IT Management November/Dezember

56 | IT MANAGEMENT
Die richtigen Fragen stellen
PROJEKTE ZIELGERICHTET
HINTERFRAGEN UND VERBESSERN
Fragen helfen generell, sich mit einem
Thema auseinanderzusetzen und auch
gegebenenfalls eine neue Sicht zu gewinnen.
Entscheidend sind hier die „richtigen“
Fragen, auf die es nicht komplett
eine umfassende, fertige Antwort gibt.
Weiterhin kommt es darauf an, wer diese
Fragen stellt und welche Kompetenzen
und Grundlagen dieser Personenkreis
hat. Schlecht, aber auch gutlaufende Projekte
können extrem davon profitieren.
Die richtigen Fragen in Projekten
Wenn Projekte nicht optimal laufen, ist es
nicht immer leicht, die Ursachen zu finden
und die Projekte zu optimieren. Wenn niemand
erkennt, dass ein Projekt schlechter
läuft als es sollte oder niemand die Rolle
hat, dieses zu hinterfragen, ist das potenzielle
Problem intransparent und die Lösung
in weiter Ferne.
Projekte laufen über einen längeren Zeitraum.
Die agierenden Personen verschmelzen
oft mit dem Projekt und verlieren
einen objektiven Blick.
Im Ergebnis sind Projekte in der Gefahr,
mangels kritischer Auseinandersetzung
oder fehlender Distanz in einen Abwärtsstrudel
zu geraten. Das bedeutet höhere
Kosten, verlängerte Laufzeiten und geringere
Qualität. Die Motivation der Mitarbeiter,
Kunden und weiterer Stakeholder
sinkt und weitere Probleme werden erzeugt.
In Summe kann dies zum kompletten
Scheitern der Initiative führen
Macht ein Mitarbeiter über
einen längeren Zeitraum
eine ähnliche Tätigkeit oder
ein Manager bekommt ähnliche
Informationen und Entscheidungsvorlagen,
kann ein Gewöhnungseffekt
eintreten, der die Sicht auf Alternativen
verschließt. Dies wird verschärft, wenn
der Personenkreis dies zusätzlich länger
innerhalb eines Unternehmensumfelds
oder in einem vergleichbaren Umfeld tut.
Beispielhafte Situationen aus der
Praxis und beispielhafte Fragen
➤ Projektstatus
Fragen über den Lebenszyklus eines Projektes
können durch den bisherigen Ablauf
eine Prognose auf die zukünftige Entwicklung
ermöglichen beziehungsweise
Ansätze für eine Optimierung aufzeigen.
Aussage: „Das Projekt läuft schlecht“
ALS FAZIT KANN MAN
SAGEN, NICHT DER
DER DAS UMFELD KENNT,
IST OFT DER OPTIMALE
FRAGESTELLER, SONDERN
DER, DER DAS UMFELD
NICHT KENNT.
Martin Besemann, Berater und zertifizierter
Projektmanager (PMP, Prince2 Practitioner/
Agile, Senior Project Manager IPMA Level B),
www.conpromas.de
Die „richtigen Fragen“ helfen, ein Projekt
wieder in die richtige Bahn zu leiten und
dort zu stabilisieren. Stellt diese Fragen
niemand, besteht eine große Gefahr, den
richtigen Weg nicht zu finden oder ihn
unterwegs zu verlassen, ohne dass die
entscheidenden Personen dies merken
und gegensteuern können.
Fehlender Abstand und Objektivität
Betriebsblindheit ist ein gern genutzter
Ausdruck um zu beschreiben, dass involvierte
Personen den rationalen Blick auf
die Projekt- oder Betriebssituation ganz
oder teilweise verlieren. Was steckt eigentlich
dahinter beziehungsweise
wie ist es möglich,
zu einem gewinnbringenderen
Blick zu kommen?
Beispielhafte Fragen:
➤ Gibt es eine fundierte Analyse,
die über individuelle Gefühlslagen
hinausgeht, was „schlecht läuft“
und die Gründe dafür?
➤ Gibt es regelmäßige Retros und
Verbesserungen?
➤ Hat der Projektleiter die notwendigen
Kompetenzen für die Aufgabe?
Das Gefühl, dass Projekte „schlecht“ laufen,
kann bei unterschiedlichen Stakeholdern
auf unterschiedlichen Basiserwartungen
begründet sein. Ein Gefühl kann ein
Indikator sein, sollte aber nicht die alleinige
Grundlage für Entscheidungen darstellen.
Für letzteres ist eine fundierte
Faktenlage entscheidend.
Fazit: Schlecht laufende Projekte
können auf sehr unterschiedlichen
Gründen basieren. Dies zu
ermitteln bedeutet, mit den richtigen
Fragen die Problemstellung
zu erörtern.
November/Dezember 2023 | www.it-daily.net