Einstellungen - Onoffice
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onOffice Benutzerhandbuch<br />
smart 3.0
onOffice – vernetzt makeln<br />
Einführung<br />
Einrichtung .................................................................................................................................................................................... 8<br />
So loggen Sie sich ein ................................................................................................................................................................... 9<br />
Login-Link generieren .................................................................................................................................................................. 10<br />
Tab Browsing .............................................................................................................................................................................. 12<br />
Grundeinstellungen ..................................................................................................................................................................... 16<br />
Portale komfortabel einrichten .................................................................................................................................................... 18<br />
E- Mail Einrichtung ...................................................................................................................................................................... 19<br />
Neues Postfach anlegen .............................................................................................................................................................. 20<br />
Postfach importieren ................................................................................................................................................................... 23<br />
Abwesenheitsnotiz ...................................................................................................................................................................... 27<br />
E-Mail Weiterleitung .................................................................................................................................................................... 29<br />
Individuelle Vorlagen leicht gemacht ........................................................................................................................................... 32<br />
Browsereinstellungen ................................................................................................................................................................. 33<br />
Mozilla Firefox ............................................................................................................................................................................. 33<br />
Internet Explorer ......................................................................................................................................................................... 35<br />
Bedienoberfläche<br />
Stets zu Diensten - Ihre neue Arbeitsfläche ................................................................................................................................. 39<br />
Der Info-Bildschirm ..................................................................................................................................................................... 40<br />
Die Menüführung ........................................................................................................................................................................ 43<br />
Die Module .................................................................................................................................................................................. 44<br />
Extras .......................................................................................................................................................................................... 46<br />
Aktionen ...................................................................................................................................................................................... 46<br />
Statistiken .................................................................................................................................................................................. 47<br />
Fragezeichen (?) - Menü ............................................................................................................................................................... 47<br />
Navigation<br />
Symbole ...................................................................................................................................................................................... 49<br />
Menüs ......................................................................................................................................................................................... 51<br />
onOffice ...................................................................................................................................................................................... 51<br />
Bearbeiten .................................................................................................................................................................................. 52<br />
Objekte ....................................................................................................................................................................................... 52<br />
eingestellte Objekte .................................................................................................................................................................... 52<br />
Adressen ..................................................................................................................................................................................... 53<br />
Projektverwaltung ....................................................................................................................................................................... 53<br />
Vorlagen / Dateien ...................................................................................................................................................................... 53<br />
Internetseite ................................................................................................................................................................................ 54<br />
Extras .......................................................................................................................................................................................... 55<br />
Datenexport ................................................................................................................................................................................ 56<br />
CSV-Datenimport ......................................................................................................................................................................... 58<br />
- 2 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Datensatzinformation .................................................................................................................................................................. 63<br />
Jobs ............................................................................................................................................................................................. 65<br />
OpenImmo-Import ....................................................................................................................................................................... 66<br />
Objektaustausch ......................................................................................................................................................................... 68<br />
Zuordnungen ............................................................................................................................................................................... 69<br />
<strong>Einstellungen</strong> .............................................................................................................................................................................. 73<br />
Aktionen ...................................................................................................................................................................................... 74<br />
Objektaktionen ........................................................................................................................................................................... 74<br />
Adressaktionen ........................................................................................................................................................................... 76<br />
Login-Link generieren .................................................................................................................................................................. 78<br />
Statistik ...................................................................................................................................................................................... 80<br />
Benutzerstatistik ......................................................................................................................................................................... 80<br />
Speicherverbrauch ...................................................................................................................................................................... 81<br />
Faxversand .................................................................................................................................................................................. 83<br />
SMS-Versand .............................................................................................................................................................................. 84<br />
Prepaid-Guthaben ....................................................................................................................................................................... 85<br />
allgemeine Reports ..................................................................................................................................................................... 86<br />
Objektbezogene Reports ............................................................................................................................................................. 86<br />
Aufgaben-Report ......................................................................................................................................................................... 89<br />
? (Fragezeichen) .......................................................................................................................................................................... 89<br />
onOffice News ............................................................................................................................................................................. 90<br />
Shopping Center ......................................................................................................................................................................... 92<br />
online Hilfe / Schulungsvideos .................................................................................................................................................... 92<br />
Makro-Liste ................................................................................................................................................................................. 93<br />
Supportuser aktivieren ................................................................................................................................................................ 93<br />
onOffice Viewer ........................................................................................................................................................................... 93<br />
Ticket erstellen ............................................................................................................................................................................ 94<br />
smart Boxen ................................................................................................................................................................................ 95<br />
Quicksearch ................................................................................................................................................................................ 96<br />
onOffice Messenger .................................................................................................................................................................... 99<br />
onOffice Tippgeber-Programm ................................................................................................................................................... 102<br />
onOffice Beta Test Box .............................................................................................................................................................. 103<br />
(nur sichtbar für Beta-Tester) ..................................................................................................................................................... 103<br />
Objektverwaltung ...................................................................................................................................................................... 105<br />
Die Listenansicht ....................................................................................................................................................................... 105<br />
Die Anzeige in der Listenansicht ................................................................................................................................................ 106<br />
Sortieren der Liste ..................................................................................................................................................................... 107<br />
Der Objekt-Ampelstatus ............................................................................................................................................................ 108<br />
Vorschau auf die Objektdaten ................................................................................................................................................... 111<br />
Aktionsleiste Listenansicht ....................................................................................................................................................... 112<br />
Objekt-Aktionsleiste .................................................................................................................................................................. 119<br />
Grunddaten ............................................................................................................................................................................... 126<br />
Preise/Flächen .......................................................................................................................................................................... 131<br />
Details ....................................................................................................................................................................................... 134<br />
Freitexte .................................................................................................................................................................................... 135<br />
Dateien ..................................................................................................................................................................................... 136<br />
Vermarktung ............................................................................................................................................................................. 142<br />
Interessenten ............................................................................................................................................................................ 148<br />
- 3 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Maklerbuch ............................................................................................................................................................................... 153<br />
Objektfilter ................................................................................................................................................................................ 157<br />
Listenansicht ............................................................................................................................................................................. 161<br />
Die Anzeige in der Listenansicht ................................................................................................................................................ 162<br />
Gesuche .................................................................................................................................................................................... 163<br />
Liste sortieren ........................................................................................................................................................................... 164<br />
Adress Ampelstatus .................................................................................................................................................................. 165<br />
Vorschau auf die Adressdaten ................................................................................................................................................... 166<br />
Aktionsleiste Listenansicht ....................................................................................................................................................... 167<br />
Adress-Aktionsleiste ................................................................................................................................................................. 172<br />
Grunddaten ............................................................................................................................................................................... 181<br />
Beziehungen ............................................................................................................................................................................. 188<br />
Suchkriterien ............................................................................................................................................................................ 190<br />
Objekte ..................................................................................................................................................................................... 193<br />
Aktivitäten ................................................................................................................................................................................. 198<br />
Dubletten .................................................................................................................................................................................. 202<br />
Dubletten Prüfung ..................................................................................................................................................................... 203<br />
Adressvervollständigung ........................................................................................................................................................... 206<br />
E-Mail-Verwaltung ..................................................................................................................................................................... 212<br />
Einrichtung ................................................................................................................................................................................ 212<br />
E-Mail-Aktionsleiste .................................................................................................................................................................. 213<br />
Lesen und Senden ..................................................................................................................................................................... 216<br />
Erweiterte Funktionen ............................................................................................................................................................... 224<br />
E-Mail zuordnen ........................................................................................................................................................................ 226<br />
<strong>Einstellungen</strong> ............................................................................................................................................................................ 231<br />
Serienmails ............................................................................................................................................................................... 234<br />
E-Mail Filter ............................................................................................................................................................................... 238<br />
Aufgabenverwaltung ................................................................................................................................................................. 243<br />
Listenansicht ........................................................................................................................................................................ 243<br />
Aktionsleiste Listenansicht ....................................................................................................................................................... 245<br />
Aufgaben-Aktionsleiste ............................................................................................................................................................. 248<br />
Aufgabensuche ..................................................................................................................................................................... 249<br />
Aufgabe anlegen ....................................................................................................................................................................... 250<br />
Aufgabentyp definieren ............................................................................................................................................................. 252<br />
Aufgaben zurückstellen ............................................................................................................................................................. 253<br />
Terminübersicht ........................................................................................................................................................................ 254<br />
Termin-Aktionsleiste ................................................................................................................................................................. 255<br />
Termin neu anlegen ................................................................................................................................................................... 261<br />
Serientermine ........................................................................................................................................................................... 265<br />
Terminbestätigung .................................................................................................................................................................... 267<br />
Zusatzmodule<br />
Filmmodul ................................................................................................................................................................................. 270<br />
Filmmodul ................................................................................................................................................................................. 271<br />
Projektverwaltung ..................................................................................................................................................................... 273<br />
- 4 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Die Projekt-Listenansicht ....................................................................................................................................................... 274<br />
Ein neues Projekt anlegen ......................................................................................................................................................... 275<br />
Aktivitäten verknüpfen .............................................................................................................................................................. 281<br />
Template erstellen ..................................................................................................................................................................... 283<br />
Druckansicht Projektverwaltung ................................................................................................................................................ 287<br />
Reporting-Modul ....................................................................................................................................................................... 288<br />
<strong>Einstellungen</strong> ............................................................................................................................................................................ 289<br />
Reportabfragen ......................................................................................................................................................................... 292<br />
onOffice Objektwertanalyse ...................................................................................................................................................... 301<br />
Mehrsprachenmodul ............................................................................................................................................................. 306<br />
<strong>Einstellungen</strong> ............................................................................................................................................................................ 306<br />
Mehrsprachen-Wörterbuch ........................................................................................................................................................ 310<br />
Schaufenster-Modul .................................................................................................................................................................. 316<br />
Vorlagen<br />
Wordvorlagen ............................................................................................................................................................................ 322<br />
Vorlage in Word erstellen .......................................................................................................................................................... 322<br />
Vorlage speichern ..................................................................................................................................................................... 324<br />
Word-Upload installieren ........................................................................................................................................................... 327<br />
Word-Upload nutzen ................................................................................................................................................................. 330<br />
Word Templates anlegen ........................................................................................................................................................... 333<br />
PDF und HTML Exposés .............................................................................................................................................................. 336<br />
Grundeinstellungen ................................................................................................................................................................... 336<br />
PDF-Exposé per Link .................................................................................................................................................................. 338<br />
E-Mail Vorlagen ......................................................................................................................................................................... 340<br />
Vorlagen: Mehrsprachigkeit ...................................................................................................................................................... 344<br />
E-Mailvorlage in weiteren Sprachen anlegen ............................................................................................................................. 345<br />
Wordvorlage in mehreren Sprachen .......................................................................................................................................... 348<br />
Makro-Liste ............................................................................................................................................................................... 350<br />
Portale<br />
Einrichtung ................................................................................................................................................................................ 351<br />
Schnelleinstieg ......................................................................................................................................................................... 352<br />
Zugangsdaten ........................................................................................................................................................................... 354<br />
Schnittstelle aktivieren ............................................................................................................................................................. 356<br />
Besonderheiten ......................................................................................................................................................................... 358<br />
Extras<br />
<strong>Einstellungen</strong> ............................................................................................................................................................................ 360<br />
Grundeinstellungen ................................................................................................................................................................... 360<br />
- 5 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Grunddaten ............................................................................................................................................................................... 361<br />
Allgemein .................................................................................................................................................................................. 363<br />
Exposé ...................................................................................................................................................................................... 370<br />
Sonstiges .................................................................................................................................................................................. 372<br />
Sprache ..................................................................................................................................................................................... 374<br />
Reporting .................................................................................................................................................................................. 375<br />
Freitexte .................................................................................................................................................................................... 376<br />
Benutzerverwaltung .................................................................................................................................................................. 377<br />
Listenansicht ............................................................................................................................................................................. 378<br />
Grunddaten ............................................................................................................................................................................... 379<br />
<strong>Einstellungen</strong> ............................................................................................................................................................................ 383<br />
Rechte ....................................................................................................................................................................................... 386<br />
Gruppen .................................................................................................................................................................................... 392<br />
<strong>Einstellungen</strong> ............................................................................................................................................................................ 394<br />
Administration .......................................................................................................................................................................... 398<br />
Flexifelder ................................................................................................................................................................................. 406<br />
<strong>Einstellungen</strong> ............................................................................................................................................................................ 408<br />
Multiselect ............................................................................................................................................................................ 412<br />
Aktionstypen ............................................................................................................................................................................. 415<br />
Suchkriterien ............................................................................................................................................................................ 416<br />
Region ....................................................................................................................................................................................... 418<br />
Gruppen .................................................................................................................................................................................... 422<br />
Funktionsweise ......................................................................................................................................................................... 422<br />
Gruppeneinstellungen ............................................................................................................................................................... 424<br />
Benutzereinstellungen .......................................................................................................................................................... 429<br />
Portaleinstellungen pro Benutzer .............................................................................................................................................. 434<br />
Email-Administration ................................................................................................................................................................. 436<br />
Neues Postfach anlegen ............................................................................................................................................................ 436<br />
Postfach importieren ................................................................................................................................................................. 440<br />
Abwesenheitsnotiz .................................................................................................................................................................... 444<br />
E-Mail Weiterleitung .................................................................................................................................................................. 446<br />
Einrichtung des Ampelsystems .................................................................................................................................................. 448<br />
- 6 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice Benutzerhandbuch<br />
smart 3.0<br />
Teil: Einführung<br />
- 7 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Einrichtung<br />
Schnell und leicht verständlich: In nur ein paar Schritten richten Sie Ihre onOffice Software ein. Vom<br />
Aufruf Ihrer Software über die Einrichtung von E-Mail-Adressen und Portal-Schnittstellen bis hin zur<br />
komfortablen Erstellung von Vorlagen – die kurze Einführung begleitet Sie von A-Z zur ersten<br />
Nutzung Ihrer Software!<br />
- 8 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
So loggen Sie sich ein<br />
Der erste Schritt zur Nutzung Ihrer Software ist das Einloggen über Ihre persönlichen Kennwörter.<br />
Jeder Benutzer besitzt eigene Kennwörter, die vom Administrator inklusive verschiedener Rechte<br />
vergeben werden. Die professionelle Benutzerverwaltung ermöglicht es, dass jeder Nutzer auf seiner<br />
persönlichen Plattform arbeitet und dennoch - je nach Rechteverteilung - mühelos auf alle Daten<br />
zugreifen kann. Für den optimalen Workflow und damit eine effiziente Arbeitsweise.<br />
Einloggen über die Homepage www.onoffice.de:<br />
Geben Sie in die Adressleiste Ihres Browsers www.onoffice.de ein. Klicken Sie ganz rechts auf den<br />
blauen Reiter „Kunden Login“.<br />
- 9 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Eingabe Ihrer Login-Daten<br />
Geben Sie Ihren Kundennamen, den Benutzernamen und das Passwort ein. Achten Sie dabei bitte<br />
auf die exakte Groß- und Kleinschreibung.<br />
Das Plus an Infos<br />
Die Info-Boxen "onOffice News", "schnelle Hilfe" und "onOffice Support" geben Ihnen sinnvolle und<br />
nützliche Informationen rund um die onOffice smart Software.<br />
Login-Link generieren<br />
Sie können Ihren onOffice Zugang als Startseite Ihres Browser speichern. Die Zugangsdaten müssen<br />
also nicht jedes Mal erneut eingegeben werden. Beachten Sie dabei, dass Ihr Passwort in diesem<br />
Link enthalten ist und damit für andere Benutzer auf Ihrem Computer zugänglich sein könnte.<br />
Es stehen Ihnen zwei unterschiedliche Möglichkeiten zur Genierung Ihres Login-Links zur Verfügung.<br />
1. Unter<br />
2.<br />
3.<br />
Aktionen >> Login generieren<br />
oder<br />
4. unter Ihren Benutzereinstellungen<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Benutzer<br />
- 10 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
können Sie Ihren Login direkt für Ihre onOffice smart sowie onOffice smart mobile Version erzeugen.<br />
Kopieren Sie den vorgegebenen Link und speichern diesen als Verknüpfung auf Ihrem Desktop oder<br />
als Lesezeichen in Ihrem Browser ab.<br />
Login Link als Verknüpfung anlegen<br />
Gehen Sie auf Ihren Desktop und machen einen Rechtsklick. Wählen Sie die Option<br />
Neu >> Verknüpfung<br />
- 11 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
aus. Im Anschluss öffnet sich ein Pop-up Fenster, in den Sie den generierten Login-Link einfügen.<br />
Klicken Sie danach auf den Button "Durchsuchen" und wählen den Zielort "Desktop" aus und<br />
bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".<br />
Die direkte Verknüpfung wurde nun automatisch auf Ihren Desktop mit einem passenden Icon<br />
abgespeichert. Sobald Sie nun auf dieses Icon klicken, öffnet sich Ihre onOffice smart Version, ohne<br />
dass Sie Ihre Zugangsdaten eingeben müssen.<br />
Tab Browsing<br />
Häufig wechseln Sie bei der Arbeit mit onOffice zwischen den einzelnen Bereichen wie Aufgaben-,<br />
Termin-, Objekt- oder Adressverwaltung. Um Ihnen die Arbeit erheblich zu erleichtern, können Sie<br />
innerhalb eines Browsers mehrere Fenster öffnen.<br />
Fahren Sie dazu einfach mit dem Mauszeiger auf den Link, den Sie zusätzlich besuchen möchten.<br />
Klicken Sie auf die rechte Maustaste und wählen Sie „Link in neuem Tab öffnen“.<br />
- 12 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
5.<br />
Es erscheint ein zusätzlicher Karteireiter in Ihrem Browser. Nun können Sie bequem zwischen den<br />
einzelnen Fenstern schalten.<br />
- 13 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Sie können nun auch innerhalb eines Objektes, für die jeweiligen Karteireiter wie zum Beispiel<br />
„Preise/Flächen“, „Dateien“ usw. einen neuen Tab öffnen. Fahren Si e mit der Maus über einen der<br />
Karteireiter, den Sie in einem neuen Tab öffnen möchten und klicken dann auf die rechte Maus<br />
Taste. Wählen Sie nun „Link in neuem Tab öffnen“. Der gewünschte Karteireiter öffnet sich dann in<br />
einem neuen Tab.<br />
- 14 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
- 15 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Grundeinstellungen<br />
Geben Sie im ersten Schritt Ihre Stammdaten ein: Unter<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Grundeinstellungen > Grunddaten<br />
haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Details über sich und Ihr Unternehmen zu hinterlegen.<br />
Wird zum Beispiel bei der Objektverwaltung kein Ansprechpartner verwendet, sind statt dessen Ihre<br />
Stammdaten auf der letzten Seite des Exposés sichtbar.<br />
- 16 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Rechtshinweise hinterlegen<br />
Der hier eingetragene Rechtshinweis wird in den Exposés dargestellt und kann außerdem per Makro:<br />
_Rechtshinweis<br />
in jede gewünschte Vorlage eingebunden werden.<br />
AGBs hinterlegen<br />
Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre AGB´s als PDF-Dokument hoch zu laden. Diese AGBs werden<br />
dann bei der Adressvervollständigung und zur Bestätigung der Exposé-Ansicht mit gesendet. Wenn<br />
Sie hier Ihre AGBs hinterlegen, wird dieses PDF-Dokument in der PDF-Link-Ansicht zum Download<br />
angeboten. Wurden keine AGBs hochgeladen wird der Rechtshinweis aus den Grundeinstellungen<br />
dargestellt.<br />
Logo hochladen<br />
Um Ihre Kommunikation noch individueller zu gestalten, haben Sie die Möglichkeit, Ihr Firmenlogo<br />
zu hinterlegen. Dieses erscheint dann automatisch in Ihren HTML- und PDF-Exposés.<br />
Gehen Sie dazu unter<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Grundeinstellungen > Exposé<br />
Geben Sie den lokalen Pfad Ihres Logos auf Ihrem Rechner in das vorgesehene Feld ein und klicken<br />
Sie auf "Sichern" - so laden Sie Ihr Logo sicher und bequem hoch.<br />
- 17 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Portale komfortabel einrichten<br />
Um Ihre Objekte bei den Immobilien-Portalen hinterlegen zu können, müssen Sie die jeweiligen<br />
Portaleinstellungen aktivieren. Unter<br />
finden Sie eine Auflistung aller fest eingerichteten Portalschnittstellen. Sie haben die Möglichkeit<br />
die Portale nach "Alphabet", "Preis", "Portalsprache" sowie "Heimatland des Portals" zu sortieren.<br />
Zum Einrichten der Schnittstelle klicken Sie auf das gewünschte Portal und geben die dazu<br />
gehörigen FTP-Zugangsdaten ein. Diese erhalten Sie problemlos auf Anfrage beim Portalanbieter.<br />
Nähere Infos zu den Anforderungen des jeweiligen Portals erhalten Sie über den Hinweis rechts<br />
"mehr über das Portal>> "<br />
- 18 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Sie sind noch kein Kunde bei Ihrem ausgewählten Portal? Registrieren Sie sich dort und bitten Sie<br />
den Anbieter um Ihre FTP-Zugangsdaten.<br />
Nach Eingabe der FTP-Daten klicken Sie bitte auf „Sichern“. Ist die Aktivierung erfolgreich, leuchtet<br />
der Schriftzug "FTP Verbindung in Ordnung" in grüner Farbe auf.<br />
Nicht immer nutzen Portale die gleichen Begriffe für die FTP-Daten:<br />
Kunden-Nummer = Anbieter-Nummer<br />
Host = FTP Server<br />
Nutzer = FTP-User<br />
Kennwort = FTP Passwort<br />
E- Mail Einrichtung<br />
Die Einrichtung Ihrer E-Mails unterscheidet sich dadurch, ob Sie bereits E-Mail-Adressen bzw.<br />
Postfächer verwenden und diese behalten möchten oder neue E-Mail-Adressen, die Ihnen onOffice<br />
smart in beliebiger Anzahl bereitstellt, nutzen möchten.<br />
In der E-Mailadministration können Sie Ihre Postfächer selbstständig einrichten, eine Domain<br />
beantragen, Import anlegen oder Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen eintragen. Dieser<br />
Bereich ist nur den Administratoren zugänglich. Über<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail<br />
können Sie die gewünschten <strong>Einstellungen</strong> vornehmen.<br />
- 19 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Neues Postfach anlegen<br />
Wenn Sie ein neues E-Mail-Postfach einrichten möchten, öffnen Sie bitte zunächst die E-Mail-<br />
Verwaltung unter:<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail<br />
Um ein Postfach anlegen zu können, müssen Sie bereits eine Domain (@beispiel.de) bei onOffice<br />
haben. Diese steht Ihnen dann zum Anlegen des neuen Postfaches zur Verfügung. Geben Sie in dem<br />
dafür vorgesehenen Feld den gewünschten Namen des Postfaches an und klicken Sie auf<br />
„Anlegen“.<br />
Sollten Sie noch keine Domain bei onOffice haben, können Sie diese über den hinterlegten<br />
Hyperlink bei im Shopping Center bestellen.<br />
Postfach aktivieren<br />
Nun erscheint das angelegte Postfach in der Liste mit den eventuell angelegten Postfächern. Sobald<br />
Sie auf den Namen des Postfaches klicken, erhalten Sie die Detailansicht, in der Sie das Postfach<br />
inaktiv schalten und eine Abwesenheitsnotiz eintragen können.<br />
- 20 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Dem Postfach einen Benutzer zuordnen<br />
Um in onOffice Zugriff auf das Postfach zu haben, muss dieses noch einem Benutzer zugeordnet<br />
werden. Rechts neben dem Postfach sind zwei Personen abgebildet. Wenn Sie auf die Person mit<br />
dem grünen + klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, einen Benutzer auszuwählen. Klicken Sie<br />
anschließend auf die Diskette, um die Zuordnung zu speichern.<br />
Es können auch mehrere Nutzer Zugriff auf ein Postfach erhalten, wiederholen Sie den Vorgang<br />
einfach für die weiteren Benutzer.<br />
Festen E-Mail-Namen für Postfach festlegen<br />
Für ein Postfach kann ein fester E-Mail-Name festgelegt werden, der beim Empfänger zusätzlich zur<br />
E-Mail-Adresse angezeigt wird:<br />
- 21 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Wurde ein fester E-Mail-Name vergeben, ist zu beachten, dass für das Postfach nicht mehr die E-<br />
Mail-Name-Einstellung aus den Grunddaten des Benutzers verwendet wird.<br />
Das Postfach in Outlook importieren<br />
Wenn Sie das Postfach mit einer anderen Software (z.B. in Outlook) abrufen möchten, benötigen Sie<br />
zur Einrichtung neben den untenstehenden Servern auch das Passwort und den Benutzernamen.<br />
Der Benutzername ist bei onOffice immer gleich der gesamten E-Mail-Adresse.<br />
Das Passwort bekommen Sie angezeigt, wenn Sie auf „Passwort anzeigen“ klicken.<br />
Es gibt hier auch die Möglichkeit ein neues Passwort für dass entsprechende Postfach zu<br />
generieren. Dazu klicken Sie einfach auf „neues Passwort generieren“. Das alte Passwort wird damit<br />
ungültig.<br />
� Posteingangsserver: pop3.onoffice.de / imap.onoffice.de<br />
� Postausgangsserver: smtp.onoffice.de<br />
- 22 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Postfach importieren<br />
Die benötigten Zugangsdaten<br />
Bevor Sie beginnen, einen Import einzurichten, gehen Sie bitte Sicher, dass Sie folgende Daten zur<br />
Verfügung haben:<br />
� eMail-Adresse<br />
� Benutzername<br />
� Kennwort / Passwort<br />
� Posteingangsserver<br />
� Postausgangsserver<br />
Postfach vorbereiten<br />
Wenn Sie bereits eine eMail-Adresse haben, die Sie auch in onOffice nutzen möchten, können Sie<br />
einen Import einrichten. Öffnen Sie zunächst Extras-><strong>Einstellungen</strong>->Grundeinstellungen und wählen<br />
Sie den Reiter „eMail“. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre bereits bestehende Adresse<br />
einzugeben.<br />
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Postfach importieren“.<br />
Postfach aktivieren<br />
Nun erscheint das Postfach oberhalb der eventuell bereits angelegten. Um den Import einzurichten,<br />
klicken Sie auf den Namen des Postfaches. Nun erweitern sich die Funktionen, welche das Postfach<br />
betreffen.<br />
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Wählen Sie hier „Import anlegen“, dann öffnet sich ein Popup-Fenster.<br />
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Import Einrichten<br />
Geben Sie in dieser Maske bitte die abgefragten Daten ein. Sobald Sie die Daten hinterlegt haben,<br />
können Sie mit dem Button „Test“ überprüfen, ob mit diesen Daten eine Verbindung zu dem<br />
ursprünglichen Postfach aufgebaut werden kann. Sollte dies fehlschlagen, überprüfen Sie bitte die<br />
eingetragenen Daten auf ihre Richtigkeit.<br />
Dem Postfach einen Benutzer zuordnen<br />
Um in onOffice Zugriff auf das Postfach zu haben, muss dieses noch einem Benutzer zugeordnet<br />
werden. Rechts neben dem Postfach sind zwei Personen abgebildet. Wenn Sie auf die Person mit<br />
dem grünen + klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, einen Benutzer auszuwählen. Klicken Sie<br />
anschließend auf die Diskette, um die Zuordnung zu speichern.<br />
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Nun ist das Postfach für die gewählten Benutzer verfügbar.<br />
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Abwesenheitsnotiz<br />
Um eine Abwesenheitsnotiz für ein E-Mail-Postfach einzurichten, öffnen Sie zunächst die eMail-<br />
Verwaltung unter:<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail<br />
Wählen Sie zunächst das Postfach aus, für das die Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden soll und<br />
öffnen Sie durch klicken auf die entsprechende E-Mail-Adresse die Details zu dem Postfach.<br />
Hier können Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren, bzw. wieder deaktivieren. Ist eine<br />
Abwesenheitsnotiz aktiviert, sehen Sie hier jetzt auch direkt an welche eMail Adressen diese<br />
Abwesenheitsnotiz versendet worden ist. Durch einen Klick auf „Abwesenheitsnotiz bearbeiten“<br />
öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie Betreff und Nachricht im Text-Format hinterlegen können.<br />
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Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um den Text zu hinterlegen.<br />
Die empfangenen Mails werden nun mit dieser Abwesenheitsnotiz beantwortet, bleiben jedoch für<br />
Sie zur Einsicht im Posteingang.<br />
Wenn an eine Adresse bereits eine Abwesenheitsnotiz gesendet wurde, erhält der Absender keine<br />
weitere Abwesenheitsnotiz, wenn er erneut an diese Adresse schreibt. Die Speicherung der bereits<br />
angeschriebenen Adressen wird bei der Deaktivierung der Abwesenheitsnotiz wieder gelöscht.<br />
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E-Mail Weiterleitung<br />
Schritt 1<br />
Rufen Sie die E-Mail-Verwaltung auf unter:<br />
Extras -> <strong>Einstellungen</strong> -> Grundeinstellungen -> Karteireiter „E-Mail“<br />
Unten finden Sie den Bereich „Verteiler / Weiterleitungen“. Geben Sie dort bitte die E-Mail-Adresse<br />
ein, von der aus weitergeleitet werden soll. Beachten Sie bitte, dass dies nur für die Adressen<br />
möglich ist, deren Domain bei onOffice geführt wird; daher muss die Domain auch aus dem<br />
Auswahl-Feld gewählt werden.<br />
Schritt 2<br />
Wenn Sie nun auf „Verteiler anlegen“ klicken, wird der Eintrag in die darunter angezeigte Liste<br />
übernommen. Geben Sie nun die E-Mail-Adresse in dem orange markierten Feld ein, an die die E-<br />
Mails weitergeleitet werden sollen.<br />
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Schritt 3<br />
Wenn Sie die Adresse eingetragen haben, klicken Sie bitte auf das Disketten-Symbol, um die<br />
<strong>Einstellungen</strong> zu speichern. Es können auch mehrere Ziele angegeben werden, trennen Sie diese<br />
bitte mit Komma und Leerzeichen<br />
Schritt 4<br />
Verteiler anlegen:<br />
Um einen E-Mail-Verteiler anzulegen, wählen Sie bitte die Domain und ergänzen Sie das Postfach<br />
vor dem @-Zeichen, so dass die Adresse komplett ist, von der aus verteilt werden soll. Es ist nicht<br />
zwingend erforderlich, dass das hier angegebene Postfach auch real existiert. Nun können Sie, wie<br />
bei der Weiterleitung, die Adresse(n) angeben, an die die Mails weitergeleitet werden sollen.Wenn<br />
Sie den Bereich vor dem @-Zeichen frei lassen, wird eine Catch-All Adresse erstellt. Das bedeutet,<br />
dass alle Mails, die an Postfächer gesendet werden, die nicht existieren, hierüber weitergeleitet<br />
werden.<br />
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Sie können auch nachträglich noch weitere Adressen hinzufügen. Tragen Sie diese bitte noch in das<br />
Feld „Ziele“ ein und bestätigen Sie erneut mit dem Disketten-Symbol.<br />
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Individuelle Vorlagen leicht gemacht<br />
Unter<br />
Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien<br />
stehen Ihnen die unterschiedlichsten Standard-Vorlagen für Ihre Geschäftsprozesse im Word- und E-<br />
Mail-Format zur Verfügung. Natürlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die onOffice Vorlagen<br />
Ihren individuellen Vorstellungen anzupassen.<br />
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Browsereinstellungen<br />
Ihre onOffice smart Software ist optimiert für den Mozilla Firefox und für den Internet Explorer.<br />
Um eine effiziente Nutzung der onOffice smart Software zu gewährleisten, sollten Sie dennoch ein<br />
paar <strong>Einstellungen</strong> für Ihren genutzten Browser vornehmen. Diese <strong>Einstellungen</strong> umfassen vor allen<br />
die Sicherheits- und Popupblockereinstellungen.<br />
Mozilla Firefox<br />
1. Klicken Sie in der Menüleiste den Punkt „Extras“ an und wählen Sie den Unterpunkt<br />
"<strong>Einstellungen</strong>" aus.<br />
2. Klicken Sie auf den Punkt "Inhalt". Wählen Sie danach den Button "Ausnahmen" in der Zeile<br />
"Popup Fenster blockieren".<br />
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3. Es öffnet sich das Fenster "Berechtigte Websites". Geben Sie hier in das Feld "Adresse der<br />
Website" folgende Zeile ein: smart.onoffice.de. Klicken Sie dann auf „Erlauben“.<br />
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Internet Explorer<br />
1. Klicken Sie in der Menüleiste den Punkt „Extras“ an und wählen Sie den Unterpunkt<br />
„Internetoptionen“ aus. Nach dem öffnen der Internetoptionen wählen Sie den Karteireiter<br />
Sicherheit aus.<br />
2. Klicken Sie auf das Globussymbol und anschließend auf den Button „Stufe anpassen“, um die<br />
Sicherheitsstufen festzulegen.<br />
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3. Setzen Sie nun alle Unterbereiche zum Thema „Download“ auf Aktiv und bestätigen Sie Ihre<br />
Eingaben.<br />
4. Klicken Sie anschließend auf den Karteireiter „Datenschutz“.<br />
5. Im unteren Bereich befindet sich die Popupblocker-Einstellung. Um sie zu öffnen, klicken Sie bitte<br />
auf den Button „<strong>Einstellungen</strong>“.<br />
6. Geben Sie in der oberen Zeile folgende Adresse ein: https://smart.onoffice.de/. Klicken Sie auf<br />
den Hinzufügen-Button und schließen Sie die <strong>Einstellungen</strong>.<br />
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onOffice Benutzerhandbuch<br />
smart 3.0<br />
Teil: Bedienoberfläche<br />
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Stets zu Diensten - Ihre neue Arbeitsfläche<br />
Mit der onOffice smart Software erhalten Sie ein innovatives Werkzeug, welches Sie rund um die<br />
Verwaltung und Vermarktung Ihrer Immobilien unterstützt. Dabei passt sich die Software stets an<br />
Ihre individuellen Vorstellungen und Arbeitsweisen an und unterstützt effizient Ihre täglichen<br />
Arbeitsprozesse.<br />
Wie nutze ich die Programmoberfläche, was bieten mir die verschiedenen Module und welche Extras<br />
kann ich für meine Tätigkeiten sinnvoll einsetzen? Fragen, auf die die folgenden Menupunkte im<br />
Bereich Bedienoberfläche Antwort geben und Sie so in ein paar Schritten mit Ihrer neuen Software<br />
arbeiten lassen.<br />
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Der Info-Bildschirm<br />
Nach dem Login erreichen Sie direkt den Info-Bildschirm von onOffice smart. Die mühsame Suche<br />
nach aktuellen Aufgaben, E-Mails oder auf Wiedervorlage gelegte Kunden war gestern, denn ab jetzt<br />
sehen Sie alles auf einen Blick:<br />
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Im Überblick:<br />
1. Software News<br />
Die Software News informieren Sie immer über Neuigkeiten rund um die onOffice smart Software. So<br />
bleiben Sie immer auf dem aktuellesten Stand.<br />
2. E-Mail-Übersicht<br />
Aktuelle E-Mails sind hier für Sie übersichtlich dargestellt - ältere Mails werden durch<br />
chronologische Überschriften anschaulich strukturiert. Mehr Infos zum Thema E-Mail-Verwaltung<br />
3. Terminübersicht<br />
Ihre Termine oder die des Teams für den heutigen Tag - alle auf einen Blick. Mehr Infos zum Thema<br />
Terminkalender<br />
4. Wiedervorlagen<br />
Mit onOffice smart legen Sie Ihre Kunden komfortabel auf Wiedervorlage. Diese Anzeige verschafft<br />
Ihnen einen Überblick - wahlweise für heute, morgen, alle vergangenen oder alle künftigen<br />
Wiedervorlagen. Darüber hinaus kann der Benutzer gewählt werden, dessen Wiedervorlagen<br />
angezeigt werden sollen. Über das blaue Filter-Icon können Sie den entsprechenden Adressfilter<br />
setzen. Durch Aktivierung dieses Filters werden Ihnen alle Datensätze mit Wiedervorlagen angezeigt.<br />
Mehr Infos zum Thema Wiedervorlagen<br />
5. Aufgabenübersicht<br />
Sie möchten sich einen Überblick über Ihre persönlichen oder die im Team verteilten Aufgaben<br />
verschaffen? onOffice smart bietet Ihnen hier eine Übersicht. Mehr Infos zum Thema<br />
Aufgabenverwaltung .<br />
6. passende neue Objekte<br />
Hier werden Ihnen die neuen Objekte angezeigt, die zu einem Ihrer Interessenten mit<br />
entsprechenden Suchkriterien passen. Über das „Aktualisieren“-Icon ( ) werden die neuen<br />
Objekte erneut mit den Suchkriterien Ihrer Interessenten abgeglichen. Mehr Infos zum Thema<br />
"passende neue Objekte" .<br />
7. Gemeinschaftsgeschäft-Übersicht<br />
In der „Gemeinschaftsgeschäft“-Box finden Sie eine Übersicht der eingehenden und ausgehenden<br />
Vorschläge. Ist ein anderer Börsenteilnehmer an einem Ihrer Objekte interessiert, weil er einen<br />
- 41 - www.onOffice.com
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passenden Interessenten hat, sendet er Ihnen eine Anfrage. Diese Anfrage finden Sie unter „offene<br />
Vorschläge (eingehend)“. Um die Anfrage abzulehnen oder zuzustimmen, wechseln Sie in die<br />
Grunddaten des Objekts. Mehr Infos zum Thema Gemeinschaftsgeschäft .<br />
8. Quicksearch<br />
Schnelle Durchsuchung Ihrer Datensätze im Adress- und Objektmodul nach frei wählbaren<br />
Suchkriterien. Mehr Infos zur Quicksearch-Box<br />
9. onOffice Messenger<br />
Schneller Austausch mit Mitarbeitern und Kollegen - mit dem Messenger nehmen Sie den kurzen<br />
Dienstweg.<br />
10. onOffice Tippgeberprogramm<br />
Empfehlen Sie Ihren Maklerkollgen onOffice smart weiter und profitieren Sie bei jedem erfolgreich<br />
abgegeben Tipp. Mehr Infos zum onOffice Tippgeberprogramm<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Die Menüführung<br />
Egal, in welchem Modul, in welcher Verwaltung Sie sich gerade befinden, das Menü begleitet Sie<br />
durch alle Ihre Tätigkeiten. Die intelligente Menüführung Ihrer onOffice smart Software ist dabei in<br />
zwei Bereiche unterteilt:<br />
Links vom roten Balken dreht sich alles um Datensätze – ob es um das Anlegen oder die Navigation<br />
rund um Mails, Objekte, Aufgaben, Termine oder Adressen geht. Zudem befinden sich hier die Such-<br />
, Filter- und Druckeinstellungen.<br />
Rechts vom roten Balken bewegen Sie sich in den einzelnen Anwendungen. Ihr Vorteil: eine intuitive<br />
Menüführung durch die klare Aufteilung in einen Bearbeitungs- und einen Applikationsbereich.<br />
Mit Klick auf das Informations-i gelangen Sie von jeder Anwendung aus auf die Informationsseite<br />
zurück.<br />
Über den Abmelde-Button loggen Sie sich aus der Software aus.<br />
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Die Module<br />
Die onOffice smart Software überzeugt durch ihren modularen Aufbau. Alle Module sind so<br />
intelligent aufeinander abgestimmt, dass einzigartige Synergieeffekte entstehen. Ihre Vorteile:<br />
automatisierte Verknüpfungen und damit eine erhebliche Erleichterung Ihrer Arbeitsvorgänge. So<br />
werden z. B. Objekt- und Adressdaten nur einmal eingegeben und stehen sofort für vielfältige<br />
Maßnahmen wie die Integration in Immobilenportale, Serienmails oder Kundenanschreiben zur<br />
Verfügung.<br />
Objektverwaltung<br />
Die Objektverwaltung umfasst alle wesentlichen Daten rund um Ihre Immobilien.<br />
� Eingabe aktueller Status wie aktiv, passiv oder archiviert<br />
� Klassifizierung der Immobilienart bzw. Nutzungsart des Objekts<br />
� Zuordnung des Objekts zu einer bestimmten Kategorie<br />
� Angabe von Eigentümer und Ansprechpartner<br />
Adressverwaltung<br />
Mit den Features der Adressverwaltung erhalten Sie alle Informationen über Interessenten bzw.<br />
Kunden auf einen Blick.<br />
� Eingabe aktueller Status wie aktiv, passiv oder archiviert<br />
� Klassifizierung der Adressart wie Kunden, Interessenten etc.<br />
� Zuordnung der Adresse zu einem bestimmten Betreuer<br />
� Angabe mehrerer Ansprechpartner<br />
� Automatische Adressvervollständigung<br />
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Emailverwaltung<br />
Komfortabel bis ins Detail begegnet Ihnen die eMail-Verwaltung von onOffice Smart.<br />
� Einfaches Anlegen von eMail-Vorlagen<br />
� eMails in Html oder Textformat<br />
� Versand von Serienmails<br />
� Flexible Bestimmung des Versand-Zeitpunktes<br />
� Speicherung von Email-Anhängen als *.zip-Datei<br />
� Auswertung von Portalnachrichten und Übertragung in die Software<br />
Terminverwaltung<br />
Mit dem onOffice smart Kalender erhalten Sie eine komplette Übersicht aller Termine.<br />
� Übersichtliche Tages- oder Wochenansicht<br />
� Zuordnung des Termins zu beliebig vielen Benutzern<br />
� Automatische Verknüpfung zu Kontakt oder Objekt<br />
� Zuverlässige Terminerinnerung über Popup-Fenster<br />
Aufgabenverwaltung<br />
Gut strukturiert informiert die Aufgabenübersicht und –verwaltung über jedes Detail Ihrer<br />
anstehenden Aufgaben.<br />
� Aufgabenübersicht nach Status, Priorität, Fälligkeit etc.<br />
� Detailaufstellung über Projektbeginn, Soll-/Ist-Aufwand etc. .<br />
� Automatische Verknüpfung zu Kontakt oder Objekt.<br />
� Interner Nachrichtenversand bezüglich Aufgabe.<br />
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Extras<br />
Der Bereich „Extras“ umfasst die unterschiedlichsten Utilities, die über Ihre tägliche Arbeit hinaus<br />
nützlich für Sie sein können.<br />
Aktionen<br />
Die Unterpunkte unter dem Menüpunkt Aktionen bieten die unterschiedlichsten Features zur<br />
Bearbeitung von mehreren Datensätzen – alles mit nur ein paar Mausklicks.<br />
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Statistiken<br />
Lassen Sie sich Ihren Speicherverbrauch anzeigen oder gewinnen Sie Einblick in die Tätigkeiten der<br />
verschiedenen Benutzer. onOffice smart bietet verschiedene Statistiken zur Auswertung Ihrer<br />
Geschäftsprozesse. Der größte Teil davon steht allerdings nur zur Verfügung, wenn das Reporting<br />
Modul erworben wurde.<br />
Fragezeichen (?) - Menü<br />
Dieser Menüpunkt bietet Ihnen eine Vielzahl an Hillfestellungen und Supportmöglichkeiten.<br />
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onOffice Benutzerhandbuch<br />
smart 3.0<br />
Teil: Navigation<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Symbole<br />
onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice – vernetzt makeln<br />
Menüs<br />
Über die obere Menüleiste Ihrer smart-Version erreichen Sie neben den Standardfunktionen<br />
zahlreiche zusätzliche Features. Bestimmte Module müssen erst erworben werden, damit sie als<br />
aktiver Menüpunkt erscheinen.<br />
onOffice<br />
Über das onOffice-Menü erreichen Sie folgende Funktionen:<br />
Neu<br />
Je nach der aktuell angewählten Position in onOffice können Sie hiermit einen neuen Datensatz<br />
erstellen. So lassen sich darüber z.B. in der Objektverwaltung ein neues Objekt erstellen, in der<br />
Adressverwaltung eine neue Adresse und in der eMailverwaltung eine neue eMail. Das Symbol mit<br />
dem weißen Blatt hat die gleiche Funktion.<br />
Drucken<br />
Diese Funktion ist auch über das Drucker-Symbol zu erreichen. Hiermit wird je nach Auswahl<br />
eine andere Druckansicht an den Drucker übergeben. Die Druckansichten können übrigens von<br />
onOffice individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.<br />
Benutzer abmelden<br />
Hiermit wird der Benutzer abgemeldet und die Software beendet. Hierzu kann auch das Symbol<br />
in der oberen, rechten Ecke des onOffice Fenster benutzt werden.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Bearbeiten<br />
Über das Bearbeiten-Menü erreichen Sie folgende Funktionen:<br />
Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in den einzelnen<br />
Navigationsunterpunkten.<br />
Objekte<br />
Dieses Menü wird in einer zweiten Ebene erweitert. Wählen Sie hiermit aus, welche Objekte Ihnen in<br />
der Objektverwaltung zur Verfügung stehen. Hiermit wird eine Art Filter gesetzt, um nur noch die<br />
relevanten Objekte anzeigen zu lassen. Die Standardeinstellung hierfür wäre „aktiv“, so dass die<br />
archivierten Objekte nicht mit angezeigt werden. Nutzen Sie diese Funktion, um sich z.B. alle<br />
Objekte anzeigen zu lassen, die in einem bestimmten Portal eingestellt sind.<br />
eingestellte Objekte<br />
Mithilfe dieser Funktion erkennen Sie auf einen Blick, welche Portale Sie in den Portaleinstellungen<br />
aktiviert haben. Sobald Sie ein Portal anwählen, erhalten Sie eine detaillierte Darstellung der<br />
Objekte, die Sie zu diesem Portal übertragen haben.<br />
- 52 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Adressen<br />
Dieses Menü wird in einer zweiten Ebene erweitert. Wählen Sie hier die Ansicht - "Alle", "Aktiv",<br />
"Archiviert" - aus und lassen Sie sich somit nur Ihre gewünschten Adressdatensätze anzeigen.<br />
welche Objekte Ihnen in der Objektverwaltung zur Verfügung stehen. Die Standardeinstellung ist mit<br />
„aktiv“ hinterlegt, so dass die archivierten Adressen nicht mit angezeigt werden.<br />
Projektverwaltung<br />
Unter dem Menüpunkt "Projekt" finden Sie das Projektverwaltungsmodul, welches Sie nur über<br />
diese Menüführung erreichen. Bitte beachten Sie zudem, dass Sie das Zusatzmodul der<br />
Projektverwaltung zur Nutzung erwerben müssen. Ihr vertrieblicher Ansprechpartner berät und<br />
informiert Sie gerne zu diesem Modul.<br />
Vorlagen / Dateien<br />
Neben Standard-Vorlagen bietet onOffice smart Ihnen die Möglichkeiten eigene Vorlagen und<br />
Dateien in den Dateiformaten HTML, Word und PDF zur direkten Wiedervorlage in Ihrer Software<br />
Version zu hinterlegen.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Internetseite<br />
Folgende Funktionen stehen Ihnen unter dem Menüpunkt Internetseiten zur Verfügung. Bitte<br />
beachten Sie, dass Sie nur Zugriff auf die einzelnen Funktionen erhalten, wenn Sie eine Internetseite<br />
von onOffice mit dem hauseigenen Content Managment System onOffice netcore besitzen.<br />
smart site<br />
Bearbeiten Sie Ihre Webseite. Dieser Punkt ist nur verfügbar, wenn Sie das smart Site<br />
Baukastensystem aktiviert haben.<br />
Profi Content Managment System<br />
Wenn Ihre Webseite mit dem Profi CMS erstellt wurde, können Sie hier die Inhalte editieren.<br />
News<br />
Erstellen Sie hier neue News-Einträge. Dieser Punkt erscheint nur, wenn das News-Modul aktiv ist.<br />
Außerdem benötigen Sie auf Ihrer Webseite eine Seite zur Anzeige der News.<br />
- 54 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Extras<br />
Folgende Punkte stehen im Menü „Extras“ zur Auswahl:<br />
Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in den einzelnen<br />
Navigationsunterpunkten.<br />
- 55 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Datenexport<br />
Mit onOffice smart können Sie alle verfügbaren Daten wie Aufgaben, Projekte, Termine, Objekt oder<br />
Adressen als *.csv Datei exportieren. Gehen Sie dazu auf<br />
Extras > Datenexport<br />
Klicken Sie auf die Daten, die Sie exportieren möchten.<br />
Beispielhaft für den Adress-Export: Die Auswahl der Felder – wählen Sie die Felder aus, die Sie in<br />
Ihrer Export-Tabelle benötigen. Wenn die Zuordnung für alle gewünschten Spalten gesetzt ist, kann<br />
der Export mit der „Ausführen“ Schaltfläche gestartet werden.<br />
Bei großen Datenmengen aktivieren Sie bitte den Standard-Export. Hier wird aus<br />
Schnelligkeitsgründen nur die erste Telefonnummer exportiert.<br />
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Speichern Sie Datei auf Ihrem Rechner ab.<br />
- 57 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Nun können Sie die Datei beispielsweise mit Excel öffnen, in Outlook importieren etc.<br />
CSV-Datenimport<br />
Mit onOffice smart können Sie Ihre externen Adressdaten als *.csv Datei importieren.<br />
Zunächst einmal müssen die zu importierenden Daten aufbereitet werden. Bei einem Export z.B. aus<br />
Outlook befinden sich viele unbrauchbare Spalten in der CSV-Datei. Spalten wie<br />
Straßegeschäftlich2 und Straßegeschäftlich3 können normalerweise gelöscht werden. Wenn Sie die<br />
Inhalte aber importieren wollen, müssen Sie dafür in onOffice die entsprechenden Felder vorher<br />
anlegen.<br />
Löschen Sie bitte die nicht benötigten Spalten in Ihrer CSV-Datei!<br />
- 58 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Überprüfen Sie nochmals, dass für jede Spalte der Excel Liste ein entsprechendes Feld in onOffice<br />
angelegt ist.<br />
Wählen Sie in onOffice aus dem Menü<br />
Extras > Datenimport<br />
Geben Sie im Fenster „Adressimport“ den Pfad zu Ihrer CSV-Datei an und wählen Sie "hochladen".<br />
- 59 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Im folgenden Dialog müssen die Spalten der CSV Datei den vorhandenen Feldern in onOffice<br />
zugeordnet werden. Wenn die Zuordnung für alle gewünschten Spalten gesetzt ist, kann der Import<br />
mit der „Zuordnen“ Schaltfläche gestartet werden.<br />
OpenImmo-Import<br />
Es gibt in onOffice die Möglichkeit Objektdaten aus einer anderen Software oder auch aus anderen<br />
onOffice Versionen zu importieren. Diese Objektdaten müssen im OpenImmo Format an die Import-<br />
Schnittstelle Ihrer onOffice Version geschickt werden.<br />
Bitte wenden Sie sich an unseren Support, damit man<br />
Ihnen eine Import Schnittstelle einrichten kann. Sie<br />
erhalten dann FTP-Zugangsdaten zu Ihrer Version.<br />
- 60 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Nach der Übertragung der Objektdaten beginnt onOffice den Import. Unter Umständen dauert es<br />
einige Zeit, bis dieser Vorgang gestartet und abgeschlossen ist. Sie haben anschließend die<br />
Möglichkeit einzusehen, ob es beim Import Fehler gab. Das können z.B. fehlende Angaben in den<br />
Objektdaten oder Formatfehler der übertragenen Daten sein. Wählen Sie zum Überprüfen des<br />
Import-Vorgangs im Extras Menü den Punkt „OpenImmo Import“. Dieser Eintrag ist nur für<br />
Administratoren sichtbar.<br />
Sie gelangen zunächst in die Listenansicht der bisher durchgeführten Importe. Durch einen<br />
Doppelklick auf den gewünschten Eintrag gelangen Sie in die Detailansicht. Hier werden die<br />
gewünschten Meldungen zum Import ausgegeben. Wird unter Status „success“ ausgegeben, sollten<br />
sich die übertragenen Objektdaten in Ihrer Objektliste beffinden.<br />
- 61 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
- 62 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Datensatzinformation<br />
Die Datensatzinformationen können nur dann aufgerufen werden, wenn ein Objekt- oder ein Adress-<br />
Datensatz in der Detailansicht geöffnet ist. Wenn Sie über das Menü die Datensatzinformationen<br />
aufrufen, so werden zunächst die grundlegenden Informationen angezeigt:<br />
Hier haben Sie auch die Möglichkeit, die erweiterten Datensatzinformationen aufzurufen. In den<br />
erweiterten Informationen werden sämtliche Änderungen an den Daten wiedergegeben. Hier kann<br />
ein Zeitrahmen gewählt werden, aus dem die Änderungen an dem Datensatz angezeigt werden<br />
sollen.<br />
- 63 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
- 64 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Jobs<br />
Hier können Sie neben der jeweiligen Job-ID, den Übermittlungsstatus, den Fortschritt, das<br />
Registrierungsdatum, den zuständigen Benutzer, das jeweilige Portal auch die Art der Übertragung<br />
einsehen. Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Job oder über das Bearbeiten-Symbol gelangen<br />
Sie zur Detailansicht.<br />
- 65 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
OpenImmo-Import<br />
Es gibt in onOffice die Möglichkeit Objektdaten aus einer anderen Software oder auch aus anderen<br />
onOffice Versionen zu importieren. Diese Objektdaten müssen im OpenImmo Format an die Import-<br />
Schnittstelle Ihrer onOffice Version geschickt werden.<br />
Nach der Übertragung der Objektdaten beginnt onOffice den Import. Unter Umständen dauert es<br />
einige Zeit, bis dieser Vorgang gestartet und abgeschlossen ist. Sie haben anschließend die<br />
Möglichkeit einzusehen, ob es beim Import Fehler gab. Das können z.B. fehlende Angaben in den<br />
Objektdaten oder Formatfehler der übertragenen Daten sein. Wählen Sie zum Überprüfen des<br />
Import-Vorgangs im Extras Menü den Punkt „OpenImmo Import“. Dieser Eintrag ist nur für<br />
Administratoren sichtbar.<br />
Bitte wenden Sie sich an unseren Support, damit man Ihnen eine<br />
Import Schnittstelle einrichten kann. Sie erhalten dann FTP-<br />
Zugangsdaten zu Ihrer Version.<br />
- 66 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Sie gelangen zunächst in die Listenansicht der bisher durchgeführten Importe. Durch einen<br />
Doppelklick auf den gewünschten Eintrag gelangen Sie in die Detailansicht. Hier werden die<br />
gewünschten Meldungen zum Import ausgegeben. Wird unter Status „success“ ausgegeben, sollten<br />
sich die übertragenen Objektdaten in Ihrer Objektliste befinden.<br />
- 67 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Objektaustausch<br />
Der Objektaustausch ermöglicht es Ihnen, Objekte mit anderen onOffice Benutzern auszutauschen.<br />
Dabei ist es möglich, den Objekten bestimmte Rechte mitzugeben, so dass der Empfänger das<br />
Objekt z.B. nicht in Portale einstellen darf.<br />
- 68 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Zuordnungen<br />
Mit onOffice smart können Sie Ihren Benutzern ausgewählte Adressen oder Objekte zuordnen. Die<br />
Zuordnungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn alle Adress- bzw. Objektdatensätze nicht jedem<br />
Benutzer zur Verfügung stehen soll.<br />
Adresszuordnungen anlegen<br />
Es gibt vier Möglichkeiten, einem Benutzer Adressen zuzuordnen.<br />
A. Ihnen einen Datensatz zuordnen<br />
Gehen Sie in einen Datensatz in Ihrer Adressverwaltung. Sichern Sie den Datensatz – die Adresse<br />
wird Ihnen als Benutzer automatisch zugeordnet.<br />
B. Einem Benutzer einen Datensatz zuordnen<br />
Gehen Sie in einen Datensatz in Ihrer Adressverwaltung.<br />
Wählen Sie dann<br />
Aktionen > Adressaktionen > Adresse(n) einem Benutzer zuordnen.<br />
Wählen Sie den Benutzer, dem Sie die Adresse zuordnen möchten.<br />
Klicken Sie auf “Zuordnen” – die Adresse ist nun dem Benutzer zugeordnet.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
C. Einem Benutzer mehrere Adressen zuordnen<br />
Gehen Sie in die Listenansicht Ihrer Adressdatenverwaltung. Wählen Sie dann<br />
Aktionen > Adressaktionen > Adresse(n) einem Benutzer zuordnen.<br />
Wählen Sie den Benutzer, dem Sie die Adresse zuordnen möchten.<br />
Klicken Sie auf “Zuordnen” – alle Adressen sind nun dem Benutzer zugeordnet.<br />
Wenn Sie das Gruppen-Modul gebucht haben, können Sie die Zuordnungen auch für alle Mitglieder<br />
der Gruppe gleichzeitig setzen, indem Sie hier die Gruppe auswählen.<br />
D. Aktivitäten Eintrag<br />
Über die Aktionsart "Weitergabe" in einem Aktivitäten Eintrag, haben Sie ebenfalls die Möglichkeit<br />
einem andern Benutzer diesen entsprechenden Datensatz zu zuordnen. Wird ein Aktivitäten Eintrag<br />
"Weitergabe" angelegt, so bekommt der Benutzer der der Aktivität zugeordnet wird, auch eine<br />
Zuordnung zum Datensatz. Dies gilt sowohl für Aktivitäten Einträge wie auch für Maklerbuch<br />
Einträge.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Adresszuordnungen prüfen bzw. löschen<br />
Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Adresszuordnungen zu überprüfen bzw. zu löschen.<br />
A. Gehen Sie über<br />
Extras > Datensatzinformation<br />
Hier können Sie die aktuellen Zuordnungen einsehen und bei Bedarf über das Mülleimer-Symbol<br />
löschen.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
B. Gehen Sie über<br />
Extras > Zuordnungen > Adressen<br />
Hier sehen Sie ebenfalls in die aktuellen Zuordnungen ein und können sie entweder über das Lösch-<br />
Symbol löschen oder die Zuordnungen selektieren und über Aktionen > löschen.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
Die <strong>Einstellungen</strong> Ihrer Software sind so vorgenommen, dass Sie mit onOffice optimal arbeiten<br />
können. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Feineinstellungen in Ihrer onOffice<br />
Anwendung vorzunehmen. Die integrierte Benutzerverwaltung bietet Ihnen die Anlage von<br />
Benutzern inklusive Vergabe der individuellen Rechte. Über die Administration ändern bzw. die<br />
Felder der Eingabemasken, ändern die Menüs etc.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Aktionen<br />
Das Aktionen Menü unterteilt sich zunächst in Objekt- und Adress-Aktionen. Zudem können Sie über<br />
diesen Menüpunkt in wenigen Schritten Ihren Login-Link generieren.<br />
Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in den einzelnen<br />
Navigationsunterpunkten.<br />
Objektaktionen<br />
Folgende Funktionen stehen Ihnnen unter dem Menü Objekt-Aktionen zur Verfügung. Beachten Sie<br />
bitte, dass die meisten der „Objekt-Aktionen“ nur angezeigt werden, wenn ein Objekt angewählt ist.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Portalvollabgleich<br />
Über den Vollabgleich können Sie alle Objekte auf einmal zum ausgewählten Portal übertragen.<br />
Massenaktualisierung<br />
Mit der Massenaktualisierung kann auf einen Schlag eine ganze Gruppe von Objekten für den Export<br />
zu einem Portal vorgemerkt werden. Auch das Aktivieren der Bilder für den späteren Export zu einem<br />
Portal kann hiermit kollektiv durchgeführt werden. Die Änderungen die Sie mit der<br />
Massenaktualisierung vornehmen gelten jeweils für den aktuell gefilterten Objektbestand.<br />
Börsen-Synchronisation<br />
Gleichen Sie Ihren eigenen Datenbestand mit der Börse ab, um kurzfristige Änderungen an Ihren<br />
eigenen Objekten zur Börse übertragen. Mit dieser Synchronisation werden auch neue Börsen-<br />
Objekte anderer Makler in Ihr System übertragen.<br />
Neuen Eigentümer eintragen<br />
Hier können Sie mit einem Klick die Grunddaten zum neuen Adressdatensatz anlegen.<br />
Eigentümer zuordnen<br />
Finden Sie über die hinterlegte Suchfunktion den richtigen Datensatz und verknüpfen diesen als<br />
neuen Eigentümer.<br />
Neuen Interessenten eintragen<br />
Legen Sie einen neuen Interssenten zum ausgewählten Objekt an.<br />
Neuen Ansprechpartner eintragen<br />
Tragen Sie für das gewählte Objekt einen neuen Ansprechpartner ein.<br />
Ansprechpartner zuordnen<br />
Über die Suchmaske können Sie ganz leicht dem Objekt einen neuen Ansprechpartner zuordnen.<br />
Arbeitsliste löschen<br />
Löschen Sie mit dieser Funktion die Auswahl Ihrer Objekte in der Arbeitsliste und wechseln Sie zur<br />
allgemeinen Ansicht.<br />
Duplizieren<br />
Duplizieren Sie den angewählten Objektdatensatz.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Objekterfassung<br />
Dirketer Ausdruck eines Objekterfassungsbogen, damit Sie die Daten eines neuen Objekts auch<br />
unterwegs erfassen können.<br />
Objekttracking<br />
Über das Objekttracking können Sie den Eigentümern Zugang zu den Maklerbüchern Ihrer Objekte<br />
geben. Über einen individuell angelegten Log-In bestimmen Sie, welche Daten welcher Eigentümer<br />
sehen darf.<br />
Adressaktionen<br />
Folgende Funktionen stehen Ihnnen unter dem Menü Adress-Aktionen zur Verfügung. Beachten Sie<br />
bitte, dass die meisten der „Adress-Aktionen“ nur angezeigt werden, wenn einen Adressdatensatz<br />
angewählt ist.<br />
Serienbrief<br />
Der Serienbrief ist nur in der Adress-Listenansicht verfügbar. Hiermit wird ein Word Brief für alle in<br />
der Liste befindlichen Adressen erzeugt.<br />
Massenaktualisierung<br />
Pflegen Sie Ihren Adressdatenbestand ganz einfach über die Massenaktualisierung<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
leere Suchkriterien löschen<br />
Mit dieser Aktion werden in allen Adressdatensätzen die Suchkriterien gelöscht, in denen keine<br />
Angaben gemacht wurden.<br />
Dubletten Prüfung<br />
Überprüfen Sie mit dieser Funktion Ihre Adress-Dubletten und fügen Sie diese im Anschluss<br />
zusammen.<br />
Objekt zuordnen<br />
Ordnet der Adresse ein Objekte manuell zu.<br />
Arbeitsliste löschen<br />
Löschen Sie mit dieser Funktion die Auswahl Ihrer Adressen in der Arbeitsliste und wechseln Sie zur<br />
allgemeinen Ansicht.<br />
Aktivitäten überprüfen<br />
Hiermit können alle Aktivitäteneinträge einer Adresse in einen anderen Datensatz verschoben<br />
werden. So lassen sich z.B. zwei Datensätze (mit gleichem Namen) zusammenlegen.<br />
Adresse(n) einem Benutzer zuordnen<br />
Ordnen Sie mit dieser Funktion dem Benutzer die richtige Adresse zu.<br />
Wiedervorlagen löschen<br />
Löschen Sie die Wiedervorlagen.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Login-Link generieren<br />
Sie können Ihren onOffice Zugang als Startseite Ihres Browser speichern. Die Zugangsdaten müssen<br />
also nicht jedes Mal erneut eingegeben werden. Beachten Sie dabei, dass Ihr Passwort in diesem<br />
Link enthalten ist und damit für andere Benutzer auf Ihrem Computer zugänglich sein könnte.<br />
Unter<br />
Aktionen >> Login generieren<br />
können Sie Ihren Login direkt für Ihre onOffice smart sowie onOffice smart mobile Version erzeugen.<br />
Kopieren Sie den vorgegebenen Link und speichern diesen als Verknüpfung auf Ihrem Desktop oder<br />
als Lesezeichen in Ihrem Browser ab.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Login Link als Verknüpfung anlegen<br />
Gehen Sie auf Ihren Desktop und machen einen Rechtsklick. Wählen Sie die Option<br />
Neu >> Verknüpfung<br />
aus. Im Anschluss öffnet sich ein Pop-up Fenster, in den Sie den generierten Login-Link einfügen.<br />
Klicken Sie danach auf den Button "Durchsuchen" und wählen den Zielort "Desktop" aus und<br />
bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "OK".<br />
Die direkte Verknüpfung wurde nun automatisch auf Ihren Desktop mit einem passenden Icon<br />
abgespeichert. Sobald Sie nun auf dieses Icon klicken, öffnet sich Ihre onOffice smart Version, ohne<br />
dass Sie Ihre Zugangsdaten eingeben müssen.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Statistik<br />
Folgende Punkte stehen im Menü „Statistik“ zur Auswahl:<br />
Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in den einzelnen<br />
Navigationsunterpunkten.<br />
Benutzerstatistik<br />
Die Benutzerstatistik bietet Ihnen die Möglichkeit alle Aktivitäten eines Benutzers oder Gruppen in<br />
einem bestimmten Zeitraum einzusehen. Anhand des folgenden Screenshots werden Ihnen diese<br />
Funktionen dargestellt.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
1. In dem Dropdown-Feld „Benutzer“ besteht nun die Möglichkeit, dass alle Benutzer angewählt<br />
werden können. Auch die permanent deaktivierten Benutzer stehen Ihnen hierbei zur Auswahl.<br />
Nachdem ein Benutzer gewählt wurde kann man entweder über die Angabe des Datums oder über<br />
das Dropdown-Feld oben rechts auswählen welche Zeiträume man angezeigt bekommen möchte.<br />
2. Damit Sie das zuvor gewählte Datum bei dem Punkt „Statistiken anzeigen für“ nicht für jeden<br />
Benutzer neu eingeben müssen bleibt dieses jetzt solang bestehen bis Sie ein neues auswählen.<br />
3. In der Aktionsliste werden ab sofort auch die Benutzerkürzel und Aktionsarten angezeigt:<br />
4. Im Bereich der Aktionsarten können die einzelnen Aktivitäten, durch Nutzen der Häkchen bei<br />
„Aktiv“ gesteuert werden. Sollen eine od. mehrere Aktionsarten gewählt werden kann dies nun<br />
durch setzen der jeweiligen Häkchen erfolgen. Die gewählten Ansichten können nun auch einzeln<br />
ausgedruckt werden.<br />
Speicherverbrauch<br />
Unterteilt in Datenbank, Bilder, Dateien, Filme und E-Mails wird hier auch grafisch der jeweilige<br />
Speicherverbrauch in Ihrer Software angezeigt.<br />
Bitte beachten Sie, dass die Speicherverbrauchstatistik nur einmal in der Woche aktualisiert wird.<br />
Jeweils am Sonntag jeder Woche wird der neue Speicherverbrauch in die Statistik geschrieben. Die<br />
Angabe über den Speicherverbauch der E-Mail schließt sowohl E-Mails in Ihrem Postfach, wie auch<br />
abgelegte E-Mails in Maklerbuch und Aktivitäten ein.<br />
Tipps zum Senken des Speicherverbrauchs:<br />
Bitte entfernen Sie regelmäßig überflüssige E-Mails aus Ihrem Postfach. Adressen und Objekte, die<br />
nicht mehr gebraucht werden, bitte komplett aus der Software entfernen. Bei archivierten<br />
Datensätzen macht es Sinn, die Anhänge und Dateien zu entfernen, so sie nicht mehr zu einem<br />
späteren Zeitpunkt gebraucht werden.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Faxversand<br />
Wenn das onOffice Fax-Modul zum Versenden von Faxen aus Ihrer Software heraus aktiviert ist,<br />
bekommen Sie an dieser Stelle eine Übersicht über versendete Faxe. Beachten Sie, dass die Faxe<br />
nur ca. 2 Wochen vorbehalten werden. Nur in diesem Zeitraum können Sie ein versendetes Fax noch<br />
herunterladen.<br />
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SMS-Versand<br />
In dieser Übersicht werden alle mit onOffice smart versendeten SMS aufgelistet. Beim Klick auf eine<br />
Zeile öffnet sich ein weiteres Popup mit Informationen, wie z. B. dem Empfänger, Absender, Datum<br />
und dem Inhalt der SMS. Zudem können Sie die Ansicht auch einschränken, in dem Sie nur den<br />
Benutzer auswählen, von dem Sie die SMS-Statistik angezeigt bekommen wollen.<br />
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Prepaid-Guthaben<br />
In dieser Übersicht werden neben allen mit onOffice smart versendeten Faxe und SMS-Nachrichten<br />
auch die neuen aufgeladenen Guthabenbeträge aufgelistet. Sie können diese Ansicht für alle oder<br />
einzelne Benutzer und den gewünschten Zeitraum ausgeben lassen. Zudem können Sie auch<br />
zwischen den einzelnen Typen - Fax, Sms und Guthaben - wählen.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
allgemeine Reports<br />
Das onOffice Reporting-Modul ermöglicht Ihnen zu unterschiedlichen Abfragen, wie zum Beispiel<br />
Anfragen pro Monat, Interessenten pro Kaufpreisvorstellung oder Objekte pro Region, statistische<br />
Auswertungen zu erstellen.<br />
Bitte beachten Sie, dass Sie das Reporting-Modul erst erwerben müssen, bevor Sie dieses zur<br />
Auswertung Ihrer Geschäftsprozesse verwenden können. Ihr vertrieblicher Ansprechpartner berät<br />
Sie gerne,<br />
Objektbezogene Reports<br />
Die Objekt-Statistik ist individuell konfigurierbar. Wählen Sie aus zahlreichen „Statistik-Bausteinen“<br />
die für Sie relevanten Auswertungen und generieren Sie eine individuelle Übersicht. Nach dem<br />
Speichern steht diese Ansicht beim nächsten mal wieder zur Verfügung.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Auswahlmöglichkeiten:<br />
� Anzahl der Statistiken pro Seite<br />
� Zeitraum für die Auswertung<br />
� Art der Statistik pro Kasten<br />
Zur Verfügung stehende Statistiken:<br />
� Kundenherkunft<br />
� Absagen<br />
� Erstberatungen und Folgetermine<br />
� Aufwendungen<br />
o Daten<br />
� kommen vom Objektmaklerbuch (ähnlich<br />
wie in der Legende vom Maklerbuch)<br />
� es werden die Maklerbucheinträge mit<br />
folgenden Aktionsarten angezeigt<br />
� Anzeige als Anzeige(n)<br />
� Email (Ausgang) als Expose(s) per eMail<br />
� Word als Expose(s) per Post<br />
� Portalaktionen<br />
� Sonstige Kosten<br />
� Telefonat als Telefonat(e)<br />
� Termin (Besichtigung) als<br />
Besichtigungstermin(e)<br />
� alle andere als Sonstiges<br />
o Aufwand zu Provision (nur für Kaufobjekte)<br />
� Zeigt die Kosten, die Provision und der<br />
daraus berechnete Verdienst für dieses<br />
Objekt<br />
- 87 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
� Die Kosten kommen von dem Maklerbuch<br />
des Objektes<br />
� Die Provision muss entweder als einen<br />
ganzen Betrag angegeben werden oder als<br />
einen prozentuellen Betrag mit % (z.B.<br />
3,45%). Falls kein %-Zeichen angegeben<br />
wurde, wird sie als einen ganzen Betrag<br />
berechnet. Eventuell dazugeschriebenen<br />
Kosten, wie z.B. MwSt, werden nicht<br />
berücksichtigt, weil sie nicht gefiltert werden<br />
können.<br />
o Portalanfragen<br />
� Zeigt die Anzahl der Interessenten per Portal.<br />
Die Interessenten müssen als Herkunft-<br />
Kontakt ein [portalname]_system - Wert<br />
haben.<br />
� Die Dauerangabe begrenzt die Anzeige nach<br />
Eintragsdatum des Adressdatensatzes in der<br />
Datenbank.<br />
o Anfragen Pro Monat<br />
� Zeigt die monatliche Anzahl der Interessenten<br />
für das Objekt und die Herkunft-kontakt der<br />
Interessenten<br />
� Die Dauer begrenzt die Anzeige der Monaten.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Aufgaben-Report<br />
Sie können eine Übersicht der Aufgaben pro Benutzer (oder für alle Benutzer) für einen gewissen<br />
Zeitraum aufrufe. Stellen Sie in der Maske einfach den gewünschten Zeitraum und den<br />
entsprechenden Benutzer ein und klicken Sie anschließend auf Aktualisieren.<br />
? (Fragezeichen)<br />
Das Fragezeichen-Menü gibt Ihnen wichtige Hilfestellungen im Umgang mit der onOffice smart<br />
Software. So finden Sie hier zum Beispiel die onOffice Infos, die Links zur online Hilfe und den<br />
Schulungsvideos und die onOffice Viewer.<br />
Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in den einzelnen<br />
Navigationsunterpunkten.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice News<br />
Unter diesem Menüpunkt befinden sich die aktuellen Tipps & Tricks, Informationen zum<br />
anstehenden Release und der Beta-Phase.<br />
Tipps & Tricks<br />
In dieser Kategorie stellen wir Ihnen die wichtigsten Softwareänderungen vor. Wenn möglich gibt es<br />
hierzu auch schon einen Link zur online Hilfe, um Ihnen weitere Infos zur Anwendung zu geben.<br />
Releases<br />
Um Ihnen einen umfassenden Blick auf alle Änderungen zu bieten, finden Sie hier die kompletten<br />
Änderungen in Kurzform. Aufgrund der großen Menge an Einträgen, gibt es nicht bei jedem Eintrag<br />
einen Link zur online Hilfe. Sollten Sie Fragen zu den einzelnen Änderungen haben, können Sie sich<br />
gerne an unser Support Team wenden.<br />
Beta-Phase<br />
Hier können Sie sich schon vorab über kommende Änderungen informieren. Die Aufgaben werden<br />
geplant, bearbeitet, geprüft und anschließend nochmals kontrolliert, bevor sie in die Software<br />
hochgeladen werden. Ab diesem Zeitpunkt wird der entsprechende Eintrag auf den Karteireiter<br />
"Software Änderungen" verschoben.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
- 91 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Shopping Center<br />
Hier können Sie schnell und bequem neue Benutzer oder Module erwerben, Ihr SMS / Fax Guthaben<br />
aufladen oder Ihre Software upgraden.<br />
online Hilfe / Schulungsvideos<br />
Diese beiden Menüpunkte sind direkt mit der onOffice online Hilfe beziehungsweise mit den onffice<br />
Schulungsvideos verlinkt. Ein einfacher Klick und Sie beantworten Ihre Fragen selber mittels der<br />
übersichtlichen online Hilfe oder den anschaulichen Schulungsvideos.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Makro-Liste<br />
Mithilfe unterschiedlicher Makros können Sie Ihren Arbeitsalltag einfacher und schneller gestalten.<br />
Die hinterlegte Liste zeigt Ihnen alle Makros und deren Anwendungsfunktionen. Setzen Sie die<br />
Makros in Ihren E-Mail-Vorlagen, Briefen, Exposés usw. sinnvoll ein und lassen Sie die Software für<br />
Sie arbeiten.<br />
Unter<br />
Menü Fragezeichen "?" >> Makro-Liste<br />
finden Sie die Übersicht aller Makros.<br />
Supportuser aktivieren<br />
Hier können Sie den Supportbenutzer freischalten. So kann sich ein Supportmitarbeiter unseres<br />
Hauses in Ihre Software einloggen und direkt bei der Fehlersuche behilflich sein.<br />
onOffice Viewer<br />
Der onOffice Viewer ist ein sogenanntes Fernwartungstool. Er wird für online Schulungen,<br />
Problembehebungen und Fragestellung eingesetzt. Ein einfacher Klick genügt und der kostenlose<br />
Download wird automatisch auf Ihrem Rechner ausgeführt. So ersparen Sie sich kostbare Zeit zur<br />
Installation des Programms auf Ihrem Computer und unser Supportmitarbeiter kann Ihren Monitor<br />
für die Dauer des Gesprächs mit beobachten. So können wir Fehler besser aufnehmen.<br />
Der onOffice Viewer steht sowohl für Windows als auch für Mac Betriebssysteme zur Verfügung.<br />
Wählen Sie einfach das Betriebssystem aus, welches auf Ihrem Computer installiert ist.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Ticket erstellen<br />
Die Funktionsweise ist recht einfach: Für bestimmte Aufgaben benötigen wir stets die gleichen<br />
Informationen. Über das folgende Pop-up Menü werden die benötigten Felder direkt abgefragt und<br />
unsere Technik muss zur Bearbeitung keine weiteren Rückfragen stellen. Benutzen Sie diese<br />
Funktion, wenn Sie eine Bearbeitung zu einem der folgenden Themen wünschen:<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
smart Boxen<br />
Die smart Boxen helfen Ihnen Ihre onOffice smart Version schnell und optimal zu nutzen.<br />
Nähere Erläuterungen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in den einzelnen<br />
Navigationsunterpunkten.<br />
- 95 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Quicksearch<br />
Die Schnellsuche<br />
Die Quicksearch-Box, die sich auf der rechten Seite des Fensters befindet, ist der schnellste Weg,<br />
nach Objekten oder Adressen zu suchen. Die Box ist an das Hauptfenster angedockt und somit in<br />
jeder Situation direkt anwendbar.<br />
Bis zu 6 Suchkriterien sind über die Administration frei konfigurierbar.<br />
Sollte die Box nicht sichtbar sein, kann sie rechts neben dem Hauptfenster durch Auswahl des<br />
grauen Pfeils geöffnet werden.<br />
Bestimmen Sie zuerst, ob Sie nach Objekten oder Adressen suchen möchten.<br />
Schnellsuche für Objekte<br />
Wenn Sie eine Objektsuche durchführen möchten, klicken Sie im Quicksearch auf das Objekt-<br />
Symbol (Haus). Mit dieser Schnellsuche können Sie ein Objekt nach Objektnummer, Straße, Ort,<br />
Land oder Eigentümer suchen. Zudem können Sie über die Funktion "Filter" gespeicherte Filter (wie<br />
z.B. Meine Eigentümer, Meine Gesuche, Meine Immobilien) auswählen.<br />
- 96 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Schnellsuche für Adressen<br />
Sie können sowohl nach einzelnen Daten als auch nach mehreren Suchkriterien filtern. Je mehr<br />
Felder Sie ausfüllen, desto detaillierter wird ihr Suchergebnis.<br />
Über den Punkt Filter können Sie Ihre gespeicherten Filter direkt aktivieren. Wenn Sie den<br />
entsprechenden Filter ausgewählt haben, klicken Sie einfach auf Suchen, um den Filter zu<br />
aktivieren. Wenn Sie nach einer oder mehreren Adressen suchen möchten, klicken Sie im<br />
Quicksearch auf das Adressen-Symbol (Männchen). So haben Sie die Möglichkeit, die Adressdaten<br />
nach Kundennummer, Name, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu<br />
durchsuchen. Bei einer Suche über das Feld Name kann ein Vor-, Nach- oder Firmenname<br />
eingegeben werden.<br />
Schnellsuche für Aufgaben<br />
- 97 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Hier können sowohl nach der Ticket-Nummer, der Aufgabenbeschreibung oder auch nach dem<br />
Aufgabenbetreff suchen.<br />
Quicksearch - <strong>Einstellungen</strong><br />
Alle Optionen im Überblick:<br />
� Filter beachten: Ist das Häkchen gesetzt, werden aktive Filter oder Arbeitslisten bei der Suche<br />
über den Quicksearch berücksichtigt.<br />
� Nicht aktive einbeziehen: Ist das Häkchen gesetzt, werden nicht nur aktive, sondern auch<br />
archivierte Datensätze mit in die Suche einbezogen<br />
� Suchergebnisse in neuem Fenster: Ist das Häkchen gesetzt, werden Suchergebnisse in einem<br />
neuen Fenster geöffnet. Die aktuelle Ansicht wird beibehalten.<br />
� Ergebnisfenster nach klicken offen lassen: Ist das Häkchen gesetzt, bleibt das Ergebnisliste-<br />
Fenster geöffnet, auch wenn Sie den gesuchten Datensatz aus der Ergebnisliste ausgewählt und<br />
per Doppelklick geöffnet haben. Ist das Häkchen nicht gesetzt, wird das Ergebnisliste-Fenster<br />
geschlossen, sobald Sie den gesuchten Datensatz per Doppelklick geöffnet haben.<br />
� Automatische Platzhalter: Ist das Häkchen gesetzt, führt eine Bruchstückeingabe bereits zu<br />
Ergebnisvorschlägen. Beispielsweise kann im Feld Ort „uttgar“ eingegeben werden: in der<br />
Ergebnisliste erscheinen nun Ergebnisse, die im Feld Ort das gesuchte Bruchstück enthalten<br />
(Stuttgart). Ist der Haken nicht gesetzt, ist eine exakte Eingabe erforderlich.<br />
� Filter Auswahl: Bei gesetztem Haken steht im Quicksearch als unterstes die Auswahl Ihrer Filter<br />
zur Verfügung. Darüber können Sie sämtliche gespeicherte Filter aufrufen, ohne in den Bereich<br />
Filter wechseln zu müssen.Die <strong>Einstellungen</strong> ermöglichen Ihnen, den Quicksearch auf Ihre<br />
persönlichen Anforderungen einzurichten.<br />
- 98 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
� Börsenobjekte einbeziehen: Bei gesetztem Haken werden in den Suchergebnissen auch alle<br />
Börsenobjekte mit einbezogen<br />
onOffice Messenger<br />
Mithilfe des onOffice Messengers können Sie einfach und bequem direkten Kontakt zu Ihren<br />
Maklerkollegen oder dem onOffice Support aufnehmen. Der onOffice Messenger ist besonders leicht<br />
zu bedienen, weil er nur eine sehr überschaubare Anzahl an Funktionen hat, die wir Ihnen nun<br />
genauer erklären.<br />
Statusanzeige<br />
Sobald Sie auf den grünen Punkt neben dem Schraubenschlüssel klicken, wechselt Ihr onOffice<br />
Messenger in den Offline-Modus. Der Offline-Modus bezweckt in diesem Fall, dass andere onOffice<br />
Benutzer Sie als Offline angezeigt bekommen. Das Versenden und Empfangen von Nachrichten ist<br />
nach wie vor möglich.<br />
Suchen - Benutzer hinzufügen<br />
Mit dem Klicken auf die Schaltfläche "Suchen" öffnet sich ein neues Fenster, worin Sie einige<br />
Suchparameter, wie Messenger-Nr., Name, Vorname und Ort, einfügen können, um Ihre Kollegen zu<br />
Ihrer Kontaktliste hinzuzufügen.<br />
- 99 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Wenn andere Benutzer Sie zu ihrer Kontaktliste hinzufügen, müssen Sie die Anfrage noch<br />
akzeptieren bevor Sie miteinander kommunizieren können. Benutzer, die in Ihrer Kontaktliste grau<br />
angezeigt werden , warten noch auf eine Bestätigung Ihrerseits.<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
Unter dem Symbol Schraubenschlüssel können Sie eine Konfiguration Ihres Messengers<br />
vornehmen. Die Standardeinstellungen sind allerdings von uns empfohlen und müssen in der Regel<br />
nicht geändert werden. Eine letzte Einstellung können Sie noch in Ihrer onOffice Software unter<br />
Extras? <strong>Einstellungen</strong>?Benutzer?(Doppelklick auf Ihr Benutzerkonto)?Grunddaten vornehmen. Sie<br />
können nun das Häkchen bei "Sichtbar in Messenger-Suche" entfernen, um zu vermeiden, dass Sie<br />
von anderen Benutzern unter "Suchen" gefunden werden.<br />
Messenger ID<br />
Hier steht Ihre persönliche Messenger-ID. Diese eignet sich ausschließlich dazu, damit andere<br />
Benutzer es möglichst leicht haben Sie zu finden. Sie können diese Nummer an Ihre Kollegen<br />
weitergeben. Diese müssen dann nur noch nach Ihrer Nummer suchen und sollten auch nur ein<br />
einziges Suchergebnis bekommen.<br />
Makler- & Support Chat<br />
Dem "Makler Chat" kann jeder Benutzer beitreten. Hier schreiben ständig Immobilienmakler aus<br />
ganz Deutschland. Oft können Sie hier hilfreiche Ratschläge und Tipps von anderen<br />
Immobilienmaklern bekommen. Im "Support Chat" können Sie das komplette Support-Team der<br />
onOffice Software GmbH antreffen, um bei ihnen Ihre Fragen, Probleme und Anregungen zu äußern.<br />
- 100 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Kontakte<br />
Hier stehen die Kontakte, die Sie über die Suchfunktion gefunden und hinzugefügt haben. Der grüne<br />
Punkt vor dem Namen zeigt, dass der Benutzer Online ist. Mit einem Klick auf die Mülltonne hinter<br />
dem Namen können Sie den Benutzer aus der Kontaktliste löschen. Falls hinter dem Namen noch<br />
zusätzlich ein gelber Stern steht, so hat dieser Benutzer Ihnen eine Nachricht geschickt und Sie<br />
können ihm antworten. Wenn Sie auf einen der Namen klicken starten Sie den Chat mit dem<br />
jeweiligen Benutzer.<br />
Es öffnet sich dabei folgendes Fenster<br />
- 101 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice Tippgeber-Programm<br />
Selten war schnelles Geld so einfach verdient wie bei onOffice.<br />
Haben Sie einen Immobilienmakler im Bekanntenkreis? Vielleicht jemanden, der es werden will und<br />
noch keine Maklersoftware hat?<br />
onOffice belohnt jeden Tippgeber, dessen Tipp bzw. Empfehlung zum Vertragsabschluss führt.<br />
Dabei ist vollkommen egal, ob Sie selber Makler sind oder nicht, denn jeder kann tippen. Jeder<br />
erfolgreiche Tipp wird kräftig belohnt.<br />
Weiterempfehlen<br />
Über die Weiterempfehlen Box können Sie Ihren Maklerkollegen die Vorteile von onOffice einfach<br />
und bequem per E-Mail-Vorlage mitteilen.<br />
- 102 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice Beta Test Box<br />
(nur sichtbar für Beta-Tester)<br />
Falls Sie onOffice Beta-Tester sind haben Sie zu den Standard smart Boxen noch eine weitere Box -<br />
die onOffice Beta Test Box.<br />
Hier finden Sie alle Neuerungen des nächstes Releases zum Nachlesen. Das Lupen-Symbol gewährt<br />
Ihnen eine Vorschau zur jeweiligen Funktion. Über das Feedback-Symbol (Karteikarte) können Sie<br />
Ihre Meinung zu der jeweiligen Funktion an das onOffice Support-Team einfach und unkompliziert<br />
mitteilen. Zudem besteht auch die Möglichkeit über diese Funktion einen direkten Bug zu melden.<br />
- 103 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice Benutzerhandbuch<br />
smart 3.0<br />
Teil: Module<br />
- 104 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Objektverwaltung<br />
Mit onOffice smart verwalten und vermarkten Sie Ihre Objekte sehr effizient. Nach einmaliger<br />
Eingabe der Objektdaten stehen Ihnen diese sofort für vielfältige Maßnahmen wie die Integration in<br />
Immobilienportale, Serienmails oder Kundenanschreiben zur Verfügung. Inklusive Immomatching -<br />
das System erstellt automatisch eine Liste möglicher Interessenten, die dann von Ihnen per<br />
Serienmail inklusive Exposé angeschrieben werden können.<br />
Die Listenansicht<br />
Starten Sie die Objektverwaltung mit Klick auf das Haus-Symbol. Es öffnet sich zunächst die Objekt-<br />
Listenansicht. Hier haben Sie die Übersicht über alle Immobilien. Durch den Objektfilter können sie<br />
die Ansicht auf die gewünschten Objekte reduzieren und sich z.B. nur die Miet-Objekte anzeigen<br />
lassen. Im Folgenden sind die Funktionen der Listenansicht erläutert.<br />
- 105 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Die Anzeige in der Listenansicht<br />
Die Anzeige bestimmt wie viele Datensätze gleichzeitig in die Listenansicht geladen werden.<br />
Vorsicht: Stellen Sie die Anzeige nicht zu hoch ein, da<br />
die Ladezeit für zu viele Datensätze die Performance der<br />
Software extrem verlangsamt.<br />
- 106 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Sortieren der Liste<br />
Durch Klick auf die Spalten-Überschrift lässt sich die Liste entsprechend sortieren.<br />
- 107 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Der Objekt-Ampelstatus<br />
Für Ihre Objekte können Sie einen „Ampel-Status“ einblenden. Näheres dazu finden Sie hier:<br />
Einrichtung des Ampelsystems<br />
1) Die Darstellung in der Listenansicht<br />
Um den Bearbeitungsstatus Ihrer Objekte und Adressen immer direkt im Blick zu haben, können Sie<br />
sowohl für die Adress-, als auch für die Objektliste das Ampelsystem aktivieren. Beide Varianten<br />
funktionieren nach dem selben Muster, können jedoch separat eingestellt werden.<br />
- 108 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
2) Konfiguration in den Grundeinstellungen - Definieren der verschiedenen Phasen<br />
Das Ampelsystem können Sie in den Grundeinstellungen aktivieren und konfigurieren. Gehen Sie zu<br />
diesem Zweck auf: Extras-><strong>Einstellungen</strong>->Grundeinstellungen und wechseln Sie auf den Reiter<br />
„Allgemein“.<br />
- 109 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Hier können Sie das Ampelsystem aktiv schalten und die einzelnen Phasen festlegen.<br />
Phase 1: solange das Objekt sich in dieser Phase befindet, ist die Ampel auf grün<br />
geschaltet.<br />
Phase 2: innerhalb dieser Phase ist das Objekt mit gelber Ampel geführt.<br />
Phase 3: vor dem Überschreiten des hinterlegten Wertes wird eine rote Ampel<br />
angezeigt.<br />
Sobald auch dieser Wert überschritten wurde, ist in der Liste das Stopschild zu<br />
sehen.<br />
3) Konfiguration in den Grundeinstellungen – Aktualisierungsmodus<br />
An dieser Stelle können Sie noch auswählen, wonach sich der Ampelstatus richten soll: Zum einen<br />
kann der Status von dem Änderungsdatum des Datensatzes abhängig gemacht werden, zum<br />
anderen von der letzten Aktivität / Maklerbucheintrag (Exposé-Versand an Interessenten /<br />
Besichtigungstermin / etc.). Wählt man die Option „letzte Aktivität“ kann man zusätzlich noch<br />
auswählen ob die Portalaktionen auch zu einer Änderung des Objektstatus führt oder nicht. Egal<br />
was man hier auswählt, ein Maklerbuch Eintrage wird in beiden Fällen getätigt.<br />
- 110 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Vorschau auf die Objektdaten<br />
Um eine Vorschau des Objekts zu erhalten, klicken Sie auf die Lupe links neben den einzelnen<br />
Datensätzen. So lassen sich die wichtigsten Daten, wie zum Beispiel Kaufpreis, Wohnfläche,<br />
Baujahr und den Veröffentlichungsstatus des Objektes auf der eigenen Homepage bzw den Portalen<br />
direkt einsehen.<br />
Beachten Sie, dass die Lupenfunktion (Vorschau) nur bei einer<br />
Anzeige von bis zu 100 Datensätzen eingeblendet wird.<br />
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Aktionsleiste Listenansicht<br />
In der Aktionsbox stehen Ihnen alle Objektlistenaktionen übersichtlich zur Verfügung. Bitte<br />
beachten Sie, dass Sie zur Auswahl einer Aktion die gewünschten Objekte angewählt haben<br />
müssen. Setzen Sie dazu einfach den Haken hinter das entsprechnde Objekt. Sie können auch<br />
mehrere Objekte gleichzeitig auswählen.<br />
Folgende Funktionen werden Ihnen im Folgenden ausführlich erläutert:<br />
� Bestehende Arbeitsliste auswählen<br />
� Filter/Listen Reset<br />
� Selektieren<br />
� Arbeitslistenaktionen<br />
� Exposé erstellen<br />
� Schreiben<br />
� Objekte löschen<br />
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Bestehende Arbeitsliste auswählen<br />
Sollten Sie bereits Arbeitslisten erstellt haben, haben Sie in diesem Drop-Down Menü die<br />
Möglichkeit sich eine bestehende Liste anzeigen zu lassen.<br />
Filter/Listen Reset<br />
Alle angewählten Filter oder Listen werden deaktiviert. Hiermit wird nichts gelöscht. Wenn Sie das<br />
Gefühl haben, dass nicht alle Daten angezeigt werden, sollten Sie immer zuerst einen Filter/Liste<br />
Reset durchführen.<br />
In den Objekt- und Adress-Listenansichten können jetzt<br />
Datensätze durch einen einfachen Klick auf den Listeneintrag<br />
selektiert werden. Bei gedrückter STRG-Taste können so auch<br />
mehrere Datensätze selektiert werden.<br />
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Selektieren<br />
Über die Schaltfläche "Selektieren" können Sie alle Objekte auf einmal markieren. Über die<br />
Schaltfläche "Keine" heben Sie die gesamte Auswahl wieder auf.<br />
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Arbeitslistenaktionen<br />
Über die Arbeitslistenaktionen können Sie sich eigene Arbeitsliste nach Ihren Wünschen und<br />
Anforderungen erstellen. Hier haben Sie die Möglichkeit eine neue Liste zu erstellen, eine<br />
bestehende Liste zu bearbeiten oder aus einer Liste Datensätze in eine andere Liste zu verschieben.<br />
Exposé erstellen<br />
Beachten Sie, dass sich die Auswahl immer nur auf<br />
die dargestellte Seite bezieht.<br />
Folgende Exposé können Sie von Ihrem ausgewählten Objekt bzw. Objekten erstellen.<br />
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Exposé Digest erstellen<br />
Das Exposé Digest ermöglicht Ihnen aus ausgewählten Objekten der Objektliste eine Kurzübersicht<br />
zu erstellen. Hierbei werden neben dem Titelbild auch die wichtigesten Informationen, wie<br />
Kaufpreis, Wohnfläche und Grundstücksfläche ausgegeben.<br />
Um diese Art von Exposé zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:<br />
� Markieren Sie die gewünschten Objekte in der Objektliste<br />
� Wähle Sie den Button in der Aktionsliste "Exposé erstellen" an und klicken Sie danach auf<br />
"Exposé Digest erstellen"<br />
� Im Folgenden öffnet sich ein Pop-up Fenster, in dem Sie Ihre vorgenomme Objektauswahl<br />
dargestellt bekommen<br />
� Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch das Klicken auf den Button "Erstellen"<br />
� Automatisch wird das Exposé Digest als PDF-Datei erzeugt, die Sie öffnen oder auch<br />
speichern können.<br />
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Aushang erstellen<br />
Auch hier können Sie wie beim Exposé Digest eine Kurzübersicht zu Ihren vorher ausgewählten<br />
Objekten erstellen. Hierbei werden alle Angaben, wie Kaufpreis, Wohnfläche und<br />
Grundstücksfläche, im Querformat über eine DIN A4 Seite ausgegeben.<br />
Um einen Aushang zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:<br />
� 1. Markieren Sie die gewünschten Objekte in der Objektliste<br />
� 2. Wähle Sie den Button in der Aktionsliste "Exposé erstellen" an und klicken Sie danach auf<br />
"Aushang erstellen"<br />
� Im Folgenden öffnet sich ein Pop-up Fenster, in dem Sie Ihre vorgenomme Objektauswahl<br />
dargestellt bekommen<br />
� Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch das Klicken auf den Button "Erstellen"<br />
� Automatisch wird der Aushang als PDF-Datei erzeugt, die Sie öffnen oder auch speichern<br />
können.<br />
Schaufenster-Präsentation erstellen<br />
Das onOffice Schaufenster Modul ermöglicht Ihnen von Ihren Objekten Präsentations-PDF-Dateien<br />
zu erstellen, mit denen Sie Ihre Immobilien optimal präsentieren können.<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um ein Standard-<br />
Modul, sondern um ein Zusatzmodul handelt. Gerne können Sie<br />
dieses über den onOffice Vertrieb erwerben - Ihr persönlicher<br />
Ansprechpartner berät Sie gerne.<br />
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Schreiben<br />
Unter dem Button "Schreiben" haben Sie in der Objektliste folgende Möglichkeiten zur Auswahl.<br />
Word Exposé drucken<br />
Hier können Sie zum gewünschten Objekt die hinterlegten Word-Exposé-Typen auswählen. Über<br />
einfaches Drop-Down-Menü werden Ihnen die möglichen Exposé-Varianten angezeigt.<br />
Word Schreiben erstellen<br />
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit ein hinterlegtes Standard-Schreiben zum jeweiligen<br />
ausgewählten Objekt zu erstellen.<br />
E-Mail verfassen<br />
Hier finden Sie die ausführliche Beschreibung, wie man eine E-Mail mit den gewünschten<br />
Objektverknüpfungen versendet.<br />
Objekte löschen<br />
Über diesen Punkt werden die ausgewählten Objekte gelöscht<br />
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Objekt-Aktionsleiste<br />
In der Objekt-Aktionsleiste befinden sich alle Funktionen/Aktionen, die Ihnen in der<br />
Objektverwaltung zur Verfügung stehen.<br />
Folgende Funktionen werden Ihnen im Folgenden ausführlich erläutert:<br />
� Objektdaten<br />
� Speichern / Listenansicht<br />
� E-Mail schreiben<br />
� Brief schreiben<br />
� Aufgabe erstellen<br />
� Maklerbucheintrag erstellen<br />
� Exposés<br />
� Mehrsprachigkeit<br />
� Arbeitsliste erweitern<br />
� weitere Aktionen<br />
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Objektdaten<br />
Die Objektdaten sehen Sie in jedem Karteireiter der Objektverwaltung. Neben dem Titelbild werden<br />
der Objekttitel, die Ext. Objektnummer sowie die Adresse des Objekts dargestellt.<br />
Speichern / Listenansicht<br />
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie die <strong>Einstellungen</strong> / Änderungen speichern möchten. Dies gilt für<br />
alle Karteireiter in der Objektverwaltung. Mit einem Klick auf die Listenansicht gelangen Sie wieder<br />
in die Objektliste.<br />
Mit einem Klick auf das Titelbild öffnet sich das Bilderkarussell<br />
mit allen hinterlegten Bildern. So haben Sie die Möglichkeit sich<br />
alle Objektbilder anzusehen.<br />
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E-Mail schreiben<br />
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Brief schreiben<br />
Über diese Funktion können Sie einen Brief mit hinterlegten Makros zum jeweiligen Objekt<br />
verfassen<br />
Aufgabe erstellen<br />
Über diesen Button können Sie eine Aufgabe mit direkter Objektverknüpfung erstellen<br />
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Maklerbucheintrag erstellen<br />
Über diesen Button können Sie einen neuen Maklerbucheintrag tätigen<br />
Exposés erstellen<br />
Über diesen Button können Sie von dem ausgewählten Objekt ein Word, PDF oder HTML-Exposé<br />
erstellen. Hierbei stehen Ihnen unterschiedliche Varianten, wie lang oder kurz, zur Verfügung. Sie<br />
wünschen ein individuelles Exposé. Ihr vertrieblicher Ansprechpartner berät Sie dazu gerne.<br />
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Mehrsprachigkeit<br />
Über diesen Button können Sie sich das Objekt in mehreren Sprachen anzeigen lassen oder es in<br />
mehreren Sprachen erstellen. Bitte bedenken Sie, dass Sie dafür in der Administration die<br />
gewünschten Sprachen aktiviert haben müssen.<br />
Arbeitsliste erweitern<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei nicht um ein Standard-<br />
Modul, sondern um ein Zusatzmodul handelt. Gerne können Sie<br />
dieses über den onOffice Vertrieb erwerben - Ihr persönlicher<br />
Ansprechpartner berät Sie gerne.<br />
Erweitern Sie Ihre bestehende Arbeitslisten mit dem ausgewählten Objekt.<br />
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weitere Aktionen<br />
Unter dem Button weitere Aktionen finden Sie die Funktionen "Fax schreiben" und "Löschen".<br />
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Grunddaten<br />
Standardmäßig erscheinen auf dem Karteireiter Grunddaten die folgenden Kategorien:<br />
� Technische Angaben<br />
� Geografische Angaben<br />
� Kategorie<br />
� Verknüpfung zum Eigentümer<br />
� Verknüpfung zum Ansprechpartner<br />
Die meisten Angaben erklären sich hier von alleine. Einige Punkte müssen jedoch hervorgehoben<br />
werden.<br />
Die externe Objektnummer<br />
Die externe Objektnummer wird beim Anlegen eines Objekts vom System automatisch vergeben.<br />
Nach welchem Muster diese Nummer vergeben wird, können Sie in den Grundeinstellungen Ihres<br />
Systems bestimmen. Eine weitere Einstellung kann die Objektnummer zur weiteren Bearbeitung<br />
sperren.<br />
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Der regionale Zusatz<br />
Ändern Sie niemals die Objektnummer von Objekten die bereits in<br />
Portalen eingestellt sind. Die Objekte können sonst nicht mehr aus<br />
den Portalen herausgelöscht werden oder sind doppelt eingestellt.<br />
Die Struktur Ihrer regionalen Zusätze, also der Regionen in denen Sie Ihre Immobilien vermarkten,<br />
wird in der Administration der Software erstellt . Wählen Sie hier den Standort der Immobilie aus.<br />
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Wurden beim Anlegen Ihrer Regionen in der Administration PLZ-Bereiche definiert, so müssen diese<br />
auch beim Anlegen der geografischen Angaben bedacht werden. Wenn Sie z.B. der Region<br />
„Stolberg“ in der Administration die PLZ 52223 zugeordnet haben, dann ist die PLZ 52222 für ein<br />
Objekt das in Stolberg liegt nicht zulässig.<br />
Die Objektarten<br />
Da die Immobilienportale teilweise unterschiedliche Schnittstellen benutzen, unterscheiden sich<br />
u.a. auch die zur Verfügung stehenden Objektarten. Im Wesentlichen gibt es die Open-Immo<br />
Schnittstelle (wird von den meisten Portalen verwendet) und die Immobilienscout24-Schnittstelle.<br />
Letztere wird nur vom Immobilienscout24 benutzt.<br />
Bitte berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Objektart die Farbgebung der einzelnen Werte:<br />
blau - Open-Immo, diese Objektarten kennt der Immobilienscout24 nicht<br />
orange - Immobilienscout24, diese Objektarten kennen die meisten anderen Portale nicht<br />
schwarz - diese Objektarten sind zu allen Portalen kompatibel<br />
- 128 - www.onOffice.com
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Zuordnen des Ansprechpartner<br />
Hier kann dem Objekt ein Ansprechpartner zugeordnet werden. Über den blauen Pfeil kann ein<br />
bereits bestehender Adressdatensatz verknüpft werden. Das Symbol mit dem kleinen weißen Blatt<br />
legt einen neuen Adressdatensatz an und verknüpft ihn mit dem Objekt.<br />
Damit diese Adresse auch zu den Portalen übermittelt wird, muss dort die Kontaktart Makler<br />
ausgewählt sein. Solange kein Makler verknüpft ist, ist die Adresse aus den Grunddaten der<br />
Software Ansprechpartner für diese Immobilie.<br />
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Zur Veranschaulichung dient die folgende Grafik.<br />
- 130 - www.onOffice.com
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Preise/Flächen<br />
Diese Karte besteht aus zwei Bereichen, links können Sie die Daten zu den Preisen eintragen, rechts<br />
zu den Flächen. Die Inhalte, bzw. Felder, die auf dieser Karte angeboten werden, richten sich nach<br />
den Angaben der Nutzungs- und Vertriebsart, die Sie auf der Karte Grunddaten angegeben haben. Es<br />
erscheinen zunächst einmal alle Angaben, die für die entsprechende Kategorie freigegeben sind. So<br />
wird z.B. das Feld Kaufpreis bei einem Mietobjekt nicht angezeigt.<br />
In der Administration können Sie festlegen, welches Feld in welcher Kategorie erscheint. In den<br />
Eingabefeldern, wie "Preis- oder Quadratmeter- Angaben", müssen Sie Zahlenwerte verwenden.<br />
Hierbei müssen Sie beachten, dass Nachkommastellen mit einem Punkt und nicht mit einem<br />
Komma zu trennen sind. Verzichten Sie auf ein eventuelles Tausender-Trennzeichen. Ebenso dürfen<br />
Sie keine Währungszeichen oder Größenangaben in dieses Feld setzen.<br />
Die Felder, die mit einem * gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder. Diese müssen ausgefüllt werden,<br />
damit die verschiedenen Portale das Objekt anerkennen.<br />
- 131 - www.onOffice.com
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Automatische Feldberechnung<br />
So aktivieren Sie die automatische Feldberechnung:<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Grundeinstellungen > Karteireiter Allgemein ><br />
Kategorie "Automatische Feldberechnung" > aktivieren<br />
Die Kaution<br />
Die automatische Feldberechnung ergänzt die Preise wie folgt:<br />
Nebenkosten = Heizkosten +<br />
Betriebskosten<br />
Warmmiete = Nebenkosten + Kaltmiete<br />
+ Stellplatzmiete<br />
Mietpreis_pro_qm = Kaltmiete / Wohnfläche<br />
Kaufpreis_pro_qm = Kaufpreis / Wohnfläche<br />
Da die Portalschnittstelle das Feld Kaution leider unterschiedlich definieren, muss man bei der<br />
Eingabe folgendes beachten:<br />
� für den Immobilienscout kann hier Text eingetragen werden, z.B. 2 Monatsmieten<br />
� für die anderen Portale muss ein numerischer Wert eingegeben werden<br />
Um diese Problematik mit einer einzigen Eingabe zu lösen, wird Ihre Texteingabe in einen<br />
numerischen Wert umgerechnet. Wenn Sie z.B. "2 KM" angeben, werden die zwei Kaltmieten in<br />
einen Eurobetrag umgerechnet, also 2 * Kaltmiete. Wenn Sie "900€" eintragen, wird das Euro-<br />
Zeichen beim Export einfach weggefiltert.<br />
- 132 - www.onOffice.com
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Preis auf Anfrage<br />
Wenn Sie den Kaufpreis nicht mit zu den Portalen übermitteln möchten, sondern den Vermerk „Preis<br />
auf Anfrage“, brauchen Sie nur bei Kaufpreis die Ziffer „1“ einzugeben. Wird das Objekt dann zu den<br />
Portalen übermitteln, wird vom System dieser Kaufpreis als 0 übermittelt und erscheint dann in den<br />
Portalen als „Kaufpreis auf Anfrage“. Beachten Sie bitte das diese Funktion so nicht beim<br />
Immoscout24 unterstützt wird.<br />
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Details<br />
Der Karteireiter Details unterteilt sich in die Kategorien Ausstattung, Zustand, Infrastruktur und<br />
Verwaltung. Besonders in der Kategorie Ausstattung lassen sich in der Administration zahlreiche<br />
zusätzliche Merkmale nach Bedarf zuschalten . Beachten Sie auch hier wieder die farblich<br />
gekennzeichneten Schlüsselwerte.<br />
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Freitexte<br />
Geben Sie hier die Texte zu Ihren Immobilien ein. Beachten Sie, dass manche Portale die maximale<br />
Anzahl der Zeichen in den Feldern beschränken. Der Zeichenzähler unter den Textfelden gibt<br />
Aufschluss über die bisher verwendete Zeichenanzahl.<br />
- 135 - www.onOffice.com
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Dateien<br />
Der Reiter „Dateien“ umfasst die Möglichkeit, sämtliche Dateien wie Bilder, Exposés und<br />
Grundrisse, die zu Ihrer jeweiligen Immobilie gehören, hochzuladen und zu optimieren. Das<br />
Bildermodul ermöglicht es, mehrere Bilder gleichzeitig upzuloaden und anhand der Bildervorschau<br />
komfortabel Änderungen vorzunehmen.<br />
Die Sortierung der Bilder kann durch einfaches Anklicken und Verschieben der Bilder durchgeführt<br />
werden. Beschriften Sie hier die Bilder, indem Sie den Bildtitel einfach unter das Bild schreiben. Ein<br />
Titelbild markieren Sie durch das Setzen des "Punkts" in der linken, oberen Bildecke. Beachten Sie<br />
auch hier, dass die Eingaben gesichert werden müssen, bevor Sie den Karteireiter wechseln.<br />
Trennung zwischen externen und internen Dokumenten<br />
Ihre Fotos, Lagepläne und Grundrisse finden Sie immer auf dem Karteireiter „Extern“. Sollten Sie<br />
Dokumente im Objekt hinterlegen, die niemals veröffentlicht werden sollen, können die Dateien als<br />
Dateiart „internes Dokument“ gekennzeichnet werden. Damit werden sie automatisch auf dem<br />
Karteireiter „Intern“ dargestellt.<br />
- 136 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
mehrere Dateien hochladen - Installation des Bilder Uploaders<br />
Wenn Sie die Schaltfläche zum ersten Mal benutzen, installiert sich der<br />
„Aurigma Image Uploader“ als Plugin in Ihrem Browser. Bestätigen Sie die Installation im darauf<br />
folgenden Popup-Fenster durch Klick auf „Ausführen“.<br />
- 137 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Ihre Bilder – der Upload<br />
Um gleichzeitig mehrere Bilder upzuloaden, klicken Sie einfach auf „mehrere Bilder hochladen“.<br />
Links sehen Sie die Struktur Ihres lokalen Rechners – wählen Sie hier den gewünschten Bilderordner<br />
aus. Ziehen Sie die passenden Bilder mit der Maus von den oberen in den unteren Rahmen und<br />
klicken Sie auf „Speichern“ oben rechts. Die Bilder sind nicht richtig positioniert? Klicken Sie<br />
einfach mit der Maus auf die Rundpfeile innerhalb des Bildes, um die Position zu verändern.<br />
Möchten Sie nur ein neues Bild oder eine neue Datei rund um Ihre Immobilie hochspielen, klicken<br />
Sie oben links in der Navigation auf das leere Blatt.<br />
Wählen Sie das Format Ihrer hochzuladenden Datei. Achten Sie darauf, dass Immoscout24 keine<br />
Links, sondern nur Dateien annimmt! ImmoNet beispielsweise bearbeitet dagegen auch Links von<br />
Filmen. Filme und Sound können Sie ebenfalls auf Ihrer Homepage verwenden.<br />
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Ihre Bilder – die richtige Darstellung<br />
Das Titelbild für Ihre Immobilie wählen Sie, indem Sie den Punkt links oben im Bild anklicken.<br />
Wählen Sie dann die richtige Abfolge der Bilder: um die gewünschte Reihenfolge zu erhalten,<br />
klicken Sie einfach in das zu verschiebende Bild, halten die Maustaste gedrückt und ziehen das Bild<br />
per Drag and Drop an die gewünschte Stelle. Den Titel geben Sie ein, indem Sie einfach auf das Bild<br />
klicken und den Text hineinschreiben.<br />
PDF Dokumente (z. B. Grundrisse) vom Typ Exposé können auch zum<br />
Immobilienscout24 übertragen werden.<br />
Das Plus an Individualität: Gerne erstellen wir Ihnen eine speziell auf Ihr Unternehmen<br />
zugeschnittene Bildergalerie für Ihre Homepage – fragen Sie uns!<br />
- 139 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Grundrisse erstellen und optimieren<br />
Um einen Grundriss zu definieren, wählen Sie einfach mit Doppelklick das gewünschte Bild in der<br />
linken Bildübersicht.<br />
Wählen Sie dann im Menu den Button aus und klicken auf „Sichern“.<br />
Automatisch erscheint innerhalb des Bildes die Bezeichnung „Grundriss“.<br />
Oft erhalten Sie von Ihrem Kunden einen Grundriss, der sich in einem nicht optimalen Zustand<br />
befindet. Lassen Sie Ihren Grundriss einfach von uns attraktiver gestalten – klicken Sie dazu auf<br />
„Grundriss optimieren“ und wählen Sie das für Ihren Grundriss passende Design.<br />
Videoclip bestellen<br />
Sie haben auch die Möglichkeit über unseren Kooperationspartner World Clip Experience von Ihren<br />
Objekten Videoclips produzieren zu lassen. Bestellungen können Sie über den Button<br />
QR-Code erstellen<br />
tätigen. Nähere Informationen finden Sie unter hier.<br />
Unter dem Button „QR-Code erstellen“ haben Sie die Möglichkeit für ein bestimmtes Objekt einen<br />
QR Code zu generieren. Um dies zu erstellen, gehen Sie bitte wie folgt vor: Klicken Sie auf den<br />
Button .<br />
Es öffnet sich ein Popup Fenster in dem Sie die Möglichkeit haben einen URL Link einzugeben. Wenn<br />
Sie danach auf den Button „QR Code erstellen“ klicken, wird der entsprechende Code generiert und<br />
mit bei den Bilder gespeichert. Diesen können Sie nun mit in Ihre Exposés integrieren.<br />
Ihre Bilder – das richtige Ziel<br />
Sie möchten Ihre Bilder in allen oder vereinzelten Portalen und/oder auf Ihrer Homepage<br />
veröffentlichen? Klicken Sie das gewünschte Ziel an.<br />
- 140 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Ihre Bilder – die Grundeinstellungen<br />
In den Grundeinstellungen nehmen Sie grundsätzliche <strong>Einstellungen</strong> rund um Ihre Bilddateien vor.<br />
Gehen Sie auf<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Grundeinstellungen > Allgemein<br />
Sie können Ihre Bilder durch ein Wasserzeichen vor Missbrauch schützen – dazu stehen Ihnen hier<br />
zwei Zeilen zur Verfügung. Klicken Sie mit der Maus in eins dieser Felder und tragen Sie hier zum<br />
Beispiel Ihren Firmennamen ein. Weiterhin haben Sie nun auch die Möglichkeit auszuwählen wo das<br />
Wasserzeichen im Bild erscheinen soll. Hier kann zwischen „Transparent zentriert“ oder „rechts<br />
unten“ gewählt werden. Wählen Sie „Transparent zentriert“ wird das Wasser Zeichen mittig im Bild<br />
transparent dargestellt und bei „rechts unten“, in der rechten unteren Ecke des Bildes.<br />
- 141 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Vermarktung<br />
Über den Reiter „Vermarktung“ steuern Sie die Art und Weise der Veröffentlichung Ihrer jeweiligen<br />
Immobilie.<br />
- 142 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Portaldarstellung<br />
Sie möchten Ihr Objekt in die darstellten Portale einstellen? Klicken Sie dazu im linken Fenster auf<br />
den blauen Pfeil-Button rechts neben dem jeweiligen Portal. Mit Häkchen links neben dem<br />
jeweiligen Portal können Sie mehrere Portale gleichzeitig wählen. Damit ist noch keine Aktion<br />
gestartet – erst, nachdem Sie „Aktualisieren“ oder „Löschen“ klicken. Nach Aktion öffnet sich ein<br />
Popup-Fenster zur erfolgreichen Registrierung bei dem gewünschten Portal.<br />
Neben den aktivierten Portalen erscheint die Meldung: geplanter Job: ID-Nummer.<br />
Nach erfolgreicher Übertragung erscheint links neben dem Portal statt des roten Zeichens ein grünes<br />
Häkchen und rechts zusätzliche Symbole. Sie haben Ihrem Objekt weitere Informationen zugefügt?<br />
Klicken Sie einfach auf das Symbol „Aktualisieren“. Die ID-Nummer bleibt bestehen. Bei Klick auf<br />
das Symbol „neu einstellen“, wird das Objekt automatisch im Portal gelöscht und mit neuer ID-<br />
Nummer neu eingestellt. Das Objekt ist verkauft? Dann können Sie es mit einem Mausklick aus dem<br />
Portal löschen.<br />
- 143 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Grundeinstellungen für Ihre Bilder<br />
In den Grundeinstellungen nehmen Sie grundsätzliche Aktivierungsmerkmale rund um Ihre<br />
Bilddateien vor. Gehen Sie auf<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Grundeinstellungen > Allgemein<br />
Sind hier alle Häkchen aktiviert, sind in Ihrer Objektverwaltung im Bereich Vermarktung alle<br />
Optionen ebenfalls per Häkchen auf „Aktiv“ gestellt, d.h. zum Beispiel, dass alle neu eingestellten<br />
Bilder für den Portalabgleich aktiviert sind.<br />
- 144 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Eigene Internetseite<br />
Bestimmen Sie flexibel, auf welchen Status Ihr Objekt auf Ihrer Homepage gesetzt werden soll.<br />
Diese <strong>Einstellungen</strong> werden nur wirksam, wenn Ihre Homepage über die onOffice-Software erstellt<br />
wurde.<br />
Veröffentlichen = Objekt wird in Homepage integriert<br />
Reserviert = Interessenten vorhanden, keine<br />
Anfragen erwünscht<br />
Vermietet / Verkauft = Objekt vermietet / verkauft<br />
Top Angebot = Objekt wird gesondert hervorgehoben<br />
Neu = Objekt neu eingestellt<br />
Preisreduktion = Objekt wurde im Preis gesenkt<br />
Referenzobjekt = Separate Darstellung der präsentierten<br />
Referenzen<br />
Courtagefrei = keine Courtage fällig<br />
Objekt des Tages = Top-Objekt des Tages<br />
- 145 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Exposés – optimal an Ihre Immobilie angepasst<br />
Sie können wahlweise die Objektadresse – das bedeutet Straße und Hausnummer – in Ihren<br />
Exposés freigeben. Die automatisch generierten Exposés stehen Ihnen in den Formaten Word, Html<br />
oder PDF in jeweils kurzer oder langer Version zur Verfügung.<br />
Sie haben Änderungswünsche rund um Ihre Exposés? Die Word-Dateien können Sie bequem selbst<br />
an Ihre Vorstellungen anpassen. Die Änderungen der HTML- und PDF-Formate übernehmen wir gerne<br />
für Sie – wenden Sie sich dazu an unseren Support unter 0241/446 86-0 oder support@onoffice.de.<br />
Vermarktungsdialog<br />
Über onOffice smart können Sie Briefe, Faxe oder eMails schreiben. Mehr zum Vermarktungsdialog.<br />
weitere Portaleinstellungen<br />
Immobilien-Rotation<br />
Die Immobilien-Rotation von onOffice bietet die automatische Rotation Ihrer Immobilien in<br />
verschiedenen Portalen. Hier bestimmen Sie, ob Ihr Objekt auch in den nächsten Rotationsphasen<br />
verankert werden soll. Näheres zur Immobilienrotation.<br />
- 146 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
fiktive Adressen<br />
Unter dem Karteireiter Vermarktung eines Objektes, finden Sie unter weitere Portaleinstellungen den<br />
Punkt „fiktive Adresse“. Wenn Sie hier den Haken setzen, können Sie eine fiktive Adresse (Straße<br />
und Hausnummer) für das Objekt eingeben, die dann anstatt der original Adresse mit zu den<br />
jeweiligen Portalen übertragen werden.<br />
Wenn die Adressfreigabe für das Objekt aktiviert wird, so wird die fiktive Adresse automatisch<br />
deaktiviert. Die Adressfreigabe wird aber auch automatisch deaktiviert, wenn die fiktive Adresse<br />
aktiviert wird.<br />
soziale Netzwerke<br />
Diese Funktion bezieht sich auf die direkte Facebookschnittstelle zu unserem Kooperationspartner<br />
ImmoTell. Eine ausführliche Beschreibung rund um die Schnittstelleineinrichtung finden Sie hier.<br />
- 147 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Interessenten<br />
Über den Reiter „Interessenten“ verwalten Sie die zu Ihrem Objekt möglichen Interessenten.<br />
Durch einen Klick auf den einzelnen Interessentendatensatz wird im rechten Feld<br />
eine detaillierte Interessentenansicht angezeigt. Ebenfalls können Sie über die Lupe bei den<br />
Interessenten eine Schnellübersicht erhalten.<br />
- 148 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Zuordnungen filtern<br />
Klicken Sie oben auf Das Ausrufezeichensymbol , um die <strong>Einstellungen</strong> an der Liste für<br />
Interessenten/Objekte vorzunehmen:<br />
Wählen Sie durch setzten des Hakens in den Checkboxen die Ihnen gewünschte Einstellung.<br />
Bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf den "Speichern" Button.<br />
<strong>Einstellungen</strong> der Liste Interessenten<br />
Die Interessentenliste wird auf Basis von den Suchkriterien generiert, die die Interessenten bei ihrer<br />
Objektsuche eingegeben haben.<br />
kontaktierte Interessenten nicht darstellen:<br />
Interessenten, die Sie kontaktiert haben, werden nicht mehr in der Liste angezeigt. Somit können Sie<br />
direkt erkennen, welche neuen Interessenten hinzugekommen sind oder bei welchen Interessenten der<br />
Vermarktungsprozess noch nicht gestartet wurde.<br />
nur eigene Interessenten darstellen:<br />
Es werden nur die Interessenten dargestellt, die vom jeweiligen Benutzer angelegt wurden. Weitere<br />
Interessenten, z.B. in einem Maklernetzwerk angelegte, werden nicht mehr berücksichtigt.<br />
Adressfilter verwenden:<br />
Haben sie einen Adressfilter angelegt, kann dieser auf die Interessenten angewendet werden. Zum<br />
deaktivieren des Filters den Haken wieder entfernen.<br />
Absagen ausblenden:<br />
Interessenten, die nach einem Angebot des Objektes abgesagt haben, können ausgefiltert werden.<br />
- 149 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Fett schwarz = Interessent/en wurde/n neu<br />
zugeordnet<br />
Schwarz = Interessenten sind nicht mehr neu,<br />
aber auch noch nicht kontaktiert<br />
Grün = Interessent bereits angeschrieben<br />
Rot = Interessenten vorhanden, keine<br />
Aktionen<br />
Anfragen erwünscht<br />
Das Pull-Down Menü „Aktionen“ bezieht sich auf die jeweils selektierten Adressdatensätze. Es<br />
können verschiedene Listen- und Schreibenaktionen ausgewält, eine Terminverknüpfung<br />
durchgeführt oder ein Maklerbucheintrag erstellt werden. Im unteren Bereich lässt sich die<br />
Beratungsebene zuweisen.<br />
Beratungsebene<br />
Die Beratungsebene lässt sich über das untere Aktionen Menü zuweisen. In der Ansicht der<br />
zugeordneten Interessenten wird anhand des Buchstaben (rechts neben der Telefonnummer) die<br />
Beratungsebene angezeigt. Hiermit wird das Verhältnis vom Interessenten zum Objekt gespeichert.<br />
Die Beratungsebene gilt also nicht nur für den einzelnen Adressdatensatz.<br />
- 150 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
A Miet-/Kaufvertrag unterzeichnet<br />
B Schriftliche Miet-/Kaufzusage<br />
C im intensiven Gespräch<br />
D Interessiert, aber noch prüfend<br />
E Dokumentation erhalten<br />
F Dokumentation bestellt<br />
G Absage<br />
- 151 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Druckansicht Interessenten<br />
Wenn Sie auf diesem Karteireiter das Druck-Symbol in der Menüleiste anklicken, wird ein weiteres<br />
Fenster geöffnet, in dem die Druckansicht für die Interessenten dargestellt wird.<br />
Hier haben Sie nun die Möglichkeit, die Liste noch auf Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie können<br />
zwischen den manuell und den automatisch zugeordneten Interessenten wählen, oder einen<br />
Zeitraum angeben, in dem die Interessenten dem Objekt zugeordnet wurden, um die anderen<br />
Interessenten von dieser Liste auszuschließen.<br />
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Maklerbuch<br />
Unter dem Reiter „Maklerbuch“ sehen Sie alle vergangenen Aktivitäten rund um Ihren<br />
Objektdatensatz.<br />
Einzelheiten zur Symbolik entnehmen Sie bitte unserer Symboliktafel.<br />
Über die Leiste links über der Anzeige blättern Sie durch Ihre Datensätze. Zwei Pfeile<br />
links oder rechts gerichtet führen Sie zum Anfang bzw. zum Ende Ihrer gesamten Datenliste – ein<br />
Pfeil scrollt jeweils einen Datensatz weiter bzw. zurück.<br />
Eigentümer-Benachrichtigung<br />
Sie haben die Möglichkeit Ihrem Auftraggeber einen Aktivitäten- und Interessentennachweis<br />
zukommen zu lassen.<br />
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Anpassen der Ansicht<br />
Der Schraubenschlüssel oben links öffnet das Fenster für die Ansichtseinstellungen.<br />
Filtern der Aktionstypen<br />
In dem Popup-Fenster können Sie auswählen, welche Aktionstypen im Maklerbuch angezeigt<br />
werden sollen. Die hier vorgenommenen <strong>Einstellungen</strong> werden benutzerspezifisch gespeichert, so<br />
dass jeder Benutzer die Ansicht für sich einstellen kann.<br />
Setzen Sie die Haken bei den Aktionstypen, die dargestellt werden sollen.<br />
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Optionen:<br />
� Zukünftige Aktionen ausblenden. z.B. werden nur E-Mails, deren Versandzeitpunkt in der<br />
Zukunft liegt, im Maklerbuch angezeigt.<br />
� nur Börsen Aktionen anzeigen: im Maklerbuch werden nur die Portalaktionen dargestellt<br />
Maklerbuch bearbeiten<br />
Über das Symbol "Neuer Datensatz" legen Sie einen neuen Maklerbucheintrag an. Zudem<br />
können Sie auch einen neuen Maklerbucheintrag direkt über diesen Button<br />
erstellen. Per Klick auf das Bearbeitungssymbol erreichen Sie die Bearbeitungsebene eines<br />
vorhandenen Maklerbucheintrags.<br />
Definieren Sie die Aktivität bezüglich Ihres Objektdatensatzes über folgendes Auswahlfeld:<br />
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Darüber hinaus können Sie im Bereich „Aktivität“ den zuständigen Mitarbeiter, den Aufwand und<br />
die Dauer des Termins bestimmen. Haben Sie einen Brief, ein eMail oder ein Fax geschrieben,<br />
ändern sich die Auswahlmöglichkeiten dementsprechend.<br />
Über den blauen Pfeil ordnen Sie Ihrem Objektdatensatz eine Adresse zu. Diese<br />
Objektzuordnung wird gleichzeitig in den Aktivitäten der Adresse festgehalten.<br />
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Bemerkungen<br />
Sie haben die Möglichkeit, die Eingabe von Bemerkungen für die jeweiligen Maklerbucheinträge zu<br />
vereinfachen, indem Sie Textbausteine anlegen. Benutzen Sie dazu den Button rechts vom<br />
Bemerkungsfeld. Näheres zur Definition von Textbausteinen erfahren Sie hier.<br />
Maklerbucheintrag duplizieren<br />
Über diese Funktion können Sie einen bestehenden Maklerbucheintrag duplizieren und ihn im<br />
Anschluss nach Ihren Wünschen bearbeiten.<br />
Objektfilter<br />
Klicken Sie auf das Filtersymbol in der Menüleiste , um einen Objektfilter zu setzen.<br />
Es stehen Ihnen zwei verschiedene Eingabemasken zur Verfügung: der Filter nach Suchkriterien oder<br />
der erweiterte Filter. In der rechten oberen Ecke befindet sich ein Selektor mit dem Sie zwischen den<br />
Masken hin und herschalten können.<br />
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Suchkriterien<br />
Hier können die Objekte schnell nach den wichtigsten Kriterien durchsucht werden, die in den<br />
Feldern auf der linken Seite auswählbar sind. Hier sind auch Mehrfachangaben möglich. Dies ist die<br />
schnelle und einfache Variante, die Objekte zu filtern. Nach Definieren der Kriterien, wird der Filter<br />
durch Klicken der Schaltfläche „Filtern“ aktiviert. Sollten hier Suchkriterien nicht vorhanden sein,<br />
nach denen gefiltert werden soll, verwenden Sie bitte den „erweiterten Filter“, den Sie links in der<br />
Aktionsbox finden.<br />
Erweiterter Filter<br />
Die Objekte können auf diverse Kriterien hin durchsucht und gefiltert werden. Wählen Sie hierzu in<br />
dem Feld „Filter“ eine Kategorie, nach der die Datensätze gefiltert werden sollen und geben Sie<br />
einen Wert ein, der den „Filterbereich“ angibt. Bei einem Klick auf die Schaltfläche „Filtern“ wird der<br />
soeben eingestellte Filter angewendet. Hier besteht zudem die Möglichkeit nach mehreren Kriterien<br />
gleichzeit zu filtern. Je mehr Filterkriterien Sie setzen, desto präziser wird Ihr Suchergebnis.<br />
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Filterbereich und Verknüpfung<br />
Bei der Angabe des Filterbereichs kann das Häkchen Ausschluss gesetzt werden, um den<br />
Filterbereich zu invertieren. Somit werden alle Datensätze ausgeschlossen, auf die der angegebene<br />
Filterbereich zutrifft.<br />
Wenn die Verknüpfung (wie im Beispiel) auf „Und“ steht, werden nur Datensätze angezeigt, auf die<br />
alle Kriterien zutreffen. Bei der Einstellung „Oder“ werden hingegen alle Datensätze angezeigt, auf<br />
die eines von mehreren gewählten Kriterien zutrifft.<br />
Nach Aktivieren des Filters werden auf der rechten Seite die momentan eingestellten Kriterien<br />
angezeigt. Häufiger benötigte Filter können gespeichert werden, wobei festgelegt werden kann, ob<br />
der Filter öffentlichen, oder privaten Status haben soll. Um die gefilterten Objekte anzuzeigen<br />
genügt ein Klick auf die Schaltfläche „Listenansicht“; „Filter ausschalten“ deaktiviert die derzeit<br />
eingestellten Filter.<br />
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Gespeicherte Filter<br />
Es können auch zuvor gespeicherte Filter aufgerufen werden. Sobald ein gespeicherter Filter gewählt<br />
wird, ist dieser bereits aktiv. Welche Kriterien verwendet wurden, lässt sich anhand des Fensters<br />
„bisherige Filter“ erkennen.<br />
Achtung: Die Schaltfläche „Löschen“ löscht den derzeit angewählten, gespeicherten Filter ohne<br />
weiteren Bestätigungsdialog. Er kann jedoch direkt wieder gespeichert werden, da die Filterdaten<br />
noch aktiv sind.<br />
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Adressverwaltung<br />
Die Adressverwaltung umfasst alle wesentlichen Daten und Vorgänge rund um Ihre Interessenten<br />
und Kunden. Hier pflegen Sie Ihre Adressdaten und vollziehen die gesamte Kommunikation. Sie ist<br />
neben der Objektverwaltung das Herzstück von onOffice smart.<br />
Listenansicht<br />
Starten Sie die Adressverwaltung mit Klick auf das Adressverwaltungs-Symbol . Es öffnet sich<br />
die Adress-Listenansicht. Komfortabel erscheint Ihnen die Übersicht Ihrer Kunden und Interessenten<br />
und sonstigen Adressen. Durch den Adressfilter reduzieren Sie die Ansicht auf die gewünschten<br />
Adressen und lassen sich z.B. nur Premiumkunden anzeigen.<br />
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Die Anzeige in der Listenansicht<br />
Die Anzeige bestimmt wie viele Datensätze gleichzeitig in die Listenansicht geladen werden.<br />
Stellen Sie die Anzeige nicht zu hoch ein, da die Ladezeit für zu viele<br />
Datensätze die Performance der Software extrem verlangsamt.<br />
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Gesuche<br />
Wenn Sie in der Adressliste auf den Karteireiter "Gesuche" klicken, bekommen Sie alle<br />
Adressdatensätze angezeigt, die mindestens ein Suchkriterium hinterlegt haben.<br />
In der Adresslisten Ansicht symbolisiert das , dass bei dem Interessent Suchkriterien hinterlegt<br />
sind.<br />
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Liste sortieren<br />
Durch Klick auf die Spalten-Überschrift lässt sich die Liste entsprechend sortieren.<br />
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Adress Ampelstatus<br />
Für Ihre Adressdatensätze können Sie einen „Ampel-Status“ einblenden<br />
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Vorschau auf die Adressdaten<br />
Um eine Kurzvorschau der Adresse zu erhalten, klicken Sie auf die Lupe links neben den einzelnen<br />
Datensätzen. So lassen sich die wichtigsten Daten, wie Adresse, Aktivitäten, Suchkriterien und<br />
Wiedervorlage, direkt einsehen.<br />
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Aktionsleiste Listenansicht<br />
In der Aktionsleiste stehen Ihnen alle Adresslistenaktionen übersichtlich zur Verfügung. Bitte<br />
beachten Sie, dass Sie zur Auswahl einer Aktion die gewünschten Adressen angewählt haben<br />
müssen. Setzen Sie dazu einfach den Haken hinter die entsprechnden Adressen. Sie können auch<br />
mehrere Adressen gleichzeitig auswählen.<br />
Folgende Funktionen werden Ihnen im Folgenden ausführlich erläutert:<br />
� Bestehende Arbeitsliste auswählen<br />
� Filter/Listen Reset<br />
� Selektieren<br />
� Arbeitslistenaktionen<br />
� Adressaktionen<br />
� E-Mail schreiben<br />
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Bestehende Arbeitsliste auswählen<br />
Sollten Sie bereits Arbeitslisten erstellt haben, haben Sie in diesem Drop-Down Menü die<br />
Möglichkeit sich eine bestehende Liste anzeigen zu lassen.<br />
Filter/Listen Reset<br />
Alle angewählten Filter oder Listen werden deaktiviert. Hiermit wird nichts gelöscht. Wenn Sie das<br />
Gefühl haben, dass nicht alle Daten angezeigt werden, sollten Sie immer zuerst einen Filter/Liste<br />
Reset durchführen.<br />
In den Objekt- und Adress-Listenansichten können jetzt<br />
Datensätze durch einen einfachen Klick auf den Listeneintrag<br />
selektiert werden. Bei gedrückter STRG-Taste können so auch<br />
mehrere Datensätze selektiert werden.<br />
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Selektieren<br />
Über die Schaltfläche "Selektieren" können Sie alle Adressen auf einmal markieren. Über die<br />
Schaltfläche "Keine" heben Sie die gesamte Auswahl wieder auf.<br />
Beachten Sie, dass sich die Auswahl immer nur<br />
auf die dargestellte Seite bezieht.<br />
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Arbeitslistenaktionen<br />
Über die Arbeitslistenaktionen können Sie sich eigene Arbeitsliste nach Ihren Wünschen und<br />
Anforderungen erstellen.<br />
Adressaktionen<br />
Über diese Aktion können Sie ausgewählte Adressdatensätze "löschen", "archivieren" oder<br />
"aktivieren".<br />
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E-Mail schreiben<br />
Über diese Aktion können Sie eine E-Mail an die ausgewählten Adressdatensätzen versendet.<br />
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Adress-Aktionsleiste<br />
In der Adress-Aktionsleiste befinden sich alle Funktionen/Aktionen, die Ihnen in der<br />
Adressverwaltung zur Verfügung stehen.<br />
Folgende Funktionen werden Ihnen im Folgenden ausführlich erläutert:<br />
� E-Mail schreiben<br />
� SMS schreiben<br />
� Brief schreiben<br />
� Aktivität anlegen<br />
� Suchkriterien anlegen<br />
� Aufgabe erstellen<br />
� Termin erstellen<br />
� Adressvervollständigung<br />
� Arbeitsliste erweitern<br />
� weitere Aktionen<br />
Kontaktdaten<br />
Die Kontaktdaten sehen Sie in jedem Karteireiter der Adressverwaltung. Neben dem Passfoto<br />
werden Name, Kundennummer, Telefonnummer und die Kontaktart dargestellt.<br />
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Passfoto hochladen<br />
Wenn Sie ein Passfoto zum jeweiligen Adressdatensatz hinzufügen möchten, klicken Sie einfach auf<br />
den Platzhalter "Kein Foto vorhanden". Sie können nun Ihr gewünschtes Foto auf der Festplatte<br />
anwählen und hochladen. Nach erfolgreichem Upload ist das Foto hinterlegt.<br />
Speichern / Listenansicht<br />
Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie die <strong>Einstellungen</strong> / Änderungen speichern möchten. Dies gilt für<br />
alle Karteireiter in der Adressverwaltung. Mit einem Klick auf die Listenansicht gelangen Sie wieder<br />
in die Adressliste.<br />
E-Mail schreiben<br />
Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit von jeder Stelle des Adressdatensatzes aus eine E-<br />
Mail zu verfassen. Hierbei können Sie über das Pfeilsymbol aus allen hinterlegten E-Mail-Adressen<br />
die entsprechende auswählen. Sobald Sie die gewünschte E-Mail-Adresse ausgewählt haben, öffnet<br />
sich der E-Mail-Dialog.<br />
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SMS schreiben<br />
Wenn Sie eine Handynummer hinterlegt haben und Ihr Prepaid-Konto über ausreichendes Guthaben<br />
verfügt, können Sie über diese Funktion eine SMS versenden.<br />
Es öffnet sich folgendes Popup. Über die Text-Maske können Sie die gewünschte Nachricht<br />
verfassen und über die Kennung muss Ihre eigene Handynummer eingetragen werden.<br />
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Brief schreiben<br />
Über diese Funktion können Sie einen Brief mit hinterlegten Makros an die jeweilige Adresse<br />
verfassen.<br />
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Aktivität anlegen<br />
Über diese Funktion können Sie Aktivitäten zum Adressdatensatz manuell erstellen.<br />
Suchkriterien anlegen<br />
Hier können Sie Suchkriterien für Ihren Adressdatensatz, also Interessenten, Kunden etc. anlegen.<br />
So finden Sie leicht zu einem Adressdatensatz das passende Objekt und umgekehrt.<br />
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Aufgabe erstellen<br />
Über diesen Button können Sie eine Aufgabe mit direkter Adressverknüpfung erstellen.<br />
Suchkriterien anlegen<br />
Hier können Sie Suchkriterien für Ihren Adressdatensatz, also Interessenten, Kunden etc. anlegen.<br />
So finden Sie leicht zu einem Adressdatensatz das passende Objekt und umgekehrt.<br />
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Termin erstellen<br />
Über diesen Button können Sie einen Termin mit direkter Adressverknüpfung erstellen.<br />
Adressvervollständigung<br />
Über diese Funktion können Sie Ihren Kontakten einen Link zur Adressvervollständigung schicken.<br />
Die Vervollständigung kann sich auf die ganze Adresse, die Suchkriterien oder beides beziehen. So<br />
können Sie gegebenenfalls auch nur die Suchkriterien vom Interessenten aktualisieren lassen.<br />
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Arbeitsliste erweitern<br />
Erweitern Sie Ihre bestehende Arbeitslisten mit dem ausgewählten Adressdatensatz.<br />
weitere Aktionen<br />
Unter diesem Menüpunkt finden Sie folgende Funktionen.<br />
� Fax schreiben<br />
� löschen<br />
Fax schreiben:<br />
Über diese Funktion können Sie aus dem Adressdatensatz, sofern Ihr Prepaid-Konto über<br />
ausreichendes Guthaben verfügt und eine Faxnummer hinterlegt ist, ein Fax senden.<br />
Löschen:<br />
Über diese Funktion können Sie den Adressdatensatz löschen.<br />
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Grunddaten<br />
Standardmäßig erscheinen auf dem Karteireiter Grunddaten die folgenden Kategorien:<br />
� Stammdaten<br />
� Kontakt<br />
� angebotene Objekte<br />
� Verwaltung<br />
� Aktivitäten<br />
� Wiedervorlagen<br />
� Eigentum<br />
Die meisten Angaben erklären sich hier von alleine. Einige Punkte müssen jedoch hervorgehoben<br />
werden.<br />
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Stammdaten<br />
In den Stammdaten hinterlegen Sie die grundlegenden Informationen, wie Name und Adresse über<br />
Ihren Kontakt. Unter dem Karteireiter "Stammdaten-2" haben Sie die Möglichkeit eine weitere<br />
Person anzulegen.<br />
Geovalidierung<br />
Sie sind sich der Schreibweise der Straße nicht sicher? Mit Klick auf das rote Zeichen erhalten Sie<br />
Vorschläge zur richtigen Straßennamensgebung.<br />
Auch die logische Eingabe von Postleitzahl und Stadt wird Ihnen erheblich vereinfacht. Sollte die<br />
eingegebene Adresse nicht korrekt sein, wird das Post-Horn vor einem roten Hintergrund<br />
dargestellt.<br />
Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich ein Dialog zur Auswahl einer geeigneten Adresse:<br />
Hier werden nacheinander die einzelnen adressrelevanten Daten abgefragt,<br />
wobei während der Eingabe Vorschläge zu vorhandenen Orten und Straßen gemacht werden.<br />
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Wenn die Adresse nun korrekt hinterlegt ist, wird das Post-Horn, wie vorgesehen, mit gelbem<br />
Hintergrund dargestellt.<br />
Eingabe von weiteren Telefonnummern<br />
Um die verschiedenen Telefonnummern einzugeben, gehen Sie auf das Bearbeitungssymbol .<br />
Hinweis: Die Anzeige der Telefonnummern erscheint in blau, wenn Sie mehr als eine Nummer<br />
hinterlegt haben.<br />
Telefonbuch<br />
In den Grunddaten eines Adressdatensatzes steht eine Schnittstelle zu telefonbuch.de zur<br />
Verfügung.<br />
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Durch Anklicken des Hyperlinkes "Telefonnummern" bzw. "Telefaxnummern" wird eine<br />
Nummernsuche in einem externen Fenster (Telefonbuch.de) durchgeführt. Wenn man bei Land<br />
Schweiz bzw. Österreich auswählt, werden automatisch die jeweiligen Telefonbücher dieser Länder<br />
geöffnet. Diese Funktion steht nur für die Länder Deutschland, Schweiz und Österreich zur<br />
Verfügung. Wählt man andere Länder aus, dann ist diese Funktion deaktiviert.<br />
Wenn Sie die richtige Telefonnummer gefunden haben, können Sie sich diese Nummer kopieren und<br />
in die Grunddaten des Adressdatensatzes einfügen.<br />
Kontakt<br />
Hier können Sie weitere Kontaktangaben, wie E-Mail, Homepage, Kundenlogo etc. hinterlegen.<br />
exterener E-Mail Client<br />
Um die Adresse über einen externen E-Mailclient wie z.B. Microsoft Outlook anzuschreiben, können<br />
Sie direkt auf das Wort „E-Mail“ vor den eingegebenen E-Mailadressen klicken. Hier ist eine<br />
Funktion hinterlegt, die den Standard E-Mail-Client startet und die prmäre E-Mailadresse des<br />
Datensatzes übergibt.<br />
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automatische Briefanrede<br />
Standardmäßig ist eine automatische Briefanrede hinterlegt, die sich aus der Anrede und dem<br />
Nachnamen zusammensetz. Möchten Sie eine individuelle Briefanrede verfassen, so entfernen Sie<br />
den Haken und geben Ihre Wunschanrede ein.<br />
angebotene Objekte<br />
Diese Übersicht zeigt Ihnen die bereits angebotenen Objekte des jeweiligen Kontaktes an.<br />
Verwaltung<br />
In der Kategorie Verwaltung können Sie den Betreuer der Adresse bestimmen.<br />
Die Kontaktart kann man in der Administration beliebig erweitern . Beachten Sie dabei, dass es<br />
zwei Kontaktarten mit Funktionen belegt sind. Wenn ein Adressdatensatz als Ansprechpartner zu<br />
einem Objekt verknüpft wird, muss er auf Kontaktart „Makler“ stehen. Auch die Interessenten<br />
müssen in irgendeiner Form als „Interessent“ (oder „Interessent A“, „Kaufinteressent“)<br />
gekennzeichnet werden.<br />
Auch die „Herkunft Kontakt“-Einträge können von Ihnen beliebig erweitert werden. Es gibt allerdings<br />
vom System vergebene Herkünfte. So wird z.B. bei einem Interessent der von der Immoscout24<br />
Seite anfragt, automatisch als Herkunft „System_Immobilienscout24“ eingetragen.<br />
- 185 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Unter Tippgeber können Sie einen anderen Adressdatensatz verknüpfen.<br />
Als „privat“ gekennzeichnete Datensätze können von keinem anderen Benutzer eingesehen werden.<br />
Verwenden Sie diese Option nur bei Adressen, die definitiv nur von Ihnen persönlich gesehen<br />
werden dürfen.<br />
Aktivitäten<br />
Hier wird Ihnen eine Kurzübersicht über die letzten Aktivitäten dargestellt.<br />
Über das Symbol "Neuer Datensatz" können Sie eine neue Aktivität anlegen.<br />
Wiedervorlagen<br />
Im Kasten „Wiedervorlagen“ erscheinen alle Benutzer denen eine Wiedervorlage zu diesem<br />
Datensatz zugeordnet wurde. In der Spalte „Bemerkung“ sehen Sie den Grund für diese<br />
Wiedervorlage. Nur Ihre eigene Wiedervorlage können Sie mit dem Papierkorb-Symbol löschen.<br />
Orange = automatisch vom System erstellte Wiedervorlagen<br />
Grün = von anderem Benutzer erstellte Wiedervorlagen<br />
Schwarz = selbst erstellte Wiedervorlagen<br />
Über das Symbol "Neuer Datensatz" können Sie eine neue Wiedervorlage anlegen. Im darauf<br />
erscheinenenden Popup-Fenster können Sie den Benutzer, Datum und Bemerkung für die<br />
Wiedervorlage einsetzen.<br />
- 186 - www.onOffice.com
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Eigentum<br />
Sollte sich bei dem ausgewählten Adressdatensatz um einen Eigentümer handeln, so können Sie<br />
hier das entsprechende Objekt von ihm verknüpfen oder neu anlegen.<br />
Wenn Sie in dem Eigentümer Adressdatensatz, unter Kategorie Eigentum, das entsprechende Objekt<br />
verknüpft haben, gibt es dort ein „Buchsymbol“ . Wenn Sie auf dieses Buchsymbol klicken,<br />
werden Sie automatisch zu dem verknüpften Objektmaklerbuch weiter geleitet.<br />
- 187 - www.onOffice.com
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Beziehungen<br />
Hier haben Sie die Möglichkeit Beziehungen zu anderen Adressdatensätzen zu verknüpfen oder<br />
über das Symbol wieder zu lösen.<br />
Zum Beispiel: Herr Konrad Eifrig ist ein Verwandet von Katharina Eigen.<br />
Wenn ein Beziehung in einem Adressdatensatz besteht, wird dies durch einen gelben Stern auf<br />
dem Karteireiter Beziehung gekennzeichnet.<br />
Beziehung neu erstellen<br />
Über das Symbol "Neuer Datensatz" können Sie eine neue Beziehung anlegen.<br />
Beziehung verknüpfen<br />
Wenn der zu verknüpfende Adressdatensatz bereits besteht, können Sie diesen über den blauen<br />
Pfeil zuweisen.<br />
Die Zuordnung erfolgt wahlweise über die Kundennummer, den Namen etc. Auch über die<br />
unterschiedlichen Kontaktarten lassen sich Ansprechpartner suchen.<br />
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- 189 - www.onOffice.com
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Suchkriterien<br />
Unter dem Reiter „Suchkriterien“ legen Sie Suchkriterien für Ihren Adressdatensatz, also<br />
Interessenten, Kunden etc. an. So finden Sie leicht zu einem Adressdatensatz das passende Objekt<br />
und umgekehrt.<br />
Suchkriterien neu anlegen<br />
Legen Sie die passenden Suchkriterien über das Symbol an.<br />
Es erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie die Suchkriterien festlegen können. Hier haben Sie nun<br />
die Möglichkeit Ihre Interessenten bzw. Kunden nach Suchkriterien zu qualifizieren.<br />
Leere Datensätze werden jedem Objekt automatisch zugeordnet.<br />
- 190 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Leere Suchkriterien löschen<br />
Wichtig: Es werden Ihnen nur Suchkriterien zur<br />
Auswahl angeboten, die Sie in der Administration<br />
aktiviert haben.<br />
Wenn in einem Adressdatensatz Suchkriterien angelegt wurden, diese aber nicht ausgefüllt werden,<br />
tauchen in den automatisch zugeordneten Objekten unzählige Objekte auf. Je ungenauer die<br />
Suchkriterien angelegt sind, desto mehr Objekte werden gefunden. Falls keine eingetragen sind,<br />
werden alle Objekte aufgezählt. Um diese Suchkriterien schnell zu löschen klicken Sie auf<br />
Aktionen >> Adress-Aktionen >> leere Suchkriterien löschen<br />
- 191 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Umkreis-Suche<br />
Die Umkreis-Suche ermöglicht Ihnen die Eingabe einer Adresse und eines Umkreis-Wertes.<br />
Anschließend werden nach dem Durchlauf der Suchkriterien nur noch Objekte zugeordnet, die<br />
innerhalb des angegebenen Umkreises liegen.<br />
Mehrfach-Suchkriterien<br />
Per Klick auf "Duplizieren" können Sie Ihren Datensatz unter verschiedenen Kriterien wie z.B.<br />
Kaltmiete statt Kaufpreis vervielfältigen. Speichern Sie dazu einfach den Datensatz ab, klicken Sie<br />
auf "Duplizieren" und geben die neuen Kriterien ein. Erneut sichern - automatisch erscheinen zwei<br />
Datensätze in der Hauptansicht.<br />
Über den Reiter "Bemerkungen" haben Sie die Wahl zwischen internen und öffentlichen<br />
Bemerkungen.<br />
Interne Bemerkung:<br />
Hier ist Raum für zusätzliche Anmerkungen rund um Bedarf oder Wunsch der Interessenten.<br />
- 192 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Objekte<br />
Unter dem Karteireiter „Objekte“ ordnen Sie Ihrem Interessenten automatisch oder manuell Objekte<br />
zu. Über den Menüpunkt "<strong>Einstellungen</strong>" können Sie die Ansicht zwischen "Automatisch" und<br />
"Manuell" wechseln.<br />
Automatische Objektverknüpfung<br />
Wenn Sie Ihren Interessenten anhand der eingegebenen Suchkriterien automatisch Objekte<br />
zuordnen lassen möchten, stellen Sie den Karteireiter "Objekte" wie folgt ein: Klicken Sie links auf<br />
den Karteireiter "automatische Zuordnung" und rechts auf "Details". Nun klicken Sie auf<br />
"Objekte suchen" und das System vergleicht die Suchkriterien mit Ihrem Objektbestand und gibt<br />
Ihnen im Anschluss die passenden Objekte aus.<br />
- 193 - www.onOffice.com
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Aktionen<br />
Sie möchten eine Arbeitsliste erstellen oder mehrere Interessenten anschreiben? Selektieren Sie die<br />
gewünschten Objekte durch ein Häkchen neben dem Objekt, klicken auf „Aktionen“ und wählen die<br />
gewünschte Aktionsart aus.<br />
Die zugewiesene Beratungsebene wird in der Liste der Objekte neben dem Ort angezeigt. Hiermit<br />
wird das Verhältnis vom Interessenten zum Objekt gespeichert. Die Beratungsebene gilt also nicht<br />
nur für den einzelnen Objektdatensatz.<br />
- 194 - www.onOffice.com
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- 195 - www.onOffice.com
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Manuelle Objektverknüpfung<br />
Wählen Sie links den Karteireiter "manuelle Zuordnung" und rechts "Details" an.<br />
Objekte können Sie zuordnen, indem Sie<br />
1. im Hauptfenster einen neuen Datensatz anlegen , oder<br />
2. Sie klicken auf den Button „Objekte suchen“ im Hauptfenster und wählen die geeigneten Objekte<br />
aus.<br />
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Zuordnung filtern<br />
Klicken Sie auf das Symbol neben "Zuordnung filtern", um weitere <strong>Einstellungen</strong> vorzunehmen.<br />
Folgende Selektionskriterien können Sie auswählen:<br />
angebotene Objekte nicht darstellen:<br />
So erhalten Sie nur die Objekte angezeigt, die Sie noch nicht<br />
angeboten haben.<br />
nur eigene Objekte darstellen:<br />
Vor allem interessant für Büros mit mehreren Nutzern – so ruft<br />
jeder seine eigenen Objekte auf.<br />
Objektfilter verwenden:<br />
Sobald Sie einen Objektfilter gesetzt haben, werden diese<br />
Filterkriterien berücksichtigt.<br />
Börsen-Objekte darstellen:<br />
Falls Sie die Gemeinschaftsbörse nutzen, werden bei<br />
angewählter Funktion diese Objekte mit berücksichtigt.<br />
- 197 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Aktivitäten<br />
Unter dem Karteireiter „Aktivitäten“ sehen Sie alle vergangenen Aktivitäten, wie Telefonate, Termine<br />
Exposéversand etc. rund um Ihren Adressdatensatz.<br />
Über die Leiste links über der Anzeige blättern Sie durch Ihre Datensätze. Zwei Pfeile<br />
links oder rechts gerichtet führen Sie zum Anfang bzw. zum Ende Ihrer gesamten Datenliste – ein<br />
Pfeil scrollt jeweils einen Datensatz weiter bzw. zurück.<br />
Anpassen der Ansicht<br />
Der Schraubenschlüssel oben links öffnet das Fenster für die Ansichtseinstellungen.<br />
Filtern der Aktionstypen<br />
In dem Popup-Fenster können Sie auswählen, welche Aktionstypen in den Aktivitäten angezeigt<br />
werden sollen. Die hier vorgenommenen <strong>Einstellungen</strong> werden benutzerspezifisch gespeichert, so<br />
dass jeder Benutzer die Ansicht für sich einstellen kann.<br />
- 198 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Setzen Sie die Haken bei den Aktionstypen, die dargestellt werden sollen.<br />
� Zukünftige Aktionen ausblenden. z.B. werden nur E-Mails, deren Versandzeitpunkt in der<br />
Zukunft liegt, im Maklerbuch angezeigt.<br />
Legende aufrufen<br />
Über die Legendenfunktion kann genau wie im Maklerbuch des Objekts eine<br />
Zusammenfassung der Einträge aufgerufen werden. Hier werden in einem externen Popup Fenster<br />
die Aktivitäteneinträge in Kategorieren unterteilt aufgelistet. Dabei besteht die Möglichkeit für die<br />
einzelnen Einträge Kosten zu vergeben. Diese Kosten lassen sich für bestimmte Aktionstypen in der<br />
Administration festlegen oder aber für die einzelnen Einträge direkt festhalten.<br />
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Aktivitäten bearbeiten<br />
Über das Symbol "Neuer Datensatz" legen Sie einen neuen Aktivitäteneintrag an. Per Klick auf<br />
das Bearbeitungssymbol erreichen Sie die Bearbeitungsebene eines vorhandenen<br />
Aktivitäteneintrags. Hier haben Sie auch die Möglichkeit den Aktivitäten Eintrag zu duplizieren. Dazu<br />
klicken Sie einfach auf den Button "Aktivität duplizieren".<br />
Definieren Sie die Aktivität bezüglich Ihres Adressdatensatzes über folgendes Auswahlfeld:<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Darüber hinaus können Sie im Bereich „Aktivität“ den zuständigen Mitarbeiter, den Aufwand und<br />
die Dauer des Termins bestimmen. Haben Sie einen Brief, ein E-Mail oder ein Fax geschrieben,<br />
ändern sich die Auswahlmöglichkeiten dementsprechend.<br />
Über den blauen Pfeil ordnen Sie Ihrem Adressdatensatz ein Objekt zu. Diese Objektzuordnung<br />
wird gleichzeitig im Maklerbuch festgehalten.<br />
Bemerkungen<br />
Sie haben die Möglichkeit, die Eingabe von Bemerkungen für die jeweiligen Aktivitäten zu<br />
vereinfachen, indem Sie Textbausteine anlegen. Benutzen Sie dazu den Button rechts vom<br />
Bemerkungsfeld. Näheres zur Definition von Textbausteinen erfahren Sie hier .<br />
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Dubletten<br />
Wird in onOffice smart eine neue Adresse angelegt, so erfolgt zunächst eine Dubettenprüfung.<br />
Existiert bereits ein Datensatz der den gleichen Namen verwendet, so erscheint der folgende<br />
Hinweis:<br />
Im folgenden Popup Fenster erscheinen die Datensätze die als Dublette in Frage kommen. Sie haben<br />
die Möglichkeit einen bestehenden Datensatz auszuwählen und statt den soeben eingegebenen<br />
Daten mit dieser Adresse weiterzuarbeiten. Wenn Sie sich sicher sind, dass trotzdem die vorher<br />
eingegebenen Daten als neuer Datensatz angelegt werden sollen, dann klicken Sie auf „neuen<br />
Datensatz behalten“.<br />
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Dubletten Prüfung<br />
Wenn Sie Administrator sind, haben Sie die Möglichkeit eine gezielte Dubletten Prüfung<br />
durchzuführen. Diese Funktion finden Sie unter<br />
Aktionen >> Adress-Aktionen >> Dubletten Prüfung<br />
Gefunden werden alle Dubletten mit Übereinstimmungen gemäß der <strong>Einstellungen</strong> (siehe -><br />
<strong>Einstellungen</strong>).<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
Über den Schraubenschlüssel kann eingestellt werden, wonach die Dubletten erkannt werden.<br />
Zur (Mehrfach-)Auswahl stehen hier:<br />
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Diese Kriterien können auch kombiniert werden, so dass z.B. nur zwei Peter Müller aus dem gleichen<br />
Ort als Dublette erkannt werden oder sich doppelte eMailadressen damit finden lassen.<br />
Bedienung<br />
Die Ansicht beginnt mit der ersten gefundenen Dublette. Mit den Vor- und Zurückpfeilen gelangt<br />
man zur nächsten, bzw. vorhergehend gefundenen Dublette. Wird eine Dublette gefunden, werden<br />
alle damit übereinstimmenden Datensätze gelistet. Die Lupenfunktion bietet eine Vorschau, über<br />
das Bearbeiten-Icon kann man den gewünschten Datensatz in einem neuen Fenster aufrufen.<br />
In der Spalte „Behalten wird die Adresse ausgewählt, in die die Daten überführt werden sollen. In<br />
diese Zeile sind dann keine Überführen-Buttons mehr vorhanden. Das Bild muss also nach neu-<br />
setzen des Radion Button neu geladen werden, damit die Überführen-Buttons neu platziert werden<br />
können.<br />
Folgende Inhalte können über die Überführen-Buttons in die Hauptadresse überführt werden:<br />
- Aktivitäten<br />
- Adr.-Daten (eMails und Telefonnummern)<br />
- Suchkriterien<br />
Ein Button ist inaktiv, wenn die entsprechenden Inhalte nicht vorhanden sind (z.B. keine eMails<br />
oder Telefonnummern, keine Suchkriterien oder keine Aktivitäten). Wurde einer der Buttons betätigt,<br />
ist der Button dann automatisch inaktiv.<br />
Über das Mülleimer Symbol können nicht mehr benötigte Datensätze – wenn das entsprechende<br />
Recht dazu vorhanden ist - dann direkt gelöscht werden.<br />
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Über das Symbol mit dem roten „x“ können als Dublette dargestellte Datensätze von der Suche<br />
ausgeschlossen werden. Wenn Sie diese Datensätze über das Symbol gelöst haben, werden diese<br />
nicht mehr als Dublette gemeldet. Sie können aber jederzeit über die Dubletten <strong>Einstellungen</strong><br />
(Schraubenschlüssel Symbol) diese Datensätze für die Dubletten Prüfung wieder aktivieren.<br />
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Adressvervollständigung<br />
In den Adress-Grunddaten gibt es die Möglichkeit einen Link zur Adressvervollständigung direkt an<br />
den Kunden zu verschicken. Die Vervollständigung kann sich auf die ganze Adresse, die<br />
Suchkriterien oder beides beziehen. So können Sie gegebenenfalls auch nur die Suchkriterien vom<br />
Interessenten aktualisieren lassen.<br />
Sie starten die Adressvervollständigung über die Aktionsbox in der Adressverwaltung.<br />
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Einstellung in der Auto Adress-Vervollständigung<br />
Wenn Sie die Adress-Vervollständigung in der Aktionsleiste auswählen, öffnet sich folgendes<br />
Popup-Fenster.<br />
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E-Mail:<br />
Verfügt die Adresse sogar über mehrere E-Mailadressen, so können Sie hier auswählen, an welche<br />
Adresse der Vervollständigungslink versendet wird.<br />
Text:<br />
Sie können den Text, welcher in der E-Mail über dem Link steht, auf Ihre Bedürfnisse anpassen.<br />
Darin enthaltene Makros, wie z.B. die Briefanrede werden beim Versand ersetzt.<br />
Modus:<br />
Hier können Sie auswählen, ob der Kunde nur seine Adressdaten, nur seine Suchkriterien oder<br />
beides vervollständigen soll.<br />
Suchkriterien:<br />
Wenn Ihr Interessent bereits Suchkriterien bei Ihnen hinterlegt hat, können Sie hier entscheiden, ob<br />
er die bestehenden Suchkriterien editieren soll oder ob er neue Suchkriterien anlegen soll, die den<br />
bestehenden hinzugefügt werden.<br />
1. Als Standard speichern: Der Text im eMail Anschreiben kann wie bereits beschrieben von<br />
Ihnen editiert werden. Wollen Sie den Text speichern, so dass beim nächsten Anschreiben<br />
der gleiche Text verwendet wird, können Sie diese Option aktivieren. Beachten Sie dabei,<br />
dass der Kunde nicht direkt<br />
2. Einverständnis Rückruf ist Pflicht: Benötigen Sie das Einverständnis des Interessenten,<br />
um ihn zurückzurufen? Hiermit können Sie sich dieses Einverständnis einholen. Der<br />
Interessent muss, bevor er die Daten sendet, dieses Einverständnis geben, da der Versand<br />
sonst gar nicht möglich ist. Diese Einwilligung wird für Sie in den Aktivitäten hinterlegt.<br />
3. Ich möchte eine Bestätigungs E-Mail erhalten, wenn der Datensatz vervollständigt<br />
wurde: Sie erhalten eine E-Mail nach der Vervollständigung. Diese eMail wird an die in den<br />
Benutzerdaten hinterlegte Adresse geschickt.<br />
4. Newsletter bestellen: Wurde diese Option aktiviert, hat der Interessent die Möglichkeit,<br />
sich einem Häkchen für den Newsletterversand einzutragen. Hat er sich für den Newsletter<br />
eingetragen, wird auch in den Grunddaten seines Datensatzes unter „Newsletter“ ein<br />
Häkchen gesetzt. Sie haben die Möglichkeit danach zu filtern und den Kunden zukünftig mit<br />
anzuschreiben.<br />
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5. AGB akzeptieren: Sie können den Punkt "AGB akzeptieren" erst in die<br />
Adressvervollständigung aufnehmen, wenn Sie in Ihren Grundeinstellungen entweder Ihre<br />
AGB als PDF-Datei hochladen oder einen Rechtshinweis eintragen. Die PDF-Datei wird dabei<br />
priorisiert behandelt.<br />
Um Ihre AGB´s als PDF Datei hoch zu laden, gehen Sie bitte wie folgt vor. Klicken Sie auf<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen.<br />
Hier unter den Grunddaten finden Sie rechts unten die Möglichkeit um eine PDF Datei hochzuladen.<br />
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Über die Schaltfläche „Link senden“ wird der Interessent dann direkt angeschrieben. Wenn er dem<br />
Link in der Mail folgt, gelangt er in das Formular zu Vervollständigung.<br />
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Serien-Adressvervollständigung<br />
Über ein speziell hierfür entwickeltes Makro können Sie Ihre Interessenten gesammelt anschreiben.<br />
Integrieren Sie dieses Makro in eine Serienmail, damit alle Ihre Interessenten die Adressdaten<br />
und/oder die Suchkriterien aktualisieren.<br />
_Adr_Vervollstaendigung(x,y)<br />
Der Buchstabe x repräsentiert den Adressvervollständigungsmodus. Folgende Werte sind erlaubt:<br />
Adresse: nur die Adresse wird bearbeitet<br />
Adresse/Suchkriterien: die Adresse und die Suchkriterien werden bearbeitet<br />
Suchkriterien:nur die Suchkriterien werden bearbeitet<br />
Der Buchstabe y repräsentiert den Bearbeitungsmodus der Suchkriterien. Folgende Werte sind<br />
erlaubt:<br />
neu:ein neues Suchkriterium wird definiert<br />
altdie alten Suchkriterien werden bearbeitet<br />
Bitte geben Sie, wenn Sie nur die Adresse bearbeiten lassen wollen, trotzdem einen Wert für den<br />
Suchkriterienbearbeitungsmodus an (z.B. neu).<br />
Mehrsprachigkeit der Adressvervollständigung<br />
Wenn Sie das Mehrsprachen Modul aktiviert haben, haben Sie die Möglichkeit die<br />
Adressvervollständigung in verschiedenen Sprachen zu versenden. Egal welche Sprache Sie für<br />
einen Adressdatensatz ausgewählt haben, der Text für die Adressvervollständigung, wird<br />
automatisch in dieser Sprache aufgerufen und auch in dieser Sprache versendet.<br />
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E-Mail-Verwaltung<br />
Mit der E-Mail Verwaltung von onOffice smart erledigen Sie Ihre gesamte elektronische<br />
Kommunikation mit ein paar Mausklicks. Von der Einzelmail bis hin zum Versand von Serienmails –<br />
hier stehen Ihnen zahlreiche Features wie Vorlagen gestalten, Exposés einbinden oder den<br />
Versandzeitpunkt bestimmen zur Verfügung.<br />
Einrichtung<br />
Die Einrichtung Ihrer E-Mails unterscheidet sich dadurch, ob Sie bereits E-Mail-Adressen bzw.<br />
Postfächer verwenden und diese behalten möchten oder neue E-Mail-Adressen, die Ihnen onOffice<br />
smart in beliebiger Anzahl bereitstellt, nutzen möchten.<br />
In der E-Mailadministration können Sie Ihre Postfächer selbstständig einrichten, eine Domain<br />
beantragen, Import anlegen oder Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen eintragen. Dieser<br />
Bereich ist nur den Administratoren zugänglich. Über<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail<br />
- 212 - www.onOffice.com
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E-Mail-Aktionsleiste<br />
In der E-Mail-Aktionsleiste befinden sich alle Funktionen/Aktionen, die Ihnen in der E-Mail-<br />
Verwaltung zur Verfügung stehen. Da die meisten Punkte selbsterklärend sind, werde hier nur die<br />
besonderen Funktionen erläutert<br />
Aufgaben erstellen<br />
Aus einer E-Mail heraus kann automatisch eine Aufgabe erstellt werden. Hierbei wird der<br />
Text der E-Mail als Aufgabenbeschribung übernommen. Attachments werden ebenfalls an<br />
die Aufgabe im Bereich Dateien angehangen. Ebenso wird der Ansprechpartner und/oder ein<br />
Objekt , falls eine Verknüpfung vorliegt, automatisch in die Aufgabe eingetragen.<br />
Termin erstellen<br />
Aus einer E-Mail heraus kann automatisch eine Termin erstellt werden. Hierbei wird der<br />
Betreff der E-Mail als Terminüberschrift übernommen. Ebenso wird der Ansprechpartner<br />
und/oder ein Objekt , falls eine Verknüpfung vorliegt, automatisch mit dem Termin<br />
verknüpft.<br />
- 213 - www.onOffice.com
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Ordneroptionen<br />
Neuer Ordner<br />
Über diese Funktion legen Sie neue Ordner innerhalb Ihrer Ansicht und somit innerhalb des E-Mail-<br />
Systems an. Per Mausklick erhalten Sie ein Eingabefeld, in welchem Sie den Namen Ihres<br />
gewünschten Ordners angeben können. Automatisch wird dieser in die Ansicht aufgenommen.<br />
Möchten Sie einen Unterordner erstellen, so müssen Sie den Namen des Hauptordners angeben, ihn<br />
im nächsten Schritt mit einem Punkt versehen und anschließend den Namen des Unterordners<br />
angeben.<br />
Beispiel:<br />
� Hauptordner = Anfragen<br />
� Unterordner = Immobilienportal<br />
� Ordnername = Anfragen.Immobilienportal<br />
- 214 - www.onOffice.com
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Ordner wechseln<br />
Über diese Funktion können Sie die Ordneransicht wechseln.<br />
- 215 - www.onOffice.com
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Lesen und Senden<br />
Über den Mausklick auf den Briefumschlag oder über das Menü Bearbeiten -> E-Mail erreichen Sie<br />
Ihre E-eMail-Verwaltung.<br />
E-Mails lesen<br />
Haben Sie neue E-Mails erhalten, werden diese in Fett dargestellt. Bei einfachem Mausklick auf Ihre<br />
Mails erscheint die Mail im unteren E-Mail Fenster – bei Doppelklick öffnet sich ein neues Fenster.<br />
Möchten Sie den Status Ihrer E-Mails aktualisieren, klicken Sie einfach auf das<br />
Briefumschlagsymbol Ihrer E-Mail-Verwaltung, die E-Mails werden nun mit dem onOffice Server<br />
abgeglichen.<br />
- 216 - www.onOffice.com
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Farbliche Darstellung der E-Mails:<br />
Die E-Mails mit roter Schrift und gelbem Hintergrund haben von dem Versender eine hohe Priorität /<br />
Dringlichkeit eingestellt bekommen. Sollten blaue E-Mails bei Ihnen vorhanden sein, so wurde<br />
diesen eine niedrige Priorität / Dringlichkeit vergeben. Alle E-Mails mit normalem Status werden in<br />
schwarz dargestellt.<br />
Portalanfragen<br />
Mit einem Stern gekennzeichnete E-Mails sind Portalanfragen. Hier wirkt ein E-Mail-Filter, durch den<br />
Sie aus der Anfrage eine Adresse generieren können. Das spart Ihnen wertvolle Zeit beim<br />
Aufnehmen der Adressdaten Ihrer Kunden.<br />
E-Mails, Adress- oder Objektdatensätze manuell zuordnen<br />
Um eine E-Mail manuell einem Adress oder Objektdatensatz zu zuordnen, klicken Sie auf den<br />
Hyperlink "zuordnen /anlegen" . Es öffnet sich ein Popup Fenster, in dem sie nun die Möglichkeit<br />
haben nach einem bestehenden Datensatz zu suchen oder diesen (gilt nur für das Zuordnen eines<br />
Adressdatensatzes) neu anzulegen.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
- 218 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
E-Mails selektieren<br />
Alle Mails, keine Mails, invertierte Darstellung oder gemäß dem jeweiligen Status: Selektieren Sie<br />
die Ansicht Ihrer Mails nach verschiedenen Kriterien.<br />
E-Mail Aktion<br />
Über „Aktionen“ können Sie Ihre Mails löschen oder nach bestimmten Vorgaben kennzeichnen.<br />
Auch die Zuordnung in die zuvor angelegten Ordner in diesem Menü unter „Verschieben nach“<br />
möglich.<br />
- 219 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
E-Mails senden<br />
Um eine neue E-Mail zu versenden, benutzen Sie das Symbol Neuer Datensatz . Geben Sie Ihren<br />
Text in das vorgesehene Textfeld ein.<br />
- 220 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Format:<br />
Sie können Ihre E-Mail wahlweise im Text- oder HTML-Format versenden. Wenn Sie Grafiken<br />
einfügen oder z. B. einen gestalteten Newsletter versenden möchten, müssen Sie das HTML-Format<br />
verwenden. Sobald Sie in der Schaltfläche „Format“ HTML ausgewählt haben, wird die<br />
Normalansicht des HTML-Editors geöffnet. Die Normalansicht bietet eine kleine Auswahl an<br />
Schriftartoptionen:<br />
Die erweiterte Ansicht des HTML-Editors kann durch Klick auf das Bildschirmsymbol geöffnet<br />
werden. Diese enthält den Gesamtumfang der gängigen HTML-Befehle:<br />
- 221 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Ein erneuter Klick auf das Bildschirmsymbol schließt die erweiterte Ansicht und führt Sie<br />
zurück zur Normalansicht.<br />
Werden in einer E-Mail Begriffe wir "Anhang", "anbei",<br />
"Attachment" oder ähnliches gefunden wird vor dem Absenden<br />
eine Warnung ausgegeben wenn noch kein Attachment<br />
angehängt wurde.<br />
- 222 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
E-Mail verfassen Aktionsleiste<br />
Als Vorlage speichern<br />
Über diese Funktion können Sie Ihre verfasste E-Mail automatisch als Vorlage abspeichern. Somit<br />
können Sie einfach und bequem jederzeit auf die Vorlage zurückgreifen.<br />
Als öffentliche Vorlage speichern<br />
Über diese Funktion können Sie Ihre verfasste E-Mail automatisch als öffentliche Vorlage, die jeder<br />
Benutzer einsehen und verwenden darf, abspeichern. Somit können alle einfach und bequem<br />
jederzeit auf die Vorlage zurückgreifen.<br />
- 223 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Erweiterte Funktionen<br />
In den "Erweiterten Funktionen" bestimmen Sie die verschiedensten Kriterien, unter denen Ihre E-<br />
Mail versendet werden soll. Sie können flexibel wählen, welche Funktionen Sie in den<br />
Grundfunktionen, welche Sie in den "Erweiterten Funktionen" haben möchten.<br />
Priorität:<br />
Setzen Sie die Priorität Ihrer E-Mail auf Hoch, Normal oder Niedrig. Der Empfänger erhält dann ein<br />
seinem spezifischen E-Mail Programm angepasstes Symbol.<br />
Sendezeitpunkt NICHT für Serienmails:<br />
Tag oder Nacht, heute oder in zwei Wochen - bestimmen Sie über den Kalender und die Uhr den<br />
exakten Versandzeitpunkt Ihrer Mail.<br />
- 224 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
CC:<br />
Weitere Empfänger Ihrer eMail<br />
BCC:<br />
Die Blindkopie, dieses Feld kann ein oder mehrere Absender enthalten, ohne dass dies jedoch für<br />
die anderen angebenen Empfänger sichtbar wird.<br />
Vorlage:<br />
Um die Arbeit beim Erstellen der E-Mail zu erleichtern, können Sie Vorlagen einsetzen.<br />
Fax:<br />
Sie möchten Ihre Eingaben als Fax versenden? Prüfen Sie vorher die Dateigröße, ein Versand von<br />
mehr als 3 MB ist nicht möglich.<br />
Attachments:<br />
Um Ihrer E-Mail eine Datei, ein Bild o.ä. anzuhängen, klicken Sie bitte auf den Büroklammer-Button.<br />
Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und laden Sie die gewünschte Datei von Ihrem Rechner hoch. Sie<br />
haben mehrere Anhänge? Kein Problem, klicken Sie einfach ein weiteres Mal auf den Büroklammer-<br />
Button.<br />
- 225 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
E-Mail zuordnen<br />
In onOffice smart werden alle ein- und ausgehenden E-Mails in die Aktivitäten eingetragen. Die<br />
verschiedenen Abläufe sehen, wie in folgenden Beispielen dargestellt, aus:<br />
Posteingang<br />
Sie erhalten eine E-Mail, dessen Absender eine andere Domain besitzt, also zum Beispiel<br />
a.mustermann@home.de.<br />
� Existiert ein Adress-Datensatz mit der E-Mail-Adresse a.mustermann@home, wird für diese E-<br />
Mail in dessen Aktivitäten ein Eintrag mit der Aktionsart „Email“, Aktionstyp „Eingang“<br />
erstellt.<br />
� Ist die E-Mail-Adresse in Ihren Adressdatensätzen nicht vorhanden, wird zunächst kein<br />
Aktivitäten-Eintrag angelegt. Sie können jedoch entweder die E-Mail manuell mit einem<br />
neuen Adressdatensatz verknüpfen oder die E-Mail-Adresse in einen bestehenden<br />
Adressdatensatz eintragen. Der Aktivitäteneintrag wird automatisch angelegt.<br />
- 226 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Postausgang<br />
E-Mail neu erstellen<br />
Sie schreiben eine neue Mail an den Besitzer der E-Mail-Adresse a.mustermann@home.de. Haben<br />
Sie im Vorfeld einen einen Adress-Datensatz zu dieser Person angelegt inklusive E-Mail-Adresse,<br />
wird die ausgehende E-Mail mit der Aktionsart „E-Mail“, Aktionstyp „Ausgang“ in seiner<br />
Aktivitätenliste eingetragen.<br />
Wird eine E-Mail an mehrere Empfänger gesendet,<br />
wird Sie automatisch mit allen Empfängern<br />
verknüpft.<br />
- 227 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
E-Mail beantworten<br />
Wenn Sie eine E-Mail von a.mustermann@home.de beantworten und haben Sie im Vorfeld seinen<br />
Adressdatensatz inklusive E-Mail-Adresse hinterlegt, wird die ausgehende E-Mail mit der Aktionsart<br />
„E-Mail“, Aktionstyp „Ausgang“ in seiner Aktivitätenliste eingetragen.<br />
E-Mail weiterleiten<br />
Sie erhalten eine Mail von a.mustermann@home.de und leiten diese weiter. Beim Weiterleiten von<br />
E-Mails wird die ursprüngliche Absender-Adresse versteckt in der weitergeleiteten E-Mail vermerkt.<br />
Dies funktioniert auch bei mehrfacher Weiterleitung. Maßgeblich für den Aktivitäten-Eintrag beim<br />
Weiterleiten ist immer die ursprüngliche Absenderadresse (a.mustermann@home.de).Existiert hier<br />
ein Adress-Datensatz und ist dort die E-Mail-Adresse a.mustermann@home.de hinterlegt, wird die<br />
weitergeleitete E-Mail in seine Aktivitätenliste eingetragen.<br />
Zuordnung setzen<br />
Wenn in einer E-Mail das unten abgebildete Symbol zum Zuordnen sichtbar ist, kann die Mail nicht<br />
automatisch zugeordnet werden. Die Absenderadresse ist noch in keinem Adressdatensatz<br />
bekannt.<br />
Mit Klick darauf öffnet sich der Dialog zum Zuordnen eines Adressdatensatzes. Sie können über den<br />
Karteireiter „Adresse suchen“ eine bestehende Adresse zuordnen oder über „Neu Anlegen“ eine<br />
neue Adresse anlegen. Beim Zuordnen eines bestehenden Adressdatensatz funktionieren die<br />
Eingabefelder als Suche. Es genügt also der Eintrag des Namen und der anschließende Klick auf<br />
„Suchen“. Unter den Suchergebnissen kann der gewünschte Datensatz ausgewählt werden. Beim<br />
Neu Anlegen können die Eckdaten schon mal in die Eingabefelder eingetragen werden. Ein Klick auf<br />
„Anlegen“ generiert einen neuen Adressdatensatz aus den eingetragenen Daten.<br />
- 228 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Zuordnung lösen<br />
Ist bei einer E-Mail bereits eine Adressverknüpfung vorhanden, Sie möchten diese aber einem<br />
anderen Adressdatensatz zuordnen, kann die bestehende Zuordnung manuell durch Klick auf das X-<br />
Symbol gelöst werden:<br />
Sobald die Zuordnung gelöst wurde, kann die E-Mail mit einem anderen Adressdatensatz verknüpft<br />
werden:<br />
- 229 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Objektzuordnung setzen<br />
Wenn in einer E-Mail das unten abgebildete Symbol zum Zuordnen sichtbar ist, kann die Mail nicht<br />
automatisch einem Objekt zugeordnet werden.<br />
Mit Klick darauf öffnet sich der Dialog zum Zuordnen eines Objektdatensatzes. Siehe Abbildung<br />
unten. Sie können hier nun anhand verschiedener Auswahlmöglichkeiten, nach einem bestehende<br />
Objekt suchen. Ist das gewünschte Objekt gefunden, markieren Sie dieses und klicken auf<br />
zuordnen. Das Objekt wird nun dieser E-Mail zugeordnet.<br />
Es gibt ebenfalls noch die Möglichkeit archivierte Objekte bei dieser Suche mit einzubeziehen.<br />
Hierzu muss einfach der Haken bei "nicht aktive Objekte anzeigen" angeklickt werden.<br />
- 230 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
In den <strong>Einstellungen</strong> legen Sie die Vorgaben für Ihren E-Mail-Versand fest.<br />
Signatur:<br />
Im Bereich Signatur können Sie beliebig viele Signaturen anlegen.<br />
1. Um eine Signatur anzulegen, klicken Sie auf den Button<br />
2. Sie werden aufgefordert, ein Kürzel für Ihre Signatur einzugeben.<br />
- 231 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
3. Geben Sie nun in das Textfeld Ihre gewünschte Signatur ein und drücken Sie „Sichern“.<br />
4. Zum Löschen einer Signatur leeren Sie das Textfeld und drücken "OK"<br />
Spamschutz:<br />
Hier stellen sie die Schwelle ein, ab der eine eMail als Spam kategorisiert wird. Ein gebräuchlicher<br />
Wert für Spam liegt bei etwas über 6. Sie sollten nur dann einen niedrigeren Schwellwert einstellen,<br />
wenn Ihnen die Einstellung nicht rigoros genug erscheint, ansonsten klicken Sie einfach auf den<br />
empfohlenen Wert.<br />
Abwesenheitsnotiz:<br />
Sie haben hier die Möglichkeit für die einzelnen Postfächer Abwesenheitsnotizen zu hinterlegen.<br />
Wählen Sie das entsprechende Postfach einfach über das Klappmenü aus und aktivieren die<br />
Abwesenheitsnotiz. Über "Abwesenheitsnotiz bearbeiten" haben Sie dann die Möglichkeit Ihren<br />
entsprechenden Text für das ausgewählte Postfach zu hinterlegen.<br />
Über die Einstellung "aktiv von bis" können Sie einen festen Zeitraum definieren.<br />
Standard Sender-E-Mail Adresse:<br />
Sofern dem Benutzer mehrere Identitäten (Postfächer) zur Verfügung stehen, können Sie hier das<br />
Postfach bestimmen, mit dem der Benutzer standardmäßig versendet.<br />
CC, BCC, Priorität und Sendezeitpunkt, Vorlage, Attachment:<br />
Hier legen Sie fest, ob diese <strong>Einstellungen</strong> in den Grundeinstellungen von Ihnen vorgenommen<br />
werden oder in den Erweiterten <strong>Einstellungen</strong>.<br />
- 232 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Sendebestätigung abgeschaltet:<br />
Schalten Sie die Sendebestätigung ab, wird Ihr Empfänger nicht aufgefordert, eine<br />
Sendebestätigung zurückzusenden.<br />
Standard Anzeigeformat:<br />
HTML oder Text als Darstellung aller eMails.<br />
Standard Eingabeformat:<br />
Hier können Sie wählen, ob Sie Ihre eMails grundsätzlich im HTML- oder im Textformat verfassen<br />
möchten.<br />
URLs hervorheben:<br />
Im eMail Text werden die Internetadressen unterstrichen.<br />
Quoting Style:<br />
Darstellung des wiederholten eMailtextes beim Beantworten einer Mail.<br />
Vorschaufenster anzeigen:<br />
Das untere Fenster, welches die angewählten eMails bereits bei einmaligen Mausklick wird<br />
wahlweise angezeigt.<br />
Font für „Nur Text Nachrichten“:<br />
Schreiben Sie Ihre Mails in der Schriftart Arial oder Courier.<br />
Prefix für weitergeleitete Mails:<br />
Wählen Sie hier das Kürzel vor dem Betreff in Ihrer Betreff-Zeile, wenn Sie Ihre eMail weiterleiten.<br />
WG für „weitergeleitet“, FW für „forwarding“ oder Benutzerdefiniert.<br />
Prefix für beantwortete Mails:<br />
Wählen Sie hier das Kürzel vor dem Betreff in Ihrer Betreff-Zeile, wenn Sie eine eMail beantworten.<br />
AW für „antworten“, RE für „return“ oder Benutzerdefiniert.<br />
Anzeige für leeren Betreff:<br />
Sie haben in Ihrer eMail nichts in der Betreffzeile angegeben? Dann wird die leere Zeile automatisch<br />
mit Ihrem gewählten Begriff oder Satz ersetzt.<br />
- 233 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Serienmails<br />
Mit onOffice smart erstellen Sie leicht Serienmails, um mehrere gleiche eMails an Ihre Interessenten<br />
oder Kunden zu versenden. Sie können die Serienmail über eine Arbeitsliste oder einen gefilterten<br />
Adressbestand schicken.<br />
Zuerst bestimmen Sie die Empfänger Ihrer Serienmail. Wechseln Sie in die Adressverwaltung und<br />
selektieren Sie in der Arbeitsliste die gewünschten Adressdatensätze. Wählen Sie dann unter den<br />
Listenaktionen den Punkt "Arbeitsliste erstellen/erweitern".<br />
- 234 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Aktivieren Sie die Arbeitsliste, die Sie im Vorfeld erstellt haben. Zur besseren Erkennung, dass Sie<br />
sich im Arbeitslistenmodus befinden, ist der Arbeitslistentitel in der Aktionsleiste rot hinterlegt.<br />
Legen Sie eine neue E-Mail an. Achten Sie darauf, dies nicht über einen neuen Datensatz zu tun,<br />
sondern über das Menu neben dem Symbol „Neuer Datensatz“.<br />
- 235 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Aktivieren Sie im Dialog für den E-Mailversand die Checkbox "Serienmail". Sie sehen nun in roter<br />
Schrift, wie viele Adressen aktiviert sind. Über die erweiterten Funktionen ist auch die Auswahl einer<br />
Vorlage möglich. Überprüfen Sie die Anzahl der Empfänger und versenden Sie die Mail.<br />
Nachdem die eMails versendet wurden, sollten Sie den Filter oder die Arbeitsliste wieder<br />
deaktivieren. Wählen Sie dazu die Funktion "Filter/listen Reset" in der Aktionsbox an.<br />
- 236 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
- 237 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
E-Mail Filter<br />
Sie können Ihre E-Mails auch nach vorher definierten Filtern in frei wählbare Ordner sortieren. So<br />
werden z.B. Importberichte direkt in einen Ordner verschoben, ohne Ihnen täglichen E-Mail Verkehr<br />
zu belasten. Zur Selektion Ihrer E-Mails gehen Sie auf<br />
Im linken Fenster sehen Sie die bereits von Ihnen installierten Filter. Diese gelten nur für den<br />
jeweiligen Benutzer. Das rechte Fenster ist nicht editierbar, es dient ausschließlich der<br />
automatischen Zuordnung von Inhalten wie z. B. Adressdaten, die Sie von den jeweiligen Portalen<br />
zugesandt bekommen.<br />
Um einen neuen Filter anzulegen, klicken Sie auf „Neu“.<br />
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Folgende Eingaben können Sie tätigen:<br />
Filter Name:<br />
Geben Sie den gewünschten Namen des Filters ein.<br />
Für eMails in:<br />
Die Filtereinstellungen gelten für die eMails, die sich in folgendem Ordner<br />
befinden.<br />
die alle folgenden Kriterien erfüllen/die eines der folgenden Kriterien<br />
erfüllen:<br />
Klicken Sie auf „Mehr“. Jetzt können Sie Ihre Filterkriterien konkretisieren.<br />
folgende Aktion durchführen:<br />
Hier entscheiden Sie, was mit Ihrer selektierten Mail geschehen soll, in einen<br />
Ordner verschieben, als gelesen kennzeichnen oder die Nachricht markieren<br />
bzw. löschen.<br />
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Beispiel: Wenn eine Mail im Posteingang im Betreff den Begriff „Importbericht“ enthält, soll diese<br />
Mail in das Archiv verschoben werden.<br />
Klicken Sie auf "Speichern". Ihr neuer E-Mail-Filter erscheint nun im linken Filter-Fenster.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Aufgabenverwaltung<br />
Mit der Aufgabenverwaltung verwalten Sie die kompletten Aufgaben des täglichen Geschäfts. Auf<br />
einen Blick werden Sie über Status, Priorität, Fälligkeit etc. der anstehenden Aufgaben informiert.<br />
Natürlich sind alle Aufgaben, abgesehen von Ihren Privateinträgen, für alle Benutzer einsehbar. Jede<br />
Aufgabe lässt sich zudem mit Objekten, Adressen, Dateien oder Projekten verknüpfen und ist damit<br />
ein weiterer wesentlicher Baustein Ihrer Software onOffice smart.<br />
Listenansicht<br />
In der Listenansicht sehen Sie alle eingetragenen Aufgaben der Benutzer auf einen Blick.<br />
Fährt man mit der Maus über ein Benutzerkürzel werden Ihnen<br />
erweiterte Infos zu dem jeweiligen Benutzer eingeblendet wie (Name,<br />
E-Mail-Adresse, Telefon). Dies funktioniert auch bei anderen Listen,<br />
wie die Objektliste, Adressliste usw.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Die Darstellung unterteilt sich in 4 Karteireiter. Alle Aufgaben, ohne Bearbeiter, meine Aufgaben und<br />
verteilte Aufgaben.<br />
alle Aufgaben<br />
Zeigt Ihnen alle für Ihren Benutzer eingetragene Aufgaben, sowohl als Verantwortlicher übertragene<br />
als auch als Bearbeiter übertragene Aufgaben.<br />
ohne Bearbeiter<br />
Zeigt Ihnen Aufgaben die keinen Bearbeiter haben.<br />
gewählter Bearbeiter<br />
Zeigt Ihnen Aufgaben in der Sie die Verantwortung haben oder als Bearbeiter ausgewählt wurden.<br />
verteilte Aufgaben<br />
Zeigt Ihnen Aufgaben die Sie an andere Benutzer verteilt haben.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Aktionsleiste Listenansicht<br />
In der Aktionsleiste stehen Ihnen alle Filteraktionen der Aufgabenverwaltung übersichtlich zur<br />
Verfügung.<br />
Folgende Funktionen werden Ihnen im Folgenden ausführlich erläutert:<br />
� Aufgabe für<br />
� Aufgabenart<br />
� Aufgabenstatus<br />
� Aufgabe von<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Aufgabe für<br />
Hier können Sie die Aufgaben nach Bearbeiter und der verantwortlichen Person sortieren.<br />
Aufgabenart<br />
Hier können Sie die Aufgaben nach der Aufgabenart sortieren.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Aufgabenstatus<br />
Hier können Sie die Aufgaben nach dem jeweiligen Status sortieren.<br />
Aufgabe von<br />
Hier können Sie die Aufgaben so sortieren, dass Sie sehen, von wem die Aufgabe erstellt worden ist.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Aufgaben-Aktionsleiste<br />
In der Aufgaben-Aktionsleiste befinden sich alle Funktionen/Aktionen, die Ihnen in der<br />
Aufgabenverwaltung zur Verfügung stehen. Da die meisten Punkte selbsterklärend sind, werde hier<br />
nur die besonderen Funktionen erläutert.<br />
Mitteilung an Verantwortlichen<br />
Mithilfe dieser Funktion können Sie dem Verantwortlichen der Aufgabe eine direkte Mitteilung<br />
zukommen lassen. Er erhält diese als Popup-Machricht.<br />
Time Tracking starten / stoppen<br />
Mithilfe dieser Aktion können Sie den Zeitaufwand der Aufgabe starten bzw. stoppen. In der<br />
Aufgabenübersicht erhalten Sie so eine Ansicht des gesamten Zeitaufwandes.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Aufgabensuche<br />
In der Aufgabensuche können Sie mit der Ticketnummer nach einer bestimmten Aufgabe suchen.<br />
Alternativ können Sie auch nach Betreff und Inhalt der Aufgabe suchen.<br />
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Aufgabe anlegen<br />
Um eine neue Aufgabe anzulegen, können Sie verschiedene Wege gehen:<br />
� über das Symbol „neuer Datensatz“ oder<br />
� über einen bereits vorhandenen Adressdatensatz. Gehen Sie dazu in Ihre<br />
Adressdatenverwaltung, selektieren Sie eine Adresse und klicken Sie auf den Button<br />
„Aufgabe“.<br />
� 3. über ein bereits vorhandenen Objektdatensatz. Klicken Sie dazu einfach ein<br />
Aufgabe<br />
bestehendes Objekt an und klicken dann auf den Button „Aufgabe“.<br />
Um Ihre Aufgabe zu definieren, können Sie die verschiedensten Kriterien bestimmen - vom<br />
Verantwortlichen über die Priorität bis hin zur zeitlichen Festlegung. Wenn Sie einer Aufgabe eine<br />
Deadline setzten, wird diese 3 Tage vor dem Ende der Deadline in der Aufgabenliste rot markiert und<br />
an erster Stelle hinterlegt.<br />
- 250 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Alle Aufgaben können von allen Benutzern eingesehen werden. Um persönliche Aufgaben zu<br />
deklarieren, klicken Sie auf „Privat“. Diese Aufgabe ist nun nur für Sie einsehbar.<br />
Mitteilungen in Aufgabenverwaltung<br />
Wenn Sie eine Aufgabe angelegt haben, dann können Sie Mitteilungen an den Verantwortlichen<br />
oder auch an einem Bearbeiter senden, soweit einer ausgewählt wurde. Nutzen Sie dazu in der<br />
Aktionsleiste die Funktion "Mitteilung an Verantwortlichen".<br />
Alle Aufgaben können von allen Benutzern eingesehen werden. Um persönliche Aufgaben zu<br />
deklarieren, klicken Sie auf „Privat“. Diese Aufgabe ist nun nur für Sie einsehbar.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Details<br />
In den Detailfeldern bestimmen Sie den aktuellen Status der Aufgabe. Wenn die Aufgabe erledigt<br />
ist, kann dies angegeben werden. Mit dem Start- und Ende-Button in der Aktionsleiste kann<br />
gemessen werden, wie lange jeder User an der Aufgabe gearbeitet hat.<br />
Beschreibungen<br />
Unter den Beschreibungen können Sie einen Betreff und eine Projektbeschreibung eingeben. Alle<br />
Änderungen, die Sie oder ein anderer Nutzer an dem Datensatz vornehmen, werden im Feld<br />
„Kommentare“ im Detail aufgenommen.<br />
Aufgabentyp definieren<br />
Sie können den Aufgabentyp flexibel erweitern. Möchten Sie zum Beispiel als Aufgabentyp „Photos<br />
von..“ aufnehmen, bestimmen Sie dieses über die Administration<br />
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Aufgaben zurückstellen<br />
Über das Eingabefeld „Zurückgestellt bis“ können Sie die Aufgabe auf einen späteren Zeitpunkt<br />
terminieren. Wenn in der Aufgabenliste der Status „Nicht erledigt, nicht zurückgestellt“ ausgewählt<br />
ist, wird eine zurückgestellte Aufgabe nicht mehr angezeigt. Am festgelegten Tag ändert sich dann<br />
der Status von „zurückgestellt“ automatisch auf „in Bearbeitung“ und die Aufgabe erscheint wieder<br />
in der Liste.<br />
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Terminverwaltung<br />
Mit der onOffice smart Terminverwaltung erhalten Sie eine komplette Übersicht Ihrer Termine,<br />
wahlweise in verschiedenen Ansichten. Nach von Ihnen festgelegter Farbdefinition werden die<br />
Termine farbig für den jeweiligen Nutzer angezeigt. Für das Plus an Effizienz: Jeder Termin kann mit<br />
einer Kontaktadresse oder einem Objekt verknüpft werden.<br />
Terminübersicht<br />
In der Terminübersicht haben Sie, je nach Einstellung die komplette Arbeitswoche, Wochenansicht<br />
oder Tagesansicht, zur Verfügung. Termine in der Vergangenheit werden transparent dargestellt. Nur<br />
die eigenen Termine sind komplett eingefärbt und können so besser erkannt werden.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Termin-Aktionsleiste<br />
In der Termin-Aktionsleiste befinden sich alle Funktionen/Aktionen, die Ihnen in der<br />
Terminverwaltung zur Verfügung stehen.<br />
Folgende Funktionen werden Ihnen im Folgenden ausführlich erläutert:<br />
� Kalender Informationen<br />
� Kalender<br />
� Ansicht<br />
� Auswahl<br />
� Termin eintragen<br />
� <strong>Einstellungen</strong><br />
Kalender Information<br />
Diese Box zeigt Ihnen Ihren nächsten eingetragenen Termin an.<br />
Kalender<br />
Hier finden Sie das aktuelle Monats-Kalenderblatt. Über die Pfeiltasten können Sie in den<br />
verschieden Monaten blättern und über die Drop-Down-Menüs der Monate und Jahre können Sie<br />
Ihren Wunschtermin einsehen oder einen neuen Termin erstellen. Mit einem Klick auf das jeweilige<br />
Datum kommen Sie bei der Voreinstellung Wochenansicht in die jeweilige Kalenderwoche und bei<br />
Einstellung der Tagesansicht in den ausgewählten Tag.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
farbliche Darstellung<br />
� dunkelorange: Stellt Feiertage dar. Achtung: Hierbei kann es sich sowohl um<br />
deutschlandweite als auch um bundesländerspezifische Feiertage handeln. Auch eine<br />
Einstellung für die Feiertage in Österreich und der Schweiz ist unter den Grundeinstellungen<br />
möglich.<br />
� hellorange: Hervorhebung des aktuellen Tages<br />
Ansicht<br />
Hier können Sie Ihre bevorzugte Ansicht - "Wochenansicht", "Arbeitswoche" oder "Tagesansicht" -<br />
einstellen.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Auswahl<br />
Hier können Sie einstellen, welche Termine Sie angezeigt bekommen sollen. Bitte beachten Sie,<br />
dass die Ansicht von Ihren Benutzerrechten abhängig ist.<br />
Um die Termine der einzelnen Benutzer übersichtlich abzugrenzen, können Sie die Benutzer farblich<br />
unterschiedlich anlegen. Die Farben lassen sich über die Benutzereinstellungen zu dem jeweiligen<br />
Benutzer zuordnen. Eine Zuordnung der Farben zu der Art der Termine ist nicht möglich.<br />
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Termin eintragen<br />
Über diese Funktion können Sie einen neuen Termin eintragen.<br />
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<strong>Einstellungen</strong><br />
Über diese Funktion können Sie weitere <strong>Einstellungen</strong> zu Ihrer Terminverwaltung vornehmen.<br />
Vergangene Termine<br />
� transparent: Bei dieser Auswahl werden alle vergangenen Termine blass dargestellt.<br />
� normal: Bei dieser Auswahl werden die vergangenen Termine genau wie die zukünftigen<br />
dargestellt.<br />
- 259 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Darstellung<br />
� eigenen Termin hervorheben: Bei dieser Auswahl werden Ihre eigenen Termine komplett<br />
farblich gekennzeichnet.<br />
� farbig: Bei dieser Auswahl werden alle Termine komplett farblich gekennzeichnet.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Termin neu anlegen<br />
Um einen Termin neu anzulegen klicken Sie entweder auf das "Neue Datensatz Symbol" oder<br />
wählen direkt den exakten Zeitpunkt mit einem Doppelklick innerhalb des Kalenders.<br />
Eintrag eines neuen Termins<br />
Über diese Eingabemaske können Sie Ihren Termin nach spezifischen Kriterien anlegen.<br />
Art des Termins<br />
Bestimmen Sie Anfangs- und voraussichtlichen Endzeitpunkt Ihres Termins. Auch die Art des<br />
Termins können Sie frei wählen. Die Art des Termins ist über die Administration flexibel ergänzbar.<br />
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Terminort<br />
Die Adresse, die Sie in den Grunddaten eingetragen haben, ist immer bei dem Feld "Terminort"<br />
hinterlegt. Sobald Sie eine Adresse oder ein Objekt verknüpft haben werden diese Terminorte<br />
zusätzlich automatisch zur Auswahl hinzugefügt.<br />
Benutzerzuordnung:<br />
Termine mit der Art "Urlaub" (Ganztagestermine) werden jetzt klein am Anfang<br />
des Tages dargestellt.<br />
Hier können Sie aus den verfügbaren Benutzer die Teilnehmer des Termins durch einen einfachen<br />
Klick festlegen. Wenn Sie einen Benutzer wieder aus dem Termin löschen wollen, reicht ein erneuter<br />
Klick auf den Benutzernamen. Sie können neben den Terminen von Benutzern A und B zum Beispiel<br />
auch noch die Ressourcen Vergabe des Konferenzraum oder der Firmenfahrzeuge anzeigen lassen.<br />
Um in dieser Auswahl auch Ressourcen auswählen zu können müssen diese erst in der<br />
Administration auf dem Karteireiter „Singleselect“ im Modul „Kalender“ und dem<br />
Schlüsselfeld „Ressourcen“ angelegt werden.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Betreff<br />
Hier können Sie die Betreffzeile des Termins eingeben. Diese wird auch in der Kalenderansicht<br />
angezeigt.<br />
Notizen<br />
Hier können Sie Notizen zum jeweiligen Termin anlegen. Dieser werden aber nur Termin-<br />
Detailvorschau angezeigt.<br />
Sie können Ihren Termin wahlweise für einen Benutzer oder ganze Gruppen anwählen. Die Termine<br />
werden dann in der den Benutzern oder Gruppen zugeordneten Farben angezeigt.<br />
Terminstatus festlegen<br />
Je nach aktuellem Status können Sie Ihren Termin wahlweise auf privat, erledigt, abgesagt oder<br />
Erinnerung schalten. Steht Ihr Termin auf „privat“, ist er für die anderen Nutzer nicht einsehbar.<br />
Möchten Sie sich an Ihren Termin erinnern lassen, können Sie dies in einem Zeitraum von Minuten<br />
bis zu drei Wochen vornehmen. Die Grundeinstellung zur Terminerinnerung nehmen Sie unter den<br />
Benutzereinstellungen vor.<br />
Terminzuordnung zu Objekt oder Adresse<br />
Haben Sie Benutzer oder Gruppe angewählt, können Sie diesen ein Objekt oder eine Adresse<br />
zuordnen. Ordnen Sie Ihrem Termin einem Objekt zu, wird er auch in das Maklerbuch<br />
aufgenommen. Ordnen Sie Ihrem Termin eine Adresse zu, erscheint der Temin auch unter dem Reiter<br />
Aktivitäten<br />
Terminüberschneidung<br />
Sollte für mindestens einen Benutzer bereits ein Termin für den festgelegten Zeitraum eingetragen<br />
sein, so erhalten Sie beim Speichern des neuen Termins eine Warnmeldung. Außerdem wird Ihnen<br />
die Überschneidung nach dem Speichern im Termin (unten links) in rot dargestellt.<br />
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Serientermine<br />
Termine, die sich in Ihrem täglichen Arbeitsablauf kontinuierlich wiederholen, können Sie bei<br />
onOffice smart komfortabel auf den Status „Serientermine“ setzen.<br />
Um Ihren Termin zu einem Serientermin zu modifizieren, aktivieren Sie die Terminwiederholung.<br />
Geben Sie hier zunächst den zeitlichen Abstand innerhalb der Terminwiederholung ein. Desweiteren<br />
bestimmen Sie hier den Anfang und den Endtermin.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Geben Sie den Endtermin Ihrer Terminwiederholung im Bereich der Serientermine ein<br />
und nicht bei der Bestimmung des Enddatums im oberen Bereich der Eingabemaske.<br />
Serientermin löschen<br />
Möchten Sie den Serientermin löschen den Ursprungstermin aber beibehalten, so entfernen Sie<br />
einfach den Haken bei der Terminwiederholung.<br />
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Terminbestätigung<br />
In der Detailansicht eines Termins können Sie den Terminort auswählen. Zur Auswahl stehen hier:<br />
� Adresse aus den Grunddaten<br />
� Adresse des verknüpften Objekts<br />
� Adresse des verknüpften Interessenten<br />
� Sonstige, hierbei kann die Adresse manuell eingetragen werden<br />
Über die Schaltfläche „Terminbestätigung“ in der linken Aktionsleiste kann eine Bestätigung an den<br />
Kunden geschickt werden. Dabei öffnet sich in einem Popup Fenster der Standard Text.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Der Text kann von Ihnen beliebig angepasst werden. Das Makro _Route wird durch einen Link zum<br />
Routenplaner von Google ersetzt. Hierbei ist der oben festgelegte Terminort das Ziel der Route.<br />
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onOffice Benutzerhandbuch<br />
smart 3.0<br />
Teil: Zusatzmodule<br />
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Filmmodul<br />
Einfache Verwaltung Ihrer Objektfilme<br />
Mit dem onOffice smart Filmmodul haben Sie die Möglichkeit, Filme in Ihrer Software Version bei<br />
einem Objekt zu hinterlegen und Sie mit einem Mausklick zu den gewünschten Portalen zu<br />
übertragen. Haben Sie eine Immobilien-Internetseite von onOffice? Dann ist auch die<br />
Veröffentlichung und Einbindung Ihrer Immobilienvideos auf der eigenen Internetseite kein Problem.<br />
Es werden alle gängigen und geeigneten Videoformate (zum Beispiel WMV, AVI oder MPEG), sowie<br />
Flashvideos (FLV, SFW) unterstützt.<br />
Laden Sie Ihre Filme hoch<br />
Um direkt zu starten, bekommen Sie mit dem onOffice smart Filmmodul gleich fünf Gigabyte<br />
Speicherplatz zur Verfügung gestellt, die Sie für beliebig viele Videos nutzen können. Die Bedienung<br />
ist dabei extrem einfach: Film auswählen, hochladen und entscheiden, wo Sie den Film<br />
veröffentlichen wollen.<br />
Verlinkung zu externen Videos<br />
Wenn Sie Ihre Videos bereits extern hochgeladen haben, zum Beispiel auf einem Videoportal, bei<br />
einem externen Videoclip-Produzenten oder auf Ihrem eigenen Server, können Sie im<br />
Objektdatensatz den entsprechenden Link eintragen, anstatt das Video erneut hochzuladen.<br />
- 270 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Filmmodul<br />
Einfache Verwaltung Ihrer Objektfilme<br />
Mit dem onOffice smart Filmmodul haben Sie die Möglichkeit, Filme in Ihrer Software Version bei<br />
einem Objekt zu hinterlegen und Sie mit einem Mausklick zu den gewünschten Portalen zu<br />
übertragen. Haben Sie eine Immobilien-Internetseite von onOffice? Dann ist auch die<br />
Veröffentlichung und Einbindung Ihrer Immobilienvideos auf der eigenen Internetseite kein Problem.<br />
Es werden alle gängigen und geeigneten Videoformate (zum Beispiel WMV, AVI oder MPEG), sowie<br />
Flashvideos (FLV, SFW) unterstützt.<br />
Laden Sie Ihre Filme hoch<br />
Um direkt zu starten, bekommen Sie mit dem onOffice smart Filmmodul gleich fünf Gigabyte<br />
Speicherplatz zur Verfügung gestellt, die Sie für beliebig viele Videos nutzen können. Die Bedienung<br />
ist dabei extrem einfach: Film auswählen, hochladen und entscheiden, wo Sie den Film<br />
veröffentlichen wollen.<br />
Verlinkung zu externen Videos<br />
Wenn Sie Ihre Videos bereits extern hochgeladen haben, zum Beispiel auf einem Videoportal, bei<br />
einem externen Videoclip-Produzenten oder auf Ihrem eigenen Server, können Sie im<br />
Objektdatensatz den entsprechenden Link eintragen, anstatt das Video erneut hochzuladen.<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Filmmodul, um ein<br />
kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte kontaktieren Sie dazu<br />
Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Projektverwaltung<br />
Die Projektverwaltung erlaubt Ihnen das Anlegen von Projekten, denen beliebig viele Aufgaben mit<br />
unterschiedlichen Nutzern und Zuständigkeiten unterstehen. Durch die Verknüpfung von Aufgaben,<br />
Telefonaten, Aktivitäten und E-Mails mit einem Projekt, behalten Sie stets die Übersicht über den<br />
Verlauf, Status der einzelnen Aufgaben, den Aufwand und die Kosten. Das Modul für die<br />
Projektverwaltung können Sie in Ihrem Shopping-Center erwerben.<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Projekt-Modul, um ein<br />
kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte kontaktieren Sie<br />
dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Die Projekt-Listenansicht<br />
Die Listenansicht der Projektverwaltung bietet Ihnen neben den üblichen Sortierfunktionen, durch<br />
Klick auf die entsprechende Spalte, die Möglichkeit, bestehende Projekt nach Kunde und anderen<br />
Kriterien zu filtern. Die Lupenfunktion bietet dabei wieder eine Vorschau auf die Projektinhalte und<br />
den Status. Über das Druckersymbol ist eine Druckansicht für eine Übersicht über alle Projekte<br />
implementiert. Ein neues Projekt wird wieder über das „Neu“-Symbol (weißes Blatt) erstellt.<br />
- 274 - www.onOffice.com
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Ein neues Projekt anlegen<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich bei der Projektverwaltung, um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul<br />
handelt. Sie haben die Möglichkeit dies über das Shopping-Center zu erwerben.<br />
Um ein neues Projekt führen gehen Sie bitte auf:<br />
Bearbeiten >> Projekte<br />
Über das Symbol "Neuer Datensatz" legen Sie ein neues Projekt an.<br />
Nach der Vergabe eines passenden Projekttitel wird ein Startdatum und eine Deadline vergeben.<br />
Sichern Sie das Projekt und im nächsten Schritt können weitere Verknüpfungen, wie<br />
verantwortlicher Betreuer etc., vorgenommen werden.<br />
So können Sie für die „Art des Projekts“ beliebige Einträge anlegen:<br />
„Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Administration > Karteireiter Single-Select ><br />
Modul „Projektverwaltung“ > Schlüsselfeld „Art“.<br />
- 275 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Der Projektstatus<br />
Beachten Sie bei der Vergabe des Projektstatus darauf, welche Funktionen hiermit verknüpft sind:<br />
� In Planung<br />
Im Status "in Planung" werden die Aufgaben, die im Projekt verknüpft sind weder beim<br />
Verantwortlichen noch beim Bearbeiter angezeigt. Die einzige Möglichkeit die Aufgaben<br />
einzusehen funktioniert über die Projektverwaltung.<br />
� Gestartet<br />
Das Projekt ist gestartet. Die verknüpften Aufgaben werden alle den entsprechenden<br />
Bearbeitern/Verantwortlichen vorgelegt.<br />
� Beendet<br />
Im Status beendet werden alle Aufgaben auf erledigt gesetzt. Falls eine der Aufgaben des<br />
Projekts noch nicht auf erledigt steht, wird eine Warnung ausgegeben<br />
Damit empfiehlt sich folgende Vorgehensweise: Legen Sie das Projekt an, bis alle Teilaufgaben<br />
soweit wie nötig eingetragen sind. Die von Ihnen eingetragenen Aufgaben sind für andere Benutzer<br />
zunächst nicht sichtbar. Erst wenn Sie dann den Status auf „Gestartet“ stellen tauchen die<br />
Aufgaben bei den verantwortlichen Benutzern auf.<br />
- 276 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Projekt anlegen<br />
Im Folgenden wird ein Projekt zur schlichten Aufnahme eines neuen Objekts angelegt. Dabei<br />
müssen die Fotos, Freitexte, Grundrisse und Lagepläne erstellt und eingepflegt werden. Des<br />
Weiteren muss das Objekt in den Portalen veröffentlicht werden. Sinnvoll wäre hier eine<br />
Verknüpfung mit dem (Roh-) Objekt und der Adresse des Eigentümers.<br />
Beim Verknüpfen von Adresse und Objekt haben Sie die Möglichkeit, die damit verknüpften<br />
Aufgaben ebenfalls dem Projekt zuzuordnen.<br />
- 277 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Im nächsten Schritt werden neue Aufgaben zu dem Objekt angelegt. Die Aufgaben werden dabei<br />
direkt dem verantwortlichen Mitarbeiter zugeordnet. Näheres dazu entnehmen Sie dem<br />
entsprechenden Eintrag zur Aufgabenverwaltung.<br />
Es ist auch möglich Aufgaben mit mehreren verschiedenen Projekten zu<br />
verknüpfen.<br />
- 278 - www.onOffice.com
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Lupenansicht<br />
Ist das Projekt angelegt und wurden Aufgaben, Termine und restliche Aktivitäten mit dem jeweiligen<br />
Projekt verknüpft, hat man die Möglichkeit sich in den jeweiligen Karteireiter über das Lupensymbol<br />
einen schnellen Überblick über die jeweilige Aufgabe, Termin bzw. restl. Aktivitäten anzeigen zu<br />
lassen. Siehe Screenshots.<br />
- 279 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
- 280 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Aktivitäten verknüpfen<br />
Um auch Aktivitäten, Termine, Telefonate mit in dem Projekt verbuchen zu können, müssen die<br />
einzelnen Einträge hier zugeordnet werden. Die Zuordnung der Aktivitäten erfolgt nicht über das<br />
Projektmodul, sondern wird über die einzelnen Einträge gesteuert. Wenn Sie also einen Anruf<br />
eintragen, können Sie in diesem Eintrag schnell eine Zuordnung zum Projekt setzen. Der folgende<br />
Ausschnitt zeigt einen Aktivitäteneintrag der mit dem Projekt verknüpft werden soll.<br />
Wenn Sie das Projekt erneut aufrufen sehen Sie, dass dieses Telefonat hier verbucht wurde. Die<br />
Vorgehensweise bei Terminen und anderen Aktivitäten ist gleich. Das Projekt kann im jeweiligen<br />
Eintrag zugeordnet werden.<br />
- 281 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Für die verschiedenen Aktivitätenarten können in der<br />
Administration sowohl Kosten als auch eine durchschnittliche<br />
Dauer hinterlegt werden. So vermeiden Sie, dass der zeitliche<br />
Aufwand eines Projekts durch versäumte Einträge von Werten für<br />
die Aktivitäten-Dauer zu stark abweicht.<br />
- 282 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Template erstellen<br />
Falls Sie öfter mal mehrere Projekte haben, die sich stark ähneln, können Sie ein Projekt-Template<br />
erstellen. Sozusagen als eine Vorlage für Ihre nächsten Projekte.<br />
Erstellen Sie ein neues Projekt und dazu die Aufgaben. Wenn Sie damit fertig sind, setzen Sie im<br />
Kasten „Angaben zum Projekt“ ganz unten den Haken bei „als Vorlage“ und speichern das Projekt<br />
ab.<br />
Um Templates erstellen zu können, müssen Sie zunächst noch die<br />
Rechte Ihres Benutzers bearbeiten. Begeben Sie sich dazu bitte<br />
zunächst einmal in den Menüpunkt "Extras", klicken dort auf<br />
"<strong>Einstellungen</strong>" und dann "Benutzer". Dort wählen Sie den<br />
Benutzer aus, der die Projektvorlagen erstellen können soll und<br />
klicken auf den Reiter "Rechte". Unter dem Punkt "weitere Module"<br />
müssen Sie nun den Haken bei "Projekte organisieren" setzen und<br />
die neuen <strong>Einstellungen</strong> sichern.<br />
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Projekt duplizieren<br />
Über diese Funktion können Sie ein bestehendes Projekt einfach und bequem duplizieren.<br />
- 284 - www.onOffice.com
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Projekt aus der Listenansicht anlegen<br />
Um ein neues Projekt aus der Listenasicht heraus anzulegen, welches auf einem Template basiert,<br />
klicken Sie neben dem "Neu-Erstellen"-Symbol auf den schwarzen Pfeil, wo alle Projektvorlagen<br />
angezeigt werden.<br />
Wenn Sie nun eine der Auswahlmöglichkeiten anklicken, wird von dem Projekt ein Duplikat erstellt,<br />
welches in der Listenansicht Ihrer Projekte zu finden ist.<br />
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Selbstverständlich können Sie Ihr Projekttemplate im Nachhinein noch ändern. In der Listenansicht<br />
der Projekte wird das Template immer vorhanden sein.<br />
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Druckansicht Projektverwaltung<br />
Um die Druckansicht aufzurufen öffnen Sie das entsprechende Objekt und klicken auf das Drucker<br />
Symbol. In dieser Druckansicht haben Sie die Möglichkeit, erledigte Aufgaben oder auch<br />
Kommentare einer Aufgabe auszublenden. Weiterhin können Sie hier noch Termine, Telefonate und<br />
Restliche Aktivitäten, die mit diesem Projekt verknüpft sind hinzu schalten, bzw deaktivieren.<br />
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Reporting-Modul<br />
Das onOffice Reporting Modul bietet zahlreiche Auswertungen Ihrer Geschäftsprozesse. Von<br />
welchen Portalen kommen die meisten Anfragen? Wieviele Anfragen gibt es zu diesem Objekt?<br />
Wieviele Anfragen pro Monat? Woher kommen die Kunden? …<br />
Die Systemstatistiken geben Aufschluss über die Benutzeraktivitäten in onOffice, den<br />
Speicherverbrauch in Ihrer Version oder Ihren Faxversand.<br />
Die Reportings werden hier im Detail erläutert. Dabei ist es wichtig zu verstehen, wie die Auswertung<br />
funktioniert. Wer wird als Interessent gewertet? Was wird zu den Besichtigungsterminen gezählt?<br />
Um mit den Reportings zu arbeiten ist eine Studie der Funktionsweise unerlässlich.<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Reporting-Modul, um ein<br />
kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte kontaktieren Sie<br />
dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
Sie finden das Modul unter:<br />
Statistik >> allgemeine Reports<br />
In der oberen Leiste des Moduls befinden sich mehrere Selektionsfelder, mit denen Sie die Abfrage<br />
detailiert bestimmen können.<br />
Selektion Anzahl:<br />
Die Anzahl 1-8 gibt an, wie viele unterschiedliche Statistiken in einer Übersicht dargestellt werden<br />
sollen.<br />
Selektion Benutzer:<br />
Mithilfe dieser Selektion können Sie die Statistiken für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen<br />
erstellen lassen.<br />
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Start und Ende:<br />
Legen Sie hier den Zeitraum für Ihre Abfrage fest.<br />
Button "Aktualisieren":<br />
Klicken Sie bitte nach veränderten Einstellungswerten bitte zur aktualisierten Darstellung auf diesen<br />
Button.<br />
Button "Gespeichertre Konfigurationen":<br />
Diese Funktion zeigt Ihnen abgespeicherte Konfigurationen an, welche sich auch im Anschluss<br />
weiter verarbeiten lassen.<br />
Button "Schließen":<br />
Dieser Button schließt das komplette Modul.<br />
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Button "Drucken":<br />
Öffnet Ihren voreingestellten Druckassistenten.<br />
Selektion "Abfrage":<br />
Öffnet die Liste der Reportauswahl.<br />
Button "Info":<br />
Diese Feld gibt Ihnen nützliche Informationen zu den einzelnen Reportabfragen.<br />
Button"Listenansicht":<br />
Sie können sich über diesen Button die Auswertung auch als Liste anzeigen lassen. Bei einem<br />
erneuten Klick erscheint die grafische Darstellung wieder.<br />
- 291 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Reportabfragen<br />
Altersschnitt der Interessenten:<br />
Dieser Report gibt eine Auflistung über die Anzahl der Interessenten pro Altersgruppe. In Grau wird<br />
das Durchschnittsalter markiert.<br />
Anfragen pro Monat:<br />
Dieser Report ermittelt die Anzahl an Interessenten, die manuell dem Objekt zugeordnet wurden<br />
bzw. die Objekte, die manuell einem Adressdatensatz zugeordnet wurden.<br />
- 292 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Anfragen pro Ort:<br />
Dieser Report ermittelt die Anzahl der Adressen, die im angegeben Zeitraum aufgenommen wurden<br />
(Eintragsdatum).<br />
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Anzahl Kontakte in Gruppen:<br />
Dieser Report gibt pro Gruppe an, wie viele Adressen einem Mitglied dieser Gruppe als<br />
Ansprechpartner zugeordnet sind. Wenn keine Gruppen angegeben sind, in der die Mitarbeiter<br />
einsortiert wurden, werden keine Adressen ausgewertet.<br />
Benutzeraktivitäten:<br />
Dieser Report gibt eine Übersicht über die Aktivitäten, die dem ausgewählten Benutzer bzw. der<br />
Gruppe in den angegebenen Zeiträumen zugeordnet sind.<br />
Herkunft der Kontakte nach Medien:<br />
In diesem Report wird die Herkunft der Kontakte ausgewertet. Wenn für einen Kontakt mehrere<br />
Herkünfte eingetragen sind, wird dieser Kontakt in jeder Rubrik mit einbezogen. Als Parameter kann<br />
die Benutzergruppe ausgewählt werden, die ausgewertet wird. Zudem kann ein Datumsbereich<br />
festgelegt werden, der das Eintragsdatum der Adresse einschränkt.<br />
Herkunft Kontakt in Gruppen:<br />
In Gruppen zusammengefasst wird die Kontaktherkunft der Adressen qualitativ ausgewertet.<br />
Eingeschränkt werden können die Ergebnisse über die Datumsgrenze, auf die das Eintragsdatum<br />
geprüft wird. Dabei werden nur die Benutzer ausgewertet, die für den angemeldeten Benutzer<br />
sichtbar sind.<br />
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Interessenten pro Grundstücksgröße-Vorstellung:<br />
Dieser Report zeigt an, wie viele Interessenten nach einem Objekt in der Kategorie<br />
Grundstücksfläche suchen. Über den Selektor kann die Auswahl auf die Adressen eingeschränkt<br />
werden, die einem ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet ist.<br />
Zudem schränken die Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch<br />
beim Anlegen der Adresse gesetzt wird, ein.<br />
Interessenten pro Kaltmiete-Vorstellung:<br />
Dieser Report zeigt an, wie viele Interessenten nach einem Objekt in der Kategorie Kaltmiete suchen.<br />
Über den Selektor kann die Auswahl auf die Adressen eingeschränkt werden, die einem<br />
ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet ist. Zudem schränken die<br />
Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der<br />
Adresse gesetzt wird, ein.<br />
Interessenten pro Kaufpreisvorstellung:<br />
Dieser Report zeigt an, wie viele Interessenten nach einem Objekt in der Kategorie Kaufpreis suchen.<br />
Über den Selektor kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem ausgewählten<br />
Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet ist. Zudem schränken die<br />
Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der<br />
Adresse gesetzt wird, ein.<br />
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Interessenten pro Objektart:<br />
Dieser Report zeigt die Anzahl an Interessenten an, denen eine bestimmte Objektart zugeordnet ist.<br />
Über den Benutzerselektor kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem<br />
ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet ist. Zudem schränken die<br />
Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der<br />
Adresse gesetzt wird, ein.<br />
Interessenten pro Region:<br />
Dieser Report zeigt die Anzahl an Interessenten an, deren Suche sich auf eine bestimmte Region<br />
bezieht. Über den Benutzerselektor kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem<br />
ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet ist. Zudem schränken die<br />
Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der<br />
Adresse gesetzt wird, ein.<br />
Interessenten pro Tippgeber:<br />
Dieser Report zeigt die Anzahl an Interessenten an, bei denen im Adressdatensatz ein Tippgeber<br />
zugeordnet wird. Über den Benutzerselektor kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden,<br />
die einem ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet ist. Zudem<br />
schränken die Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim<br />
Anlegen der Adresse gesetzt wird, ein.<br />
Interessenten pro User:<br />
Dieser Report zeigt die Anzahl an Interessenten an, die nach einzelnen Benutzern gruppiert sind.<br />
Über den Benutzerselektor kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem<br />
ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet ist. Zudem schränken die<br />
Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der<br />
Adresse gesetzt wird, ein.<br />
Interessenten können auch als Freitexte eingetragen werden.<br />
Dabei werden keine Adressdatensätze der Tippgeber verknüpft<br />
und diese Datensätze werden nicht für den Report berücksichtigt.<br />
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Interessenten pro Wohnflächen-Vorstellung:<br />
Dieser Report zeigt an, wie viele Benutzer nach einem Objekt in der Kategorie Wohnfläche suchen.<br />
Über den Benutzerselektor kann die Auswahl an Adressen eingeschränkt werden, die einem<br />
ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Betreuer zugeordnet ist. Zudem schränken die<br />
Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der<br />
Adresse gesetzt wird, ein.<br />
Kaufpreis und Courtagevolumen:<br />
Dieser Report gibt für den angegeben Zeitraum eine Liste mit Objekten aus, die eingestellt wurden.<br />
Zu jedem Objekt werden der Kaufpreis und die Courtage angegeben. Sollten zu viele Objekte in die<br />
Auswahl fallen, werden die übrigen Objekte zu einer Spalte „Sonstiges“ zusammengefasst.<br />
Objekt pro Auftragsart:<br />
Dieser Report zählt die aktiven und verkauften Objekte gruppiert nach der Auftragsart, die in der<br />
Objektübersicht, Karteireiter, Grunddaten unter den technischen Angaben ausgewählt wird, an. Über<br />
den Benutzerselektor kann die Auswahl an Objekten eingeschränkt werden, die einem<br />
ausgewählten Benutzer oder eine Benutzergruppe als Ansprechpartner zugeordnet ist. Zudem<br />
schränken die Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim<br />
Anlegen der Adresse gesetzt wird, ein.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Objekte pro Mitarbeiter:<br />
Dieser Report gibt die Objekte an, die jedem Mitarbeiter zugeordnet wurden. Es wird hierbei<br />
zwischen aktiven und bereits verkauften Objekten unterschieden. Durch die Benutzerauswahl kann<br />
die Anzeige auf Mitarbeiter einer Gruppe oder einzelner Mitarbeiter eingegrenzt werden. Die<br />
Datumsangabe bezieht sich auf das Eintragsdatum, welches automatisch gesetzt wird.<br />
Objekte pro Region:<br />
Dieser Report stellt die aktiven und bereits verkauften Objekte gruppiert nach den regionalen<br />
Zusätzen, die in der Objektansicht eingestellt werden, dar. Die Benutzerselektion schränkt die<br />
Ausgaben auf die Objekte ein, die einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet ist. Zudem<br />
schränkt die Datumsgrenze die Ausgabe anhand des Eintragdatums, das automatisch beim Anlegen<br />
des Objektes gesetzt wird, ein.<br />
Objekte pro Tippgeber:<br />
Dieser Report zählt die aktiven und verkauften Objekte gruppiert nach den als Tippgebern<br />
markierten Adressdatensätze, welche als Ansprechpartner mit dem Objekt verknüpft sind. Über den<br />
Benutzerselektor kann die Auswahl an Objekten eingeschränkt werden, die einem ausgewählten<br />
Benutzer oder eine Benutzergruppe als Ansprechpartner zugeordnet ist. Zudem schränken die<br />
Datumsgrenzen die Ausgabe anhand des Eintragsdatums, das automatisch beim Anlegen der<br />
Adresse gesetzt wird, ein.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Objekte nach Objektart:<br />
Die Kontaktart Tippgeber muss eventuell noch freigeschaltet<br />
werden. Gehen Sie dazu in Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >><br />
Administration >> Multiselect >> Modul: Adressverwaltung >><br />
Multiselectfeld: Kontaktart<br />
Dieser Report erstellt für die einzelnen Objektarten eine Statistik über die Anzahl der verkauften<br />
Objekte. Hierbei werden neben angefragten Objekten auch nicht verkaufte und nicht angefragte<br />
berücksichtigt. Der Objektstatus verkauft wird an der Checkbox verkauft unter dem Punkt<br />
Vermarktung eingestellt. Verkaufte Objekte gelten als angefragt, wenn entweder ein<br />
Maklerbucheintrag mit einer Kontaktaufnahme zu diesem Objekt vorliegt oder eine Beratungsebene<br />
mit einem zugeordneten Interessenten gewählt wird.<br />
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Portalanfragen:<br />
Dieser Report zeigt die Anzahl der Interessenten per Portal. Die Interessenten müssen als Herkunft-<br />
Kontakt einen Portalnamen haben.<br />
Termine in Gruppen nach Terminart:<br />
Dieser Report stellt die Anzahl der Termine zusammengefasst in den Gruppen dar.<br />
Termine nach Terminart:<br />
Dieser Report stellt die Anzahl der Termine gestaffelt nach Terminart dar.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice Objektwertanalyse<br />
Mit Hilfe der onOffice Objektwertanalyse (OWA) ist es jederzeit möglich, aus den bereits<br />
eingetragenen Objektdaten den aktuellen Wert der Immobilie schnell und einfach berechnen zu<br />
lassen. Für die fertige Objektwertanalyse stehen Ihnen bereits Vorlagen zur Verfügung.<br />
Die Berechnung erfolgt nach dem Versicherungswert 1914. Es handelt sich hierbei um eine<br />
vereinfachte Kurz-Sachwertermittlung aufgrund der wesentlichen wertbestimmenden Merkmale<br />
eines Objektes.<br />
Der für die Berechnung benötigte aktuelle Baukostenindex wird von onOffice automatisch<br />
vierteljährlich aktualisiert.<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Objektwertanalyse-<br />
Modul, um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte<br />
kontaktieren Sie dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.<br />
Wichtiger Hinweis: Bei der Objektwertanalyse handelt es sich nicht um ein<br />
Verkehrswertgutachten nach §194 BauGB.<br />
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Eingabe der Daten in onOffice<br />
Mit aktiviertem OWA-Modul steht Ihnen in der Objektverwaltung der Karteireiter „OWA“<br />
(Objektwertanalyse) zur Verfügung. Hier werden alle bekannten Daten aus der Objektverwaltung<br />
bereits übernommen. Fehlende Angaben werden vorab über der Eingabemaske in roter Schrift<br />
ausgegeben.<br />
Damit die weitere Berechnung des Objektwerts stattfinden kann, müssen zunächst alle fehlenden<br />
Angaben nachgetragen werden.<br />
Die Eingabe der für die Bewertung wichtigen Daten unterteilt sich in:<br />
� Objektdaten<br />
� Bauwert<br />
� Bodenwert<br />
� Wertminderung<br />
� Basiswert<br />
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Die Objektdaten<br />
Die Daten werden größtenteils von Ihren Eingaben auf dem Karteireiter „Grunddaten“ und<br />
„Preise/Flächen“ übernommen. Beachten Sie, dass die Eingabe eines fiktiven Baujahres eine<br />
Berechnung des Objektes unter Berücksichtigung von Modernisierungen („Verjüngung“ =<br />
Aufwertung des Objektes) erlaubt.<br />
Der Bauwert<br />
Der weiteren Berechnung des Bauwert liegen bereits die oben getätigten Eingaben (Objektdaten)<br />
zugrunde. Als erstes geben Sie den „Basiswert Baukosten 1914“ ein. Die Zugrundelegung dieses<br />
Basiswertes soll sicherstellen, dass die Versicherungssumme in jedem Fall ausreichend kalkuliert<br />
ist, auch wenn die Baukosten einmal saisonalen Schwankungen unterliegen. Die Abzüge für eine<br />
fehlende Unterkellerung werden in Prozenten vom darüber errechneten Bauwert abgezogen.<br />
Der Bodenwert<br />
Für die Berechnung des Bodenwertes müssen Sie zunächst den Bodenrichtwert eintragen<br />
(http://de.wikipedia.org/wiki/Bodenrichtwert).<br />
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Der Wertminderung<br />
Die Alterswertminderung wird nach Ross ermittelt. Infos darüber gibt es auf Wikipedia:<br />
(http://de.wikipedia.org/wiki/Alterswertminderung).<br />
Der Basiswert<br />
Zuletzt erfolgt die Ausgabe des Basiswert als Summe von Bauwert und Bodenwert.<br />
Ausgabe der Objektwert-Analyse<br />
onOffice bietet die Möglichkeit die Analyse in einfacher oder erweiterter Form auszudrucken.<br />
Nachdem alle für die Berechnung benötigten Daten eingetragen sind, klicken Sie auf „Bewertung<br />
erstellen“.<br />
Zur Auswahl stehen die Wordvorlagen „OWA Version 1“ und „OWA Version 2“. Bei Bedarf haben Sie<br />
die Möglichkeit, die Vorlagen abzuändern oder neu zu erstellen. Nähere Infos dazu kann Ihnen<br />
unser Support mitteilen.<br />
- 304 - www.onOffice.com
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Mehrsprachenmodul<br />
Das Mehrsprachenmodul ist eine Datenbankerweiterung, die Ihnen ermöglicht, Objekte in mehreren<br />
Sprachen anzulegen. Die Datenbankerweiterung dient als Grundlage für die multilinguale<br />
Vermarktung Ihrer Objekte auf Ihrer Internetseite, der Erstellung von mehrsprachigen<br />
Serienmailvorlagen und Exposés in den Formaten Word und PDF.<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
Aktivierung<br />
In den Spracheinstellungen<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Mehrsprachen-Modul,<br />
um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte<br />
kontaktieren Sie dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter Sprache<br />
haben Sie die Möglichkeit, die Datenbankerweiterung für weitere Sprachen zu aktivieren. Eine<br />
Sprache lässt sich durch Klick auf aktivieren. Durch Anklicken des roten -Symbols wird die<br />
jeweilige Datenbankerweiterung wieder deaktiviert.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Objekt in mehreren Sprachen anlegen<br />
Sobald eine oder mehrere Sprachen aktiviert wurden, können diese für Ihre Objekte verwendet<br />
werden. Hierbei unterscheidet man zwei Varianten:<br />
1. Ein neues Objekt wird beim Anlegen automatisch in allen aktivierten Sprachen angelegt<br />
Diese Einstellung kann in den Grundeinstellungen unter dem Punkt „Mehrsprachigkeit“ aktiviert<br />
werden. Gehen Sie dazu auf<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter Allgemein<br />
2. Ein neues Objekt wird beim Anlegen nur in der Standardsprache angelegt<br />
Weitere Sprachversionen des Objekts müssen in den Grunddaten des Objekts manuell angelegt<br />
werden. Folgende Aktionsarten stehen hierfür zur Verfügung:<br />
- 307 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
� Sprachen verwalten: Über diese Funktion in der Aktionsleiste können Sie das Objekt in<br />
einer weiteren Sprache, die unter den Grundeinstellungen aktiviert ist, anlegen. Die<br />
folgenden Sprachmöglichkeiten öffnen sich in einem Popup.<br />
� hinterlegte Sprachauswahl: Diese Anzeige stellt Ihnen die dar, in welchen Sprachen das Objekt<br />
ereits angelegt ist.<br />
� Alle hinterlegten Sprachen hinzufügen: Über diese Funktion in der Aktionsleiste können Sie das<br />
Objekt in allen Sprachen, die in den Grundeinstellungen aktiviert sind, anlegen.<br />
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Mehrsprachen-Wörterbuch<br />
In der Software ist ein Wörterbuch hinterlegt, welches jederzeit erweitert werden kann. Dieses<br />
Wörterbuch ist dafür zuständig, die Feldbezeichnungen auf Webseite und Exposés in der richtigen<br />
Sprache anzuzeigen, sofern eine Übersetzung hinterlegt ist. Während die Übersetzung von<br />
Feldbezeichnungen also über das Wörterbuch erfolgt, müssen folgende Feldinhalte bei jedem<br />
Objekt für jede Sprache manuell übersetzt und eingefügt werden:<br />
Das Wörterbuch<br />
Fehlende Übersetzungen bei Feldbezeichnungen können Sie wie folgt ins Wörterbuch eintragen:<br />
Öffnen Sie das Wörterbuch unter<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Wörterbuch<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Über die Flaggenauswahl auf der rechten Seite können Sie die Sprache auswählen, die Sie für die<br />
Übersetzungen verwenden möchten. Ihre Auswahl wird mit dem Flaggensymbol angezeigt.<br />
Im Feld „Suchen“ können Sie nach Worten suchen, die bereits im Wörterbuch existieren. Bestätigen<br />
Sie Ihren Suchauftrag durch drücken des Buttons "Suchen". Es werden Ihnen alle Möglichkeiten in<br />
der Tabelle unterhalb des Suchfelds angezeigt.<br />
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Bearbeiten Sie Ihre Wörterbucheinträge direkt in der Tabelle. Hierbei können Sie auch mehrere<br />
Einträge bearbeiten. Sichern Sie Ihre Änderungen anschließend über den Button "Sichern".<br />
Die Wörterbuchsuche gibt Ihnen die Möglichkeit nicht nur in Deutsch, sondern in einer, von Ihnen<br />
ausgewählten Sprache, das Wörterbuch zu durchsuchen. Geben Sie in das Suchfeld den gesuchten<br />
Begriff ein. Anschließend können Sie mit einem Klick auf die Flagge links neben dem Suchfeld die<br />
Sprache aussuchen, in der Sie den Begriff suchen.<br />
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Festlegen von nicht variablen Feldern<br />
Felder, deren Inhalte Sie nicht mehrsprachig anlegen möchten, können Sie über die Administration<br />
unter<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Administration<br />
durch Anhaken der Checkbox in der -Spalte festlegen.<br />
Wird die Checkbox angehakt, kann in dieses Feld nur noch ein fester Feldinhalt eingegeben werden.<br />
Der eingegebene Text wird für alle Sprachversionen des Objekts übernommen und nicht mehr<br />
variabel in der jeweiligen Sprache ausgegeben.<br />
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Mehrsprachige Word-Vorlagen<br />
Legen Sie zur einfacheren Kommunikation mit Ihren internationalen Kunden Ihre Wordvorlagen<br />
Mehrsprachig an. Alles Infos hierzu finden Sie unter:<br />
http://onlinehilfe.onoffice.de/mehrsprachigkeit-wordvorlagen.xhtml<br />
Mehrsprachige E-Mail-Vorlagen<br />
Wie bei den Wordvorlagen können Sie auch Ihre E-Mailvorlagen Mehrsprachig angeben. Folgen Sie<br />
hierzu folgendem Link<br />
http://onlinehilfe.onoffice.de/e-mailvorlagen.xhtml<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Mehrsprachige Vermarktung<br />
Um Ihr PDF-Exposé in mehreren Sprachversionen nutzen zu können, muss die Exposévorlage<br />
mehrsprachig in der Software hinterlegt werden. Bitte setzen Sie sich bei Interesse mit Ihrem<br />
vertrieblichen Ansprechpartner bei onOffice in Verbindung.<br />
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Webseite mehrsprachig zu nutzen. Bitte setzen Sie sich bei<br />
Interesse mit Ihrem vertrieblichen Ansprechpartner bei onOffice in Verbindung.<br />
- 315 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Schaufenster-Modul<br />
Das neue onOffice Schaufenster Modul ermöglicht Ihnen von Ihren Objekten Präsentations-PDF-<br />
Dateien zu erstellen, mit denen Sie Ihre Immobilien optimal präsentieren können.<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Mehrsprachen-Modul,<br />
um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte<br />
kontaktieren Sie dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.<br />
- 316 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Erstellung einer Schaufenster-Präsentation:<br />
Wählen Sie aus Ihrer Objektliste, die Immobilien aus, für die Sie eine Schaufenster-Präsentation<br />
erstellen möchten. Aktivieren Sie hierzu den Haken neben dem bzw. den Objekten und wählen Sie<br />
in der Aktionsleiste folgende Funktion aus.<br />
Exposé erstellen >> Schaufenster-Präsentation erstellen<br />
Im Anschluss öffnet sich ein Pop-Up-Fenster, in dem Sie die Schaufenster-Präsentation in zwei<br />
unterschiedlichen Designs erstellen können.<br />
Sie können über den Selektor „Schaufenster-Präsentation 1“ oder „Schaufenster-Präsentation<br />
2“ auswählen. Sobald Sie ein Design ausgewählt haben, bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem<br />
Button: „Erstellen“.<br />
- 317 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Nach der Erstellung der PDF-Datei können Sie nun entscheiden, ob Sie die Schaufenster-<br />
Präsentation speichern oder nur öffnen möchten.<br />
<strong>Einstellungen</strong> im Acrobat Reader<br />
Bitte beachten Sie folgende <strong>Einstellungen</strong> in Ihrem Acrobat-Reader: Sie finden diese im Acrobat<br />
unter Bearbeiten >> Voreinstellungen<br />
� Die Ausgabe ist nur mit dem kostenlosen Acrobat Reader möglich<br />
� Bei der Ausgabe ist unbedingt der Bildschirmschoner zu deaktivieren<br />
� Die markierten <strong>Einstellungen</strong> (s. Screenshot unten) sind entsprechend vorzunehmen<br />
� Zurzeit kann man die Übergangart nicht selbst bestimmen<br />
� mit der Tastenkombination: STRG + L wird die Präsentation gestartet, alternativ kann man<br />
das auch über das Menü >> Anzeige >> Vollbildmodus auswählen<br />
- 318 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong> in der Objektverwaltung<br />
Bitte beachten Sie folgende <strong>Einstellungen</strong> in der Objektverwaltung:<br />
� Objekte, die mehrsprachig in Ihrer Version angelegt sind, werden auch in der Schaufenster-<br />
Präsentation mehrsprachig ausgegeben.<br />
� Die Objektbeschreibung wird automatisch aus dem Freitextfeld „Dreizeiler“ übernommen.<br />
Sollte dieses Feld leer sein, wird der Text aus dem Feld „Beschreibung“ übernommen.<br />
Ansicht Schaufenster-Präsentationen<br />
- 319 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Ausgabe Schaufenster-Präsentation 1:<br />
Ausgabe Schaufenster-Präsentation 2:<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice Benutzerhandbuch<br />
smart 3.0<br />
Teil: Vorlagen<br />
- 321 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Wordvorlagen<br />
Nutzen Sie Wordvorlagen, um Ihren täglichen Schriftverkehr zu vereinfachen. Das geschieht zum<br />
einen durch die einmalige Erstellung von Vorlagen, die Ihnen dann für Ihre gesamte Kommunikation<br />
fertig konfiguriert zur Verfügung stehen. Zum anderen erspart der Einsatz von Macros als Platzhalter<br />
für Daten das mühsame Eingeben von Adresse, Anrede etc.<br />
Vorlage in Word erstellen<br />
Um eine Vorlage in Word zu erstellen, öffnen Sie zunächst Microsoft Word. Gestalten Sie Ihre<br />
Vorlage gemäß Ihren unternehmerischen Vorgaben.<br />
Da Vorlagen vor allem für standardisierte Anschreiben z.B. für mehrere Kunden oder Interessenten<br />
nützlich sind, können Sie auswechselbare Elemente wie Anschrift, Anrede etc. als Word-Makros<br />
einsetzen. onOffice smart wandelt die einzelnen Elemente dann automatisch in Daten aus der<br />
Adressverwaltung um.<br />
Als Beispiel sehen Sie hier den gesamten Briefkopf:<br />
_Firma1 _Firma2<br />
_Anrede _Titel _Vorname _Name<br />
_Strasse<br />
_PLZ _Ort<br />
Eine komplette Liste der verfügbaren Makros finden Sie zum Thema Makroliste . Das gleiche<br />
Prinzip gilt natürlich auch für Ihre Exposé-Vorlagen. Die Makros für die Objektdaten finden Sie<br />
ebenfalls in der Makroliste.<br />
Die Betreffzeile, sowie den Text mit Grußformel schreiben Sie manuell in das Dokument.<br />
Gehen Sie im Wordprogramm auf Datei und wählen Sie „Speichern unter“.<br />
Speichern Sie Ihre Vorlage als Webseite, also als .htm oder .html<br />
Datei ab. Achten Sie bitte darauf, keine Leerzeichen, Satzzeichen<br />
oder Umlaute in dem Dateinamen zu verwenden.<br />
- 322 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Mircosoft Word erstellt automatisch einen Ordner, in dem sich Ihre zur Vorlage zugehörigen Daten<br />
und Bilder befinden.<br />
Die Vorlage, bzw. Ihr Standardanschreiben, ist fertig gestellt und Sie können es in Ihr onOffice<br />
hochladen.<br />
- 323 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Vorlage speichern<br />
Um Ihre Vorlage in smart zu hinterlegen, muss sie zunächst in Word erstellt und als Web-Datei<br />
abgespeichert werden.<br />
Zum Abspeichern der Vorlage gehen Sie in die Vorlagenverwaltung unter<br />
Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien<br />
Im linken Fenster sehen Sie die bereits von onOffice vorgeschlagenen Vorlagen.<br />
Um eine neue Vorlage in onOffice zu importieren, klicken Sie auf das "Neuer Datensatz"-Symbol .<br />
- 324 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Klicken Sie auf „Durchsuchen“ und laden Sie die .html-Datei hoch. Klicken Sie dann auf „Sichern“.<br />
Im Verlauf des Hochladens wird das System Sie eventuell nach weiteren Dateien und Bildern fragen.<br />
Laden Sie diese Dateien ebenfalls hoch.<br />
Vorlage abspeichern<br />
Tragen Sie den Titel, z. B. Angebot_Immobilie, in das dafür vorgesehene Feld. Klicken Sie dann auf<br />
„Sichern“. Die neue Vorlage erscheint links unter den Allgemeinen Wordvorlagen und kann nun<br />
genutzt werden.<br />
- 325 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Möchten Sie Ihre Vorlage in einen anderen Ordner abspeichern, geben Sie im Feld „Ordner“ den<br />
gewünschten Ordnernamen ein. Ist es ein neuer Ordnername, erscheint der neue Ordner<br />
automatisch im linken Feld. Wählen Sie einen bereits vorhandenen Ordner, ordnet sich die Vorlage<br />
hier automatisch unter.<br />
Um die vorhandenen Ordner umzubenennen, klicken Sie einfach im linken Feld auf den<br />
umzubenennenden Ordner.<br />
- 326 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Word-Upload installieren<br />
Mit dem Tool „Word-Upload“ sind Sie in der Lage, ihre Word-Vorlagen individuell zu gestalten und<br />
abzusichern. Auch die Bearbeitung bereits bestehender Vorlagen ist möglich - ebenso der<br />
individuelle Nachweis in den Aktivitäten. Ihre Dokumente werden dabei nicht wie die normalen<br />
Vorlagen stets neu generiert, sondern bleiben so individuell hinterlegt.<br />
Gehen Sie dazu auf<br />
www.onoffice.de/download.xhtml<br />
Wir bieten für Word 2003, 2007 sowie 2010 den Word-Upload an. Hier können Sie sich Ihre Version<br />
entsprechende herunterladen.<br />
Speichern Sie die Datei auf Ihrem Rechner ab und entpacken Sie die Datei mit einer gängigen<br />
Software wie z.B. Winzip oder Winrar.<br />
Schließen Sie vor der Installation alle Programme!<br />
Öffnen Sie den Ordner und machen einen Doppelklick Sie auf „Setup“. Das Programm wird<br />
installiert.<br />
Die von Ihnen zu installierenden Programme (abweichender Name je nach Installationsversion)<br />
sind:<br />
Sollte die Installation an irgendeinem Punkt abbrechen, müssen<br />
die Patches einzeln installiert werden. Führen Sie dazu, wie in der<br />
folgenden Abbildung beschrieben, die Dateien aus den<br />
Unterordnern aus. Anschließend muss der Wordupload über<br />
Ausführen der Datei "WorduploadEinrichten.msi" installiert<br />
werden.<br />
- 327 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Anschließend muss die Datei "WordUploadEinrichten" ausgeführt werden, um den Word-Upload zu<br />
installieren.<br />
Word-Upload in onOffice einbinden<br />
Öffnen Sie Ihr Word-Programm und klicken Sie im oberen Menü auf „Add-Ins“. Es öffnet sich links<br />
ein Fenster.<br />
Klicken Sie auf „onOffice-Settings“.<br />
- 328 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Geben Sie Ihre Zugangsdaten für onOffice ein. Die Felder für den Proxy müssen nicht ausgefüllt<br />
werden. Klicken Sie auf „OK“. Das onOffice Word-Upload Tool ist nun installiert.<br />
- 329 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Word-Upload nutzen<br />
Im Folgenden lernen Sie das Word-Upload Tool anhand von drei Anwendungsbeispielen kennen:<br />
a) Exposé individuell gestalten<br />
b) Bereits hochgeladene Vorlagen bearbeiten<br />
c) Spezifische Nachweise in den Aktivitäten speichern<br />
Exposé individuell gestalten<br />
Um ein Exposé individuell zu gestalten, gehen Sie auf<br />
Objektverwaltung >> Objektauswahl >> Vermarktung<br />
Wählen Sie per Doppelklick die Vorlage aus, die Sie individuell verändern möchten.<br />
- 330 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Ihr Wordprogramm öffnet sich. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen an Ihrer Vorlage vor.<br />
Sie können die Texte verändern, Bilder neu hochladen, verschieben, in der Größe verändern etc.<br />
Sind Ihre Änderungen eingegeben, gehen Sie auf Add-Ons in der oberen Menüleiste und dann auf<br />
onOffice-Upload.<br />
Klicken Sie zur Aktualisierung der Einträge in onOffice erneut auf den Karteireiter „Vermarktung“.<br />
Das Sternchen kennzeichnet ein individuell hochgeladenes Exposé. Bei jedem Versand des<br />
Wordexposés zu diesem Objekt wird nun das angepasste Exposé verwendet.<br />
Vorsicht bei Änderungen einer Angabe zum Objekt, wie z. B. dem<br />
Kaufpreis. Im individuell hochgeladenen Exposé sind die Werte<br />
fest gespeichert. Es findet keine weitere Makroersetzung statt, so<br />
dass weiterhin der alte Kaufpreis erscheint.<br />
Bereits hochgeladene Vorlagen bearbeiten<br />
Um schon bestehende Vorlagen zu bearbeiten, gehen Sie auf<br />
Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien<br />
Wählen Sie die zu verändernde Vorlage aus und klicken Sie auf „Bearbeiten“.<br />
- 331 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Ihr Word-Programm öffnet sich automatisch. Geben Sie die gewünschten Änderungen ein und laden<br />
Sie das Dokument unter „Add-Ins“ mit Klick auf „onOffice-Upload“ hoch.<br />
Spezifische Nachweise in den Aktivitäten speichern<br />
Um Briefe so in den Aktivitäten zu hinterlegen, wie sie auch ausgedruckt wurden, muss nach dem<br />
Ausdruck einmal der Wordupload betätigt werden. Damit wird das Dokument wieder auf den<br />
onOffice-Server hochgespielt. Wurde die Vorlage beim Aufruf auch mit einem Objekt verknüpft,<br />
finden Sie auch einen Eintrag im Maklerbuch des entsprechenden Objekts.<br />
- 332 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Word Templates anlegen<br />
Für Ihre Word Vorlagen können Templates angelegt werden. Ein Template enthält eine Kopf- und<br />
Fußzeile, worin z.B. das Firmenlogo und die Adresse stehen können. Ihre bestehenden Word<br />
Vorlagen können später mit diesem Template verknüpft werden. Beim Erzeugen der verknüpften<br />
Vorlagen wird dann auf die Kopf- und Fußzeile der Template-Datei zugegriffen. So können Sie mit<br />
Hilfe von Templates Ihr Logo oder sogar Briefpapier in einer einzigen (Template-) Datei speichern.<br />
Alle übrigen Vorlagen können dann auf diesem Template aufbauen. Ändert sich jetzt z.B. das Logo<br />
Ihrer Firma, muss diese Änderung nur in der Template-Datei gemacht werden.<br />
Ein Template anlegen und hochladen<br />
Erstellen Sie ein Word Dokument mit den gewünschten Angaben in Kopf- und Fußzeile. Hier kann<br />
z.B. Ihr Logo eingefügt werden. Beachten Sie, dass Makros in Kopf- und Fußzeile nicht ersetzt<br />
werden. Speichern Sie die Datei anschließend als Datei-Art „Webseite“ in einem Ordner Ihrer Wahl<br />
(vergleichen Sie hierzu auch den Punkt „Vorlage in Word erstellen“).<br />
Klicken Sie in onOffice unter „Bearbeiten > Vorlagen/Dateien“ auf das weiße Blatt, um eine neue<br />
Vorlage anzulegen. Wählen Sie unter Datei-Art das „Template“ aus. Nach Angabe des Titels und dem<br />
Pfad zur Word-Datei kann die Datei hochgeladen werden. Verfahren Sie hierbei wie unter dem Punkt<br />
„Vorlage in Word erstellen“ beschrieben.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Eine Vorlage mit einem Template verknüpfen<br />
Wählen Sie jetzt unter „Bearbeiten > Vorlagen/Dateien“ eine der Word Vorlagen, die mit dem<br />
Template verknüpft werden soll. Auf der rechten Seite können Sie jetzt unter dem Punkt „Template“<br />
das soeben hochgeladene Template auswählen. Sichern Sie Ihre Auswahl anschließend. Beim<br />
nächsten Aufruf dieser Vorlage werden die Kopf- und Fußzeile dieses Dokuments ignoriert. Es<br />
werden die Kopf- und Fußzeile des verknüpften Templates eingebunden.<br />
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Aktualisieren bereits verknüpfter Vorlagen<br />
Sie haben Ihr erstes Template erstellt und wollen es jetzt mit den bestehenden Vorlagen<br />
verknüpfen? Damit Sie den oben beschriebenen Vorgang nicht für alle Vorlagen erneut durchführen<br />
müssen, kann beim Hochladen der Template-Datei unter „Aktualisierung“ der Punkt „Alle Vorlagen<br />
aktualisieren“ ausgewählt werden. Das Verknüpfen der einzelnen Vorlagen entfällt damit.<br />
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PDF und HTML Exposés<br />
Exposé-Vorlagen stellen wir für Sie auch im HTML oder PDF-Format bereit. Änderungen der<br />
Standardvorlagen bei PDF und HTML Exposés übernimmt für Sie unser Entwicklungsteam.<br />
Kontaktieren Sie uns dazu bitte unter support@onoffice.de.<br />
Grundeinstellungen<br />
Einige <strong>Einstellungen</strong> bei PDF und HTML Exposés können Sie selbst vornehmen. Gehen Sie dazu auf<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter: Exposé<br />
Logo hochladen<br />
Sie können auch in PDF oder HTML Exposé Ihr Firmenlogo darstellen. Klicken Sie auf „Durchsuchen“<br />
und laden Sie Ihr Logo im Format *.jpg oder *.png hoch.<br />
Generell gilt: Je größer Ihre Logo-Vorlage, desto besser ist die Darstellung auf den Unterlagen.<br />
Empfohlen wird eine Mindestbreite von 800 Pixel bis 1000 Pixel.<br />
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Auch können Sie wählen, ob Sie Ihr Logo im Exposé Digest vertikal oder horizontal abgebildet haben<br />
möchten.<br />
Farbgebung<br />
Folgende PDFs können Sie mit einer eigenen Farbgebung in Haupt- und Nebenfarbe beeinflussen:<br />
a. Farbig kurz/Farbig lang<br />
b. Exposé onOffice (kurz/ Exposé onOffice (lang)<br />
Geben Sie dazu einfach die Hexadezimalwerte ein oder wählen Sie über die Farbpalette die für Sie<br />
passende Farbe aus.<br />
Sie haben einen Unternehmensclaim, einen Slogan, der die Tätigkeiten Ihres Unternehmens auf den<br />
Punkt bringt? Bei den Exposés Farbig kurz/lang lässt sich Ihr Claim zusätzlich anzeigen.<br />
Rechtshinweis<br />
Sie können einen Rechtshinweis auf Ihren PDF und HTML Exposés einbinden. Aktivieren Sie dazu<br />
einfach das Kästchen „einblenden“ und nutzen Sie den vorgeschlagenen Rechtshinweis bzw. geben<br />
Sie einen eigenen Text ein.<br />
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PDF-Exposé per Link<br />
Die PDF-Exposés können dem Interessenten auch per Link übermittelt werden. So müssen Sie keine<br />
großen Datenmengen versenden und der Interessent muss Ihre AGB´s akzeptieren, bevor er Zugriff<br />
auf das Exposé hat.<br />
Wählen Sie wie gewohnt ein Exposé aus, sowie jeweils (mindestens) eine Adress- und<br />
Objektzuordnung. Sobald das Makro „_PDFLink“ in der eMail vorhanden ist, wird das Exposé nicht<br />
angehängt, sondern ein Link generiert. Über diesen Link hat der Interessent dann Zugriff auf das<br />
Exposé.<br />
Zunächst müssen jedoch die (in den Grundeinstellungen hinterlegten) AGB´s akzeptiert werden, um<br />
Zugriff auf das Exposé zu erhalten.<br />
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Sobald die AGB‘s akzeptiert wurden, kann das Exposé vom Interessenten heruntergeladen werden<br />
und der Betreuer der Adresse erhält eine Bestätigung per E-Mail.<br />
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E-Mail Vorlagen<br />
Mit onOffice smart können Sie auch bequem E-Mail-Vorlagen erstellen. Um eine neue Vorlage zu<br />
erstellen, gehen Sie auf<br />
Bearbeiten >> Vorlagen / Dateien<br />
Im linken Fenster sehen Sie die bereits von onOffice vorgeschlagenen Vorlagen.<br />
Klicken Sie auf das "Neuer Datensatz"-Symbol .<br />
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Wählen Sie unter Art der Vorlage „E-Mail-Vorlage“.<br />
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Wählen Sie Titel und Ordner Ihrer E-Mail-Vorlage. Ist es ein neuer Ordnername, wird der neue Ordner<br />
automatisch erstellt und die Vorlage untergeordnet. Wählen Sie einen bereits vorhandenen Ordner,<br />
ordnet sich die Vorlage hier automatisch unter.<br />
Unter E-Mail-Typ entscheiden Sie, ob Ihr Kunde die E-Mail als Text oder als HTML bekommen soll.<br />
Text: Der E-Mail-Typ „Text“ ist voreingestellt. Geben Sie Ihren E-Mail-Text und ggf. Makros in die<br />
Textfelder Betreff und Inhalt ein und klicken Sie auf „Sichern“.<br />
HTML: Wählen Sie den E-Mail-Typ „HTML“. Automatisch öffnet sich ein HTML-Editor. Um Ihre E-Mail<br />
in HTML zu erstellen, benötigen Sie grundlegende Kenntnisse der Programmiersprache HTML.<br />
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Privat: Wenn Sie Ihre Vorlage auf “privat” schalten, ist diese nur für Sie sichtbar. Da nur Sie diese<br />
Vorlagen sehen, können auch nur Sie diese Vorlagen bearbeiten.<br />
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Vorlagen: Mehrsprachigkeit<br />
In onOffice haben Sie die Möglichkeit Vorlagen in mehreren Sprachen anzulegen. Dazu muss das<br />
onOffice Mehrsprachenmodul aktiviert sein. Bei Interesse daran wenden Sie sich bitte an den<br />
onOffice Vertrieb oder erwerben Sie das Modul über das Shopping-Center.<br />
Bitte beachten Sie, dass es sich bei dem Mehrsprachen-Modul,<br />
um ein kostenpflichtiges Zusatzmodul handelt. Bitte kontaktieren<br />
Sie dazu Ihren vertrieblichen Ansprechpartner.<br />
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E-Mailvorlage in weiteren Sprachen anlegen<br />
So legen Sie eine E-Mail-Vorlage in mehreren Sprachen an:<br />
� Erstellen Sie die Vorlage zunächst in deutscher Sprache<br />
� Wählen Sie die Vorlage jetzt aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Als Muster"<br />
� Wählen Sie im folgendem Dialog "E-Mailvorlage" in anderer Sprache anlegen<br />
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� Im Folgenden wird die Vorlage kopiert und als Dokument der gewünschten Sprache<br />
ausgewiesen. Eine Übersetzung erfolgt hiermit noch nicht automatisch.<br />
� Wählen Sie die neu angelegte Sprache der Vorlage aus und klicken Sie auf „Bearbeiten"<br />
- 346 - www.onOffice.com
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� Eine Übersetzung der Vorlage muss jetzt von Ihnen eingepflegt werden. Die Makros bleiben<br />
wie in der Originalvorlage bestehen. Wenn z.B. der Objekttitel eingesetzt wird, greift onOffice<br />
smart bei der Übersetzung auf den Titel des englischen Objekts zurück. Speichern Sie<br />
anschließend die Vorlage.<br />
� Das Anlegen der ersten Übersetzung ist hiermit abgeschlossen. Wenn die Vorlage in weiteren<br />
Sprachen angelegt werden soll, wiederholen Sie die Schritte.<br />
- 347 - www.onOffice.com
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Wordvorlage in mehreren Sprachen<br />
So legen Sie eine Word-Vorlage in mehreren Sprachen an:<br />
� Erstellen Sie die Vorlage zunächst in deutscher Sprace><br />
� Wählen Sie die Vorlage jetzt aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „Als Muster“.<br />
� Wählen Sie im folgenden Dialog "Vorlage in anderer Sprache an<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
� Wählen Sie im folgenden Popup Fenster „Mit der Standard-Anwendung öffnen (Microsoft<br />
Office Word)“<br />
� Die Vorlage öffnet sich jetzt in Microsoft Word. Pflegen Sie die gewünschte Übersetzung ein<br />
und führen Sie den onOffice-Upload aus. Eine Übersetzung der Makros ist nicht erforderlich.<br />
� Nach dem Upload ist die Vorlage in der gewünschten Sprache angelegt. Führen Sie die<br />
Schritte für eine weitere Übersetzung erneut aus.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Makro-Liste<br />
Mithilfe unterschiedlicher Makros können Sie Ihren Arbeitsalltag einfacher und schneller gestalten.<br />
Die hinterlegte Liste zeigt Ihnen alle Makros und deren Anwendungsfunktionen. Setzen Sie die<br />
Makros in Ihren E-Mail-Vorlagen, Briefen, Exposés usw. sinnvoll ein und lassen Sie die Software für<br />
Sie arbeiten.<br />
Unter<br />
Menü Fragezeichen "?" >> Makro-Liste<br />
finden Sie die Übersicht aller Makros.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Einrichtung<br />
Mit Hilfe von onOffice smart übergeben Sie gespeicherte Immobilien-Objekte bequem und einfach<br />
an zahlreiche Immobilienportale im Internet. Der Clou: Sie pflegen die Objektdaten nur ein einziges<br />
Mal in Ihr onOffice ein – mit einem Mausklick können Sie Ihre Objekte inklusive aller relevanten<br />
Daten und ausgewählten Bilder zu den gewünschten Portalen übertragen.<br />
Im Kapitel „Einrichtung“ finden Sie Hilfen zur Anbindung weiterer Portale. Welche Zugangsdaten<br />
werden benötigt? Wie kann ich die Schnittstelle aktivieren? Was sind FTP-Zugangsdaten?<br />
Wenn Sie bereits Erfahrung mit anderer Makler Software haben, können Sie den Schnelleinstieg<br />
wählen. Allen anderen Benutzer sei hiermit empfohlen, das komplette Kapitel zu lesen, um so ein<br />
besseres Verständnis für die teilweise verwendeten Fachbegriffe zu entwickeln.<br />
- 351 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Schnelleinstieg<br />
Für die fortgeschrittenen Benutzer sind hier die nötigen Schritte für die Portaleinrichtung aufgelistet.<br />
Eine detailliertere Anleitung finden Sie in den Abschnitten „Zugangsdaten“ und „FTP-Zugang<br />
einrichten“.<br />
� 1. Erfragen Sie beim Portal Ihre FTP-Zugangsdaten. Teilen Sie dort mit, dass Sie ab sofort Ihre<br />
Objekte mit der onOffice Software übertragen wollen.<br />
� 2. Wechseln Sie in onOffice in die Portaleinstellungen<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Portaleinstellungen<br />
Wählen Sie dort aus über 100 europaweiten Portalen das gewünschte Portal aus.<br />
� 3. Suchen Sie Ihr gewünschtes Portal aus der Portalliste. Zur Erleichterung können Sie die<br />
Portale nach Liste alphabetisch nach "Name", "Preis" sowie "Portalsprache" filtern. Sollte<br />
das gesuchte Portal nicht erscheinen, so können Sie über die freien Schnittstellen dieses<br />
Portal zusätzlich einrichten.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
� 4. Aktivieren Sie das Portal und tragen die Zugangsdaten in die dafür vorgesehenen Felder<br />
ein. Sichern Sie Ihre Eingaben. Der FTP-Zugangsdatencheck verrät Ihnen, ob die Verbindung<br />
hergestellt werden kann.<br />
� 5. Die Schnittstelle ist eingerichtet. Das Portal steht Ihnen ab sofort in der Vermarktung der<br />
Objekte zur Verfügung.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Zugangsdaten<br />
Um ein neues Portal einzurichten, benötigen wir in der Regel Ihre FTP-Zugangsdaten, damit wir die<br />
Objekte dorthin überspielen können. Ausnahmen bilden einige kostenlose Portale, die sich in der<br />
Software einfach aktivieren lassen, da die Zugangsdaten bereits hinterlegt sind. Teilweise ist eine<br />
Anmeldung beim Portal erforderlich.<br />
Welche Daten Sie für die Einrichtung benötigen, entnehmen Sie bitte den jeweiligen<br />
Portaleinstellungen. Rufen Sie zunächst die <strong>Einstellungen</strong> zum gewünschten Portal auf:<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Portaleinstellungen<br />
- 354 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Wählen Sie in der Liste das Portal zu dem Sie die Schnittstelle aktivieren wollen. Im folgenden<br />
Beispiel ist das der Immobilienscout24. Nachdem Sie das Portal angeklickt haben, erscheinen die<br />
Eingabefelder zur Einrichtung der Schnittstelle. Über die Schaltfläche „mehr über das Portal“<br />
können Sie weitere Infos zur Einrichtung abrufen.<br />
- 355 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Schnittstelle aktivieren<br />
Nachdem Sie die Daten vom Portal erhalten haben, tragen Sie diese in den <strong>Einstellungen</strong> ein.<br />
Wechseln Sie dazu wieder in die Portaleinstellungen („Extras > <strong>Einstellungen</strong>“) und wählen das<br />
gewünschte Portal aus.<br />
Aktivieren Sie das Portal und füllen Sie die benötigten Felder aus. Nach dem Sichern zeigt Ihnen der<br />
FTP-Zugangsdatencheck auf der rechten Seite, ob onOffice mit den eingetragenen Daten eine<br />
Verbindung herstellen kann. Der Zugangsdatencheck sollte dann wie folgt aussehen:<br />
Die Einrichtung ist damit beendet und das Portal steht Ihnen ab sofort in der Vermarktung der<br />
Objekte zur Verfügung.<br />
Wenn keine FTP-Verbindung hergestellt werden kann, kontaktieren Sie bitte zunächst das Portal und<br />
erkundigen sich, ob der Zugang mit diesen Daten vielleicht noch nicht aktiviert wurde. Wenn das der<br />
Fall ist, hilft Ihnen unser Support gerne weiter.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong> in den Portalschnittstellen<br />
In den meisten Fällen benötigen Sie folgende Angaben:<br />
� Anbieternummer (Ihre Kundennummer beim Portal). Mit Hilfe der Kundennummer kann das<br />
Portal Ihre Objekte dem richtigen Benutzerkonto zuweisen.<br />
� FTP-Server (Host-Adresse). Der Server des Portals empfängt die Daten die Sie aus onOffice<br />
schicken.<br />
� FTP-User (FTP-Benutzer). Hiermit erfolgt die Anmeldung am Server des Portals.<br />
� FTP-Passwort (FTP-Kennwort)<br />
� FTP-Ordner (Verzeichnis auf dem Server). Sofern nichts anderes angegeben ist, steht hier nur<br />
ein Slash /.<br />
Folgende <strong>Einstellungen</strong> können Sie zudem vornehmen:<br />
� Sprache: Benutzer mit Mehrsprachenmodul können hier auswählen, in welcher Sprache die<br />
Objektdaten zum Portal übertragen werden<br />
� Begrenzung: Sie können die Anzahl der Objekte bestimmen die onOffice maximal zum Portal<br />
übertragen soll. Beachten Sie, dass onOffice hierfür keine Gewähr übernimmt.<br />
� Objektrotation: Lesen Sie mehr dazu in unserem Kapitel zur Objektrotation.<br />
� Bilder Export mit Wasserzeichen: Sofern Sie unter "Extras" >> "<strong>Einstellungen</strong>" den Text für ein<br />
Wasserzeichen eingefügt haben, können Sie hiermit pro Portal bestimmen, ob das<br />
Wasserzeichen in allen Bilder mit übertragen wird.<br />
- 357 - www.onOffice.com
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Besonderheiten<br />
Kostenlose Portale<br />
Bei den kostenlosen Portalen muss oft nur ein Häkchen gesetzt werden, damit das Portal aktiv ist.<br />
Die Anbieternummer wird in diesem Fall von onOffice vergeben. Wenn allerdings das Feld<br />
„Anbieternummer“ erscheint, dann muss diese vom Portal erfragt werden. Bitte entnehmen Sie den<br />
Portalinformationen, ob eine Anmeldung erforderlich ist.<br />
Freie Portalschnittstellen<br />
In der Liste mit den zur Verfügung stehenden Portalen gibt es unter anderem die freien Portale 1-32.<br />
Diese Schnittstellen können für beliebige Portale benutzt werden, die in unserer Liste noch nicht<br />
auftauchen. Beachten Sie dabei, dass das freie Portal5 das CSV-Format vom Immobilienscout<br />
exportiert und für andere Portale nicht benutzt werden kann.<br />
- 358 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
onOffice Benutzerhandbuch<br />
smart 3.0<br />
Teil: Extras<br />
- 359 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
Die <strong>Einstellungen</strong> Ihrer Software sind so vorgenommen, dass Sie mit onOffice optimal arbeiten<br />
können. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Feineinstellungen in Ihrer onOffice<br />
Anwendung vorzunehmen. Die integrierte Benutzerverwaltung bietet Ihnen die Anlage von<br />
Benutzern inklusive Vergabe der individuellen Rechte. Über die Administration ändern bzw. die<br />
Felder der Eingabemasken, ändern die Menüs etc.<br />
Grundeinstellungen<br />
Mit onOffice smart können Sie grundsätzliche <strong>Einstellungen</strong> vornehmen, um Ihre Software optimal<br />
an Ihren Bedarf anzupassen. Um die Grundeinstellungen zu modifizieren, gehen Sie auf<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Grundeinstellungen<br />
- 360 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Grunddaten<br />
Geben Sie hier Ihre kompletten Stammdaten ein. Sollten Sie bei Ihren Objekten keinen<br />
Ansprechpartner hinterlegt haben, werden automatisch Ihre Stammdaten in den Portalen als<br />
Ansprechpartner hinterlegt.<br />
- 361 - www.onOffice.com
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Impressum<br />
Sie haben Ihre Website über onOffice erstellen lassen? Dann werden die Angaben im Bereich<br />
Impressum auf Ihrer Homepage angezeigt.<br />
Rechtshinweis<br />
Der hier eingetragene Rechtshinweis wird in den Exposés dargestellt und kann außerdem per Makro<br />
_Rechtshinweis in jede gewüsnchte Vorlage eingebunden werden.<br />
AGB<br />
Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre AGB´s als PDF-Dokument hoch zu laden. Diese AGBs werden<br />
dann bei der Adressvervollständigung und zur Bestätigung der Exposé-Ansicht mit gesendet. Wenn<br />
Sie hier Ihre AGBs hinterlegen, wird dieses PDF-Dokument in der PDF-Link-Ansicht zum Download<br />
angeboten. Wurden keine AGBs hochgeladen wird der Rechtshinweis aus den Grundeinstellungen<br />
dargestellt.<br />
- 362 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Allgemein<br />
Die allgemeinen <strong>Einstellungen</strong> dienen den Feineinstellungen rund um Ihre Objekte und die Portale.<br />
Portaleinstellungen<br />
Aktion „Objekt in allen Portalen aktualisieren“ bezieht sich auf:<br />
Alle angehakten Portale: Objekte werden nur in den Portalen aktualisiert, die gekennzeichnet sind<br />
Alle Portale: Objekte werden in allen verfügbaren Portalen aktualisiert<br />
Adresse für Importberichte:<br />
Haben Sie ein Objekt zu einem Portal übertragen und es passt z. B. die Postleitzahl nicht zum Ort,<br />
dann können die Portale Ihr Objekt nicht korrekt importieren. Tragen Sie hier eine Email-Adresse ein,<br />
an die der Importbericht zu fehlgeschlagenden Importen gesendet werden soll.<br />
- 363 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong> für Bilder<br />
Wasserzeichen:<br />
Sie können Ihre Bilder durch ein Wasserzeichen vor Missbrauch schützen – in der Grund-Version<br />
von onOffice smart klicken Sie dazu in das vorgesehene Feld und geben Ihren Namen o.ä. ein, in der<br />
Pro-Version können Sie eine zweite Zeile eingeben.<br />
Bilderrahmen:<br />
Sie möchten einen farbigen Rahmen um Ihre Bilder? Klicken Sie einfach auf Farbpalette und<br />
wählen Sie Ihre bevorzugte Farbe aus. Auch die Breite der Bilderrahmen können Sie angeben – wir<br />
empfehlen hier nicht mehr als 5 Pixel. Aktivieren Sie die Bildrahmenfunktion und alle Bilder haben<br />
den gewünschten Rahmen.<br />
Bildformat:<br />
Die Breite Ihrer eingestellten Bilder sollte 600 Pixel nicht unterschreiten, da die Darstellung sonst zu<br />
unscharf bzw. verzerrt werden könnte.<br />
neue Bilder:<br />
Ob für Portale, die eigene Homepage oder für Exposés: Auch das Ziel Ihres Uploads für Ihre Bilder<br />
können Sie grundsätzlich vorab bestimmen – so sparen Sie sich in Zukunft zusätzliche Mausklicks,<br />
wenn Sie Ihre Immobilien einstellen.<br />
- 364 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Sonstiges<br />
Exposé und Anschreiben:<br />
Wählen Sie hier aus, ob Anschreiben und Exposé jeweils in einem separaten Dokument oder in<br />
einem einzelnen geöffnet bzw. gespeichert werden sollen.<br />
Inaktive Adresse rot markieren:<br />
Geben Sie hier den Zeitraum ein, wann Ihre inaktiven Adressdatensätze rot markiert werden sollen.<br />
Das heißt, wenn in ihrem angegeben Zeitraum keinerlei Aktivitäten stattgefunden haben, werden<br />
diese Datensätze rot dargestellt.<br />
Automatische Suchkriterien:<br />
Wird eine eMail einer Adresse und einem Objekt zugeordnet, wird im Adressdatensatz ein<br />
Suchkriterium angelegt. Die Werte des Suchkriteriums entsprechen den Daten des zugeordneten<br />
Objektes, bei numerischen Werten wird ein Bereich von +/- 10% eingetragen. In dem Suchkriterium<br />
wird eine Umkreissuche um das zugeordnete Objekt mit einem Radius von 10Km eingetragen. Diese<br />
Werte können Sie Ihren Bedürfnissen anpassen.<br />
Benutzerpasswörter<br />
Geben Sie hier bei Bedarf einen Wert ein, der den gewünschten Ablauf Ihrer Passwörter<br />
kennzeichnet. Bei Ablauf erhalten Sie automatisch eine Mitteilung.<br />
- 365 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Newslettertext<br />
Definieren Sie hier den Newslettertext, der bei dem hinterlegten Formular der Adress-<br />
Vervollständigung ausgegeben werden soll.<br />
E-Mail <strong>Einstellungen</strong><br />
Sie können hier eine Text oder HTML Standard Signatur für den E-Mail Versand hinterlegen. Zudem<br />
können Sie über den Hyperlink "Makros" direkt auf die Makroliste zugreifen.<br />
Feiertage verschiedener Länder im Kalender<br />
Sie haben hier die Möglichkeit sich für die Länder Italien, Österreich, Schweiz, Spanien und<br />
Deutschland die Feiertage im Kalender anzeigen zu lassen. Damit diese anzeigt werden, markieren<br />
Sie einfach die entsprechenden Länder und sichern dann die Auswahl. Dann werden die Feiertage<br />
im Kalender rot dargestellt.<br />
- 366 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong> für Objekte<br />
Objektnummer eingeben<br />
Sie können die Objektnummern mit einem Präfix versehen, d.h. Sie definieren zusätzlich über<br />
Buchstaben oder Zahlen die Objektnummer, z. B. DRM... fortlaufende Nummer. Alternativ können<br />
auch die Kürzel des jeweiligen Benutzers automatisch vorangestellt oder nach der fortlaufenden<br />
Nummer genannt werden.<br />
Start für fortlaufende Nummer:<br />
Geben Sie hier die Zahl ein, mit der die fortlaufenden Objektnummern beginnen sollen.<br />
Automatische Feldberechnung aktivieren:<br />
Bezieht sich auf Angaben wie interne Preis- oder Kosteneingaben, so wird z.B. der Kostenaufwand<br />
(Porto, sonstige Aufwände) für einen Kunden automatisch addiert.<br />
Objekt archivieren:<br />
Tragen Sie hier einen Text ein, der Angaben zum archivierenden Objekt macht. Dieser Text wird bei<br />
der Archivierung des Objekts als Popup-Fenster angezeigt.<br />
- 367 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Objekt Freitexte:<br />
Die Portale geben unterschiedlichen Platz für Ihre Objekttexte frei. Sie sollten die Voreinstellung für<br />
den Objekttitel auf 100 Zeichen belassen – die Beschränkung der Freitexte sorgt dafür, dass Ihre<br />
Texte nicht nur teilweise auf den Portalen erscheinen (empfohlen 1000 Zeichen).<br />
Objekt-Ampelsystem<br />
Um den Status Ihrer Objekte auf einen Blick in der Listenansicht zu prüfen, kann ein Ampelstatus<br />
aktiviert werden. So ist auf den ersten Blick ersichtlich, welche Objekte seit längerer Zeit nicht mehr<br />
bearbeitet wurden.<br />
- 368 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Weitere <strong>Einstellungen</strong><br />
Pflichtfelder:<br />
Bei Aktivierung des Pflichtfeldes „Ansprechpartner beim Objekt“ ist jeder Benutzer verpflichtet,<br />
einen Ansprechpartner anzugeben. Ist kein Ansprechpartner angegeben, werden automatisch die<br />
Stammdaten eingesetzt.<br />
Bei Aktivierung des Pflichtfeldes „Eigentümer beim Objekt“ ist jeder Benutzer verpflichtet einen<br />
Eigentümer Datensatz zu verknüpfen.<br />
Geo Validierung:<br />
Bei Eingabe von Adressdaten werden Ihnen zur Erleichterung der korrekten Eingabe die z. B. zu<br />
bestimmten Postleitzahlen zugehörigen Städte vorgeschlagen.<br />
kautionsfrei.de:<br />
Durch das Vermitteln der Kautionsbürgschaft von unserem Kooperationspartner kautionsfrei.de<br />
bieten Sie Ihren Kunden ein attraktives und innovatives Angebot, mit dem der Kunde nicht nur Geld<br />
spart, sondern auch finanziell flexibel bleibt. Registrieren Sie sich über folgendes Faxformular und<br />
Sie erhalten im Anschluss Ihren persönlichen Aktionscode, den Sie in Ihren Grundeinstellungen<br />
hinterlegen.<br />
Mehrsprachigkeit:<br />
Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, werden automatisch alle Objektein den aktivierten<br />
Sprachen angelegt.<br />
- 369 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Exposé<br />
Exposé-Vorlagen stellen wir für Sie auch im HTML oder PDF-Format bereit. Änderungen der<br />
Standardvorlagen bei PDF und HTML Exposés übernimmt für Sie unser Entwicklungsteam.<br />
Kontaktieren Sie uns dazu bitte unter support@onoffice.de.<br />
Logo hochladen<br />
Sie können auch in PDF oder HTML Exposé Ihr Firmenlogo darstellen. Klicken Sie auf „Durchsuchen“<br />
und laden Sie Ihr Logo im Format *.jpg oder *.png hoch.<br />
Generell gilt: Je größer Ihre Logo-Vorlage, desto besser ist die Darstellung auf den Unterlagen.<br />
Empfohlen wird eine Mindestbreite von 800 Pixel bis 1000 Pixel.<br />
An dieser Stelle können Sie wählen, ob das Logo im Hoch-, oder Querformat eingebunden werden<br />
soll und an welcher Stelle das Logo eingebunden werden soll (links/mitte/rechts).<br />
Farbgebung<br />
Folgende PDFs können Sie mit einer eigenen Farbgebung in Haupt- und Nebenfarbe beeinflussen:<br />
a. Farbig kurz/Farbig lang<br />
b. Exposé onOffice (kurz/ Exposé onOffice (lang)<br />
- 370 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Geben Sie dazu einfach die Hexadezimalwerte ein oder wählen Sie über die Farbpalette die für Sie<br />
passende Farbe aus.<br />
Sie haben einen Unternehmensclaim, einen Slogan, der die Tätigkeiten Ihres Unternehmens auf den<br />
Punkt bringt? Bei den Exposés Farbig kurz/lang lässt sich Ihr Claim zusätzlich anzeigen.<br />
PDF Vorlagen bearbeiten<br />
Wenn Sie neben den Exposés auf das Bearbeiten-Symbol klicken, öffnet sich unter der<br />
Auswahlliste die Einstellung für das Firmenlogo. Hier kann die Höhe und die Breite für das Logo<br />
angegeben werden.<br />
- 371 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Sonstiges<br />
Unter dem Karteireiter „Sonstiges“ aktivieren Sie verschiedene Funktionen, die für Ihre individuelle<br />
Arbeitsweise von Vorteil sind.<br />
Benutzer in Maklerbuch editierbar:<br />
Nach einem Eintrag in das Maklerbuch oder in den Aktivitäten kann das Benutzerkürzel der<br />
einzelnen Benutzer geändert werden.<br />
Adressdubletten zuordnen:<br />
Geben mehrere Benutzer die gleichen Adressdaten ein, werden keine Dubletten angelegt.<br />
externe Objektnr nicht editierbar wenn Objekt in Portal eingestellt:<br />
Nachdem ein Objekt in das Portal eingestellt wurde, sollte die Objektnummer nicht verändert<br />
werden. Das Portal ist ansonsten z. B. nicht in der Lage, das Objekt mit der alten Nummer zu<br />
löschen, denn Ihr Löschen wird mit der neuen Nummer beauftragt. Ändern Sie eine externe<br />
Objektnummer, erlischt hier der Anspruch auf Supportunterstützung.<br />
- 372 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
KdNr nicht editierbar:<br />
Die Kundennummer kann nicht verändert werden.<br />
Ist Aufwand (Aufgabenverwaltung) als Pflichtfeld:<br />
Zur Kontrolle des angefallenen Aufwandes innerhalb einer Aufgabe ist der Benutzer verpflichtet,<br />
einen Ist-Aufwand einzugeben.<br />
Private Termine:<br />
Sie können Ihre Termine auf „Privat“ schalten; diese Termine sind für die anderen Benutzer nicht<br />
einsehbar.<br />
Eingabe in Adress-Suche speichern:<br />
Suchen Sie in der einfachen Suchmaske bei onOffice einen z. B. einen Namen und wird dieser nicht<br />
gefunden, öffnet sich automatisch eine Maske für die detailliertere Suche. Bei Aktivierung werden<br />
die eingegbenen Daten wie der Name in die Detailsuche automatisch mit übernommen.<br />
Setze aktive Wiedervorlagen bei automatischen Gruppenzuordnungen:<br />
Sie haben beispielsweise Benutzergruppen gebildet, die jeweils bestimmte Postleitzahlbereiche<br />
bearbeiten? Die Mitglieder erhalten automatisch gruppenspezifisch zugeordnete Wiedervorlagen.<br />
Redakteure dürfen eigene Benutzerdaten bearbeiten:<br />
Ihre Benutzer können ihre Daten im Karteireiter „Grunddaten“ und „Allgemein“ modifizieren.<br />
Benachrichtigungen an Gruppenleiter bei Doppeleinträgen<br />
Wenn ein Benutzer eine Dublette anlegt, so wird der Leiter der Gruppe, in der der anlegende<br />
Benutzer sich befindet, per E-Mail darüber informiert, dass hier eine Adresse doppelt vorhanden<br />
sein könnte. Dies macht vor allem Sinn, wenn der anlegende Benutzer nicht das Recht hat, alle<br />
Adressen einzusehen.<br />
Automatische eMail-Zuordnung:<br />
Hier kann deaktiviert werden, dass alle E-Mails automatisch den Adressen zugeordnet werden, in<br />
denen die E-Mail-Adresse eingetragen ist, an die versendet wird. Dasselbe gilt selbstverständlich<br />
auch für eintreffende E-Mails.<br />
Alternativ zur kompletten Deaktivierung können auch E-Mail-Adressen angegeben werden, bei<br />
denen die automatische Zuordnung aussetzen soll.<br />
Alle ausgehenden E-Mails in "Gesendete Objekte" speichern<br />
Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle eMails in dem Ordner Gesendeten Objekten<br />
gespeichert.<br />
- 373 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
E-Mail-Link im Adressdatensatz aktivieren<br />
Wenn Sie diese Funktion aktiviert haben, wird hinter der Wortmarke E-Mail der Hyperlink zum<br />
externen E-Mail-Client, wie z.B. Outlook, hinterlegt.<br />
Sprache<br />
Sie haben ein Mehrsprachenmodul gebucht? Dann können Sie Ihre Objekte in mehreren Sprachen<br />
anzeigen lassen.<br />
Aktivieren Sie eine oder mehrere gewünschte Sprachen. In Ihrer Objektverwaltung erscheinen<br />
automatisch die Felder zur Eingabe von Texten für die weitere Sprache. Pro Portal lässt sich eine<br />
Sprache hochladen – so können Sie bequem auch ausländische Portale bedienen.<br />
Sind Sie Besitzer einer onOffice Website, lassen sich Ihre Objekte auch hier in mehreren Sprachen<br />
anzeigen.<br />
- 374 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Reporting<br />
Das Reporting dient der Erfassung von Statistiken rund um Ihre Software. Hier nehmen Sie<br />
spezifische Werte für Kontaktarten, Preise etc. vor. Näheres zum Reporting erfahren Sie in der<br />
Reporting-Anleitung.<br />
- 375 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Freitexte<br />
Auf dem Karteireiter Freitexte in den Grundeinstellungen Ihrer Software können verschiedene Texte<br />
hinterlegt werden. Darüber ist es möglich, die AGBs oder andere Texte die sich evtl. später noch<br />
ändern zu verwalten. Über die Makros _Mdtfreitext01, _Mdtfreitext2 … _Mdtfreitext10 können diese<br />
Textblöcke dann in Ihre Word- oder eMail-Vorlagen eingebunden werden.<br />
- 376 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Benutzerverwaltung<br />
Über die Benutzerverwaltung legen Sie neue Benutzer mit ihren spezifischen Daten und<br />
<strong>Einstellungen</strong> an und bestimmen die jeweiligen Rechte. Auch lassen sich Benutzer zu Gruppen<br />
zusammenfügen.<br />
Um die Benutzer einzurichten bzw. die <strong>Einstellungen</strong> zu modifizieren, gehen Sie auf<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Benutzer<br />
Öffnet ein Redakteur die Ansicht "Extras > <strong>Einstellungen</strong> ><br />
Benutzer", wird direkt sein Benutzerdatensatz geöffnet. Der<br />
Umweg über die Benutzerliste wird übersprungen, da ein<br />
Redakteur nur seine eigenen Benutzereinstellungen<br />
bearbeiten darf.<br />
- 377 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Listenansicht<br />
Mit der Listenansicht verfügen Sie über eine Gesamtansicht der eingetragenen Benutzer. Sie sehen<br />
auf den ersten Blick, welche Rechte der jeweilige Benutzer hat, seit wann und ob er online ist etc.<br />
Über die Listenansicht wählen Sie per Doppelklick einen Benutzer aus. Möchten Sie einen neuen<br />
Benutzer anlegen, klicken Sie auf das Symbol „neuer Datensatz“ .<br />
- 378 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Grunddaten<br />
In den Grunddaten bestimmen Sie die Zugangs- bzw. Stammdaten des gewählten Benutzers.<br />
Zugangsdaten<br />
Falls nicht bereits eingetragen, bestimmen Sie die Zugangsdaten des Benutzers.<br />
- 379 - www.onOffice.com
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� Username:<br />
Der Username ist der Username zum Login in onOffice. Er ist voreingestellt und kann nicht<br />
geändert werden.<br />
� Kennwort:<br />
Hier geben Sie das Zugangspasswort für onOffice ein. Sie können das Kennwort einmalig<br />
ändern.<br />
� Kennwort bestätigen:<br />
Zur Sicherheit einer richtigen Schreibweise müssen Sie das neue Kennwort bestätigen.<br />
� Auto-Login:<br />
Hier haben Sie die Möglichkeit sich einen smart-login-link zu generieren. Wenn Sie dies<br />
anklicken, wird ein Link mit Ihren Zugangsdaten erstellt. Diesen können Sie dann kopieren<br />
und sich als Lesezeichen in Ihrem Browser hinterlegen. Wenn Sie dann auf dieses<br />
Lesezeichen klicken, werden Sie direkt in onoffice eingeloggt.<br />
- 380 - www.onOffice.com
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Diese können Sie auch für den smartmobile-Login-Link. Auch hier wird ein Link mit den<br />
Zugangsdaten generiert, den Sie sich dann speichern können.<br />
� E-Mail:<br />
Geben Sie die eMail-Adresse Ihres Benutzers an.<br />
� E-Mailname:<br />
Dieser Name erscheint als Absender der versandten eMails.<br />
� E-Mail zum Zusenden der Login Daten:<br />
Dieses Feld muss von Ihnen unbedingt ausgefüllt werden. Tragen Sie dort eine eMailadresse<br />
ein, die Sie auch ohne onOffice abrufen können. Wenn Sie Ihr Passwort einmal vergessen<br />
sollten, können Sie das Passwort automatisch neu generieren lassen. Das neue Passwort<br />
wird dann an die hier eingetragene Adresse geschickt.<br />
� Adress-Zuordnung:<br />
Wenn hier der eigene Ansprechpartner-Datensatz zugeordnet wurde, wird dieser<br />
Ansprechpartner beim Anlegen eines neuen Objektes automatisch dem Objekt zugeordnet.<br />
� Status:<br />
Ist Ihr Benutzer für längere Zeit nicht im Einsatz, lässt er sich über die Statusfunktion auf<br />
Passiv setzen.<br />
� Account:<br />
Der Zugang zu onOffice lässt sich über diese Funktion sperren.<br />
� Systemsprache:<br />
Die Sprache, die dem jeweiligen Benutzer angezeigt wird.<br />
� Benutzer permanent deaktivieren:<br />
Ist ein Benutzer nicht mehr verfügbar, löschen Sie ihn bitte nicht, sondern setzen Sie ihn auf<br />
permanent deaktiv. Sie erhalten automatisch eine neue Lizenz für einen neuen Benutzer.<br />
� Stammdaten<br />
� Geben Sie hier alle wesentlichen Stammdaten des Benutzers ein.<br />
- 381 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
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<strong>Einstellungen</strong><br />
In den <strong>Einstellungen</strong> bestimmen Sie die verschiedensten Werte – das beschleunigt Ihre Arbeit mit<br />
onOffice im Detail. Die Voreinstellungen können bei jeder Aktion überschrieben werden, stehen aber<br />
beim nächsten Öffnen der Aktionsfenster wieder zur Verfügung.<br />
� Auto. Wiedervorlage bei Neueingabe:<br />
Ihr neuer Adressdatensatz steht automatisch in Wiedervorlage im Infofenster zur<br />
Weiterverwendung.<br />
� Auto. Wiedervorlage bei Aktionen:<br />
Ihre Aktionen wie z.B. eine eMail an einen Adressdatensatz erscheint automatisch in<br />
- 383 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Wiedervorlage im Infofenster. Bitte beachten Sie, dass bei Aktivierung der Funktion bereits<br />
hinterlegte Wiedervorlagen überschrieben werden. Ein Pop-up Fenster warnt Sie davor.<br />
� Auto. Erinnerung an Termine:<br />
Das System erinnert Sie auf Wunsch bis drei Wochen vorher an Ihren Termin.<br />
� Nach Exposéversand Interessent geblockt für:<br />
Sie haben einem Interessenten ein Exposé geschickt? Um ihn nicht mit Informationen zu<br />
überhäufen, können Sie ihn für die Aktionen eines gewünschten Zeitraumes blocken.<br />
� Außen-Courtage (Kauf):<br />
Ihr Provisionsanteil beim Hausverkauf. Wird automatisch bei Ihrer Objektdarstellung<br />
angezeigt.<br />
� Außen-Courtage (Miete):<br />
Ihre Provisionsanteil bei Vermietung. Wird automatisch bei Ihrer Objektdarstellung<br />
angezeigt.<br />
� Land bei Neueingabe:<br />
Wenn Sie einen neuen Adressdatensatz anlegen, ist diese Länderangabe automatisch<br />
voreingestellt.<br />
� Währung bei Neueingabe:<br />
Wenn Sie einen neuen Adressdatensatz anlegen, ist diese Währung automatisch<br />
voreingestellt.<br />
� E-Mail-Dialog in Adressgrunddaten:<br />
Klicken Sie z.B. bei einem Adressdatensatz auf eMail Schreiben, öffnet sich bei Wahl „aktiv“<br />
ein eMail-Assistent, der Sie durch die komplette eMail-Erstellung führt. Bei „inaktiv“ öffnet<br />
sich sofort das eMail-Fenster.<br />
� Erweitertete Boxen auf Info-Seite:<br />
Sie können hier frei wählen, welche Ansicht Sie auf der Infoseite angezeigt bekommen<br />
sollen. Zu Auswahl stehen neben der üblichen Ansicht auch erweiterte Boxen, die über die<br />
gesamte Breite laufen.<br />
� Neueste Objekte auf Info-Seite<br />
Hiermit wird eine Box auf der Info-Seite eingeblendet und bietet eine Vorschau auf die<br />
neuesten Objekte der Woche. Eingestellt werden können hier 7, 14 und 30 Tage. Je nach<br />
Auswahl werden die Objekte die in diesem Zeitraum angelegt wurden dargestellt.<br />
- 384 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
� Passende Objekte auf Info-Seite<br />
Bei Aktivierung wird eine Box auf der Info-Seite eingeblendet und bietet einen Überblick über<br />
die passende Objekte.<br />
� Layout Objekt-Liste<br />
Wählen Sie hier aus, ob in der Objektliste die Standard Einstellung "Art des Objektes" oder<br />
die Ansicht "mit Objekttitel" dargestellt werden soll.<br />
� Popup bei neuen Aufgaben:<br />
Ist diese Option aktiv wird der Benutzer über eine Popup-Benachrichtigung darüber<br />
informiert, wenn ihm eine neue Aufgabe zugewiesen wurde. Zur Auswahl stehen hier die<br />
Optionen "immer" und "ohne Gruppen".<br />
� Hauptkontakte in Adressliste markieren<br />
Wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird der Hauptkontakt in der Adressliste markiert.<br />
� Neuen Termin eintragen für:<br />
Hier können Sie wählen, ob ein Termineintrag grundsätzlich für alle oder bestimmte Nutzer<br />
bzw. Nutzergruppen gelten soll.<br />
� Kalender Ansicht:<br />
Bestimmen Sie, ob standardmäßig die Wochenansicht (Mo-So), die Arbeitswoche (Mo-Fr)<br />
oder die Tagesansicht im Kalender geöffnet wird.<br />
� Farbe Termine:<br />
Die Farbe wird für den eingetragenen Benutzer als Terminfarbe im Kalender genutzt.<br />
� smart Farbe:<br />
Bestimmt in welcher Farbe Ihre smart Version dargestellt werden soll.<br />
- 385 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Rechte<br />
Auf dem Karteireiter „Rechte“ in der Benutzerverwaltung bestimmen Sie, welche Rechte die<br />
einzelnen Benutzer eingeräumt bekommen. Im Folgenden sind die möglichen Rechte beschrieben:<br />
Adressverwaltung<br />
Legen Sie fest, welche Adressdatensätze der Benutzer sehen und welche er bearbeiten darf. Lesen<br />
Sie im Kapitel „Zuordnungen“ , wie Sie die Auswahl der zugeordneten Datensätze beeinflussen<br />
können.<br />
AdressSonstige1 ist ein weiterer Karteireiter in der Adressverwaltung. Hier können Sie zusätzliche<br />
Bemerkungen festhalten, die nur ausgewählten Benutzern zur Verfügung stehen.<br />
Die „automatische Adresszuordnung per Gruppen“ bestimmt, ob ein Datensatz, der von diesem<br />
Benutzer gespeichert wird, die Gruppenfilter durchläuft und automatisch Zuordnungen erstellt.<br />
Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Gruppen“ .<br />
Mit der Option „Fremde Interessenten beim Objekt darstellen“ kann sich der Benutzer auf dem<br />
Karteireiter „Interessenten“ im Objekt auch Interessenten zuordnen lassen, die ihm eigentlich nicht<br />
angezeigt werden, da ihm die entsprechende Zuordnung fehlt. Diese Daten werden allerdings nur<br />
verschlüsselt angezeigt. Eine Absprache mit dem „Ersteller“ der Adressen ist dann nötig, um die<br />
Interessenten anzuschreiben.<br />
- 386 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Aufgabenverwaltung<br />
Wiedervorlagen<br />
Legen Sie fest, welche Wiedervorlagen ein Benutzer sehen darf.<br />
Terminverwaltung<br />
Bestimmen Sie, welche Termine der Benutzer sehen darf. Beachten Sie, dass Termine, die keinem<br />
Benutzer zugeordnet sind immer von allen Benutzern gesehen werden. Zudem können Sie hier<br />
einstellen, welche Termine der Benutzer bearbeiten darf.<br />
- 387 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Arbeitszeiten<br />
Geben Sie die Arbeitszeiten des Benutzer hier ein. Hier kann die Option „Login nur während der<br />
Arbeitszeit zugelassen“ aktiviert werden.<br />
Guthaben<br />
Hier haben Sie die Möglichkeit dem Benutzer sein Guthaben auf einen bestimmten Geldwert /<br />
Monat zu limitieren.<br />
Objektverwaltung<br />
Funktioniert analog zur Adressverwaltung.<br />
- 388 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Portalschnittstelle<br />
Darf der Benutzer Portalabgleiche durchführen? Es gibt außerdem die Möglichkeit der indirekten<br />
Schnittstelle. In diesem Fall gibt es eine Person, die die Portalabgleiche durchführt. Durch eine E-<br />
Mail wird sie von anderen Benutzern über einen geplanten Portalabgleich in Kenntnis<br />
gesetzt.Zudem können hier <strong>Einstellungen</strong> vorgenommen werden, wo die einzelnen Immobilien<br />
veröffentlicht werden sollen.<br />
Die „automatische Objektzuordnung per Gruppen“ bestimmt, ob ein Datensatz, der von diesem<br />
Benutzer gespeichert wird, die Gruppenfilter durchläuft und damit automatisch Zuordnungen<br />
erstellt. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt „Gruppen“ (Katja: bitte verlinken). Mit<br />
der Option „Fremde Objekte beim Interessenten darstellen“ kann sich der Benutzer auf dem<br />
Karteireiter „Objekte“ in der Adresse auch Objekte zuordnen lassen, die ihm eigentlich nicht<br />
angezeigt werden, da ihm die entsprechende Zuordnung fehlt. Diese Daten werden allerdings nur<br />
verschlüsselt angezeigt. Eine Absprache mit dem „Ersteller“ der Objekte ist dann nötig, um die<br />
Objekte anzubieten.<br />
Maklerbuch/Aktivitäten<br />
Bestimmen Sie neben der Ansicht der Einträge, ob und wann der Benutzer die Einträge löschen oder<br />
ändern darf.<br />
- 389 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Weitere Module<br />
Legen Sie hier fest, ob der Benutzer die weiteren Module verwenden darf oder nicht.<br />
Export / Drucklisten<br />
Legen Sie hier fest, ob der Benutzer Exporte durchführen und Dateien drucken darf.<br />
Guthaben-bezogene Rechte<br />
Legen Sie hier fest, wofür der Benutzer ihm das zur Verfügung gestellte Guthaben verwenden darf.<br />
Webseiten-Module<br />
Legen Sie hier fest, welche Webseiten-Module der Benutzer verwenden darf.<br />
- 390 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Administrative Rechte<br />
Das Administrator Recht ist das wichtigste Recht überhaupt. Mit diesem Recht kann sich der<br />
Benutzer seine Rechte uneingeschränkt selber setzen. Vergeben Sie dieses Recht nur an Mitarbeiter<br />
Ihres Vertrauens.<br />
Desweiteren können Sie hier dem Benutzer weitere einzelne administrative Rechte vergeben.<br />
- 391 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Gruppen<br />
Sie können Benutzer bestimmten Gruppen zuordnen, das heißt, der Benutzer kann nur noch die<br />
Datensätze sehen, die dieser Gruppe zugeordnet sind.<br />
Benutzer einer Gruppe zuordnen<br />
Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, gehen Sie in den gewünschten Benutzerdatensatz<br />
und im Anschluss auf den Karteireiter „Gruppen“. In dem Auswahlfeld „verfügbare Gruppen“ werden<br />
die Gruppen aufgelistet, die angelegt worden sind.<br />
Wählen Sie durch „hinzufügen“ hinter der Gruppenbezeichnung die Gruppe aus, in der dieser<br />
Benutzer eingeordnet werden soll. Sie können die Benutzer jeweils nur einzeln nacheinander einer<br />
Gruppe zuordnen, mehrere Benutzer gesammelt einer Gruppe zuzuordnen ist nicht möglich.<br />
Nachdem Sie die Gruppe im linken Feld ausgewählt haben, erscheint im rechten Feld „zugeordnete<br />
Gruppen“, die Gruppenbezeichnung und ein Listenfeld. Öffnen Sie dieses Feld mit einem Mausklick<br />
auf den Pfeil. Wählen Sie hier, welchen Status dieser Benutzer erhalten soll und sichern Sie die<br />
Zuordnung.<br />
- 392 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
- 393 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
In den <strong>Einstellungen</strong> legen Sie die Vorgaben für Ihren E-Mail-Versand fest.<br />
- 394 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Signatur:<br />
Im Bereich Signatur können Sie beliebig viele Signaturen anlegen.<br />
1. Um eine Signatur anzulegen, klicken Sie auf den Button<br />
2. Sie werden aufgefordert, ein Kürzel für Ihre Signatur einzugeben.<br />
3. Geben Sie nun in das Textfeld Ihre gewünschte Signatur ein und drücken Sie „Sichern“.<br />
4. Zum Löschen einer Signatur leeren Sie das Textfeld und drücken "OK"<br />
Es besteht die Möglichkeit das Format der Signatur auf HTML umzustellen. Nur in diesem Modus ist<br />
es möglich, die Schrift zu formatieren oder Bilder und Logos einzufügen. Nutzen Sie den HTML-<br />
Editor, um weitere Formatierungen vorzunehmen oder Logos und Bilder hochzuladen.<br />
Zur Standard-Signatur machen:<br />
Wenn Sie hier den Haken setzen, wird die angelegte Signatur zur Standard-Signatur.<br />
Spamschutz:<br />
Hier stellen sie die Schwelle ein, ab der eine eMail als Spam kategorisiert wird. Ein gebräuchlicher<br />
Wert für Spam liegt bei etwas über 6. Sie sollten nur dann einen niedrigeren Schwellwert einstellen,<br />
wenn Ihnen die Einstellung nicht rigoros genug erscheint, ansonsten klicken Sie einfach auf den<br />
empfohlenen Wert.<br />
- 395 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Standard Sender-E-Mail Adresse:<br />
Sofern dem Benutzer mehrere Identitäten (Postfächer) zur Verfügung stehen, können Sie hier das<br />
Postfach bestimmen, mit dem der Benutzer standardmäßig versendet.<br />
CC, BCC, Priorität und Sendezeitpunkt, Vorlage, Attachment:<br />
Hier legen Sie fest, ob diese <strong>Einstellungen</strong> in den Grundeinstellungen von Ihnen vorgenommen<br />
werden oder in den Erweiterten <strong>Einstellungen</strong>.<br />
Sendebestätigung abgeschaltet:<br />
Schalten Sie die Sendebestätigung ab, wird Ihr Empfänger nicht aufgefordert, eine<br />
Sendebestätigung zurückzusenden.<br />
Standard Anzeigeformat:<br />
HTML oder Text als Darstellung aller eMails.<br />
Standard Eingabeformat:<br />
Hier können Sie wählen, ob Sie Ihre eMails grundsätzlich im HTML- oder im Textformat verfassen<br />
möchten.<br />
URLs hervorheben:<br />
Im eMail Text werden die Internetadressen unterstrichen.<br />
Quoting Style:<br />
Darstellung des wiederholten eMailtextes beim Beantworten einer Mail.<br />
Vorschaufenster anzeigen:<br />
Das untere Fenster, welches die angewählten eMails bereits bei einmaligen Mausklick wird<br />
wahlweise angezeigt.<br />
Font für „Nur Text Nachrichten“:<br />
Schreiben Sie Ihre Mails in der Schriftart Arial oder Courier.<br />
Font für „HTML“ Nachrichten<br />
Schreiben Sie Ihre Mails in verschiedenen Schriftarten. Zur Auswahl stehen hier Arial, Comic Sans<br />
MS, Courier News, Georgia, Lucida Sans Unicode, Tahoma, Times New Roman, Trebuchet MS,<br />
Verdana.<br />
Schriftgröße für „HTML“ -Nachrichten<br />
Wählen Sie hier die jeweilige Standard Schriftgröße für Ihre HTML Mails aus.<br />
Zeilenabstand in HTML Mail<br />
Wählen Sie hier den Zeilenabstand in den HTML Mails.<br />
- 396 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Prefix für weitergeleitete E-Mails:<br />
Wählen Sie hier das Kürzel vor dem Betreff in Ihrer Betreff-Zeile, wenn Sie Ihre eMail weiterleiten.<br />
WG für „weitergeleitet“, FW für „forwarding“ oder Benutzerdefiniert.<br />
Prefix für beantwortete E-Mails:<br />
Wählen Sie hier das Kürzel vor dem Betreff in Ihrer Betreff-Zeile, wenn Sie eine eMail beantworten.<br />
AW für „antworten“, RE für „return“ oder Benutzerdefiniert.<br />
- 397 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Administration<br />
Sie können in der Administration zahlreiche <strong>Einstellungen</strong> vornehmen und so die Oberfläche auf<br />
Ihre Bedürfnisse anpassen. Legen Sie weitere Eingabefelder an, erweitern Sie die<br />
Auswahlmöglichkeiten, z.B. unter Kontaktart oder entscheiden Sie, welche Suchkriterien bei der<br />
automatischen Zuordnung berücksichtigt werden u.v.m.<br />
Wählen Sie unter<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Administration<br />
Um <strong>Einstellungen</strong> in der Administration durchzuführen,<br />
benötigen Sie das entsprechende Benutzerrecht.<br />
- 398 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Eingabefelder<br />
Auf dem Karteireiter „Eingabefelder“ können Sie weitere Felder anlegen oder bereits vorhandene<br />
Felder aktivieren oder deaktivieren. Wählen Sie zunächst aus, in welchem Modul und in welcher<br />
Kategorie Sie <strong>Einstellungen</strong> vornehmen wollen.<br />
Über die Schaltfläche „Neues Feld anlegen“ wird ein neues Feld generiert. Im folgenden können Sie<br />
bestimmen, welche Eigenschaften dieses Feld hat.<br />
- 399 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Eigenschaften<br />
Feld<br />
Hier steht die interne Feldbezeichnung des Feldes in der Datenbank. Sie können diesen Wert nicht<br />
verändern.<br />
Typ<br />
Bestimmen Sie um welchen Feld-Typ es sich handeln soll. Soll hier ein Häkchen (Ja/Nein) gesetzt<br />
werden? Sollen Zahlen oder Zeichen eingetragen werden. Das bedeuten die Feldtypen im Einzelnen:<br />
Inhalt<br />
Int Ganzzahlen<br />
Float Fließkommazahlen<br />
Decimal Fließkommazahlen<br />
Char (20) Eingabe von bis zu 20 Zeichen<br />
Char (80) Eingabe von bis zu 80 Zeichen<br />
Text Eingabe ohne Zeichenbeschränkung<br />
Bemerkung<br />
Notiz<br />
Eingabe ohne Zeichenbeschränkung, mit größerem<br />
Eingabefeld als beim Text-Typ<br />
Eingabe ohne Zeichenbeschränkung, mit Bearbeiten-Modus<br />
als externes Popup<br />
Date Datumsfeld<br />
Boolean Ja/Nein. Hier kann ein Häkchen gesetzt werden.<br />
Link Der dort eingetragene Pfad ist direkt mit dem Ziel verlinkt<br />
Benutzer<br />
Der Datentyp Benutzer legt ein Feld an, die die aktuellen<br />
Benutzer zur Auswahl enthält.<br />
Hier geben Sie den Namen des neuen Feldes an. So erscheint das Feld in Ihrer onOffice<br />
Eingabemaske.<br />
Pos<br />
Bestimmen Sie die Positionierung Ihrer Felder durch Vergabe der genauen Position.<br />
- 400 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Filter<br />
Legen Sie fest, für welche Kategorie das Feld erscheinen soll. Dabei zeigen folgende Symbole den<br />
Status des Feldes an:<br />
Dieses Feld erscheint in jeder Kategorie.<br />
Dieses Feld erscheint nur in den dafür vorgesehenen Kategorien<br />
Die Symbole können angeklickt werden. Im darauf öffnenden Popup Fenster kann genau festgelegt<br />
werden, wo das Feld erscheint.<br />
Wenn z.B. (wie im oben stehenden Beispiel) unter Nutzungsart keine Auswahl getätigt wurde,<br />
erscheint das Feld in jeder zur Verfügung stehenden Nutzungsart.<br />
- 401 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Singleselect-Feld- SF<br />
Wenn in dieser Spalte ein Häkchen gesetzt wurde, handelt es sich bei diesem Feld um ein<br />
Singleselect-Feld. Idealerweise sollten diese Felder vom Typ Text sein. In Singleselect-Feldern<br />
können Sie per Drop-Down Menü einen Wert aus mehreren auswählen. Das Feld Küche z.B. ist ein<br />
Singleselect-Feld:<br />
Die Werte die in einem Singleselect-Feld erscheinen sollen, können unter dem Karteireiter<br />
"Singleselect" frei eingegeben werden.<br />
Multiselect-Feld - MF<br />
Wenn in dieser Spalte ein Häkchen gesetzt wurde, handelt es sich um ein Multiselect-Feld. Auch<br />
diese Felder sollten vom Typ Text sein. Hier können mehrere Werte ausgewählt werden. Das Feld<br />
Kontaktart z.B. ist ein Multiselect Feld:<br />
- 402 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Pflicht-Feld - PF<br />
Bei gesetztem Haken wird dieses Feld zu einer Pflichtangabe und erscheint rot in der Adress- bzw.<br />
Objektmaske.<br />
Quicksearch - QS<br />
Wenn in dieser Spalte ein Häkchen gesetzt wurde, wird es in der Quicksearch-Box auf der rechten<br />
Seite angezeigt.<br />
Exposé-Feld-Definition<br />
Wählen Sie hier aus, in welchen Exposéarten das Feld erscheinen soll. Zu jeder Exposéart (Word,<br />
HTML oder PDF) gibt es jeweils kurz (K) oder lang (L) zur Auswahl.<br />
- 403 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Feld-Deaktivierung<br />
Beim Deaktivieren eines Feldes fragt die Software, ob vorhandene Werte in diesem Feld gelöscht<br />
werden sollen:<br />
Bei Klick auf den „OK“-Button werden die jeweiligen Feldeinträge in allen Objekten aus der<br />
Datenbank gelöscht.<br />
- 404 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Klicken Sie auf "Abbrechen" werden die Feldeinträge auf Datenbankebene beibehalten.<br />
Deaktivierte Felder mit Datenbankeintrag werden in der Software rot dargestellt:<br />
Sobald der vorhandene Eintrag entfernt wird, wird das rot angezeigte Feld nicht mehr angezeigt.<br />
Systemfelder können nur deaktiviert und nicht<br />
gelöscht werden. Beachten Sie, dass bei der<br />
Übertragung zu den Portalen keine individuell<br />
erstellten Felder übertragen werden können.<br />
- 405 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Flexifelder<br />
Die Flexifelder dienen der besseren Übersicht und können auf einem Karteireiter in der gewählten<br />
Kategorie weitere Unterkarteireiter bilden. So könnten z.B. in der gewünschten Kategorie (im<br />
folgenden Beispiel: Adress-Verwaltung) weitere Unterreiter für zusätzliche Informationen angelegt<br />
werden.<br />
Gehen Sie wie folgt vor, um Flexifelder anzulegen:<br />
� a.Erstellen Sie auf dem Karteireiter <strong>Einstellungen</strong> eine neue Gruppe in der Sie die Flexifelder<br />
anlegen wollen. Für nähere Informationen hierzu, schauen Sie in das folgende Kapitel<br />
„<strong>Einstellungen</strong>“.<br />
� b. Wählen Sie dann auf dem Karteireiter „Flexifelder“ im Selektor „Gruppen“ die gewünschte<br />
Gruppe aus.<br />
� c. Über die Schaltfläche „Neues Feld anlegen“ können Sie der neuen Gruppe weitere Felder<br />
hinzufügen.<br />
- 406 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
- 407 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
<strong>Einstellungen</strong><br />
Auf dem Karteireiter „<strong>Einstellungen</strong>“ in der Administration kann die Anordnung der Kategorien auf<br />
den einzelnen Karteireitern bestimmt werden. Wählen Sie zunächst den gewünschten Karteireiter<br />
aus und legen Sie dort neue Kategorien an oder verschieben bereits vorhandene.<br />
Eine neue Gruppe in einer Kategorie anlegen (Flexifelder)<br />
Um Flexifelder anzulegen, muss zunächst eine neue Gruppe in der gewünschten Kategorie angelegt<br />
werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Kategorie aus und klicken dann im Block<br />
„Gruppen/Unterreiter“ auf „Neu anlegen“. Erst wenn hier eine Gruppe angelegt wurde, können Sie<br />
später darauf Flexifelder anordnen.<br />
- 408 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
- 409 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Singleselect<br />
Auf dem Karteireiter Singleselect können die Werte für vorher definierte Singleselect-Felder (siehe<br />
Menüpunkt „Eingabefelder“) eingetragen werden.<br />
Im folgenden Beispiel wird dem Singleselect-Feld „Boden“ angezeigt.<br />
Um hier einen weiteren Singleselect-Felder hinzuzufügen, wählen Sie zunächst auf dem Karteireiter<br />
"Singleselect" das entsprechende Modul und die Kategorie aus in der sich das Feld befindet.<br />
Über die Auswahl "Default" können Standard-Werte für Schlüssel-Felder vorgegeben werden. So<br />
kann zum Beispiel eingestellt werden, dass alle neu angelegten Adressen im Feld "Newsletter" die<br />
Option "Ja" eingetragen haben.<br />
- 410 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Über die Schaltfläche „Neuen Schlüssel anlegen“ wird eine weitere Zeile hinzugefügt. Tragen Sie<br />
den gewünschten Wert in die Spalte „Inhalt“ ein.<br />
Beachten Sie, dass individuell erstellte Schlüsselwerte nicht zu<br />
den Portalen übertragen werden können, da sie nicht<br />
Bestandteil der Schnittstelle sind.<br />
- 411 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Multiselect<br />
Ähnlich wie bei den Singleselect-Feldern werden hier weitere Werte für die Multiselect Felder<br />
eingetragen. Hilfe zum Anlegen der MS-Felder finden Sie unter dem Menüpunkt „Eingabefelder“. Im<br />
Folgenden betrachten wir das Feld „Heizungsart“.<br />
In Multiselect-Feldern können immer mehrere Werte gleichzeitig ausgewählt werden.<br />
Um die Werte für die Heizungsart zu ändern oder zu erweitern, wechseln Sie auf den Karteireiter<br />
„Multiselect“ in der Administration. Wählen Sie das Modul „Objektverwaltung“ und die Kategorie<br />
„Heizungsart“. Über die Schaltfläche „Multiselect anlegen“ können Sie weitere Werte hinzufügen.<br />
- 412 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Ebenen unter Multiselect<br />
Die Struktur in der Multiselect-Auswahl kann wie im folgenden Beispiel ersichtlich in mehreren<br />
Ebenen angelegt werden.<br />
Um in der Administration den Werten die zweite Ebene zuzuweisen, tragen Sie auf dem Karteireiter<br />
„Multiselect“ bei den gewünschten Werten eine 2 in der Spalte „Ebene“ ein. Erst wenn diese<br />
Einstellung gesichert wird, kann in der Spalte „Vater“ die übergeordnete Ebene gewählt werden. Im<br />
folgenden Beispiel wäre das der Interessent 1.<br />
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Über die "+" und "-" Symbole können Sie die Ebenen ein- bzw.<br />
ausblenden.<br />
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Aktionstypen<br />
Jedem Maklerbucheintrag wird eine Aktionsart und ein Aktionstyp zugewiesen. So kann die<br />
Aktionsart z.B. „Telefon“ und der Aktionstyp „eingehendes Telefonat“ sein. Damit Sie die Einträge<br />
im Maklerbuch besser unterscheiden können, ist es möglich den verschiedenen Typen<br />
unterschiedliche Farben zuzuweisen. Auch eine Zuweisung von durchschnittlichen Kosten oder<br />
Dauer ist möglich. Damit kann z.B. ein Exposéversand mit durchschnittlich 15 Minuten zeitlichem<br />
Aufwand und 25€ Kosten versehen werden. Die Kosten werden später bei einer Auflistung der<br />
Maklerbucheinträge unter dem Punkt „Legende“ addiert.<br />
Die Aktionsarten müssen vorher auf dem Karteireiter "Singleselect" unter dem Modul „Maklerbuch“<br />
eingetragen sein. Erst dann erscheinen Sie in der Spalte „Aktionsart“ zur Auswahl. Weitere<br />
Aktionstypen können hier angelegt und einer bestehenden Aktionsart untergeordnet werden.<br />
Ähnlich wie bei den Singleselect-Feldern werden hier weitere Werte für die Multiselect Felder<br />
eingetragen. Hilfe zum Anlegen der MS-Felder finden Sie unter dem Menüpunkt „Eingabefelder“.<br />
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Suchkriterien<br />
Stellen Sie hier für die einzelnen Objekt-Feld-Inhalte Ihre gewünschten "KO-" und "Suchkriterien"<br />
sowie Ihre Pflichtfelder ein.<br />
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Definition der einzelnen Kriterien<br />
Suchkriterium<br />
Über die Auswahlmöglichkeit "Suchkriterium" definieren Sie, ob ein Wert zur Auswahl zur Verfügung<br />
steht. Diese ausgewählten Suchkriterien werden Ihnen dann bei den einzelnen Interessenten unter<br />
dem Karteireiter "Suchkriterien" dargestellt.<br />
KO-Kriterium<br />
Über die Auswahlmöglichkeit "KO-Kriterium" definieren Sie die Angaben, die für den Interessenten<br />
ausschlaggebend und von höchster Priorität sind.<br />
Beispiel: Ihr Interessent sucht eine Wohnung mit der Wohnfläche zwischen 80-100 qm. Ist der KO-<br />
Kriterium-Haken bei dem Feld-Inhalt "Wohnfläche" aktiviert, so werden nun nur Wohnungen, die in<br />
diesem definierten Bereich liegen, ausgegeben.<br />
Pflicht-Feld<br />
Wenn Sie die Feld-Inhalte als Pflichtfeld aktivieren, müssen diese Angaben bei den jeweiligen<br />
Interessenten ausgefüllt werden. Ansonsten kann das Suchkriterium nicht gespeichert werden.<br />
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Region<br />
Damit eine geografische Zuordnung von Interessent und Objekt möglich ist, reichen oft die Angaben<br />
zum Ort und zur Postleitzahl nicht aus. onOffice arbeitet hier mit „regionalen Zusätzen“.<br />
Sie erstellen zunächst eine Struktur der Regionen, in denen Sie Ihre Objekte vermarkten. Das Objekt<br />
bekommt innerhalb dieser Struktur eine genaue Position zugewiesen. Der Interessent kann in<br />
seinen Suchkriterien beliebig viele Regionen auswählen, so dass eine Zuordnung auf geografischer<br />
Ebene möglich ist.<br />
Neue Region anlegen<br />
Möchten Sie eine neuen Hauptregion (wie im Beispiel Aachen) anlegen, so klicken Sie auf den<br />
Button "Neue Region anlegen". Es erscheint eine neue Zeile unter der Rubrik "Region" die Sie zu<br />
Ihrer Wunschregion editieren können. Sichern Sie im Anschluss Ihre Eingabe.<br />
Sämtliche hier eingetragenen Regionen erscheinen automatisch dort in der Kategorie „regionaler<br />
Zusatz“ in der „Objektverwaltung“).<br />
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Unterregionen anlegen<br />
Zudem haben Sie die Möglichkeit zu Ihren Hauptregionen Unterregionen zu definieren. Sie können<br />
entweder Stadtteile, wie Aachen-Mitte, Aachen-West etc. oder Postleitzahlenbereiche als<br />
Suchkriterien festlegen.<br />
Stadtteile<br />
� Wählen Sie Ihre Hauptregion an. Sie erscheint danach links unten unter der Überschrift<br />
"Region".<br />
� Wählen Sie die Funktion "Neue Unterregion anlegen" aus<br />
� Geben Sie nun den gewünschten Stadtteil an<br />
� Sichern Sie Ihre Eingabe<br />
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Postleitzahlen Bereich<br />
Wenn Sie für die einegebene Region nun noch einen Postleizahlen Bereich definieren, wird die bei<br />
dem Suchlauf der Suchkriterien mit berücksichtig. Das bedeutet, wenn Sie in einem Objekt keinen<br />
Ort eingetragen haben sollten, sondern nur die Postleitzahl, wird dieser mit dem einegeben<br />
Postleitzahlen Bereich abgeglichen.<br />
Prüfen der Regionen<br />
Über den Button "Prüfen der Region" auf der rechten Seite können Sie überprüfen, wo und ob der<br />
Ort existiert.<br />
Wählen Sie dazu die Hauptregion aus, klicken auf "Prüfen der Region" und im Anschluss öffnet sich<br />
ein Pop-Up mit der Ergebnisliste.<br />
Region/en importieren<br />
Über den Button "Region/en importieren" haben Sie die Möglichkeit nach einer bestimmten<br />
Region zu suchen und diese dann direkt in die Software zu importieren. Wenn Sie den Button<br />
angeklickt haben, öffnet sich ein Popup Fenster. Hier haben Sie nun die Möglichkeit nach der<br />
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gewünschten Region zu suchen. Geben Sie dazu die Region einfach in das Suchen Feld ein und<br />
betätigen die Enter Taste auf der Tastatur. Wenn die Region in der Datenbank hinterlegt ist, wird<br />
Ihnen diese Region mit allen Unterregionen ausgegeben. Sie brauchen nun nur noch die<br />
gewünschten Regionen zu markieren und auf den Button "Die ausgewählten Regionen importieren"<br />
klicken. Dann werden diese in smart importiert.<br />
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Gruppen<br />
Im Folgenden wird der Einsatz von Gruppen beschrieben. Mit Hilfe von Gruppen lassen sich die<br />
Benutzerrechte und Datensatz-Zuordnungen automatisch zuweisen.<br />
Die Anwendung erfordert allerdings ein sicheres Verständnis der relativ komplexen<br />
<strong>Einstellungen</strong>. Fehler, die in diesem Zusammenhang gemacht werden, können die kompletten<br />
<strong>Einstellungen</strong> Ihrer Software verändern. Wenn Sie in Ihrer smart Version Gruppen einsetzen wollen,<br />
empfehlen wir dringend, vorher mit unserem Support über das System zu sprechen. Wir bieten auch<br />
online Schulungen zu diesem Thema an.<br />
Funktionsweise<br />
Über die Gruppenverwaltung können die Zuordnungen zu den Datensätzen automatisch gesetzt<br />
werden. Hierzu ist es erst mal wichtig zu verstehen, wofür die Zuordnungen verwendet werden.<br />
Hiermit ist nicht der Benutzer eines Datensatzes gemeint. Ein Datensatz kann beliebig vielen<br />
Benutzern zugeordnet werden. Für Benutzer, die „nur zugeordnete Datensätze“ sehen können, ist<br />
eine Zuordnung zu einem Datensatz erforderlich, damit er Zugriff darauf hat. Die folgende Grafik<br />
verdeutlicht diesen Prozess.<br />
Mit Hilfe zugrundeliegender Gruppenfilter kann nun festgelegt werden, aufgrund welcher Kriterien<br />
eine Zuordnung gesetzt wird.<br />
Im folgenden Beispiel werden Gruppenfilter benutzt, die ein Objekt je nach PLZ einem Bearbeiter<br />
zuordnen. Benutzer 5 und 6 haben dabei Kontrollfunktion und dürfen die Objekte der ihnen<br />
untergeordneten Benutzer mit einsehen.<br />
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Gruppeneinstellungen<br />
Wechseln Sie in die Gruppeneinstellungen und legen Sie zunächst die benötigten Gruppen an:<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Gruppen<br />
Nach Auswahl einer bestehenden Gruppe über das Bearbeiten Symbol werden unten die Benutzer<br />
angezeigt, die dieser Gruppe angehören.<br />
Um neue Benutzer zu einer Gruppe hinzuzufügen, können Sie die gewünschte Gruppe unten im Pull-<br />
Down Menü unter "Benutzer suchen" auswählen. Über den Button "Benutzer hinzufügen“ wählen<br />
Sie anschließend den gewünschten Benutzer aus und fügen Ihn der Gruppe hinzu.<br />
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Gruppe teilt sich die folgenden Daten<br />
Nun können Sie für die Gruppe und deren darin enthaltenen Benutzern festlegen welche Daten für<br />
alle Benutzer aus dieser Gruppe sichtbar sein sollen, bzw. bearbeitet werden dürfen. Hier stehen zur<br />
Auswahl: Adressdaten, Objektdaten oder Adress- und Objektdaten. Diese Auswahl-Möglichkeit<br />
finden Sie unter „Gruppe teilt sich die folgenden Daten“. Speichert nun zukünftig einer der Benutzer<br />
einen Datensatz, wird dieser Datensatz auch automatisch allen anderen Mitgliedern dieser Gruppe<br />
zugeordnet. Bei der Einrichtung der Gruppe werden alle Datensätze der Gruppenmitglieder<br />
automatisch den anderen Mitgliedern zugeordnet.<br />
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Portaleinstellungen<br />
An dieser Stelle können Sie den Benutzern einer Gruppe eigene Portaleinstellungen zuordnen. Diese<br />
<strong>Einstellungen</strong> überlagern die allgemeinen <strong>Einstellungen</strong>. Somit ist es möglich, dass die Benutzer der<br />
einen Gruppe mit anderen Zugangsdaten zum Beispiel Scout übertragen, als die Benutzer einer<br />
anderen Gruppe.<br />
Wählen Sie einfach das gewünschte Portal in der Liste aus und ergänzen Sie die Zugangsdaten. Es<br />
erscheinen allerdings nur die Portale in der Liste, die in den Portal-Grundeinstellungen aktiviert<br />
wurden.<br />
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Adresszuordnung<br />
Im nächsten Schritt bestimmen Sie auf dem Karteireiter „Adresszuordnung“, welcher Adressfilter in<br />
welcher Gruppe verwendet werden soll. Wählen Sie also für die Gruppe „Kauf“den Filter<br />
„Kaufinteressenten“, sofern dieser vorher angelegt wurde.<br />
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Objektzuordnung<br />
Auf dem Karteireiter Objektzuordnung wählen Sie einen vorher erstellten Gruppenfilter für die<br />
gewünschte Gruppe. Für die Gruppe z.B. wählen Sie den eben erstellten<br />
Gruppenfilter „Kaufobjekte“. Für Benutzer, die dieser Gruppe angehören, wird zukünftig beim<br />
Speichern eines Kaufobjekts eine Zuordnung gesetzt.
onOffice – vernetzt makeln<br />
Benutzereinstellungen<br />
Auf dem Karteireiter „Gruppen“ in den Benutzereinstellungen wird festgelegt, welcher Benutzer<br />
welcher Gruppe zugeordnet wird.<br />
Wechseln Sie in die Gruppenverwaltung und wählen Sie den gewünschten Benutzer aus:<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Benutzer > Auswahl des gewünschten Benutzer ><br />
Karteireiter Gruppen<br />
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Als nächstes müssen die Benutzereinstellungen vorgenommen werden. In unserem Beispiel sollen<br />
die Benutzer der Gruppe „Kauf“ nur die Kauf-Objekte sehen. Standardmäßig darf ein Benutzer aber<br />
immer alle Objekte sehen. Wechseln Sie auf den Karteireiter Rechte und beachten Sie folgende<br />
<strong>Einstellungen</strong>:<br />
1. „Nur zugeordnete Adressen sichtbar“<br />
Nur wenn diese Einstellung aktiv ist, beschränkt sich der (Adress-)Datenbestand des<br />
Benutzers auf die zugeordneten Adressen.<br />
2. „automatische Adresszuordnung per Gruppen“<br />
Nur wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird beim Speichern eines Datensatzes durch diesen<br />
Benutzer geprüft, ob dabei Zuordnungen entsprechend eines Gruppenfilters gesetzt werden.<br />
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Beachten Sie, dass ein Benutzer durch die entsprechende Benutzereinstellung, die Objekte<br />
unabhängig von seiner Gruppe sehen darf. Ein Benutzer der einer Gruppe zugeordnet wurde, sollte<br />
also – wenn sich sein einsehbarer Objektbestand nach dem entsprechenden Gruppenfilter richten<br />
soll – die Einstellung „nur zugeordnete Objekte sichtbar“ zugewiesen bekommen.<br />
Benutzer 1 sieht nur die zugeordneten Objekte, also entsprechend seiner Gruppe nur die „Kauf-<br />
Objekte“.<br />
Benutzer 2 darf alle Objekte sehen, obwohl ihm nur die Kaufobjekte zugeordnet sind.<br />
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Im folgenden Beispiel wurde bei Benutzer 2 die Einstellung „alle Objekte sichtbar (Schreibrecht nur<br />
Zugeordnete)“.<br />
Benutzer 1 darf nur die zugeordneten Objekte sehen und kann damit auch nur die zugeordneten<br />
Objekte beschreiben.<br />
Benutzer 2 darf alle Objekte sehen, kann aber nur die zugeordneten Objekte beschreiben.<br />
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Portaleinstellungen pro Benutzer<br />
Über dieses Zusatzmodul ist es möglich für jeden einzelnen Benutzer unterschiedliche Portale<br />
anzulegen und zwar völlig unabhängig von den allgemein Portaleinstellungen.<br />
Dies hat den Vorteil das hier jeder Benutzer die Möglichkeit hat die Portale zu nutzen, die er auch<br />
benötigt. Um dies nun für den Benutzer einzustellen begeben Sie sich dazu bitte zunächst einmal in<br />
den Menüpunkt Extras, klicken dort auf <strong>Einstellungen</strong> und dann Benutzer. Wählen Sie bitte aus der<br />
Listenansicht den jeweiligen Benutzer, für den Sie das Portal einrichten möchten.<br />
Wechseln Sie hier bitte von dem Reiter Grunddaten auf Portaleinstellungen. Diese<br />
Portaleinstellungen sind ähnlich angeordnet wie die Portaleinstellungen des gesamten Mandanten.<br />
Auf der linken Seite des Bildes sind alle Portale aufgelistet, die Sie unter<br />
Extras > <strong>Einstellungen</strong> > Portaleinstellungen<br />
aktiviert haben, egal ob dort schon Zugangsdaten hinterlegt sind oder nicht.<br />
Um nun ein Portal bearbeiten zu können, klicken Sie das entsprechende Portal doppelt an. Es öffnet<br />
sich dann auf der rechten Seite ein Eingabemaske. Hier wird Ihnen auch gleich angezeigt ob dort<br />
schon Zugangsdaten hinterlegt sind oder nicht.<br />
Kein Standard Modul, muss von onOffice<br />
freigeschalten werden<br />
Wenn Sie nun in die entsprechenden Feldern die neuen FTP Zugangsdaten eingeben und dann auf<br />
sichern klicken, werden die <strong>Einstellungen</strong> aus den allgemeinen Portaleinstellungen oder eventuell<br />
eingerichtete Portalgruppen ignoriert und es gelten für diesen Benutzer nur noch die neuen Daten.<br />
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Email-Administration<br />
Über die E-Mailadministration können Sie Ihre Postfächer selbstständig einrichten, eine Domain<br />
beantragen, Import anlegen oder Weiterleitungen und Abwesenheitsnotizen eintragen. Dieser<br />
Bereich ist nur den Administratoren zugänglich. Über<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail<br />
können Sie die gewünschten <strong>Einstellungen</strong> vornehmen.<br />
Neues Postfach anlegen<br />
Wenn Sie ein neues E-Mail-Postfach einrichten möchten, öffnen Sie bitte zunächst die E-Mail-<br />
Verwaltung unter:<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail<br />
Um ein Postfach anlegen zu können, müssen Sie bereits eine Domain (@beispiel.de) bei onOffice<br />
haben. Diese steht Ihnen dann zum Anlegen des neuen Postfaches zur Verfügung. Geben Sie in dem<br />
dafür vorgesehenen Feld den gewünschten Namen des Postfaches an und klicken Sie auf<br />
„Anlegen“.<br />
Sollten Sie noch keine Domain bei onOffice haben, können Sie diese über den hinterlegten<br />
Hyperlink bei im Shopping Center bestellen.<br />
Postfach aktivieren<br />
Nun erscheint das angelegte Postfach in der Liste mit den eventuell angelegten Postfächern. Sobald<br />
Sie auf den Namen des Postfaches klicken, erhalten Sie die Detailansicht, in der Sie das Postfach<br />
inaktiv schalten und eine Abwesenheitsnotiz eintragen können.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Dem Postfach einen Benutzer zuordnen<br />
Um in onOffice Zugriff auf das Postfach zu haben, muss dieses noch einem Benutzer zugeordnet<br />
werden. Rechts neben dem Postfach sind zwei Personen abgebildet. Wenn Sie auf die Person mit<br />
dem grünen + klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, einen Benutzer auszuwählen. Klicken Sie<br />
anschließend auf die Diskette, um die Zuordnung zu speichern.<br />
- 437 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Es können auch mehrere Nutzer Zugriff auf ein Postfach erhalten, wiederholen Sie den Vorgang<br />
einfach für die weiteren Benutzer.<br />
Festen E-Mail-Namen für Postfach festlegen<br />
Für ein Postfach kann ein fester E-Mail-Name festgelegt werden, der beim Empfänger zusätzlich zur<br />
E-Mail-Adresse angezeigt wird:<br />
Wurde ein fester E-Mail-Name vergeben, ist zu beachten, dass für das Postfach nicht mehr die E-<br />
Mail-Name-Einstellung aus den Grunddaten des Benutzers verwendet wird.<br />
Das Postfach in Outlook importieren<br />
Wenn Sie das Postfach mit einer anderen Software (z.B. in Outlook) abrufen möchten, benötigen Sie<br />
zur Einrichtung neben den untenstehenden Servern auch das Passwort und den Benutzernamen.<br />
Der Benutzername ist bei onOffice immer gleich der gesamten E-Mail-Adresse.<br />
Das Passwort bekommen Sie angezeigt, wenn Sie auf „Passwort anzeigen“ klicken.<br />
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Es gibt hier auch die Möglichkeit ein neues Passwort für dass entsprechende Postfach zu<br />
generieren. Dazu klicken Sie einfach auf „neues Passwort generieren“. Das alte Passwort wird damit<br />
ungültig.<br />
� Posteingangsserver: pop3.onoffice.de / imap.onoffice.de<br />
� Postausgangsserver: smtp.onoffice.de<br />
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Postfach importieren<br />
Die benötigten Zugangsdaten<br />
Bevor Sie beginnen, einen Import einzurichten, gehen Sie bitte Sicher, dass Sie folgende Daten zur<br />
Verfügung haben:<br />
� eMail-Adresse<br />
� Benutzername<br />
� Kennwort / Passwort<br />
� Posteingangsserver<br />
� Postausgangsserver<br />
Postfach vorbereiten<br />
Wenn Sie bereits eine eMail-Adresse haben, die Sie auch in onOffice nutzen möchten, können Sie<br />
einen Import einrichten. Öffnen Sie zunächst Extras-><strong>Einstellungen</strong>->Grundeinstellungen und wählen<br />
Sie den Reiter „eMail“. Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre bereits bestehende Adresse<br />
einzugeben.<br />
Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche „Postfach importieren“.<br />
Postfach aktivieren<br />
Nun erscheint das Postfach oberhalb der eventuell bereits angelegten. Um den Import einzurichten,<br />
klicken Sie auf den Namen des Postfaches. Nun erweitern sich die Funktionen, welche das Postfach<br />
betreffen.<br />
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Wählen Sie hier „Import anlegen“, dann öffnet sich ein Popup-Fenster.<br />
Import einrichten<br />
Geben Sie in dieser Maske bitte die abgefragten Daten ein. Sobald Sie die Daten hinterlegt haben,<br />
können Sie mit dem Button „Test“ überprüfen, ob mit diesen Daten eine Verbindung zu dem<br />
ursprünglichen Postfach aufgebaut werden kann. Sollte dies fehlschlagen, überprüfen Sie bitte die<br />
eingetragenen Daten auf ihre Richtigkeit.<br />
- 441 - www.onOffice.com
onOffice – vernetzt makeln<br />
Dem Postfach einen Benutzer zuordnen<br />
Um in onOffice Zugriff auf das Postfach zu haben, muss dieses noch einem Benutzer zugeordnet<br />
werden. Rechts neben dem Postfach sind zwei Personen abgebildet. Wenn Sie auf die Person mit<br />
dem grünen + klicken, erhalten Sie die Möglichkeit, einen Benutzer auszuwählen. Klicken Sie<br />
anschließend auf die Diskette, um die Zuordnung zu speichern.<br />
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Nun ist das Postfach für die gewählten Benutzer verfügbar.<br />
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Abwesenheitsnotiz<br />
Um eine Abwesenheitsnotiz für ein E-Mail-Postfach einzurichten, öffnen Sie zunächst die eMail-<br />
Verwaltung unter:<br />
Extras >> <strong>Einstellungen</strong> >> Grundeinstellungen >> Karteireiter E-Mail<br />
Wählen Sie zunächst das Postfach aus, für das die Abwesenheitsnotiz eingerichtet werden soll und<br />
öffnen Sie durch klicken auf die entsprechende E-Mail-Adresse die Details zu dem Postfach.<br />
Hier können Sie die Abwesenheitsnotiz aktivieren, bzw. wieder deaktivieren. Ist eine<br />
Abwesenheitsnotiz aktiviert, sehen Sie hier jetzt auch direkt an welche eMail Adressen diese<br />
Abwesenheitsnotiz versendet worden ist. Durch einen Klick auf „Abwesenheitsnotiz bearbeiten“<br />
öffnet sich ein Popup-Fenster, in dem Sie Betreff und Nachricht im Text-Format hinterlegen können.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Klicken Sie anschließend auf „Speichern“, um den Text zu hinterlegen.<br />
Die empfangenen Mails werden nun mit dieser Abwesenheitsnotiz beantwortet, bleiben jedoch für<br />
Sie zur Einsicht im Posteingang.<br />
Wenn an eine Adresse bereits eine Abwesenheitsnotiz gesendet wurde, erhält der Absender keine<br />
weitere Abwesenheitsnotiz, wenn er erneut an diese Adresse schreibt. Die Speicherung der bereits<br />
angeschriebenen Adressen wird bei der Deaktivierung der Abwesenheitsnotiz wieder gelöscht.<br />
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E-Mail Weiterleitung<br />
Schritt 1<br />
Rufen Sie die E-Mail-Verwaltung auf unter:<br />
Extras -> <strong>Einstellungen</strong> -> Grundeinstellungen -> Karteireiter „E-Mail“<br />
Unten finden Sie den Bereich „Verteiler / Weiterleitungen“. Geben Sie dort bitte die E-Mail-Adresse<br />
ein, von der aus weitergeleitet werden soll. Beachten Sie bitte, dass dies nur für die Adressen<br />
möglich ist, deren Domain bei onOffice geführt wird; daher muss die Domain auch aus dem<br />
Auswahl-Feld gewählt werden.<br />
Schritt 2<br />
Wenn Sie nun auf „Verteiler anlegen“ klicken, wird der Eintrag in die darunter angezeigte Liste<br />
übernommen. Geben Sie nun die E-Mail-Adresse in dem orange markierten Feld ein, an die die E-<br />
Mails weitergeleitet werden sollen.<br />
Schritt 3<br />
Wenn Sie die Adresse eingetragen haben, klicken Sie bitte auf das Disketten-Symbol, um die<br />
<strong>Einstellungen</strong> zu speichern. Es können auch mehrere Ziele angegeben werden, trennen Sie diese<br />
bitte mit Komma und Leerzeichen<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Schritt 4<br />
Verteiler anlegen:<br />
Um einen E-Mail-Verteiler anzulegen, wählen Sie bitte die Domain und ergänzen Sie das Postfach<br />
vor dem @-Zeichen, so dass die Adresse komplett ist, von der aus verteilt werden soll. Es ist nicht<br />
zwingend erforderlich, dass das hier angegebene Postfach auch real existiert. Nun können Sie, wie<br />
bei der Weiterleitung, die Adresse(n) angeben, an die die Mails weitergeleitet werden sollen.Wenn<br />
Sie den Bereich vor dem @-Zeichen frei lassen, wird eine Catch-All Adresse erstellt. Das bedeutet,<br />
dass alle Mails, die an Postfächer gesendet werden, die nicht existieren, hierüber weitergeleitet<br />
werden.<br />
Sie können auch nachträglich noch weitere Adressen hinzufügen. Tragen Sie diese bitte noch in das<br />
Feld „Ziele“ ein und bestätigen Sie erneut mit dem Disketten-Symbol.<br />
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onOffice – vernetzt makeln<br />
Einrichtung des Ampelsystems<br />
1) Die Darstellung in der Listenansicht<br />
Um den Bearbeitungsstatus Ihrer Objekte und Adressen immer direkt im Blick zu haben, können Sie<br />
sowohl für die Adress-, als auch für die Objektliste das Ampelsystem aktivieren. Beide Varianten<br />
funktionieren nach dem selben Muster, können jedoch separat eingestellt werden.<br />
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2) Konfiguration in den Grundeinstellungen - Definieren der verschiedenen Phasen<br />
Das Ampelsystem können Sie in den Grundeinstellungen aktivieren und konfigurieren. Gehen Sie zu<br />
diesem Zweck auf: Extras-><strong>Einstellungen</strong>->Grundeinstellungen und wechseln Sie auf den Reiter<br />
„Allgemein“.<br />
Hier können Sie das Ampelsystem aktiv schalten und die einzelnen Phasen festlegen.<br />
Phase 1: solange das Objekt sich in dieser Phase befindet, ist die Ampel auf<br />
grün geschaltet.<br />
Phase 2: innerhalb dieser Phase ist das Objekt mit gelber Ampel geführt.<br />
Phase 3: vor dem Überschreiten des hinterlegten Wertes wird eine rote Ampel<br />
angezeigt.<br />
Sobald auch dieser Wert überschritten wurde, ist in der Liste das Stopschild zu<br />
sehen.<br />
- 449 - www.onOffice.com
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3) Konfiguration in den Grundeinstellungen - Aktualisierungsmodus<br />
An dieser Stelle können Sie noch auswählen, wonach sich der Ampelstatus richten soll: Zum einen<br />
kann der Status von dem Änderungsdatum des Datensatzes abhängig gemacht werden, zum<br />
anderen von der letzten Aktivität / Maklerbucheintrag (Exposé-Versand an Interessenten /<br />
Besichtigungstermin / etc.). Wählt man die Option „letzte Aktivität“ kann man zusätzlich noch<br />
auswählen ob die Portalaktionen auch zu einer Änderung des Objektstatus führt oder nicht. Egal<br />
was man hier auswählt, ein Maklerbuch Eintrage wird in beiden Fällen getätigt.<br />
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