recall_E-Paper_5+6-22_web

Kostenvergleich
Quelle: aus PraxisNavigation ®
von Prof. Dr. Bischoff & Partner AG,
Steuerberatungsgesellschaft für
Zahnärzte
schiedlichen Kosten verbunden. Wie bei einer Online-Terminvergabe-
Plattform werden hier zeitintensive Arbeitsabläufe delegiert. Bei hohem
Materialumsatz in der Praxis ist die Automatisierung des Lagers eine
Überlegung wert, die sich auf Dauer rechnen kann.
Was tun mit dem Papier, das übrigbleibt?
Für eine Weile werden die traditionellen Papierrechnungen, Kassenquittungen
sowie Parkscheine und Bewirtungsbelege zur Verbuchung
bleiben. Für diese Übergangszeit eröffnen sich drei Wege:
Schaffen Sie das Drucken weitestgehend ab!
Die Nummer 1 aller Arbeitsbeschaffungsmaßnahmen ist das Drucken
von Buchhaltungsunterlagen. Digitale Rechnungen und Kontoauszüge
werden gesammelt und gedruckt und einander zugeordnet. Danach
wird der Buchungsordner verschickt, digitalisiert, zurückgesendet und
archiviert. Sie wissen, das kostet Zeit und Geld.
Der Gesetzgeber gibt in §14 (1) UStG vor, dass Echtheit der Herkunft,
Unversehrtheit des Inhalts, Lesbarkeit und Aufbewahrung der Rechnung
gewährleistet sein müssen. Da eine ausgedruckte digitale Rechnung nur
als Rechnungskopie gilt, sollten Sie diese gar nicht ausdrucken, sondern
in ihrer ursprünglichen digitalen Form archivieren. Hier bieten führende
Anbieter von Buchhaltungssoftware Upload-Werkzeuge, mit denen eine
automatisierte Archivierung digitaler Rechnungen leicht möglich ist. Die
via E-Mail erhaltene Rechnung wird an eine persönliche Buchhaltungs-
E-Mail-Adresse weitergeleitet.
Damit diese digitale Rechnung gleich dem entsprechenden Zahlungsausgang
zugeordnet werden kann, lassen sich die erhaltenen digitalen
Kontoauszüge über Verfahren, wie den Kontoauszugsmanager,
automatisch einspielen. Das Einsammeln der lediglich im Account des
Online-Händlers hinterlegten Rechnung lässt sich ebenfalls automatisieren.
Spezielle Dienstleister überprüfen regelmäßig den Posteingang
der Onlinehändler und spielen die hinterlegten Rechnungen in das Buchungsprogramm
ein.
Ihr Teil, der komplette Vorgang von der Bestellung über die Zahlung bis
zur Zuordnung der Rechnung zum Kontoauszug sowie die Zuordnung und
Archivierung des Belegs, ist digitalisiert. Die Kontrolle und Buchung erledigt
Ihr Steuerbüro.
1. Sämtliche Papierbelege werden gesammelt, grob vorsortiert und an
das Steuerbüro versendet. Moderne Buchhalter besitzen Hochleistungsscanner,
welche die Papierbelege digitalisieren.
2. Mittels Smartphones kommen die Belege direkt in die Cloud. Applikationen
wie Upload Mobil wandeln ein Foto einer Rechnung in eine
Buchungsposition um. Die Rechnung selbst wandert ohne Umwege
in das Archiv.
3. Der Königsweg: Jede Papierrechnung wird an der Rezeption eingescannt
und direkt archiviert. Ortsungebunden wird in der Cloud die
Korrektheit der Rechnungspositionen durch die Praxisleitung bestätigt
und zur Zahlung freigegeben. Jetzt veranlasst die digitale Buchhaltung
im Hintergrund die Zahlungsanweisung auf dem Geschäftskonto
und übermittelt den Vorgang dem Steuerbüro.
Das Ergebnis: Wenn eines Tages eine Verabredungsanfrage auf Ihrem
Schreibtisch landet, bemerken Sie diese dank der digitalen Praxisführung
sofort. Besser noch: Dank der Optimierungen haben Sie sogar genügend
Freizeit und können, sofern gewünscht, "ja" ankreuzen.
Sebastian Scherzer
Bilanzbuchhalter, Spezialist für digitale Buchhaltung in
der Zahnarztpraxis
Prof. Dr. Bischoff & Partner AG
Steuerberatungsgesellschaft für Zahnärzte
Theodor-Heuss-Ring 26 · 50668 Köln
Tel.: +49 221 912 840-0
E-Mail: service@bischoffundpartner.de
www.bischoffundpartner.de
www.recall-magazin.de