Auf die richtige Karte - Automaten Seitz

Fotos: Archiv
Auf die richtige Karte
Im Rahmen der Zentralisierung von fünf Münchner
Krankenhäusern wurden 20.000 einheitliche
kundenorientierte Mitarbeiterausweise ausgegeben.
Das erleichtert u. a. die Zeiterfassung und
Essensabrechnung von Mitarbeitern, die an
mehreren Standorten arbeiten.
Sonderdruck
Fachmagazin der Führungskräfte in Großgastronomie
und Gemeinschaftsverpflegung www.gvmanager.de
Heft 11 September 2009 60. Jahrgang
gesetzt

Andrea Seitz-Maier, Dieter Weißenbeck, Monika
Reinhardt, Richard Sagolla (v. l.)
Vor vier Jahren sind die fünf Krankenhäuser
Münchens, Bogenhausen,
Neuperlach, Harlaching, Schwabing
und Thalkirchener Straße sowie das Institut
für Pflegeberufe, der Blutspendedienst und
die Zentralwäscherei zum Städtischen Klinikum
München fusioniert. Die neue GmbH
verfügt über 3.336 Betten und beschäftigt
rund 8.500 Mitarbeiter. Im Rahmen der Zentra
lisierung wurden zahlreiche Bereiche zusammengelegt.
Dieter Weißenbeck, seit
1985 im Klinikum Harlaching angestellt, leitet
seit drei Jahren z. B. den neuen Bereich
Verpflegung und Reinigungsservice. „Im
Zuge der Zentralisierung der Kliniken ging
auch eine Standardisierung einher. Einheitliche
Speisenpläne, Kalibrierungen der Artikel
sowie Menüerfassungssysteme waren
die Folge“, erläutert er.
Kartenrevolution
Robert Hubert, Betriebsleiter für das Facility
Management in den Städtischen Kliniken,
erklärt, dass die Zentralisierung neben
finanziellen Vorteilen aber auch organisato -
rische Nachteile mit sich brachte. Die Mitarbeiterkarten
waren nur für die jeweiligen
Krankenhäuser ausgelegt. Wollten Mitarbeiter
in einem anderen Haus essen oder auch
nur den Parkplatz benutzen, mussten verschiedene
Karten verwendet werden. Morgens
in einem Klinikum ein- und im anderen
auszustempeln, war ebenso wenig möglich.
Infolgedessen nahm man in Angriff, ein
unternehmensweit einheitliches Kartensy s -
tem einzuführen. „Ziel war es, die Kundenzufriedenheit
bei den Mitarbeitern durch häuser
übergreifende Dienstausweise zu verbessern“,
erläutert die projektverantwortliche
Betriebswirtin Monika Reinhardt, die zugleich
die Standortleitung Harlaching und
die stellvertretende Gesamtlogistikleitung
des Unternehmens innehat. Genau zwei
Jahre hat die „Kartenrevolution“ gedauert –
vom 28. August 2007 bis 28. August 2009. In
den zwei Jahren ist es Monika Reinhardt
Den neuen Dienstausweis mit einheitlicher
Corporate Identity nutzen ca. 20.000 Personen.
gelungen, Auftraggeber, EDV-Experten,
Arbeitnehmervertreter, Datenschutzverantwortliche
u.v.m. auf dieses Projekt einzuschwören,
Skeptiker zu überzeugen und alle
peu à peu und konstruktiv an einen Tisch zu
bringen.
Ein wichtiger Partner bei der Umsetzung
war das Münchner Unternehmen Automaten
Seitz, das den Städtischen Kliniken seit über
20 Jahren verlässlich und kompetent zur
Seite steht und viele Automaten und anderes
bereitstellte. Der Spezialist für Heiß- und
Kaltgetränkeautomaten hat seit Jahren auch
Abrechnungssysteme im Portfolio – vom
berüh rungslosen Kassenchip bis zu Applikationen
wie Bankprüfungen. „Die Beratungsleis
tung, die nicht unerheblich ist, wird von
uns ebenso zur Verfügung gestellt“, sagt Geschäftsführerin
Andrea Seitz-Maier. „Das
war für uns ein wichtiger Pluspunkt, schließlich
suchten wir ein Rundum-Sorglos-Paket“,
erläutert Monika Reinhardt. „Über Jahre hat
sich hier in allen Häusern ein vertrauensvolles
Verhältnis entwickelt“, fügt Dieter
Weißenbeck hinzu. Mit dem Vertriebsmitarbeiter
von Automaten Seitz,
Richard Sagolla, gewann Monika Reinhardt
einen erfahrenen Partner für die Umsetzung.
Er zog zudem das Unternehmen Bavaria Zeit -
sys teme (KabaBenzing) hinzu, das auf die
automatische Zeiterfassung spezialisiert ist.
Meilensteine
Ziel war es, in einem Zeitraum von fünf
Monaten über 20.000 kontaktlose Legic-
Karten für 8.500 Mitarbeiter sowie zahlreiche
externe Beschäftigte und Gäs te sukzessive
gegen die bisherigen Karten zu tauschen
– ein ehrgeiziges Projekt. Bis erst einmal das
„Fotoshooting“ der Mitarbeiter für das Ausweisbild
organisiert war, muss te viel Überzeugungsarbeit
geleistet werden. Die Harmonisierung
der Kassensysteme und Kartennummern
waren große Schritte. Schließlich
verlangte der endgültige Kartentausch
Engelszungen und logistische Meisterleis -
tungen ab. Trotzdem schaffte es die Projektleiterin,
die Dienstausweise zwischen Oktober
2008 und März 2009 auszugeben. Die
Nutzung aller Dienstleistungen war ab
1. Juni 2009 möglich. Neben der Zufahrts -
berechtigung zu den Parkplätzen, der Zeiterfassung
und der Nutzung der Kleideraus -
gabeautomaten umfasste dies die häuser -
übergreifende Nutzung und Bezahlung der
Verpflegungsmöglichkeiten. Für letzteres
implementierte Automaten Seitz ein bargeldloses
Bezahlsystem (EC-Automat) und
schaffte eine weitere Möglichkeit der Aufwertung
mittels EC-Karten an einem spe -
ziell entwickelten Aufladegerät. Darüber
hinaus wurden ältere Kassen-PCs, Automaten
und Aufwerter durch neue ersetzt. „Das
Zeitfenster war eng, denn mit Ausgabe der
neuen Legic-Karten musste auch die Technik
stehen. Gleichzeitig musste ein Parallelbetrieb
eingerichtet werden, damit z. B. die
Guthaben alter Karten nicht verloren gingen“,
erläutert Richard Sagolla.
Das Projekt ist offiziell abgeschlossen,
doch es ist angedacht, weitere Applikationen
an die Karte zu knüpfen. „Wir haben
nur den Grundstein gelegt“, erklärt Richard
Sagolla die Vielfalt der Software. Geplant ist
z. B. ein System mit Kartenanmeldung am
eigenen Dienst-PC – in Zusammenarbeit mit
Automaten Seitz natürlich.
Monika Reinhardt ist mit dem Ergebnis
des 250.000-€-Projekts zufrieden: „Hätte ich
gewusst, wie technisch anspruchsvoll und
logis tisch aufwändig es ist, hätte ich mich
vielleicht nicht herangetraut. Doch ich bin
fachlich bestens unterstützt worden. Und
das Wichtigste: die Mitarbeiter nehmen die
Funktionalitäten der Karte an jedem Stand -
ort begeistert in Anspruch und freuen sich
über die Prozessverbesserung.“
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