277.TIROL - April 2022
Ausgabe 6, April 2022
Ausgabe 6, April 2022
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18 MODERNE BÜRGER*INNENKOMMUNIKATION<br />
MODERNE BÜRGER*INNENKOMMUNIKATION<br />
19<br />
KOMMUNALE AUFGABEN<br />
EFFIZIENT UND<br />
(RECHTS)SICHER ERLEDIGEN<br />
ZUM AUTOR<br />
MANFRED SCHIECHTL<br />
25 Jahre Medienerfahrung in verschiedensten<br />
Bereichen bei der<br />
Tiroler Tageszeitung und dem<br />
Kurier sind die Basis für seine<br />
umfangreiche Expertise in allen<br />
Kommunikationsbelangen.<br />
Kontakt: m.schiechtl@gemnova.at<br />
Tirols Gemeindeverwaltungen müssen Tag für Tag immer umfangreichere<br />
Aufgaben stemmen. Die heimischen Amtsleiter*innen stehen bei<br />
diesen täglichen Herausforderungen an vorderster Front. Bernhard<br />
Scharmer, Amtsleiter von Tirols drittgrößter Gemeinde Telfs, hat sich<br />
für einen Vortrag beim Kommunalwirtschaftsforum vor einigen Jahren<br />
die Mühe gemacht, all diese Aufgaben zusammenzufassen: „Herausgekommen<br />
ist ein Excel-Blatt mit rund drei Metern Höhe und rund eineinhalb<br />
Metern Breite.“<br />
Der Landesobmann des FLGT, des Fachverbandes<br />
der leitenden Gemeindebediensteten<br />
Tirols, erklärt weiter: „Das<br />
Datenblatt enthält zwischen 1.200 und<br />
1.500 Aufgaben und Produkte, die jede<br />
Gemeinde ständig auf Trab halten.“<br />
Sehr intensiv haben sich auch zwei<br />
ehemalige langjährige Amtsleiter mit<br />
der Thematik beschäftigt. Sie haben<br />
sich die Frage gestellt, wie all diese<br />
Aufgaben kostensparend, effizient und<br />
trotz geringer Personalressourcen in<br />
hoher Qualität erledigt werden können.<br />
Die Rede ist vom Juristen und Verwaltungsexperten<br />
Christian Lechner, 18 Jahre lang<br />
Amtsleiter, Bauamtsleiter und Finanzverwalter<br />
in der Gemeinde Kolsass, und Klaus<br />
Kandler, zuletzt 16 Jahre Amtsleiter bei der<br />
Marktgemeinde Rum und dort in den letzten<br />
fünf Jahren auch Geschäftsführer der<br />
Immobiliengesellschaft sowie Geschäftsführer<br />
des Wohn- und Pflegeheims.<br />
Beide wirken mittlerweile mit ihrem<br />
Wissen weit über ihre ursprünglichen<br />
Gemeinden hinaus. Über die GemNova,<br />
dem Unternehmen der Tiroler Gemeinden,<br />
unterstützen sie all ihre Kolleginnen<br />
und Kollegen in ganz Tirol, wenn es gilt,<br />
mit Lösungen und Methoden zur Effizienzsteigerung<br />
den stetig wachsenden<br />
Herausforderungen Rechnung zu tragen.<br />
Vor allem drei Bereiche haben großes<br />
Entwicklungspotenzial: die Optimierung<br />
von Prozessen als Teil einer Verwaltungsentwicklung,<br />
gepaart mit professionellem<br />
Qualitätsmanagement sowie dem Einsatz<br />
von sinnvoller und echter Digitalisierung.<br />
CHRISTIAN LECHNER: „Ich bin in der<br />
GemNova mittlerweile seit vier Jahren in<br />
verschiedensten Bereichen tätig. Als Jurist<br />
bin ich zuständig für die Datenschutzgrundverordnung<br />
in den Gemeinden und<br />
betreue diese als externer Datenschutzbeauftragter.<br />
Als Verantwortlicher im Bereich<br />
Digitalisierung und Personaldienstleistung<br />
koordiniere ich Gemeindeprojekte.“<br />
KLAUS KANDLER: „ Ich bin ganz frisch<br />
in der GemNova und leite den Bereich<br />
Gemeinde- und Verwaltungsentwicklung.<br />
Mein bisheriger Arbeitgeber, die Marktgemeinde<br />
Rum, ist mit knapp 9.500 Einwohnerinnen<br />
und Einwohnern eine der großen<br />
Gemeinden in Tirol. Ich habe dort sehr<br />
viel mit Organisation und Verwaltung zu<br />
tun gehabt und meinen Fokus entwickelt.<br />
In meinem zukünftigen Berufsweg bei<br />
der GemNova kommt daher das Thema<br />
Verwaltungsentwicklung besonders zum<br />
Tragen.“<br />
LECHNER: „Das Thema Digitalisierung<br />
liegt der GemNova sehr am Herzen. Wieso?<br />
Wir haben gesehen, dass in der Digitalisierung<br />
sehr viel Potenzial liegt, besonders<br />
was die Effizienz der Gemeindearbeit<br />
betrifft. Die Verwendung von Standardregistern<br />
bietet einen Mehrwert sowie<br />
Erleichterungen für die Mitarbeiterinnen<br />
und Mitarbeiter und auch die Bürgerinnen<br />
und Bürger. Zu den Standardregistern<br />
zählen vor allem das Zentrale Melderegister<br />
(ZMR), das Unternehmensregister (UR),<br />
das Adress-Gebäude-Wohnungsregister<br />
(AGWR) und die medienbruchfreie Verwendung<br />
von Daten aus den Bundesplattformen<br />
(z.B. FinanzOnline). Was die daraus<br />
abzuleitende Rechtssicherheit anbelangt,<br />
sind die registerbasierende Eindeutigkeit<br />
der Datensätze und die Umsetzung der<br />
einschlägigen Verfahrensbestimmungen<br />
wie der Bundesabgabenordnung (BAO)<br />
oder des Verwaltungsverfahrensgesetzes<br />
(AVG) beispielhaft zu nennen. Neben der<br />
Digitalisierung eröffnet aber auch eine<br />
schlagkräftige Verwaltungsentwicklung<br />
viele Möglichkeiten. Dabei sind Themen<br />
wie Prozessabläufe, Daten, eine Kostenund<br />
Leistungsrechnung sowie ein durchdachter<br />
Personaleinsatz sehr wesentlich.“<br />
KANDLER: „Das wichtigste Werkzeug<br />
für die Optimierung von Prozessen ist<br />
das Qualitätsmanagement. Dies ist eine<br />
unserer Kernleistungen im Zuge der Verwaltungsentwicklung.<br />
Wie gehen wir dabei<br />
vor? Ausgehend von der Strategie bzw.<br />
den Visionen und Zielen brechen wir alle<br />
Vorgänge herunter auf die Prozesse. Die<br />
RECHTS: Durch ihre<br />
langjährige Tätigkeit in der<br />
Amtsleitung kennen Christian<br />
Lechner und Klaus Kandler<br />
die vielfältigen Aufgaben der<br />
Gemeindeverwaltung ausgesprochen<br />
gut und beraten<br />
nun Gemeinden im Bereich<br />
Verwaltungsentwicklung und<br />
Digitalisierung. (© GemNova)<br />
Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter muss<br />
den Prozess, die Logik dahinter, verstehen.<br />
Man muss wissen, wer verantwortlich ist.<br />
Nur so kann dann die Schnittstelle digital/<br />
analog aus meiner Sicht gut funktionieren.<br />
Ein nächstes wichtiges Produkt, das<br />
wir anbieten, ist die Kosten- und Leistungsrechnung.<br />
Was ist der Hintergrund?<br />
Der kommt oft schon vom Rechnungshof.<br />
Ich habe unlängst einen Bericht des<br />
Landesrechnungshofs zu einer Gemeinde<br />
gelesen, in dem empfohlen wurde, eine<br />
kostenrechnerische Kalkulation durchzuführen<br />
und anhand dieser Berechnungen<br />
festzusetzen. Aus der eigenen Arbeit weiß<br />
ich, dass kostenrechnerische Kalkulationen<br />
in den wenigsten Gemeinden zur<br />
Anwendung gelangen. Es gibt das externe<br />
Rechnungswesen unter Zugrundelegung<br />
der Voranschlags- und Rechnungsabschlussverordnung<br />
2015 (VRV 2015), aber<br />
das interne Rechnungswesen ist bei den<br />
meisten Gemeinden noch nicht angekommen.<br />
Dabei wollen wir unterstützen und<br />
den Gemeinden weiterhelfen. Wir wollen<br />
das wirklich klein und fein machen,<br />
deshalb vorerst auch nur die Betriebe<br />
gewerblicher Art wie Wasser, Kanal, Abfall,<br />
Kinderbetreuungseinrichtungen sowie<br />
Wohn- und Pflegeheime. Mit einer Kosten-<br />
und Leistungsrechnung können wir<br />
viel mehr Informationen für die Führung<br />
zur Verfügung stellen.“<br />
„WIR HABEN<br />
GESEHEN, DASS IN<br />
DER DIGITALISIERUNG<br />
SEHR VIEL POTENZIAL<br />
LIEGT, BESONDERS<br />
WAS DIE EFFIZIENZ<br />
DER GEMEINDEARBEIT<br />
BETRIFFT.“<br />
CHRISTIAN LECHNER<br />
Doch dies ist noch lange nicht alles,<br />
worin Lechner und Kandler ihre Kolleginnen<br />
und Kollegen unterstützen. Der<br />
dritte wichtige Bereich ist die Prozessbegleitung.<br />
Da geht es viel um Moderation<br />
und die Zukunft. Beispielsweise<br />
um die Frage, wo die Gemeinde hin will.<br />
Lechner und Kandler helfen dabei mit<br />
Visions- und Strategieprozessen. Der<br />
vierte Bereich ist das Thema Personal<br />
und Dienstleistung. Wenn es einmal<br />
brennt, werden den Gemeinden Mitarbeiter*innen<br />
zur Verfügung gestellt,<br />
die kurzzeitig oder mittelfristig aushelfen.<br />
Der fünfte Bereich ist die Lohnverrechnung.<br />
Das ist eine jener Agenden,<br />
die relativ leicht auslagerbar ist,<br />
und die Gemeindeverwaltung dadurch<br />
ungemein entlastet.