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NUTZEN
DIE FIRMA
ten der Systeme, die wir uns angeschaut hatten, dies
abbilden konnten. Wir suchten eine Lösung, die einen
Überblick über die aktuellen Aufträge und Abläufe
bietet und auch bei Ausfällen einzelner Mitarbeiter
oder Mitarbeiterinnen dabei hilft, schnell und einfach
Aufgaben neu zu verteilen.“
Die Wahl fiel schließlich auf die Projektmanagement-
Software „Stackfield“, die in Deutschland entwickelt
wird und daher Datenschutz und Serverinfrastruktur
an deutsche Standards angepasst sind. Auch der Support
ist immer schnell erreichbar. „Zudem hat mir sehr
gut gefallen, dass das System flexibel für uns einzusetzen
und auch in der Handhabung leicht verständlich
ist“, so Tobias Knaup. Wichtig war ihm auch, dass sein
Team sich über einen längeren Zeitraum und ohne
Druck mit der Software anfreunden konnte und deren
Nutzung als Hilfe und nicht als zusätzliche Belastung
angesehen wurde.
Digital auf allen Ebenen
Die in Stackfield angelegte Struktur spiegelt das Studio
für Digitaltechnik Knaup in digitaler Form wider. Das
heißt, dass sich beispielsweise die organisatorischen
Bereiche des Unternehmens – „Layout“, „Produktion“
sowie „Montage und Auslieferung“ – auch in der Software
in Form gleichnamiger, als „Räume“ bezeichnete
Ordner wiederfinden. Sobald es zu einem Auftrag
kommt, landen alle notwendigen Informationen in
Die Planungs­ und Projektmanagement­Software
Stackfield lässt sich mithilfe von „Räumen“
komplett an die Struktur eines Unternehmens
anpassen.
Studio für Digitaltechnik, familiengeführt:
von links: Tobias Volker Knaup (Inhaber),
Natalie Knaup (Produktionsleiterin) und
Armin Kurt Knaup (Prokurist)
Stackfield. Durch die Aufteilung in Räume, denen wiederum
die Mitarbeitenden zugeordnet werden können,
lässt sich steuern, wer welche Informationen bekommt,
um nicht mit Daten überfrachtet zu werden. Für die
Jobs, die dort eingetragen werden, können außerdem
Unteraufgaben angelegt und verschiedene Personen
zugewiesen werden.
Speziell für den Einsatz der neuen Softwarelösung
wurde im Drucksaal ein Terminal eingerichtet, das
den Mitarbeitenden die Informationen im „Raum“
„Montage und Auslieferung“ zur Verfügung stellt. Eine
zusätzliche Kalenderübersicht erleichtert die zeitliche
Organisation. „In der Übersicht ,Meine Woche‘ sehe
ich beispielsweise zu erledigende Aufgaben, Termine
aber auch abgeschlossene Aufgaben, die mir unsere
Azubis zur Abnahme geben“, begeistert sich Tobias
Knaup. „Wir arbeiten zwar in der aktuellen Testphase
parallel mit analogen Auftragsmappen, ich stelle aber
fest, dass unser Team vermehrt die Software nutzt,
weil sich dort weniger Fehler einschleichen und nichts
verloren geht. Wir sind dadurch auch ruhiger geworden
und werden weniger in der eigentlichen Arbeit
gestört.“ Mitarbeiter, die auf Montage unterwegs sind,
können zudem Adressen und Termine auf ihrem Handy
einsehen und den Abschluss einer Arbeit mit einem
Klick bestätigen. In der Zukunft möchte das Unternehmen
– für einen Druckbetrieb klingt das fast schon
merkwürdig – auch das papierfreie Büro umsetzen.
Ziel ist dabei, die manuelle „Zettelwirtschaft“ in digitaler
Form strukturiert zu ersetzen. Und wie das funktioniert,
wird Knaup dann mit seinem Team sicher bei
einem Frühstück diskutieren.
01/2022// 25