Das MesseMagazin zur jobmesse münster 2024

07.06.2024 Aufrufe
40 17. jobmesse münster Anzeigen-Sonderveröffentlichung ·12. Juni 2024 E-Mail- und Meeting-Flutbeherrschen Produktivarbeiten trotz Ablenkung Die Präsentation muss vorbereitet, das Angebot geschrieben werden. Doch eine E-Mail jagt die andere und in fünf Minuten beginnt das nächste Meeting.Wer sichimJob auf eine Sache konzentrieren will, hatesmitunter schwer – und am Abend womöglich vor allem ein Gefühl: Ich habe wieder nicht genug geschafft.Wie deprimierend. Menschen würden versuchen, alle Anforderungen bestmöglich zu bedienen und dabei vergessen,„dass wir gar nichtsoeffektiv sind, wie wir sein können“,weil wir ständig hin- und herspringen, sagt die Betriebs- und Volkswirtin Linda Wulff, die als ProductivityCoachin arbeitet. Ungefähr drei bis fünf Minuten dauere esnach einer Unterbrechung, bisman wieder im Stoff sei, je nach Komplexität der Aufgabe. „Das Aufmerksamkeitslevel, das ich mir erarbeitet habe, das sinkt auf Null zurück“, sagt Wulff. „Multitasking killt Produktivität“, sagt die Wirtschaftspsychologin und Coachin Eva Schulte-Austum. „Die Zeit, die wir glauben zu sparen, müssen wir später wieder investieren, um unsere Fehler auszugleichen.“ • Wie also rauskommen ausdem Teufelskreis? Bei einem sind sich die Expertinnen einig: Wer sich wirklich auf eine Aufgabe konzentrieren will, braucht dafür möglichst ungestörte Zeit. Und die bekommt man, indem man sie sich nimmt. Das heißt: Einen Termin mit sich selbst imKalender machen–undgegen andereAufgaben verteidigen. Also alles andere abschalten: E-Mails, Chat-Pro- Smartphone, gramm. • Störquellenreduzieren Werdas tut,sollte natürlich Kollegen und Vorgesetzte ins Boot holen, im Idealfall das ganze Team. „Ich glaube, da hakt es meistens, dass wir vergessen, die Kollegen auch wirklich darauf anzusprechen“, sagt Wulff. Und wer jetztBedenkenhat:Nicht immer muss esein stundenlanger Blocker sein, in dem alles stillsteht.Schon vier Stunden fürs konzentrierte Arbeiten könnten bei einer 40- Stunden-Woche einen Unterschied machen, so die Productivity Coachin. Will man das E-Mail Programm nicht ganz schließen,kannman zumindest die größten Störquellen zeitweise ausschalten: Benachrichtigungstöne für einkommende Nachrichten etwa –oder das Pop-up- FensteramBildschirmrand. Außerdem wichtig: das richtige Timing. „Die meisten Menschen machen den Fehler und legen Dinge, für die sie Konzentration brauchen, nach die Mittagspause, weil sie wissen, dann wird esin den meisten Berufen etwas ruhiger“, soWulff. Doch genau das sei die Zeit, in der man sich oft am wenigsten konzentrieren könne. Die Folge: Man lenkt sich selbst ab, wenn esschon niemand Mussich in derBewerbungangeben,dass ich Kinderhabe? Ehrlichkeitempfohlen Etern sind oft unsicher, ob sie inBewerbungen angeben sollen, dass sie kleineKinder haben. Womöglich bevorzugen potenzielle Arbeitgeber Bewerber, die keine familiären Verpflichtungen haben –und die eigenen Unterlagenwerden direkt aussortiert. Rein rechtlich ist die Situation eindeutig. Laut Alexander Bredereck, Fachanwalt für Arbeitsrecht in Berlin, müssen Bewerber in ihrer Bewerbung nicht angeben, dasssie Kinder haben. Eine E-Mail nach deranderen,ständigAnrufeund etlicheMeetings? Wer im Job ständigabgelenkt wird,sollte sich fürAufgaben, dieKonzentration erfordern,ZeitfensterimKalenderblockieren. Foto: dpa/Christin Klose Bredereck rät aber, „sich ganz genau zuüberlegen, ob man es freiwillig macht“. Die Tatsache offenzulegen könne genauso Vorteile wie auch Nachteile haben. „Das hängt ganz vomArbeitgeber ab.“ Der Fachanwalt empfiehlt Ehrlichkeit. Dahinter steht die Überlegung: Will man bei einem Arbeitgeber arbeiten, der nur Kinderlose beschäftigt? Im Zweifelsfallbleibt der Kompromiss, Kinder erst im Vorstellungsgespräch zu erwähnen. (dpa) Eltern müssen nicht angeben, dass siekleineKinder haben. Foto:dpa/JulianStratenschulte anderes tut. AlsoSmartphone raus, vielleicht doch Mails checken. Oft besser geeignet fürs konzentrierte Arbeiten: der Vormittag oder späte Nachmittag,jenach Typ. Das sollte man ausprobieren –und die Zeit nach der Mittagspause für Tätigkeiten nutzen, die leicht fallen. • Tagesplanmachen Wer sich schon Zeit blockt, sollte zudem wissen, wofür eigentlich – und sich nicht verzetteln. Hier hilft Wirtschaftspsychologin Schulte- Austum zufolge: „Einen klaren Plan machen, was die Dinge sind, die heute passieren müssen.“ Sie empfiehlt dafür ein„Ampelsystem“:Rot für Dinge, die schnell passieren müssen, in jedem Fall an diesem Tag. Gelb für alles, was in dieser Woche erledigt werden muss. Grün für Aufgaben, die man immer mal abhaken wollte, die aber nicht dringend sind. So ließen sich aus einer Flut von Aufgaben diejenigen herausfiltern, „die einen wesentlichen Einfluss auf die Arbeit haben, die einen voranbringen“, soSchulte-Austum. „Und damit ist man automatischproduktiver.“ Linda Wulff empfiehlt zudem das sogenannte „Chunking“: Dabei sammle man Aufgaben, „die alle auf den ähnlichenKontextzugreifen“. Und arbeitet diese in einem Schwung ab. Schließlich gilt: „Immer wenn wir den Kontext wechseln, also etwa erst mit demeinen Computerprogramm arbeiten, dann mit dem anderen, dann ein Telefonat führen, brauchen wir noch länger, um uns wieder in die Aufgabe reinzudenken.“ • Meetings verkürzen Ein Tippbei einemTerminkalender voller Meetings hintereinander: an der Uhrzeit im Kalender drehen. „Es gibt kein Naturgesetz, das sagt, dass ein Meeting 60 Minuten dauern muss“, sagt Productivity Coachin Linda Wulff. Trotzdem würden Meetings oft von einer vollen Stunde bis zur nächsten angesetzt. Sie rät stattdessen zu „krummen“ Startzeiten, 10.20 Uhr etwa. „Das hilftmeistens, dass wir für die Meetings ein bisschen mehr Vor- und Nachbereitungszeithaben.“ (dpa) Ausdauer an den Taglegen Auf die Frage, wie oft Beschäftigte den Arbeitgeberwechseln sollten,gibteskeine eindeutige Antwort.Prof. JuttaRump, Direktorin des Instituts für Beschäftigung und Employability (IBE) in Ludwigshafen, empfiehlt aber, etwas Ausdauer an denTag zu legen. Wer viele Wechsel im Lebenslauf hat, zeige zwar Beweglichkeit und dass eroder sich inandere Kontexte einarbeiten kann. „Als Personaler wird man aber hellhörig, wenn die Wechsel sehr schnell kommen. Zwei bis drei Jahre sollte man durchhalten, fünf wären super“, so Rump. Die Erwartungen der Arbeitgeber können sich aber je nach Branche unterscheiden. Für eine Karriere inder Wissenschaft etwa gehört es dazu, an mehr als einem Standort und auch im Ausland gearbeitet zu haben. Bleibt die Frage: Muss man irgendwann den Job wechseln, selbst wenn man glücklich und zufrieden ist? Nein, istJutta Rump überzeugt.Allerdings gelte es, flexibel und mobilimKopfzubleiben und sich nicht in einer Komfortzone einzurichten. (dpa)

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