IT-Management Oktober 2021

30 | eBUSINESS
PROJEKTE STARTEN
MIT DESIGN THINKING
GUTE VORBEREITUNG IST ALLES
Projekte haben einen Auftraggeber, ein
klares Ziel und einen abgegrenzten Umfang
(„Scope“), ein eindeutiges Start- und
Enddatum, ein Budget und ein Team. Es
sind einmalige, noch nie dagewesene
Vorhaben. Das jedenfalls sagt die Theorie.
Aber wie läuft es in der Praxis? Und
wie kann Design Thinking helfen? Werfen
wir dafür einen Blick auf die Geschichte
von Max - eine zugegebenermaßen
fiktive Geschichte, die nichtsdestotrotz
auf wahren Begebenheiten beruht.
Wie ein Projekt beginnt,
bevor es anfängt
Max ist Assistent der Geschäftsführung in
einem mittelständischen, global agierenden
Industrieunternehmen. Kürzlich hat ihn
der Marketingleiter beiseite genommen. Er
erzählt Max, dass die meisten Kontakte zu
Neukunden inzwischen online geknüpft
werden, diese aber nicht immer zufrieden
seien mit der User Experience und dem
Content der Online-Services. Um das volle
Potenzial auszuschöpfen, müssten Länder-Websites,
Online-Shop und Backend-Prozesse
jetzt dringend überarbeitet
werden. Der Marketingleiter eröffnet Max,
dass er im anstehenden Strategie-Workshop
der Geschäftsführung darauf drängen
wird, ein bereichsübergreifendes Projekt
für den Relaunch der Online-Services
zu initiieren. Er fragt, ob Max das Projekt
nicht übernehmen könnte. Max ist sofort
Feuer und Flamme. Endlich kann er zeigen,
was er in seinem Studium gelernt hat.
Um sich auf die neue Aufgabe vorzubereiten,
entwirft er umgehend den groben zeitlichen
Ablauf des Projekts.
Im Strategie-Workshop steht das Thema
Website-Relaunch ganz oben auf der
Agenda. Die Webstatistiken, direkte Kundenfeedbacks,
aber auch die vermeintlichen
Erfolge und Vorsprünge des Wettbewerbs
haben die anderen Bereichsleiter
ebenfalls für das Thema sensibilisiert.
Wie angekündigt schlägt der Marketingleiter
Max als Projektleiter vor. Der Geschäftsführer
des Unternehmens nickt zustimmend
und wendet den Blick erwartungsvoll
an Max. Max betont, dass er
das Projekt äußerst spannend findet und
sich als Assistent der Geschäftsführung
gern darum kümmert. Er wirft den Erstentwurf
eines Gantt-Diagramms an die
Wand und erläutert der Runde, wie er
sich die Umsetzungsschritte und die Zusammenarbeit
der Bereiche vorstellt. Als
Projektlaufzeit schlägt Max einen Zeitraum
von sechs Monaten vor.
Die Führungskräfte im Strategie-Workshop
zeigen sich beeindruckt, wie weitgehend
sich Max bereits in die Planung
eingearbeitet hat. Allerdings müsse man
jetzt erstmal genau ermitteln, welche Anforderungen
umzusetzen sind, und welche
Ressourcen für das Projekt eingesetzt
werden können. Der IT-Leiter, der mit seinem
Team den Online-Shop verantwortet,
möchte bei der Gelegenheit eine neue
Version der Shop-Software implementieren
und einen Einheits-Login einführen.
Der Vertrieb mahnt an, dass aktuelle, konsistente
Infos zu Produkten und Lieferterminen
nur durch einen automatischen
Abgleich der Daten im Online-Shop mit
der internen Warenwirtschaft sichergestellt
werden können. Auch die Personalleiterin
meldet sich zu Wort. Sie spricht
von „War of Talents“ und „Digital Natives“
und hält es für äußerst wichtig, im
Verlauf des Projekts die Bewerberseiten
zu überarbeiten und jetzt endlich mit einem
Influencer-Blog zu starten.
Der Geschäftsführer überträgt Max die
Projektleitung. Für das Projekt wird ein
Lenkungsausschuss gebildet. Um das Projekt
klarer in Hinblick auf Ziele, Umfang,
Zeit und Kosten zu definieren, wird Max
im nächsten Schritt mit allen Entscheidern
und ihren Teams Anforderungen und Ressourcen
klären. Er erhält vier Wochen
Zeit, um einen formalen Projektantrag zu
erstellen.
Viele Interessen,
wenig Commitment
Der Marketingleiter zeigt Max einige
Websites von Wettbewerbern, die ihm
gefallen, und bietet Max an, das Gestaltungskonzept
gemeinsam mit einem
Agenturpartner zu entwickeln. Dabei solle
bitte auch das neue Corporate Design
berücksichtigt werden. Leider ist das Marketing-Team
gerade mit einer großen Industriemesse
und einer neuen Imagebroschüre
beschäftigt, so dass Max nur auf
die Hilfe der Agenturen und der eines
Praktikanten zählen kann. Die Berater
der Agenturen würden alle gern helfen,
benötigen aber zunächst ein genaues
Briefing. Der Vertriebsleiter will die Zahl
der Online-Vertriebskontakte verdoppeln
und die Antwortzeit auf ein Viertel reduzieren.
Seine Leute leben von Verkaufsprovisionen
und „müssen Geld verdienen“,
Ressourcen hat er daher keine. Der
IT-Leiter verweist Max an einen Software-Entwickler,
der ihm eine Excel-Datei
mit einer Liste von 20 Wunsch-Features
überreicht. Außerdem sollen alle digitalen
Anwendungen in Zukunft unbedingt
zentral in einem Rechenzentrum gehostet
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