IT Management Januar / Februar 2024

36 | IT MANAGEMENT
Kleiner Schritt, große Wirkung
OFFICE 4.0 DANK SAP-SCHNITTSTELLEN
Unternehmen mit einer SAP-Umgebung
haben ein großes Potenzial, administrative
Prozesse in ihrem Arbeitsalltag zu optimieren.
Dabei spielt ihnen der aktuelle
Trend des Office 4.0 in die Hände, der
unter anderem die Digitalisierung und die
stärkere Vernetzung von Prozessen fördert.
Einen ersten niedrigschwelligen Einstieg
Richtung Office 4.0 können für Unternehmen
mit SAP-Umgebung Schnittstellen
sein. Sie ermöglichen eine einfache
Vernetzung beispielsweise mit
Office-Anwendungen und vereinfachen
so administrative Arbeitsabläufe von Wissensarbeitenden.
Optimierungspotenzial
Wer administrative Aufgaben besser miteinander
vernetzen möchte, muss nicht
gleich in Großprojekte investieren. Eine
einfache Lösung, moderne Tools zur Implementierung
von Office 4.0 mit einer
vorhandenen Infrastruktur zu nutzen, sind
Schnittstellen. Sie dienen als Bindeglied
zwischen Flexibilität und Leistungsfähigkeit
der modernen Cloud-Lösungen und
der Datentiefe von SAP. Nutzen Unternehmen
solche Schnittstellen, haben sie
die Möglichkeit, Echtzeitdaten in Office-
Anwendungen wie Microsoft Teams zu
migrieren und ihren Mitarbeitenden den
Weg für optimierte Arbeitsabläufe und
eine gesteigerte Zusammenarbeit zu ebnen.
Mitarbeitende erhalten Zugriff auf
aktuelle und genaue Informationen direkt
in ihrer vertrauten Softwareumgebung. Indem
die verschiedenen Anwendungen
miteinander kommunizieren, können Daten
schnell und sicher ausgetauscht werden,
was wiederum zu einer reibungsloseren
und effektiveren Geschäftstätigkeit
führt und sogar Fehlerquoten bei der
Datenübertragung minimiert.
DIE VERBINDUNG VON
OFFICE- UND CLOUD-
ANWENDUNGEN MIT
SAP-SYSTEMEN ERMÖG-
LICHT UNTERNEHMEN,
PROZESSE ZU VEREINFA-
CHEN UND SO KREATI-
VER ZU ARBEITEN.
Christian Tauchmann, Software
Consultant, Theobald Software GmbH,
www.theobald-software.com
Vermeintlich (für Mitarbeitende) lästige
Arbeiten werden durch die Bereitstellung
einer vernetzten Office-Umgebung mit
Schnittstellen und SAP einfacher. Ein Beispiel
ist die automatisierte Erstellung von
Reports aus SAP-Daten in Excel: Statt
mühsamer manueller Datenkopien und
-formatierungen ermöglicht die Integration
von SAP-Daten eine automatisierte Berichterstellung.
Das spart nicht nur Zeit,
sondern minimiert auch das Risiko menschlicher
Fehler. Im besten Falle ist die
Schnittstelle nicht nur in der Lage, die
einzelnen Softwarelösungen miteinander
zu verbinden, sondern bietet darüber
hinaus einen Mehrwert, beispielsweise
durch Automatisierungsoptionen. Die Erstellung
des besagten Reports kann dadurch
automatisiert werden. Das ist effizient
und ermöglicht es den Mitarbeitenden,
sich auf anspruchsvollere und kreativere
Aufgaben zu konzentrieren. Insgesamt
ist erkennbar, dass schon ein kleiner
Schritt in Richtung Office 4.0 für alle einen
erheblichen Mehrwert bietet.
Bye Bye Screenshot
Ein interessanter Anwendungsfall für Office
4.0 mithilfe von SAP-Schnittstellen ist
beispielsweise die Verknüpfung von SAP
mit MS Teams. Teams, mit rund 270 Millionen
Nutzern (Stand: 2022) der Branchenprimus
unter den Kollaborationstools,
ist für viele Anwender so wichtig
wie das E-Mail-Postfach. Viele Kollegen
und Fachabteilungen nutzen das Tool
auch abteilungsübergreifend für den effizienten
Austausch von Informationen.
Nehmen wir einmal den Beschaffungsund
Einkaufsprozess: Ein reibungsloses
Zusammenspiel zwischen Einkauf, Disposition
und Verwaltung beim Umgang mit
Materialstammdaten vereinfacht hier
Vorgänge enorm. Es ist kein Geheimnis,
dass es wichtig ist, ein Unternehmen optimal
mit Material zu versorgen. Herausfordernd
ist allerdings, wie zeitaufwendig
das Zusammenspiel der drei Fachabteilungen
mit SAP bislang ist. Zunächst
muss eine Verbindung
zwischen Materialstammsatz
und dem zuständigen Einkäufer
oder Disponenten hergestellt und
verwaltet werden.
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