Das MesseMagazin zur jobmesse münster 2024

40 17. jobmesse münster
Anzeigen-Sonderveröffentlichung ·12. Juni 2024
E-Mail- und Meeting-Flutbeherrschen
Produktivarbeiten trotz Ablenkung
Die Präsentation muss
vorbereitet, das Angebot
geschrieben
werden. Doch eine E-Mail
jagt die andere und in fünf
Minuten beginnt das nächste
Meeting.Wer sichimJob auf
eine Sache konzentrieren
will, hatesmitunter schwer –
und am Abend womöglich
vor allem ein Gefühl: Ich habe
wieder nicht genug geschafft.Wie
deprimierend.
Menschen würden versuchen,
alle Anforderungen
bestmöglich zu bedienen und
dabei vergessen,„dass wir gar
nichtsoeffektiv sind, wie wir
sein können“,weil wir ständig
hin- und herspringen, sagt
die Betriebs- und Volkswirtin
Linda Wulff, die als ProductivityCoachin
arbeitet.
Ungefähr drei bis fünf Minuten
dauere esnach einer
Unterbrechung, bisman wieder
im Stoff sei, je nach Komplexität
der Aufgabe. „Das
Aufmerksamkeitslevel, das
ich mir erarbeitet habe, das
sinkt auf Null zurück“, sagt
Wulff.
„Multitasking killt Produktivität“,
sagt die Wirtschaftspsychologin
und Coachin Eva
Schulte-Austum. „Die Zeit,
die wir glauben zu sparen,
müssen wir später wieder investieren,
um unsere Fehler
auszugleichen.“
• Wie also rauskommen
ausdem Teufelskreis?
Bei einem sind sich die Expertinnen
einig: Wer sich
wirklich auf eine Aufgabe
konzentrieren will, braucht
dafür möglichst ungestörte
Zeit. Und die bekommt man,
indem man sie sich nimmt.
Das heißt: Einen Termin mit
sich selbst imKalender machen–undgegen
andereAufgaben
verteidigen. Also alles
andere abschalten: E-Mails,
Chat-Pro-
Smartphone,
gramm.
• Störquellenreduzieren
Werdas tut,sollte natürlich
Kollegen und Vorgesetzte ins
Boot holen, im Idealfall das
ganze Team. „Ich glaube, da
hakt es meistens, dass wir
vergessen, die Kollegen auch
wirklich darauf anzusprechen“,
sagt Wulff. Und wer
jetztBedenkenhat:Nicht immer
muss esein stundenlanger
Blocker sein, in dem alles
stillsteht.Schon vier Stunden
fürs konzentrierte Arbeiten
könnten bei einer 40-
Stunden-Woche einen Unterschied
machen, so die Productivity
Coachin. Will man
das E-Mail Programm nicht
ganz schließen,kannman zumindest
die größten Störquellen
zeitweise ausschalten:
Benachrichtigungstöne
für einkommende Nachrichten
etwa –oder das Pop-up-
FensteramBildschirmrand.
Außerdem wichtig: das
richtige Timing. „Die meisten
Menschen machen den Fehler
und legen Dinge, für die
sie Konzentration brauchen,
nach die Mittagspause, weil
sie wissen, dann wird esin
den meisten Berufen etwas
ruhiger“, soWulff. Doch genau
das sei die Zeit, in der
man sich oft am wenigsten
konzentrieren könne. Die
Folge: Man lenkt sich selbst
ab, wenn esschon niemand
Mussich in derBewerbungangeben,dass ich Kinderhabe?
Ehrlichkeitempfohlen
Etern sind oft unsicher,
ob sie inBewerbungen
angeben sollen, dass sie
kleineKinder haben. Womöglich
bevorzugen potenzielle
Arbeitgeber Bewerber, die
keine familiären Verpflichtungen
haben –und die eigenen
Unterlagenwerden direkt
aussortiert. Rein rechtlich ist
die Situation eindeutig. Laut
Alexander Bredereck, Fachanwalt
für Arbeitsrecht in
Berlin, müssen Bewerber in
ihrer Bewerbung nicht angeben,
dasssie Kinder haben.
Eine E-Mail nach deranderen,ständigAnrufeund etlicheMeetings? Wer im Job ständigabgelenkt wird,sollte
sich fürAufgaben, dieKonzentration erfordern,ZeitfensterimKalenderblockieren. Foto: dpa/Christin Klose
Bredereck rät aber, „sich
ganz genau zuüberlegen, ob
man es freiwillig macht“. Die
Tatsache offenzulegen könne
genauso Vorteile wie auch
Nachteile haben. „Das hängt
ganz vomArbeitgeber ab.“
Der Fachanwalt empfiehlt
Ehrlichkeit. Dahinter steht
die Überlegung: Will man bei
einem Arbeitgeber arbeiten,
der nur Kinderlose beschäftigt?
Im Zweifelsfallbleibt der
Kompromiss, Kinder erst im
Vorstellungsgespräch zu erwähnen.
(dpa)
Eltern müssen nicht angeben, dass
siekleineKinder haben.
Foto:dpa/JulianStratenschulte
anderes tut. AlsoSmartphone
raus, vielleicht doch Mails
checken.
Oft besser geeignet fürs
konzentrierte Arbeiten: der
Vormittag oder späte Nachmittag,jenach
Typ. Das sollte
man ausprobieren –und die
Zeit nach der Mittagspause
für Tätigkeiten nutzen, die
leicht fallen.
• Tagesplanmachen
Wer sich schon Zeit blockt,
sollte zudem wissen, wofür
eigentlich – und sich nicht
verzetteln. Hier hilft Wirtschaftspsychologin
Schulte-
Austum zufolge: „Einen klaren
Plan machen, was die
Dinge sind, die heute passieren
müssen.“ Sie empfiehlt
dafür ein„Ampelsystem“:Rot
für Dinge, die schnell passieren
müssen, in jedem Fall an
diesem Tag. Gelb für alles, was
in dieser Woche erledigt
werden muss. Grün für Aufgaben,
die man immer mal
abhaken wollte, die aber
nicht dringend sind.
So ließen sich aus einer Flut
von Aufgaben diejenigen herausfiltern,
„die einen wesentlichen
Einfluss auf die
Arbeit haben, die einen voranbringen“,
soSchulte-Austum.
„Und damit ist man
automatischproduktiver.“
Linda Wulff empfiehlt zudem
das sogenannte „Chunking“:
Dabei sammle man
Aufgaben, „die alle auf den
ähnlichenKontextzugreifen“.
Und arbeitet diese in einem
Schwung ab. Schließlich gilt:
„Immer wenn wir den Kontext
wechseln, also etwa erst
mit demeinen Computerprogramm
arbeiten, dann mit
dem anderen, dann ein Telefonat
führen, brauchen wir
noch länger, um uns wieder
in die Aufgabe reinzudenken.“
• Meetings verkürzen
Ein Tippbei einemTerminkalender
voller Meetings hintereinander:
an der Uhrzeit
im Kalender drehen. „Es gibt
kein Naturgesetz, das sagt,
dass ein Meeting 60 Minuten
dauern muss“, sagt Productivity
Coachin Linda Wulff.
Trotzdem würden Meetings
oft von einer vollen Stunde
bis zur nächsten angesetzt.
Sie rät stattdessen zu „krummen“
Startzeiten, 10.20 Uhr
etwa. „Das hilftmeistens, dass
wir für die Meetings ein bisschen
mehr Vor- und Nachbereitungszeithaben.“
(dpa)
Ausdauer an den Taglegen
Auf die Frage, wie oft
Beschäftigte den
Arbeitgeberwechseln
sollten,gibteskeine eindeutige
Antwort.Prof. JuttaRump,
Direktorin des Instituts für
Beschäftigung und Employability
(IBE) in Ludwigshafen,
empfiehlt aber, etwas Ausdauer
an denTag zu legen.
Wer viele Wechsel im Lebenslauf
hat, zeige zwar Beweglichkeit
und dass eroder
sich inandere Kontexte einarbeiten
kann. „Als Personaler
wird man aber hellhörig,
wenn die Wechsel sehr
schnell kommen. Zwei bis
drei Jahre sollte man durchhalten,
fünf wären super“, so
Rump.
Die Erwartungen der
Arbeitgeber können sich aber
je nach Branche unterscheiden.
Für eine Karriere inder
Wissenschaft etwa gehört es
dazu, an mehr als einem
Standort und auch im Ausland
gearbeitet zu haben.
Bleibt die Frage: Muss man
irgendwann den Job wechseln,
selbst wenn man glücklich
und zufrieden ist? Nein,
istJutta Rump überzeugt.Allerdings
gelte es, flexibel und
mobilimKopfzubleiben und
sich nicht in einer Komfortzone
einzurichten. (dpa)