IT Management November/Dezember

46 | IT MANAGEMENT
zu durchsuchen und bei Bedarf einzelne
E-Mails zu extrahieren und/oder zu löschen.
Im Idealfall hat ein Finanzunternehmen
sowohl entsprechende Backupals
auch eine E-Mail-Archivierungslösung
parallel im Einsatz, da sich beide Ansätze
ergänzen.
E-Mail-Management
WARUM SICH FINANZUNTERNEHMEN DAMIT
AUSEINANDERSETZEN SOLLTEN
Dafür stehen IT-Managern in Finanzunternehmen
zwei strategische Archivierungsansätze
zur Verfügung: Bei der Journalarchivierung
steht die rechtskonforme Archivierung
im Mittelpunkt, bei der Postfacharchivierung
die Entlastung des
E-Mail-Servers. Auch eine Kombination
beider Ansätze ist möglich.
Was die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung
von (Kunden-)Daten betrifft,
sehen sich Unternehmen aus dem Finanzsektor
seit einigen Jahren verschärften
Regularien gegenüber.
Da Finanzunternehmen personenbezogene
und andere sensible Daten verarbeiten,
müssen auch sie die Grundsätze der
EU-DSGVO befolgen. Diese umfassen
unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung,
Integrität, Vertraulichkeit sowie
weitere Betroffenenrechte wie das
Recht auf Löschung (Art. 17).
Viele dieser Informationen werden auch
via E-Mail versendet. Besonders seitdem
hybride Arbeitsansätze beliebter werden,
müssen Unternehmen ihren Umgang
mit personenbezogenen und anderen
sensiblen Daten prüfen und überdenken.
Empfehlenswert ist daher für IT-Entscheider
eine umfassende E-Mail-Management-Strategie
einzuführen. Im Rahmen
dieser Strategie müssen sie definieren,
wie sie ihre elektronische Kommunikation
verarbeiten, verwalten und archivieren –
zum Beispiel mithilfe einer professionellen
E-Mail-Archivierungslösung.
Besseres E-Mail-Management
Im Zusammenhang mit dem E-Mail-Management
kommt häufig die Frage auf:
Reicht es nicht, wenn ich bereits ein Backup-System
im Einsatz habe, das unter anderem
Kopien meiner E-Mails und ihrer
Anhänge erstellt? Die kurze Antwort ist:
Nein. In erster Linie unterscheidet sich die
E-Mail-Archivierung in ihrem Ziel von herkömmlichen
Backups. Während Backup-
Kopien kurz- bis mittelfristig auf einem externen
Speichermedium vorgehalten werden
und sich daher eher für die Disaster
Recovery eignen, ist das Hauptziel der E-
Mail-Archivierung die vollständige, revisionssichere,
langfristige und jederzeit verfügbare
Aufbewahrung der Nachrichten.
Das spielt unter anderem dann eine wichtige
Rolle, wenn Aufsichtsbehörden die
Daten prüfen möchten. Beispiele wären
eine Steuerprüfung oder eine Prüfung
durch Datenschutzaufsichtsbehörden.
Außerdem ist eine gute E-Mail-Archivierungslösung
in der Lage, das gesamte E-
Mail-Archiv des Unternehmens effizient
Dadurch kann E-Mail-Archivierung nicht
nur die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben
ermöglichen, sondern steigert auch
das Sicherheitsniveau. Kommt es zu einem
technisch bedingten Systemausfall
oder einem Cyber-Angriff, senkt sie das
Risiko des Datenverlusts – die archivierten
Datensätze lassen sich vollständig
wiederherstellen.
Speicherstandort, Datenhoheit und
Verarbeitung durch Dienstleister
Im Rahmen des E-Mail-Managements
stellt sich zudem unweigerlich die Frage,
wo die Daten gespeichert werden sollen
– auf dem unternehmenseigenen Server
oder über einen SaaS-Anbieter in der
Cloud? Entscheiden sich Finanzunternehmen
für die Cloud gilt es zwei Dinge zu
beachten: Zum einen sollten sie branchenspezifische
Richtlinien wie zum Beispiel
die Richtlinien der Europäischen
Bankenaufsichtsbehörde (EBA) oder
auch der Europäischen Aufsichtsbehörde
für das Versicherungswesen und die betriebliche
Altersversorgung (EIOPA) berücksichtigen.
Zum anderen müssen sie sicherstellen,
dass – sollten die betroffenen Rechenzentren
in einem Land außerhalb der EU liegen
– das Datenschutzniveau, dem der
EU entspricht. Andernfalls wird es schwer,
personenbezogene Daten rechtskonform
in Drittländer zu übertragen.
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