Newsletter September 2012 - 40plus

De-Mail – einfach und sicher
Mit dem De-Mail-Gesetz hat der Gesetzgeber erstmals einen
Rahmen geschaffen, der es Unternehmen ermöglicht,
künftig den Großteil ihrer Geschäftspost durch ein elektronisches
Medium zu ersetzen. Das reicht von Verträgen und
Policen über Kontoauszüge, Genehmigungen oder Bescheide
bis hin zu betriebsinternen Dokumenten wie Gehaltsabrechnungen.
Abgesicherte Anmeldeverfahren, verschlüsselte
Transportwege und Sende- und Empfangsbestätigungen
ermöglichen eine sichere und nachweisbare elektronische
Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Partnern und
Mitarbeitern. Dritte können Nachrichten weder einsehen
noch manipulieren.
Jede De-Mail ist nachweisbar
Die zweite wichtige Eigenschaft von De-Mail neben der Sicherheit
ist die Nachweisbarkeit. Der Anwender kann für
seine versandte Nachricht eine Sende- und Zustellbestätigung
bei seinem Anbieter anfordern. Diese zeigt eine Referenz
auf die jeweilige De-Mail und die genaue Uhrzeit, wann
die Nachricht beim Empfänger zugestellt wurde. Besonders
bei zeitkritischen Dokumenten, etwa bei Schriftstücken mit
gesetzter Antwortfrist, ist die Nachweisbarkeit, wann und
an wen eine Nachricht versandt wurde, wichtig.
Wirtschaftlich und ressourcenschonend
De-Mail vereint damit die Vorteile der Briefpost – sicher,
vertraulich und nachweisbar – mit der Schnelligkeit und
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Jubiläumsausgabe – 10 Jahre 40plus
Flexibilität einer herkömmlichen E-Mail. Die Kosten- und
Zeitersparnis ist enorm. Die Arbeitsschritte Ausdrucken
und Kuvertieren fallen weg. Das Frankieren, die oft lästige
Suche nach einer Briefmarke und der Gang zur Post auch.
Mit De-Mail landen Dokumente einfach und ohne großen
Arbeitsaufwand in Sekundenschnelle im digitalen Postfach.
Einfache Registrierung und Implementierung
im Unternehmen
Genau wie Privatnutzer, müssen sich auch Unternehmen
einmalig bei einem De-Mail-Anbieter registrieren und
identifizieren. Erforderlich ist mindestens ein gesetzlicher
Vertreter – etwa der Geschäftsführer oder ein Prokurist
– sowie ein gültiger Unternehmensnachweis, zum Beispiel
ein Handelsregisterauszug. Eine zusätzliche Identifikation
einzelner Mitarbeiter ist nicht notwendig. Diese Angaben
müssen vom zertifizierten De-Mail-Provider überprüft
werden. Geschäftskunden mit eigener Domain können je
nach Bedarf mehrere Postfächer einrichten. So lassen sich
Nachrichten besser einzelnen Bereichen oder Standorten
zuordnen. Der Firmenname wird Bestandteil der De-Mail
Adresse, nach dem Schema Vorname.Nachname@Meinefirma.de-mail.de
oder Einkauf@Meinefirma.de-mail.de.
Anschließend werden weder neue Hardware noch Programme
benötigt: Die Telekom bietet standardisierte Produkte,
die keinen großen Integrationsaufwand erfordern. Kleine
Firmen zum Beispiel greifen über den Webbrowser auf ihr
De-Mail-Konto zu. Die E-Mail-Systeme mittlerer und großer
Unternehmen verbindet die Telekom über ein Gateway
mit De-Mail. So können die Mitarbeiter den neuen Dienst
direkt über ihr gewohntes E-Mail-Programm nutzen. n
Information, Bestellung und Beratung:
Im Internet unter www.telekom.de/de-Mail
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Karsten Schulz
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