Nachhaltigkeitsbericht 2021

GRI 103-1
GRI 103-2
*wesentliches Thema, siehe
Wesentlichkeitsanalyse, S. 20
TRANSPARENZ*
Beim Thema Transparenz geht es um
die Sicherstellung einer transparenten
Informationsverbreitung sowie um die
Optimierung von Kommunikationsstrukturen
und organisatorischen Abläufen.
Die Effizienz in den täglichen Abläufen
soll verbessert, Reibungsverluste
minimiert und so zur Zufriedenheit der
Mitarbeiter*innen beigetragen werden.
Transparenz umfasst aber auch Aspekte
wie Beteiligung und Partizipation –
dies reicht vom Gefühl, über Vorhaben
der BOKU gut informiert zu werden, bis
hin zur Möglichkeit, mitzubestimmen und
Einfluss auf Entscheidungen nehmen
zu können. Die Einbindung zukünftiger
Nutzer*innen bei der Realisierung von
BOKU-weiten Vorhaben (z.B. Bauprojekte,
Etablierung neuer Prozessabläufe)
erhöht die Akzeptanz solcher Vorhaben
und bindet das Wissen und die Kompetenzen
von BOKU Angehörigen in hauseigene
Prozesse ein.
Wie funktioniert interne Kommunikation
an der BOKU?
So sind Kommunikationskanäle an der BOKU gestaltet
An der BOKU existieren eine Vielzahl an
Kommunikationsstrukturen, die für ein
gelungenes Miteinander kontinuierlich
gepflegt werden müssen.
In den wöchentlich stattfindenden Rektoratssitzungen
werden aktuelle Fragestellungen
im Kreis der Mitglieder des
Rektorates besprochen und Beschlüsse
gefasst. Dazu werden die Standortsmanager*innen
der verschiedenen BOKU
Standorte, Serviceleiter*innen, Stabsstellenleiter*innen
sowie die Studierendenvertreter*innen
(Vorsitz BOKU ÖH)
je nach fachlicher Thematik eingeladen.
Weitere Austauschtreffen zwischen Rektoratsmitgliedern
und diversen Gremien
der BOKU finden in regelmäßigen Abständen
statt. So stimmt sich z.B. das
Vizerektorat für Personal, Organisation
und Digitalisierung mit beiden Betriebsrats-Vorsitzteams
etwa alle drei bis vier
Monate – anlassbezogen auch öfter
– ab. Zusätzlich gibt es noch quartalsmäßig
einen Betriebsrats-Jour fixe, bei
dem beide Gremien-Vorsitzteams mit
dem*der Rektor*in, dem*der Vizerektor*in
für Finanzen und Infrastruktur sowie
dem*der Vizerektor*in für Personal,
Organisation und Digitalisierung ausgewählte
Themen besprechen.
Die Serviceleiter*innensitzungen und
Departmentleiter*innen-Konferenzen
dienen dem gemeinsamen Informationsaustausch,
der Beratung des Rektorats
sowie auch der Fassung von Beschlüssen.
Während die Servicestellenleiter*innensitzung
alle zwei Wochen sowie
zusätzlich vier Mal im Jahr in großer
Sitzung stattfindet, wird die Departmentleiter*innen-Sitzung
alle drei Monate abgehalten.
Im Professor*innen-Club berichten
Rektorat und Senat regelmäßig
und es werden die Entsendungen in Habilitations-
und Berufungskommissionen
festgelegt.
Auf Department- und Institutsebene
sind Kommunikationsstrukturen unterschiedlich
organisiert. Dies ist einerseits
wichtig, um auf spezifische Anforderungen
Rücksicht nehmen zu können, führt
andererseits aber auch dazu, dass die
Qualität der internen Kommunikation
zum Teil sehr unterschiedlich wahrgenommen
wird.
Der*die Rektor*in sowie alle Vizerektor*innen
halten regelmäßige Jours fixes
mit den Leiter*innen der ihnen zugeordneten
Serviceeinheiten bzw. Stabsstellen
ab.
Zur schriftlichen, internen Kommunikation
dienen die Informationsschreiben
des Rektorates und des Senates, die
an alle Mitarbeiter*innen und Studierenden
der BOKU per E-Mail gesendet
werden. Seit der COVID-19-Pandemie
werden außerdem laufend Informationsschreiben
zu den aktuellen Maßnahmen
an der BOKU an alle BOKU Angehörigen
versendet (insgesamt über 40 Aussendungen).
Zusätzlich werden in den