Versicherungsbote 1-2020

4. Bestehende Verträge:
Mietvertrag, VSH, Arbeitsverträge, Strom, Dienstleister,
Pools, Leasing, Datenmüll, Steuerberater etc.:
grundsätzlich empfiehlt es sich, zur Übergabe eine Liste
aller Verträge, die die Firma hat, zu erstellen und zu
überprüfen. Meistens finden wir
hier Einsparpotenzial (Strom,
VSH, Dienstleister) oder
vereinheitlichen die Verträge/
Dienstleister (Arbeitsvertrag/
Steuerberater).
5. Aufbewahrungspflichtige
Unterlagen:
Meint prinzipiell das Wichtigste,
was wir tatsächlich in Papier- und
Ordnerform aufbewahren. Die
Buchhaltungsunterlagen der
letzten 10 Jahre müssen bei
Übergabe der Firma mit übergeben werden (oder sie
liegen gerade wegen einer Prüfung beim Steuerberater).
6. Login und Benutzerdaten
Im Idealfall hat der Verkäufer eine gepflegte Liste mit
allen Login-Daten, die für die Führung des Unternehmens
wichtig sind: Gesellschafts-Login, Easy-Login,
Pools, Webseiten-Login (bei Baukasten), Login für
Domain und Mailserver, Bewertungsportale, Facebook-
Fanpage (Admin übernehmen), MVP. Übergabe der
Tokens für beispielsweise Easy-Login oder VHV nicht
vergessen!
Bisher passierte es uns tatsächlich einmal, dass bei der
Übergabe so gut wie keine Login-Daten mehr vorhanden
waren, da eine vorherige Mitarbeiterin bei Entlassung
alles gelöscht hat. Das ist natürlich ein Desaster und
macht viel Arbeit.
7. Maklerverwaltungsprogramm (MVP)
In den seltensten Fällen hat der Verkäufer das gleiche
MVP genutzt wie wir. Daher ist die Übertragung der
Kundendaten (mitsamt aller Dokumente) eine
Herausforderung. Direkt nach Übernahme spiegeln wir
den Server des Verkäufers auf unsere Server als
Sicherheit. In der Übergangszeit (circa sechs bis zwölf
Monate) werden die Mitarbeiter, die den Bestand
betreuen, mit zwei Verwaltungsprogrammen arbeiten
(müssen). Wir übertragen in unser MVP grundsätzlich
nicht den Download aus dem „alten MVP“, sondern
fordern bei den Gesellschaften aktuelle GDV/
CSV-Daten an. So vermeiden wir das Einspielen von
Karteileichen und unnötigen Daten.
8. Kundenbetreuung/ Kundenanschreiben
Never change a running system – wir übernehmen gerne
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Persönlich ist
besser, weil es dann
auch „reibungslos“
funktioniert.
die Mitarbeiter und erhalten die gewohnte Betreuung.
Zusätzlich erweitern wir die Erreichbarkeit auf unsere
normalen Bürozeiten von 8 bis 20 Uhr. Natürlich
informieren wir alle Kunden über den Wechsel in der
Geschäftsführerschaft und kommunizieren, wer wir sind.
In dem Schreiben informieren
wir dann auch über die
Übertagung zu unserem Pool
(falls wir den Bestand dorthin
übertragen). Gibt es keine
Mitarbeiter, kümmern sich
bestehende Innen-/ Außendienstmitarbeiter
um den
Bestand. Wichtig ist hier die feste
Zuweisung der Verantwortlichkeit
(und Bonifikation) für
die Betreuung des Bestands.
Die ganze Firma zu kaufen ist auf den ersten Blick
vielleicht die einfachere Variante, da nicht die ganzen
Bestandsübertragungen anstehen. Der Aufwand ist
allerdings nicht zu unterschätzen und letztlich ist die
Frage zu klären: Was will ich zukünftig mit der
Gesellschaft? Liquidation oder Weiterentwicklung?
Einfach neben der eigenen Firma als Tochter
unverändert weiter existieren lassen? Letztes halte ich
nur in Ausnahmefällen für sinnvoll, da doppelt
Buchhaltung, Steuerberater, VSH, etc. anfällt.
Die Punkte sind natürlich nicht abschließend, aber
immerhin ein Anhalt, was nach der Unterschrift beim
Firmenkauf anfällt.
Ein Gastkommentar von Daniel Seeger