IT Management Januar / Februar 2024

12 | COVERSTORY
Digitalisieren ohne
Schmerz
DER EINFACHE WEG ZUM DIGITALEN SCHREIBTISCH
Die Digitalisierung ist in den meisten Unternehmen
längst angekommen. Wir befinden
uns bereits mittendrin in einer digitalen
Lebens- und Arbeitswelt. Allerdings
hat nahezu kein Unternehmen alle Prozesse
und Workflows quasi über Nacht
vollständig digitalisiert. Der Status quo
zeigt, dass viele analoge und digitale
Prozesse parallel laufen, obwohl dies alles
andere als effizient ist. Doch welche
Lösungen lassen sich so einfach implementieren,
dass nicht der ganze Betrieb
unter dauerhaften Umstrukturierungsschmerzen
leidet?
Viele Unternehmen sind durchaus gewillt,
weitere Entscheidungen nicht auf die lange
Bank zu schieben. Sie müssen mit der
Entwicklung ihrer Wettbewerber oder
Partner Schritt halten und sehen sich auch
aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels
zunehmend mit sich verändernden
Anforderungen an den Job konfrontiert.
Bei der Digitalisierung von Prozessen
empfiehlt Kyocera eine ganzheitliche
Strategie. Denn ein durchgängig digitales
Dokumentenmanagement beschleunigt
Geschäftsprozesse spürbar und gestaltet
sie effizienter.
Dokumenten-Workflows optimieren
Als Experte für die Optimierung von Dokumenten-Workflows
und Geschäftsprozessen
bietet die Kyocera-Gruppe sämtliche
Werkzeuge für effiziente Dokumentenprozesse.
Der Kyocera Workflow Manager
ist speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer
Unternehmen zugeschnitten und
ist der Enabler hin zur digitalen Transformation.
Die Lösung erlaubt ein digitales
Dokumentenmanagement mit automatisierten
Abläufen. Ob Angebotserstellung,
Rechnungsdurchläufe oder die Bearbeitung
von Projektdokumenten: Alle Prozesse
werden nachvollziehbarer – und damit
auch besser kontrollierbar.
Das ist sinnvoll, wie ein Beispiel verdeutlicht.
In vielen Unternehmen nutzt quasi
jeder Mitarbeitende oder jedes Team ein
eigenes Ablagesystem: Der eine bewahrt
die eingegangenen Rechnungen noch in
Papierform auf, die Kollegin speichert sie
digital in einem Netzwerkordner oder in
Outlook. Die Festlegung der Ordnerstruktur
oder die Benennung der einzelnen
Files erfolgt meist individuell. Diese Form
des digitalen Wildwuchses rächt sich spätestens
dann, wenn ein Mitarbeitender
längere Zeit ausfällt oder das Unternehmen
verlässt. Dann ist die Frage „Wo ist
denn noch mal die Rechnung aus dem
Oktober?“ oder „Was ist der letzte Stand
dieses Angebots?“ für eine andere Kraft
kaum zu beantworten. Die gesamte Organisation
wird ausgebremst. Das ist bereits
systematisch untersucht worden: Eine
Umfrage unter rund 1.200 Büroangestellten
in Deutschland und Österreich hat
ergeben, dass Angestellte täglich bis zu
zwei Stunden sparen würden, wenn ihr
Unternehmen über eine digitale Dokumentenverwaltung
verfügen würde.
Der Kyocera Workflow Manager bietet
eine Stichwortsuche an, die das Finden
von Informationen in wenigen Sekunden
ermöglicht. Es reicht aus, ein Datum, die
Rechnungsnummer, den Firmennamen
oder auch nur einen Begriff einzugeben,
um die entsprechenden Dokumente angezeigt
zu bekommen. Das klingt gut,
aber viele Unternehmen schrecken noch
vor einer solchen Lösung zurück. Sie befürchten
für die Implementierung einer
DMS-Software erheblichen Customizingund
Consulting-Aufwand. Darüber hinaus
sind die Unternehmen davon überzeugt,
dass ein solcher Schritt in die digitale
Zukunft mit beträchtlichen Kosten
verbunden ist.
DMS an einem Tag
Doch es geht auch anders: Der Kyocera
Workflow Manager lässt sich in wenigen
Stunden einfach implementieren und
kann danach ohne riesigen Schulungsaufwand
sofort eingesetzt werden. Bei der
Einrichtung der Lösung auf den unternehmenseigenen
Servern stellt sich vor allem
die Frage, welche der modularen Anwendungen
installiert werden sollen. Hier
helfen Kyocera und der Fachhandel bei
der schnellen Identifizierung der richtigen
Module. Der nächste Part ist das Zuteilen
der Rechte für die Mitarbeitenden. Hierfür
werden Gruppen mit Rechten erstellt
und die Nutzer dann einer oder mehreren
Gruppen zugewiesen. Schließlich wird
der Client auf den einzelnen Rechnern
eingerichtet. Das geht ganz einfach über
das Setup innerhalb von kaum zehn Minuten.
Anschließend werden die Anwender
geschult: In rund einer Stunde werden
die grundlegenden Funktionen nahegebracht.
Schon kann jede und jeder
Dokumente ins System bringen, sie dort
verwalten und verfügbar machen. Da die
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