BÖB JOURNAL Fachinformationen für das Rechnungswesen Ausgabe Juni 2021

Bildschirm. Da liest man: „Einfach zu
installieren“, oder „Schnell Account
einrichten und loslegen“. Hervorragend!
Sicherlich gibt es auch was für
meine Eingangsbelege. Eine neue Liste
erscheint! Belege einfach scannen,
und das System erkennt alle Inhalte.
Einfach ein Mausklick, und alle Belege
sind professionell verwaltet und
fertig für die Buchhaltung.
Da ist die Verführung groß! Und tatsächlich,
es funktioniert! Ganz rasch
wurde die neue Software aktiviert, diese
wird „Online“ (als Cloud-Service)
genutzt. Ohne große IT-Kenntnisse
ist es gelungen, die Excel-Liste mit
den Kundenadressen zu importieren,
und die erste Rechnung konnte auch
schon erstellt werden. Die Begeisterung
ist groß, aber die 10 - 20 Stunden
Arbeit haben sich ausgezahlt, jetzt
funktioniert alles auf Knopfdruck! Die
Rechnungen werden erstellt und auch
gleich per E-Mail versendet! Was für
eine Arbeitserleichterung!
Der Hype
Begeistert, dass das so einfach funktioniert
hat, können wir das nächste Projekt
angehen. Meine Marketing-Aktivitäten
brauchen neuen Schwung,
und da ist ein großartiges Tool mit
einer „5-Sterne-Bewertung“, das den
Newsletter-Versand revolutioniert. Eigentlich
können wir auch gleich das
Lager angehen. Schon lange wollten
wir unseren Kunden eine Sendungsverfolgung
anbieten. Usw., usw.
Die Ernüchterung
Das Marketing-Tool funktioniert auch
super, die Adressen konnten ganz
rasch importiert werden. Aber wenn
ich eine Adresse ändere oder eine
neue Adresse hinzufüge, dann muss
ich das erst wieder doppelt machen!
Zuerst im Fakturen-Programm, dann
im Newsletter-Tool, und die Buchhaltung?
Nun, die erfährt es wieder zum
Schluss. Jetzt ist zwar vieles auf einer
neuen technischen Plattform, aber
letztendlich haben wir alten Wein nur
in neue Schläuche gefüllt. Das steht
zwar „irgendwas“ über Datenabgleich
über API, aber was um Himmels Willen
ist eine API?
Wie kommt man nun zur
„perfekten“ Lösung?
In einer etwas legeren Art und Weise
wurde in der Einleitung versucht, die
Situation in vielen Unternehmen darzustellen,
die ich in den letzten Jahren
kennenlernen durfte. Als Lösungsberater
werde ich täglich mit diesen Herausforderungen
konfrontiert. Natürlich
immer in einer unterschiedlichen
Art und Weise. Ein Mittelstandsunternehmen
(50 bis 250 Mitarbeiter)
arbeitet sehr wahrscheinlich bereits
mit einem ERP-System. Hier werden
alle zuvor genannten Themen „in
einer Datenbank“ abgewickelt. Die
„Stammdaten“ (Kunden, Lieferanten,
Artikel, etc.) gibt es nur einmal, alle
Abteilungen (Marketing und Vertrieb,
Buchhaltung, Versand, etc.) greifen
darauf zu.
Aber was macht man als EPU oder
KMU? Diese ERP-Software ist – was
man so hört – ja gar nicht so billig!
Vielleicht haben Sie einen ERP-Lösungsanbieter
bereits in ihr Unternehmen
eingeladen? Die Person war zwar
sehr nett, aber eigentlich haben Sie nur
„Bahnhof“ verstanden? Oder es kamen
gleich drei Personen zu Ihnen? Eine
Spezialistin für Buchhaltung, ein Spezialist
für „Supply Chain“ (was immer
das auch sein mag) und ein Projektleiter,
der Ihnen was über „Agil“ und
„Scrum“ erzählt? Sie haben sich kurzzeitig
gefühlt, als wären Sie auf einem
anderen Planeten und waren dann
recht froh als Sie den erlösenden Satz
hörten: „Wir bleiben in Kontakt!“.
Die Anforderung
Eigentlich wollen Sie ja nur das Problem
mit den Adressen in den Griff bekommen!
Oder Sie wollen vermeiden,
dass alle Einkaufs- und Verkaufsbelege
nochmals händisch in ein Buchhaltungsprogramm
eingetippt werden
müssen. Das sind die vordergründigen
Motivationen, die Sie antreiben, nach
einer Lösung zu suchen. Wenn man
eine Stufe zurückgeht, bzw. so eine Art
„Vogelperspektive“ einnehmen möchte
(oder Sie auf die „Meta-Ebene“ gehen
wollen; da gäbe es nur unzählige
andere Formulierungen für „ein und
dasselbe“), dann wollen Sie eigentlich
unnötige und zeitraubende Tätigkeiten
vermeiden. Eigentlich wollen Sie
nichts doppelt oder dreifach machen.
Genau hier wäre der Ansatz zu suchen
bzw. hier könnte eine hilfreiche Fragestellung
formuliert werden: „Was kann
ich tun, dass ein Vorgang (Prozess) so
gestaltet wird, damit alle meiner MitarbeiterInnen
(oder Sie selbst) immer
alle erforderlichen Informationen zur
Verfügung haben?“.
Machen wir ein Beispiel: Ein Kunde
hat von Ihnen ein Angebot erhalten
und beauftragt Sie nun mit einer
Warenlieferung (oder Dienstleistung).
Wie sieht nun der Vorgang aus? So
sieht es meistens aus:
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Adressendaten für Auftragsbestätigung
organisieren („irgendwo“ sind
die schon gespeichert)
Auftragsbestätigung schicken
Verpacken der Ware
Adressendaten für Lieferschein organisieren
Lieferschein erstellen
Adressendaten für Rechnung organisieren
Rechnung erstellen
Adressendaten in Buchhaltung
Buchungssatz (Forderung für Zahlungsausgleich
und ggf. Mahnwesen)
Eine mögliche Variante wäre:
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ÐÐ
ÐÐ
Adressendaten für Auftragsbestätigung
organisieren (sind üblicherweise
in Datenbank vorhanden)
Auftragsbestätigung schicken
Verpacken der Ware
Lieferschein erstellen (Beleg entsteht
aus Auftragsbestätigung)
Rechnung erstellen (Beleg entsteht
aus Lieferschein)
Buchungssatz (Forderung für Zahlungsausgleich
und ggf. Mahnwesen)
• entsteht im „Hintergrund“
Die Welt ist nicht „schwarz“ und
„weiß“, bei diesem Prozess gibt es unzählige
Varianten, hier wird eher ein
„Extrembeispiel“ dargestellt, dem ich
aber auch noch heute begegne.
Betrachten wir die „Einzelvorgänge
dieses Prozesses“, bleibt eines nahezu
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