IT Management Januar / Februar 2024

IT MANAGEMENT | 35
führen. Der schnelle Wechsel ins Homeoffice
im Rahmen der Covid-Ausgangsbeschränkungen
war für Beschäftigte in informationsverarbeitenden
Unternehmen
nur möglich, weil die grundlegenden Voraussetzungen,
wie digitale Arbeitsplätze,
Remote-Zugänge, Cloud-Software
oder ausreichend schnelle Internetverbindungen
schon vorhanden waren.
Hybride Arbeitswelten werden
Standard
Da Homeoffice vor der Pandemie aber
bei den meisten Unternehmen keine Priorität
hatte, waren die unterschiedlichen
Technologien nicht orchestriert. Vielfach
musste zu Beginn der Lockdowns hektisch
improvisiert werden, meist zu Lasten
der Sicherheit oder der Nutzerfreundlichkeit.
Mittlerweile hat sich das zum
Teil geändert. Echte Digital Workplaces,
die alle Arbeitswerkzeuge aus der Cloud
bereitstellen, sind zahlreich eingeführt
worden, Kommunikationstools wurden
der zentralen Verwaltung unterworfen
und IT-Sicherheitsvorkehrungen entsprechend
erweitert. Doch auch hier ist noch
Luft nach oben.
Auch im Jahre vier nach den ersten Covid-
Lockdowns wird das Rad nicht mehr auf
Vor-Pandemie-Zustände zurückgedreht
werden: 2022 arbeitete rund ein Viertel
aller Beschäftigten in Deutschland ganz
oder ab und zu im Homeoffice, wie das
Statistische Bundesamt (Destatis) mitteilt.
Demnach nutzten 2022 8,4 Millionen
das Homeoffice gelegentlich, wie die
Rheinische Post vermeldete. 2,3 Millionen
Menschen gingen ihrer Arbeit ausschließlich
aus dem Homeoffice nach.
Damit hat sich die Anzahl der Angestellten
in Deutschland, die komplett aus dem
Homeoffice arbeiten, zwischen den Jahren
2019 und 2022 nahezu vervierfacht.
Die Statistik zeigt: hybride Arbeitswelten
und Beschäftigungsformen sind mehr und
mehr zum Standard geworden. Dies erfordert
integrierte Lösungen und Systeme,
die einen reibungslosen und verlustfreien
Wechsel zwischen Firmenbüro, Homeoffice
und verschiedenen Unternehmensstandorten
sicherstellen und bereits bestehende
Strukturen in einer einheitlichen
Arbeitsumgebung bündeln. Möglich wird
dies durch den Einsatz intelligenter Unified-Communications-Lösungen.
Mit UCC Prozesse optimieren
Eine ideale UCC-Lösung vereint Kommunikationskanäle
wie den Dokumentenaustausch,
Voicemail und SMS auf einer einheitlichen
Plattform und stellt dabei einen
rechts- und manipulationssicheren,
DSGVO-konformen Dokumentenaustausch
in IP-Umgebungen sicher. Darüber
hinaus lässt sie sich an Dokumenten-Management-
und BPM-Systeme anbinden.
Dokumente und Voicemail-Nachrichten
können von allen Devices aus abgerufen
und weiterverarbeitet werden. Selbst den
Herausforderungen weltweit tätiger Unternehmen
sind zeitgemäße UCC-Lösungen
gewachsen, wenn sie den international
gültigen ITU-Standard erfüllen.
Die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic
beispielsweise stellt den etablierten
Standard „Next Generation Document
Exchange“ (NGDX) bereit. Dokumente
gehen damit im Original, verlustfrei und
End-to-end als PDF im E-Mail-Postfach des
Empfängers ein. Formatierungen, Farben
und selbst hohe Auflösungen bleiben erhalten.
Metadaten und Schlagworte werden
ebenfalls übertragen, was eine weitere
Bearbeitung in Dokumenten-Management-Systemen
erleichtert. Potenziell
schädliche, aktive Inhalte wie
Hyperlinks oder Applikationen sind automatisch
vom Transfer ausgeschlossen.
Übertragen lassen sich mit NGDX auch
hybride Dokumente. Papiergebundene
Prozesse können so mit digitalen verbunden
und das Prinzip des papierlosen Büros
umgesetzt werden.
Nahtlose Sicherheit
Gerade weil es eine der Kernaufgaben
von Unified Communications ist, die nahtlose
Zusammenarbeit räumlich getrennter
Teams sicherzustellen, muss der manipulationssichere
und datenschutzkonforme
Austausch von Dokumenten höchste
Priorität haben. Ferrari electronic stellt
dies über eine synchrone und asynchrone
Verschlüsselung sicher. Der Austausch
von Schlüsseln ist nicht mehr erforderlich,
die Manipulationssicherheit der Dokumente
wird durch integrierte Hashes erreicht.
Sind diese beim Versender und
Empfänger identisch, ist sichergestellt,
dass das Dokument auf dem Versandweg
nicht verändert wurde.
Keine Digitalisierung ohne UCC
Interessant werden UCC-Lösungen auch
dadurch, dass sie sich heute über die
Cloud beziehen lassen. Gerade in Zeiten
fehlender IT-Fachkräfte ist es nicht nur wirtschaftlich
oft sinnvoller, auf Cloud-Lösungen
zurückzugreifen, sondern manchmal
unvermeidbar. Denkbar ist dies beispielsweise
im Bereich der Telefonie. Wird etwa
die OfficeMaster Suite über Azure Marketplace
bezogen, lassen sich ausgewählte
Rufnummern von der Telefonanlage
entkoppeln, über den Provider auf die
Plattform leiten und gezielt verteilen. Der
Anwender behält die Hoheit über die Anwendung,
betreibt diese aber in der
Cloud. Das Thema Sicherheit steht auch
hier an erster Stelle: Der Austausch der
Dokumente findet in einer abgesicherten
Umgebung statt, die Übertragung bleibt
über den gesamten Kommunikationsweg
verschlüsselt. Auch die Daten selbst sind
in Deutschland hinterlegt, der SIP-Trunk ist
ebenfalls hier angeschlossen.
Unternehmen sollten im Rahmen ihrer
Digitalisierungs-Initiativen Unified Communication
and Collaboration gleich
mitdenken, um Home Office technisch
einwandfrei zu integrieren, Datenaustauschprozesse
effizienter zu gestalten
und die Sicherheit der Kommunikation
zu erhöhen.
www.ferrari-electronic.de
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