Mehr Effizienz mit weniger Schnittstellen - IDS Scheer AG

„Unsere Vorstellung einer integrierten Lösung in SAP R/3 PM
wurde durch die Implementierung eindrucksvoll umgesetzt. Die
Arbeitsabläufe sind nun schneller und die Daten stehen zeitnah
geschäftsbereichsübergreifend zur Verfügung.“
Klaus-Peter Sutorius, Leiter Instandhaltung,
Aleris Aluminum Koblenz GmbH
Ausgangssituation
Im Rahmen der Prozessanalyse wurden die zeitaufwändigen und
intransparenten Instandhaltungsprozesse sowie deren Systeme und
Schnittstellen analysiert. Redundante Datenhaltung erschwerte die
Prozesse der Instandhaltung, so war es z. B. nicht möglich, im laufenden
Monat aktuelle Zahlen über die Instandhaltungskosten zu
generieren. Aus diesen Gründen beschloss Aleris die Nutzung von
SAP R/3 PM, um die Instandhaltungsprozesse in die bestehende
SAP-Landschaft zu integrieren und damit das 30 Jahre alte R&M-
System abzulösen.
Lösung
Zu Beginn des Projekts wurden die Ist-Prozesse dokumentiert, um
einen genauen Überblick über die Prozesse und deren Schnittstellen
und Systeme zu erhalten. Hierauf aufbauend erstellte das
Projektteam, bestehend aus Aleris-Mitarbeitern und Beratern von
IDS Scheer, das Fachkonzept mit den Anpassungen, die bei der
Einführung von SAP R/3 PM für Aleris zu berücksichtigen waren. In
diesem Fachkonzept wurden die PM-Auftragsabwicklung für die
Instandhaltung einschließlich der Verrechnung von internen
Instandhaltungsleistungen in SAP R/3 CO sowie die Integration in
die bestehende Materialwirtschaft und das Investitionsmanagement
einbezogen. Ein zu einem späteren Zeitpunkt geplanter Ausbau der
PM-Funktionalitäten wurde bei der Umsetzung ebenfalls einkalkuliert.
Strukturierung der Anlagen
Das Ziel der Neustrukturierung der technischen Anlagen in PM
besteht darin, eine Anlage oder ein Gebäude in für die
Instandhaltung relevante Einheiten zu gliedern. Die aktuelle Struktur
bei Aleris Aluminum Koblenz GmbH war historisch gewachsen und
basierte nicht auf einheitlichen Kriterien. Aus diesem Grund
erschien eine komplette Neustrukturierung im Zuge der Erfassung
der technischen Anlagen im SAP-System angebracht. Hierdurch
wurde auch die Voraussetzung für den weiteren technischen
Ausbau der Komponente geschaffen. Die genaue Festlegung der
anzulegenden technischen Plätze und deren Gliederung nach
Anzahl und Art erfolgte im Rahmen des Projekts und schaffte die
Grundlage für die geplante Ausbaustufe. Die Abbildung der
Anlagenstruktur wurde in dafür vorbereiteten Excel-Tabellen dokumentiert,
aus denen dann im Rahmen der Datenmigration automatisch
die entsprechenden Stammsätze im SAP-System generiert
wurden.
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ID-Number: CS-AlerisPlainMaintenance-1107-D
Rückmeldeprozess
Zu den funktionalen Besonderheiten der Lösung zählt der
Rückmeldeprozess. Die Rückmeldung von Arbeitszeiten auf
Instandhaltungsaufträge erfolgt dezentral durch die Mitarbeiter, die
diese Arbeiten auch tatsächlich ausgeführt haben oder durch deren
Vorgesetzte. Es wird eine für die Mitarbeiter einfach zu bedienende,
kundenspezifische Rückmeldetransaktion genutzt, in die als
Obergrenze für die Rückmeldung die Arbeitszeiten aus der
Zeiterfassung integriert sind. Da die Rückmeldung unter Angabe der
Personalnummer des Rückmeldenden erfolgt, ist jeder einzelne
Instandhaltungsauftrag auswertbar.
Nutzen
Die Einführung von SAP R/3 PM ist erfolgreich verlaufen und alle
geplanten Ziele wurden erreicht. So sind die Instandhaltungskosten
tagesgenau abrufbar, die Datenbasis ist nicht mehr redundant, die
Anzahl der Schnittstellen ist reduziert und das Altsystem ist abgelöst.
Aleris hat seine Prozesse optimiert und damit die Transparenz
erhöht und zugleich die TCO (Total Cost of Ownership) reduziert. Mit
der neuen Anlagenstrukturierung sind bereits jetzt die Rahmen -
bedingungen für den weiteren technischen Ausbau von SAP R/3 PM
geschaffen.
Abb. 1: Schnittstellen nach der Ablösung des R&M Systems
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