BÖB JOURNAL Fachinformationen für das Rechnungswesen Ausgabe Juni 2021

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DIGITALISIERUNGDynamische Array-FunktionenDynamische Array-FunktionenMag. Robert GelbmannRöhrenbacherConsulting GmbHUnternehmensberatung+43 1 484 39 00office@roehrenbacher.atwww.roehrenbacher.atDer Spezialist für:Top-Seminare rund umMicrosoft OfficePersonal CoachingMakroprogrammierung inMicrosoft Excel, MicrosoftAccess & CoEin kleiner Auszug ausunserem umfangreichenSeminar-Repertoire:Excel für Rechnungswesenund Controlling IExcel für Rechnungswesenund Controlling IIExcel-Automatisierung mitMakros/VBASpecial: „Daten verdrehen“mit PivotTablesNEU!PowerPivot & PowerQuery inExcel für RW & ControllingIn der letzten Ausgabe wurden in dieser in dieser Kolumne Kolumne die nur die für nur die für aktuellste die aktuellste Version Excel 365 (!)Version vorbehaltenen Excel 365 neuen (!) dynamischen vorbehaltenen Arrayformeln neuen dynamischen vorgestellt. Zur Arrayformeln Gänze entfaltet vorgestellt. wird ihr phänomenalesGänze entfaltet Potential aber wird erst ihr durch phänomenales die von Microsoft Potential dafür aber maßgeschneiderten erst durch die von neuen Micro-Tabel-Zursoft lenfunktionen, dafür maßgeschneiderten die sogar Profi-Features neuen wie Tabellenfunktionen, dem erweiterten Filter die und sogar den Profi-FeaturesVBA-Makros starkewie Konkurrenz dem erweiterten machen. Filter und den VBA-Makros starke Konkurrenz machen.Dynamischer FilterSollen beispielsweise aus einer Personalliste (siehe Abb.) alle Datensätze, die einer bestimmten Abteilungzugehörig sind, kopiert werden, lässt sich dies mit dem beliebten Filter (Daten / Sortieren und Filtern/ Filtern) und anschließendem Kopieren und Einfügen des Filterergebnisses ebenso erledigen wiemit dem nicht ganz so bekannten erweiterten Filter (Daten / Sortieren und Filtern / Erweitert). BeideVarianten bieten jedoch - ohne Programmierung mit VBA-Makros - keine automatische Aktualisierung.Auch wer sich mit PowerQuery (Daten / Daten abrufen und transformieren / Daten abfragen) vertrautgemacht hat, muss nach der Einrichtung der Abfrage bei Änderungen manuell das Filterergebnisaktualisieren.Das Formelergebnis der neuen FILTER-Tabellenfunktion wird jedoch - wie bei herkömmlichen Excel-Tabellenfunktionen - automatisch aktualisiert; hier für die Zelle I7:Syntax: FILTER(Matrix;einschließen;[wenn_leer])=FILTER(B7:G16;F7:F16=J4)=FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4;"(keine)") … für die Tabelle „Personal“Zur Sicherheit nochmals der Hinweis:Die gesamte Funktionalität der dynamischen Arrayformeln ist Nutzern von Excel 365 vorbehalten.Excel-Benutzer, die eine ältere Excel-Version verwenden, erhalten hier nur einen #NAME!-Fehlerwert.Beachten Sie:• Eine dynamische Array-Formel steht nur (!) in der oberen linken Zelle (I7), füllt das Ergebnis jedochin einen dynamisch größenmäßig angepassten Ausgabebereich. Ist dieser Ausgabebereichnicht vollständig leer, sondern durch eine Eingabe/Formel besetzt, wird ein #ÜBERLAUF!-Fehlerwert ausgegeben. Sobald diese Blockade entfernt wird, erfolgt das Ausfüllen automatisch.• Die dynamischen Array-Tabellenfunktionen benötigen in der Regel keine absoluten Bezüge; hierz. B. für die gesuchte Abteilung und die Matrix. Selbstverständlich können und sollen (da dadurchauch die Anzahl der Zeilen und Spalten der Datenquelle dynamisch wird) - wie dargestellt - auchBezüge auf Tabellen-Elemente (Einfügen / Tabellen / Tabelle) verwendet werden. DynamischeArray-Formeln können jedoch nicht in Tabellen platziert werden.• Erfüllt keiner der Datensätze das angeforderte Filterkriterium, so quittiert Excel dies mit dem neuen#KALK!-Fehlerwert. Dieser kann im dritten (optionalen) Parameter von FILTER durch einen beliebigenWert ersetzt werden, z. B.: =FILTER(B7:G16;F7:F16=J4;"(keine)")• Tipp: Die FILTER-Funktion gibt alle Spalten zurück. Möchte man nur bestimmte Spalten im Ergebnissehen, so kann man das Filterergebnis in eine weitere FILTER-Funktion einbetten, wobeidie gewünschten Spalten mit einem 1-0-Vektor angegeben werden;Unsere aktuellen Seminarterminefinden Sie aufunserer Webseitewww.roehrenbacher.at54 BÖB Journal 86 | 21
z.z.B.B.umumfürfürdiedievorliegendevorliegendeListeListenurnurdiedie1.,1.,2.2.undund6.6.SpalteSpaltezuzuerhalten:erhalten:=FILTER(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);{1.1.0.0.0.1})=FILTER(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);{1.1.0.0.0.1})(Für die Erläuterung z. B. um für der die weiteren vorliegende Funktionen Liste nur(Für die Erläuterung der weiteren Funktionenwerden die 1., 2.werdenin undinFolge 6. SpalteFolgehierhierjedoch zu erhalten:jedochallealleSpaltenSpaltenverwendet.)verwendet.)=FILTER(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);{1.1.0.0.0.1})Dynamisches Sortieren(Für die Erläuterung der weiteren Funktionen werden in Folge hier jedoch alle Spalten verwendet.)AuchAuchbeimbeimeinfacheneinfachenSortierenSortierenvonvonListenListenfehltfehltdiedieautomatischeautomatischeAktualisierung.Aktualisierung.ZudemZudem Dynamisches willwillmanmandiedieErgebnisse Sortieren ErgebnissevonvonFILTERFILTERundundEINDEUTIGEINDEUTIG(siehe(sieheunten)unten)häufighäufigauch sortieren; hier z. B. nach dem Bruttobezug, absteigend:Auch auch sortieren; beim einfachen hier z. Sortieren B. nach von dem Listen Bruttobezug, fehlt die absteigend: automatische Aktualisierung.Zudem will man Syntax: die Ergebnisse SORTIEREN(Matrix;[Sortierindex];[Sortierreihenfolge];[nach_Spalte])von FILTER und EINDEUTIG (siehe unten)häufig auch sortieren; Syntax: hier SORTIEREN(Matrix;[Sortierindex];[Sortierreihenfolge];[nach_Spalte])z. B. nach dem Bruttobezug, absteigend:•KonkretKonkretwirdwirddasdasErgebnisErgebnisder bisherigen FILTER-Formel nach der 6. Spalte (= Bruttobezug) absteigend (-1) sortiert:Syntax: der SORTIEREN(Matrix;[Sortierindex];[Sortierreihenfolge];[nach_Spalte])bisherigen FILTER-Formel nach der 6. Spalte (= Bruttobezug) absteigend (-1) sortiert:=SORTIEREN(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);6;-1)=SORTIEREN(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);6;-1)• Konkret wird das Ergebnis der bisherigen FILTER-Formel nach der 6. Spalte (= Bruttobezug) absteigend (-1) sortiert:•BeiBeiBedarfBedarf =SORTIEREN(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);6;-1)lässtlässtsichsichmitmitdemdemVektoren-TrickVektoren-Trickauchauchmehrstufigmehrstufigsortieren.sortieren.DieDiefolgendefolgendeFormelFormelsortiertsortiertprimärprimärnachnachderderQualifikationQualifikation(Spalte(Spalte4),4),aufsteigendaufsteigend(1)(1)undundsekundärsekundärnachnachdemdemBruttobezugBruttobezugSpalteSpalte6),6),absteigendabsteigend(-1):(-1):• Bei Bedarf lässt sich mit dem Vektoren-Trick auch mehrstufig sortieren. Die folgende Formel sortiert primär nach=SORTIEREN(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);{4.6};{1.-1})=SORTIEREN(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);{4.6};{1.-1})der Qualifikation (Spalte 4), aufsteigend (1) und sekundär nach dem Bruttobezug Spalte 6), absteigend (-1):•WieWiebeimbeim =SORTIEREN(FILTER(Personal;Personal[Abteilung]=J4);{4.6};{1.-1})SVERWEISSVERWEISmussmussfürfürdiedieSORTIEREN-FunktionSORTIEREN-FunktiondiedieSpaltennummerSpaltennummerermitteltermitteltwerden,werden,waswasbeimbeimnachträglichennachträglichenEinfügenEinfügenoderoderLöschenLöschenvonvonSpaltenSpaltenproblematischproblematischwird.wird.AberAberExcelExcelbietetbietetmitmitderderneuenneuenTabellenfunktionTabellenfunktionSORTIERENNACH • Wie beim SVERWEISSORTIERENNACHeineeineLösung, muss fürLösung,die diedieauch SORTIEREN-FunktionauchgleichgleichdiedieUmsetzung die SpaltennummerUmsetzungvonvonmehrstufigen ermitteltmehrstufigenSortierungen werden, wasSortierungenvereinfacht: beim nachträglichenEinfügen oder Löschen von Spalten problematisch wird. Aber Excel bietet mit der neuen Tabellenfunktion vereinfacht:Syntax:Syntax: SORTIERENNACH(Matrix;Nach_Matrix1;[Sortierreihenfolge1];[Nach_Matrix2];[Sortierreihenfolge2];...)SORTIERENNACH(Matrix;Nach_Matrix1;[Sortierreihenfolge1];[Nach_Matrix2];[Sortierreihenfolge2];...)eine Lösung, die auch gleich die Umsetzung von mehrstufigen Sortierungen vereinfacht:Diesmal Syntax:Diesmalmussmussjedoch SORTIERENNACH(Matrix;Nach_Matrix1;[Sortierreihenfolge1];[Nach_Matrix2];[Sortierreihenfolge2];...)jedochunbedingtunbedingtzuerstzuerstsortiertsortiert(innere(innereFunktion)Funktion)undunddanachdanachgefiltertgefiltert(äußere(äußereFunktion)Funktion)werden:werden:=FILTER(SORTIERENNACH(Personal;Personal[Qualif];1;Personal[Bruttobezug];-1);Personal[Abteilung]=J4)Diesmal muss jedoch unbedingt zuerst sortiert (innere Funktion) und danach gefiltert (äußere Funktion) werden:=FILTER(SORTIERENNACH(Personal;Personal[Qualif];1;Personal[Bruttobezug];-1);Personal[Abteilung]=J4)=FILTER(SORTIERENNACH(Personal;Personal[Qualif];1;Personal[Bruttobezug];-1);Personal[Abteilung]=J4)Dynamische AusprägungslisteDynamische AusprägungslisteUnsereUnsereEingabezelleEingabezelle(J4)(J4)fürfürdendenSuchbegriffSuchbegriffwärewärewesentlichwesentlichbenutzerfreundlicher,benutzerfreundlicher,wennwennhierhiereineeineDrop-Down-ListeDrop-Down-ListederdertatsächlichtatsächlichUnsere vorhandenenvorhandenenEingabezelle AbteilungenAbteilungen(J4) für den zurzurSuchbegriff VerfügungVerfügungwäre stehenstehenwesentlich würde.würde.benutzerfreundlicher, DazuDazuwerdenwerdendiediezulässigenzulässigenwenn hier EinträgeEinträgeeine Drop-Down-Liste zunächstzunächstinineinemeinemderfreien Bereich tatsächlich (z. vorhandenen B. in B4 auf Abteilungen einem Blatt zur namens Verfügung „Auswahl“) stehen würde. dynamisch Dazu (!) werden ermittelt: die zulässigen Einträge zunächst in einemfreien Bereich (z. B. in B4 auf einem Blatt namens „Auswahl“) dynamisch (!) ermittelt:freien Bereich (z. B. in B4 Syntax: auf einem =EINDEUTIG(Matrix;[nach_Spalte];[genau_einmal])Blatt namens „Auswahl“) dynamisch (!) ermittelt:Syntax: =EINDEUTIG(Matrix;[nach_Spalte];[genau_einmal])Syntax: =EINDEUTIG(Matrix;[nach_Spalte];[genau_einmal])•DaDahierhiereine Spalte (also keine Zeile) benötigt wird und auch nicht nur solche Einträge aufgelistet werden sollen, dienur genau • Da eine hier Spalteeinmal eine vorkommen, Spalte (also (also keine keine Zeile)gestaltet Zeile) benötigtsich benötigt wirddie Formel wird und und aucheinfach auch nichtund nicht nurwird nur solche solche Einträgeauch gleich Einträge aufgelistetum aufgelistet werdeneine Sortierung werden sollen,erweitert: sollen, die dienur genau nur genau einmal einmal vorkommen, vorkommen, gestaltet gestaltet sich sich die Formel die Formel einfach einfach und und wird wird auch auch gleich gleich um um eine eine Sortierung erweitert:=SORTIEREN(EINDEUTIG(Personal[Abteilung]))=SORTIEREN(EINDEUTIG(Personal[Abteilung]))InInderderEingabezelleEingabezelle(J4) wird abschließend die Drop-Down-Liste eingerichtet:In der Eingabezelle (J4) wird (J4) abschließend wird abschließend die die Drop-Down-Liste eingerichtet:•DatenDaten Datentools Datenüberprüfung: Einstellungen, Zulassen: Liste• / Datentools / Datentools / / Datenüberprüfung: Einstellungen, Zulassen: Liste Liste•UndUnd • alsals Und QuelleQuelle als Quelle wirdwirddiedie wird ersteerste die erste ZelleZelle Zelle desdesAusfüllbereiches des Ausfüllbereiches =Auswahl!$B$4 =Auswahl!$B$4 angeklicktklickt,jedochangeklickt,jedoch jedoch wirdwirddiesediese wird diese Bezugsangabe Bezugsangabe manuellmanuell manuell umum um einein ein #ergänzt # ergänzt (!),(!), (!), womit womit derder dergesamtegesamte gesamte dynamischedynamische dynamische (!)(!)FüllbereichFüllbereich (!) Füllbereich adressiertadressiert adressiert wird:wird: wird: =Auswahl!$B$4#AbAbnunnun Ab bietetbietet nun bietet dasdasEingabefeldEingabefeld das Eingabefeld einein ein Drop-Down-Menü, dasdas das stetsstets stets vollautomatisch (!)(!) (!)mitmiteinereiner mit alphabetischalphabetisch einer alphabetisch sortiertensortierten sortierten (!)(!)ListeListe (!) Liste derderaktuellaktuell der aktuell (!)(!)inin (!) derder in der TabelleTabelle Tabelle „Personal“ „Personal“ vorhandenenvorhandenenvorhandenenAbteilungenAbteilungenAbteilungen bestücktbestücktbestückt ist.ist. -ist. UndUnd- Und dasdasganzganzdas ganz ohneohneohne Programmierung!Programmierung!Achten Achten Sie jedoch Sie jedoch stets darauf, stets darauf, dass dass derart derart ausgestattete Arbeitsmappen für für Benutzer von älterenAchten Sie jedoch stets darauf, dass derart ausgestattete Arbeitsmappen für Benutzer von älteren Excel-Versionen nurExcel-Versionen Excel-VersionenExcel-Versionennurnur nur eingeschränkteingeschränkt verwendbarverwendbarsind. sind.sind.Das DasDasist ististaber aberaber - - abgesehenabgesehenvon vonvon extremenextremen Datenmengen bzw.eingeschränkt verwendbar sind. Das ist aber - abgesehen von extremen Datenmengen bzw. Formelmodellen Datenmengen - auch schonbzw.Formelmodellen FormelmodellenFormelmodellen -auch -auchschon auch schonschondiedieeinzige die einzigeeinzige EinschränkungEinschränkungbezüglich bezüglichbezüglichdieser dieserdieser fabelhaftenfabelhaften neuenneuen Tabellenfunktionen.die einzige Einschränkung bezüglich dieser fabelhaften neuen Tabellenfunktionen. Tabellenfunktionen.ROE Office ExcellenceTausende zufriedene Seminarteilnehmer/innenzeugen von MicrosoftOffice-Seminaren in höchsterQualität. Die Seminarinhalte zielendabei jeweils auf die Aus- und Weiterbildungvon fortgeschrittenenAnwendern ab.Personal CoachingLassen Sie sich von unserenExperten coachen! Lernen Sieneue Techniken im Individual-Coaching!Entdecken Sieneues Potential um Ihren Problemstellungenzu begegnen!SoftwareentwicklungLassen Sie regelmäßig anfallende,fehleranfällige Import- und Exportvorgängein Excel & Co vonuns automatisieren und sparenSie so Zeit & Geld! 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