Verfahrensdokumentation I Fox4Taxes by Korinth & Cie.

Verfahrensdokumentation
nach GoBD und DSGVO-Management
Die nächste
Steuerprüfung
kommt bestimmt
Jetzt vorsorgen und
gravierende Nachteile &
Strafen vermeiden
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD ist für jeden
Unternehmer ab 17.000 EUR Jahresumsatz
verpflichtend.
Die optimale Erstellung ist nur unter Berücksichtigung
der DSGVO Verordnung möglich

Grundlagen:
Das Bundesministerium der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland hat eine Verwaltungsanweisung
erlassen, die festgelegt hat, dass es die verpflichtende Aufgabe eines jeden Unternehmers und Freiberuflers
ist, eine Verfahrensdokumentation nach GoBD zu erstellen.
Die Verfahrensdokumentation muss vor Beginn einer Betriebsprüfung durch das zuständige Finanzamt
bei demselben eingereicht werden.
Erstmals im Jahr 2014 beschlossen, aber aufgrund von Abstimmungsbedarf nicht operativ umgesetzt,
wurde am 28. November 2019 die Neufassung der GoBD veröffentlicht, welche seit dem 1. Januar 2020
in Kraft getreten ist und nun auch operativ von den Finanzämtern umgesetzt wird.
Mögliche Konsequenzen, wenn Sie die
Verfahrensdokumentation nicht vorlegen können:
Die Betriebsprüfung kann vom Finanzamt abgebrochen werden, wenn die Verfahrensdokumentation
nicht vor Beginn der Betriebsprüfung vorgelegt wurde.
Besonders relevant ist die Verfahrensdokumentation im Falle wenn Guthaben zu Gunsten des Unternehmers/Freiberuflers
bestehen, da der Abbruch der Betriebsprüfung gleichzeitig bedeutet, dass dem
Unternehmer/Freiberufler die Auszahlung des Guthabens verwehrt werden kann.
Im schlimmsten Fall kann dies zudem zu einer Strafanzeige durch die Steuerbehörde führen.
Hier ist für die Unternehmer und Freiberufler also Gefahr in Verzug.
Die Finanzämter erwarten die Überlassung der Verfahrensdokumentation nach GoBD vor Beginn der
Steuerprüfung.
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Die Erstellung der Verfahrensdokumentation und das
DSGVO Management liegen nicht im Pflichtbereich des
steuerlichen Beraters.
Es handelt sich um eine Unternehmer-/Freiberufler-Pflicht im Rahmen der
Unternehmensführung. Schließlich geht es um Anforderungen zur Verfahrensdokumentation
nach GoBD aus dem Handelsgesetzbuches (HGB)
und der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung,
Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen.
Upgrades
Die Finanzämter erwarten eine Verfahrensdokumentation nach GoBD. Das kann man so verstehen, dass es ausreicht,
wenn man den Ist-Stand aufschreibt und einige Verbesserungs-Potentiale notiert. Das ist aber leider nur die halbe Wahrheit.
Die Finanzämter können jederzeit verlangen, dass eine neue Verfahrensdokumentation eingereicht wird, die die Verbesserungs-Potentiale
als erledigt erklärt und zusätzlich die umgesetzten Maßnahmen erläutert.
Deswegen empfehlen wir, direkt unsere Upgrades mitzubuchen, um auch zukünftig sicher zu sein.
Vor allem, weil unsere Upgrades alle BAFA-förderfähig sind und Sie somit bis zu 80% unserer Kosten vom BAFA erstattet
bekommen.
Es handelt sich also vielmehr um IT-nahe Inhalte und Prozesse, die dokumentiert
werden müssen, als um steuerrechtliche Fragen. Deswegen ist
es von größter Wichtigkeit, dass im Rahmen der Verfahrensdokumentation
auch das DSGVO Management optimiert wird – nicht zuletzt, weil es
sich auch dabei um eine Unternehmerpflicht handelt, die bei Nichteinhaltung
zu Sanktionen und Strafen führen kann.
Basisleistungen
Schwachstellen-Analyse
Anhand der Verfahrensdokumentation, die Ihren Ist-Stand abbildet (Basisleistungen), arbeiten wir alle Schwachstellen
heraus und Sie erhalten eine übersichtliche Analyse, was noch zu tun ist, damit Sie anschließend konform zur Verfahrensdokumentation
arbeiten.
Beratung zur Optimierung der Prozesse
Inkl. Anpassung der ersten Verfahrensdokumentation
Wir beraten anhand der Schwachstellen-Analyse detailliert zu den notwendigen Veränderungen und schlagen Ihnen konkrete
Software- und Hardware-Konfigurationen sowie Workflow-Verbesserungen vor. Sie entscheiden, ob was per Remote
ohne persönlichen Termin oder von uns bei Ihnen im Unternehmen erledigt werden soll.
Die Basisleistungen sind nur BAFA-förderfähig, wenn mindestens ein Upgrade
gebucht wird.
Erstellung der ersten Verfahrensdokumentation nach GobD
Unsere Basisleistung ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation. Wir
erfassen dabei den Ist-Stand Ihres Unternehmens. Damit wir die Dokumentation
erstellen können, benötigen wir einige Zuarbeit von Ihnen. Bitte
nehmen Sie sich 1,5 bis 2,5 Tage Zeit, um die notwendigen Daten zusammenzutragen.
Bitte bedenken Sie, dass für die reine Basisleistung keine
BAFA-Förderung möglich ist. Wenn Sie den BAFA-Zuschuss nutzen möchten,
müssen Sie mindestens 1 Upgrade zubuchen.
Steuerberater-Prüfung
Die Steuerbehörden setzen keine Steuerberater-Prüfung voraus. Sie entscheiden, ob Sie eine Steuerberater-Prüfung in Zusammenhang
mit Buchhaltungs-Prozessen, Belegablagen, Kassensystem etc. wünschen. Gerade bei starkem Wachstum,
Exit-Situationen oder bei Unternehmen in Schwierigkeiten ist die Steuerberater-Prüfung sehr sinnvoll.
Skonto Upgrade
Wenn Sie auf unseren Treuhand-Service verzichten und zu Beginn der Beratung per Überweisung zahlen, erhalten Sie bis
zu 5% Skonto.
Design-& Druck Upgrade
Wenn Sie sich für das Design-& Druck Upgrade entscheiden, erhalten Sie Ihre Verfahrensdokumentation sowie den detaillierten
Beratungsbericht vollständig gelayoutet und gedruckt, gebunden als Buch. Sie präsentieren sich und Ihr Unternehmen
mit diesem Upgrade im perfekten Licht und überzeugen schon bei der Übergabe der Unterlagen.
All inclusive Upgrade
Nutzen Sie den attraktiven Preisvorteil in Höhe von 20% und Sie erhalten folgende Upgrades zum Sonderpreis:
• Schwachstellen-Analyse
• Beratung zur Optimierung der Prozesse (Vor-Ort-Termin)
• Steuerberater-Prüfung
• Design- & Druck Upgrade
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Digitalisierte Abwicklung
Sie können alle Themen bequem von Ihrem Schreibtisch erledigen.
Die gesamte Beratung sowie die Erstellung der Dokumentationen
erfolgt online.
Konzeptionelle & individuelle Beratung
Unser Alleinstellungsmerkmal besteht darin, dass wir mit Ihnen
nicht nur Listen ausfüllen, sondern dass wir aktiv mit Ihnen in die
Beratung einsteigen. Wir ermitteln mit Ihnen den Ist-Stand, wir verbessern
gemeinsam mit Ihnen Ihre Prozesse und wir schließen die
Beratung erst ab, wenn alle Voraussetzungen für die valide Erstellung
der Dokumentationen gegeben sind.
Dokumenten-Prüfung inklusive.
Zum Ende der Beratung übergeben wir Ihre Daten und erstellten
Dokumentationen an unseren Kooperations-Steuerberater. Dort
werden die Unterlagen noch einmal ausführlich geprüft und Sie erhalten
die Bestätigung, dass die Unterlagen einwandfrei sind.
Staatlicher Beratungskostenzuschuss
Wir wissen, dass die Verfahrensdokumentation fast alle Unternehmer vor große Herausforderungen stellt. Es ist
kompliziert, sehr undurchsichtig und man findet nur schwer einen Partner, der den Unternehmer an die Hand nimmt
und gemeinsam mit ihm diese gesetzlich vorgeschriebenen Hürden nimmt.
Wir sind genau dieser Partner
Wir begleiten Sie durch alle Prozesse, bis am Ende die optimalen Dokumentationen zu Ihrer Verfügung stehen.
Kostenlose Erstberatung
Das sogenannte onboarding Gespräch wird telefonisch oder via Video-Konferenz geführt.
Es ist für Sie vollkommen kostenfrei und Sie verpflichten sich zu nichts. Wir nehmen erste Eckdaten auf und erläutern
Ihnen auf der eine Seite, welche Tätigkeiten notwendig sind und auf der anderen Seite, wie der Ablauf der
Beratung ist. Abschließend erhalten Sie Ihr individuelles Angebot und wir verabreden uns zu einem kostenlosen
Folgetermin. In dem Folgetermin besprechen wir das Angebot und erst dann entscheiden Sie, ob wir zusammen
arbeiten wollen.
Nur ein Ansprechpartner
Während des gesamten Prozesses haben Sie einen einzigen Ansprechpartner. Dieser Berater begleitet Sie durch
den gesamten Prozess, koordiniert alle Online-Termine mit Ihnen und moderiert Video-Konferenzen, wenn Spezialisten
aus unseren Fachabteilungen hinzugezogen werden müssen.
Aufgrund dessen, dass wir Sie individuell und konzeptionell beraten,
können Sie einen Beratungskostenzuschuss in Höhe von bis
zu 80% auf die Beratungskosten erhalten.
Der Fördermittel-Träger ist das Bundesamt für Wirtschaft & Ausfuhrkontrolle
(BAFA). Sie erhalten den Zuschuss am Ende der Beratung.
Treuhandkonto statt Vorkasse
Der Fördermittelträger hat verfügt, dass die Beratungskosten vor
Auszahlung des Zuschusses beglichen sein müssen. Üblicherweise
wird hier Vorkasse verlangt. Wir finden das Ihnen gegenüber
nicht fair, schließlich sollen Sie nur bezahlen, wenn Sie vollkommen
zufrieden mit unserer Leistung sind. Deswegen haben wir den
Treuhand-Service PAYLAX eingesetzt. Sie zahlen zum Beginn der
Beratung die Kosten auf das Treuhandkonto ein und wir erhalten
das Geld erst, wenn Sie alle Leistungen freigegeben haben.
Nachsorge-Service
Die Verfahrensdokumentation ist ein lebendes Dokument. Ihr Unternehmen
verändert sich und damit auch die Dokumentationen.
Wir bieten Ihnen nach erfolgter Erst-Erstellung ein monatliches
Abonnement an. Somit zahlen Sie monatlich einen geringen Betrag
und wir aktualisieren einmal pro Jahr all Ihre Dokumentationen
ohne weitere Kosten.
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Ihr Steuerberater
Zuschuss auf die Kosten
Für viele Unternehmer ist der Steuerberater der erste
Ansprechpartner. Für die steuerliche Beratung ist
das auch absolut richtig.
Im Bereich der Verfahrensdokumentation nach
GoBD geht es allerdings vielmehr um IT-Prozesse
und IT-Sicherheit.
Wenn Ihr Steuerberater die Leistungen zur Verfahrensdokumentation
nach GoBD anbietet, sind Sie
dort gut aufgehoben.
Allerdings bieten viele Steuerberater diese Leistungen
nicht an, weil keine personellen Ressourcen für
diese Themen vorhanden sind oder der Steuerberater
strategisch nicht für die Erstellung dieser Dokumentationen
aufgestellt ist.
Wir sind beim Bundesamt für Wirtschaft & Ausfuhrkontrolle (BAFA) gelistet.
Damit besteht für Sie die Möglichkeit, einen Zuschuss auf unsere Leistung von bis zu 3.200 EUR zu erhalten.
Neue Bundesländer außer Leipzig:
Unternehmen bis 2 Jahre: 80% / max. 3.200 EUR
Unternehmen über 2 Jahre: 80% / max. 2.400 EUR
Leipzig inkl. Landkreis:
Unternehmen bis 2 Jahre: 50% / max. 2.000 EUR
Unternehmen über 2 Jahre: 50% / max. 1.500 EUR
Alte Bundesländer ohne Lüneburg
Unternehmen bis 2 Jahre: 50% / max. 2.000 EUR
Unternehmen über 2 Jahre: 50% / max. 1.500 EUR
Wenn dem so ist, sind Sie bei uns genau richtig. Wir
führen mit Ihnen die konzeptionelle und individuelle
Beratung durch und erstellen gemeinsam mit Ihnen
die notwendigen Dokumentationen.
Regierungsbezirk Lüneburg:
Unternehmen bis 2 Jahre: 60% / max. 2.400 EUR
Unternehmen über 2 Jahre: 60% / max. 1.800 EUR
Wenn Fragen entstehen, die in den Bereich der steuerlichen
Beratung fallen, stimmen wir uns direkt und
intensiv mit Ihrem Steuerberater ab.
Wenn Sie unsicher sind, kann Ihr Steuerberater jederzeit
sehr gerne mit uns in Kontakt treten und wir
besprechen mit ihm die Strategie und die möglichen
Lösungswege.
Unter der Telefonnummer 0551 499 37 911 oder per
E-Mail an steuerberater@fox4taxes.com sind wir für
Ihren Steuerberater von montags bis freitags zwischen
9:00 Uhr und 18:00 Uhr erreichbar.
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Kontakt I Fox4Taxes
Ein Geschäftsbereich der Korinth & Cie. GmbH
Kampweg 8
37124 Rosdorf (Kreis Göttingen)
Deutschland
Tel. 0551-499 37 90
E Mail: kontakt@fox4taxes.com
Web: www.fox4taxes.com