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Arbeitsplatz
Dokumentenmanagement
DOCMAS und seine Weiterentwicklung
Rund ein Jahr ist seit der Einführung von
DOCMAS vergangen; Grund für eine kurze
Rückschau und einige Hinweise über die
weitere Entwicklung dieser Applikation .
Hanspeter Krämer
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-
Systems ist grundsätzlich weit mehr als die
Einführung einer neuen Applikation, sei es zur
Ablösung bisheriger Anwendungen oder gar zur
Unterstützung bzw. Erfüllung neuer Aufgaben. Ein
Dokumentenmanagement, gleich welcher Herkunft
und Ausprägung, verändert das persönliche
Arbeitsumfeld sehr nachhaltig. Der Wechsel von
einer persönlichen, individuellen Arbeitsweise zu
einer von Normen und vorgegebenen Standards
geprägten Arbeitsabfolge war die besondere
Herausforderung, der wir uns in der armasuisse
zu stellen hatten.
Erinnern wir uns: zur erfolgreichen
Zertifizierung nach ISO war die Einführung eines
Dokumentenmanagements eine zwingende
Voraussetzung. Die Konsequenz daraus war, dass
wir u.a. mehrere Ablage- bzw. Registraturpläne
in nur einen, für die ganze armasuisse gültigen
Registraturplan zusammenführten, mehrere digitale
Ablagen eliminierten oder mindestens in
ihrer Kapazität reduzierten, ein umfassendes Berechtigungs-
und Sicherheitskonzept aufbauten
und rund 500 Formulare/Vorlagen an die neuen
Verhältnisse anpassten. Im Kern ging es aber darum,
dass alle Mitarbeitenden bei der Erstellung,
Attributierung, Ablage, Pflege, Verteilung usw.
von Dokumenten neue Regeln anwenden mussten
und die Begriffe Geschäftsrelevanz sowie
Nachvollziehbarkeit eines Geschäfts beherrschen
lernten. Nicht zuletzt ging es auch darum, anstelle
der Personenbezogenheit neu im Teamwork die
Dokumente für ein Geschäft, Projekt, Vorhaben zu
„händeln“. Dies alles nach dem Grundsatz „Alles
offen, selektiv zu“.
Haben wir diese Hürde erfolgreich genommen?
Ein klares, uneingeschränktes „Ja“ wäre wohl etwas
übertrieben. Allen Unkenrufen zum Trotz kann
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aber festgestellt werden,
dass die neuen Abläufe –
wenn auch langsam – zu
greifen beginnen. Diese
Feststellung lässt sich
allein schon an der Zahl
neu eröffneter Dokumente
- im Jahresschnitt rund
70‘000 – ableiten. Auch
die Anzahl Benutzer, die
regelmässig und ohne
Vorbehalte gekonnt
mit DOCMAS arbeiten,
nimmt laufend zu. Die
guten Ausbildungen haben
dazu wesentlich beigetragen.
Anderseits sind aber
auch noch Unzulänglichkeiten
und Lücken, die
gegenwärtig den Nutzen von DOCMAS reduzieren,
zu eliminieren. Es sind dies hauptsächlich:
- Geschäftsrelevante Dokumente werden zu
oft anstelle der sachbezogenen Dossiers im
Persönlich oder Internas eröffnet und abgelegt.
Der Anteil von rund 30 Prozent der Dokumente
am Gesamtvolumen allein in diesen beiden
Ablagen zeigt, dass hier noch Korrekturbedarf
vorhanden ist.
- Ein grosser Teil der Dokumente verharrt im
Status „Entwurf“, obwohl diese abgeschlossen
sind, der Inhalt keinen besonderen Schutz
verlangt, sie bereits versandt oder verteilt
wurden und damit einem grossen Kreis von
Interessierten offen stehen sollten. Erinnern wir
uns an den Grundsatz „alles offen, selektiv zu“.
Der richtige Status wäre also vielfach «freigegeben»
und eventuell aufgrund des sensiblen
Dokumenteninhalts „klassifiziert“.
- Sowohl die Performance wie auch die
Funktionalitäten bedürfen noch einiger
Verbesserungen.
Die bisherige Erfahrung hat diverse
Anhaltspunkte aufgezeigt, wo der Hebel ange-
DOCMAS verändert das Dokumentenmanagement in der armasuisse .
setzt werden muss. An einem neuen Release wird
zurzeit intensiv gearbeitet. Dieser bringt diverse
Verbesserungen mit sich, die für die Benutzer
wesentlich sind, so unter anderem:
- Die Benutzeroberfläche (Masken) wird unter
dem Stichwort Look and Feel bes-
ser gestaltet.
- Einfacheres Übernehmen von Dokumenten aus
Outlook und Shares.
- Automatische Benachrichtigung via Outlook
bei Workflow-Aktionen
- Mehrsprachigkeit.
- Links, mit denen auch von ausserhalb
der DOCMAS-Umgebung direkt auf Do-
kumente innerhalb DOCMAS gegriffen werden
kann.
- Stabilität und Performance des Systems.
Über die Details der Neuerungen, deren
Einführung und die Schulung erfahren Sie in
der nächsten Nummer des armafolio oder über
Intranet mehr. Der Grobzeitplan sieht vor, dass
mit ersten Reaktionen in der zweiten Jahreshälfte
05 zu rechnen ist.