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Arbeitsplatz Dokumentenmanagement DOCMAS und seine Weiterentwicklung Rund ein Jahr ist seit der Einführung von DOCMAS vergangen; Grund für eine kurze Rückschau und einige Hinweise über die weitere Entwicklung dieser Applikation . Hanspeter Krämer Die Einführung eines Dokumentenmanagement- Systems ist grundsätzlich weit mehr als die Einführung einer neuen Applikation, sei es zur Ablösung bisheriger Anwendungen oder gar zur Unterstützung bzw. Erfüllung neuer Aufgaben. Ein Dokumentenmanagement, gleich welcher Herkunft und Ausprägung, verändert das persönliche Arbeitsumfeld sehr nachhaltig. Der Wechsel von einer persönlichen, individuellen Arbeitsweise zu einer von Normen und vorgegebenen Standards geprägten Arbeitsabfolge war die besondere Herausforderung, der wir uns in der armasuisse zu stellen hatten. Erinnern wir uns: zur erfolgreichen Zertifizierung nach ISO war die Einführung eines Dokumentenmanagements eine zwingende Voraussetzung. Die Konsequenz daraus war, dass wir u.a. mehrere Ablage- bzw. Registraturpläne in nur einen, für die ganze armasuisse gültigen Registraturplan zusammenführten, mehrere digitale Ablagen eliminierten oder mindestens in ihrer Kapazität reduzierten, ein umfassendes Berechtigungs- und Sicherheitskonzept aufbauten und rund 500 Formulare/Vorlagen an die neuen Verhältnisse anpassten. Im Kern ging es aber darum, dass alle Mitarbeitenden bei der Erstellung, Attributierung, Ablage, Pflege, Verteilung usw. von Dokumenten neue Regeln anwenden mussten und die Begriffe Geschäftsrelevanz sowie Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts beherrschen lernten. Nicht zuletzt ging es auch darum, anstelle der Personenbezogenheit neu im Teamwork die Dokumente für ein Geschäft, Projekt, Vorhaben zu „händeln“. Dies alles nach dem Grundsatz „Alles offen, selektiv zu“. Haben wir diese Hürde erfolgreich genommen? Ein klares, uneingeschränktes „Ja“ wäre wohl etwas übertrieben. Allen Unkenrufen zum Trotz kann 1 aber festgestellt werden, dass die neuen Abläufe – wenn auch langsam – zu greifen beginnen. Diese Feststellung lässt sich allein schon an der Zahl neu eröffneter Dokumente - im Jahresschnitt rund 70‘000 – ableiten. Auch die Anzahl Benutzer, die regelmässig und ohne Vorbehalte gekonnt mit DOCMAS arbeiten, nimmt laufend zu. Die guten Ausbildungen haben dazu wesentlich beigetragen. Anderseits sind aber auch noch Unzulänglichkeiten und Lücken, die gegenwärtig den Nutzen von DOCMAS reduzieren, zu eliminieren. Es sind dies hauptsächlich: - Geschäftsrelevante Dokumente werden zu oft anstelle der sachbezogenen Dossiers im Persönlich oder Internas eröffnet und abgelegt. Der Anteil von rund 30 Prozent der Dokumente am Gesamtvolumen allein in diesen beiden Ablagen zeigt, dass hier noch Korrekturbedarf vorhanden ist. - Ein grosser Teil der Dokumente verharrt im Status „Entwurf“, obwohl diese abgeschlossen sind, der Inhalt keinen besonderen Schutz verlangt, sie bereits versandt oder verteilt wurden und damit einem grossen Kreis von Interessierten offen stehen sollten. Erinnern wir uns an den Grundsatz „alles offen, selektiv zu“. Der richtige Status wäre also vielfach «freigegeben» und eventuell aufgrund des sensiblen Dokumenteninhalts „klassifiziert“. - Sowohl die Performance wie auch die Funktionalitäten bedürfen noch einiger Verbesserungen. Die bisherige Erfahrung hat diverse Anhaltspunkte aufgezeigt, wo der Hebel ange- DOCMAS verändert das Dokumentenmanagement in der armasuisse . setzt werden muss. An einem neuen Release wird zurzeit intensiv gearbeitet. Dieser bringt diverse Verbesserungen mit sich, die für die Benutzer wesentlich sind, so unter anderem: - Die Benutzeroberfläche (Masken) wird unter dem Stichwort Look and Feel bes- ser gestaltet. - Einfacheres Übernehmen von Dokumenten aus Outlook und Shares. - Automatische Benachrichtigung via Outlook bei Workflow-Aktionen - Mehrsprachigkeit. - Links, mit denen auch von ausserhalb der DOCMAS-Umgebung direkt auf Do- kumente innerhalb DOCMAS gegriffen werden kann. - Stabilität und Performance des Systems. Über die Details der Neuerungen, deren Einführung und die Schulung erfahren Sie in der nächsten Nummer des armafolio oder über Intranet mehr. Der Grobzeitplan sieht vor, dass mit ersten Reaktionen in der zweiten Jahreshälfte 05 zu rechnen ist.
Kadertag armasuisse Im Zeichen der Zusammenarbeit Ganz im Zeichen der Zusammenarbeit stand der Kadertag der armasuisse . Als Gastreferenten traten die Chefs der wichtigsten armasuisse- Partner auf: Divisionär Werner Bläuenstein (Logistikbasis der Armee) und Divisionär Jakob Baumann (Planungsstab der Armee) . Godi Huber „Der Start von armasuisse ist gelungen. Ich danke allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sie haben mit positivem Denken, viel Eigeninitiative und überdurchschnittlichem Einsatz den guten Start möglich gemacht.“ Mit diesen Worten blickte Rüstungschef Alfred Markwalder zurück. Im Jahr 2005 stehe die Konsolidierung im Vordergrund, so der Rüstungschef weiter. Dies bedeute Stabilität gewinnen und weitere Optimierungen vornehmen. Zentral für armasuisse bleibe, für die Armee ein verlässlicher Partner zu sein. „Dies bedeutet, dass wir mit dem Bereich Verteidigung auf das Engste zusammenarbeiten“, so Markwalder. Der Rüstungschef schloss sein Referat mit dem Aufruf an die Mitarbeitenden von armasuisse, die Zukunft mit „Dynamik, Leistung und Mut in Angriff zu nehmen“. Divisionär Jakob Baumann sprach als Chef des Planungsstabes der Armee und als Auftraggeber 004 in Bildern Die Wettbewerbsgewinner Sie haben den im armafolio 3/2004 ausgeschriebenen Wettbewerb gewonnen (von links): Beat Wyss (2.Preis), Ernst Stauffer (1.Preis), Thomas Mathis (3. Preis). Gegen 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hatten sich am Wettbewerb „Das Jahr 2004 in Bildern“ beteiligt. Die Gewinner wurden aus rund 40 richtigen Einsendungen ausgelost. Danke für die Beteiligung! der armasuisse verschiedene aktuelle Themen an. Sorgen bereiten dem Chefplaner die Sparprogramme des Bundesrats. „Die Zitrone ist ausgepresst“, so Baumann. Die Investitionen in die Rüstungsbeschaffung blieben weiter unter Druck. Baumann formulierte auch seine Erwartungen an armasuisse: Sicherstellen der notwendigen Vernetzungen bei Querschnittsprojekten; Unterstützung der Zusammenführung von Verwaltungs- und Armeeinformatik; Unterstützung beim Aufbau der Führungsunterstützungsbasis; Förderung der gemeinsamen Ausbildung. Als zweiter wichtiger Partner der armasuisse sprach auch der Chef der Logistikbasis der Armee, Divisionär Werner Bläuenstein. Er erläuterte das neue Stationierungskonzept der Armee, den eingeleiteten Umbau des Logistikbasis und die Liquidation von Standorten und Material. „Wir machen drei Reformen miteinander“, sagte Bläuenstein. Auch die Erwartungen an armasuisse sind hoch. Die konstruktive Zusammenarbeit müsse auf allen Ebenen gefördert werden. Die Rollenaufteilung müsse geklärt und umgesetzt werden. Weiter seien ein aktiver Transfer von Aufgaben und Kompetenzen nötig und ein neues Rollenverständnis in der Informatik müsse aufgebaut und gelebt werden. Mix Gemeinsam am Kadertag der armasuisse (von links): Jakob Baumann, Alfred Markwalder, Werner Bläuenstein . Ausstellung in der Caféteria Who is who? Ende Jahr wurde das Geheimnis gelüftet, die Namen den entsprechenden Köpfen zugeordnet und die Preisverleihung konnte anlässlich der Silversterbar stattfinden. Die glücklichen Gewinner sind: 1. Preis: ein Jass-Set für Regula Rytz (im Bild links); 2. Preis: ein Sackmesser Victorinox für Susanne Bieri; 3. Preis: eine Swisscard für Anne Chevalley; 4.-9. Preis: Adrian Bieri, Bruno Frey, Patricia Gugler, Erwin Lauper, Jolanda Rios, Eliane Rolli werden 1-2 Schnupperstunden im Atelier bei Frau Stucki verbringen. Frau Stucki danken wir an dieser Stelle herzlich für die grosse Arbeit und das ernorme Engagement, welches sie in diesen Wettbewerb gesteckt hat. 13
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Seite 3 und 4: Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitar
Seite 5 und 6: chafter Bereit für „Challenge“
Seite 7 und 8: Auslandeinsätze Kommunikation via
Seite 9 und 10: Obsolete Kampffahrzeuge Letzte Fahr
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