recall E-Paper 1-22

42 Praxismanagement
Erfolgsrezept
Praxisabläufe
In einer perfekten Welt werden alle anfallenden
Arbeiten innerhalb einer Zahnarztpraxis
fair und transparent auf das Praxisteam verteilt.
Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen
sind klar geregelt und der/die Praxisinhaber*in
kann sicher sein, dass alle übertragenen Aufgaben
pünktlich erledigt werden.
Text Sabine Zude
© stock.adobe.com - artinspiring
Mit dem zunehmenden Fachkräftemangel rückt ein Szenario wie dieses
fast in den Bereich des Unmöglichen und so erhöht sich natürlich auch
die Arbeitsbelastung für das verbleibende Personal. Immer mehr administrative
Aufgaben werden auf immer weniger Köpfe verteilt. Fällt
dann zusätzlich noch jemand – wenn auch nur kurzfristig – wegen
Krankheit aus, ist meist das Chaos vorprogrammiert. Oft hören wir von
überlasteten Mitarbeiter*innen, die untertags so viele unterschiedliche
Aufgaben zusätzlich übertragen bekommen, dass sie diese ohne Überstunden
überhaupt nicht bewältigen können.
Wenn Sie diese Situation aus Ihrer Praxis kennen, wäre es ratsam, sich
den täglichen Praxisablauf mal genauer anzuschauen und auf folgende
Fragestellungen hin abzuklopfen:
1. Welche Arbeiten müssen nicht unbedingt von einer Kollegin, sondern
können effi zienter von einem Software-Modul übernommen
werden?
2. Weiß das Praxisteam morgens bei Arbeitsantritt, welche Aufgaben
von wem erledigt werden oder gibt es täglich neue Einteilungen?
3. Wird generell noch viel Papier in Form von Ausdrucken oder gar
handschriftlichen Listen benötigt?
4. Sind die Aufgaben insgesamt fair verteilt, oder gibt es große Leistungsschwankungen
im Team?
Das Zauberwort ist Digitalisierung
Denn wenn große Teile der täglichen administrativen Arbeiten von
der vorhandenen Praxis-EDV übernommen werden, verringert sich der
Berg an Aufgaben schon mal um einen erheblichen Prozentsatz.
Setzt der/die Praxismanager*in dann auch noch auf eine faire und
transparente Verteilung der Aufgaben innerhalb des Teams, wird jeder
Arbeitstag noch etwas effi zienter. Denn: Wenn man genau weiß, was
der nächste Arbeitstag so mit sich bringt, wird jeder im Team schon
vorbereitet in den Tag starten und sich Gedanken gemacht haben,
wie die Aufgaben innerhalb der Arbeitszeit am besten erledigt werden
können.
Digitale Prozessabläufe
Zugegebenermaßen lassen sich digitale Prozessabläufe nicht mal eben
aus dem Ärmel schütteln. Dazu muss sich der/die Praxismanager*in
reifl ich Gedanken machen:
· Welche Aufgaben verbergen sind in einem Behandlungsprozess?
· Wie sollen meine Kollegen*innen diese Aufgaben erledigen?
· Welche Arbeitsanweisungen kann ich ihnen an die Hand geben,
damit immer der gleiche Qualitätsstandard erhalten bleibt?
· Welche zeitlichen Abläufe sollen berücksichtigt werden?
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