Outsourcing: die Umsetzungs- Checkliste - Steuer & Service

Outsourcing: die Umsetzungs- 

Checkliste 

A) Wann ist Outsourcing sinnvoll? – eine Entscheidungshilfe 

Einige Personalaufgaben eines Unternehmens erfordern einerseits Zeit und Know How, sind 

andererseits aber hinsichtlich der Anforderungen branchenunabhängig sehr ähnlich. 

Das trifft besonders auf die Gehaltsverrechnung zu. Sie ist zeitaufwendig, kosten- und kontroll-intensiv, 

erfordert ein spezielles Abrechnungswissen, das zum Großteil branchenunabhängig 

ist. 

Hier bietet sich Outsourcing aufgrund folgender Überlegungen an: 

� Externe Dienstleister haben in der Regel ein großes fachliches Know-How und sie 

gestalten aufgrund ihrer Erfahrungen Abläufe effizient und risikominimierend. 

Erfahrungsgemäß reduziert daher optimales Outsourcing die Kosten um zumindest 

20 Prozent. Neben den Personalkosten fallen Lizenz-, Fortbildungs-, Raum- und Bürokosten 

weg 

� Outsourcing führt zur Kostentransparenz. Bisher versteckte Personalkosten werden 

sichtbar. 

� Die Kosteneinsparung entlastet das Personalbudget. Konzerne profitieren von der 

durch das Outsourcen reduzierten Kopfzahl, dh der Head Account wird vermindert. 

� Abrechnungs-, Personalausfalls- und Softwarefunktionalitätsrisiken werden an den 

Dienstleister ausgelagert. 

� Das spezielle Fachwissen des Dienstleisters garantiert eine hohe Abrechnungsqualität. 

Außerdem findet ein KnowHow Transfer vom Dienstleister zum Unternehmen 

statt, beispielsweise durch Optimierung von Dienstverträgen, Reisekostenrichtlinien 

oder Vergütungsregelungen. 

� Das Unternehmen reduziert Kosten und ist fit für die Fokussierung auf das Kerngeschäft. 

Es muss sich nicht mehr darum kümmern, ob die Abrechnungssoftware 

uptodate ist, wer im Krankheitsfalle die Abrechnung durchführt bzw wer welche 

Schulungen besuchen sollte. 

© Steuer & Service Steuerberatungs GmbH – DIE Personalrechts-Profis – www.steuer-service.at 

1

unternehmensinterne 

Vorbereitung 



B) die 4 Erfolgsschritte zum erfolgreichen Outsourcing 

Dienstleister- 

Auswahlverfahren 

konkrete 

Umsetzung 

Erfolgsschritt �: unternehmensinterne Vorbereitung 

Was ist zu tun? 

erledigt 

Datum � 

� Schriftliche Fixierung des Outsourcingzieles � 

� Festlegung des Ausmaßes der geplanten Auslagerung 

(welche Aufgaben sollen ausgelagert werden und welche 

werden auch künftig unverändert im Betrieb erledigt?) 

� Welche internen Kosten verursachen die 

auszulagernden Aufgaben? 

• Personalkosten (einschließlich Ausbildungskosten) 

• Raum- und Energiekosten 

• Telekommunikationskosten 

• EDV-Lizenzgebühren 

• Büromaterial und sonstige Büro(maschinen)kosten 

Evaluierung 

� Zeit- und personelle Ressourcenplanung � 


� 

� 

� 

� 

� 

� 

2



Erfolgsschritt �: Dienstleister � die Auswahlkriterien 

� Dienstleistungskompetenz 


• Wie lange und auf welchem Outsourcing-Niveau ist 

der Dienstleister tätig? 

• Wie hoch ist der Umsatzanteil der Outsourcing- 

Dienstleistungen am Gesamtumsatz? 

• Tiefe und Breite des Leistungsspektrums 

• Wie viele Mitarbeiter sind im Outsourcing-Geschäftsfeld 

tätig und welche Qualifikationen haben 

Sie? 

• Outsourcing-Kundenstruktur (Größe, Art der 

outgesourcten Dienstleistungen, Branchen) 

• Kundenempfehlungen einholen (insbesondere 

betreffend Zuverlässigkeit, Dienstleistungsorientiertheit 

und fachlicher Kompetenz) 

• Zeigt der Dienstleister Verständnis für die kundenindividuellen 

Anforderungen? 

• Ausmaß der Mitarbeiterfluktuation (insbesondere: 

Ausmaß der arbeitnehmerseitigen Dienstvertragsbeendigungen) 

• Kommunikationsvermögen 

erledigt 

Datum � 


� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

3




• Dienstleistungspalette (welche Teilbereiche werden 

wie häufig vom Dienstleister durchgeführt)? 

� reine Bezugsabrechnung 

� Reisekostenadministration 

� Arbeitszeitenverwaltung 

� Personalsuche 

� (Dienst)Vertragswesen 

� andere 

• Kooperiert der externe Dienstleister mit anderen 

Dienstleistern, um seine Dienstleistungsangebotspalette 

zu optimieren? 

� EDV Konfiguration 

• aktuelle Release-Stände 

• Welches Abrechnungsprogramm wird verwendet; 

Kompatibilität mit marktgängigen Abrechnungs- 

bzw Buchhaltungssystemen? 

• Welche Datensicherheiten sind eingerichtet? 

• Welche Netzwerksicherungen und Risikovermeidungsstrategien 

existieren? 

erledigt 

Datum � 


� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

4




� Kosten- und Vertragsregelungen 

• transparente Honorargestaltung 

• konstanter Monatspauschalbetrag und/oder Beratungsleistungen 

mit zusätzlicher und leistungsabhängiger 

Berechnung 

• Hotline-Service: kostenpflichtig? 

• vertraglich klare Regelungen betreffend 

� Zielsetzung und Umfang der zu erbringenden 

Dienstleistung 

� Gibt es allgemeine Auftragsbedingungen? 

� Festlegung der Dienstleistungsqualität 

(Service-level-Agreement) 

� Vertragslaufzeit und Regelungen betreffend 

Kündigungsfristen 

� Vertragsauflösung bei krassen Vertragsverletzungen 

(beispielhafte Aufzählung) 

� Verantwortlichkeiten und Berichtswesen 

festlegen 

� Regelungen betreffend Archivierung der Daten 

erledigt 

Datum � 


� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

� 

5




� Haftungs-, Schadenersatz- und Gerichtsstandregelungen 

(hier sind Anbieter mit 

gesetzlichen Haftpflichtversicherungen im 

Vorteil) 

� Regelungen über Notfallspläne 

erledigt 

Datum � 

Erfolgsschritt � + �: Umsetzung und Evaluierung 


erledigt 


� 

� 

Datum � 

� Festlegung des konkreten Umsetzungsplanes � 

� Festlegung einer permanenten Projektabstimmung während 

der Umsetzung 

� Vereinbarung regelmässiger Evaluierung-Meetings � 

Mit dem richtigen OUTSOURCING- 

PARTNER kommen Sie zum 

Erfolgserlebnis 

� 

6

� Outsocurcing in Etappen 



C) Ergänzungen/Alternativen zum Outsourcing 

Situationsbedingt kann es sinnvoll sein, die HR-Agenden in Etappen auszulagern. 

Zunächst wird die reine Gehalteabrechnung an den Dienstleister übertragen. Einige Zeit 

später werden weitere Personalaufgaben (zB Personalsuche) oder administrative Tätigkeiten 

(Reisekostenadministration, Abwesenheitsverwaltung etc) outgesourct. 

� Kosteneinsparungspotentiale identifizieren � Payroll Check nach der „So- 

Wie-So“-Methode (© Mag. Ernst Patka) 

Ein professioneller Dienstleistungspartner erkennt Situationen im Unternehmen, aufgrund 

derer das Outsourcen keine optimale Lösung ist. 

Um trotzdem Kosteneinsparungspotentiale zu lukrieren, bieten wir einen besonderen 

Payroll-Check nach der „So-Wie-So“-Methode (© Mag. Ernst Patka). 

SO soll die interne Gehalteverrechnung organisiert sein (Sie erhalten hiebei Praktiker-Tipps 

zur funktionsfähigen Gehalteverrechnung in schwierigen Situationen) 

WIE kann kontrolliert werden, dass die Abrechnung fehlerfrei erfolgt (durch Einsatz von 

Praktiker-Checklisten führen wir effizient diese Aufgabe durch) 

SO soll die konkrete interne Kontrolle organisiert sein (Sie erhalten Kontroll-Checklisten & 

Praktikertipps zum 4-Augen-Kontroll-Prinzip) 

Wir durchleuchten die Abläufe im Personalbereich, beurteilen kritisch die Ablauforganisation, 

erkennen allfällige fachliche Defizite beim Abrechnungspersonal und überprüfen die 

fachliche Richtigkeit der Gehalteabrechnung. 

Im Regelfall bringen die aus diesem Check gewonnen Verbesserungsvorschläge und 

Abrechnungshinweise ein Mehrfaches an Nutzen im Vergleich zu den Investitionen. 


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