 2004
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3 Bestandsarten
In ERP-Systemen gibt es drei verschiedene Lagerbestandsarten, dies sind folgende: [4]
• Freier Lagerbestand
Der freie Lagerbestand ist der tatsächlich vorhandene, frei verfügbare Bestand.
• Sperrbestand
Der Sperrbestand ist ein nicht verfügbarer Bestand. Allerdings ist es möglich diesen
in den freien Lagerbestand oder den Qualitätsprüfbestand umzubuchen. Ein Grund
warum ein Sperrbestand besteht, ist, dass der weitere Verlauf des Materials beim
Wareneingang noch nicht festgelegt wurde. Ein Teil des Bestandes könnte
beispielsweise für die Qualitätsprüfung bestimmt sein. Ist die Prüfung abgeschlossen,
kann das Material vom Sperrbestand in den freien Lagerbestand gebucht werden.
• Qualitätsprüfbestand
Dieser Bestand ist für die Qualitätsprüfung vorgesehen und deshalb noch nicht
verfügbar. Ist die Prüfung abgeschlossen, kann der Bestand jedoch in den freien
Lagerbestand umgebucht werden.
[4] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 339
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4 Warenbewegungen
Um Materialbewegungen zu erfassen werden Material- und Buchhaltungsbelege erstellt und
im ERP-System abgespeichert. [5]
Materialbeleg
Dieser Beleg ist eine Beschreibung der Warenbewegungen aus Sicht des Lagers und ist
gleichzeitig ein Nachweis für die mengenmäßige Veränderung, sowie eine
Informationsquelle für die nachfolgenden Anwendungen.
Buchhaltungsbeleg
Dieser Beleg ist eine Beschreibung der Warenbewegungen aus Sicht der Buchhaltung und
nimmt immer Bezug auf einen Buchungskreis. Ein Buchhaltungsbeleg verdeutlicht die
wertmäßige Veränderung bei Warenbewegungen.
Die nachfolgende Abbildung zeigt diese zwei Belege und deren Zusammenhang mit dem
Lager:
Abb. 3: Belege bei der Materialbewegung [6]
Zu den Warenbewegungen gehören folgende Punkte:
• Wareneingang
• Warenausgang
• Umbuchung/Umlagerung
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[5] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 342
[6] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 66
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5 Wareneingang
Erfolgt eine Warenlieferung an das Lager, wird diese von der Bestandsführung als
Wareneingang gebucht. Danach ist es möglich die Ware einzulagern.
Im Normalfall wird Material aufgrund von einer Bestellung angeliefert. Die vorhandenen
Daten können daraus entnommen werden. Dadurch können auch Über- oder
Unterlieferungen festgestellt werden. [7]
Bei Erfassen des Wareneingangs besteht die Möglichkeit, eine Qualitätsprüfung der Ware zu
veranlassen. Allerdings ist die Ware zunächst nicht frei verfügbar. [8]
Die nachfolgende Abbildung zeigt die möglichen Auswirkungen eines Wareneinganges:
Bestellungen
Nachricht an
Besteller
(optional)
Ausdruck
(optional)
Waren-
eingangs
schein
Lieferung
Wareneingang
[7] Vgl. Wenzel 1999, S. 368
[8] Vgl. Laroque/Philippi 2001, S. 343
[9] Vgl. o.A. 2000
Material-
stamm
Fortschreibung
der Bestands-
und Verbrauchskonten
Abb. 4: Auswirkungen des Wareneingangs [9]
BuchhaltungsbelegMaterialbeleg
Wert- und
Mengen-
fortschreibung
Dokumentation
der Bewegung
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6 Warenausgang
Werden die Entnahmen, die Materialausgaben oder die Verbrauche des Materials im ERP-
System gebucht, wird der vorhandene Lagerbestand wert- und mengenmäßig reduziert.
Eine Buchung des Warenausgangs kann auch mit Bezug auf eine Stückliste erfolgen. Dabei
werden alle Stücklistenpositionen in der jeweiligen Anzahl im Warenausgangsbeleg
angeführt. Dazu muss die Stückliste bereits vorher für diese Verwendung angelegt worden
sein. [10]
Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass ein Warenausgang aufgrund eines Verbrauches
einer Kostenstelle, eines Auftrages oder durch den Verkauf erfolgen kann. Die zweite
Möglichkeit eines Warenausganges besteht durch die Ausgabe, beispielsweise mittels einer
Stichprobe oder Verschrottung des Materials. Zudem ist bei der Abbildung erkennbar, dass
die Materialien für den Warenausgang aus dem Lager stammen.
[10] Vgl. Laroque/Philppi 2001, S. 355
[11] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 72
Abb. 5: Warenausgang [11]
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7 Umbuchung/Umlagerung
Umbuchungen und Umlagerungen werden in ERP-Systemen verwendet um Material
auszulagern und um an einem anderen Ort einzulagern. [11]
Bei Umbuchungen wird der Lagerort des Materials nicht verändert, sondern nur die
Bestände in den Aufzeichnungen. Es können auch nur Änderungen bei der Bestandsart oder
der Materialnummer erfolgen. Erleidet die Ware beispielsweise einen Qualitätsverlust durch
die Lagerung, wird sie einer anderen Handelsklasse zugeordnet. Dabei wird nur das Material
umgebucht. Umbuchungen erfolgen ohne Vorplanung. [12]
Bei Umlagerungen wird der Lagerort des Materials zwar verändert, allerdings nur
innerhalb des Unternehmens.
Es gibt zwei Möglichkeiten von Umlagerungen: [13]
• Umlagerung Werk an Werk
Dabei wird die Bestandsmenge in beiden Werken verändert und gleichzeitig auch ein
Buchhaltungsbeleg generiert.
• Umlagerung Lagerort an Lagerort
Dabei bleibt der Bestand gleich wodurch der Vorgang für die Buchhaltung nicht
relevant ist.
Die nachfolgende Abbildung zeigt die Unterteilung der Umlagerungen:
[11] Vgl. SAP Help Portal 2004
[12] Vgl. Wenzel 1999, S. 371
[13] Vgl. SAP Help Portal 2004
[14] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 70
Abb. 6: Umlagerungen [14]
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8 Inventur
Bei einer Inventur erfolgt eine körperliche Bestandsaufnahme im Lager. Dabei wird der
vorhandene physische Bestand mit den Daten aus dem Warehouse-Management-System
(WMS) verglichen. Wurde für alle Lagerplätze mindestens einmal im Geschäftsjahr eine
Inventur durchgeführt, so ist dieser Vorgang abgeschlossen. [15]
In ERP-Systemen können meist folgende Inventurverfahren angewandt werden:
• Stichtagsinventur
Bei der Stichtagsinventur erfolgt am Bilanzstichtag eine körperliche Aufnahme aller
Bestände des Unternehmens. Dabei muss jedes Material berücksichtigt werden und
das Lager wird für Materialbewegungen gesperrt.
• Permanente Inventur
Bei der permanenten Inventur erfolgt eine laufende Aufnahme aller Bestände
während des Geschäftsjahres. Auch hier muss jedes Material mindestens einmal im
Jahr aufgenommen werden.
• Stichprobeninventur
Bei der Stichprobeninventur wird an einem Stichtag ein durch Zufall ausgewählter
Bestand aufgenommen. Ist der Unterschied zwischen dem Inventurergebnis und
dem Buchbestand gering, wird angenommen, dass die Buchbestände der restlichen
gelagerten Materialien richtig sind.
• Cycle-Counting
Beim Cycle-Counting werden die Materialien während einem Geschäftsjahr in
regelmäßigen Abständen inventarisiert. Der Vorteil dieser Methode ist, dass gängige
Materialien öfter aufgenommen werden als weniger gängige.
[15] Vgl. SAP Help Portal 2004
Die nachfolgenden Ausführungen zur Inventur beziehen sich ebenfalls auf das SAP Help
Portal 2004.
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9 Rechnungsprüfung
Der Zweck der Rechnungsprüfung in ERP-Systemen besteht darin, dass durch diese
Komponente feststellt werden kann, ob die Lieferung in Preis und Menge mit den Daten der
Bestellung übereinstimmt. [16] Dadurch bildet die Rechnungsprüfung das Bindeglied
zwischen der Materialwirtschaft und dem Rechnungswesen (Finanzbuchhaltung usw.). [17]
Die Rechnungsprüfung hat folgende Aufgaben:
• Abschluss des Ablaufes der Materialbeschaffung
• Bearbeitung von Rechnungen, die außerhalb der Materialbeschaffung entstehen (z.B.
Dienstleistungen, Seminarkosten usw.)
• Bearbeitungen von Gutschriften
Die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung sind:
• Erfassen von Rechnungen und Gutschriften
• Prüfen von Rechnungen auf deren Richtigkeit
• Buchen der Rechnungen
• Fortschreiben bestimmter Daten im ERP-System (z.B.: Materialpreise)
• Nachbearbeiten von Rechnungen, die aufgrund von Abweichungen gesperrt wurden
Die nachfolgende Abbildung zeigt den Ablauf der Rechnungsprüfung sowie die Daten, die
benötigt werden. Diese werden aus Bestellungen, dem Wareneingang, dem Materialstamm,
dem Lieferantenstamm und den Konditionen entnommen. Während der Rechnungsprüfung
wird ein Rechnungsbeleg generiert. Zudem erfolgt eine Durchführung der Buchungen auf
die Sachkonten und eine Fortschreibung des Materialstamms sowie der Bestellentwicklung.
Auch die weitern Daten des Rechnungswesen (Anlagen, Kostenstellen usw.) werden
fortgeschrieben.
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Abb. 7: Ablauf der Rechnungsprüfung [18]
[16] Vgl. Wenzel 1999, S. 375
[17] Vgl. SAP Help Portal 2004
Die nachfolgenden Ausführungen zur Rechnungsprüfung beziehen sich ebenfalls auf das
SAP Help Portal 2004.
[18] Vgl. IBM Corporation 2002, S. 74
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10 Auswertungen
Die Auswertungen in der Bestandsführung gliedern sich in Bestandsübersichten,
Materialbewegungslisten und Bestandscontrolling. Diese sind in der untenstehenden
Abbildung dargestellt. Nachfolgend wird speziell auf das Bestandcontrolling genauer
eingegangen, da dies sehr oft Verwendung findet.
Bestandsübersichten
Bestände pro Material
Werksverfügbarkeit
Bedarfs-/Bestandlisten
Lagerbestandslisten
Auswertungen
Material-
bewegungslisten
Mengenströme
Materialströme
Ein-/Auslagerungen
Abb. 8: Auswertungen [19]
Bestandcontrolling
Durch das Bestandscontrolling ist es möglich Analysen durchzuführen, um jene Materialien
ausfindig zu machen, die eine hohe Kapitalbindung haben, einen nicht effizienten
Bestandsanteil oder eine lange Periode ohne Verbrauch. [20]
Folgende Analysenmethoden können eingesetzt werden:
Bestandscontrolling
ABC-Analysen
Reichweite
Lagerhüter
Umschlagshäufigkeit
Lagerbodensatz
• ABC-Analyse
Diese Analyse gibt einen Überblick darüber, welche Materialien in welcher Menge
verbraucht wurden. Dabei erfolgt eine Einteilung des Materials in A-, B- und C-Güter
wobei A-Material den höchsten Verbrauchswert hat und C-Material den niedrigsten.
• Lagerbodensatz-Analyse
Diese Analyse wird angewandt wenn festgestellt werden will, welcher Teil des
Lagerbestandes in einem bestimmten Zeitraum nicht mehr bewegt wurde. Dadurch
können Überbestände festgestellt werden.
• Reichweiten-Analyse
Diese Analyse gibt Auskunft darüber wie lange der Lagerbestand noch ausreicht,
Natascha Gasser | M6_LO017 Bestandsführung in ERP-Systemen | 06.08.2004 | Seite 13
Liste
X
X
X
X
X
X
X

ohne dass es zu Engpässen in der Produktion kommt.
• Lagerhüter-Analyse
Diese Analyse sagt aus, welches Material seit einem festgelegten Zeitpunkt nicht
mehr benötigt wurde.
• Umschlagshäufigkeits-Analyse
Diese Analyse gibt an wie oft ein Bestand umgeschlagen wurde.
[19] Vgl. o.A. 2000
[20] Vgl. Wenzel 1999, S. 372 f
Die nachfolgenden Ausführungen zu den Auswertungen beziehen sich ebenfalls auf Wenzel
1999, S. 372 f.
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11 Glossar
Bilanzstichtag
„Der letzte Kalendertag des Geschäftsjahres. Zu diesem Termin werden alle Konten
abgeschlossen.“ [21]
Geschäftsjahr
„Zeitraum, auf den sich der handelsrechtliche Abschluss erstreckt. Gem. § 242 II HGB darf
ein Geschäftsjahr, das im Steuerrecht als Wirtschaftsjahr bezeichnet wird, zwölf Monate
nicht überschreiten, kürzere Zeiträume sind möglich, z.B. bei Gründungen, Erwerb oder
Veräußerung eines Betriebes.“ [22]
[21] Pepels 2002, S. 50
[22] Schneck 1998, S. 284
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12 Literaturverzeichnis
IBM Corporation in Zusammenarbeit mit enycon (2002): Überblick SAP R/3. Im Rahmen
der Vorlesung „Anwendung Betrieblicher Standardsoftware“ an der Universität
Kaiserslautern, Lehrstuhl für Betriebsinformatik und Operations Research. Teil 2. Vorlesung
Anwendung Betrieblicher Standardsoftware and der Universität Kaiserslautern.
Laroque, Stefan; Philippi, Jens (2001): SAP R/3. Materialwirtschaft. Release 4.6. München:
Addison-Wesley.
o.A. (2000): SAP-Schulungsdokumentation.
Pepels, Werner (Hrsg.) (2002): Das neue LEXIKON der BWL. Betriebswirtschaft.
Wirtschaftsinformatik. Wirtschaftsrecht. Berlin: Cornelsen.
SAP Help Portal (2004): SAP Help Portal. http://help.sap.com (Download: 11.06.2004)
Schneck, Ottmar (Hrsg.) (1998): Lexikon der Betriebswirtschaft. Über 3000 Begriffe für
Studium und Beruf. München: C.H.Beck.
Wenzel, Paul (Hrsg.) (1999): Betriebswirtschaftliche Anwendungen mit SAP R/3. 3. Aufl.
Braunschweig/Wiesbaden: Vieweg.
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13 Selbstkontrolle
Multiple Choice:
Aufgabe 1: Lagerbestandsarten
Welche Lagerbestandarten gibt es in ERP-Systemen?
Antworten:
Freier Lagerbestand (richtig)
Unfreier Lagerbestand (falsch)
Sperrbestand (richtig)
Qualitätsprüfbestand (richtig)
Einkaufsbestand (falsch)
Aufgabe 2: Rechnungsprüfung
Welche der unten genannten Möglichkeiten sind Tätigkeiten der
Rechnungsprüfung?
Antworten:
Erfassen von Rechnungen und Gutschriften (richtig)
Bestellanforderungen generieren (falsch)
Prüfen von Rechnungen auf deren Richtigkeit (richtig)
Buchen der Rechnungen (richtig)
Einkaufsbelege erstellen (falsch)
Fortschreiben bestimmter Daten im ERP-System (richtig)
Lieferantenbewertungen durchführen (falsch)
Nachbearbeiten von Rechnungen, die aufgrund von Abweichungen gesperrt wurden (richtig)
Lückentext
Aufgabe 3: Belege
Vervollständigen Sie den nachfolgenden Text zum Material- und
Buchhaltungsbeleg!
Der Materialbeleg ist eine Beschreibung der Warenbewegungen aus Sicht des …-Antwort:
Lagers und ist gleichzeitig ein Nachweis für die …-Antwort: mengenmäßige
Veränderung sowie eine …-Antwort: Informationsquelle für die nachfolgenden
Anwendungen.
Der Buchhaltungsbeleg ist eine Beschreibung der Warenbewegungen aus Sicht der …-
Antwort: Buchhaltung und nimmt immer Bezug auf einen …-Antwort: Buchungskreis.
Ein Buchhaltungsbeleg verdeutlicht die …-Antwort: wertmäßige Veränderung bei
Warenbewegungen.
Aufgabe 4: Umbuchung
Vervollständigen Sie den nachfolgenden Text zur Umbuchung!
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Bei Umbuchungen wird der …-Antwort: Lagerort des Materials nicht verändert, sondern
nur die …-Antwort: Bestände in den Aufzeichnungen. Es können auch nur Änderungen
bei der Bestandsart oder der …-Antwort: Materialnummer erfolgen. Umbuchungen
erfolgen ohne …-Antwort: Vorplanung.
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