IT Management März 2022

14 | IT MANAGEMENT
Grundlage ist die eIDAS-Verordnung der
Europäischen Union, die elektronische
Zertifizierungen und Vertrauensdienste
für elektronische Transaktionen regelt.
Vertrauen, Kontrolle und
reibungsloses Zusammenspiel
Das Vertrauen in funktionierende elektronische
Transaktionen ist dort am schwersten
zu erlangen, wo analoge Prozesse
jahrzehntelang hervorragend funktioniert
haben. War die Idee vom „papierlosen
Büro“ bis in die 2010er Jahre meistens
nur Gerede, setzten sich jedoch in den
letzten Jahren dann endlich flächendeckend
Dokumenten Management Systeme
(DMS), Customer Relationship Management
Systeme (CRM), Content Management
Systeme (CMS) und digitale
Archive durch, weil sie nun soweit sind,
dass sie die Arbeit vereinfachen, anstatt
sie zu verkomplizieren.
MAGISCHES FÜNFECK
Fünf Kriterien muss ein Kommunikationssystem gewährleisten:
Zusätzlich ermöglicht eine zunehmende
Vernetzung von Objekten über das Internet
der Dinge (IoT) die durchgängige Digitalisierung
von Arbeitsprozessen wie
etwa in der Immobilienbranche die Erfassung
und Abrechnung von Energieverbrauchswerten
von Gebäuden.
Im Grunde ist bei vielen Organisationen
die Digitale Transformation längst vollzogen,
jetzt müssen sie noch dafür sorgen,
dass alle Systeme sinnvoll ineinandergreifen,
um wirkliche Arbeitserleichterung zu
bieten - und offen für Neues bleiben.
Ganz ohne Papier geht es
(noch) nicht
In vielen Branchen und Behörden geht es
noch nicht vollständig ohne Papierbriefe
und auch im Homeoffice muss man ja
irgendwie seine physische Geschäftspost
erhalten. Solche Aufgaben lösen
Dienstleister, die entweder Briefe tagesaktuell
vom Büro zu den Arbeitnehmern
ins Homeoffice bringen oder hybride
Dienste, die physische Dokumente zentral
sammeln, scannen und an die Adressaten
digital weiterleiten. Auch andersherum:
Digitale Korrespondenz wird
preiswert entweder in der Firma oder an
einer zentralen Sammelstelle ausgedruckt,
kuvertiert, frankiert und dann zugestellt.
Durch Mengenrabatte bei der
Deutschen Post AG können diese Dienstleister
ihren Service günstiger anbieten,
als wenn man Briefpapier, Umschläge
und Briefmarken selbst kaufen würde.
Das In- und Output-Management kann
passgenau auf jedes Unternehmen zugeschnitten
werden.
Kleine Firmen und Freelancer brauchen
bald keinen Drucker mehr: Wenn sie gelegentlich
doch einmal einen Brief zu versenden
haben, können auch sie solche
Hybriddienste preiswert nutzen, um ihren
digitalen Entwurf drucken, kuvertieren,
frankieren und versenden zu lassen. Dieser
Service ist schon für 80 Cent pro Brief
zu haben (Stand März 2022).
Die Kunst, gute Partner zu finden
Entscheider und IT-ler sollten sich auf eine
ganzheitliche Betrachtungsweise einlassen,
bei der die Bedürfnisse aller Stakeholder
berücksichtigt und die entsprechenden
Lösungen sinnvoll aufeinander abgestimmt
miteinander verwoben werden.
Gute Dienstleister bieten Beratungspakete
an und analysieren zunächst die bisherigen
Abläufe und Strukturen. Danach
geben sie Empfehlungen, wie man mit
welchen Mitteln schrittweise auf sinnvolle
neue Systeme umsteigt, ohne den laufenden
Betrieb zu stören. Die neuen Lösungen
sollen nicht nur Zeit und Geld sparen,
sondern auch einfach in die bisherige
Software-Architektur integriert werden
oder Schnittstellen nutzen - und gleichzeitig
sicher sein. Zertifikate bieten hier
Orientierung: Hält ein Dienstleister beispielsweise
das ISO 270001 vor, weiß
man, dass man es mit echten Sicherheitsexperten
zu tun hat.
1. Sicherheit,
2. Anwendungsfreundlichkeit
3. Bezahlbarkeit
4. Flexibilität
5. Antizipation
künftiger
Entwicklungen
Magisches Fünfeck
Fünf Kriterien muss ein Kommunikationssystem
gewährleisten: 1. Sicherheit, 2.
Anwendungsfreundlichkeit, 3. Bezahlbarkeit,
4. Flexibilität und 5. Antizipation
künftiger Entwicklungen, denn was nützt
es, wenn das neue System nicht den technologischen
Weiterentwicklungen der
kommenden Jahre mithalten kann?
FP Digital Business Solutions GmbH
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