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40 Praxismanagement
Ist das der einzige
Zettel auf Ihrem
Schreibtisch?
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Dann gehören Sie zu den Praxen, die sich im Verwaltungsbereich von einer zeitintensiven und
teuren Zettelwirtschaft verabschiedet haben und die Vorteile der Digitalisierung nutzen. Regieren
bei Ihnen im Wareneinkauf, bei der Materialverwaltung und in der Buchhaltung Papierausdrucke,
handgeschriebene Listen und Post-its den Alltag? Muss der „Chef“ jede Bestellung selbst auslösen?
Holen Sie sich hier ein paar praktische Tipps für den Alltag.
Text Sebastian Scherzer Grafik Prof. Dr. Bischoff & Partner
Als Vorreiter der zeitsparenden Buchhaltung setzen Online-Händler erfolgreich
darauf, Aufgaben zu delegieren und zu automatisieren. Wie die
folgenden Beispiele zeigen, lässt sich dieses Prinzip auch auf die Zahnarztpraxis
übertragen.
Verhandeln oder lieber optimieren?
Laut KZBV Jahreshandbuch 2020 betragen die durchschnittlichen Ausgaben
für Praxis- und Labormaterialien 4,9 Prozent des Praxisumsatzes.
Ein langwierig verhandeltes Skonto von 2 Prozent auf sämtliche Praxiseinkäufe
verbessert den Praxisgewinn folglich um 0,098 Prozent des
Praxisumsatzes. Wird durch rechtzeitige Zahlung der Rechnung dann das
Kontokorrent belastet, stehen den 2 Prozent Skonto ein Vielfaches an Zinsen
gegenüber. Einen viel größeren Gewinn birgt die Prozessoptimierung.
Durchschnittlich liegen die Personalkosten bei 24,4 Prozent des Praxisumsatzes.
Die Zeit um 20 Prozent effektiver eingesetzt, steigert den Gewinn
um 4,88 Prozent des Praxisumsatzes. Die Lieferantenverhandlungen lassen
sich also getrost an eine Praxismitarbeiterin delegieren.
Machen Sie den Hersteller zum Lageristen Ihrer Praxis!
Der einfachste Weg, die Wareneinkäufe der Praxis zu delegieren, ist das
Betreiben des Praxislager durch den Hersteller selbst. Der fest mit dem
Hersteller vereinbarte Materialpreis lässt keinen Spielraum mehr für regelmäßige
Preisverhandlungen. Diesem vermeintlichen Nachteil stehen
drei entscheidende Vorteile gegenüber:
In Summe wird so mehr gewonnen als mit dem zeitaufwendigen Preisvergleich
jemals hätte erzielt werden können.
Trennen Sie privates und geschäftliches Online-Konto!
Die größten Zeitfresser sind also gemischt privat und geschäftlich genutzte
Konten bei den großen Onlinehändlern. Sie als Praxismitarbeiter*in
besitzen selten direkten Zugriff und müssen auf die Rechnungen warten.
Ebenfalls ist nicht klar abgrenzbar, wann es sich um private und
wann um Einkäufe für die Praxis handelt. Das verkompliziert die Buchhaltung
unnötig. Der Betriebsprüfer dürfte der einzige sein, der sich
über diese unklare Abgrenzung freut, mit womöglich negativen steuerlichen
Folgen für den Praxisinhaber.
Ein rein geschäftlicher Online-Account, in Kombination mit einem Lastschriftverfahren
und vielleicht einer parallelen Geschäftskreditkarte für
spontane gewerbliche Einkäufe, schafft wiederum drei Vorteile:
1. Klare Abgrenzung der Einkäufe der Praxis von den privaten Einkäufen
– eine gute Betriebsprüfungsprophylaxe.
2. Eine klare und wiederkehrende Verknüpfung von Praxiseinkauf und
Praxiskonto für die Buchhaltung.
3. Den Praxisaccount könnte das gesamte Team nutzen. Die stetige
Suche nach der richtigen Rechnung entfällt, weil diese beim Online-
Händler hinterlegt ist.
1. Der Hersteller füllt das Lager stetig auf und rechnet lediglich die verbrauchten
Materialien ab. Das spart Zeit und Geld.
2. Die Ware ist immer in verschiedenen Versionen vorhanden. Situative
Behandlungsänderungen sind möglich. Das steigert die Qualität.
3. Es ist eine begrenzte Auswahl an Waren vor Ort. Die Qual der Wahl
entfällt. Das vereinfacht und strafft die Praxisabläufe.
Automatisieren Sie die Lagerwirtschaft Ihrer Praxis
Im Sinne einer guten Kundenbindung bieten moderne Depots ihren
Kunden eine automatische Lagerwirtschaft an. Via Barcode wird
die Entnahme einer Ware in der Cloud registriert. Ist ein bestimmter
Schwellenwert im Lagerbestand erreicht, wird das Praxislager automatisch
aufgefüllt. Diese Dienstleistung ist je nach Praxisgröße mit unter-
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