Runter von der Insel - AKDB

Aktuell
Kooperation Microsoft
Im Einsatz
TERAwin-Expert
Aktuell
Neues Erscheinungsbild
Integration in und zwischen
modernen Verwaltungen
Runter von
der Insel
Schwerpunkt Integration OK.KOMM Seite 4
Aktuell Programmschnittstellen zu BayBIS Seite 10
Im Einsatz Bayreuth testet OK.KIWO Seite 18
System LRA Augsburg archiviert E-Mails Seite 29
20. Jahrgang, Juli 2008
02.08
Zeitung für kommunale Verwaltungen und Unternehmen

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Finanzen
Personal
Bürgerservice
Soziales
Verkehr
Bau/GIS
eGov
Organisation
Service
Software, die dem
Menschen dient!
Integrierte Systeme sind zukunftssichere Systeme. Das wissen Sie. Gerade durch die
Integration aller Fachverfahren zu einer ineinandergreifenden Lösung wird Ihre Verwal-
tung schneller, effizienter und bürgernäher. Mit der OK Produktfamilie machen Sie Ihre
Verwaltung fit für die Zukunft. Überzeugen Sie sich von den Vorteilen. Gerne besuchen
wir Sie vor Ort oder laden Sie ein in unsere AKDB Geschäftsstelle in Ihrer Nähe.
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Editorial
report
Wandel ist Kontinuität!
Ein Widerspruch in sich? Ganz im Gegenteil.
Sie, unsere Kunden, und wir, die AKDB, leben
in einer immer dynamischeren Umwelt und
sind geprägt von laufendem Wandel. Diese
Dynamik erfordert immer schnellere Reaktionen,
um die Anforderungen bewerkstelligen
zu können. Unser Auftrag ist es, permanent
die Aufgabenstellungen unserer Kunden im
Fokus zu haben und Lösungen zur Verfügung
zu stellen – schnell, unbürokratisch, fachlich aus erster Hand, innovativ
und dabei immer im partnerschaftlichen Dialog mit Ihnen. Der notwendige
Wandel muss also bedeuten: gewohnte Kontinuität durch höchste Qualitätsstandards
durch die AKDB. So sehen wir uns. Dies ist unsere Verpflichtung
als ihr Software- und Dienstleistungspartner.
Mit diesem (neuen) Report wollen wir Ihnen unser neues Logo, unseren
neuen optischen Auftritt als Ausdruck unseres Selbstverständnisses erstmals
präsentieren.
Neben der optischen Neugestaltung haben wir auch den redaktionellen
Aufbau geändert. In jedem Heft werden wir, neben den gewohnten fachlichen
Neuheiten, aktuelle Themenschwerpunkte hervorheben. In diesem
Heft stehen verbesserte Services für die Bürger durch Integration in der Verwaltung
im Fokus. Daneben wollen wir Ihnen auch Mitarbeiter der AKDB
näher vorstellen. Die Analyse von Kundenumfragen hat zudem gezeigt,
dass unser Report ein wichtiges Medium für unsere Kunden ist, sich über
den aktuellen Stand der Entwicklung im IT-Bereich ein Bild zu verschaffen.
Dies wollen wir durch aktuellste News noch intensivieren.
Und zu guter Letzt: Nachdem uns der direkte Kontakt zu Ihnen außerordentlich
wichtig ist, würden wir uns auch in diesem Fall freuen, wenn Sie
uns persönlich Rückmeldungen zu einzelnen Artikeln und natürlich zu unserem
Report insgesamt geben würden.
Damit verbleibe ich herzlichst
Ihr
Hans-Peter Mayer
InhAlt
Editorial .............................................................. 3
Schwerpunkt
Integration – Runter von der Insel ............................ 4
Möglichkeiten – OK.KOMM ...................................... 5
Grundlagen – Datenaustausch ................................. 5
Beispiel: Digitaler Bauantrag .................................... 6
Beispiel: Einwohnerdaten im Fachverfahren .............. 7
Ausblick: Der Blick in die Zukunft .............................. 7
Aktuell
Kooperation SQL-Server .......................................... 8
Interview mit Angelika Gifford .................................. 9
BayBIS – Behördeninformationssystem ................... 10
Neues Erscheinungsbild der AKDB ......................... 12
AutiSta – Neues Personenstandsrecht .................... 13
Im Einsatz
Wahlauszählung im Unterricht ............................... 14
Bebauungspläne im Internet – LK Kelheim ............. 15
Gemeinde Hausen im Outsourcing ......................... 16
TERAwin-Expert 3.1 – Erfolgreiche Echteinsätze ...... 17
OK.KIWO – Pilotanwender Stadt Bayreuth ............. 18
Interview LRA Straubing-Bogen zu OK.PWS ........... 19
Lösungen
Datenschutz in OK.PWS ......................................... 20
„Ich bin neu!“ – Einarbeitung in Personalwirtschaft . 21
WilmA 2000 ......................................................... 22
live
AKDB / LivingData-Techniktage 2008 ..................... 23
Arbeitskreis Werke ................................................ 24
Kommunale Doppik im Echtbetrieb ......................... 25
Intern
IT-Fortbildung bei der AKDB ................................... 26
Neue Telefonie ...................................................... 27
System
IT-Sicherheitsmanagement .................................... 28
E-Mail-Archivierung im LRA Augsburg ................... 29
Notfall-Konzept in Aldersbach ................................ 30
Praxisbericht – Stadt Ingolstadt ............................. 32
Persönlich
Interview mit dem neuen Leiter des
Geschäftsfelds Outsourcing Dirk Schulz .................. 34
Ausblick
Schwerpunkt des nächsten Heft – Familienkasse ..... 35
3

Integration
Runter von
der Insel
4 Ausgabe Juli 2008

Integration in und zwischen
modernen Verwaltungen
„Ich kann doch auch übers Internet einkaufen – warum
muss ich im Einwohnermeldeamt immer noch persönlich
erscheinen?“ – „Wenn ich schon auf die Gemeinde muss,
will ich auch alles auf einmal erledigen. Muss ich immer
noch von einem Sachbearbeiter zum anderen hetzen?“
Diese Aussagen spiegeln eine tief greifende Veränderung
unserer Gesellschaft wider. Früher orientierten sich die
Bürger, wie auch die Wirtschaft, klaglos an den Strukturen
und Gegebenheiten der Verwaltungen. Heute stehen diese
in einem wachsenden Spannungsfeld zwischen den sich
wandelnden Lebensumständen und den Ansprüchen einer
modernen Informationsgesellschaft. Der Bürger versteht
sich selbst in seiner Kommune nicht mehr als Bittsteller,
sondern als Kunde. Er erwartet ein dem entsprechendes
Angebot. Inzwischen haben viele Städte und Gemeinden
die Zeichen der Zeit erkannt und befinden sich auf dem
Weg zur modernen Dienstleistungs-Kommune.
Möglichkeiten
OK.KOMM
Als Basis für eine echte Integration hat die AKDB die
eGovernment-Plattform OK.KOMM geschaffen. Als einziger
Anbieter für kommunale Software in Deutschland
bietet die AKDB Lösungen für alle wichtigen Fachbereiche
einer Kommune. Mit OK.KOMM lassen sich diese Fachbereiche
verknüpfen. Die Sofortauskunft über Personen- und
Adressdaten aus OK.EWO ist bereits heute im Finanzwesen
OK.FIS, im Sozialwesen- und Jugendamtsverfahren
OK.SOZIUS und OK.JUG sowie im Zulassungs- und Führerscheinwesen
OK.VORFAHRT und OK.EFA im Einsatz.
OK.KOMM bindet auch Verfahren von anderen Anbietern
in die Kommunikationsstruktur mit ein. Es dient außerdem
als technische Basis für die neu geschaffenen Programmschnittstellen
zu BayBIS.
Die Melderegisterauskunft für Behörden BayBIS ist seit
dem 1. Juli 2007 im Echtbetrieb. Inzwischen sind über
1.580 kommunale und staatliche Behörden als Nutzer von
BayBIS registriert. Die Abrufe im BayBIS erfolgen über einen
sicheren Web-Dialog, bei dem die Suchkriterien zu einer
Person in eine Anfragemaske eingegeben werden. Das
Ergebnis der Abrufdaten wird in einer Auskunftsmaske am
report
SChWERPUnKt
Bildschirm ausgegeben. Die AKDB hat nun eine Reihe ihrer
Fachverfahren mit einer Programmschnittstelle für Abrufe
im BayBIS versehen. Damit bietet die AKDB nun zusätzlich
zum Web-Dialog eine weitere Lösung an, damit die Anwender
von BayBIS besonders rationell und komfortabel
Abrufe tätigen können.
Grundlagen
Datenaustausch
Die Informationsgesellschaft
fordert eine
Vielzahl von Kommunikationsmöglichkeiten
Die neuen technischen Möglichkeiten, wie höhere Bandbreiten
in der Kommunikation, das Internet und vieles
mehr legen es nahe, diese Mittel auch auf kommunaler
5

Ebene voll auszuschöpfen. Dennoch muss man sich bewusst
machen, welch tief greifenden Einschnitt in das bisherige
Verwaltungshandeln die Einführung elektronischer
Dienste (eGovernment) und die Vernetzung in und zwischen
Verwaltungen bedeuten.
Zunächst müssen die rechtlichen Grundlagen für die
Kommunikation und den Datenaustausch geschaffen werden.
So konnte in Bayern das Bayerische Behördeninformationssystem
erst eingerichtet werden, nachdem die Verordnung
zur Übermittlung von Meldedaten (MeldDV) die
Rahmenbedingungen für die neue Methode abgesteckt
hatte.
Jede Art von Kommunikation setzt außerdem eine einheitliche
Sprache voraus – man muss sich verstehen! Übertragen
auf den Austausch von Daten ist hier eine Standardisierung
absolut unumgänglich. Die Anstrengungen
in zahlreichen Arbeitskreisen bei Bund und Ländern haben
bereits Früchte getragen. So wurde erst durch den OSCI-
Standard zur Übertragung von Meldedaten die elektronische
Rückmeldung zwischen 5.400 Meldebehörden in
ganz Deutschland möglich.
Wer solch sensible Daten „in der Gegend rumschickt“,
wie das beispielsweise bei der Rückmeldung geschieht,
muss den Aspekt der Sicherheit besonders beachten. Die
strikte Einhaltung der Regelungen des Datenschutzes ist
nur der erste Schritt. Zertifizierungen, digitale Signaturen
und geschützte Datennetze wie das Bayerischen Behördennetz
schützen vor unberechtigtem Zugriff oder Manipulation.
Aber nicht nur die Abläufe der Kommunikation müssen
neu geregelt werden, auch die Prozesse innerhalb einer
Verwaltung, innerhalb eines Sachgebiets stehen auf dem
Prüfstand und müssen den neuen Gegebenheiten angepasst
werden. Dies stellt angesichts der oft jahrzehntelangen
unveränderten Abläufe eines Vorgangs eine Herausforderung
für die Sachbearbeiter dar, sich bei ihrer
Arbeitsweise umzustellen, die neue Technik kennen zu lernen
und schließlich zu beherrschen.
Ein Faktor, der bei der Entscheidung, moderne Geschäftsprozesse
einzuführen, eine große Rolle spielt, sind
– wie so oft – die Finanzen. Das Einsparungspotential an
Entwicklungsmöglichkeiten einer
modernen Verwaltung: Bürokratieabbau,
verbesserter Bürgerservice
und immenses Einsparungspotenzial
Zeit und Geld ist enorm. Wenn dieser Anreiz und die beschriebenen
Voraussetzungen zusammenkommen, ist die
Kommune gerüstet für den Weg ins eGovernment und hin
zur Integration.
Beispiel
Digitaler Bauantrag
Die erste Etappe zur modernen Verwaltung besteht darin,
Medienbrüche so weit wie möglich auszuschließen.
Sie bedeuten mehr Aufwand und Fehlerquellen, denn bei
jeder Übertragung von einem Medium (zum Beispiel Bauantrag
auf Papier) in ein anderes (Fachverfahren zur Genehmigung
von Bauanträgen) kann es zu Tippfehlern oder
Missverständnissen kommen.
Selbst wenn heute ein Architekt die Pläne für ein Haus
digital erstellt hat, gibt sie der Bauherr für die Baugenehmigung
ausgedruckt auf Papier ab. Die herkömmlich organisierte
Verwaltung erstellt daraus eine Papierakte, die
per Umlauf alle zuständigen Stellen durchläuft. Weder
der Antragsteller noch der zuständige Sachbearbeiter haben
zu jedem Zeitpunkt Einblick in den Bearbeitungstand.
Auskünfte müssen erst telefonisch angefordert und erteilt
werden.
Eine deutliche Verbesserung zu diesem Ablauf stellt bereits
die Führung einer digitalen Akte dar. Sie ist jederzeit
von allen Berechtigten einsehbar, die bearbeitenden Stellen
können, falls möglich, parallel prüfen. Die Wege zwischen
den Ämtern werden kürzer, der Überblick größer. Optimal
umgesetzt ist der Anspruch an eine moderne Verwaltung
aber erst, wenn die Schnittstelle zum Bürger ebenfalls miteinbezogen
wird: Die logische Konsequenz ist daher die
Schaffung eines digitalen Bauantrags. Der Bauherr kann
seine digitalen Pläne online an die Gemeinde übermitteln
und per Internet den Stand der Genehmigung einsehen.
6 Ausgabe Juli 2008

eport
Beispiel
Einwohnerdaten im
Fachverfahren
SChWERPUnKt
So revolutionär die Möglichkeiten der modernen EDV
auch erscheinen mögen, ihr Potenzial ist noch nicht
ausgeschöpft. Jede Kommune muss sparen. Und doch
kommt es immer noch zu Zeitverlusten durch das wiederholte
Eingeben immer gleicher Daten in verschiedenen
Fachbereichen.
Die Lösung für dieses Problem ist die Integration innerhalb
der Verwaltung. Verschiedene Ämter einer Kommune
greifen auf vorhandene Daten wie Personen- und Adressdaten
zu. Wenn ein Bürger zur Zulassungsstelle kommt,
um einen neuen Wagen anzumelden, füllt er ein Formular
aus. Der Sachbearbeiter erfasst seine Angaben in das Zulassungsverfahren
und wickelt den Vorgang ab. Was aber
passiert, wenn der Bürger unleserlich schreibt, sich der
Sachbearbeiter vertippt? Hier drohen Fehlerquellen. Ganz
anders in der integrierten Verwaltung: Der Sachbearbeiter
gibt den Namen des Anmelders in seinem Zulassungsverfahren
ein, sucht per Sofortauskunft im Einwohnerwesen
die richtige Adresse und übernimmt diese per Mausklick.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Es werden Zeit und
Kosten gespart, dem Bürger wird ein zügiger Service angeboten.
Bei Online-Auskünften kann sich der Bürger ohne
weiteren Aufwand für die Verwaltung nach dem aktuellen
Bearbeitungsstand informieren.
Ausblick
Der Blick in die Zukunft
Die einzelnen Fachbereiche einer Kommune wachsen
zu einem Gesamtangebot für die Bürger zusammen. Die
Kommunen untereinander kommunizieren auf Landkreis-,
Landes- und Bundesebene. Schließlich eröffnet sich die
gesamteuropäische Perspektive. Die AKDB wird bei allen
Entwicklungen an der Seite ihrer Kunden stehen.
7

Rudolf Schleyer, Vorstand AKDB (l.)
Angelika Gifford, Director Public Sector Microsoft (m.)
Alexander Schroth, Vorstandsvorsitzender AKDB (r.)
AKDB und Microsoft kooperieren verstärkt im Datenbanksektor
AKDB erweitert Produktportfolio um
SQL-Server von Microsoft
Die AKDB und Microsoft haben ihre Kooperation
im Datenbanksektor bekannt gegeben. Das
Softwarehaus erweitert somit sein bestehendes
Angebot um SQL-Serverlösungen von Microsoft. Mit
dem SQL-Server können öffentliche Verwaltungen
ihre zahlreichen Daten zuverlässig speichern,
verwalten, auswerten und gezielt abrufen. Der
Kunde hat nun jegliche Wahlfreiheit, sich für eine für
ihn adäquate Datenbanklösung zu entscheiden.
Bundesweit nutzen die Fachanwendungen der AKDB
über 60.000 Verwaltungsmitarbeiter. Die AKDB nimmt nun
neben bewährten anderen Produkten den SQL-Server der
Firma Microsoft als Datenbanksystem in ihr Angebot auf.
Das bereits bestehende Datenbankangebot soll auf diese
Weise verbessert und optimiert werden.
Die AKDB legt Wert darauf, dass es nun nicht vorgesehen
ist, dass andere, „non-Microsoft-Produkte“ aus den
IT-Bereichen der Verwaltungen entfernt werden. Unabhängig,
wie sich der Kunde entscheidet, ist der technische
Support der AKDB garantiert. Wenn gewünscht, unterstützt
die AKDB beim technisch unkomplizierten Umstieg
auf den SQL-Server von Microsoft.
Durch den neuen Rahmenvertrag bauen die beiden Unternehmen
ihre bestehende Partnerschaft weiter aus. Ein
spezielles Lizenzabkommen für Softwarepartner ermöglicht
der AKDB, ihren Kunden Microsoft-Serverlösungen zu
sehr attraktiven Konditionen anzubieten.
Einheitliche IT-Infrastruktur spart Kosten und
verbessert Datenqualität
Ein einheitliches IT-System auf Basis der gleichen Technologieplattform
und vom gleichen Hersteller bietet Vorteile:
Die einzelnen Anwendungen lassen sich ohne Reibungsverluste
verzahnen. Das kommt beispielsweise der
Datenqualität zugute. Vertraute Benutzeroberflächen erleichtern
die Einarbeitung der Mitarbeiter und damit auch
deren Akzeptanz. Außerdem können Hard- und Software
so auch zentral durch einige wenige IT-Administratoren
verwaltet werden. Durch alle diese Vorteile ergeben sich
für den kommunalen Kunden durchaus messbare Einsparungsmöglichkeiten,
deren genaue Höhe noch überhaupt
nicht abzuschätzen ist, vor allem bei Handling der Datenbank
und im Wartungsbereich.
Die SQL-Serverlösungen lassen sich zudem leicht mit vorhandenen
Programmen verzahnen und unterstützen viele
Industriestandards, Webdienste und auch das Microsoft
.NET-Framework. So ist der SQL-Server interoperabel mit
unterschiedlichen Plattformen, Anwendungen und Geräten.
Interoperabilität – die Fähigkeit von Systemen, Informationen
anwendungsübergreifend auszutauschen – ist
die Grundlage für eine vernetzte IT-Infrastruktur. Diese
stellt dem Benutzer bei Bedarf die richtigen Informationen
konsolidiert zur Verfügung.
8 Ausgabe Juli 2008

Interview mit Angelika Gifford
Der Kunde hat nun volle Wahlfreiheit!
AKDB erweitert Produktportfolio
um den SQL-Server von Microsoft.
Interview mit Angelika Gifford,
Director Public Sector von
Microsoft, und dem AKDB-Vor-
stand Alexander Schroth und
Rudolf Schleyer.
Warum nimmt die AKDB SQL-Server
von Microsoft ins Angebot auf?
Schroth: Wir als AKDB nehmen neben
bewährten anderen Produkten den
SQL-Server der Firma Microsoft als Datenbanksystem
in unser Portfolio auf.
Das bestehende Datenbankangebot
soll so optimiert werden.
Gifford: Genau. Ziel unserer strategischen
Kooperation ist die Erweiterung
des Angebots zum Nutzen der Kunden.
Es gibt große Einsparungspotentiale
bei Einsatz und Wartung der Microsoft
SQL-Server. Diese wirtschaftlichen Vorteile
und den Innovationsvorsprung
durch moderne Technologie möchten
wir den Kunden der AKDB ermöglichen.
Müssen Oracle-Kunden langfristig
wechseln?
Schroth: Nein, wir haben jetzt Voraussetzungen
geschaffen, dass SQL in
allen Verfahren zur Verfügung steht.
Der Kunde hat jetzt die volle Wahlfreiheit.
Nochmals: Kein Oracle Kunde
wird nun in irgendeiner Weise zu einem
Wechsel gedrängt.
Welche Vorteile hat der SQL-Server,
Version 2005?
Gifford: Der SQL-Server ist in der öffentlichen
Verwaltung schon seit Jahren
erfolgreich und zuverlässig im Einsatz.
Die Vorteile des SQL Servers liegen klar
auf der Hand: So sind die Informationen
beispielsweise besser geschützt.
Behörden können ihre gesamte Datenbank
sowie Daten- oder Protokolldateien
verschlüsseln. Die Daten einer
SQL-Lösung sind auch besser gegen
Systemfehler oder -abstürze gesichert.
Entscheidet sich eine Behörde für
eine neue Serverlösung, bedeutet das
nicht, dass alle vorhandenen IT-Anwendungen
abgelöst werden müssen.
Der SQL-Server lässt sich leicht mit vorhandenen
Programmen verzahnen.
So ist der SQL Server interoperabel mit
report
unterschiedlichen Plattformen, Anwendungen
und Geräten. Interoperabilität
– die Fähigkeit von Systemen,
Informationen anwendungsübergreifend
auszutauschen – ist schließlich
die Grundlage für eine vernetzte IT-
Infrastruktur.
Schroth: Die AKDB besitzt in Bayern
einen Marktanteil von etwa 70%. Es
war konsequent für diesen großen
Kundenkreis das bestehende Angebot
zu erweitern. Die neue Plattform
ist in der Tat sehr einfach zu handhaben.
Von zentraler Bedeutung für uns
ist, dass unser Verfahren problemlos
läuft. Das ist mit den neuen Produkten
von Microsoft möglich.
Schleyer: Es war ganz klar ein Sprung
nach vorne, dass wir die SQL-Server in
unser Portfolio mit aufgenommen haben.
Und das zu äußerst attraktiven Konditionen.
Ein enormer Vorteil ist auch
die Internetfähigkeit der Datenbank,
die bei Microsoft im Preis inklusive ist.
Welchen Aufwand erfordert die
Migration einer Kommune auf eine
andere Datenbank?
Schroth: Die Migrationsprozesse sind
erprobt. Der Aufwand ist recht gering,
vergleichbar mit einem Update
auf eine neue Version. Unsere Kunden
können in bewährter Weise mit unserem
professionellen Support rechnen.
Die bisherigen Erfahrungen beim Modellversuch
waren durchweg positiv.
Alles läuft bestens.
Gifford: Ich bin genauso zuversichtlich.
Zudem lassen sich die Umstellungskosten
schnell durch die geringen
Wartungs- und Pflegekosten
ausgleichen. Außerdem bietet der
Microsoft SQL Server eine nicht zu unterschätzende
Investitionssicherheit.
Und unsere SQL-Experten stehen dem
AKDB-Team „über den kurzen Dienstweg“
direkt zur Verfügung. So können
wir gemeinsam Kundenanfragen
schnell und kompetent beantworten.
Schleyer: Die AKDB hat ein eigenes
Support-Team, eine Datenbanktruppe
bei den Kommunen, ausgebildet. Die
Kommunen wissen, dass sie sich darauf
verlassen können. Dieses Team besitzt
eine breite Palette an Know-how.
AKtUEll
Werden die aktuellen SQL-Server-
Produkte von den AKDB Verfahren
schon unterstützt?
Gifford: Natürlich wird dann die neue
Version mit den Fachverfahren kompatibel
sein. Der SQL-Server 2008 bietet
eine noch einfachere Bedienung und
ist dadurch schneller und komfortabler
zu administrieren.
Schroth: Das ist für uns Business-as-
Usual, selbstverständlich bekommt
der Kunde die jeweils neueste Version
der Datenbanken mit unseren Verfahren.
Das ist überhaupt kein Problem.
Schleyer: Update ist im Pflege- und
Wartungsvertrag umfänglich enthalten,
sodass auch in diesem Bereich
keine Kommune etwas zu befürchten
hat. Es besteht Investitionsschutz für
die Kommunen.
Welche strategische Bedeutung hat
die Kooperation für beide?
Gifford: Wir haben in den vergangen
Jahren schon erfolgreich mit der AKDB
kooperiert. Aus einer losen, aber erfolgreichen
Zusammenarbeit ist nun
eine langfristige und enge Partnerschaft
entstanden, die den Kunden
der AKDB schon kurzfristig erhebliche
Vorteile bringt. Gemeinsam werden
wir in Zukunft bei der Entwicklung
von Applikationen kooperieren. Der
SQL Server stellt für die derzeitigen
und zukünftigen AKDB-Verfahren
eine wichtige Entwicklungsplattform
dar. Dies ist allerdings nur die technologische
Dimension. Wir werden
zukünftig auch gemeinsam Kunden
ansprechen.
Schroth: Über unsere Tochter Living-
Data hatten wir schon länger eng mit
Microsoft zusammengearbeitet. Es
gibt große Schnittstellen in Verbindung
mit unseren Verfahren, vor allem
im Officebereich. Heute arbeiten
über 60.000 Menschen mit unseren
Fachanwendungen, in enger Verbindung
mit Microsoft-Produkten. Dieses
Abkommen bezieht sich konkret auf
SQL. Aber die Gespräche laufen natürlich
weiter. Ich schließe nicht aus, bzw.
wünsche mir sogar, dass diese Kooperationsvereinbarung
nicht die letzte
ihrer Art war.
9

Produkt
BayBIS
Programmschnittstellen zum Bayerischen
Behördeninformationssystem
Das Behördeninformationssystem BayBIS befindet sich
seit dem 1. Juli 2007 erfolgreich im Echtbetrieb. Inzwischen
sind bereits über 1.580 kommunale und staatliche
Behörden als Nutzer von BayBIS bei der AKDB registriert.
Die Abrufe im BayBIS erfolgen über einen Web-Dialog.
Wie bereits in verschiedenen Veröffentlichungen in Aussicht
gestellt wurde, hat die AKDB eine Reihe ihrer Fachverfahren
mit einer Programmschnittstelle für Abrufe im
BayBIS versehen. Damit bietet die AKDB nun zusätzlich
zum Web-Dialog eine weitere Lösung an, damit die Anwender
von BayBIS besonders rationell und komfortabel
Abrufe tätigen können. Denn die Programmschnittstelle
ermöglicht es den Anwendern, unmittelbar aus Fachverfahren
der AKDB Anfragen an BayBIS zu richten, und die
Abrufdaten (z.B. aktuelle Adresse der angefragten Person)
in das Fachverfahren zu übernehmen.
Die Programmschnittstelle ist eine sinnvolle und nützliche
Ergänzung der Fachverfahren. Der große Vorteil
und Nutzen besteht darin, dass ein Vorgang ohne Medienbruch
und durchgängig, folglich wesentlich rationeller
Die Programmschnittstelle ist eine sinn-
volle und nützliche Ergänzung der Fach-
verfahren. Der große Vorteil und
Nutzen besteht darin, dass
ein Vorgang ohne Medi-
enbruch und durchgän-
gig, folglich wesent-
lich rationeller und
schneller bearbeitet
werden kann.
und schneller bearbeitet werden kann! Durch das direkte
Einsteuern der Daten in das Fachverfahren entfällt die
aufwändige manuelle Erfassung, womit auch Tippfehler
vermieden werden.
Für das Verfahren OK.FIS soll folgendes Beispiel angeführt
werden: Der Grundsteuerbescheid für einen steuerpflichtigen
Bürger kommt als unzustellbar zurück. Der
Sachbearbeiter sucht im Dialog für Finanzadressen diesen
steuerpflichtigen Bürger und erhält als Treffer die im Verfahren
gespeicherten Daten. Über das Menü „extra“ wird
BayBIS gestartet, die in OK.FIS gespeicherten Adressdaten
werden für die Suche in BayBIS übernommen. Die Suche
wird ausgelöst und liefert als Ergebnis die aktuelle Adresse
des Bürgers, der mittlerweile in eine andere Gemeinde
verzogen ist. Die aktuelle Adresse kann direkt in den Adressbestand
von OK.FIS übernommen werden, die Zustellung
des Bescheides ist nunmehr mit der neuen Adresse
möglich.
Eine wesentliche Anwendung für die Programmschnittstelle
im Verfahren OK.VORFAHRT ist die Übernahme der
10 Ausgabe Juli 2008

aktuellen Daten eines Bürgers in die sog. Haltermaske, womit
Erfassungsaufwand und viele Tippfehler entfallen. Die
Programmschnittstelle kann weiterhin genutzt werden,
um im Falle eines abgelaufenen Ausweises die aktuelle
Anschrift des Bürgers zu überprüfen. Durch diese Onlineprüfung
wird der Zulassungsvorgang abgeschlossen und
die Zulassungsstelle kann bürgerfreundlich reagieren. Mit
Hilfe der Programmschnittstelle können sämtliche Anschreiben
und Aufforderungen an den Bürger sofort richtig
adressiert werden. Insgesamt bietet die Programmschnittstelle
BayBIS für die Zulassungsstellen eine enorme
Beschleunigung bei der Abarbeitung der Geschäftsvorfälle
und zu dem eine bessere Datenqualität.
Für das Verfahren TERAwin können u.a. die folgenden
Anwendungsbeispiele genannt werden: Die Gemeinden
sind gegenüber den Vermessungsämtern in der Pflicht, die
Adressen von Grundstückseigentümern ggf. zu berichtigen.
Über die Programmschnittstelle BayBIS kann die benötigte
Adresse direkt mit dem tagesaktuellen Bestand aller
bayerischen Meldebehörden abgeglichen und in TERAwin
übernommen werden. Vor dem Versenden von Beitragsbescheiden
werden die Adressen der Beitragspflichtigen
mit Hilfe von BayBIS aktualisiert und die Bescheide folglich
zuverlässig zugestellt.
Im zentralen Finanzwesen bestehen für die Programmschnittstelle
BayBIS unter anderem die folgenden
Anwendungsmöglichkeiten:
• Ermittlung der neuen Adresse bei Wegzug eines steuerpflichtigen
Bürgers aus der Gemeinde
• Bei neuen Messbescheiden des Finanzamtes für auswärtige
Steuerpflichtige kann vor der Eingabe geprüft werden,
ob die angegebene Adresse noch aktuell ist.
Zu den Sicherheitslücken bei Meldedaten berichtete die
Bayerische Staatszeitung am 04.07.2008:
Die ... von „Report München“ aufgedeckten Sicherheitslücken bei
einem Berliner Softwarehersteller für Einwohnermeldeämter bewegen
nach wie vor die Republik. Aufgrund menschlichen Versagens waren
die Meldedaten von einer halben Million Bürger aus Brandenburg im
Internet frei zugänglich. ... In Bayern betreibt die AKDB im Auftrag des
Freistaats das Bayerische Behördeninformationssystem BayBIS. Dieses
zentrale Melderegister läuft laut AKDB seit seiner Einführung am 1.Juli
2007 reibungslos. „Die Datensicherheit ist bei BayBIS durch eine ganze
Kette von Sicherheitsmaßnahmen gewährleistet“, erklärt Alexander
Schroth, Vorstand der AKDB. ... Die Bürger müssen sich darauf verlassen
können, dass ihre Daten vor unberechtigten Zugriffen geschützt
sind. Die AKDB als Anstalt des Öffentlichen Rechts legt daher bei der
Entwicklung ihrer Softwarelösungen größten Wert auf Datenschutz
und Datensicherheit.
report
AKtUEll
Grundlage für die Abfragen über die Programmschnittstelle
ist OK.KOMM, das in der notwendigen Basisversion
derzeit unentgeltlich zur Verfügung steht. Bei jedem Abruf
einer Behörde durch die Programmschnittstelle wird
über das Client-Zertifikat, das in OK.KOMM installiert
ist, eine sichere Kommunikationsverbindung zum BayBIS
aufgebaut.
Für Abrufe im BayBIS kann der bekannte Web-Dialog weiterhin
genutzt werden. Zusätzlich bietet die AKDB an, bei
Fachverfahren, die über eine Programmschnittstelle zum
allgemeinen bzw. zum rollenbasierten BayBIS verfügen, diese
komfortable Anfragemöglichkeit im BayBIS einzusetzen.
Fachverfahren Allgemeines Rollenbasiertes
BayBIS BayBIS
(§ 7 MeldDV) (§§ 8ff MeldDV)
OK.EFA Ja Ja (§ 19 MeldDV)
OK.FIS Ja Nein
Verfahrensteile
HKR, NKFW, OK.FEN
OK.JUG Ja Nein
OK.SOZIUS-II Ja Nein
OK.SOZIUS-XII Ja Nein
OK.VORFAHRT Ja Ja (§ 19 MeldDV)
OK.WOBIS Ja Nein
ZAS Ja Nein
(HKR, HH-Plan, VMB)
OWIpro Ja Nein
TERAwin Ja Nein
AFÖGplus Ja Nein
Die AKDB wird die Programmschnittstelle für weitere
Verfahren realisieren (z.B. OK.VISA, HeimA, Gilde, usw.).
Nähere Information hierzu erhalten die Kunden spätestens
im Herbst 2008.
Im Rahmen der Einführung der Programmschnittstelle
gewährt die AKDB ihren Kunden die Möglichkeit auf das
Nutzungsentgelt der Programmschnittstelle für die (teil-)
dezentralen Anwendungsverfahren einen Nachlass in Höhe
von 40 % bis zum 31. Dezember 2008 zu erhalten. Alle betroffenen
Kunden wurden im Juni näher informiert.
11

Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile
Neues Erscheinungsbild
Jedes Unternehmen besitzt eine eigene Persönlichkeit
– eine Unternehmensidentität (= Corporate Identity).
Jeder Mitarbeiter, ob Vorstand oder im CallCenter, jeder
Standort, ob Hauptverwaltung oder Geschäftsstelle: Jeder
Bereich ist Teil des Ganzen und trägt dazu bei, was „die
AKDB“ ausmacht. Unser Bestreben ist es, alle Bereiche, von
der Entwicklung über die Beratung bis hin zum Kundensupport
an den Bedürfnissen und Wünschen von Ihnen,
unseren Kunden, auszurichten.
In Kundenumfragen und vielen persönlichen Gesprächen
haben wir immer wieder erfahren, dass man die AKDB gerne
noch flexibler oder noch dynamischer wahrnehmen
würde. Daran arbeiten wir und darum stellen wir unsere
„moderne Seite“ stärker in den Vordergrund, als dies
bisher der Fall war. Gerade beim technischen Fortschritt
in der kommunalen Verwaltung liegt die AKDB ganz vorn.
Das ließe sich mit einem behäbigen Apparat ansonsten
nicht verwirklichen.
Unser bisheriges Erscheinungsbild wurde zum 25.
Gründungsjubiläum 1996 eingeführt. Mit seinen bei-
v. l. Hans-Peter Mayer, Leiter Marketing,
Alexander Schroth, Vorstandsvorsitzender,
Rudolf Schleyer, Vorstand
gen und weißen Farbflächen symbolisierte es die beiden
Pole, zwischen denen die AKDB sich zunehmend bewegte,
die Behörde und die freie Wirtschaft. Die kommunale
IT-Landschaft hat sich seither stark verändert, unsere
Kunden und wir uns ebenso. Unserem neuen Selbstverständnis
wollen wir mit einem neuen Erscheinungsbild
Ausdruck verleihen.
Dieses Heft – gemeinsam mit den Hausmessen in Landshut
und Bayreuth – zeigt sich als erstes im neuen Gewand.
Ab sofort werden Sie auch Briefe und E-Mails in neuer Optik
von der AKDB erhalten. Alles was neu produziert wird,
erhält das neue Erscheinungsbild. Das alte Design wird
auslaufen. Wir wollen aber beispielsweise keine Broschüren
doppelt produzieren, sondern zuerst unseren Bestand
verbrauchen. Sicher haben Sie für den vernünftigen Einsatz
unserer Haushaltsmittel Verständnis.
Uns macht das neue Logo und seine Umsetzung großen
Spaß. Wir hoffen, dass wir Sie mit unserer Begeisterung
ein wenig angesteckt haben.
Entdecken Sie die neue AKDB. Wir freuen uns auf Sie!
12 Ausgabe Juli 2008

Bürgerservice
AutiSta
Neues Personenstandsrecht
Am 1. Januar 2009 tritt der materiell-rechtliche
Teil des neu gefassten
Personenstandsgesetzes in Kraft. Zu
diesem Zeitpunkt benötigen die bayerischen
Standesämter zwingend eine
Software, mit denen sie Beurkundungen
entsprechend den geänderten
rechtlichen Vorschriften durchführen
können. Für die Erfüllung der neuen
gesetzlichen Vorschriften stellen die
AKDB und der Verlag für Standesamtswesen
den Upgrade „AutiSta
2009“ zur Verfügung.
Dabei steht die AKDB vor der anspruchsvollen
Aufgabe, bei über
1.000 bayerischen Standesämtern
den AutiSta-Upgrade zu installieren,
und dies innerhalb kürzester Zeit.
Kommunen, die noch keine Bestellung
des Upgrades vorgenommen
haben, sollten dies möglichst bald
report
nachholen. Nur so können alle Kunden
fristgerecht mit einem Verfahren
versorgt werden, das ab dem
1. Januar 2009 Beurkundungen nach
dem neuen Personenstandsrecht ermöglicht.
Das neue Personenstandsrecht
sieht auch die Führung elektronischer
Personenstandsregister vor. Nachdem
bei der Realisierung mehrere technische
Alternativen denkbar sind, hat
der Freistaat Bayern eine Machbarkeitsstudie
in Auftrag gegeben, die
im Ergebnis ein zentrales elektronisches
Personenstandsregister favorisiert.
Selbst wenn der bayerische Ministerrat
bald eine Entscheidung für
eine zentrale Lösung treffen sollte,
wird diese nach den derzeitigen Planungen
frühestens im Jahr 2011 zur
Verfügung stehen.
Wissenswertes über AutiSta, die
AKDB Lösung für Standesämter
• Einsatz in 1.186 von 1.332
bayerischen Standesämtern
• Langjährige Erfahrung: seit
1985 auf dem Markt
• C/C++ Applikation auf Windows-
Betriebssystemen
• Client-Server Applikation
• Einsatz modernster Datenbanksysteme:
Microsoft SQL, Oracle
• Integration der Struktur des
Personenstandsgesetzes
• Intuitive Benutzerführung
• Aktueller Stand der Gesetzgebung
• Durchgängiger Bedienerkomfort
• Komplettes System elektronischer
Formulare
• und vieles mehr
AKtUEll
13

Projekt
„Wahlhelfer“ in der
Hauptschule Siegsdorf
Ein ungewöhnliches Projekt haben Hans Steiner, Geschäftsleiter
der Gemeinde Siegsdorf, und Willi Robel, Konrektor
der ortsansässigen Hauptschule, ins Leben gerufen.
Schülerinnen und Schüler der beiden 8. Klassen wurden
mit Hilfe des Wahlauszählungsprogramms der AKDB in
den Echtbetrieb einer Wahl eingeführt. Das Wahlauszählungsprogramm
ist ein Modul von OK.WAHL und dient der
Erfassung von Stimmzetteln im Wahllokal.
Im Vorfeld wurde den Jugendlichen bereits mit sehr viel
Engagement von Lehrer Franz Wögerbauer im Rahmen
des Sozialkundeunterrichts das Verfahren der anstehenden
Wahl erklärt. Was sind Wahlvorschläge, wie werden
die Stimmen verteilt, wann ist ein Stimmzettel ungültig?
Diese und weitere Fragen wurden den Schülern beantwortet.
Die Tage vor der Wahl und der Wahlabend selbst
verlaufen ohnehin hektisch und spannend. Deshalb hat
sich die AKDB zum Ziel gesetzt, die Bedienung und das
Handling der Software möglichst einfach zu gestalten
und die Konfiguration zu automatisieren. Der Einsatz des
Abwechslungsreicher Unterricht,
interessierte Siegsdorfer Schüler
Wahlauszählungsprogramms bei den jungen Erwachsenen
zeigte, dass die AKDB einmal mehr die richtige Lösung hat.
Das Wahlauszählungsprogramm kann alle benötigten Daten
verarbeiten, also Wahlvorschläge, Stimmbezirks- und
Konfigurationsinformationen, die von OK.WAHL bereitgestellt
werden. Das Verfahren unterstützt die Auszählung
mehrerer Wahlen für einen oder auch mehrere Stimmbezirke.
Sehr viel Freude bereitete den Schülern das Erfassen
der Stimmzettel mit dem Barcodeleser. Selbstverständlich
können die Stimmzettel auch mit Tastatur und Maus erfasst
werden, für eine effiziente und ergonomischere Arbeitsweise
empfiehlt sich jedoch der Einsatz des Barcode-
Lesestifts.
Seitens der EDV wurde das Projekt von Andreas Weiß
betreut, Systemadministrator der Gemeinde Siegsdorf,
und fachlich von Herrmann Haslinger, Wahlleiter in der Gemeinde.
Abschließend lobte Hans Steiner alle Beteiligten:
„So bekamen die jungen Menschen einen Einblick wie es
an einem Wahlabend aussieht!“.
14 Ausgabe Juli 2008

Vor Ort
Bürgerservice im Landratsamt Kelheim:
Bebauungspläne im Internet einsehbar
Auf der Internetseite des Landkreises
Kelheim können jetzt alle Bebauungspläne
eingesehen werden: ein
kostenloser Service zum Nutzen der
Bürger. Diese ersparen sich so einen
weiteren Behördengang.
In Kelheim ist die Suche nach freien
Gewerbegrundstücken und den verbundenen
baurechtlichen Auflagen
nun einfach via Internet durchführbar.
Per Mausklick können flächendeckend
Bebauungspläne für einen
gesamten Landkreis aufgerufen
werden.
Am 14. April 2008 fand im Landratsamt
Kelheim der symbolische
erste Knopfdruck des Projektes „Bebauungspläne
im Internet“ statt. Die
wichtigsten Vertreter des Landratsamtes
Kelheim unter der Leitung von
Landrat Dr. Hubert Faltermeier trafen
sich mit dem Vorstandsvorsitzenden
der AKDB, Alexander Schroth, um
sich über den positiven Verlauf des
deutschlandweit einmaligen Projektes
auszutauschen. Mit dabei war
auch Dr. Uwe Brandl, der Präsident
des Bayerischen Gemeindetags.
Innerhalb der kommunalen Verwaltungen
steht eine wachsende Anzahl
an Geofachdaten zur Verfügung
(digitale Bebauungspläne, Umweltdaten
usw.). Diese Daten sollten allen
Bürgern und Institutionen kostenlos
zugänglich gemacht werden. Dazu
waren noch einige Vorbedingungen
zu schaffen. Alexander Schroth betonte
beim Serverstart, dass erst die
verbreitete Verwendung von DSL-Anschlüssen
und die damit verbundene
Verkürzung von Ladezeiten die Nutzung
von Online-Karten-Diensten für
Bürger attraktiv mache. Die neuesten
WMS (Web-Map-Services) werden
durch die gängigen Webbrowser unterstützt.
Einen zusätzlichen Anreiz
report
erhält dieses Internetangebot dadurch,
dass es seit kurzem deutliche
Ermäßigungen bei den Nutzungsentgelten
für Geobasisdaten (z.B. topografische
Karten, Ortskarten, Luftbilder)
gibt.
Für die AKDB hat dieses Projekt
einen ganz besonderen Stellenwert.
Hier kommt erstmalig die neue Technologie
w³WMS-Server als Online-
Kartendienst für Bürger zum Einsatz.
Das in diesem Projekt verwendete
Standardformat X-Planung ermöglicht
den reibungslosen Austausch
mit anderen Geodatenbeständen.
In Zukunft ist mit einer weiteren
rasanten Zunahme dieser WMS zu
rechnen. Weitere Landkreise stehen
kurz davor, sich dem erfolgreichen
Projekt anzuschließen.
Bürgerservice
groß geschrieben –
Bebauungsplan
im Internet
Im EInSAtz
Kompetenz an der Tastatur:
Serverstart im Landratsamt
Kelheim (v.l.n.r.: Armin Hohmann,
EDV-Verantwortlicher LRA
Kelheim; Alexander Schroth,
Vorstandsvorsitzender der AKDB;
Dr. Hubert Faltermeier, Landrat;
Dr. Uwe Brandl, Präsident des
Bayerischen Gemeindetags)
15

Bericht
Outsourcing bei der Gemeinde Hausen –
Positive Resonanz der Verantwortlichen
Sehr geehrte Damen und Herren,
sehr geehrter Herr Schumann,
nachdem in der Vergangenheit bei AKDB-Veranstaltungen,
in den AKDB-Reports sowie bei Vor-Ort-Besuchen des Außendienstmitarbeiters
der AKDB (Herr Schumann) immer
wieder auf die stetig steigende Anzahl der Outsourcing-
Kunden und die damit verbundenen Vorteile aufmerksam
gemacht wurde, hat sich die Gemeinde Hausen bei Würzburg,
mit ihren drei Gemeindeteilen Erbshausen, Hausen
und Rieden und insgesamt 2.400 Einwohnern, im vergangenen
Jahr (2007) dazu entschlossen, auch auf Outsourcing
umzusteigen.
Im Zuge des Umstiegs auf die Komfortlösung Outsourcing
unter Nutzung des Terminalservers in der AKDB-Geschäftsstelle
Unterfranken wurde gleichzeitig neue Hardware
(ein Server und fünf Clients) von der AKDB-Tochterfirma
„Living-Data“ geliefert und installiert. Somit kam die Hardware
und Software aus einer Hand und die Umstellung
erfolgte reibungslos, zügig und ohne Probleme.
Bedenken gab es anfangs nur bezüglich der Datenübertragungsgeschwindigkeit,
da in unserer Gemeinde keine
Breitbandversorgung (DSL) zur Verfügung steht.
Aufgrund einer Bürgerinitiative wurde jedoch ein „Bürgernetz“
eingerichtet, das DSL per Richtfunk in unsere
Gemeinde überträgt. Da der Umstieg auf Outsourcing
beschlossen war und eine Verbindung über Modem nur
extrem langsame Übertragungsgeschwindigkeiten zugelassen
hätte, wurde zusätzlich kurz vor dem Umstieg auf
Outsourcing der Anschluss an das „Bürgernetz“, nach vorheriger
Absprache mit dem Landratsamt Würzburg und
der Living-Data bezüglich Klärung technischer Details und
vor allem der Datensicherheit, realisiert.
Nachdem wir in unserer Gemeindeverwaltung zwischenzeitlich
schon ca. 6 Monate im Outsourcing-Betrieb arbeiten,
können wir bisher nur Positives berichten, da alle
AKDB-Anwendungen problemlos laufen und auch die Datenübertragungsgeschwindigkeit
völlig in Ordnung ist.
Zusätzlich ergaben sich durch den Umstieg auf Outsourcing
weitere Vorteile in unserer Verwaltung. So haben sich u. a.
die regelmäßigen Software-Updates und die tägliche Datensicherung
der Datenbanken bei uns vor Ort erübrigt.
Gerade im Zusammenhang mit den Datenbanken hatten
wir in der Vergangenheit immer wieder größere Probleme,
wofür teils ein enormer Zeitaufwand erbracht werden
musste.
Auch für die Zukunft hoffen wir auf eine gute Zusammenarbeit
mit der AKDB und verbleiben
mit freundlichen Grüßen
Gemeinde Hausen bei Würzburg
Winfried Strobel
Erster Bürgermeister
16 Ausgabe Juli 2008

Bau/GIS
Die Verwaltung der Stadt Roth mit
ihren ca. 25.000 Einwohnern, die
TERAwin-Expert 3.1 auf 25 PCs vorab
im Echtbetrieb einsetzte, ist begeistert
von der intuitiven Benutzerführung,
der leichten Einarbeitung und
den vielfältigen GIS-Funktionalitäten.
Auch die Stadt Königsberg i. Bay.
(3.700 Einwohner), die an vier Terminals
TERAwin-Expert über das AKDB-
Outsourcing nutzt, ist mit den neuen
Funktionen von TERAwin-Expert
vollauf zufrieden. Nicht zuletzt die
Ausdruckmöglichkeiten (z.B. Flurkarte
mit Orthofoto) überzeugen die Anwender.
Wesentliches Merkmal von TERAwin-EXP
3.1 ist ein leistungsstarkes,
integriertes Geoinformationssystem
(GIS), mit dem Grundstücks- und
Geodaten visualisiert werden können,
ohne das Programm wechseln
zu müssen. Zum angezeigten Grund-
report
stück in der Karte stehen alle vorhandenen
Sachinformationen aktuell
und übersichtlich zur Verfügung.
Lagepläne können bedienerfreundlich
und maßstabsgenau ausgedruckt
und bearbeitet werden. Das Navigieren
und Zoomen in der Karte ist ohne
Schwierigkeiten möglich. Die digitale
Flurkarte und andere Geobasisdaten
(z.B. digitale Orthofotos, topographische
Karten, digitale Ortskarte)
können selbständig importiert und
laufend aktualisiert werden.
TERAwin-Expert bietet umfassende
Sachinformationen auf der Grundlage
der ALB-Daten der Vermessungsverwaltung
(ALB bedeutet automatisiertes
Liegenschaftsbuch), der Fachdaten
aus den weiteren TERA-Verfahren
Beitrag, Bauantrag, Liegenschaften,
Mieten und Pachten, Ökokonto und
Straßenbestandsverzeichnis sowie
der individuellen Expert-Daten. Die
Im EInSAtz
TERAwin-Expert 3.1
Erfolgreiche Echteinsätze in Roth und Königsberg i.Bay.
Die neue Version 3.1 des modulübergreifenden Grundstücksinformations- und Auswertungssystems
TERAwin-Expert ist freigegeben. Nach der Auslieferung des Upgrades 3.1 werden mehr als 600 EXP-Kunden
das neue Programm nutzen. Die Resonanz ist schon jetzt äußerst positiv.
Foto: Günther Mühlöder-VHS
neue Projektstruktur erlaubt es, beliebige
Datenfelder zu definieren und
diese strukturiert den Flurstücken
zuzuordnen. Zusätzlich unterstützt
wird diese Funktionalität durch einen
Access-Datenbankimport, mit dem
beliebige grundstücksbezogene Daten
in TERA-Expert eingelesen werden
können.
Die Adressen der Grundstückseigentümer,
die Nutzungsarten und die
Lagebezeichnungen der Grundstücke
können geändert und an die Vermessungsverwaltung
zurück übertragen
werden. Die Adressen werden mit
der neuen optionalen Zusatzleistung
TERA-OK.KOMM-KF direkt mit den tagesaktuellen
Personendaten der bayerischen
Meldebehörden über die Behördenauskunft
BayBIS abgeglichen.
Weitere Informationen teilen wir
Ihnen auf Nachfrage gerne mit.
Die Stadt Roth hat
ca. 25.000 Einwohner
und ist ein zufriedener
Kunde der AKDB
17

Neues EDV-Programm zum Schutz gefährdeter Kinder
Bayreuther Pilotprojekt OK.KIWO
gegen Kindeswohlgefährdung
Das von der AKDB entwickelte EDV-Programm OK.KIWO
kommt erstmals in einem Pilotverfahren der Stadt Bayreuth
zur Anwendung.
Eine der Hauptaufgaben des Jugendschutzes ist der so
genannte Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung. Das
Jugendamt hat die Verpflichtung, unverzüglich zu handeln,
wenn sich ein Kind oder ein Jugendlicher in Gefahr
befinden könnte.
OK.KIWO soll das Jugendamt Bayreuth bei diesem
Schutzauftrag unterstützen. Als erste Stadt in Bayern arbeitet
Bayreuth im Rahmen eines Pilotprojekts mit OK.KIWO.
Mussten bislang alle Gefährdungsmeldungen schriftlich
oder telefonisch an das Jugendamt weitergeleitet werden,
erfolgt dieser Prozess zukünftig digital.
Wird dem Jugendamt beispielsweise ein Missbrauchsfall
eines Kindes gemeldet, werden Vorfall und alle damit
zusammenhängenden Daten in das OK.KIWO eingepflegt.
Mit der Eingabe der Daten wird automatisch der zuständi-
ge Sozialarbeiter im Außendienst informiert, der dann alle
notwendigen Schritte mit Familie oder Polizei einleitet und
diese auch umgehend im OK.KIWO dokumentiert. Anhand
dieser detaillierten Dokumentation ist für jeden Mitarbeiter
der Stand der Bearbeitung sofort erkennbar, und damit
auch, welche Maßnahmen noch getätigt werden müssen.
„Es ist eine Erleichterung und gleichzeitig auch eine
Sicherheit für das Jugendamt, für unsere Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter“, erklärt Christian Hübsch, Leiter des
Stadtjugendamtes Bayreuth die Vorteile des neuen Programms.
OK.KIWO sorgt für einen noch schnelleren und
unbürokratischeren Arbeitsablauf, alle Mitarbeiter können
jederzeit auf alle relevanten Daten zurückgreifen. Der Prozess
wird sicherer, weil alle Schritte und Maßnahmen des
Jugendamtes genauestens dokumentiert werden.
OK.KIWO wird sich als optimierte Verwaltungslösung
im Jugendschutzbereich erweisen und seinen Beitrag zum
Wohle gefährdeter Kinder leisten.
18 Ausgabe Juli 2008

Personal
OK.PWS
Interview beim Landratsamt Straubing-Bogen
Frau Wutzlhofer, Frau Meinhard,
bitte stellen Sie unseren Lesern
kurz Ihr Landratsamt vor. Wie ist
der organisatorische Aufbau? Wie
viele Beschäftigte arbeiten in Ihren
Einrichtungen?
Das Landratsamt Straubing-Bogen
liegt im knapp 100.000 Einwohner
zählenden Landkreis Straubing-Bogen
in Niederbayern. Landrat und
Behördenleiter ist Alfred Reisinger.
Unser Amt ist in acht Abteilungen
untergliedert, drei davon werden von
staatlichen Juristen geleitet, drei von
Beamten des höheren Dienstes, eine
vom Landrat selbst. Es bestehen 29
Sachgebiete, die zum Teil weiter in
Sachgruppen und Stabsstellen unterteilt
sind. Mit der Aufstockung der
Gebäudes sind wir seit Januar 2008
in der glücklichen Lage, alle Abteilungen
unter einem Dach zu haben.
report
Karin Wutzlhofer, Leiterin
der Personalverwaltung
im Landratsamt Straubing-
Bogen (rechts) und Elisabeth
Meinhard, Leiterin
der Besoldungsstelle
Die beiden Kreiskrankenhäuser die bis
31. Dezember 2007 als Regiebetriebe
geführt wurden, wurden in ein Kommunalunternehmen
übergeführt. Die
gesamte Personalarbeit und -abrechnung
für die rund 500 Beschäftigten
der Kliniken wird weiterhin von der
Personalverwaltung des Landratsamtes
wahrgenommen. Beim Landratsamt
Straubing-Bogen selbst sind
– ohne die staatlichen Beamten und
Angestellten – knapp 200 Beschäftigte.
Bei unseren Kreiseinrichtungen,
dazu zählen unter anderem ein
heilpädagogisches Kinderheim, ein
Internat, eine Kreismusikschule, arbeiten
weitere 200 Personen. Dazu
kommen noch die mittlerweile 100
Beschäftigten bei der Service-GmbH
des Landkreises, sowie rund 50 Personalfälle
von zwei kreisangehörigen
Gemeinden, für die wir die Personalkostenabrechnung
übernommen
haben. Damit werden über das Personalmanagementsystem
OK.PWS
derzeit insgesamt rd. 1.050 Beschäftigte
abgerechnet.
Sie verwenden unser Personalmanagementsystem
OK.PWS. Welche
Vorteile ergeben sich für Sie durch
den Einsatz im Bereich der Personalabrechnung?
Die Vorteile liegen vor allem in der
hohen Bedienerfreundlichkeit. Die
Dezentrale Auswertung und das Bescheinigungswesen
sind in OK.PWS
integriert. Es müssen keine eigenen
Programme geöffnet werden. Die
Eingabe der Daten ist komfortabler,
egal ob Kundenstamm oder Abrechnung
(Verzeichnisbaum und Dropdown-Liste).
Im EInSAtz
Durch die „Historie“ können z.B.
getätigte Eingaben sehr gut nachvollzogen
werden. Eingaben können
wieder problemlos gelöscht werden,
wenn sich während des Eingabezeitraums
nochmals Änderungen ergeben.
Die Software ist speziell auf die
Anforderungen eines Personalmanagementsystems
im Öffentlichen
Dienst zugeschnitten. So kann z.B.
der Haushaltsplanvoranschlag über
das “Modul Kosten“ täglich abgerufen
werden. OK.PWS ermöglicht einen
schnellen Zugriff auf Ergebnisdaten
und Rückforderungen, sowie eine
rasche und unkomplizierte Erstellung
von Berichten und Auswertungen,
da hier auch auf viele gebräuchliche
„Standardberichte“ des Systems zurückgegriffen
werden kann.
Wie beurteilen Sie den Einarbeitungsaufwand
in das Verfahren für
neue Mitarbeiter/innen in der Personalabrechnung?
Durch den logischen und übersichtlichen
Aufbau und die Anwenderfreundlichkeit
war eine unkomplizierte,
schnelle Einarbeitung möglich.
Eine zweitägige Schulung durch
AKDB-Fachleute reichte aus, um den
Umstieg auf OK.PWS sicher zu bewältigen.
Bewährt hat sich zudem, nach
ein paar Monaten der Anwendung
noch einen Workshop zu Spezialfragen
und aufgetretenen Problemstellungen
nachzuschieben. Dabei haben
wir weitere wertvolle Tipps erhalten,
konnten aber auch selbst Lösungswünsche
für die Beseitigung der einen
oder anderen Schwachstellen
anregen.
19

Datenschutzfachtagung der Bayerischen Bezirke in Kloster Irsee
Datenschutz in OK.PWS
Am 13. März 2008 fand eine Datenschutzfachtagung
im Bildungswerk des Verbandes der bayerischen Bezirke
in Kloster Irsee statt. Der Schwerpunkt dieser dreitägigen
Veranstaltung, an der Datenschutzbeauftragte verschiedener
bayerischer Bezirke und Bezirkskrankenhäuser teilnahmen,
lag auf dem Schutz der Personaldaten. Die AKDB
war eingeladen, im Rahmen dieser Fachtagung das Personalwirtschaftssystem
OK.PWS unter dem Blickwinkel der
Datenschutzkonformität zu präsentieren.
Carola Meier, die Datenschutzbeauftragte der AKDB
führte in ihrem Vortrag aus, welche Maßstäbe der Datenschutz
an ein Personalwirtschaftssystem anlegt. Die datenschutzrechtliche
Freigabe nach Art. 26 des Bayerischen
Datenschutzgesetzes, die bei OK.PWS vom Vorstand der
AKDB bereits geprüft und erledigt wurde, ist hier ein Aspekt.
Ein weiterer wichtiger Punkt sind die die technischen
und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherung
nach Art. 7 des Bayerischen Datenschutzgesetzes. Bei einem
Personalwirtschaftssystem bedeutet das, dass die
Personaldaten, die in dem Verfahren verarbeitet werden,
Verfahrensbeschreibung
• Datenschutzrechtliche Freigabe durch den
Vorstand der AKDB nach Art. 26 Abs. 1
BayDSG liegt vor
Aufgaben des Datenschutzbeauftragten in
punkto Datenschutz und Datensicherung
beim Einsatz des Verfahrens OK.PWS
Datenschutz bei OK.PWS
vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Dazu
ist es erforderlich, dass ein Personalwirtschaftssystem die
Möglichkeit bietet, Maßnahmen zur Datensicherung, ausgerichtet
an den Erfordernissen des jeweiligen Nutzers,
am Verfahren bedarfsgerecht einzustellen. Das Verfahren
OK.PWS bietet von der Vergabe von Zugriffsberechtigungen
bis hin zur Revisionssicherheit alle Voraussetzungen
für einen datenschutzkonformen Einsatz. Diese Funktionalitäten
demonstrierte ein Vertreter des AKDB-Fachverkaufs
Personalwirtschaft den Tagungsteilnehmern direkt am Verfahren
OK.PWS.
OK.PWS unterstützt die Personalstellen nicht nur optimal
bei ihrer Arbeit, es besitzt auch alle Voraussetzungen
für einen datenschutzgerechten Einsatz.
Info: Die vom Vorstand der AKDB datenschutzrechtlich
freigegebenen Verfahren finden Sie auf unserer
Website www.akdb.de unter der Rubrik Lösungen /
Datenschutzrechtliche Freigabe
Datenschutz Datensicherung
Festlegen der zugriffsberechtigungen:
• Definition der Funktionen
• Definition der Zugriffsrechte
• Pflege des Berechtigungskonzeptes
Enge zweckbindung der Berichte:
• Standardberichte
• Benutzerdefinierte Berichte
• Auswertungen mit anderen Programmen
• Anonymisierte Auswertungen
Protokolldaten
• Auswertung
• Löschung
20 Ausgabe Juli 2008

Ich bin neu!
So gelingt der reibungslose Einstand
Ich möchte lange theoretische
Abhandlungen
vermeiden und Ihnen
anhand eines Szenarios
die Einarbeitung neuer
Kolleginnen und Kollegen
Schritt für Schritt
beschreiben. Stellen
Sie sich folgenden Fall
vor: In der fiktiven Gemeinde
Frohberg ist die
langjährige Personalsachbearbeiterin
in den wohlverdienten Ruhestand
getreten. Als nachfolgerin
wird marta Grün eingestellt.
Checkliste 1 – Was ist vor
dem ersten Arbeitstag von
Marta Grün zu tun?
Mit Marta Grün ist vereinbart worden,
dass sie an ihrem ersten Tag um
8.30 Uhr kommen soll. Bürgermeisterin
Paula Sonnig nimmt sich Zeit, um
die neue Mitarbeiterin persönlich zu
begrüßen. Das Türschild ist bereits
beschriftet, Büromaterialien sind vorrätig
und Marta Grün kann ihr neues
Reich beziehen. Später stellt sie der
Personalamtsleiter Paul Glücklich im
ganzen Haus vor. Herr Glücklich ist
zugleich „Pate“ für Marta Grün. Als
Pate erklärt er ihr die Zeiterfassung,
die Regelungen der Gleitzeit, das Ablagesystem
und vieles mehr.
Checkliste 2 – Unmittelbar am
ersten Arbeitstag
Marta Grün hat den Angestelltenlehrgang
I erfolgreich absolviert, allerdings
braucht sie für ihre neue Tätigkeit
noch tiefer gehendes Wissen.
Bereits im Vorfeld der Einstellung hat
man einen Qualifizierungsplan mit
Marta Grün besprochen und sie für
die Seminare angemeldet.
Im Laufe der ersten Woche lernt Marta
Grün alle Mitarbeiter/innen des
Rathauses kennen. Sie verfasst auch
eine kleine Selbstvorstellung, diese
report
erhalten alle Kolleginnen und Kollegen
zusätzlich per Mail.
Checkliste 3 – Die ersten Monate
Im Laufe der nächsten Wochen lernt
Marta Grün das Wesentliche über die
Personalstelle in der Gemeinde Frohberg,
sie erhält aber auch Tipps zu
ungeschriebenen Regeln im Umgang
miteinander. Die Einarbeitung von
Marta Grün verläuft für beide Seiten
äußerst zufrieden stellend.
Die BVS und die AKDB unterstützen
die Einarbeitung von neuen Personalsachbearbeiter/innen
besonders kleinerer
Gemeinden durch einen speziell
entwickelten Kompaktlehrgang,
der folgende Vorteile bietet:
• Zeitlich und inhaltlich abgestimmtes
Weiterbildungsangebot von
BVS und AKDB
• Größeres persönliches Sicherheitsgefühl
durch die Begleitung in der
Einarbeitungszeit
• Kompakte Wissensvermittlung
• Hoher Lernerfolg durch praxisnahe
Seminare und Selbststudium
• Kleine Lerngruppen mit maximal 16
Personen – in den Modulen der AKDB
maximal acht Teilnehmer/-innen
Nähere Informationen hierzu finden
Sie unter www.bvs.de. Bitte beachten
Sie, dass für diesen Lehrgang ein spezielles
Anmeldeformblatt auf unserer
Homepage hinterlegt ist.
Autorin: Petra Kamm, Fortbildungsreferentin,
Fachbereich Personal, BVS
lÖSUnGEn
Checkliste 1 – Rechtzeitig vor dem
ersten Arbeitstag
Informationsschreiben an Frau Grün zum Arbeitsantritt
am ersten Arbeitstag (wann, wo, bei wem?)
Ggf. welche Unterlagen sind noch erforderlich?
Termin bei der Bürgermeisterin reservieren
Termin beim Personalamtsleiter reservieren
Arbeitsplatz überprüfen: Möblierung, Telefon,
PC, Namensschild, Büromaterialien, Schlüssel
Rechtsgrundlagen vorhanden und aktuell?
Wenn möglich bereits zu Seminaren anmelden
Formulare für Telefoncode, E-Mail-Zugang etc.
vorbereiten
Einarbeitungsplan erstellen
Checkliste 2: Am ersten Arbeitstag
Empfang durch die Bürgermeisterin und den
Personalamtsleiter
Erläuterung, wer die Einarbeitung übernimmt
Erläuterung, wer Pate ist
Arbeitsplatz zeigen
Erste Informationen über Infrastruktur
(WC, Küche etc)
Erste Informationen zu Zuständigkeiten usw.
Telefon, Fax, Kopierer erklären
Vorbereitete Formulare für Telefon, E-Mail,
Schreibberechtigung etc. ausfüllen
Schlüssel übergeben
Gebäuderundgang, Vorstellung der unmittelbaren
Kollegen
Postfach
Erläuterung der Arbeitszeit und Pausenregelung
Besprechung des Einarbeitungsplans
Termine für Einarbeitungs-Gespräche festlegen.
Ein erstes Gespräch sollte spätestens nach der
Hälfte der Probezeit stattfinden.
Checkliste 3: Die ersten Monate
Wie sind die Arbeitsabläufe bei uns? Wofür bin
ich zuständig? Was darf ich unterschreiben? Wann
brauche ich meinen Vorgesetzten?
Verwaltungstechnisches: Formulare, Material,
Dienstreise, Erkrankung usw.
Informationsquellen im Intranet
Einarbeitungs-Gespräche führen:
Sind die Erwartungen erfüllt? Einleben?
Weitere Fördermaßnahmen?
Folgende Abstände für die Führung von
Einarbeitungs-Gesprächen sind vorteilhaft:
nach einem Monat, nach der Hälfte der
Probezeit, kurz vor Ablauf der Probezeit
Ein Gespräch nach der Hälfte der Probezeit
sollte auf jeden Fall geführt werden.
Erläuterung zur Handhabe von Geburtstagen,
Betriebsausflug, Weihnachtsfeier u.ä.
21

Bürgerservice
Viele Kommunen erleichtern sich
die Organisation der Landtagswahl
mit WilmA 2000.
Rund 400 Kunden in Bayern nutzen
das AKDB Programm WilmA 2000.
Diese IT-Lösung ermöglicht die komplette
Organisation und Abwicklung
der im Zusammenhang mit der Bildung
der Wahlvorstände anfallenden
Arbeiten, inklusive Zugriff auf vorhandene
Wahlhelfer- und Wahlbezirksdaten
im Einwohnermeldewesen. Dies
gilt für alle Wahlen und Abstimmungen
auf Europa-, Bundes-, Landes-,
Bezirks- und Kommunalebene sowie
Bürger- und Volksentscheide. WilmA2000
bietet von der Bestellung
der Wahlhelfer bis zur Abrechnung
der Erfrischungsgelder und eventueller
Ehrungen umfangreiche Funktionen
an.
WilmA 2000 ist eine preiswerte Lösung
für arbeitsintensive, kleinteilige
und immer wieder anfallende Aufgabenstellungen.
In diesem Zusammenhang
werden auch anfallende Updates
nach erlassenen gesetzlichen
Änderungen berücksichtigt. Unter
diesen schwierigen Umständen ist
die Unterstützung durch WilmA2000
enorm hilfreich. Zusammen mit dem
Verfahren OK.EWO sind unsere Kunden
für die Wahlvorbereitungen bestens
gerüstet. So stellt die AKDB ihren
Kunden umfangreiche Unterstützung
zur Verfügung, um ihnen die erfolg-
lÖSUnGEn
WilmA 2000
Wahlhelferverwaltung erleichtert Wahlorganisation
Viele Kommunen nutzen die
Vorteile von WilmA 2000 bei
Wahlen und Volksentscheiden
reiche Organisation der anstehenden
Landtagswahlen zu erleichtern.
Das Programm koordiniert die
Wahlhelferverwaltung mehrerer Gemeinden
gleichzeitig und ist damit
auch in Verwaltungsgemeinschaften
uneingeschränkt einsetzbar. Die
gleichzeitige Abwicklung parallel
stattfindender Wahlen ist ebenfalls
problemlos möglich. Die Adressdaten
der Wahlhelfer und die Daten der
Wahllokale können über die Schnittstelle
zu OK.EWO ohne Mehrkosten
importiert werden.
Weitere Informationen zum Wahlverfahren
OK.WAHL und der Wahlhelferverwaltung
WilmA 2000 erhalten
Sie im Internet unter www.akdb.de.
22 Ausgabe Juli 2008

AKDB / LivingData-Techniktage 2008 – Eindrücke der Münchner Veranstaltung
Große Resonanz auf technische Neuerungen
Als letzte Stationen der Reihe „Techniktage 2008“
verliefen auch die Veranstaltungen in München
und Augsburg sehr erfolgreich. Am 26. Mai 2008
fand in der bayerischen Landeshauptstadt die
sechste und in Augsburg zwei Tage darauf die
siebte Veranstaltung statt, wie zuvor schon in Lauf,
Würzburg, Landshut und zweimal in Bayreuth.
In den Münchner Räumen der AKDB begrüßte Geschäftsstellenleiter
Richard Meyer über 50 Kunden aus dem gesamten
Regierungsbezirk Oberbayern. Das Geschäftsfeld
ServicePlus und die LivingData informierten gemeinsam
umfassend und kompetent über aktuelle Lösungsangebote
und Neuerungen. Auf großes Interesse stießen dabei
Themen wie Server-Virtualisierung, Green IT, Datenbankmanagementsysteme
sowie Neuerungen bei den Serverbetriebssystemen.
Rainer Niedermeier von der LivingData referierte über
erhebliche Einsparmöglichkeiten beim Serverbetrieb. Gerade
in den Zeiten unserer rasant steigenden Energieko-
Über 50 Kunden aus ganz
Oberbayern trafen sich
zum Erfahrungsaustausch
bei der AKDB in München
report
lIVE
sten wird dieser Aspekt immer wichtiger. Die Höhe der
Einsparmöglichkeiten ist noch gar nicht abzusehen. Es
steht fest, dass Energie auf absehbare Zeit nicht wesentlich
billiger wird. Jährliche Kostensenkungen im fünfstelligen
Bereich für eine mittelgroße Kommune scheinen
durchaus realistisch.
Robert Schmid vom AKDB Kundenservice „Systeme und
Datenbanken“ informierte die Datenbankanwender über
das neue SQL-Server-Angebot der Firma Microsoft. Bei
dieser Gelegenheit konnte er vereinzelt geäußerte Bedenken
zerstreuen, dass in Zukunft eine Ablösung der Oracle-
Datenbanken geplant sei. Die AKDB erweitere vielmehr ihr
Angebot, so dass nun jeder Kunde die volle Auswahlmöglichkeit
besitzt, so Schmid. Unabhängig von jeder Entscheidung
einer Kommune werde die AKDB weiterhin ihren
kompetenten und bewährten Support anbieten.
Weitere Themenschwerpunkte waren die Einsatzvoraussetzungen
für die nächste Version der Standesamtslösung
„AutiSta“ sowie die Vorstellung des EWO-Portals der LivingData.
Auch der informative Vortrag über weitere Entwicklungsstrategien
der AKDB stieß auf reges Interesse und
leistete seinen Beitrag zum Gelingen der „Roadshow“.
Die hervorragende Resonanz auf die Präsentationen und
Vorträge zeigte sich in vielen Einzelgesprächen mit den
Kunden und bei der Auswertung der Feedbackbögen.
Insgesamt konnten in diesem Jahr rund 300 Kunden in
den sechs verschiedenen Standorten begrüßt werden.
23

Reger Erfahrungsaustausch bei der Veranstaltung in München
Arbeitskreis Werke
Die AKDB hatte im April zum diesjährigen Arbeitskreis
Werke in den Tagungsräumen der AKDB in der Münchner
Hansastraße eingeladen. Insgesamt kamen rund 50 Vertreter
von Energieversorgern verschiedener Kommunen aus
ganz Bayern zu diesem Treffen und Erfahrungsaustausch.
Die AKDB als großer IT-Dienstleister betreut insgesamt
mehr als 35 Stadtwerke, die alle autonom arbeiten. Die
Software Schleupen.CS wird diesen Werken als Standardlösung
für die Bereiche Vertragsabrechnung, Finanz- und
Rechnungswesen sowie Energielogistik angeboten.
Helmut Nusshardt, Leiter des Geschäftsfeldes Service-
Plus bei der AKDB, informierte die Kunden in seiner Begrüßungsrede
noch einmal über die Neuorganisation
der AKDB. Der AKDB-Kooperationspartner Schleupen AG
stellte den Zuhörern das neue Modul „CS.GDPdU.datentrennung“
vor. Mit diesem Modul können nicht benötigte
Mandaten oder Geschäftsjahre aus dem Datenbestand eliminiert
werden. Der Prüfer erhält dann nur die Daten, die
er auch wirklich wünscht. Alle Werke erhalten für dieses
neue Produkt, das leicht zu bedienen ist, ein Vertragsangebot
des Fachverkaufs Werke.
Weiteres Thema: Der laufende Lieferantenwechselprozess
„GeLi Gas“ (Geschäftsprozesse des Lieferantenwech-
Informative Vorträge und
nützlicher Erfahrungsaustausch:
Der Arbeitskreis Werke ist eine
wichtige Veranstaltung für
Energieversorger
sels Gas). Die Gasnetzbetreiber stehen mit der Umsetzung
der GeLi zum 1. August 2008 vor einer großen Herausforderung.
Dabei haben aber die Gasnetzbetreiber die Chance,
aus den Fehlern der Stromwirtschaft zu lernen – um so
nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld einzusparen,
nicht zuletzt zum Nutzen der gesamten kommunalen Familie.
Die AKDB wird für „GeLi Gas“ Workshops anbieten.
Außerdem gab es wie immer einen von den AKDB-Kundenberatern
moderierten, regen Erfahrungsaustausch zwischen
den Werken. Vorteile, Tricks und Kniffe bei der Anwendung
der Schleupen-Software „Vertragsabrechnung
und Rechnungswesen“ waren für alle Beteiligten sehr aufschlussreich,
da sie im operativen Tagesgeschäft eine echte
Hilfe darstellen.
Der zweite Tag begann mit einen Vortrag über die AKDB
Rechenzentrumslösung CS für Werke. Nach den Informationen
zum neuen Controlling von Guido Bengsch, zum
Beschaffungswesen von Axel Drube (beide Schleupen AG)
sowie von Edwin Paisch (AKDB Kundenservice Versorgungsunternehmen)
zur Anlagenbuchhaltung, endete der
Arbeitskreis am Nachmittag.
Die gesamte Veranstaltung wurde von allen Beteiligten
als rundum gelungen empfunden – besondere Erwähnung
verdient in diesem Zusammenhang das hervorragend organisierte
Rahmenprogramm in der Münchner Altstadt, an
dem der Großteil der Gäste teilnahm.
24 Ausgabe Juli 2008

Gemeinsam gut am Ziel angekommen
Kommunale Doppik im Echtbetrieb
Am 3. April 2008 fand in Fürth die
Abschlussveranstaltung des Geleitzugs
BY-1 der Kommunalen Doppik
statt. Vertreter aller teilnehmenden
Kommunen trafen sich mit der AKDB
und der Beratungsfirma arf Gesellschaft
für Organisationsentwicklung
mbH. Beim Umstieg auf das Neue
Kommunale Finanzwesen in Bayern
(NKFW) stellt die AKDB den Kommunen
mit OK.FIS NKFW eine Softwarelösung
für eine output- und
produktorientierte, doppische Haushaltswirtschaft
zur Verfügung. Das
Konzept des Geleitzugs basiert auf
dem Zusammenschluss mehrerer
bayerischer Kommunen zu einem
Reformverbund, um den Prozess gemeinsam
zu durchlaufen. Ziel ist es,
sowohl die Qualität der Prozesse zu
erhöhen, als auch Kosten und Zeitaufwand
durch Standardisierung zu
senken. Die mit der Umstellung betrauten
Mitarbeiter werden praktisch
geschult, um so vor Ort den Umstieg
erfolgreich durchführen zu können.
Klaus Puhr, Leitender Ministerialrat
im Bayerischen Innenministerium,
beglückwünschte alle Beteiligten. Er
lobte die Zusammenarbeit der kommunalen
Spitzenverbände und der
AKDB, die den Erfolg des Projekts ermöglichte.
Die Kommunen, die fehlende
einheitliche Bewertungsrichtlinien
beklagten, bat Puhr in diesem
Zusammenhang um etwas Geduld.
Hans-Peter Mayer vom Bayerischen
Gemeindetag betonte, dass der eigentlich
entscheidende Prozess jetzt
beginne: In den Verwaltungen müsse
ein Umdenken beginnen, um langfristig
die Steuerungsprozesse effektiver
gestalten zu können. Man müsse sich
auf einen langen Lernprozess einstel-
report
len, die Grundlagen seien dafür aber
geschaffen worden, man befinde sich
auf einem guten Weg.
Das Fazit der Anwenderberichte
der beteiligten Kommunen fiel durchwegs
positiv aus. Alle kommunalen
Kämmerer lobten die Zusammenarbeit
mit der AKDB und der arf GmbH
als sehr konstruktiv und angenehm.
Andreas Haßelbacher, Projektleiter
und Kämmerer der Gemeinde Brunnthal,
bereute keinen Augenblick den
Entschluss seiner Kommune, sich
dem Verbundprojekt anzuschließen.
Er ist mit dem Projekt sehr zufrieden.
Persönlich dankte er den Projektpartnerinnen
Petra Baumer und Katharina
Sedlmayr von der AKDB für die
hervorragende Betreuung. Wolfgang
Günther, Projektverantwortlicher der
Stadt Kronach, berichtete, man sei
seitens der AKDB optimal unterstützt
worden, deren Vertreter haben sich
stets als kompetente Ansprechpartner
und zuverlässige Hilfe erwiesen.
Auch Günter Oellerich, Kämmerer der
Marktgemeinde Cadolzburg ist sich
sicher, dass man zusammen mit der
lIVE
AKDB und der arf GmbH den richtigen
Weg eingeschlagen hat. Irmgard
Beyer, Projektleiterin der Stadt
Dorfen, zog ebenfalls eine positive
Projektbilanz und äußerte zugleich
die Hoffnung, auch zukünftig die
Unterstützung der AKDB in Anspruch
nehmen zu können.
Gleichzeitig sind sich die Beteiligten
bewusst, weitere Anstrengungen in
diesem Bereich unternehmen zu müssen.
„Nun ist eine positive Grundlage
geschaffen worden, die Vorteile dieser
Umstellung werden langfristig erkennbar
sein“, fasste Carmen Stumpf,
Kämmerin des Marktes Igensdorf, die
Ergebnisse des Verbundprojekts zusammen.
Weiter wurde die Einrichtung
eines gemeinsamen Forums aller
Verbundmitglieder angeregt, um
Erfahrungen mit dem Umstieg zur
doppischen Buchführung untereinander
auszutauschen und Hilfe zur
Selbsthilfe zu organisieren – zusätzlich
zum bestehenden NKFW-Portal
www.nkfw.de und dem bewährten
Support durch AKDB und arf GmbH.
Vorreiter der Kommunalen Doppik:
Gruppenbild der Abschlussveranstaltung
BY-1 in Fürth
25

Seminarprogramm für das 2. Halbjahr 2008 ist erschienen
IT-Fortbildung bei der AKDB
Die Kunden der AKDB haben den neuen Seminarkatalog
für das 2. Halbjahr 2008 vor kurzem erhalten. Mit
seinen über 200 verschiedenen Seminaren ist der AKDB-
Seminarkatalog eine aktuelle Momentaufnahme des IT-
Fortbildungsangebotes für nahezu alle Bereiche der Kommunalverwaltung.
Als bundesweiter Marktführer für kommunale Softwarelösungen
bietet die AKDB eine differenzierte, auf unterschiedliche
Zielgruppen und Vorkenntnisse abgestimmte,
umfassende Seminarpalette, wie sie in ihrer Vielfalt so
bei keinem anderen Anbieter zu finden ist.
Das Angebot umfasst Branchensoftware, Systemkurse
und Standard-Büroanwendungen. Sämtliche Lerninhalte
wurden durchgesehen und aktualisiert. Etliche Seminare
kamen neu hinzu.
Die Dozenten der AKDB kennen die kommunale Praxis
und stehen als Kundenberater in ständigem Kontakt mit
den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der jeweiligen
Fachbereiche. In kurzen, prägnanten Lerneinheiten vermitteln
sie „punktgenau“ das notwendige Know-how für
eine erfolgreiche und effiziente Anwendung kommunaler
Softwarelösungen.
In den AKDB-Geschäftsstellen stehen hierfür moderne
Schulungsräume in Kundennähe zur Verfügung.
Gerne werden auch die individuellen Wünsche der Kunden
erfüllt, sei es durch zusätzliche Kurstermine, spezifische
Seminarschwerpunkte oder Inhouse-Schulungen in
der Verwaltung.
Das neue Seminarangebot mit seinen laufenden Ergänzungen
steht selbstverständlich auch im Internet unter
www.akdb.de für Online-Buchungen zur Verfügung.
Investitionen in die IT-Fortbildung
machen sich schnell
bezahlt – das aktuelle und
umfassende Fortbildungsangebot
ist als Katalog und im
Internet unter www.akdb.de
26 Ausgabe Juli 2008

Neue Telefonie – Zwischenergebnis des Pilotprojekts
Zugang zum Kundensupport
in mehreren Geschäftsfeldern
In den letzten Monaten startete die AKDB ein
Pilotprojekt Neue Telefonie, das sich auf die
AKDB-Geschäftsfelder Finanzen und Personalwirtschaft
erstreckt.
Ausschlaggebend hierfür waren verschiedene Kundengespräche
sowie die letzte telefonische Kundenbefragung
der AKDB. Sie bestätigte, dass dabei größter Wert auf fachlich
versierte Ansprechpartner bei Supportanfragen gelegt
wird. Die Anliegen ihrer Kunden ist das ausschlaggebende
Kriterium für die AKDB! Um die Qualität der telefonischen
Kundenbetreuung zu sichern und zu verbessern, wurden
die Telefonanlage erweitert und die Mitarbeiter des Supports
zu fachlich bzw. regional orientierten Gruppen zusammengefasst.
Die Zuordnung der eingehenden Anrufe
wird innerhalb definierter Mitarbeitergruppen (Kundenservice,
Supportmitarbeiter) gesteuert. Alle Kunden der
betroffenen Geschäftsfelder sind ausführlich über die neuen
Nummern informiert worden.
Den Kunden wird die Möglichkeit geboten, über einheitliche
und kostenlose Servicenummern direkt das fachliche
oder regionale Supportteam zu erreichen – unabhängig
von Außendiensttätigkeit oder Urlaub einzelner Mitarbeiter.
Die neue Telefontechnologie sorgt so dafür, dass die
Kunden auch dann mit einem kompetenten AKDB-Mitarbeiter
verbunden werden, wenn der gewohnte Ansprechpartner
einmal nicht zu erreichen ist.
Diese direkte Erreichbarkeit eines fachlichen Ansprechpartners
stellt den eigentlichen Kern der Neuorganisation
und damit das wesentliche Ziel des Pilotprojekts dar.
Durch die Pilotierung will die AKDB feststellen, an welchen
Stellen des gewählten Workflows noch Optimierungspotential
vorhanden ist. Die AKDB strebt dabei an, die best-
mögliche Erreichbarkeit fachkundiger Mitarbeiter durch
die Kunden mit der Möglichkeit der Erreichbarkeit bestimmter
Mitarbeiter zu verbinden.
Damit stehen im Falle einer fachlichen Rückfrage jetzt
immer mehrere kompetente Mitarbeiter zur Verfügung,
die bei der Lösung spezieller Probleme unterstützen sollen.
Erst wenn alle Supportmitarbeiter im Gespräch sein sollten,
werden die Kunden automatisch an den zentralen Kunden-
report
IntERn
service (Callcenter) weiter geleitet. Der Anruf geht also in
keinem Fall verloren.
Die AKDB ist zuversichtlich, dass die neuen Maßnahmen
den Kundenservice langfristig weiter verbessern werden.
Selbstverständlich wird die AKDB in diesem Zusammenhang
Kritik, Anregungen und Wünsche der Kunden berücksichtigen
und über den Erfolg und die Wirksamkeit
des Projekts inklusive einzelner Nachbesserungen ständig
aktuell informieren.
27

IT-Sicherheitsmanagement
IT-Sicherheit
Wie sehen Sie Ihre Situation im Bereich
der IT-Sicherheit ?
IT-Sicherheit ist, anders als die Hersteller
von Sicherheitssystemen gerne
suggerieren, keine käufliche Hardware
oder Konfiguration. Firewalls
zum Beispiel leisten einen beachtlichen
Beitrag, aber sie sind bei weitem
nicht der einzige wichtige Bestandteil
der IT-Sicherheit.
So sorgfältig die präventiven Bausteine
gängiger Sicherheitstechnik
(zum Beispiel Datenspiegelung, Clustersysteme)
auch ausgewählt und
eingerichtet sind: Erst eine Schwachstellenanalyse
Ihres IT-Betriebes zeigt
Ihnen auf, welche Sicherheitsmaßnahmen
notwendig sind. Hierzu gehört
Ihre Kommunikationseinrichtung, sowie
organisatorische Maßnahmen bis
hin zu einem Notfallkonzept.
Ihr Ansprechpartner zum thema
ist unser It-Sicherheitsberater:
heinz Weiß
AKDB Geschäftsstelle niederbayern
Ottostraße 12b
84030 landshut
telefon +49 871 7570-2220
E-mail heinz.weiss@akdb.de
Wir erstellen für Ihren IT-Betrieb
eine Schwachstellenanalyse, auf Basis
des BSI-Grundschutzhandbuches
und den Datenschutzrichtlinien. Als
Ergebnis erhalten Sie einen Bericht
über bestehende Sicherheitsrisiken
und natürlich die dazugehörigen
Vorschläge der zu treffenden Schutzmaßnahmen.
Ihre Fachabteilungen und deren IT-
Anforderungen bestimmen den geforderten
Schutzbedarf.
Wir ermitteln die IT-Anforderungen
Ihrer Fachbereiche in einem direkten
Gespräch.
Das Bundesamt für Sicherheit in
der Informationstechnik (BSI) fordert
im IT-Grundschutzhandbuch ein IT-
Notfallhandbuch. Wichtige Adressen,
das Datensicherungskonzept,
vorhandene IT-Systeme, Übersichten,
Notfallraum usw. müssen als Notfallvorsorge
in diesem Notfallhandbuch
dokumentiert werden.
Wir erstellen Ihr individuelles IT-
Notfallhandbuch als Notfallvorsorgemaßnahme.
Jeder Administrator sollte sich informieren,
wie man ein individuelles
Notfallkonzept erstellt. Ebenso über
evtl. bestehende Bedrohungen und
Risiken. Mit unserer Erfahrung aus
über 200 Sicherheitsberatungen haben
wir einen interessanten Workshop
gebildet.
Besuchen Sie unseren Workshop
IT-Sicherheit in Landshut, Würzburg
oder Augsburg.
IT-Sicherheit muss nicht teuer sein.
Wir passen den Umfang unserer Leistung
Ihren Bedürfnissen an. Kommen
Sie an unsere Informationsstände auf
Hausmessen und anderen Veranstaltungen.
Gerne erstellen wir Ihnen
auch ein individuelles Angebot.
Manfred Merz (rechts), Sachgebietsleiter
Kommunikation und
Information beim Landratsamt
Augsburg und sein Stellvertreter
Johann Knoblach
Als gegen Ende der 1980er Jahre
ihr Siegeszug begann, war nicht abzusehen,
welch gewichtige Rolle sie
einmal spielen würde: Heute ist die
E-Mail neben dem Telefon das wichtigste
Kommunikationsmittel in der
virtuellen Gemeinschaft. Weltweit
werden täglich 31 Mrd. E-Mails verschickt,
nach oben scheint es keine
Grenzen zu geben.
Wie bei jeder Medaille gibt es
aber auch bei dieser eine Kehrseite:
Die Flut von Informationen wird immer
unüberschaubarer. Postfächer
quellen über, eine effiziente Suche
nach der berühmten Nadel wird im
oft hoffnungslos überladenen Heuhaufen
Exchange-Server immer mehr
zum Ressourcen-Problem. Systemverwalter
rudern mit den Armen, wenn
sie die Größe ihrer Mailserver prüfen
und suchen nach Lösungen, wie der
Informationsflut Herr zu werden ist.
Eine dieser Lösungen heißt xBA-
SE und kommt von der Mülheimer
Softwareschmiede EASY Software
AG. Seitdem das Landratsamt Augsburg
E-Mails mit xBASE archiviert, hat
die Suche nach der Stecknadel ihren
Schrecken verloren.
„Unsere Postfächer wachsen Tag
für Tag immens an“, berichtet Manfred
Merz, Sachgebietsleiter Kommunikation
und Information am
Landratsamt Augsburg. „Und leider
werden sie in den seltensten Fällen
von den Anwendern bereinigt. Das
führt natürlich immer wieder zu Pro-
28 Ausgabe Juli 2008

Das Landratsamt Augsburg archiviert E-Mails mit EASY xBASE
Nadel im Heuhaufen
blemen, wenn dann von Administratorseite
bereinigt wird. Da kommt es
auch mal zu bitterbösen Anrufen.“
Allein 580 Postfächer gibt es in der
Systemumgebung beim Landratsamt
Augsburg und nicht wenige davon
bewegen sich ständig am Limit. Der
Aufwand für Pflege und Administration
ist enorm und die Datenbankgröße
des Exchange-Servers wächst
Gigabyte für Gigabyte - allein in den
letzten drei Jahren um über 40%.
Darüber hinaus wird eine strukturierte
Organisation des elektronischen
Schriftverkehrs zusehends aufwändiger.
Nicht selten bleiben E-Mails
unbeantwortet oder gehen in der
täglichen Flut einfach unter. Wichtige
Termine verstreichen und die Recherche
wird mehr und mehr zum
Geduldsspiel.
Für Manfred Merz und seinen Stellvertreter
Johann Knoblach vom Landratsamt
Augsburg bestand daher
schon lange Handlungsbedarf. „Wir
unterhalten uns seit Jahren über das
Thema Archivierung von E-Mails“,
sagt Manfred Merz.
„Dass wir schließlich auf EASY und
die LivingData gesetzt haben, war
eine logische Konsequenz“, ergänzt
Johann Knoblach. „Schließlich archivieren
wir seit Jahren mit EASY. Und
da passt xBASE einfach perfekt in unsere
Landschaft.“
Die Lösung der Probleme setzt den
Hebel gleich an mehreren Stellen an:
report
EASY xBASE entlastet die Datenbank
des Exchange-Servers um über 90%,
verbessert damit die Performance
deutlich und legt E-Mails mit deren
Dateianhängen revisionssicher ab.
Die Volltextrecherche schließt nicht
nur die E-Mail, sondern auch textliche
Inhalte der Dateianhänge ein
und fügt sich nahtlos in die Outlook-
Oberfläche ein. Für Manfred Merz ist
damit ein wichtiges Kriterium erfüllt:
„Es sollte einfach zu bedienen und
zu 100% in Outlook integriert sein,
damit der Anwender nicht eine neue
Maske öffnen muss.“
Ein langfristiger Zugriff auf die
elektronische Post ist mit xBASE also
gewährleistet und Manfred Merz hat
noch einen raffinierten Effekt ausgemacht:
„Rund-Mails werden nur
einmal archiviert! EASY erkennt automatisch,
wenn eine E-Mail mehrmals
vorhanden ist und legt diese
mitsamt den Anhängen nur einmal
ab“, berichtet der Sachgebietsleiter.
„Das spart natürlich enorm an Speicherplatz.“
Überfüllte Postfächer und leidige
Diskussionen mit den Anwendern
wegen deren Bereinigung gehören
mit xBASE der Vergangenheit an.
„Sämtliche Postfächer zu archivieren
wäre natürlich überzogen“, erklärt
Johann Knoblach auf die Frage
nach der Administration von xBASE
und zeigt auf die Benutzeroberfläche.
„Wir beschränken uns bei der Archi-
SyStEm
vierung auf die öffentlichen Ordner,
auf die wichtigsten E-Mail-Adressen
und - wegen der Revisionssicherheit
- auf Katastrophenschutz, Ordnungsamt
und Jagdwesen sowie den Bereich
öffentliche Sicherheit.“
Dass intelligente und effektive Lösungen
nicht kompliziert sein müssen,
zeigt Johann Knoblach im EASY
xBASE Control Center sichtlich zufrieden.
Für die Nutzung von xBASE ist
keine Client-Installation am Arbeitsplatz
nötig. Der Client integriert sich
wie eine E-Mail in Outlook und durch
die selbsterklärende Bedienung
ist keine Schulung der Mitarbeiter
notwendig.
„Es gibt archivierungswürdige und
nicht archivierungswürdige Ordner“,
erklärt Johann Knoblach. „Das kann
man alles sehr einfach einstellen.“
EASY xBASE ist beim Landratsamt
Augsburg so konfiguriert, dass
E-Mails nach 60 Tagen automatisch
ins Archiv wandern. Der Benutzer
erkennt dies an einem veränderten
Symbol vor der jeweiligen E-Mail.
„Nach 365 Tagen verschwinden die
Mails dann auch aus Outlook“, fährt
der Systemadministrator fort. „Aber
natürlich sind diese dann über die
Volltextrecherche jederzeit abrufbar.
Ob die Datei aus dem Archiv kommt
oder noch in Outlook liegt: Sie merken
da keinen Unterschied.“
Wenn es nach dem Landratsamt
Augsburg geht, kann also der Siegeszug
der E-Mail weitergehen. Die
Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen
fordert den Verantwortlichen
im Landratsamt Augsburg heute nur
noch ein zufriedenes Lächeln ab.
Weitere Infos zu EASy xBASE und zum thema
E-mail-Archivierung erhalten Sie von:
martin nehmer, leiter Software Services
livingData Gmbh
Software Services
telefon +49 871 7570-2272
telefax +49 871 7570-2255
E-mail martin.nehmer@livingdata.de
29

Notfall-Konzept in Aldersbach
Eine Entscheidung der Vernunft
Das Rathaus der Gemeinde
Aldersbach, Landkreis Passau.
„Was immer schief gehen kann,
wird auch schief gehen.“ Edward A.
Murphys viel zitierte Lebensweisheit
– besser bekannt unter dem Namen
„Murphys Gesetz“ – wird heute besonders
in der Welt der Informationstechnologie
als analytischer Maßstab
für Fehlervermeidungsstrategien verwendet.
Nicht nur für Reiner Feldl,
Kämmerer und Systembetreuer der
Gemeinde Aldersbach, ist „Murphys
Gesetz“ so etwas wie ein Wahlspruch
in der heutigen EDV-Landschaft. Es
kann jederzeit etwas passieren und
jeder Systembetreuer hat sich die
Frage nach dem „worst case“, dem
schlimmsten, anzunehmenden Fall
in der EDV-Umgebung einer Verwaltung,
schon einmal gestellt. Was aber
bedeutet es, wenn der Server in der
Verwaltung ausfällt? Und noch wichtiger:
Wie kann man diesem „worst
case“ vorbeugen? Fragen, die die
LivingData GmbH mit ihren Notfall-
Konzepten beantwortet.
Für Reiner Feldl von der Gemeinde
Aldersbach ist das Problem klar: „Der
schlimmste Fall wäre, wenn der Server
steht“, erklärt der Systembetreuer
griffig. „Was das für eine Katastrophe
ist, wenn bei uns etwas ausfällt, kann
man kaum in Worte fassen. Heutzutage
kann man ja nicht mal mehr einen
Brief schreiben ohne Computer.“
Und tatsächlich zeigt es die Praxis
immer wieder: Nach einem Ausfall des
Servers durch einen Hardwarefehler
nimmt die Systemwiederherstellung
schon bei einer kleinen Gemeinde im
Optimalfall ein bis zwei Werktage in
Anspruch. Zur Wiederherstellung gehört
nach der Ersatzteilbeschaffung
beim Hersteller und der Reparatur
vor allem die Grundinstallation des
Betriebssystems und der Backup-
Software, das Inventarisieren, Katalogisieren
und Rücksichern der Daten
vom Bandlaufwerk sowie die abschließenden
Tests. Für die Anwender
im Rathaus bedeutet das mindestens
zwei Tage kein Zugriff auf die Fachverfahren
– und damit kein regulärer
Publikumsverkehr. Und falls es bei der
Ersatzteilbeschaffung zu Verzögerungen
kommt, dauert der Prozess um
weitere ein bis zwei Tage länger.
Die Frage nach dem Alltag in der
Verwaltung nach einem Totalausfall
der EDV-Anlage beantwortet Reiner
Feldl ebenso nüchtern wie realistisch:
„Wenn der Server ausfällt, müssen
wir die Mitarbeiter heimschicken.
Und die Bürger natürlich auch!“
Dass man sich als Kommunalverwaltung
„Murphys Gesetz“ aber
nicht kampflos ergeben muss, beweist
die Gemeinde Aldersbach. Sie
setzt seit einiger Zeit auf ein Notfall-
Konzept der LivingData GmbH und
baut so dem schlimmsten anzunehmenden
Fall in der EDV-Umgebung
einer Kommunalverwaltung mit einer
ebenso faszinierenden wie effizienten
Technik vor: Der Virtualisierung der
Systemumgebung.
Durch die Virtualisierung der Infrastruktur
werden die Anwendungen
am Server vollständig von der vorhandenen,
physikalischen Hardware
entkoppelt. Das ermöglicht einen
hardware-unabhängigen Einsatz von
Anwendungen. Mehrere so genannte
virtuelle Maschinen (z. B. Server)
können so parallel auf einer physikalischen
Hardware betrieben werden.
Diese Entkoppelung der Hardware
nutzt die LivingData GmbH geschickt
für ihre Notfall-Konzepte: Fällt die
Hardware des Hauptservers aus,
wird die virtuelle Maschine (VM) – in
diesem Fall der Hauptserver – übergangsweise
problemlos auf einem
Notfallsystem gestartet.
Dieses Notfallsystem besteht aus
einer preiswerten Hardware mit entsprechender
Speicherkapazität für
die Sicherung und das Betreiben der
virtuellen Maschinen des Hauptservers.
Auf diesem System befindet sich
der kostenlose VMware Server, der
im Notfall den Betrieb von virtuellen
Maschinen ermöglicht. Eine entsprechende
Sicherungssoftware sorgt
dafür, dass die virtuellen Maschinen
30 Ausgabe Juli 2008

egelmäßig vom Hauptserver auf den
Notfallserver übertragen werden.
Fällt nun der Hauptserver aus, ist ein
Notbetrieb auf dem – im besten Fall
räumlich getrennt stehenden – Notfallserver
innerhalb weniger Minuten
möglich.
„Der Notfallbetrieb ist bei uns
mit drei Mausklicks hergestellt“,
schwärmt Reiner Feldl. „Unsere
Dienstanweisung für den Fall der Fälle
ist nicht länger als zehn Zeilen“, fügt
der Systemadministrator hinzu. Nach
dem Doppelklick auf „Notfall-Betrieb
starten“ dauert es kaum mehr als
zehn Minuten und der Betrieb läuft
weiter, als ob nichts gewesen wäre.
„Der Anwender bekommt den Ausfall
normalerweise nicht einmal mit“, ergänzt
Feldl zufrieden.
„Natürlich gab es auch andere Anbieter,
die ihr System unbedingt an
den Mann bringen wollten“, erzählt
Reiner Feldl auf die Frage nach den
Auswahlkriterien für das Notfall-Konzept
für seine Gemeinde. „Letztlich
aber war es eine Frage der Vernunft,
auf die LivingData zu setzen. Da weiß
man eben, was man hat.“
Für den Notfall ist man in Aldersbach
also bestens gerüstet. Wenn
man Reiner Feldl abschließend auf
seine Gedanken zu „Murphys Gesetz“
nach Einführung des Notfall-
Konzepts anspricht, bringt er einen
neuen Gedanken ins Spiel:
„Es entspricht der Lebenserfahrung,
dass mit der Entstehung eines
Brandes praktisch jederzeit gerechnet
werden muss“, zitiert der Kämmerer
ein bekanntes Urteil des Oberverwaltungsgerichts
Münster aus dem
Jahr 1987. „Der Umstand, dass in
Gebäuden jahrzehntelang kein Brand
ausbricht, beweist nicht, dass keine
Gefahr besteht, sondern stellt für die
Betroffenen einen Glücksfall dar, mit
dessen Ende jederzeit gerechnet werden
muss.“
Edward A. Murphys Meinung zum
Ende dieses Glücksfalls kennen wir.
Die bestmögliche Antwort ebenso.
report
Nur drei Mausklicks bis zum Notfallbetrieb
Reiner Feldl (r.) im
Serverraum des
Rathauses mit seinem
Systembetreuer
Christian Krenn.
Das Notfallkonzept
hängt als Schaubild
für jedermann verständlich
an der Wand.
SyStEm
Weitere Informationen zu den
notfall-Konzepten der livingData Gmbh
und zum thema Virtualisierung erhalten
Sie von:
Christian Krenn
VMware Certified Professional
livingData Gmbh
teamleiter Systemintegration
telefon +49 871 7570-2251
telefax +49 871 7570-2255
E-mail christian.krenn@livingdata.de
31

Praxisbericht – Dokumentenmanagement Stadt Ingolstadt
Die Zukunft kommt fast ohne Papier aus
„Wir haben die Trendwende eingeleitet: Jetzt schrumpft
unser Platzbedarf, statt zu wachsen.“
Die Zukunft kommt fast ohne Papier aus. Der Umstieg
des Finanzwesens brachte die Stadt Ingolstadt 2003 auf
EASY Archiv. Die Ingolstädter bezogen ihr Finanzwesen von
der Datenzentrale Schleswig-Holstein, bis die AKDB mit
dem nördlichsten Bundesland Deutschlands kooperierte.
„Nachdem wir unser altes Verfahren ablösen mussten,
brauchten wir wieder eine Archivlösung. Die AKDB und die
schleswig-holsteinische Datenzentrale hatten sich auf die
Migration auf EASY Archiv geeinigt“, erklärt Ludwig Schermer,
zuständig für die IT-Organisation, die Entscheidung.
„Easy Archiv hatte ich schon lange im Auge...“, ergänzt er.
Allerdings war die Zeit bisher noch nicht reif. Denn in der
Donaustadt werden Neuanschaffungen von jeher durch
konkrete Projekte bestimmt.
Die Anforderungen waren damals ganz klar: Altdaten
aus dem Vorgängerverfahren übernehmen und die neuen
Daten des OK.FIS weiterhin archivieren. Dies betraf zunächst
die Bescheiderstellung – also Abgaben-, Grundsteuer-
und Gewerbesteuerbescheide. „Seit 2007 werden auch
die Kassenbelege nachgelagert verscannt“, erklärt Eugen
Meyer, Sachgebietsleiter IT-Organisation die stufenweise
Einführung von EASY Archiv im Finanzbereich.
Insbesondere in der Straßenreinigung und in der Ab-
fallwirtschaft hat man relativ frühzeitig mit EASY Archiv
gearbeitet. Das Thema Platzersparnis ist in den Augen des
IT-Teams einer der größten Vorteile von EASY Archiv. „Wir
haben Archivräume, tausende Regalmeter in bester Innenstadtlage...
das bedeutet teure Büroräume. Und damit
Einsparungen, die man dagegenrechnen kann. Das betrifft
übrigens auch andere Projekte“, so Ludwig Schermer. Der
zweite Vorteil: Risikomanagement. Schließlich hat man in
der Autostadt durchaus den Wert der Akten erkannt. Der
geht nach Schätzung des IT-Orga-Teams in den Millionenbereich.
Kein Wunder, dass man sich da über die Möglichkeiten
der digitalen Archivierung Gedanken gemacht hat.
Zum Thema EASY Archiv plus Fachverfahren ist Ingolstadt
zudem ein Paradebeispiel.
Als Audi-Stadt haben die Ingolstädter durch die extreme
Umschlaggeschwindigkeit ein enormes Zulassungsvolumen
zu bewältigen. Da die Fahrzeuge oft bereits nach einem
halben Jahr wieder umgemeldet werden ist EASY Archiv
mit OK.VORFAHRT im Dauereinsatz. „Wir hatten 2007
bis Mitte Dezember bereits 120.000 Vorgänge, die EASY
Archiv betreffen... allein über die Zulassungsstelle. Und im
Kassenverfahren sind es auch etwa 100.000 Belege. Das
werden dann bis Jahresende über 130.000, die mit OK.FIS
zu tun haben“, erzählt Eugen Meyer. Nach EASY Archiv
plus Fachverfahren kam noch die Kombination „EASY plus
32 Ausgabe Juli 2008

komXwork“ von der LivingData hinzu. Anlass dafür war eine
organisatorische Trennung des Bauverwaltungsamtes, das
früher als dienstleistende Stelle das ganze Beitragswesen
abgewickelt hat. „Alles was mit straßenmäßiger Erschließung
zu tun hat, ist jetzt beim Tiefbauamt der Stadt und
alles was mit Wasser und Kanal zu tun hat, kam mit deren
Ausgründung 2005 zu den Ingolstädter Kommunalbetrieben
AöR“, erläutert Klaus Goth, Teamleiter Beitragswesen
Zentrale Steuerung. „Da brauchte die Stadt Ingolstadt genauso
einen Zugriff auf bestimmte Akten, wie die Ingolstädter
Kommunalbetriebe.“ Überflüssige Fahrten sollten
vermieden werden. Besonders wenn man bedenkt, dass im
Beitragsaktenarchiv des ehemaligen Bauverwaltungsamtes
bis heute 44.000 Akten mit hochgerechnet etwa 2,5 Millionen
Blatt untergebracht sind. Das sind allein zwei Räume
in bester Lage. Zwar hat man sich entschieden, die Akten
vorsichtshalber noch fünf Jahre lang aufzubewahren, dann
allerdings außerhalb des Technischen Rathauses, zu günstigeren
Konditionen. Noch weiß man nämlich nicht, ob die
Rechtsprechung den digitalen Unterlagen vertraut. Doch
immerhin hatten die Ingolstädter bereits einen Fall, in dem
ein Richter Akten für ein Gerichtsverfahren angefordert
hat. Da waren die Unterlagen gerade beim Verscannen,
weshalb der zuständige Sachbearbeiter keinen direkten
Zugriff hatte. Die Antwort des Richters war: „Super, Sie
report
Von links nach rechts: Johannes
Linz, Fachbereichsleiter Zentrale
Steuerung, Michael Stumpf,
Sachgebietsleiter im Tiefbau,
Eugen Meyer, Sachgebietsleiter
IT-Organisation, Ludwig Schermer,
IT-Organisation, Klaus
Goth, Teamleiter Beitragswesen
Zentrale Steuerung, Heinz
Kunz, IT-Organisation und Anna
Scheuerer, Hauptamt Sitzungsdienst,
Stadt Ingolstadt
SyStEm
haben das digital? Schicken Sie’s mir gleich rüber.“ Und
man ist zuversichtlich: Andere Richter werden nachziehen.
So wurde komXwork nicht mit dem Arbeitstitel „Stadtweites
DMS“ eingeführt, sondern genau für den Zweck, das
Aktengut ganz einfach anhängen zu können, ähnlich wie
bei den Steuerbescheiden. „Wir haben uns davon versprochen,
dass man die Dokumente leicht wieder findet, auch
nach der digitalen Archivierung. Ein geeigneter Verzeichnisbaum
ginge technisch und logisch natürlich auch, aber
die Anwender würden ja wahnsinnig. Also braucht man
ein Tool, das übergreifend sucht, eine Vorschau machen
kann, sicher ablegen kann – und komXwork in Verbindung
mit EASY kann das halt.“ Ein „Dateiablage-suche-und-finde-System“
nennt es denn auch Ludwig Schermer. Aber es
reicht ja nicht, nur die historischen Fälle zu scannen, denn
es kommen arbeitstäglich neue Akten dazu. Also braucht
man gleichzeitig ein Werkzeug um diese ebenfalls zu versorgen.
komXwork bot sich daher an „...weil man damit
aus verschiedenen Archiven Vorgänge generieren kann.
Stichwort: Archiv-Linker. Das heißt in dem Bereich arbeiten
wir mit insgesamt fünf Archiv-Töpfen. Nämlich die historischen,
gescannten Bescheide – jeweils Tiefbauamt und
Ingolstädter Kommunalbetriebe.
Dann zwei Archivtöpfe „neue Bescheide“, und schließlich
alles, was direkt im komXwork verarbeitet wird, wie
eingehender Widerspruch oder Stundungsanträge”, führt
Eugen Meyer aus. Für Johannes Linz, Fachbereichsleiter
Zentrale Steuerung der INKB, ist der schnellere Zugriff,
also der insgesamt verbesserte Workflow entscheidend.
So kann jemand vom Erschließungswesen im 4.Stock genauso
auf die Akte zugreifen, wie jemand aus der Straße
vier Kilometer weiter und es entfällt die stundenlange Suche.
Im Kassenbereich profitiert man von demselben Vorteil:
Dadurch, dass von mehreren Stellen darauf zugegriffen
werden kann, gehen zudem die Mehrfachkopien und
Doppelablagen in den Anordnungsdienststellen zurück.
Sich selbst sehen die Ingolstädter nicht als technikverliebte
Vorreiter um jeden Preis. Wenn aber Werkzeuge und Techniken
zur Verfügung stehen, die für die Stadt konkrete und
unmittelbare Problemlösungen bieten, zögert man nicht,
diese einzusetzen. Und alle sind sich einig, dass sich in den
nächsten Jahren im Bereich der elektronischen Ablage und
deren Verknüpfung mit Workflows noch viel tun wird. Bei
LivingData ist man dafür jedenfalls gewappnet.
33

Interview mit Dirk Schulz
„Die AKDB ist eine echte
Herausforderung für mich“
Dirk Schulz, 39,
verheiratet, gebürtiger
Würzburger, freut sich
auf seine Tätigkeit als
Leiter des Geschäftsfelds
Outsourcing
Dirk Schulz ist neuer Leiter des Geschäftsfeldes Outsourcing.
Die Redaktion besucht ihn in seinem Büro im dritten Stock der
Geschäftsstelle Unterfranken in Würzburg. Das frisch bezogene Büro
wirkt noch etwas spartanisch – kein Wunder, Dirk Schulz hat heute
erst seinen vierten Arbeitstag. Bei der Vielzahl der neuen Eindrücke
und Aufgaben macht er einen konzentrierten und gelassenen
Eindruck.
Wie geht es Ihnen, Herr Schulz?
Danke, ausgezeichnet. Ich bin schon
seit dem ersten Tag voll in das operative
Tagesgeschäft eingebunden.
Schildern Sie uns doch bitte Ihren
bisherigen beruflichen Werdegang.
Ich bin gelernter Bankkaufmann. Nach
meiner Lehre war ich im Geschäftsstellenbereich
tätig, u.a. als Leiter
einer Sparkassen-Geschäftsstelle in
Würzburg. Neben der Fortbildung
zum Sparkassenfachwirt habe ich
berufsbegleitend ein Studium zum
Betriebswirt (VWA) an der Verwaltungs-
und Wirtschaftsakademie in
Würzburg absolviert. 2000 wechselte
ich zur IZB-Soft, dem Rechenzentrum
der Bayerischen Sparkassen nach
Nürnberg. Dort war ich zunächst als
Projektleiter für die technischen Fusionen
von Sparkassen zuständig.
Aus dieser Zeit stammen auch
Ihre ersten Erfahrungen mit
Outsourcing?
Ja genau. Bei der IZB-Soft war ich
mitverantwortlich für die konzeptionellen
Vorbereitungen zur Durch-
PERSÖnlICh
führung des Roll-Outs auf Windows
Terminal Server. Danach betreute ich
die Pilotsparkassen bei der Umsetzung
technischer Vorgaben für die
Migration auf die neue Servertechnologie.
Wie sind Ihre ersten Eindrücke
von der AKDB, wie sind Ihre
Erwartungen?
Ich fühle mich bereits jetzt sehr wohl
bei der AKDB in Würzburg. Der Geschäftsstellenleiter
Herr Schömig und
das gesamte Team haben mich hervorragend
aufgenommen. Mich reizt
das breite Spektrum an Aufgaben.
Die Tätigkeit für die AKDB ist eine
echte Herausforderung für mich. Sehr
schön ist es, wieder in meiner Heimat
Würzburg arbeiten zu können. Auch
das war ein starkes Argument für
meine Frau und mich.
Gibt es ein Leben außerhalb
der AKDB?
(lacht) Sicher. Soweit neben dem Job
noch Zeit bleibt, spiele ich gerne Fußball
und bin leidenschaftlicher Segler,
am liebsten an der Ostsee.
34 Ausgabe Juli 2008

Ausblick
Landesfamilienkasse
Neue Dienstleistung der AKDB
Was ist eigentlich eine Familienkasse und welche Leistungen
muss sie laut Gesetz erbringen?
Im nächsten AKDB report geht es rund um das Thema
Kinder und Kindergeld. Bei Erfüllung der gesetzlichen Voraussetzungen
wird das Kindergeld durch die Familienkasse
festgesetzt und ausgezahlt. Im öffentlichen Dienst muss
diese Aufgabe grundsätzlich der Arbeitgeber für seine
Impressum
AKDB report | Zeitung für kommunale
Verwaltungen und Unternehmen
20. Jahrgang · Heft 02/2008
Inhaber und Verleger
AKDB · AöR
Herzogspitalstraße 24, 80331 München,
Telefon +49 89 5903-0, Telefax +49 89
5903-1845, E-Mail presse@akdb.de, www.
akdb.de
report
Herausgeber
Alexander Schroth, Geschäftsführender Direktor,
Telefon -1851, alexander.schroth@akdb.de
Redaktion
Hans-Peter Mayer (verantwortlich), Telefon
-1532, hans-peter.mayer@akdb.de, Susanne
Schuster, Telefon -1891, susanne.schuster
@akdb.de, Andreas Huber, Telefon -1294,
andreas.huber@akdb.de
AUSBlICK
Arbeitnehmer und Beamten wahrnehmen. So ist auch in
der AKDB eine Familienkasse für die Anspruchsberechtigen
eingerichtet.Nach der Ermächtigung des Bayerischen
Staatsministeriums der Finanzen kann die AKDB diese
Dienstleistung auch Ihren Kunden anbieten.
Mehr dazu lesen Sie in unserer nächsten Ausgabe
Anfang Oktober.
Konzept, Design
INCREON GmbH, Max-Hueber-Str. 8,
85737 Ismaning, Telefon +49.89.962286-0
www.increon.com
Bezugspreis
Bei Einzelbezug 7,50 EUR. Für Kunden der
AKDB ist der Bezug kostenlos. Nachdruck nur
mit Genehmigung der AKDB. © 2008 AKDB
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Die neue AKDB ...
... wird auch immer so bleiben, wie sie ist: innovativ, kraftvoll, partnerschaftlich.
Unser neuer Auftritt soll Ihnen diese Stärke vermitteln – für uns ein kleiner Schritt
auf dem Weg, den wir mit Ihnen, unseren Kunden und Partnern, seit 37 Jahren gehen.
Unter dem Leistungsversprechen „Software, die dem Menschen dient!“ präsentiert
die OK Produktfamilie ihre Integrationsfähigkeit. Die AKDB schafft Systeme und
Lösungen für Ihre moderne und effiziente Verwaltung.
www.akdb.de Innovativ. Kraftvoll. Partnerschaftlich.