VNW-Magazin 4/2022

60 Property Management
Property Management – Integration
von ERP- und Start-Up-Lösungen
VON PROF. DR.-ING. HEIKO GSELL EBZ BUSINESS SCHOOL, BOCHUM
Das Property Management bildet als Teilgebiet des Immobilienmanagements
wesentliche Aufgabenfelder im Lebenszyklus von
Immobilien ab. Die entsprechenden Aufgabenfelder fokussieren
auf die Nutzung bzw. Bewirtschaftung einer Immobilie entlang
eines Mieterlebenszyklus. Dieser bildet die relevanten Aufgaben
und Funktionen von der Vermarktung einer Immobilie bzw. von der
Akquisition von Mietern über die Mieterverwaltung bis zur Rückgabe
der Immobilie und dem Auszug der Mieter umfassend ab. Die
Phasen dieses Mieterlebenszyklus sind in Abbildung 1 dargestellt.
Aufgrund der Menge an Wohneinheiten, die ein Wohnungsunternehmen
der Regel verwaltet, sowie des hohen Anteils an
Routineaufgaben in den einzelnen Phasen des Mieterlebenszyklus
macht eine umfassende Automatisierung der Prozesse in diesen
Phasen durchaus Sinn. Sie kann erheblich zur Steigerung der Effizienz
der Prozesse und zu einer effektiven Erfüllung der Aufgaben
in diesen Prozessen beitragen. Eine Automatisierung der Prozesse
des Mieterlebenszyklus wird vielfach mit Softwaresystemen realisiert,
die spezifische Aufgaben im Mieterlebenszyklus abbilden und
unterstützen. Diese Systeme arbeiten heute weitgehend isoliert
und bedürfen standardisierter Schnittstellen, Protokolle und Dienste,
die eine Kommunikation und einen Datenaustausch untereinander
realisieren.
Abbildung 1: Property Management Process Model
(Quelle: Scale123.com, 2017)
Die in Abbildung 1 dargestellten ersten drei Phasen des Mieterlebenszyklus
repräsentieren den Vermietungsprozess, der das
Leadmanagement, das Bewerbermanagement sowie das Vertragsmanagement
umfasst. Im Leadmanagement werden zunächst die
Kontaktinformationen von potenziellen Mieter:innen erfasst. Diese
Informationen schließen die Art und den Zeitpunkt der Anbahnung
des Kontakts ein. Basierend auf diesen Informationen werden die
einzelnen Kontakte mit weiteren öffentlich zugänglichen Informationen
angereichert, entsprechend ihrer Bedarfe bewertet, den je-
1 Lüttringhaus (2016), Propertymanagement als Professional Service, S. 34.
2 Talend (0.J.), REST-API: Definition, Funktion und Bedingungen.
weils richtigen Ansprechpartnern in der Organisation zugewiesen
und von diesen mit geeigneten Maßnahmen entwickelt und möglichst
zur Anmietung einer Wohneinheit motiviert. Das Leadmanagement
ist mit den beschriebenen Aufgaben Teil eines Customer
Relationship Management Prozesses. Das Customer Relationship
Management verantwortet – unabhängig von der jeweiligen Branche
– neben der Gewinnung neuer Kunden die weiteren Phasen
des Kundenbeziehungsprozesses, um über die Pflege der Kunden
eine möglichst langfristige Kundenbindung zu erzielen. Das Leadmanagement
geht unmittelbar in seine nachfolgenden Phasen
Bewerber- und Vertragsmanagement über. In diesen Phasen werden
die notwendigen Unterlagen der Mitinteressenten für die Erstellung
des Mietvertrags angefordert, das Zahlungsverhalten der
potenziellen Mieter:innen geprüft und es erfolgt ein regelmäßiger
Austausch mit den Mietinteressenten im Sinne der Kundenpflege.
Im nachfolgenden Vertragsmanagement werden die Mietvertragsdokumente
vorbereitet, die Vermieterseite nimmt die monetäre
Sicherheitsleistung entgegen und der Mietvertrag wird unterzeichnet.
Damit findet der Übergang von der Rolle von Mietinteressenten
in die Rolle von Mieter:innen statt.
Spezielle Lösungen für die Immobilienwirtschaft, wie beispielsweise
die cloudbasierten Wohnungsvermittlungssysteme der
PropTech-Unternehmen Immomio GmbH oder wohnungshelden
GmbH, die Wohnungsunternehmen über die drei vorangehend
beschriebenen Phasen begleiten, automatisieren zahlreiche Aufgaben
in diesen Phasen. So werden Funktionen für das Initiieren
der Vermarktung einer Immobilie bzw. einer Wohnung auf unterschiedlichen
Plattformen bzw. Kanälen, die Auswahl der Mietinteressenten,
die Vereinbarung von Terminen sowie der Abschluss der
Vermietung abgebildet. Über standardisierte Machine-to-Machine-
Kommunikationsschnittstellen zu externen Internet-Angebotsplattformen,
auf denen potenzielle Mieter ihre Daten und Dokumente
für Selbstauskünfte einpflegen, sowie mittels plattformunabhängiger
Webservices werden diese Daten und Dokumente automatisiert
direkt in das Wohnungsvermittlungssystem übertragen.
Weitere standardisierte Schnittstellen, die Nutzung standardisierter
Kommunikationsprotokolle und der Einsatz von Mikro- oder
Webservices realisieren zudem eine Übertragung von Mieterdaten
in das beim jeweiligen Wohnungsunternehmen eingesetzte ERP-
System. Da im Vermietungsprozess personenbezogene Daten erfasst
und verarbeitet werden, muss das Wohnungsvermittlungssystem
Funktionen implementieren, welche die Einhaltung der gesetzlichen
Regularien der Datenschutzgrundverordnung sicherstellen.
Das wichtigste Kernsystem des Mieterlebenszyklus, das die
Phasen Mieterverwaltung, Zahlungsmanagement und Vermietungsende
adressiert, bildet das ERP-System, das die Aufgaben in
diesen Phasen des Property Managements unterstützt. So liegen
die Aufgaben der Mieterverwaltung neben der Kommunikation mit
den Mietern in der Bewirtschaftung und allgemeinen Verwaltung
der Wohneinheiten, die auf Basis der im jeweiligen ERP-System
angelegten Stammdaten erfolgen. Weiterhin unterstützt das ERP-