IT Management Januar / Februar 2024

COVERSTORY | 11
Dietmar Nick: Am Anfang sollten sich
die Verantwortlichen die Frage stellen,
wo ihr Unternehmen künftig stehen soll.
Ohne ein Ziel vor Augen ist es schwierig,
in Sachen digitale Transformation einen
klaren Kurs zu steuern oder gar zu beschleunigen.
Eine wichtige Frage ist, wie
ortsflexibel das Unternehmen und die Mitarbeitenden
heute sind und in Zukunft sein
sollen. Hiernach sollte geklärt werden,
wie ich die IT-Infrastruktur entsprechend
meiner Ziele aufbaue. Grundsätzlich sollten
wir angesichts des globalen Wettbewerbs
weitere Digitalisierungsschritte zeitnah
einführen und nicht auf die lange
Bank schieben. Ein idealer Ansatzpunkt
ist dafür bei den meisten Betrieben der
Posteingangsprozess. Daraus ergibt sich
der Aufbau eines digitalen Dokumentenmanagements.
Soll das Vorhaben nicht
einfach durchgeboxt werden, sondern
wirklich von den Mitarbeitenden genutzt
und somit zum Erfolg werden, dann ist es
unabdingbar, vor irgendwelchen Beschlüssen
das Team transparent zu informieren,
es abzuholen und mitzunehmen.
Ich erlebe es immer wieder, dass Mitarbeitende
vor solchen Schritten regelrecht
Angst haben und befürchten, Aufgaben
nicht mehr bewältigen zu können oder
ihren Job zu verlieren. Beides ist nicht der
Fall. Aber Angst kann ganze Belegschaften
lähmen und einen Digitalisierungsprozess
torpedieren. Das sollte unbedingt
vermieden werden.
Ulrich Parthier: Neue Technik allein
reicht häufig nicht aus. Sie sagen
selbst: Die Mitarbeitenden müssen „mitgenommen“
werden, der ganze Workflow
verändert sich. Viele Unternehmen
können das kaum allein bewältigen. Wo
erhalten Unternehmen Unterstützung bei
ihrer Transformation, an wen können sie
sich wenden?
Dietmar Nick: Änderungen technisch sicher
zu stellen und umzusetzen ist eines.
Unsere Fachhandelspartner sind heute
aber weitaus breiter aufgestellt. Sie bieten
Lösungen an, kennen die Anforderungen
vieler Branchen und sie wissen durch langjährige
Erfahrung auch, wo in vielen Unternehmen
der Schuh drückt. Sie sind außerdem
sehr regional aufgestellt, sind
schnell vor Ort und sprechen die Sprache
ihrer Kunden. Als Partnernetzwerk können
sie auch überregional oder bundesweit
aufgestellte Unternehmen beraten und betreuen.
Sie verfügen durch ihre Ausbildung
und kontinuierliche Schulungen über
sehr viel Know-how und haben im Zweifelsfall
auch schon in ähnlichen Betrieben
Neuerungen begleitet. Unsere Partner
sind deshalb heute in der Lage, Unternehmen
ganzheitlich zu begleiten und weit
über die eigentliche Technik hinaus zu
unterstützen. Darüber hinaus bieten wir
selbst online viele Informationen, die den
Einstieg in die Digitalisierung erleichtern.
Ulrich Parthier: Kyocera engagiert
sich stark im Bereich Nachhaltigkeit.
Wie können Unternehmen ihren Arbeitsalltag
und ihre Prozesse nachhaltiger gestalten
und wo fängt man da am besten an?
Dietmar Nick: Nachhaltigkeit ist in der
Tat ein großes Thema, das von Kyocera
seit der Unternehmensgründung im Jahr
1959 sehr ernst genommen wird. Als Ergebnis
nutzen wir heute in unseren Hauptproduktionsstätten
ausschließlich erneuerbare
Energien. Für unsere Kunden gilt
mit Blick auf den Bereich Dokumentenlösungen:
Das nachhaltigste Dokument ist
das, welches nicht gedruckt wird. Unternehmen
sollten ihre Prozesse genau analysieren
und klären, wo bei ihnen noch
viele Papierdokumenten erstellt und bearbeitet
werden. Hier sollten sie ansetzen.
Fast immer ist es möglich, Dokumenten-Workflows
digitaler zu denken und
das dann auch zu optimieren.
Ulrich Parthier: Viele Verwaltungen
und Behörden besitzen noch immer
ein teils riesiges Papierakten-Archiv. Viele
dieser Akten können nicht einfach vernichtet
werden. Welchen Lösungsweg gibt es
dafür?
Dietmar Nick: Dieses Problem besteht
fraglos und wir haben das erkannt. Die
Kyocera-Tochter ALOS hat hier für sehr
viele Branchen und Bereiche kluge Konzepte
entwickelt. ALOS berät Unternehmen
und Organisationen dabei, wie sie
ihre riesigen Papierarchive praktikabel
und rechtssicher abbauen können, wie sie
dabei in einem Zug Aktenberge reduzieren
und Büroflächen zurückgewinnen. Ein
Kernbestandteil sind dabei die von unserem
Partner-Netzwerk angebotenen Kyocera
Scan-Services. Mit ihnen werden
Kunden die vorherigen Papierakten in einem
Cloud-Archiv oder direkt vor Ort digital
zur Verfügung gestellt.
Ulrich Parthier: Manche Unternehmen
scheuen Digitalisierungsmaßnahmen,
weil die Cyberkriminalität immer
mehr zunimmt und sie fürchten, dass die
Digitalisierung mit neuen Security-Risiken
einhergeht. Bleibt man mit Fotokopie, Papierakte
& Co. nicht letztlich auf der sicheren
Seite?
Dietmar Nick: Cyberbedrohungen sind
eine ernste Angelegenheit. Aber machen
wir uns nichts vor: Es gibt auch für Papier
Risiken. Von Feuer über Diebstahl bis hin
zu Umweltereignissen ist auch die analoge
Welt bedroht. Aus meiner Sicht ist
man deshalb ohne Digitalisierung keineswegs
sicher. Wer als Unternehmen im 21.
Jahrhundert bestehen will, sollte auf digitale
Lösungen und klimaschonende Technologien
setzen. Nur so lassen sich Geschäftsprozesse
nachhaltig, sicher und
schnell gestalten. Unternehmen, die sich
der Digitalisierung verweigern, werden
auf mittlere Sicht ins Aus manövrieren,
weil ihnen ihre Wettbewerber einfach voraus
sind.
Ulrich Parthier: Herr Nick, vielen
Dank für das Gespräch!
www.it-daily.net | Januar/Februar 2024