277.TIROL - April 2022

18 MODERNE BÜRGER*INNENKOMMUNIKATION
MODERNE BÜRGER*INNENKOMMUNIKATION
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KOMMUNALE AUFGABEN
EFFIZIENT UND
(RECHTS)SICHER ERLEDIGEN
ZUM AUTOR
MANFRED SCHIECHTL
25 Jahre Medienerfahrung in verschiedensten
Bereichen bei der
Tiroler Tageszeitung und dem
Kurier sind die Basis für seine
umfangreiche Expertise in allen
Kommunikationsbelangen.
Kontakt: m.schiechtl@gemnova.at
Tirols Gemeindeverwaltungen müssen Tag für Tag immer umfangreichere
Aufgaben stemmen. Die heimischen Amtsleiter*innen stehen bei
diesen täglichen Herausforderungen an vorderster Front. Bernhard
Scharmer, Amtsleiter von Tirols drittgrößter Gemeinde Telfs, hat sich
für einen Vortrag beim Kommunalwirtschaftsforum vor einigen Jahren
die Mühe gemacht, all diese Aufgaben zusammenzufassen: „Herausgekommen
ist ein Excel-Blatt mit rund drei Metern Höhe und rund eineinhalb
Metern Breite.“
Der Landesobmann des FLGT, des Fachverbandes
der leitenden Gemeindebediensteten
Tirols, erklärt weiter: „Das
Datenblatt enthält zwischen 1.200 und
1.500 Aufgaben und Produkte, die jede
Gemeinde ständig auf Trab halten.“
Sehr intensiv haben sich auch zwei
ehemalige langjährige Amtsleiter mit
der Thematik beschäftigt. Sie haben
sich die Frage gestellt, wie all diese
Aufgaben kostensparend, effizient und
trotz geringer Personalressourcen in
hoher Qualität erledigt werden können.
Die Rede ist vom Juristen und Verwaltungsexperten
Christian Lechner, 18 Jahre lang
Amtsleiter, Bauamtsleiter und Finanzverwalter
in der Gemeinde Kolsass, und Klaus
Kandler, zuletzt 16 Jahre Amtsleiter bei der
Marktgemeinde Rum und dort in den letzten
fünf Jahren auch Geschäftsführer der
Immobiliengesellschaft sowie Geschäftsführer
des Wohn- und Pflegeheims.
Beide wirken mittlerweile mit ihrem
Wissen weit über ihre ursprünglichen
Gemeinden hinaus. Über die GemNova,
dem Unternehmen der Tiroler Gemeinden,
unterstützen sie all ihre Kolleginnen
und Kollegen in ganz Tirol, wenn es gilt,
mit Lösungen und Methoden zur Effizienzsteigerung
den stetig wachsenden
Herausforderungen Rechnung zu tragen.
Vor allem drei Bereiche haben großes
Entwicklungspotenzial: die Optimierung
von Prozessen als Teil einer Verwaltungsentwicklung,
gepaart mit professionellem
Qualitätsmanagement sowie dem Einsatz
von sinnvoller und echter Digitalisierung.
CHRISTIAN LECHNER: „Ich bin in der
GemNova mittlerweile seit vier Jahren in
verschiedensten Bereichen tätig. Als Jurist
bin ich zuständig für die Datenschutzgrundverordnung
in den Gemeinden und
betreue diese als externer Datenschutzbeauftragter.
Als Verantwortlicher im Bereich
Digitalisierung und Personaldienstleistung
koordiniere ich Gemeindeprojekte.“
KLAUS KANDLER: „ Ich bin ganz frisch
in der GemNova und leite den Bereich
Gemeinde- und Verwaltungsentwicklung.
Mein bisheriger Arbeitgeber, die Marktgemeinde
Rum, ist mit knapp 9.500 Einwohnerinnen
und Einwohnern eine der großen
Gemeinden in Tirol. Ich habe dort sehr
viel mit Organisation und Verwaltung zu
tun gehabt und meinen Fokus entwickelt.
In meinem zukünftigen Berufsweg bei
der GemNova kommt daher das Thema
Verwaltungsentwicklung besonders zum
Tragen.“
LECHNER: „Das Thema Digitalisierung
liegt der GemNova sehr am Herzen. Wieso?
Wir haben gesehen, dass in der Digitalisierung
sehr viel Potenzial liegt, besonders
was die Effizienz der Gemeindearbeit
betrifft. Die Verwendung von Standardregistern
bietet einen Mehrwert sowie
Erleichterungen für die Mitarbeiterinnen
und Mitarbeiter und auch die Bürgerinnen
und Bürger. Zu den Standardregistern
zählen vor allem das Zentrale Melderegister
(ZMR), das Unternehmensregister (UR),
das Adress-Gebäude-Wohnungsregister
(AGWR) und die medienbruchfreie Verwendung
von Daten aus den Bundesplattformen
(z.B. FinanzOnline). Was die daraus
abzuleitende Rechtssicherheit anbelangt,
sind die registerbasierende Eindeutigkeit
der Datensätze und die Umsetzung der
einschlägigen Verfahrensbestimmungen
wie der Bundesabgabenordnung (BAO)
oder des Verwaltungsverfahrensgesetzes
(AVG) beispielhaft zu nennen. Neben der
Digitalisierung eröffnet aber auch eine
schlagkräftige Verwaltungsentwicklung
viele Möglichkeiten. Dabei sind Themen
wie Prozessabläufe, Daten, eine Kostenund
Leistungsrechnung sowie ein durchdachter
Personaleinsatz sehr wesentlich.“
KANDLER: „Das wichtigste Werkzeug
für die Optimierung von Prozessen ist
das Qualitätsmanagement. Dies ist eine
unserer Kernleistungen im Zuge der Verwaltungsentwicklung.
Wie gehen wir dabei
vor? Ausgehend von der Strategie bzw.
den Visionen und Zielen brechen wir alle
Vorgänge herunter auf die Prozesse. Die
RECHTS: Durch ihre
langjährige Tätigkeit in der
Amtsleitung kennen Christian
Lechner und Klaus Kandler
die vielfältigen Aufgaben der
Gemeindeverwaltung ausgesprochen
gut und beraten
nun Gemeinden im Bereich
Verwaltungsentwicklung und
Digitalisierung. (© GemNova)
Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter muss
den Prozess, die Logik dahinter, verstehen.
Man muss wissen, wer verantwortlich ist.
Nur so kann dann die Schnittstelle digital/
analog aus meiner Sicht gut funktionieren.
Ein nächstes wichtiges Produkt, das
wir anbieten, ist die Kosten- und Leistungsrechnung.
Was ist der Hintergrund?
Der kommt oft schon vom Rechnungshof.
Ich habe unlängst einen Bericht des
Landesrechnungshofs zu einer Gemeinde
gelesen, in dem empfohlen wurde, eine
kostenrechnerische Kalkulation durchzuführen
und anhand dieser Berechnungen
festzusetzen. Aus der eigenen Arbeit weiß
ich, dass kostenrechnerische Kalkulationen
in den wenigsten Gemeinden zur
Anwendung gelangen. Es gibt das externe
Rechnungswesen unter Zugrundelegung
der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung
2015 (VRV 2015), aber
das interne Rechnungswesen ist bei den
meisten Gemeinden noch nicht angekommen.
Dabei wollen wir unterstützen und
den Gemeinden weiterhelfen. Wir wollen
das wirklich klein und fein machen,
deshalb vorerst auch nur die Betriebe
gewerblicher Art wie Wasser, Kanal, Abfall,
Kinderbetreuungseinrichtungen sowie
Wohn- und Pflegeheime. Mit einer Kosten-
und Leistungsrechnung können wir
viel mehr Informationen für die Führung
zur Verfügung stellen.“
„WIR HABEN
GESEHEN, DASS IN
DER DIGITALISIERUNG
SEHR VIEL POTENZIAL
LIEGT, BESONDERS
WAS DIE EFFIZIENZ
DER GEMEINDEARBEIT
BETRIFFT.“
CHRISTIAN LECHNER
Doch dies ist noch lange nicht alles,
worin Lechner und Kandler ihre Kolleginnen
und Kollegen unterstützen. Der
dritte wichtige Bereich ist die Prozessbegleitung.
Da geht es viel um Moderation
und die Zukunft. Beispielsweise
um die Frage, wo die Gemeinde hin will.
Lechner und Kandler helfen dabei mit
Visions- und Strategieprozessen. Der
vierte Bereich ist das Thema Personal
und Dienstleistung. Wenn es einmal
brennt, werden den Gemeinden Mitarbeiter*innen
zur Verfügung gestellt,
die kurzzeitig oder mittelfristig aushelfen.
Der fünfte Bereich ist die Lohnverrechnung.
Das ist eine jener Agenden,
die relativ leicht auslagerbar ist,
und die Gemeindeverwaltung dadurch
ungemein entlastet.