EASY - Annual Stockholders - easy software ag

index EASY SOFTWARE AG’S MAGAZINE FOR DOCUMENT MANAGEMENT
DAS EASY SOFTWARE AG-MAGAZIN FÜR DOKUMENTEN-MANAGEMENT
EASY SOFTWARE AG · Am Hauptbahnhof 4 · D-45468 MÜLHEIM/RUHR
Pressesendung Deutsche Post AG · Entgelt bezahlt · K 47948
no. 28
German legislature demands electronic archiving
for tax-relevant records as of 1/1/2002.
Deutscher Gesetzgeber verlangt ab 01.01.2002
elektronische Archivierung für steuerrelevante
digitale Unterlagen.
REPORT SOFTWARE N E W S
E-Mail : index-online@easy.de � Internet: www.easy.de

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INDEX 28
EDITORIAL
German enterprises forced into action regarding
electronic archiving
When tax inspectors pay a visit, ...
... they will expect to be able to access tax-relevant data and
documents via a computer to an increased extent in the future.
This is a result of the amendment to the tax code of the German
fiscal administration, which will come into effect as of
January 1, 2002, as stipulated in the new "Principles of data
access and auditability of digital records (Grundsätze zum
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen,
GDPdU)" which were published on July 16, 2001.
The main goal of the amendment is to accelerate external
auditing processes and render them more efficient. Specifically,
revenue officers will be enabled to investigate all tax-relevant
electronic business processes ad hoc and in situ. Auditors
can exercise their data access rights in three different ways: 1)
through "read-only access" on the company's computers, 2)
through machine evaluation by the tax payer as stipulated by
the auditors, and 3) by receiving data media for evaluation.
It is thus advisable to digitally archive tax-relevant records
which were created using a data processing system in a revision-proof
manner on machine-readable media once it is no
longer permitted to store those data on paper or on microfilm
alone.
In principle, these legal stipulations can only be fulfilled
through the use of an electronic archive. But, at this point, less
than ten percent of all businesses are actually working with
such a system. Time is running out, and all those who have so
far postponed investing in modern DMS and archiving systems
are now being forced into action. The new electronic procedures
along with the computer-based exchange of documents
receive an additional boost through the law regarding
the acknowledgement of digital signatures which will also
come into effect at the beginning of 2002.
The EASY SOFTWARE group and its partners are more than
prepared for this dynamic development: through certified
interfaces to standard business software applications and noted
ERP systems, EASY ARCHIVE is already capable of storing
data in a revision-proof fashion and fully meeting the legal
requirements.
"In the name of the law", many of our employees are on the
road these days holding workshops and delivering lectures in
order to explain the consequences of this fiscal code amendment
to customers and prospective clients. At the same time,
we are keeping the interested public informed about current
developments via our service page www.einfacharchivieren.de.
After all, it's not only tax inspectors who would like a better
overview…
Cordially yours,
Markus Hanisch / Senior Executive
Herzlichst Ihr
Markus Hanisch / Vorstand
Deutschlands Unternehmen bei elektronischer
Archivierung unter Zugzwang:
Wenn die Betriebsprüfer kommen, ...
... werden sie künftig verstärkt auf steuerlich relevante Daten
und Dokumente per Computer zugreifen wollen. Ermöglicht
wird dies ab 1. Januar 2002 durch die novellierte Abgabenordnung
des Bundesfinanzministeriums bzw. die am 16. Juli
2001 veröffentlichten neuen "Grundsätze zum Datenzugriff
und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)".
Kernziel der Gesetzesänderung ist es, die betrieblichen
Außenprüfungen zu beschleunigen und effizienter zu gestalten.
Konkret sollen Finanzbeamte die Möglichkeit haben,
sämtliche elektronischen steuerrelevanten Betriebsprozesse
vor Ort und ad hoc zu recherchieren. Dabei können die Steuerprüfer
auf drei Wegen Gebrauch von ihrem Recht auf
Datenzugriff machen: 1.) durch "Nur-Lese-Zugriff" am Firmencomputer,
2.) über maschinelle Auswertung durch den
Steuerpflichtigen nach Vorgabe der Prüfer, sowie 3.) durch
Überlassung von Datenträgern zur Auswertung.
Es ist also ratsam, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems
erstellten steuerrelevanten Unterlagen revisionssicher
und digital auf maschinell auswertbaren Medien zu archivieren,
da die Daten nicht mehr ausschließlich in Papierform
oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden dürfen.
Die gesetzlichen Bestimmungen können durch ein elektronisches
Archiv erfüllt werden. Doch nicht einmal zehn Prozent
aller Unternehmen arbeiten heute mit solchen Systemen. Jetzt
wird die Zeit knapp, und es geraten all diejenigen unter Zugzwang,
die Investitionen in moderne DMS-und Archivierungssysteme
bisher zurückgestellt haben.
Einen zusätzlichen Schub erhalten die neuen elektronischen
Verfahren und der computergestützte Dokumentenaustausch
durch das Gesetz zur Anerkennung der digitalen Unterschrift,
das ebenfalls ab Anfang 2002 in Kraft tritt.
Die EASY SOFTWARE-Gruppe und ihre Partner sind auf
die dynamische Entwicklung bestens vorbereitet: Über zertifizierte
Schnittstellen zu betriebswirtschaftlicher Standardsoftware
bzw. namhaften ERP-Systemen ist EASY-ARCHIV
schon heute in der Lage, die Daten revisionssicher abzulegen
und den gesetzlichen Anforderungen voll zu entsprechen.
Viele unserer Mitarbeiter sind in diesen Tagen auch "im
Namen des Gesetzes" unterwegs, um Kunden und Interessenten
in Workshops oder Vortragsveranstaltungen über die Konsequenzen
der Novellierung der Abgabenordnung zu informieren.
Gleichzeitig halten wir die interessierte Öffentlichkeit
durch unsere Serviceseite www.einfach-archivieren.de über
die aktuelle Entwicklung auf dem Laufenden.
Denn schließlich wollen nicht nur Betriebsprüfer einen besseren
Durchblick haben...

EASY-PORTAL
Alle in dieser Publikation aufgeführten Wort- und Bildmarken sind Eigentum der
entsprechenden Hersteller.
All trade marks, tradenames and logos in this publication are the property of
their respective owners.
INHALT / CONTENTS
2 Editorial
2 Editorial
4 It's the Law
4 Alles was recht ist
10 EASY Quarterly Results
10 EASY Quartalszahlen
12 Annual stockholders meeting
12 Jahreshauptversammlung
16 EASY PORTAL
16 EASY PORTAL
20 Partner News
20 Partner News
22 Jetform
22 Jetform
24 Muelheim Technology Forum
24 Mülheimer Technologie Forum
26 EASY for mySAP.com
26 EASY for mySAP.com
30 Imprint
30 Impressum
31 Seminare
31 Courses
INDEX-Online
An EASY offer to stem the tide of paperwork:
Beginning with edition 29, you will have the option to obtain our
INDEX magazine online as a PDF file instead of a printed copy.
If you decide that, in the future, you only want INDEX in digital
form, please send an e-mail with reference to “INDEX
Online” to the following address:
Das EASY-Angebot gegen die Papierflut:
Ab der Ausgabe 29 können Sie entscheiden, ob Sie die INDEX
weiterhin als Druckversion oder online als PDF-Datei beziehen
wollen. Um nur noch die digitale INDEX zu erhalten, senden Sie
bitte eine e-Mail mit dem Betreff “INDEX-Online” an folgende
Adresse:
index-online@easy.de
New readers of INDEX are asked to select a version on the
order form on page 30.
Neue INDEX-Leser bestellen die gewünschte INDEX-Version
bitte mit dem Bestellformular auf Seite 30.
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EASY REPORT
It's the Law
Time is running out
Federal Ministry of Finance
demands electronic archiving
As of 1/1/2002, the German fiscal
administration will have the right to
examine the electronic bookkeeping of
taxpayers during tax audits and verify
the saved data in electronic form as
well.
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Alles was Recht ist
Die Zeit wird knapp
Bundesministerium
der Finanzen verlangt
elektronische Archivierung
Ab dem 01.01.2002 ist der Finanzbehörde
im Rahmen von steuerlichen
Außenprüfungen das Recht eingeräumt,
die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems
erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen
durch Datenzugriff zu prüfen.

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INDEX28
REPORT
The taxpayer is required to support the fiscal authorities
in exercising their auditing rights by supplying the necessary
technical resources as well as the saved data. In
an official communication of 07/16/2001, the Ministry
explains what is to be understood by "Principles of data
access and auditability of digital records (Grundsätzen
zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen,
GDPdU)". The bottom line: Whoever generates and
edits tax-relevant records on a computer will be
required to archive them electronically in the future.
Point III of the communication - Archiving of digital
records - clearly states: "Originally digital records
according to section 146 par. 5 AO must be archived on
machine-readable media. […] It will not suffice to store
originally digital records exclusively in printed form or
on microfilm. Recording data with the COM method
(Computer Output Microfilm) will thus no longer be sufficient."
In other words: tax-relevant records which have been created
and edited electronically must also be digitally archived in a revision-proof
manner. This is the only way to guarantee that a
structured and transparent evaluation of the unalterable data will
be possible even after ten years or more..
Who will have to archive electronically?
The size of a company does not matter as long as its accounts
are kept in electronic form. As this is true nowadays for almost
every German business, the DMS and archiving market will soon
experience some turmoil; after all, not even 10% of all businesses
are equipped with electronic archives so far. The new legal
provisions are now forcing all those into action who have so far
postponed investing in modern DMS and archiving systems.
Der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei der Ausübung
ihres Rechts zur Steuerprüfung zu unterstützen,
indem er ihr die erforderlichen technischen Hilfsmittel
sowie die gespeicherten Daten zur Verfügung stellt. In
einem offiziellen Schreiben vom 16.07.2001 erläutert
das Ministerium, was es unter den "Grundsätzen zum
Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
(GDPdU)" versteht. Fazit: Wer seine steuerlich relevanten
Unterlagen per Computer erstellt und bearbeitet, ist in
Zukunft zur elektronischen Archivierung verpflichtet.
Unter Punkt III - Archivierung digitaler Unterlagen -
heißt es dort unmissverständlich: "Originär digitale
Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell
verwertbaren Datenträgern zu archivieren. [...] Die originär
digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in
ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt
werden. Somit reicht die Aufzeichnung im COM-Verfahren
(Computer-Output-Microfilm) nicht mehr aus."
Mit anderen Worten: Steuerlich relevante Unterlagen, die
elektronisch erstellt und bearbeitet werden, müssen auch digital
revisionssicher archiviert werden. Denn anders ist eine strukturierte
und transparente Auswertung der unveränderlichen Daten
auch nach zehn oder mehr Jahren nicht möglich.
Wer muss elektronisch archivieren?
Entscheidend ist nicht die Größe eines Unternehmens, sondern
lediglich die Frage, ob dessen Buchführung EDV-gestützt
ist. Da dies mittlerweile für nahezu jeden deutschen Betrieb gilt,
wird es auf dem DMS- und Archivierungsmarkt bald sehr turbulent
zugehen; denn nach wie vor verfügen nicht einmal 10 % aller
Unternehmen über ein elektronisches Archiv. Durch die neuen
Maßnahmen des Gesetzgebers geraten nun all diejenigen unter
Zugzwang, die Investitionen in moderne DMS- und Archivierungssysteme
bisher zurückgestellt hatten.

In the future, auditors must be enabled to investigate all taxrelevant
electronic business processes within the IT system. Now
mandatory: System independent retrieval even after years
In a Frankfurter Allgemeine Zeitung article of May 15, 2001,
Günther Strunk, a corporate taxation professor at the Technical
University of Ilmenau, pointed out that the constant updates for
standard products such as SAP R/3 in particular can lead to significant
problems when re-entering data into the software at a
later time. Our editorial office contacted the head of the responsible
ministry department who confirmed that this results in an
imperative requirement for electronic archives to be downward
compatible even after the statutory periods have elapsed. A modern
archiving system such as EASY ARCHIVE not only guarantees
unalterable information as demanded, but also enables a
structured retrieval of revision-proof archived documents
through its full-text retrieval program: even 20 years later, auditors
will still be able to view exactly those documents that are
needed for digital auditing.
In March 2001, the FDP (Liberal Democrats) parliamentary
group voiced their reservations concerning data protection and
commensurability. Among other things, they wanted to know
whether it is correct that "according to the draft released by the
ministry, the taxpayer can be forced to retain the computer hardware
and software which was used during the statutory safekeeping
period, as well as staff who is familiar with both."
In this regard, the BMF communication of 07/16/2001 clearly
states: "The fiscal authorities must follow the principle of
commensurability when applying the data access regulations."
This means that, in case of a system change, for instance, "it will
not be necessary to retain the original hardware and software as
long as machine-readability of data archived after December 31,
2001, but before the system change, is guaranteed through either
the new system or an additional system."
REPORT
In Zukunft muss Betriebsprüfern ermöglicht werden, sämtliche
digitale, steuerrelevante Daten im DV-System recherchieren
zu können. Die Forderung: Systemunabhängige Recherche auch
noch nach Jahren
In einem Artikel der Frankfurter Allgemeinen Zeitung vom
15. Mai 2001 gibt Günther Strunk, Professor für betriebswirtschaftliche
Steuerlehre an der Technischen Universität Ilmenau,
zu bedenken, dass gerade die ständigen Neuerungen bei Standardprodukten
wie SAP R/3 zu erheblichen Problemen bei einer
späteren Wiedereinspeisung von Daten führen könnten. Wie der
zuständige Referatsleiter des Ministeriums auf Anfrage der
Redaktion bestätigte, ergibt sich hieraus die zwingende Anforderung
an das elektronische Archiv, auch nach Ablauf der gesetzlich
vorgeschriebenen Zeiträume noch abwärts kompatibel zu
sein. Mit einem modernen Archivsystem wie EASY-ARCHIV
ist zum einen die verlangte Unveränderbarkeit der Informationen
gewährleistet und zum anderen eine strukturierte Abfrage
der revisionssicher archivierten Dokumente über das volltextbasierte
Rechercheprogramm möglich: Der Prüfer bekommt auch
nach 20 Jahren noch genau die Dokumente angezeigt, die er für
die digitale Betriebsprüfung benötigt.
Im März 2001 äußerte die FDP-Bundestagsfraktion in einer
"kleinen Anfrage" ihre Bedenken im Hinblick auf Datenschutz
und Verhältnismäßigkeit. Darin wurde unter anderem die Frage
aufgeworfen, ob es zutrifft, dass "der Steuerpflichtige nach dem
Entwurf des BMF-Schreibens gezwungen sein kann, die
während der Aufbewahrungsfrist verwendete EDV-Hard- und
Software sowie damit vertrautes Personal vorzuhalten."
Das BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 legt sich hier ganz eindeutig
fest: "Die Finanzbehörde hat bei Anwendung der Regelungen
zum Datenzugriff den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
zu beachten." So sei es beispielsweise im Falle eines Systemwechsels
nicht erforderlich, "die ursprüngliche Hard- und Software
vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit auch für
die nach dem 31. Dezember 2001, aber vor dem Systemwechsel
archivierten Daten durch das neue oder ein anderes System
gewährleistet ist."
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REPORT
This "machine-readability" definitely requires the use of a
revision-proof electronic archive. Especially with regard to legal
parameters of data protection and the reservations which businesses
may have in this context, another priority must be to
ensure that auditors are given access to tax-relevant data only.
Ensuring commensurability
Notwithstanding all reservations concerning technical
details, even critics such as Prof. Strunk recommend that businesses
act "fast and deliberately" (FAZ), as major changeovers
will be required. The Federal Ministry of Finance is also aware of
this fact and has therefore stipulated in the ordinance that "data
archived before January 1, 2002, [need not] be re-entered in the
IT system (reactivated) […] for purposes of electronic evaluation
(section 147 par. 2 sentence 1 Nr. 2 fiscal code in connection with
section 147 par. 6 fiscal code) if this would be associated with
unusual expenditure for the taxpayer."
For all digitally created documents with fiscal relevance,
however, the new regulation will be valid as of January 1, 2002.
Given the fact that the number of paperless business transactions
is steadily increasing and that, moreover, input tax reductions
from electronic accounting with signatures will be allowed
according to the signature law as of January 1, 2002, an electronic
archive will become even more indispensable next year.
On the safe side with EASY ARCHIVE
EASY ARCHIVE is the ideal solution for businesses who
will have to be prepared for digital auditing in the future.
Archives of any size can be created without any problems and
receive all documents and data which accumulate in the course of
a business year. Non-tax relevant data, on the other hand, can be
kept safe from unauthorized access in advance through the
EASY file class protection. The integration of existing archives is
not difficult, either; these archives will be converted, adapted or
set up anew by certified EASY partners.
Diese "maschinelle Auswertbarkeit" erfordert eindeutig den
Einsatz eines revisionssicheren elektronischen Archivs. Gerade
auch im Hinblick auf datenschutzrechtliche Vorgaben und die
damit verbundenen Bedenken der Unternehmen muss zusätzlich
gewährleistet sein, dass Betriebsprüfer ausschließlich Zugriff auf
steuerlich relevante Daten erhalten.
Verhältnismäßigkeit gewährleisten
Trotz aller Bedenken über technische Details empfehlen
selbst Kritiker wie Prof. Strunk den Unternehmen, "rasch und
überlegt" zu handeln, weil erhebliche Umstellungsmaßnahmen
erforderlich sein werden. Das weiß auch das Bundesfinanzministerium
und hat eben deshalb in der Verordnung festgeschrieben,
dass "vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten [...] für Zwecke
ihrer maschinellen Auswertung (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO i.V. mit
§ 147 Abs. 6 AO) [nicht] nochmals in das DV-System eingespeist
(reaktiviert) werden [müssen], wenn dies mit unverhältnismäßigem
Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden wäre."
Für alle digital erstellten Dokumente mit Relevanz für den
Fiskus gilt ab dem 1. Januar 2002 jedoch die neue Verordnung.
Und da der Geschäftsverkehr in zunehmendem Maße papierlos
abgewickelt wird und ab dem 01. Januar 2002 zudem der Vorsteuerabzug
aus elektronischen Abrechnungen mit Signatur nach
dem Signaturgesetz möglich ist, wird ein elektronisches Archiv
ab dem nächsten Jahr umso unverzichtbarer.
Mit EASY-ARCHIV auf der sicheren Seite
EASY-ARCHIV ist die ideale Lösung für Unternehmen, die
zukünftig auf digitale Betriebsprüfungen vorbereitet sein müssen.
Archive beliebigen Umfangs können problemlos eingerichtet
und alle im Geschäftsjahr anfallenden Dokumente und Daten
eingepflegt werden. Nicht steuerrelevante Daten hingegen lassen
sich über den EASY-Mappenklassenschutz bereits im Vorfeld
vor unerwünschtem Zugriff absichern. Auch die Eingliederung
bereits bestehender Archive bereitet keine Schwierigkeiten, denn
die Umstellung, Anpassung oder Neueinrichtung dieser Archive
wird von zertifizierten EASY-Partnern vorgenommen.
EASY SOFTWARE AG
Kontakt: Thomas Meysel
Am Hauptbahnhof 4
D-45468 Mülheim a. d. Ruhr
tmeysel@easy.de
www.einfach-archivieren.de

Electronic archiving is going to become mandatory!
In early September, EASY SOFTWARE and its partners will jointly launch a nation-wide series of
events regarding this issue. To find out about informational events near you, please refer to our
service page:
Elektronische Archivierung wird Pflicht!
Ab Anfang September startet EASY SOFTWARE gemeinsam mit den Partnern eine bundesweite
Veranstaltungsreihe zu diesem Thema. Wann eine Informationsveranstaltung in Ihrer N he stattfindet,
entnehmen Sie bitte der Serviceseite:
www.einfach-archivieren.de
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REPORT
Quarterly development within the internal annual plan
The general development of commissions and sales in
the software sector is not consistent during the course of
a calendar year. Instead, the monthly volume of the
operative business typically increases in the course of
the year. Therefore, as in previous years, the first quarter
of 2001 started somewhat slowly for the EASY SOFT-
WARE group as compared to the annual average. This
corresponds to the internal annual plan of our enterprise,
which takes seasonal fluctuations into account.
Group sales increase to DM 22.64 million
Compared to the first quarter of the previous year, the group
sales increased by 16% to DM 22.64 million (2000: DM 19.54
million). Thus, around 23% of the planned sales revenue for the
current business year was generated in the first three months.
Compared to the same period in the previous year, the overall
performance following inclusion of software development costs
increased by 21% to DM 25.43 million (2000: DM 21.01 million).
While the gross yield margin basically remained the same, the
gross profit improved by 9% to DM 19.64 million (2000: DM
17.96 million). The EBIT operating result is reported as DM -
488 thousand (2000: DM 3.26 million). This decrease is mainly a
result of significantly increased personnel costs as well as operational
costs, especially in the marketing sector, with an emphasis
on the CeBIT trade show in Hanover. Compared to the previous
year, these operational costs occurred mainly in the first quarter,
diminishing the profits by approximately DM 800 thousand.
Another factor was the increase of the depreciation of research &
development costs by approximately DM 1 million a result of the
depreciation of the development costs which were carried as
assets in the previous years. At the same time, the depreciation of
own shares which were purchased in the course of the stock buyback
program reduced the financial result by DM 485 thousand.
Based on these expenses and depreciation as well as delayed commissions
in some holdings and subsidiaries, the group recorded a
deficit of DM 501 thousand for the period (2000: DM + 1.35 million),
while EASY SOFTWARE AG ended the period with a
positive IAS result of DM 901 thousand.
Net earnings per share
Quartalsentwicklung im Rahmen der internen Jahresplanung
Based on the company’s 5,403,000 shares, the recorded period
result for the group translates into calculated earnings per
share of Euro - 0,05 (2000: Euro 0.13).
Die allgemeine Auftrags- und Umsatzentwicklung der
Softwarebranche verhält sich im Kalenderjahr nicht einheitlich.
Vielmehr steigen die monatlichen Volumina des
operativen Geschäftes typischerweise mit zunehmendem
Jahresverlauf an. Vor diesem Hintergrund lief für
die EASY SOFTWARE Gruppe auch in 2001 das erste
Quartal bezogen auf den Jahresdurchschnitt unterproportional
an. Es entsprach dabei der internen Jahresplanung
unseres Unternehmens, in welcher die saisonalen
Schwankungen berücksichtigt sind.
Konzernumsatz wächst auf 22,64 Mio. DM
Gegenüber dem ersten Quartal des Vorjahres erhöhte sich der
Konzernumsatz um 16% auf 22,64 Mio. DM (2000: 19,54 Mio.
DM). Damit wurden in den drei ersten Monaten rund 23% der
für das laufende Geschäftsjahr geplanten Umsatzerlöse erzielt.
Die Gesamtleistung nach Aktivierung der Software-Entwicklungskosten
erhöhte sich gegenüber dem Vorjahreszeitraum um
21% auf 25,43 Mio. DM (2000: 21,01 Mio. DM).
Bei nahezu unveränderter Rohertragsmarge verbesserte sich
das Rohergebnis um 9% auf 19,64 Mio. DM (2000: 17,96 Mio.
DM). Das Betriebsergebnis EBIT wird mit – 488 TDM ausgewiesen
(2000: 3,26 Mio. DM). Dabei ist der Rückgang im
Wesentlichen eine Folge des deutlich erhöhten Personalaufwandes
sowie der betrieblichen Aufwendungen insbesondere im
Marketingbereich mit einem Schwerpunkt bei der CeBIT-Messe,
Hannover. Diese betrieblichen Aufwendungen sind im Vergleich
zum Vorjahr überwiegend im ersten Quartal angefallen und
führten zu einer Ergebnisbelastung in Höhe von circa 800 TDM.
Parallel wirkte sich die Erhöhung der Abschreibung auf Forschungs-
und Entwicklungskosten um circa 1 Mio. DM aus –
eine Folge der Abschreibung der in den Vorjahren aktivierten
Entwicklungskosten. Hinzu kam die vorgenommene Abschreibung
auf eigene Wertpapiere, die im Zuge des Aktienrückkaufprogramms
erworben wurden. Sie reduzierte das Finanzergebnis
um 485 TDM. Aufgrund der Aufwands- und Abschreibungseffekte
sowie von Auftragsverzögerungen bei einigen Tochter- und
Beteiligungsgesellschaften ergab sich im Konzern ein Periodenfehlbetrag
von 501 TDM (2000: + 1,35 Mio. DM), während die
EASY SOFTWARE AG ein positives IAS-Periodenergebnis von
901 TDM ausweisen konnte.
Ergebnis pro Aktie.
Durch das ausgewiesene Konzern-Periodenergebnis ergibt
sich auf Basis der 5.403.000 Aktien des Unternehmens ein rechnerisches
Ergebnis pro Aktie von – 0,05 Euro (2000: 0,13 Euro).

Dirk Vollmering,
Senior Excutive/Vorstand
Products/Development
Produkte/Entwicklung
Markus Hanisch,
Senior Excutive/Vorstand
Sales/Marketing
Vertrieb/Marketing
Group figure at a glance (IAS, figures in DM thousand)
Konzerndaten auf einen Blick (IAS, Angaben in TDM)
Michael Kaiser,
Senior Excutive/Vorstand
Finance/Administration
Finanzen/Administration
Jörg Michael Pläsker,
Senior Excutive/Vorstand
Corporate Communications/
Investor Relation
Unternehmenskommunikation/
Investor Relations
REPORT
1st quarter/1. Quartal 2001 2000
Sales revenue/Umsatzerlöse 22.641 19.542
Total turnover/Gesamtleistung 25.433 21.008
Gross profit/Rohergebnis 19.635 17.962
EBIT (IAS)/EBIT (IAS) -488 3.256
Net income/DVFA/Periodenüberschuss DVFA -501 1.345
As of Employees/Mitarbeiterzahl (31.03.) 375 262
Balance sheet total/Bilanzsumme 109.405 71.882
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REPORT
EASY - Annual Stockholders’ meeting 2001
in Mülheim:
Good Perspectives For the Future
EASY knows how to make you welcome. 380 shareholders
- even more than last year - attended the annual
stockholders' meeting in the Mülheim town hall.
Despite sinking market prices, shareholders were
pleased with the company's prospects.
"EASY has suffered in the wake of the overall negative market
trends," declared Jörg Michael Pläsker, Director of Business
Communications/Investor Relations at EASY SOFTWARE
AG. In spite of continuously positive business figures, the price
of the EASY stock went down with the Neuer Markt. "Naturally,
we are not happy with this, especially since we think that a fair
assessment of our stock should lie somewhere above Euro 22,"
said the spokesman of the Board and quoted the current
FINANCE ONLINE statistics which show that the EASY
stock was rated "good" or "excellent" by 80% of the consulted
financial analysts. He also emphasized that EASY SOFTWARE
AG is on a steady growth course and, with its close partnerships
with Microsoft and SAP, among others, and its well-balanced
product portfolio, has an excellent position in the DMS market -
a world market with a saturation of no more than 5% to date.
"Everybody thirsts for knowledge and drowns in information,"
was Pläsker's comment. Based on the new products EASY
EXCHANGE and EASY PORTAL as well as the new tax legislation
concerning electronic archiving for digital invoicing, he
forecast another remarkable upswing in the business development.
Investing in the future
In his first public appearance as Financial Director of EASY
SOFTWARE AG, Michael Kaiser explained the annual report
for the 2000 business year. He especially emphasized the
EASY - Hauptversammlung 2001 in Mülheim:
Perspektiven für die Zukunft
Man fühlt sich wohl bei EASY. 380 Anteilseigner kamen
zur Jahreshauptversammlung in die Stadthalle Mülheim,
ein noch größerer Andrang als im letzten Jahr. Und trotz
eines gesunkenen Börsenkurses ließen sich die Aktionäre
von den Zukunftsperspektiven des Unternehmens
begeistern.
"EASY ist in den Sog der allgemein negativen Börsentendenz
geraten", erklärte Jörg Michael Pläsker, Vorstandsmitglied
Unternehmenskommunikation/Investor Relations der
EASY SOFTWARE AG. Trotz positiver Geschäftszahlen
habe sich der Wert der EASY-Aktie mit dem Neuen Markt
nach unten bewegt. "Natürlich sind wir damit unzufrieden,
zumal wir eine faire Bewertung unserer Anteile bei über 22
sehen", so Pläsker. Der Vorstandssprecher verwies in diesem
Zusammenhang auf eine aktuelle Statistik von FINANCE
ONLINE, nach der 80% der befragten Finanzanalysten die
EASY-Aktie mit "gut" oder "sehr gut" beurteilt hätten. Das
Unternehmen befinde sich auf stabilem Wachstumskurs. Pläsker
hob hervor, dass die EASY SOFTWARE AG mit ihren
engen Partnerschaften, u.a. zu Microsoft und SAP, und ihrem
ausgewogenen Produktportfolio am DMS-Markt sehr gut
positioniert sei. Gerade einmal 5 Prozent des Weltmarktes sei
gesättigt. "Alle lechzen nach Wissen, ertrinken jedoch in
Informationen", so Pläsker. Insbesondere die neuen EASY-
Produkte EASY-EXCHANGE und EASY-PORTAL böten
potentiellen Kunden innovative Lösungen für ein modernes
Knowledge-Management. Die neue Steuergesetzgebung mit
ihrer Pflicht zur elektronischen Archivierung bei EDVgestützter
Rechnungsstellung werde der Geschäftsentwicklung
einen zusätzlichen Schub geben.
Kontinuierliches Wachstum
Bei seinem ersten offiziellen Auftritt als Finanzvorstand
der EASY SOFTWARE AG erläuterte Michael Kaiser den
Jahresabschlussbericht des Softwareunternehmens (siehe
Extrabericht). Kaiser betonte hierbei die Bedeutung gut ausgebildeter
und motivierter Mitarbeiter für ein kontinuierliches
Wachstum. "Das wichtigste Potential im schnelllebigen
DMS-Markt ist das Personal", sagte der Finanzvorstand vor
dem Auditorium. Die Personalkosten seien im vergangenen
Jahr um 70% gestiegen. Kaiser sieht dies als Vorleistung für
eine Marktoffensive: "Diese neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
sind mittlerweile vollständig in das Unternehmen
integriert und werden zukünftig ihren Beitrag für größeren
Umsatz und größeren Ertrag leisten", so Kaiser. Der konsolidierte
Konzernumsatz sei in 2000 um 57% auf 40,4 Mio.
angewachsen, der Jahresüberschuss um 33% auf 3,22 Mio.

significance of well-trained and motivated employees for continuous
growth in the fast-paced DMS market and explained that
last year's increase in personnel expenses by 70% must be understood
as laying the groundwork for a market offensive.
In 2000, the consolidated sales increased by 57% to Euro
40.4 million, and the annual surplus went up by 33% to Euro
3.22 million. Kaiser predicts a continued linear increase of sales
with an overproportionallly growing operational result. "For the
year 2003, we are expecting a profit of Euro 8.6 million, which
translates into Euro 1.60 earnings per share," he stated.
Expecting another increase in sales
EASY Sales and Marketing Director Markus Hanisch is
looking forward to growing sales in the wake of the new German
tax laws: "The IT world will change dramatically, as legislation
has turned around by 180 degrees." EASY is definitely planning
to secure a large piece of the cake during the expected boom in
the electronic archiving market.
Hanisch also pins high hopes on EASY PORTAL, an innovative
product which was introduced at the 1st MTF: "If only
forty customers opt to implement their web presence fast, conveniently
and without any HTML expertise, we shall already
generate more than a million DM in sales."
Shareholders show their approval
In his speech directed to the Management and Supervisory
Boards, Marc Tüngler of the Deutsche Schutzgemeinschaft für
Wertpapierbesitz (German Protective Association for Security
Holdings) pointed out that EASY shareholders are obviously
satisfied with the group's good prospects: "It does not happen all
that often these days that the Board of a joint-stock company
receives applause during a stockholders' meeting," he stated.
Moreover, the DSW representative praised the open EASY information
policy: "Such an objective and informative company presentation
cannot be taken for granted these days." EASY
received the "Top Ad hoc of the Month" reward from the financial
magazine BÖRSE ONLINE in April 2001.
By an overwhelming majority of votes, the attending shareholders
discharged the Management and Supervisory Boards for
the past business year; the appropriation of the balance sheet
profit to reinforce the equity capital was approved almost unanimously
as well.
REPORT
DM gestiegen. Mittelabflüsse seien in erster Linie durch
Wachstumsinvestitionen und Beteiligungen entstanden. Kaiser
prognostiziert, dass die Umsätze weiterhin linear ansteigen
werden, wobei das Geschäftsergebnis überproportional
wachsen werde. "Für das Jahr 2003 rechnen wir mit einem
Ergebnis von 8,6 Mio. , also einem Gewinn von 1,60 pro
Aktie", sagte Kaiser.
Erhöhte Umsatzerwartungen
Die erhöhten Umsatzerwartungen durch die neuen Steuergesetze
erläuterte Markus Hanisch, Vorstandsmitglied für
Vertrieb und Marketing der EASY SOFTWARE AG: "Die
IT-Welt wird sich dramatisch verändern, da sich die Gesetzgebung
um 180 Grad gedreht hat." Viele mittelständische, aber
auch große Unternehmen seien noch nicht ausreichend über
die kommende gesetzliche Pflicht zur elektronischen Archivierung
ihres digitalen Rechnungswesens informiert. EASY
sei dabei, dem Konzern rechtzeitig einen maßgebliches Stück
des zu erwartenden Umsatzkuchens zu sichern.
Große Hoffnungen setzt Markus Hanisch auch auf das
neuentwickelte Produkt EASY-PORTAL, das wenige Tage
vorher auf dem 1. MTF vorgestellt worden war. "Mit lediglich
vierzig Interessenten, die Ihren Webauftritt über EASY-POR-
TAL schnell, unkompliziert und ohne HTML-Kenntnisse
realisieren wollen, werden wir bereits über eine Mio. DM
Umsatz generieren", betonte der Vertriebsvorstand.
Beifall der Aktionäre
Dass sich auch die EASY-Aktionäre mit den guten
Zukunftsprognosen des Konzerns anfreunden können, verdeutlichte
Marc Tüngler von der Deutschen Schutzgemeinschaft
für Wertpapierbesitz in seiner Rede vor der Hauptversammlung:
"Es ist heutzutage schon ungewöhnlich, dass der
Vorstand einer Aktiengesellschaft während der Aktionärsversammlung
mit Beifall bedacht wird", so Tüngler. Der DSW-
Vertreter hob außerdem die offene Informationspolitik bei
EASY hervor. "Eine so sachliche und informative Unternehmensdarstellung
ist heutzutage nicht selbstverständlich",
ergänzte Tüngler. EASY war im April 2001 vom Finanzmagazin
BÖRSE ONLINE mit der Auszeichnung "Top Ad hoc
des Monats" bedacht worden.
Mit großer Mehrheit wurden Vorstand und Aufsichtsrat
von den anwesenden Anteilseignern für das abgelaufene
Geschäftsjahr entlastet; auch die Verwendung des Bilanzgewinns
zur Stärkung des Eigenkapitals wurde fast einstimmig
genehmigt.
INDEX 28
13

16
EASY-PORTAL
Information Platform in the Internet
EASY PORTAL
INDEX 28
Informationsplattform im Internet
EASY-PORTAL

The right information at the right time in the right
place: knowing more than others is the basis for
commercial success in our information society.
EASY PORTAL combines Content Management and
DMS components with a shop area in a webbased
interface. Any kind of information, documents
or products is provided through the web,
geared towards target groups and "just in time",
in a fast, modern and efficient way. With EASY
PORTAL, the Internet becomes a forum of knowledge
for business partners, employees, customers
and interested parties.
Die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen
Ort: Wissensvorsprung ist Basis für den wirtschaftlichen
Erfolg in unserer Informationsgesellschaft.
EASY-PORTAL vereinigt Content Management
mit DMS-Komponenten und Shop-Bereich
unter einer webbasierten Oberfläche. Jede Art von
Informationen, Dokumenten oder Produkten wird
zielgruppenorientiert und "just in time" über das
Web bereitgestellt - schnell, modern und effizient.
Mit EASY-Portal wird das Internet zum Wissensforum
für Geschäftspartner, Mitarbeiter, Kunden und
Interessenten.
INDEX 28
17

18
INDEX 28
SOFTWARE
EASY-PORTAL
A web editor for everybody
EASY PORTAL is a flexible modular standard software
which can be customized to meet individual requirements.
Whether you are aiming for an Internet presence for a public
audience, informational and e-commerce zones with restricted
access for sales partners, investors and customers, or an intranet
for employees only: EASY PORTAL allows you to cover all
business-oriented areas of your web presence.
Through an integrated editing interface, employees with
appropriate access rights are able to add any kind of text, images,
tables or multimedia files to your company portal - without any
programming or HTML expertise. Editors from different
departments and locations can publish relevant information via
the Content Management system of their target group, integrate
explanatory diagrams and make entire documents available for
downloading. The period of validity and priority of a piece of
information are determined via checkboxes. By storing the information
in logical categories with definable access rights, the presented
contents can be customized for each target group, down
to specific information for individual users. Through a logical
and expandable tree structure, portal visitors with appropriate
access rights will soon find the information they need - even in
several languages if requirrequired. A convenient full-text search
engine finds the desired information even in the HTML source
text.
The presentation can be adjusted to any corporate design,
integrating company logos and design features. The entire content
management takes place fast and conveniently online. Editors
with appropriate access rights can edit text, upload images,
change formats or update downloadable files - all directly in the
browser.
Archive in the browser
An outstanding feature of EASY PORTAL is the option to
integrate company-wide EASY archives into the portal. Access
rights to individual archives are determined by the imported
archive object rights. This means that branch offices and field
staff can access archived documents and records at any time - in
Berlin in the morning, after lunch in Paris, or in New York late
at night. All they need is Internet access. EASY PORTAL identifies
the visitor via login and password and then releases the
individually provided information. Unauthorized access is thus
ruled out.
Webeditor für jedermann
EASY-PORTAL ist eine modular aufgebaute Standardsoftware,
die sich individuellen Anforderungen flexibel anpasst. Ob
eine Internetpräsenz für die Öffentlichkeit, zugriffsgeschützte
Informations- und E-commerce-Bereiche für Vertriebspartner,
Investoren und Kunden, oder ein Intranet für Mitarbeiter: Mit
EASY-PORTAL lassen sich alle businessorientierten Bereiche
eines Webauftritts abdecken.
Über eine eigene Redaktionsoberfläche stellen berechtigte
Mitarbeiter beliebige Texte, Bilder, Tabellen oder Multimedia-
Files ins Unternehmensportal - ohne Programmierung, ohne
HTML-KnowHow. Die Redakteure aus verschiedenen Abteilungen
und Standorten können relevante Informationen über das
Content Management System ihrer Zielgruppe publizieren,
ergänzende Grafiken einbinden und komplette Dokumente zum
Herunterladen bereitstellen. Die Gültigkeitsdauer und die Priorität
einer Information werden mittels Checkboxen festgelegt.
Durch die Ablage der Informationen in logischen Kategorien mit
definierbaren Zugriffsrechten werden die Inhalte zielgruppengenau
bis hin zur spezifischen Information für einzelne Personen
präsentiert. Über eine logische und erweiterbare Baumstruktur
finden zugriffsberechtigte Portalbesucher schnell die benötigte
Information - und das bei Bedarf in mehreren Sprachen. Eine
komfortable Volltextsuchmaschine findet die gewünschten
Informationen selbst im HTML-Quelltext.
Der Auftritt lässt sich jedem Corporate Design angleichen;
Firmenlogos und Designmerkmale werden integriert. Das
gesamte Content Management findet schnell und komfortabel
online statt. Redakteure mit entsprechenden Zugriffsrechten
können direkt im Browser Texte editieren, Grafiken hochladen,
Formatierungen ändern oder herunterladbare Dateien aktualisieren.

Just for you!
Product information and price lists for sales partners, data
sheets and service information for technicians, or topical company
news for your business partners and investors: every visitor
to the company website will automatically receive the personalized
information which corresponds to his or her user profile.
Sensitive contents are available in protected zones after entering
a password. A subscribable interactive e-mail newsletter with
freely chosen topics provides news which is always up-to-date.
Immediately following a successful login, the user is presented
with new and relevant information; no message and no detail is
overlooked.
Online shop included
Imagine a store where the display or the price tags change
depending on which customer is currently looking at the window.
This is what you get in the EASY PORTAL online shop
which makes this software a full-scale e-commerce solution.
Flexibility and individuality are key concerns. Following login,
the system analyzes to which group the user belongs and then
presents the products which match this category. Depending on
the user group, products may be linked to different price lists -
wholesale prices for distributors, and retail prices for consumers.
EASY PORTAL is the result of intensive collaboration
between EASY SOFTWARE AG and otris Software AG in
Dortmund. Originally designed as an information forum for
EASY sales partners, the portal solution has been continually
perfected through the integration of various features. "EASY
PORTAL reliably provides information, documents and products
for anyone who is interested," says otris sales and marketing
director Marcus Rex. "This means more information, more performance
and more service for employees, customers and partners,
and thus more success for the company in the Internet."
Markus Rex, otris
Marketing and
Sales Director
Marcus Rex, otris-Vorstand
für Marketing und Vertrieb
Archiv im Browser
SOFTWARE
Herausragendes Feature von EASY-PORTAL ist die Möglichkeit,
unternehmensweite EASY-Archive in das Portal zu
integrieren. Durch die Übernahme der archiveigenen Objektrechte
werden Zugriffsrechte auf die einzelnen Archive festgelegt.
So haben Filialbetriebe und Außendienstmitarbeiter jederzeit
Zugriff auf archivierte Dokumente und Belege, egal ob
morgens in Berlin, nach dem Lunch in Paris oder spät nachts in
New York. Ein Internetanschluss genügt. Über Login und
Passwort identifiziert EASY-PORTAL den Besucher und schaltet
die individuell bereitgestellten Informationen frei. Unbefugter
Zutritt ist ausgeschlossen.
Just for you!
Ob Produktinformationen und Preislisten für Vertriebspartner,
Datenblätter und Serviceinformationen für Techniker oder
aktuelle Unternehmensnachrichten für Ihre Geschäftspartner
und Investoren: Jeder Besucher der Unternehmens-Website
erhält automatisch die seinem Nutzerprofil entsprechenden personalisierten
Informationen. Sensible Inhalte stehen in geschützten
Bereichen nach Passworteingabe zur Verfügung. Ein abonnierbarer
interaktiver E-Mail-Newsletter zu frei wählbaren Themen
liefert stets aktuelle Nachrichten. Neue und relevante Informationen
sieht der Nutzer direkt nach erfolgreichem Login;
keine Nachricht, kein Detail wird übersehen.
Online-Shop inklusive
Stellen Sie sich ein Geschäft vor, dessen Auslage oder dessen
Preise sich ändern, je nachdem welcher Kunde oder Interessent
gerade vor dem Schaufenster steht. Genau das ist der Online-
Shop, mit dem EASY-PORTAL um eine vollwertige E-commerce-Lösung
ausgebaut werden kann. Flexibilität und Individualität
werden groß geschrieben. Das System analysiert nach
erfolgtem Login, welcher Nutzergruppe der Interessent
angehört, und präsentiert ihm genau die seiner Kategorie entsprechenden
Produkte. Je nach Nutzergruppe können Waren mit
unterschiedlichen Preisen verknüpft werden - Einkaufspreise für
Großhändler, Endkundenpreise für Konsumenten.
EASY-PORTAL ist das Ergebnis einer intensiven Kooperation
der EASY SOFTWARE AG mit der otris Software AG in
Dortmund. Ursprünglich gedacht als Informationsforum für
EASY-Vertriebspartner, wurde die Portallösung durch die Integration
vielfältiger Features fortwährend perfektioniert. "EASY-
PORTAL bringt Informationen, Dokumente und Produkte
zuverlässig zu jedem Interessenten", meint dazu Marcus Rex,
otris-Vorstand für Marketing und Vertrieb. "Dies bedeutet mehr
Information, mehr Leistung und mehr Service für Mitarbeiter,
Kunden und Partner, und somit mehr Erfolg für das Unternehmen
im Internet."
otris software AG
Landgrafenstrasse 153
D-44139 Dortmund
Fon +49 (0)231 106 15 40
Fax +49 (0)231 106 15 44
info@otris.de
www.otris.de
INDEX 28
19

20
++ Avaya Opts For EASY SOFTWARE´s
Enterprise-Wide Data Archiving and
Imaging Solution ++
Implementation Updates Avaya's Technology
Allowing Intelligent Archiving and Quick
Information Retrieval
EASY SOFTWARE, a global leader in data archiving and
document management solutions for the SAP ® R/3 and corporate
imaging markets, announced today that it will implement an
enterprise-wide data and document archiving solution at Avaya’s
170 locations worldwide
EASY SOFTWARE has great functionality at a great price,”
said Steve Dudrow, Technical Manager for Avaya’s Application
Architecture Team. “I personally trust and have great faith in the
[EASY SOFTWARE] team. I feel very comfortable dealing with
them.”
INDEX 28
NEWS
++ EASY Partner News ++
++ ++ EASY SOLUTIONS AG cooperates
with DUIT Systems GmbH ++
Sage KHK users benefit from integrated
CRM solution
EASY SOLUTIONS AG of Dortmund, a subsidiary of
EASY SOFTWARE AG, and DUIT Systems GmbH of Duisburg
have signed a sales partner agreement during the CeBIT
2001 fair. DUIT Systems GmbH specializes in the implementation
of Sage KHK products and is going to include the CRM
(Customer Relation Management) product "KIS®" provided by
EASY SOLUTIONS AG in its portfolio from now on.
Interfaces to EASYWARE with EASY ARCHIVE,
Microsoft Outlook, Microsoft Office 2000, and standard business
software applications such as Sage KHK offer users an integrated
document management solution.
"The interface which we have developed provides Sage KHK
users with a promising solution which covers classic ERP applications
as well as the vast possibilities of Customer Relations
management ," says Tomas Roth, CEO of DUIT Systems
GmbH
++ EASY SOLUTIONS AG und DUIT
Systems GmbH kooperieren ++
Sage KHK-Anwender profitieren von integrierter
CRM-Lösung
Die EASY SOLUTIONS AG, Dortmund, eine Tochter der
EASY SOFTWARE AG, und die Duisburger DUIT Systems
GmbH haben auf der CeBIT 2001 einen Vertriebspartner-Vertrag
unterzeichnet. Die DUIT Systems GmbH hat sich auf die
Implementierung von Sage KHK Produkten spezialisiert und
wird künftig das CRM-Produkt (Customer Relation Management)
"KIS®" der EASY SOLUTIONS AG im Leistungsportfolio
führen.
Schnittstellen zu EASYWARE mit EASY-ARCHIV,
Microsoft Outlook, Microsoft Office 2000 sowie zu marktbekannten
Business Software-Anwendungen wie beispielsweise
Sage KHK bieten dem Anwender eine integrierte Dokumentenmanagement-Lösung.
"Mit der von uns entwickelten Schnittstelle bieten wir den
Sage KHK-Anwendern eine zukunftsträchtige Applikation, die
sowohl die klassische ERP-Anwendung als auch die umfangreichen
Möglichkeiten des Customer-Relations-Managements
abdeckt", meint dazu Tomas Roth, Geschäftsführer der DUIT
Systems GmbH.
++ Avaya setzt auf EASY SOFTWARE
als unternehmensweite Datenarchivierungs-
und Imaging-Lösung ++
Implementation erweitert Avaya-Technologie
um intelligente Archivierung und schnelles
Wiederauffinden von Informationen
Die Firma EASY SOFTWARE, weltweit einer der Marktführer
für Datenarchivierungs- und Dokumentenmanagement-
Lösungen in den Bereichen SAP R/3 ® und Corporate Imaging,
hat bekanntgegeben, dass sie in den 170 Avaya-Niederlassungen
in aller Welt eine unternehmensweite Daten- und Dokumenten-
Archivierungslösung implementieren wird.
"EASY SOFTWARE bietet beste Funktionalität zu einem
hervorragenden Preis", meint dazu Steve Dudrow, Technischer
Manager des Avaya-Teams für Anwendungsarchitektur. "Persönlich
habe ich volles Vertrauen und setze große Stücke auf das
EASY-Team. Im Umgang mit ihnen habe ich ein sehr gutes
Gefühl."

22
INDEX 28
REPORT
Bits & Bytes To Simplify Bureaucracy
Bits&Bytes statt Amtsschimmel
Professional archiving is a prerequisite
for e-government
More and more citizens have come to regard government
authorities and public administrations as service
providers and expect them to function efficiently and
meet their needs. Using modern communication technologies
in offices and administrations is a crucial prerequisite
for progressive service "for the people". With
software-based eForms and an adapted IT supported
workflow, the digital government office becomes reality.
Applying for a request for an application…
Whether you need to file your tax return, arrange for trash
removal or obtain a marriage license - an appropriate form is
required for almost everything. Filled in by hand and officially
filed, this piece of paper will then trigger an entire chain of related
steps which, from manual registration and verification to the
archiving of your data, involve numerous employees in different
departments. If you analyze these administrative workflows, you
will soon find that their process design often leaves much to be
desired and that their organization is hardly up-to-date. "This is
the way we have always done it" - routine defies innovation.
Waste of time and slip-ups are inevitable; the physical transport
of forms alone will sometimes delay processing by several days.
The alternative is to convert these paper-based processes into
a modern electronic workflow right away. With digital so-called
eForms it is possible to display those documents - which were
previously only available on paper - on-screen as structured
Professionelle Archivierung ist Voraussetzung
für E-Government
Immer mehr Bürger betrachten heute den Staat
und die öffentliche Verwaltung als Dienstleister,
die effizient und bedarfsorientiert zu funktionieren
haben. Wichtige Voraussetzung für einen
fortschrittlichen und bürgernahen Service ist der
Einsatz moderner Kommunikationstechnologien
in den Büros und Verwaltungstrakten. Mit
eForms, d.h. softwarebasierenden Formularen,
und einem angepassten EDV-gestützten Workflow
wird die digitale Amtsstube Realität.
Antrag auf Erteilung eines Antragsformulars...
Sei es die Steuererklärung, die Bestellung einer Biotonne oder
das Aufgebot beim Standesamt: zu praktisch jedem Behördengang
gehört ein Formular. Von Hand ausgefüllt und offiziell eingereicht,
stösst dieses Stück Papier eine ganze Kette verbundener
Arbeitsschritte an, bei denen von der manuellen Erfassung der
Daten über die Kontrolle bis hin zur Archivierung zahlreiche
Mitarbeiter der einzelnen Verwaltungen involviert sind. Analysiert
man den Workflow solcher Behördenvorgänge, so wird
schnell deutlich, dass viele Verwaltungsprozesse unzureichend
gegliedert und nicht mehr zeitgemäß organisiert sind. "Es wurde
schon immer so gemacht" - Routine verhindert Innovation.
Zeitverlust und Pannen sind vorprogrammiert; allein der physische
Transport der Formularblätter verzögert die Bearbeitung
zuweilen um mehrere Tage.
Dabei lassen sich diese papierbasierten Abläufe von Anfang
an in moderne elektronische Prozesse umwandeln. Mit digitalen
Formularen, sogenannten eForms, können Dokumente, die bisher
nur in Papierform vorlagen, als strukturiertes Formular am
Bildschirm dargestellt, weitergeleitet und bearbeitet werden - bei
Bedarf auch webbasiert im Browser. Papierformulare werden
mittels Scanner digitalisiert und als eForm abgespeichert. Über
einen Editor werden neue digitale Formulare erstellt bzw. bestehende
modifiziert.
Merten Slominsky,
Managing Director of jetform (Germany) GmbH
Geschäftsführer der jetform (Deutschland) GmbH

forms, then forward and edit them even in a web browser if need
be. Paper forms are digitized with a scanner and saved as eForms.
New digital forms are generated and existing ones are modified
via an editor.
Going through these steps is certainly worth it. "For each
Euro that goes toward the purchase of form templates, the cost
for the ensuing procedural steps is up to five times higher,"
explains Merten Slominsky, CEO of JetForm Deutschland
GmbH. "If you keep in mind that more than $ 12 billion is spent
annually world-wide just on the acquisition and evaluation of
data that were recorded using paper forms, you will soon agree
that eForms offer tremendous potential."
Professional archiving
One crucial advantage of eForms is simplified form maintenance
which includes improved version control. With eForms,
every employee and every citizen is automatically able to access
the currently valid form at any time. Printing and storage of
filled-in forms become a thing of the past, while archiving is still
of central importance. Just like paper documents, eForms must
be stored in a revision-proof manner for legal reasons and be
accessible at any time if needed. The difference is, however, that
they can be stored with the aid of professional electronic archiving
solutions, thus saving space and money. In the area of e-government,
JetForm closely collaborates with EASY SOFTWARE
AG. EASY ARCHIVE is certified for the revision-proof storage
of documents which need to be retained by law. The passing of
the digital signature law has laid the groundwork for the digital
revolution in government offices. JetForm and EASY together
offer integrated professional solutions for public administrations
from a single source.
REPORT
Dieser vergleichsweise geringe Aufwand lohnt sich. "Für
jeden Euro, der in den Kauf von Formularvordrucken gesteckt
wird, fallen bis zu fünfmal höhere Kosten für die nachfolgenden
Arbeitsschritte an", erläutert Merten Slominsky, Geschäftsführer
der JetForm Deutschland GmbH. "Wenn man bedenkt, dass
weltweit jährlich über 12 Milliarden Dollar allein dafür ausgegeben
werden, Daten einzugeben und auszuwerten, die mit Hilfe
von Papierformularen erfasst wurden, wird schnell deutlich, welches
Potenzial eForms zu bieten haben."
Professionelle Archivierung
Zu den wichtigsten Vorteilen der eForms gehört die Vereinfachung
der Pflege der Formulare inklusive verbesserter Versionskontrolle.
Mit eForms wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter
und jeder Bürger jederzeit automatisch Zugriff auf das
aktuell gültige Formular hat. Ausdruck und Lagerung von ausgefüllten
Formularen entfallen völlig. Eine besondere Bedeutung
kommt der Archivierung zu. Zwar müssen eForms ebenso wie
Papierdokumente aus juristischen Gründen revisionssicher abgelegt
werden und im Bedarfsfall schnell zur Verfügung stehen.
Dies geschieht jedoch platz- und kostensparend mit Hilfe professioneller
elektronischer Archivierungslösungen. JetForm
arbeitet im E-Government-Bereich eng mit der EASY SOFT-
WARE AG zusammen. EASY-ARCHIV ist für die revisionssichere
Ablage verwahrungspflichtiger Dokumente zertifiziert.
Mit der Verabschiedung des Gesetzes zur digitalen Signatur ist
die Voraussetzung für die digitale Revolution in den Amtsstuben
geschaffen worden. Gemeinsam bieten JetForm und EASY interessierten
Verwaltungen eine integrierte professionelle Lösung
aus einer Hand an.
jetform (Deutschland) GmbH
Europaring 60
D - 40878 Ratingen
Tel.: +49/(0) 2 102 20 2 - 0
Fax: +49/(0) 2 102 20 299
E-mail: vertrieb@jetform.com
Internet: www.jetform.com
INDEX 28
23

24
Discussing the Digital Future
The first time was a complete success: More than 600
guests attended the 1st MTF in the UNION theater complex
in the Forum at the Muelheim main station in order
to obtain first-hand information concerning current
developments in the areas of Knowledge Management
and DMS.
At the same time, EASY officially opened its new twin building
which straddles the downtown train station.
"Muelheim is proud that EASY has laid the foundation for
the future of our city on the Ruhr," stated Jens Baganz, mayor of
Muelheim and patron of the MTF, in his welcoming address to
the audience. He called EASY a motor and flagship of the city's
structural development, with the twin building as an architectural
expression of modern pioneer spirit.
It's the law
"EASY is headed towards a bright future," as Jörg Michael
Pläsker, spokesman of the EASY SOFTWARE AG Managing
Board, emphasized in his opening speech. In Germany alone,
almost 500,000 large or medium-sized businesses count as potential
users of EASY products. According to the latest polls, 89%
of businesses who use SAP intend to integrate a DMS system in
the course of the next twelve months. Moreover, the new legal
provisions concerning computer-supported accounting will open
up considerable sales potential for the market sector. "To meet
the new legal requirements, EASY offers a certified product
portfolio which has proven its worth thousands of times - fast
and straightforwardly", explained Pläsker.
INDEX 28
REPORT
1st Muelheim Technology Forum With
a Top-Class Line-Up
EASY Board Member J. M. Pläsker (left) and Dr. Jens Baganz,
mayor of the City of Mülheim
EASY-Vorstand J. M. Pläsker (links) im Gespräch mit dem Mülheimer Oberbürgermeister
Dr. Jens Baganz
1.Mülheimer Technologieforum mit hochkarätiger Besetzung
Die digitale Zukunft in
der Diskussion
Die Premiere war ein voller Erfolg: Mehr als 600 Gäste
kamen zum 1. MTF in die UNION Kinos im Mülheimer
Forum am Hbf, um sich aus erster Hand über aktuelle
Entwicklungen in den Bereichen Knowledge Management
und DMS zu informieren.
Gleichzeitig eröffnete EASY offiziell den neuen Zwillingsbau,
welcher nun in der City den Bahnhof überbrückt.
"Mülheim ist stolz, dass EASY den Grundstein gelegt hat für
die Zukunft in unserer Ruhrstadt", betonte Jens Baganz, OB der
Stadt Mülheim und Schirmherr des MTF, in seinem Grußwort an
das Auditorium. EASY sei ein Motor und Vorzeigeunternehmen
des Strukturwandels, und der Zwillingsbau sei architektonischer
Ausdruck von Aufbruch und Modernität.
Alles was Recht ist
"EASY geht einer guten Zukunft entgegen", betonte Jörg
Michael Pläsker, Unternehmenssprecher der EASY SOFT-
WARE AG, in seiner Eröffnungsrede. Allein in Deutschland
gäbe es fast 500.000 große oder mittelständische Unternehmen,
die als potentielle Anwender der EASY-Produkte in Frage
kämen. Unter den SAP-Anwendern wollten nach neuesten
Umfragen 89% der befragten Unternehmen innerhalb der nächsten
zwölf Monate ein DMS-System integrieren. Zudem würden
die neuen gesetzlichen Regelungen zur EDV-gestützten Buchführung
ein beachtliches Umsatzpotential für die Branche
erschließen. "Hier bietet EASY ein zertifiziertes und tausendfach
bewährtes Produktportfolio, um den neuen gesetzlichen Bestimmungen
zu genügen - schnell und unkompliziert", erklärte Pläsker.
Partner des Weltmarktführers
"EASY gefällt mir, schon der Name ist ein Clou", kommentierte
Kurt Sibold, designierter Geschäftsführer der Microsoft
Deutschland GmbH, die seit zweieinhalb Jahren bestehende
Partnerschaft zwischen Microsoft und EASY, und bestätigte den
hohen Qualitätsstandard von EASYWARE: "EASY schafft mit
exzellenter Software den Mehrwert beim Einsatz eines
Windows-basierten Systems". Gleichzeitig lud Sibold EASY als
ISV-Partner ein, an der Ausgestaltung zukünftiger Web-Services
auf XML-Basis mitzuwirken. Microsoft werde unter dem
Namen ".NET" eine Entwicklungsoffensive starten, die XML
als Standard für webbasierte Dienstleistungen etablieren soll.
Modernes Organisationsgedächtnis
Perspektiven der Informationstechnologie für das Office der
Zukunft aus Sicht des Wissenschaftlers zeigte Dr. Wolfgang Dei-

Partner of the world market leader
"I like EASY, the name alone is great" - this is how Kurt
Sibold, designated CEO of Microsoft Deutschland GmbH, commented
the two-and-a-half-year partnership between Microsoft
and EASY, while confirming the high EASYWARE quality standard:
"With excellent software, EASY provides added value for
Windows-based systems." At the same time, Sibold invited
EASY - as an ISV partner - to participate in the formation of
future web services based on XML. Under the name ".NET",
Microsoft will push a development effort to establish XML as a
standard for web-based services.
Modern organizational memory
Dr. Wolfgang Deiters of the Dortmund Fraunhofer ISST
institute presented IT perspectives for the office of the future
from a scientist's point of view. Efficient information management
and ubiquituos access to business-wide information
sources have become a basis for all kinds of business activities.
Deiters predicted that "in a few short years, ubiquitous computing
- computer access anywhere and at any time - will have
become reality." The goal will be to supply the appropriate and
desired information at the right time as needed and in context.
Deiters called this customized provision of data "information
logistics".
EASY PORTAL
Providing information that meets the needs of a target group
and is available world-wide: With EASY PORTAL, a piece of the
future becomes reality in the present already. In his MTF presentation,
EASY director Markus Hanisch introduced the latest
EASYWARE product to the assembled IT experts, predicting
that "with its versatile options and convenient handling, EASY
PORTAL will turn the DMS world upside down."
EASY PORTAL combines Content Management and DMS
components and a full-scale e-commerce solution through a
web-based interface. Via EASY PORTAL's own editing interface,
employees who have appropriate access rights can add any
texts, images, tables or multimedia files to the company portal -
without any programming or HTML expertise, and in multiple
languages if required. Individual items can be conveniently edited
directly in the browser. At the same time, critical data can be
made accessible to selected users only; company-wide EASY
archives are integrated in the portal. Hanisch promised that
"users will not be swamped with superfluous or irrelevant information."
REPORT
ters vom Fraunhofer ISST Dortmund auf. Eine effiziente Verwaltung
der Informationen und ein allgegenwärtiger Zugriff auf
unternehmensweite Wissensquellen entwickelten sich zur Basis
unternehmerischer Aktivitäten aller Art. "Ubiquitous Computing,
die immer- und allgegenwärtige Computeranwendung,
wird in wenigen Jahren realisiert sein", prognostizierte Deiters.
Ziel werde es sein, die richtige und erwünschte Information zur
richtigen Zeit, d.h. bedarfsgerecht und kontextrelevant zur Verfügung
zu stellen. Deiters nannte diese bedarfsgerechte Bereitstellung
"Informationslogistik".
EASY-PORTAL
Informationen zielgruppengerecht und weltweit verfügbar
bereitstellen: Mit EASY-PORTAL wird ein Stück Zukunft
bereits jetzt Realität. EASY-Vorstand Markus Hanisch nutzte
seinen Vortrag auf dem MTF, um den versammelten IT-Fachleuten
das neueste Produkt aus der EASYWARE-Reihe vorzustellen.
"Mit seinen vielseitigen Möglichkeiten und seiner unkomplizierten
Bedienung wird EASY-PORTAL die DMS-Welt auf den
Kopf stellen", versicherte Hanisch.
EASY-PORTAL vereinigt Content Management mit DMS-
Komponenten und einer vollwertigen e-Commerce-Lösung
unter einer webbasierten Oberfläche. Über eine eigene Redaktionsoberfläche
stellen berechtigte Mitarbeiter beliebige Texte, Bilder,
Tabellen oder Multimedia-Files ins Unternehmensportal -
ohne Programmierung, ohne HTML-KnowHow, bei Bedarf in
mehreren Sprachen. Einzelne Items werden komfortabel direkt
im Browser editiert. Zugleich können kritische Daten nur ausgewählten
Anwendern bereitgestellt werden, unternehmensweite
EASY-Archive werden in das Portal integriert. "Kein User wird
mit überflüssigen oder für ihn irrelevanten Informationen überflutet",
versprach Hanisch.
Kurt Sibold, CEO of the German Microsoft GmbH
Kurt Sibold, Vorsitzender der Geschäftsführung der Microsoft GmbH Deutschland
INDEX 28
25

26
EASY-for mySAP.com
DMS components for the market leader
With the expansion of the EASY Link for SAP
R/3 interface into an independent product
line under the name EASY for mySAP.com,
EASY SOFTWARE AG is starting a strategic
DMS and archiving market offensive in the
SAP arena. A string of newly developed
features and functions offer SAP users
increased inefficiency and far-reaching
automation of business processes. The new
modules XPOST and SmartLink supplement
the EASY for mySAP.com product portfolio
by adding essential data acquisition and
document archiving options in a productive
SAP R/3 environment.
INDEX 28
DMS-KOMPONENTEN FÜR DEN MARKTFÜHRER
Mit dem Ausbau der Schnittstelle EASY Link
for SAP R/3 zu einer eigenständigen Pro-
duktlinie unter der Bezeichnung EASY for
mySAP.com startet die EASY SOFTWARE AG
eine strategische Offensive im DMS- und
Archivierungsmarkt rund um SAP. In kurzer
Folge wurden neue Features und Funktiona-
litäten entwickelt, die dem SAP-Anwender
größere Effizienz und weitgehende Automati-
sierung seiner Geschäftsprozesse ermögli-
chen. Die neuen Module XPOST und Smart-
Link ergänzen die Produktpalette EASY for
mySAP.com um wesentliche Optionen zur
Datenerfassung und Archivierung von Doku-
menten in einer SAP R/3-Produktivumgebung.

With XPOST, document-oriented processes from acquisition
to storage and posting can be implemented fully automatically
for the first time.
SmartLink, an addition to the SAP standard scenario 'assigning
then storing', enables the convenient allocation of documents
stored in EASY archives to existing SAP posting records.
Practically at the same time, EASY developed an interface for
the retrieval of original records and documents in non-SAP
EASY archives based on a prototype of SAP Document Finder,
a new SAP retrieval interface for external archiving systems.
EASY for mySAP.com DocFinder:
The new EASY link to SAP
SAP offers numerous applications, services and interfaces in
the area of document management and archiving. These include
Business Documents for the management and ArchiveLink for
automatic processing of business documents, as well as the
Document Finder which provides data from external archive
systems.
With EASY for mySAP.com DocFinder, EASY SOFTWARE
is among the first vendors of document management and archiving
software to provide such a Document Finder interface.
Beginning with release 6.10, SAP ArchiveLink offers the
possibility to access SAP-internal as well as external documents
through central retrieval using the Document Finder. With its
Document Finder, SAP ArchiveLink offers a retrieval interface
which even allows a combined attribute and full-text search. The
Document Finder provided by SAP consists of a search mask for
the specification of search terms and a hierarchically structured
hitlist.
Various functions regarding the selected entry can be called
via the context menu, such as attributes, i.e. index terms assigned
to the entry, filter functions, document display or record display
(accompanying economic transactions).
Mit XPOST können erstmals dokumentenorientierte Prozesse
von der Erfassung bis zur Ablage und Verbuchung in SAP
R/3 vollautomatisch realisiert werden.
Mit SmartLink, einer Ergänzung zum Standard-SAP-Szenario
"Zuordnen und Ablegen", können bestehenden SAP-
Buchungssätzen komfortabel in EASY-ARCHIV abgelegte
Dokumente zugeordnet werden.
Nahezu gleichzeitig entwickelte EASY auf Basis eines Prototyps
des SAP-DocumentFinders, einer neuen SAP-Rechercheschnittstelle
für externe Archivsysteme, eine Anbindung für die
Suche nach Originalbelegen und Dokumenten in SAP-fremden
EASY-Archiven.
EASY for mySAP.com, Docfinder:
Die neue EASY-Schnittstelle zu SAP
SAP bietet eine Vielzahl von Anwendungen, Services und
Schnittstellen rund um den Bereich Dokumentenmanagement
und Archivierung. Hierzu gehören Business Documents für das
Management von Geschäftsdokumenten, ArchiveLink zur automatischen
Verarbeitung von Geschäftsdokumenten, sowie der
Document Finder, mit dem Dokumente aus externen Archivsystemen
bereitgestellt werden können.
EASY SOFTWARE bietet mit dem EASY for mySAP.com
DocFinder als einer der ersten Dokumentenmanagement- und
Archivierungssoftware-Anbieter diese Schnittstelle zum Document
Finder. Ab dem Release 6.10 bietet SAP ArchiveLink durch
den Einsatz des Document Finders die Möglichkeit, über eine
zentrale Recherche sowohl auf SAP-interne als auch auf externe
Dokumente zuzugreifen. SAP ArchiveLink liefert mit dem
Document Finder eine Rechercheoberfläche, die sogar eine kombinierte
Attribut- und Volltextsuche ermöglicht. Der von SAP
zur Verfügung gestellte Document Finder besteht aus der Suchmaske
für die Festlegung der Suchbegriffe und -kriterien und
einer hierarchischen aufgebauten Trefferliste.
Über das Kontextmenü kann man verschiedene Funktionen
zum ausgewählten Eintrag aufrufen, wie Attribute, d.h. Indexbe-
INDEX 28
27

28
INDEX 28
REPORT
EASY for mySAP.com DocFinder makes it possible to use
the SAP Document Finder functions as well as define additional
document areas which allow retrieval from non-SAP-external
EASY archives. While the Document Finder uses a hierarchic
standard display, EASY for mySAP.com DocFinder generates a
hitlist table, thus enabling the user to directly view important
document data.
Via the EASY for mySAP.com Docfinder interface, EASY
users can make all EASY archives accessible to the SAP system.
Access and display are handled by the ArchiveLink interface 4.5,
i.e. they are based on HTTP. The actual display can take place
either in the browser or, for EASY users, via the integrated EASY
viewer which supports more than 200 file formats.
Additional functionality for EASY for mySAP.com
Level 1
XPOST: Efficient data acquisition for mySAP.com
XPOST (eXternal Posting for mySAP.com) enables comprehensive
integration of fully-automatic booking and archiving of
incoming records in SAP into systems which recognize and
process documents. With this functionality, fully-automatic handling
of document-oriented processes becomes possible for the
first time, and business scenarios are thoroughly optimized.
The first step takes place in the EASY CAPTURE acquisition
mask. Scanned incoming documents are classified according
to their types; relevant data are identified and extracted via an
OCR. Generally, the identified data are verified through a database
check.
In the second step, the program XPOST is run via a transaction
in the SAPGUI; XPOST forwards records that were preprocessed
and stored in EASY ARCHIVE to be automatically
processed in SAP R/3. Previously acquired document contents
are imported via the proven SAP batch input, and recorded fully
automatically. The original documents stored in EASY
ARCHIVE are permanently linked to the latest pertaining posting
record according to the SAP ArchiveLink standard.
Original documents stored in EASY ARCHIVE can thus be
directly accessed from the posting record in the SAP interface.
The module provides the flexible link between the latest technologies
for document classification modules (such as EASY IQ
Classify), high-performance text and form recognition products
and proven SAP R/3 systems. As a matter of course, existing and
proven batch input processes implemented by SAP users can be
integrated in the new, comprehensive XPOST process.
The program can either be controlled online through transaction
monitoring, or run in the background.
Detailed protocols and handling of business administration
problems allow complete control of processes.
SAP business workflow processes that follow up XPOST
enable interactive, paperless control and release of business
administration data.
The system requirements for XPOST are: EASYWARE with
EASY for mySAP.com Level 1 interface; SAP R/3 release 3.1H
through 4.6C.
XPOST supports all document classification and high-performance
text and form recognition products that have an
EASYWARE interface.
griffe zum Eintrag, Filterfunktionen, Dokumentanzeige oder
Beleganzeige (zugehörige betriebswirtschaftliche Transaktion).
Mit dem Einsatz von EASY for mySAP.com DocFinder kann
man nicht nur die Eigenschaften des SAP Document Finders
nutzen, sondern auch zusätzliche Dokumentbereiche definieren,
die eine Recherche in SAP-fremden EASY-Archiven zulassen.
Im Unterschied zur hierarchischen Standard-Darstellung des
Document Finders generiert EASY for mySAP.com DocFinder
eine tabellarische Trefferliste, die dem Anwender einen direkten
Einblick in wichtige Dokumentdaten ermöglicht.
Für den EASY-Anwender bedeutet der Einsatz von EASY
for mySAP.com Docfinder, dass er über diese Schnittstelle sämtliche
EASY-Archive dem SAP-System zugänglich machen kann.
Der Zugriff und die Anzeige erfolgen über die ArchiveLink-
Schnittstelle 4.5, also HTTP-basierend. Die Anzeige selbst kann
sowohl über den Browser als auch, bei EASY-Anwendern, durch
den systemeigenen EASY-Viewer erfolgen, der mehr als 200
Dateiformate unterstützt.
Zusätzliche Funktionalität für EASY for
mySAP.com Level 1
XPOST: Effiziente Datenerfassung für mySAP.com
XPOST (eXternal POSTing = externes Buchen für
mySAP.com) ermöglicht die durchgängige Anbindung der vollautomatischen
Verbuchung und Archivierung eingehender
Dokumente in SAP an Systeme zur Erkennung und Verarbeitung
von Beleggut. Mit dieser Funktionalität sind somit erstmals
vollautomatische Abläufe von dokumentorientierten Prozessen
möglich und Business-Szenarien werden umfassend optimiert.
Der erste Arbeitschritt findet in der Erfassungsmaske von
EASY CAPTURE statt. Gescannte Eingangsdokumente werden
nach Dokumenttyp klassifiziert, über eine OCR werden relevante
Daten erkannt und extrahiert. Zur Überprüfung der
erkannten Daten wird in der Regel ein Datenbankabgleich vorgenommen.
Im zweiten Schritt wird über eine Transaktion im SAPGUI
das Programm XPOST ausgeführt; XPOST führt das vorverarbeitete
und in EASY-ARCHIV abgelegte Beleggut einer automatischen
Verarbeitung in SAP R/3 zu.
Hierbei werden die zuvor gewonnenen Dokumentinhalte
durch den bewährten SAP Batchinput importiert und vollautomatisch
verbucht. Die in EASY-ARCHIV abgelegten Originaldokumente
werden mit dem jeweils neuen Buchungssatz nach
dem SAP ArchiveLink Standard fest verbunden.
Somit sind in EASY-ARCHIV abgelegte Originale direkt
vom Buchungssatz in der SAP Oberfläche ausgehend aufrufbar.
Das Modul liefert das flexible Verbindungsglied zwischen den
neuesten Technologien von Belegklassifizierungsmodulen (z.B.
EASY IQ-Classify), Hochleistungstext- und Formularerkennungsprodukten
und bewährt eingeführten SAP R/3-Systemen.
Bestehende und bewährte Batch-Input Abläufe von SAP-Betreibern
können selbstverständlich in den neuen umfassenden
XPOST-Ablauf integriert werden.

EASY optimizes SAP scenario
'Assigning then storing' now available as bulk
scenario
SmartLink is a sensible addition to the SAP standard scenario
'assigning then storing' (previously: 'late archiving without barcode')
which makes it possible to assign an existing SAP posting
record to an archive document at a later point in time.
SmartLink offers the user an enormously simplified process
and is especially suitable for large amounts of documents.
SmartLink can be used in the following cases:
� After posting incoming invoices, the packing slips are
to be systematically assigned to the invoice entries.
� An external inventory control system is in use which
prints documents and makes them available for storing
in digitized form. After the transfer of the data from the
inventory control system for consolidation in SAP R/3,
the documents stored in the archive should be
retrievable from SAP R/3 as well.
� Paper documents are to be linked to R/3 documents
using the ArchiveLink method.
SmartLink archives records with appropriate index terms
with a field structure that is suitable for EASY for mySAP.com
Level 1. When records are subsequently stored, a "log file" is
returned which contains the index fields that are relevant for
SAP, and a unique EASY ARCHIVE document number. This
log file is then read by the actual SmartLink, and the SAP records
which match the stored document are determined through a configurable
combination of index terms.
The user can then allocate the correct SAP record to the
stored document by a simple click of the mouse.
Through corresponding tables, SmartLink can be fully customized;
no individual ABAP development is necessary.
REPORT
Der Ablauf des Programms kann wahlweise über das Transaktions-Monitoring
online kontrolliert oder im Hintergrund
abgespielt werden.
Eine aufwendige Protokollierung und Behandlung von
betriebswirtschaftlichen Problemfällen lassen eine lückenlose
Kontrolle der Prozessabläufe zu.
Zu XPOST nachgeschaltete SAP Business-Workflow Prozesse
ermöglichen eine interaktive, papierlose Kontrolle und
Freigabe von betriebswirtschaftlichen Daten.
Systemvoraussetzungen für XPOST: EASYWARE mit
Schnittstelle EASY for mySAP.com, Level 1; SAP R/3 Release
3.1H bis 4.6C.
XPOST unterstützt alle Produkte zur Belegklassifizierung,
Hochleistungstext- und Formularerkennung mit Schnittstellen
zu EASYWARE.
EASY optimiert SAP Szenario
'Zuordnen und Ablegen' jetzt auch als
Massenerfassungsszenario
SmartLink ist eine sinnvolle Ergänzung zu dem Standard
SAP-Szenario "Zuordnen und Ablegen" (früher: "spätes Archivieren
ohne Barcode"), die es möglich macht, einen bestehenden
SAP-Buchungssatz nachträglich einem Archivdokument zuzuordnen.
SmartLink bedeutet eine enorme Vereinfachung für den
Anwender und ist besonders geeignet für hohe Belegaufkommen.
SmartLink kann in folgenden Fällen eingesetzt
werden:
� Nach dem Buchen eingehender Rechnungen sollen die
Lieferscheine systematisch den Rechnungssätzen zuge
ordnet werden.
� Es ist ein externes Warenwirtschaftssystem im Einsatz,
das Dokumente druckt und elektronisch für die Archi
vierung zur Verfügung stellt. Nach der Überführung
der Daten des Warenwirtschaftssystem zur Konsolidie
rung in SAP R/3 sollen die im Archiv abgelegten Bele
ge auch aus SAP R/3 zu recherchieren sein.
� Papierdokumente sollen nach ArchiveLink-Methode
mit SAP-Belegen verknüpft werden.
SmartLink archiviert Belege mit passenden Indexbegriffen
mit einer für EASY for mySAP.com Level 1 geeigneten Feldstruktur.
Beim anschließenden Ablegen wird eine "Protokolldatei"
mit den für SAP wichtigen Indexfeldern und einer eindeutigen
Dokument-Nummer von EASY-ARCHIV ausgegeben.
Diese Protokolldatei wird nun vom eigentlichen SmartLink gelesen
und mittels einer konfigurierbaren Kombination der Indexbegriffe
werden die SAP-Belege ermittelt, die zu dem abgelegten
Dokument passen.
Der Anwender hat nun die Möglichkeit, durch einfaches
Mausklicken den richtigen SAP-Beleg dem abgelegten Beleg
zuzuordnen.
SmartLink ist über entsprechende Tabellen vollständig nach
Kundenwünschen konfigurierbar; eine individuelle ABAP-Entwicklung
entfällt.
INDEX 28
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INDEX 28
COUPON
Company/Firma:
Mr/Ms/Herr/Frau :
Street/Straße:
City/State/Zip/PLZ/Ort:
Tel./Fax/E-Mail:
IMPRESSUM
FAX: +49(0)2 08/45 01 6-90
If you are interested in EASY CAPTURE, EASY ARCHIVE, EASY DMS, EASY
WEB, the INDEX magazine, the annual report of 2000 or our course schedule,
simply fax us this coupon to the number given above or send it to:
Wenn Sie Interesse an EASY-CAPTURE, EASY-ARCHIV, EASY-DMS,
EASY-WEB, dem INDEX-Magazin, dem Jahresbericht 2000 oder an unserem Schulungsprogramm
haben, faxen Sie uns den Coupon einfach an die Faxnummer oder
senden Sie ihn an:
EASY SOFTWARE AG,
Am Hauptbahnhof 4, D-45468 Mülheim a. d. Ruhr
� I am interested in EASYWARE
Ich habe Interesse an EASYWARE
� EASY ARCHIVE
� EASY DMS
� EASY CAPTURE
� EASY WEB
� EASY APPLICATIONS
Please send me your INDEX magazine to the above address
Bitte senden Sie mir das INDEX-Magazin an obige Adresse
� Index-Online (PDF file by e-mail)
� Index Magazin Printversion (posted by mail)
� Please send me your course schedule
Bitte senden Sie mir das Schulungsprogramm
� Please send me your current annual report
Bitte senden Sie mir den aktuellen Geschäftsbericht
DATES/TERMINE
SAP TechED -
Vienna / Austria
25.09. - 27.09.2001
DMS Expo -
Essen / Germany
26.09. - 28.09. 2001
INPRINT / IMPRESSUM
PUBLISHER / HERAUSGEBER:
EASY SOFTWARE AG
Am Hauptbahnhof 4
45468 Mülheim an der Ruhr
Tel: +49-(0)208-450160
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PRINTED BY / DRUCK:
WAZ-Druck, Duisburg
PRINT RUN / AUFLAGE:
25.000
Valid price list /
Es gilt die Anzeigenpreisliste
2/2001.
2 0 0 1

Name of the course Course No. Duration Price August September October
SEMINARBEZEICHNUNG Sem.-Nr. Dauer Preise (EUR) August September Oktober
Vertriebspartner-Seminare
COURSES/SEMINARE
Grundlagen und Systemadministration 3.11 DI 0536 4 1.750,00 06.08.-09.08. 03.09.-06.09.B 08.10.-11.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fortgeschrittene Systemadministration SL 0636 2 875,00 06.08.-07.08. 18.09.-19.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
COLD DI 0521 1 450,00 10.08. 07.09. 12.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Support Workshop DI 0540 1 450,00 15.08. 12.09. 17.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
PHB Workshop DI 0527 2 1250,00 16.08.-17.08. 13.09.-14.09. 18.10.-19.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop 3.2 SL 0600 2 500,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Verfahrensdokumentation SL 0827 1 875,00 21.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-CAPTURE Einstieg und Administration SL 0601 2 875,00 13.08.-14.08. 10.09.-11.09. 15.10.-16.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-DMS Einstieg und Administration SL 0603 2 875,00 13.08.-14.08. 09.10.-10.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-DMS Fortgeschrittene Administration SL 0604 2 875,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-WEB SL 0605 1 450,00 10.08. 21.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Sales Workshop SL 0633 1 450,00 03.08. 21.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Archiv Produkt Workshop SL 0634 3 1850,00 30.07.-01.08. 17.09.-19.09.B
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for mySAP.com Archiv Projekt Workshop SL 0635 2 1250,00 02.08.-03.08. 20.09.-21.09.B
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Up To Date Workshop Sales Partner mySAP.com SL 0637 1 250,00 10.10. B
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Up To Date Workshop Proje t Partner mySAP.com SL 0638 1 250,00 09.10. B
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for Lotus Notes Sales Workshop SL 0606 1 450,00 21.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY for Lotus Notes Workshop SL 0607 2 875,00 19.09.-20.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-EXCHANGE SL 0642 1 450,00 2.+3.+16.+17.08. 13.+14.09. 01.+02.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-PORTAL SL 0645 5 2250,00 20.-24.08 24.-28.09
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY Product and Sales Workshop SL 0610 3 1300,00 28.-30.08. 18.09.-20.09. 29.-31.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Der DMS-Markt: Trends und Technologien SL 0611 1 450,00 17.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop für Vertriebsbeauftragte SL 0612 1 250,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Systemtechniker Seminar SL 0613 2 1200,00 10.09.-11.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-WARE Installation und Konfiguration SL 0614 2 875,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
ScanOptic Technologie Workshop SL 0615 1 600,00 09.08. 17.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
End-Anwender-Seminare
Grundwissen für Anwender DI 0101 1 450,00 21.08. 24.09. 23.10.B
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Systemadministration für Anwender DI 0103 3 1300,00 22.08.-24.08. 25.09.-27.09. 24.10-26.10.B
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Fortgeschrittene Systemadministration für Anwender DI 0104 1 450,00 28.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop 3.11 für Anwender SL 0110 3 700,00 28.08.-30.08.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop 3.2 für Anwender SL 0616 2 500,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY DMS Anwendung und Administration SL 0617 2 875,00 13.08.-14.08. 09.10-10.10.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY Link Objects MS_VB SL 0643 1 450,00 28.08.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY Link Objects MS_C ++ SL 0644 1 450,00 29.08.
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Microsoft SQL Server Grundlagen SL 0800 2 1000,00 18.09.-19.09.
Courses for english speaking customers
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Basics and System Administration SL 0639 4 1750,00 20.08.-23.08. 03.09.-06.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY COLD DI 0512 1 450,00 07.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY CAPTURE Basics and Administration SL 0621 2 875,00 10.09.-11.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Support Workshop DI 0519 1 450,00 24.08. 12.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Project Handbook Workshop SL 0619 2 1250,00 13.09.-14.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY DMS Basics and Administration SL 0622 2 875,00 23.10-24.10
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY DMS Advanced Administration SL 0623 2 875,00 25.10-26.10
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY WEB SL 0624 1 450,00 07.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Release Workshop 3.2 SL 0620 2 500,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-for mySAP.com Sales Workshop SL 0625 1 450,00 06.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-for mySAP.com Archive Product Workshop SL 0626 3 1850,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY-for mySAP.com Archive Project Workshop SL 0627 2 1250,00
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASY Product and Sales Workshop SL 0630 3 1300,00 23.09.-05.09.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
System Technician Course SL 0631 2 1200,00 27.08.-28.08.
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
EASYWARE Installation and Configuration SL 0632 2 850,00 29.08.-30.08.
Note: The given dates refer to the first day of the respective courses. The courses marked with “B“ will take place at our Berlin branch.
Hinweise: Die Terminangaben beziehen sich immer auf den ersten Tag der Seminarveranstaltung. Die Termine, die mit einem „B“ gekennzeichnet sind, finden in unserer Geschäftsstelle in Berlin statt.
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