BÖB JOURNAL Fachinformationen für das Rechnungswesen Ausgabe Juni 2021

DIGITALISIERUNG
exakt gleich: Die Art der bestellten
Leistung (oder Ware) und der Kunde
selbst. Dennoch bedarf es in der Praxis
bei vielen Unternehmen immer den
„Zwischenschritt“ der „Adressendaten
holen“. Und diese unterschiedlichen
Datenquellen müssen auf den gleichen
Stand gehalten werden.
Wenn Sie bereits diesen Prozess
„durchgängig“ abbilden können, dann
sind Sie im Vergleich zu anderen Unternehmen
schon sehr weit.
Konstruktive Fragestellung: Welches
Tool aus dem „Internet“ schafft es, dass
ich alle Vorgänge eines Geschäftsprozesses
durchführen kann, und die Basis-
bzw. Stammdaten dennoch nur ein
einziges Mal hinterlegt sind?
Problembehaftete Fragestellung: Soll
ich das Tool vom Hersteller X oder
vom Hersteller Y nehmen? Wie beschrieben
wäre es wichtiger zu wissen,
welche Prozessbereiche das Tool abdeckt!
Wer sollte solche
Überlegungen anstellen?
Es wäre tatsächlich schön, wenn es
für diese Frage eine einfache Antwort
gäbe. Jetzt könnte man folgendes annehmen:
Sie sind ein junges „Startup“
und wollen auf den Markt mit einer
innovativen Idee. Was immer es ist,
und mit welcher Idee Sie auch immer
die Welt revolutionieren wollen. Eines
bleibt Ihnen nicht erspart: Sie müssen
Ihre Kontakte bzw. Kunden warten
und organisieren, müssen Rechnungen
schreiben, Ihre Forderungen im Überblick
haben und die Steuer abführen.
Auch haben Sie Ausgaben, die Sie im
Auge behalten sollten.
Hier ist man natürlich geneigt, sich
mal nur für die wichtigste Aktivität im
Unternehmertum ein Tool zuzulegen:
Kundengewinnung, Kundenpflege,
Verwaltung von Verkaufschancen und
Kampagnen. Und in der ersten Zeit
werden Sie damit auch zufrieden sein.
Alles im „Backoffice“ macht vielleicht
ohnehin der Steuerberater.
Irgendwann wird das aber zu wenig
sein, darum sollte meiner Meinung
jedes Unternehmen diese Überlegung
anstellen. Eine zentrale Datenhaltung,
möglicherweise (bzw. wahrscheinlich)
mehrere Tools. Hier braucht es eine
gute strategische Beratung. Hier liegt
der eindeutige Trend, Schlagworte wie
„Industrie 4.0“ lassen grüßen.
Erkenntnis der letzten 25 Jahre:
Die allermeisten Unternehmen
gehen softwaretechnisch den
klassischen „evolutionären“ Weg.
Eigene Excel Listen • vielleicht
mal eine eigene Datenbankentwicklung
• Einführung verschiedener
Tools für Faktura und Kundenverwaltung
• später mal die
Buchhaltung / Controlling im eigenen
Haus • Einführung eines
ERP-Systems
Vor vielen Jahren waren die Kosten
einer ERP-Einführung das Kriterium
schlechthin, diesen Schritt nicht zu
tun. Das hat sich aber in den letzten
Jahren massiv verändert.
Mögliche Lösungsansätze
Mittlerweile gibt es auch ERP-Systeme
in einer Mietvariante (SaaS =
Software as a Service). Sie zahlen einen
monatlichen Betrag pro Benutzer
und ersparen sich im Hintergrund die
komplette IT-Infrastruktur. Kein eigener
Server, keine eigene lokale Datenbank,
keine Überlegungen zur Datensicherung
und Datensicherheit. Diese
Dienstleistungen übernimmt für Sie
der Service-Anbieter.
Was können Sie nun als „nicht IT-Experte“
tun, um herauszufinden, ob eine
„allumfassende Softwarelösung“
(ERP) Ihren Anforderungen entsprechen
kann? Bzw. andersherum: Hält
das „Tool“, welches Sie zukünftig verwenden
möchten, was es verspricht?
Hier ein paar Tipps:
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Wenn Sie sich für ein „Outsourcing“
entscheiden (die IT-Infrastruktur
ist extern), dann prüfen Sie
genau, wo ihre Daten „physisch“
liegen (sollte eigentlich gemäß
DSGVO „eh klar“ sein). (Rechenzentrum
steht in einer Stadt in Ihrer
Nähe, oder in Deutschland, oder
in Amerika [womit wir wieder bei
DSGVO wären]?)
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Softwareentwicklung steht nie still!
Wie oft bekommen Sie regelmäßige
Software-Updates?
Lassen Sie sich vom Anbieter genau
erklären, wie die Stammdaten auch
für andere Systeme genutzt werden
können (bleiben wir beim Beispiel
„Kontakt“ bzw. „Kundenstamm“:
diesen sollten Sie nur ein einziges
Mal in einem System warten, alle
weiteren System müssen darauf
einfach zugreifen können).
Achtung Falle! Lassen Sie sich
nicht abspeisen mit Aussagen wie
„für den Datenaustausch gibt es eine
standardmäßige Schnittstelle“!
Richtig, nahezu alle Software-Tools
können „irgendwie“ Daten austauschen,
und das über mehrere technologischen
Möglichkeiten. Aber
Sie wollen ganz genau wissen, zu
welchen anderen Systemen diese
Schnittstellen bereits „fertig“ umgesetzt
wurden. Lassen Sie da nicht
locker!
Wer ist der Hersteller der Software-Lösung?
Die Praxis zeigt
immer wieder, dass man sich eine
„Fakturensoftware“ anschafft (oder
vorwiegend mietet) und sich dann
wundert, dass die Rechnungen 19 %
Steuer zeigen!
Es ist Ihr Geld, darum prüfen Sie
auch genau die „Investitionssicherheit“.
Sie zahlen monatlich Miete
für eine innovative Buchhaltung
und das Software-Unternehmen
geht pleite? Später kommen Sie
drauf, der Hersteller war ein kleines
„Startup“ mit 3 Personen. Nicht
falsch verstehen: Nichts gegen
Startup, wir brauchen junge, frische
und innovative Ideen, aber auch die
müssen sich mit „Investitionssicherheit“
auseinandersetzen!
Fazit: Eine Softwareanschaffung für
Ihr Unternehmen ist wie „Hausbauen“.
Ohne einen vernünftigen Plan
und ein solides Fundament landet
man schnell in der bekannten Fernsehsendung
„Pfusch am Bau“.
62 BÖB Journal 86 | 21