Elektronische Rechnungsstellung - Wirtschaftskammer Österreich

Elektronische
Rechnungsstellung
LEITFADEN FÜR KLEINE UND MITTLERE UNTERNEHMEN IN DER EU

November 2009
„Dieser Leitfaden ist ein sehr nützliches Instrument, das die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung
in den KMU sicher fördern wird. Gleichzeitig zeigt er, und das ist vielleicht noch wichtiger, dass wir nur
dann die Früchte eines einheitlichen EU-weiten Rechtsrahmens werden ernten können, wenn die geltenden
EU-Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung so geändert und vereinfacht werden, wie es die
Europäische Kommission vorgeschlagen hat."
Gerhard Huemer, Direktor für Wirtschafts- und Steuerpolitik, UEAPME
(Europäische Union des Handwerks und der Klein- und Mittelbetriebe)

DAS EUROPEAN E-BUSINESS LAB
Das European e-Business Lab (EBL) ist eine
branchenübergreifende Initiative, die von erfolgreichen
Organisationen mit dem Ziel gegründet wurde, sich über
Best Practices im Bereich des e-Business, deren Einführung,
Standardisierung und Innovationen auszutauschen und sie zu
verbessern. Es ist eine Abteilung der European Business Lab
Association. Das Labor liefert eine Plattform für ein offenes,
von den Benutzern ausgehendes Innovations-Ökosystem,
das sich mit der Weiterentwicklung elektronischer
Geschäftsprozesse beschäftigt.
DANK
Die Autoren möchten den Sponsoren und Organisationen,
die als Partner des European e-Business Lab an dieser
Broschüre mitgewirkt haben, danken:
Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ)
AUSTRIAPRO
Konsortium CBI (Customer to Business Interaction)
SEPA International
UEAPME (Europäische Union des Handwerks und der
Klein- und Mittelbetriebe)
Wir möchten außerdem dem „Enterprise Europe Network“
der Europäischen Kommission für seinen wertvollen Beitrag
danken.
Die Autoren möchten außerdem folgende Personen, die zur
Erstellung dieses Leitfadens beigetragen haben, dankend
erwähnen:
Costas Andropoulos
Antonio Conte
David Ellard
Risto Suominen
Aigars Jaundalders
Danny Gaethofs
Pieter Breyne
Kai Haberzettl
Thomas Wilson
Mike Beral
Dulce Lopes
Julian Inza
BIBLIOGRAPHISCHE ANGABEN
Autoren Carmen Ciciriello
Mairi Hayworth
Herausgeber European Business Lab
Buchdesign MAP Gallery
Grafik Giulia Tonelli
© 1. Auflage 2009
Alle Rechte vorbehalten. European Business Lab.
E-Mail: info@euebl.org
Webseite: www.euebl.org
Via Carlo Troya 38,
70031 Andria (BA)
Italien
AUSTRIAPRO ist der österreichische Sponsor
des vorliegenden Leitfadens
AUSTRIAPRO Verein zur Förderung der
elektronischen Datenübermittlung - in
Kooperation mit der Wirtschaftskammer
Österreich
HAFTUNGSAUSSCHLUSS
Diese Broschüre dient nur als allgemeiner
Leitfaden zur Information. Sie stellt keine
Fachberatung dar. Sie sollten ohne vorherige, auf
Sie zugeschnittene Fachberatung nicht auf Basis
d e r i n d i e s e r B r o s c h ü r e e n t h a l t e n e n
Informationen handeln. Es wird keinerlei Gewähr
oder Garantie für die Richtigkeit oder
Vollständigkeit der in dieser Broschüre
enthaltenen Informationen und den gesetzlich
zulässigen Rahmen gegeben. Das European
Business Lab, seine Mitglieder, Mitarbeiter und
Handlungsbevollmächtigen übernehmen keinerlei
Haftung und schließen jede Verantwortung für
Folgen aus, die Ihnen oder jemand anderem
entstehen, der auf Grundlage der in dieser
Broschüre enthaltenen Informationen handelt
oder eine Entscheidung trifft oder auf dieser
Grundlage von einer Handlung absieht.

Vorwort zur Auflage in Österreich
Das Thema elektronische Rechnungsstellung ist „heiß“: Ende 2009 bezeichnen mehr als 60 Prozent der
Unternehmen das Thema elektronische Rechnung als „sehr wichtig“ oder „wichtig“ für ihr Unternehmen. Dies ist
auch verständlich, lassen sich doch damit die Kosten des Rechnungslaufes um bis zu 80 Prozent verringern.
Bereits ¾ der österreichischen Unternehmen haben Rechnungen in elektronischer Form bekommen. Dabei sind
derzeit elektronische Rechnungen im PDF-Format mit mehr als 90 Prozent am weitesten verbreitet.
Die Thematik der elektronischen Rechnung wird sich in den nächsten Jahren umfassend weiterentwickeln und ein
wichtiger Bestandteil der betrieblichen Überlegungen werden. Themen wie die Etablierung eines EU-weiten IT-
Standards sowie die Vereinfachung der rechtlichen Rahmenbedingungen vor allem innerhalb Europas sind
zentrale Diskussionspunkte. Für die anwendenden Unternehmen ist dieser Umstellungsprozess am ehesten mit der
Einführung des elektronischen Zahlungsverkehrs zu vergleichen. Diese Umstellung wurde von einigen
Unternehmen Mitte der 70er Jahre begonnen. Die Durchdringung war rund 15 Jahre später auch bei den kleinsten
Unternehmen abgeschlossen. Angesichts der raschen Verbreitung des Internets wird sich diese Zeit bei der
elektronischen Rechnung auf 5-10 Jahre verkürzen und sie wird in den nächsten Jahren aus dem betrieblichen
Alltag nicht mehr wegzudenken sein. Daher ist es entscheidend sich umfassend und rechtzeitig damit
auseinanderzusetzen. Dieses Buch will der Managementebene in kleinen und mittleren Unternehmen dabei
helfen, diese Veränderungsprozesse in ihrem Sinn zu gestalten und das nötige Wissen dazu geben, gemeinsam mit
ihren Dienstleistern optimale individuelle Lösungen zu finden. Wichtig dabei ist, elektronische
Rechnungsstellung als Prozessthema für die Chefebene zu sehen und es nicht als ein weiteres IT-Projekt abzutun.
In Ergänzung zum vorliegenden eher für die Managementebene gedachten Buch, hat die WKÖ bereits die zweite
Auflage des E-Rechnungshandbuchs für die praktische Anwendung wie z.B. Signaturprüfung herausgegeben.
Gemeinsam mit kostenlosen Softwarelösungen finden Sie alle Hilfestellungen unter http://wko.at/e-rechnung
Viel Erfolg bei der Umsetzung!
Gerhard Laga
AUSTRIAPRO/Arbeitskreisleiter E-Billing
Leiter WKÖ E-Center
AUSTRIAPRO:
Der in der Wirtschaftskammer Österreich angesiedelte Verein AUSTRIAPRO hat gegenwärtig etwa 90 Mitglieder
(Unternehmen verschiedener Branchen und Größen, Forschungseinrichtungen, öffentliche Einrichtungen etc.) und stellt die
zentrale Informationsschnittstelle zum Thema E-Business sowie standardisiertes XML für den elektronischen
Geschäftsverkehr in verschiedenen Wirtschaftsgebieten in Österreich dar. Den österreichischen KMU wird ein vielseitiges
Serviceangebot zuteil: mit Informationskampagnen, Fachkonferenzen, Seminaren und Workshops bietet der Verein einen
effektiven und für kleine Betriebe leistbaren Einstieg in die Welt der elektronischen Handelsbeziehungen an. Gestützt auf das
Know-How der Mitglieder und auf einen großen Experten-Pool, engagiert sich AUSTRIAPRO in Pilot- und
Demonstrationsprojekten zur Awarenessbildung von E-Business Standards auf nationaler und internationaler Ebene.
Ergänzend werden internationale Kontakte aufgebaut und an österreichische Firmen, die an europaweiten Kooperationen
interessiert sind, vermittelt. AUSTRIAPRO unterstützt durch aktuelle Information auf der Homepage des Vereins sowie durch
Informationsveranstaltungen die Teilnahme heimischer KMU an E-Business Pilotprojekten.
Die Bereitschaft seitens des Vereins - gestützt auf seine Experten und Arbeitskreise – die Koordination und das Management
von Best Practice- und Demonstrationsprojekten zu übernehmen, trägt zur erfolgreichen Verbreitung internationaler E-
Business Standards in Österreich bei (siehe Teil 5 - Standards).
Nähere Information: www.austriapro.at und www.ebinterface.at

Vorwort des European e-Business Lab
Das European e-Business Lab (EBL) ist eine Initiative, die von erfolgreichen Organisationen mit dem Ziel ins
Leben gerufen wurde, sich über Best Practices im Bereich des e-Business, deren Einführung, Standardisierung
und Innovationen auszutauschen und diese zu verbessern. Wir überwachen und erfassen
Unternehmensanforderungen, um das aktuelle Ökosystem elektronischer Geschäftsprozesse zu verbessern, und
arbeiten eng mit den europäischen Institutionen, dem öffentlichen Sektor und Lösungs- und Diensteanbietern
zusammen, um sicherzustellen, dass die Anforderungen der KMU berücksichtigt werden.
Wir freuen uns, Ihnen den ersten Leitfaden des European e-Business Lab vorstellen zu dürfen: den „Leitfaden für
kleinere und mittlere Unternehmen zur europäischen elektronischen Rechnungsstellung (e-Invoicing)“.
AUSTRIAPRO hat die deutsche Version dieses Leitfadens gesponsert und veröffentlicht ihn in Kooperation mit
der Wirtschaftskammer Österreich und als Kooperationspartner des European e-Business Lab im
deutschsprachigen Raum.
Für unseren ersten Leitfaden zum Thema e-Business haben wir entschieden, einen zunehmenden Trend zu
behandeln, der sich in den nächsten Jahren auf alle Unternehmen in Europa auswirken wird. Dieser Trend ist die
Automatisierung der Rechnungsstellung und läuft unter dem Begriff elektronische Rechnungsstellung – „e-
Invoicing“. In dieser Broschüre verwenden wir beide Ausdrücke.
Ziel dieses Leitfadens ist, kleinen und mittleren Unternehmen (und allen Organisationen) neutrale Informationen
und Einblicke in die verschiedenen Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung und eine praktische Anleitung
für den Einstieg zu liefern. Dieser Leitfaden verbindet geschäftliche, technische, praktische, rechtliche
Informationen, damit interessierte KMU eigenständig über die beste weitere Vorgehensweise für ihr
Unternehmen entscheiden können.
Carmen Ciciriello & Mairi Hayworth
European e-Business Lab (EBL)
AUTORINNEN:
CARMEN CICIRIELLO
Carmen Ciciriello gehört den Expertengruppen der Europäischen Kommission (EK) für die elektronische Rechnungsstellung
und für den Zahlungsverkehrsmarkt an. Sie erfasst und bewertet Geschäftsanforderungen und trägt Fachstellungnahmen zu
Unternehmensanforderungen im Bereich der Gesetzgebung und Technologie für e-Business bei. Als Vorstandsvorsitzende von
SEPA International Ltd. unterstützt Carmen Ciciriello die Sicht eines integrierten und wettbewerbsfähigen europäischen e-
Business-Ökosystems und vertritt die Anforderungen und Belange der Unternehmen gegenüber den Entscheidungsträgern und
Regulierungsbehörden. Carmen Ciciriello ist die Vorsitzende des European e-Business Lab.
MAIRI HAYWORTH
Mairi Hayworth ist ein Gründungsmitglied des European e-Business Lab; davor gehörte sie zehn Jahre lang dem European e-
Commerce Standards Board an. In ihrer 25-jährigen Karriere hat sie vorrangig Transaktionszentren in einem multinationalen,
grenzübergreifenden Kontext geleitet. Sie war die treibende Kraft hinter verschiedenen E-Business-Lösungen, globalen
Standards und der Harmonisierung der Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung. Mairi Hayworth hat hohe
Führungspositionen im operativen Geschäft und in den Bereichen Finanzen und Informationstechnologien bekleidet.

Elektronische Rechnungsstellung
Inhaltsverzeichnis
ÜBER DIESEN LEITFADEN
TEIL EINS: EINFÜHRUNG IN DAS E-INVOICING
Kapitel 1 - Elektronische Rechnungslegung
Einführung in die elektronische Rechungsstellung und ihre Vorteile ....................................................... 1
Elektronisches Rechnungsverhalten und Anforderungen der KMU ......................................................... 2
Wichtige e-Invoicing-Initiativen in Europa ................................................................................................ 3
Kapitel 2 - Auswirkungen der elektronischen Rechnungsstellung
Auswirkungen auf das Unternehmen ....................................................................................................... 4
Auswirkungen auf Prozesse..................................................................................................................... 5
Auswirkungen auf die Technologie........................................................................................................... 5
Kapitel 3 - Modelle für die Einführung von e-Invoicing
Die Entwicklung der Elektronischen Rechnungsstellung ......................................................................... 7
E-Invoicing Modelle .................................................................................................................................. 7
TEIL ZWEI: DER EINSTIEG
Kapitel 1 - Checkliste für das e-Invoicing
Festlegung des Umfangs ....................................................................................................................... 19
Bewertung der Umsetzbarkeit ................................................................................................................ 19
Wahl der e-Invoicing-Plattform ............................................................................................................... 20
Umsetzung Ihrer Lösung ........................................................................................................................ 22
Kapitel 2 - Elektronische Signaturen
Einführung .............................................................................................................................................. 27
Technologien für elektronische Signaturen ............................................................................................ 27
Einfache, Fortgeschrittene und Qualifizierte Signaturen ........................................................................ 28
Kapitel 3 - Neue Technologien
i

Elektronische Rechnungsstellung
Intelligente PDF-Dokumente .................................................................................................................. 30
Massgeschneiderte Tabellenvorlagen .................................................................................................... 30
Andere Technologien.............................................................................................................................. 30
TEIL DREI: BEST PRACTICES
Kapitel 1 - Best Practices für die elektronische Rechnungsstellung
Kontrolle der Rechnungsdaten............................................................................................................... 33
Empfohlene Best Practices .................................................................................................................... 34
Kapitel 2 - Best Practices für die elektronische Archivierung
Pflichten des Lieferanten und des Empfängers ..................................................................................... 35
Kapitel 3 - Wechsel der Technologie
TEIL VIER: EINHALTUNG DER RECHTSVORSCHRIFTEN
Einführung .............................................................................................................................................. 37
Rechtliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Europa ..................................... 37
EU-Länder mit zwingender elektronischer Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor................... 43
Rechtliche Bestimmungen zur elektronischen Archivierung in Europa .................................................. 44
Grenzübergreifende elektronische Rechnungsstellung und Archivierung.............................................. 45
Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung in der EU ........................... 45
Vorschlag für einen vereinfachten und harmonisierten Rechtsrahmen.................................................. 51
TEIL FÜNF: STANDARDS
ANHANG 1
Technische Standards ............................................................................................................................ 55
Standards für die elektronische Rechnungsstellung .............................................................................. 55
Vorteile der Nutzung von Standards ...................................................................................................... 55
Gemeinsame globale und regionale Standards ..................................................................................... 56
Branchenspezifische Standards............................................................................................................. 57
Neue Standards ..................................................................................................................................... 57
Konvergenz der Standards .................................................................................................................... 58
Nachrichtenarten .................................................................................................................................... 58
Datenübertragungsmethoden................................................................................................................. 59
Rechnungsinhalt für Mehrwertsteuerzwecke
ii

Elektronische Rechnungsstellung
ANHANG 2
Befragung von KMU zur Elektronischen Rechnungsstellung
BIBLIOGRAPHIE
GLOSSAR
iii

Elektronische Rechnungsstellung
Über diesen Leitfaden
TEIL EINS: EINFÜHRUNG IN DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG
Teil 1 enthält eine Einführung in die elektronische Rechnungsstellung und ihre Auswirkungen auf das
Unternehmen, Prozesse und Technologien. Er bietet einen Überblick über die verschiedenen Grade der
Prozessautomatisierung und -integration von manuell, über semi- bis hin zur vollautomatisierten Lösung. Die
Folgen für den Käufer (Empfänger der elektronischen Rechnung) und den Lieferanten (Sender der elektronischen
Rechnung) werden in jedem Szenario analysiert.
TEIL ZWEI: DER EINSTIEG
Teil 2 bietet praktische Empfehlungen für den „Einstieg“ in die elektronische Rechnungsstellung. Eine detaillierte
Checkliste definiert die typischen Phasen und Entscheidungen eines Projekts zur Umsetzung einer durchgängigen,
voll automatisierten e-Invoicing-Lösung einschließlich der kritischen Aspekte.
Dieser Teil umfasst außerdem am Ende eine Einführung in elektronische Signaturen und die neuesten
Technologien. .
TEIL DREI: BEST PRACTICES
Teil 3 beschreibt detailliert vorbildliche Verfahren (die sog. „Best Practices“), die auf europäischer und
internationaler Ebene von Experten und Anwendern der elektronischen Rechnungsstellung zusammengetragen
wurden, um kleinen und mittleren Unternehmen bestmögliche Empfehlungen zu geben.
TEIL VIER: EINHALTUNG DER RECHTSVORSCHRIFTEN
Teil 4 untersucht die rechtlichen Anforderungen, um bei der elektronischen Rechnungsstellung das
Mehrwertsteuerrecht in der EU und ihren Mitgliedsstaaten einzuhalten. Dieser Teil bietet eine praktische
Erläuterung der Anforderungen und erklärt, wie kleine und mittlere Unternehmen bei Anwendung der verfügbaren
Optionen die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen.
Der letzte Teil beschreibt den aktuellen Vorschlag der Europäischen Kommission zur Harmonisierung und
Vereinfachung des bestehenden Rechtsrahmens für die elektronische Rechnungsstellung und wie dieser den
Unternehmen nutzen würde.
TEIL FÜNF: STANDARDS
Teil 5 beschäftigt sich mit den Rechnungsdatenstandards, Nachrichten und Übertragungstechnologien.
ANHANG 1
Inhalt einer Rechnung für Mehrwertsteuerzwecke
ANHANG 2
Ergebnisse der Umfrage unter KMU zur elektronischen Rechnungsstellung, die 2008 unter Mitgliedern der
Expertengruppe der Europäischen Kommission für das e-Invoicing durchgeführt wurde.
REFERENZEN
GLOSSAR
iv

Elektronische Rechnungsstellung
v

Teil Eins
Einführung in das
e-Invoicing

Elektronische Rechnungsstellung
Teil Eins: Einführung in das e-Invoicing
KAPITEL 1 - ELEKTRONISCHE RECHNUNGSLEGUNG
1. EINFÜHRUNG IN DIE ELEKTRONISCHE RECHUNGSSTELLUNG UND IHRE VORTEILE
Die elektronische Rechnungsstellung (e-Invoicing) bezeichnet den automatisierten Prozess der Erstellung, des
Versands, Empfangs und der Bearbeitung von Rechnungsdaten auf elektronischem Wege.
In den letzten zwanzig Jahren haben Großunternehmen ihr Rechnungswesen automatisiert, um die Einsparungen
und Effizienzsteigerungen für sich zu nutzen, die e-Invoicing bietet. Seit 2005 haben die Regierungen einiger
europäischer Staaten (z.B. Dänemark, Spanien, Italien, Schweden etc.) begonnen, die elektronische
Rechnungsstellung an den öffentlichen Sektor zwingend vorzuschreiben. In diesen Ländern müssen alle
Unternehmen und Bürger, die Waren und Dienstleistungen an den öffentlichen Sektor liefern, ihre Rechnungen
ausschließlich in elektronischer Form einreichen.
Die Einsparungen, die in Europa durch die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung erzielt werden
könnten, werden auf € 238 Milliarden geschätzt (kumuliert über einen Zeitraum von sechs Jahren) 1 . Während die
Kosten für eine Rechnung in Papierform zwischen € 1,13 und € 1,65 liegen, würden die Kosten für eine
elektronische Rechnung nur € 0,28 bis € 0,47 betragen, eine Kostensenkung von 70% bis 75% 2 . Der europäische
Verband „European Association of Corporate Treasurers“ gelangt zu ähnlichen Ergebnissen und schätzt, dass
Unternehmen durch die automatisierte Bearbeitung von Rechnungsdaten und dem wegfallenden Papier- und
Bearbeitungsaufwand bis zu 80% ihrer derzeitigen Kosten einsparen könnten.
Dennoch erstellen die meisten kleinen und mittleren Unternehmen 3 in Europa ihre Rechnungen noch immer in
Papierform, stecken sie in Umschläge, frankieren diese und senden sie per Post oder Kurierdienst an ihre Kunden.
Die Kunden müssen beim Eingang der Rechnungen überprüfen, ob die darin enthaltenen Angaben korrekt sind
und die Daten manuell in ihr System eingeben, bevor die Zahlung freigegeben werden kann.
Dieses gesamte Verfahren kann vollautomatisiert ohne manuellen Eingriff ablaufen: Die in der Rechnung
enthaltenen Daten können durch den Computer des Lieferanten automatisch angelegt und an den Kunden versandt
werden, dessen Computer automatisch die Richtigkeit der Informationen überprüft und die Zahlung freigibt. Dies
verringert die Zeit und Kosten für die Erstellung, den Versand, den Eingang, die Überprüfung, Freigabe und
Zahlung einer Rechnung beträchtlich.
Ein wichtiger Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung für KMU ist neben der höheren Effizienz und
Kostensenkung die Möglichkeit (oder der Wettbewerbsvorteil), Zugang zu einem größeren Markt potenzieller
Kunden und Lieferanten zu haben, vor allem Großunternehmen, die es vorzuziehen, mit e-fähigen
Geschäftspartnern zu arbeiten. Jede Chance, angesichts des derzeitigen Wirtschaftsklimas Geschäftschancen zu
verbessern und auszubauen, ist äußerst wertvoll und lohnenswert.
Die elektronische Rechnungsstellung ermöglicht es KMU, in Bezug auf Aufträge, Kunden oder Zulieferer zu
expandieren, ohne im gleichen Umfang in Mitarbeiter investieren zu müssen, die wiederkehrende
Verwaltungsaufgaben ausführen, für die sich die Prozessautomatisierung am besten eignet. Die Mitarbeiter, die
derzeit damit beschäftigt sind, Daten manuell in das System des Unternehmens einzupflegen, Umschläge zu
1 CapGemini, „SEPA: potential benefits at stake“. Januar 2008
2 Aberdeen Group, „Electronic Invoicing Solution Selection Report: Leading an Accounts Payable Extreme Make Over“. Dezember 2005
3 Gemäß Artikel 2 des Anhangs der Empfehlung 2003/361/EG setzt sich die Größenklasse der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) „aus Unternehmen
zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und die entweder einen Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanzsumme sich auf höchstens 43 Mio.
EUR beläuft.”
1
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
öffnen und zu verschließen und Papierdokumente zu archivieren, können ihre Zeit auf Aufgaben mit größerer
Wertschöpfung verwenden, wie die Pflege von Kundenbeziehungen.
Die elektronische Rechnungsstellung entwickelt sich zunehmend zum bevorzugten Mittel für den Austausch von
Rechnungsdaten. Kleine und mittlere Unternehmen müssen sich auf diese natürliche Marktentwicklung einstellen.
2. ELEKTRONISCHES RECHNUNGSVERHALTEN UND ANFORDERUNGEN DER KMU
2008 führte PricewaterhouseCoopers Erhebungen durch, um das Verhalten, die wahrgenommenen Vorteile,
Hindernisse und potenziell beschleunigende Faktoren für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung
zu ermitteln (siehe ANHANG 2). Die Ergebnisse können wie folgt zusammengefasst werden:
Die große Mehrheit der KMU versendet elektronische Rechnungen derzeit oder plant ihren Versand:
Als PDF Direkt aus ihrem Buchhaltungsprogramm an ihre Kunden.
35,5%
58,9%
Die Hauptvorteile elektronischer Rechnungen sehen die KMU in:
Kostensenkungen Höherer Effizienz Schnelleren Zahlungen
37,8%
Die Kernprobleme elektronischer Rechnungen für die KMU sind:
75%
79,3%
Bereitschaft für/Kompatibilität mit internen Informatiksystemen Kundenbereitschaft/-kompatibilität
Rechtsunsicherheit Komplexität
22,4%
22,8%
30,25%
33,1%
Die wichtigsten Faktoren, die die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung beschleunigen, sind:
1. Kostenfreie Software für die Erstellung, Übertragung und den Versand elektronischer Rechnungen
2. Begleitmaterial (Lösungsdokumentation, Benutzerhandbücher, Dokumentation der rechtlichen Situation,
Beispieldateien, häufig gestellte Fragen (FAQ))
3. Gewissheit, dass die Lösung der Mehrwertsteuergesetzgebung entspricht
Inwiefern die Einsparungen und Effizienzsteigerungen, die durch die elektronische Rechnungsstellung in Europa
möglich sind, realisiert werden können, hängt von der Einführung durch die KMU ab. Ihre derzeitigen Praktiken
und Anforderungen sollten als Grundlage für jede erfolgreiche Wirtschaftspolitik und verwandte Initiativen
dienen.
2
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
3. WICHTIGE E-INVOICING-INITIATIVEN IN EUROPA
Immer mehr europäische Regierungen haben es sich zum Ziel gesetzt, die Einführung der elektronischen
Rechnungsstellung zu fördern.
Um den Verwaltungsaufwand für die Unternehmen zu verringern, vereinfachen und harmonisieren die
Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten (z.B. Niederlande) den nationalen Rechtsrahmen und beseitigen die
bestehenden Rechtshemmnisse. Ein einheitlicher Rechtsrahmen und die Einführung eines gemeinsamen globalen
Standards sind zwei Vorbedingungen, um die möglichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
ausschöpfen zu können.
Eine wichtige Maßnahme, die die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten ergreifen könnten, ist die Förderung
eines globalen, nicht proprietären Standards, der den Anforderungen der Gruppen entspricht, die derzeit nationale
und branchenspezifische Standards verwenden. Als größter Abnehmer in der europäischen Wirtschaft könnte der
öffentliche Sektor der Konvergenz hin zu einem gemeinsamen Standard großen Auftrieb geben und gleichzeitig
die Kosten und Komplexität der Datenumwandlung innerhalb des gesamten e-Invoicing-Ökosystems verringern
(siehe Teil 5 zu weiteren Informationen über Standards).
Manche EU-Mitgliedsstaaten, vor allem diejenigen, in denen die elektronische Rechnungsstellung für den
öffentlichen Sektor zwingend ist, bieten einfache Tools für die Benutzer im Bereich Business-to-Government an.
Die dänische Bundesagentur für Informationstechnik & Telekommunikation hat einen offenen Rahmen –
NemHandel – für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente 4 in einer sicheren und zuverlässigen
Umgebung eingeführt.
Die Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten beteiligen sich außerdem an der groß angelegten Initiative PEPPOL
(Pan-European Public Procurement Online, paneuropäisches öffentliches Auftragswesen online), die es jedem
Unternehmen in der EU und insbesondere KMU ermöglichen soll, während des gesamten Beschaffungsprozesses
mit jeder europäischen Regierungsinstitution elektronisch zu kommunizieren. Die Initiative PEPPOL beschäftigt
sich auch mit dem Austausch elektronischer Rechnungsdokumente zwischen allen relevanten Akteuren. 5
Gleichzeitig führt die Europäische Kommission ein Pilotprojekt zur Förderung der elektronischen
Rechnungsstellung und Beauftragung (e-PRIOR) mit einer Reihe von Lieferanten durch. Hauptziel dieses
Projekts ist, reale Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsstellung zu sammeln und die daraus gezogenen
Lektionen mit den Mitgliedsstaaten und anderen interessierten Parteien auszutauschen. 6
Die andere Seite des Kreislaufs von der Beauftragung bis zur Bezahlung ist die Zahlung. SEPA (Single Euro
Payments Area) ist eine Initiative der Europäischen Union zur Schaffung eines einheitlichen europäischen
Zahlungsmarkts, innerhalb dessen elektronische Zahlungen einfach, sicher, kosteneffektiv und effizient erfolgen
können. SEPA wird es den Bürgern, Unternehmen, Regierungsbehörden und anderen, unabhängig davon, wo sie
sich in Europa befinden, ermöglichen, mithilfe zweier Instrumente (SEPA-Überweisung und SEPA-
Lastschriftverfahren) Zahlungen in Euro zu tätigen und zu erhalten und in jedem Land Kredit- und
Guthabenkarten mit standardisierten Grundkonditionen, -rechten- und -pflichten zu nutzen.
Der Bankensektor lieferte im Januar 2008 das erste paneuropäische Zahlungsinstrument, die SEPA-Überweisung,
und im November 2009 folgte das SEPA-Lastschriftverfahren. Die nationalen Zahlungsinstrumente werden nach
und nach eingestellt und durch SEPA-Instrumente ersetzt. Die elektronische Rechnungsstellung gilt als einer der
wichtigsten Mehrwertdienste, die Banken im Rahmen ihres SEPA-Angebots für ihre Kunden bereithalten können.
Einige Banken bieten bereits Dienstleistungen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung an,
wie den automatisierten Abgleich der Rechnungs- und Zahlungsdaten, die automatisierte Finanzierung der
elektronischen Rechnungsstellung 7 und andere Finanzdienstleistungen.
4 Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.epractice.eu/en/news/292390
5 Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.peppol.eu/
6 Weitere Informationen finden Sie unter: www.epractice.eu/cases/ePRIOR
7 Der Standard ISO 20022 für einen Rechnungsfinanzierungsantrag-Dienst wurde 2007 vom Konsortium CBI (vormals ACBI) in das ISO20022-Verzeichnis (www.iso20022.org) aufgenommen.
3
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
KAPITEL 2 - AUSWIRKUNGEN DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG
1. AUSWIRKUNGEN AUF DAS UNTERNEHMEN
1.1.AUSWIRKUNGEN AUF DIE ORGANISATION
Ein kleines oder mittleres Unternehmen, das sein Rechnungsverfahren automatisiert, kann sich einen
Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz sichern und wird von Geschäftspartnern (Lieferanten/
Kunden), die bereits den Großteil ihrer Geschäfte elektronisch abwickeln, bevorzugt werden.
Durch die Automatisierung ihres Rechnungswesens können Unternehmen die Mitarbeiter in der
Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung bei wiederkehrenden Aufgaben mit geringem Mehrwert, wie der
manuellen Eingabe von Rechnungsdaten in interne Systeme und den manuellen Abgleich, entlasten und
sich stärker auf den Kundendienst und die Prozessoptimierung konzentrieren und so die interne
Kommunikation mit anderen Abteilungen verbessern.
Die höhere Qualität der Arbeit für die Beschäftigten führt zu höherer Produktivität und größerer
Flexibilität in der Reaktion auf Marktkräfte.
Die Konzentration auf Aufgaben mit höherem Mehrwert und die Automatisierung repetitiver,
fehlerträchtiger Prozesse gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihr Geschäft auszubauen, ohne mehr
Mitarbeiter in direktem Verhältnis zur Zunahme der Geschäftstätigkeit für die Dateneingabe einstellen zu
müssen.
Mehrere Fallstudien 8 zeigen die Vorteile, die sich in Abhängigkeit von verschiedenen Faktoren
(Wirtschaftssektor, Grad der Prozessautomatisierung, Anzahl der Transaktionen, administrative
Komplexität, Datenformat etc.), in Form von Einsparungen in Höhe von 1 bis 3 Prozentpunkten des
Unternehmensumsatzes ergeben können.
Die Umwandlung der Geschäftsunterlagen in elektronische Daten reduziert die Verwendung von Papier
und das Transportaufkommen, womit sich wiederum die Umweltfolgen der Geschäftstätigkeit
verringern.
1.2. AUSWIRKUNGEN AUF DIE GESCHÄFTSPARTNER
Kunden und Lieferanten, die mit einem KMU arbeiten, das die Rechnungsstellung automatisiert hat,
profitieren von der Effizienz, die variable Preismodelle ermöglichen. Dies kann in Abhängigkeit der
erzielten Vorteile variieren. Rabatte und Nachlässe sind als Anreiz nicht ungewöhnlich.
Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung können KMU allen Geschäftspartnern in der
gesamten Lieferkette (Abnehmer, Zulieferer, Vertriebshändler, Wiederverkäufer, Finanzinstitutionen etc.)
Vorteile bieten und einen Wandel der Unternehmenskultur bewirken und stärker auf Kooperation
ausgerichtete Modelle fördern, die abteilungsübergreifende Bemühungen erfordern (Logistik,
Verwaltung, Vertrieb, Finanzen, Rechtsabteilung etc.), was wiederum die Beziehung mit den
Geschäftspartnern ausbaut und verbessert.
Erste Zahlen aus Frankreich 9 über den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen
(Business-to-Business) lassen auf potenzielle Zuwächse in der Größenordnung von 40 Milliarden EUR
schließen, von denen nur knapp mehr als 1 Milliarde EUR auf die 50 größten Konzerne entfällt, was die
Bedeutung der KMU zeigt.
8 Politecnico Mailand, „Electronic invoicing as a keystone in the collaboration between companies, banks and PA”, Bericht 2008, und „Joint collaboration: a powerful driver for electronic invoicing
in Italy”, Bericht 2009.
9 Arthur D. Little for Deskom/Post@xess, Juni 2001, übersetzt aus „Le Livre Blanc de la Facture Electronique”, EBG (Electronic Business Group) - Deskom, September 2004
4
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
2. AUSWIRKUNGEN AUF PROZESSE
An einem e-Invoicing-Projekt können Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen beteiligt sein (z.B. Finanzen,
Verwaltung, Einkauf, Steuern, Rechtsabteilung, IT und Vertrieb) und es bietet eine ausgezeichnete Gelegenheit,
interne Prozesse auf Grundlage des Inputs der verschiedenen Funktionen zu überdenken. Dies kann zu
innovativen Ideen und neuen Einsichten für die Verbesserung, Optimierung und Rationalisierung von Prozessen
führen. Selbst in Kleinstunternehmen, wo diese Funktionen von weniger Mitarbeitern ausgeführt werden, können
die Vorteile der Prozessautomatisierung trotzdem ähnliche Ergebnisse bringen.
Abhängig von verschiedenen Faktoren (Verwaltungskomplexität, Anzahl von Transaktionen, Art und Anzahl der
Geschäftspartner und Grad der bereits erzielten Integration) können die Auswirkungen auf die Prozesse wie folgt
zusammengefasst werden:
• Kostensenkung und Optimierung durch verminderte manuelle Dateneingabe und damit einhergehend
geringere Fehlermarge, weniger fehlende Rechnungen, weniger Raumbedarf für die Archivierung und
wegfall von Portokosten
• Höhere Effizienz durch die Nutzung strukturierter Daten 10 für die interne Systemintegration und den
automatisierten Abgleich von Geschäftsdaten, höhere Datengenauigkeit und Bearbeitungsgeschwindigkeit,
leichtere Beilegung von Streitigkeiten und Bereinigung von Diskrepanzen
• Verringertes operatives Risiko durch die automatisierten Abgleichs- und Freigabeverfahren, die
Überprüfungen der Rechnungsdaten umfassen sowie einen Abgleich der Rechnungsdaten mit den
Bestellungen und/oder Wareneingangsscheinen des Unternehmens und eine Überprüfung, ob die
berechneten Güter/Dienstleistungen bestellt und geliefert wurden. Der automatisierte Abgleich reduziert
das Risiko betrügerischer Rechnungen und doppelter Zahlungen beträchtlich
• Der Abgleich kann noch weiter verbessert werden, indem die in den elektronischen Rechnungen
angegebene Bankverbindung anhand derjenigen geprüft wird, die das Unternehmen bereits in seinen
Stammdaten hinterlegt hat. Dies stellt sicher, dass ein Unternehmen (und seine Mitarbeiter) niemals die in
seinem internen System hinterlegten Bankdaten ändern, nur weil eine elektronische Rechnung mit anderen
Daten eingeht. Dies ist eine wichtige Maßnahme, um das Unternehmen vor Betrug zu schützen (siehe „Wie
elektronische Rechnungen das Betrugsrisiko mindern helfen“, Teil 4 des Leitfadens)
• Das Umlaufvermögen erhöht sich durch die geringere Anzahl von Tagen, bis ein Unternehmen nach einem
Verkauf die Einnahmen verbuchen kann (Außenstandstage = DSO). Entscheidungen über die
Bargelddisposition und Kundenkredite können durch die Datenverarbeitung in Echt- oder Fast-Echtzeit
verbessert werden, was zu erhöhter Transparenz und Prozesskontrolle führt. Streitigkeiten über
Rechnungen werden aufgrund der höheren Datenqualität vermindert, was wiederum zu weniger DSO führt.
3. AUSWIRKUNGEN AUF DIE TECHNOLOGIE
Die Gesamtauswirkungen auf die Technologie variieren in Abhängigkeit von folgenden Faktoren:
• Art der Lösung: interne oder externe Entwicklung der Lösung?
• Größe der Lösung: Lässt sie einen oder mehrere Geschäftspartner zu?
• Umfang der Lösung: Unterstützt sie nur einen oder mehrere Rechnungsstandards und nur eine oder
mehrere Arten von Geschäftsunterlagen?
• Grad der Integration: semi- oder voll automatisierte Bearbeitung?
Es ist üblich, dass ein Unternehmen zunächst mit einer einfachen Lösung beginnt, um elektronische Rechnungen
mit einem Geschäftspartner auszutauschen und dann beschließt, e-Invoicing mit möglichst vielen
Geschäftspartnern umzusetzen. Ein weiteres gängiges Szenario ist die Umsetzung der elektronischen
Rechnungsstellung mit nur einem Partner, dem dann die Umsetzung elektronischer Bestellungen (e-Orders),
Zahlungen (e-Payments), Überweisungen (e-Remittances) etc. folgt, bis alle Transaktionsaustausche
(Nachrichtentypen) mit diesem bestimmten Partner voll automatisiert wurden.
10 Siehe Glossar
5
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
Für jedes Szenario gilt, dass Unternehmen die Vorzüge ihrer ersten Umsetzung recht schnell genießen können und
kurz darauf eine Erweiterung planen werden. Umso höher die Anzahl von Prozessen, die das Unternehmen
automatisiert, umso größer der Nutzen.
6
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
KAPITEL 3 - MODELLE FÜR DIE EINFÜHRUNG VON E-INVOICING
1. DIE ENTWICKLUNG DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG
Die folgenden Modelle stellen einen allmählichen Übergang von der manuellen Rechnungsstellung hin zur
vollständigen und durchgängigen Automatisierung, den ein Unternehmen durch den Ausbau seiner Fähigkeit
schrittweise erreichen kann. Je nach den Anforderungen des Unternehmens bietet jedes e-Invoicing-Modell
gegenüber dem Austausch von Papierrechnungen beträchtliche Vorteile.
Die geschäftlichen Gründe, die elektronische Rechnungsstellung einzuführen, können durch externe Marktkräfte
bedingt sein – ein Großkunde/-zulieferer fordert die Einführung oder eine Regierungsinitiative schreibt dies
zwingend vor – oder interner Natur sein, um das Geschäft mithilfe eines Niedrigkostenmodells auszubauen. In
beiden Fällen führt es im Resultat zu einem schnelleren Zahlungseingang und verbesserten Kundenbeziehungen.
Ein typischer Weg für ein KMU sieht wie folgt aus:
1. Interne Bereitschaft:
• Umsetzung einer Buchhaltungssoftware (Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung), die Rechnungen in
einem einfachen PDF- oder ähnlichen Format erstellen kann
• Festlegung der Prozessschritte (beteiligte Mitarbeiter und Systeme) für den Versand/Erhalt der Rechnungen
und Erörterung der Schritte, die sich im Falle der Automatisierung beträchtlich auf das Geschäft auswirken
2. Elektronischer Austausch von Rechnungen:
• Das Unternehmen beginnt, Rechnungen im PDF- oder ähnlichen Format per E-Mail oder über ein
einfaches Dateiübertragungsverfahren wie FTP zu verschicken und zu empfangen
• Die Vorzüge, die sich aus der höheren Zustellgeschwindigkeit ergeben, aus erster Hand kennen lernen
3. Mit den Lösungen der Partner arbeiten:
• Bereit sein, den Wünschen großer Lieferanten zu entsprechen und Rechnungen in deren Webportale
einzugeben
• Den Druck nehmen, die eigenen e-Invoicing-Umsetzbarkeit auszubauen, bevor man dazu bereit ist
4. In Erwägung ziehen, ein eigenes Webportal einzurichten:
• Das Geschäft auch weiterhin automatisiert abwickeln, selbst wenn die Kunden nicht über die Möglichkeit
des e-Invoicing verfügen
• Es den Kunden ermöglichen, ihre Rechnungen von der Webseite des Unternehmens auszudrucken oder
herunterzuladen
5. Über eine e-Invoicing-Plattform nachdenken:
• Ausbau der Fähigkeit, den Anforderungen mehrerer Zulieferer und Kunden zu entsprechen
• Integration des Rechnungsversands und -empfangs in die internen Systeme und Prozesse
6. Ausbau der Plattform:
• Automatisieren der Bestellungen, Zahlungen, Überweisungen und Zahlungseinzüge
• Bewertung der Verbesserung in allen Geschäftsbereichen
2. E-INVOICING MODELLE
Die nachfolgenden Diagramme zeigen verschiedene Automatisierungs- und somit Effizienzgrade. Sie enthalten
insbesondere Beispiele für: traditionelles manuelles Rechnungswesen, halbautomatisierter Prozess mit
Rechnungen im PDF-Format, Webportale (sender- und empfängerbasiert), durchgängig automatisierter
elektronischer Rechnungsprozess und schließlich ein vollständig integrierter Kreislauf von der Beauftragung bis
zur Zahlung.
7
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
2.1. MANUELLER RECHNUNGSPROZESS
Dieses Diagramm zeigt ein einfaches Rechnungsverfahren zwischen zwei Unternehmen. Die Anzahl der
Schritte variiert je nach Größe des Unternehmens, der Anzahl der beteiligten Abteilungen und Prüfungen
und der Komplexität der internen Systeme und Prozesse.
RECHNUNGSSTELLER EMPFÄNGER
ERP-System erstellt
die Rechnung
Druck der Rechnungen
Sortieren nach Kunden
Kuvertieren der
Rechnungen und
Frankieren
Transport zur Post oder
Abholung
Eine Rechnungskopie
wird archiviert
Abbildung 1.1
POST
Öffnet Post und
setzt Eingangsstempel
auf Rechnung
Prüft gegen Bestellung
oder erhält
Freigabe zur
Bearbeitung
Schlägt Lieferanten-
und Ausgabencodes
im
System nach
Gibt Rechnungsangaben
in das
ERP-System ein
Überprüfung der
Rechnungsdaten
und Zahlungsfreigabe
durch die
bevollmächtigte
Person
Rechnung wird den
Begleitdokumenten
zugeordnet und
abgelegt
In diesem Szenario entstehen beiden Parteien unnötiger Kosten- und Zeitaufwand für wiederkehrende
Aufgaben, die bei jedem Verfahrensschritt Fehlerpotenzial bergen.
8
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
Folgende Überlegungen sind dabei zu berücksichtigen:
Für den Rechnungssteller
• Personalkosten für den Druck und das Sortieren von Rechnungen, Kuvertieren, Frankieren und
Ablegen
• Porto- und Papierkosten
• Umweltfolgen der Papierverwendung und Zustellung
• Mögliche Drucker- oder Postversandfehler, was zu fehlenden Rechnungen führt
• Mögliche Sortierfehler, die dazu führen, dass ein Kunde die Rechnungen eines anderen Kunden erhält
• Kosten für das Anrufen von Kunden aufgrund verspäteter Zahlung infolge fehlender Rechnungen
• Kosten für den Postversand von Rechnungskopien und möglicher Verlängerung des Zahlungsziels
• Kosten für die Organisationsstruktur (Personal) für die Bearbeitung der Rechnungen
• Kosten für die Archivierung von Papierdokumenten
• Kosten im Zusammenhang mit der Archivverwaltung (z.B. Suchen, Logistik etc.)
• Folgen für die Kundenbeziehung, da beide Parteien in der Regel den Fehler bei der anderen Partei
suchen
Für den Rechnungsempfänger:
• Personalkosten für das Öffnen der Post, Sortieren der Rechnungen nach Lieferanten, Anbringen des
Eingangsstempels, Abgleich mit Bestellungen oder anderen Begleitdokumenten, Nachschlagen der
Lieferanten- und Kontencodes für die Bearbeitung, Eingabe der Daten in den Computer und
Überprüfung der Richtigkeit der Eingaben
• Mögliche Fehler bei der Dateneingabe, die zu inkorrekten Zahlungen und Abgleichproblemen mit
Lieferanten oder falschen internen Buchungen führen, die weitere Buchhaltungsprobleme verursachen
• Kosten für zusätzliche Mitarbeiter, um die Dateneingabe von der Rechnungsfreigabe zu trennen
• Kosten für die Unterhaltung des Papierarchivs
HINWEIS: Auch wenn die Abkürzung per definitionem für Enterprise Resource Planning
(Warenwirtschaftssystem) steht, wird sie häufig als Bezeichnung für das IT-System verwendet, indem die
Kundenkonten geführt, wichtige Geschäftsaktivitäten ausgeführt und Finanztransaktionen aufgezeichnet
werden. In einigen Fällen werden diese Aktivitäten in mehr als einem System ausgeführt.
9
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
2.2.SEMIAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS
2.2.1.SEMIAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS MITHILFE HERKÖMMLICHER PDF-RECHNUNGEN
Dieses Diagramm zeigt eine typische Situation, in der der Lieferant Rechnungen im PDF-Format per E-
Mail an den Rechnungsempfänger schickt.
RECHNUNGSSTELLER EMPFÄNGER
ERP-System erstellt
die Rechnung im
PDF-Format und
archiviert automatisch
eine Kopie
Systemprogramm
gruppiert Rechnungen
und legt automatisch
E-Mails oder
Datei-übertragungen
an, um
die Rechnungen an
die Kunden zu
schicken
Abbildung 1.2
INTERNET
Öffnet E-Mail,
speichert Dateien,
druckt Rechnungen
und setzt Eingangsstempel
darauf
Prüft anhand
Bestellung oder
erhält Freigabe zur
Bearbeitung
Schlägt Lieferanten-
und Ausgabencodes
im System nach
Gibt Rechnungsangaben
in das
ERP-System ein
Zahlungsfreigabe
der Rechnung durch
die bevollmächtigte
Person
Rechnung wird den
Begleitdokumenten
zugeordnet und
abgelegt
Es gibt andere, sichere Wege für die Übertragung von Rechnungen im PDF-Format, siehe Teil 2 –
Kapitel 2.
10
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
2.2.2.SEMIAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS MITHILFE SENDERBASIERTER WEB-RECHNUNGEN
In diesem Diagramm lädt der Lieferant seine Rechnungen im PDF-Format in ein webbasiertes Portal, wo
der Empfänger diese ansehen, drucken oder herunterladen kann.
RECHNUNGSSTELLER EMPFÄNGER
ERP-System erstellt
die Rechnung im
HTML-Format und
archiviert automatisch
eine Kopie
Systemprogramm
gruppiert Rechnungen
nach Kunden
und lädt sie
automatisch in
eine webbasierte
Anwendung
Abbildung 1.3
In den beiden Szenarien oben realisiert der Lieferant (Rechnungssteller) alle Effizienzsteigerungen, aber
für den Empfänger ändert sich im Ablauf nichts.
Die wichtigsten Überlegungen können wie folgt beschrieben werden:
Für den Rechnungssteller (Sender)
WEBANWENDUNG
Kundenorientierte
Webanwendung
speichert Rechnungen in
Kundenkonten
Loggt sich in die
Webseite ein, lädt
Rechnungen herunter,
druckt sie und setzt
Eingangsstempel
darauf
Prüft anhand
Bestellung oder
erhält Freigabe zur
Bearbeitung
Schlägt Lieferanten-
und Ausgabencodes
im
System nach
Gibt Rechnungsangaben
in das
ERP-System ein
Zahlungsfreigabe
der Rechnung durch
die bevollmächtigte
Person
Rechnung wird den
Begleitdokumenten
zugeordnet und
abgelegt
• Senkt Personal-, Druck-/Download-, Archivierungs- und Portokosten
• Verringert Fehler durch manuelle Bearbeitung
• Vermindert die durch die Er- und Zustellung von Papierdokumenten bedingten Umweltfolgen
• Verbessert die Kundenbeziehung durch den rechtzeitigen Versand korrekter Rechnungen
11
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
Für den Empfänger
• Bleiben die Personalkosten für das Öffnen der Post, das Sortieren der Rechnung nach Lieferanten,
Eingangsstempel, Abgleich mit anderen Begleitdokumenten, Nachschlagen der Lieferanten- und
Kontencodes für die Bearbeitung, Eingabe der Daten in den Computer und Überprüfung der
Richtigkeit der Eingaben
• Mögliche Fehler bei der Dateneingabe führen zu falschen Zahlungen und Abgleichproblemen mit
Lieferanten oder inkorrekten Buchungen, die zu weiteren Buchhaltungsproblemen führen
• Kosten für zusätzliche Mitarbeiter, um die Dateneingabe von der Rechnungsfreigabe zu trennen
• Kosten für die Unterhaltung von Papierarchiven
12
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
2.2.3.SEMIAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS MITHILFE EMPFÄNGERBASIERTER WEB-
RECHNUNGEN
In diesem Diagramm bietet der Empfänger eine Webanwendung an, in der Lieferanten ihre
Rechnungsdaten eingeben können. Diese Webanwendung wird so programmiert, dass die Rechnung im
erforderlichen Format zum Herunterladen in das System des Empfängers angelegt wird.
RECHNUNGSSTELLER EMPFÄNGER
ERP-System erstellt
die Rechnung
Lieferant gibt Rechnungsdaten
erneut in
die webbasierte
Anwendung des
Empfängers ein und
druckt oder lädt eine
Kopie herunter
Kopie wird der
Originalrechnung
zugeordnet und
abgelegt
Abbildung 1.4
Die wichtigsten Überlegungen können wie folgt beschrieben werden:
Für den Rechnungssteller
WEBANWENDUNG
Lieferantenorientierte
Webanwendung lädt
Rechnungen im
erforderlichen Format
in das System des
Empfängers herunter
Die Rechnungen
werden automatisch
anhand der
Lieferanten- und
Bestell-daten
geprüft und ohne
manuellen Eingriff
elektronisch in das
ERP-System
gespielt und bearbeitet
Die Originalrechnungsdaten
werden
automatisch
archiviert
• Wahrscheinlich muss das System des Rechnungsstellers auch weiterhin eine Rechnung erstellen,
um intern die richtigen Buchungsbelege anzulegen
• Zusätzliche Personalkosten für die manuelle Eingabe der gleichen Rechnungsdaten in die
Webseite des Empfängers (auch wenn diese Kosten gesenkt werden können, wenn die Rechnung
auf der Bestellung basiert)
• Risiko der falschen Eingabe von Daten auf der Webseite des Empfängers und der Erstellung
zweier unterschiedlicher Rechnungen, die im Wesentlichen die gleichen Daten enthalten sollten
• Personalkosten für den zusätzlichen Abgleich, um sicherzustellen, dass die Angaben
übereinstimmen
• Kosten für die gemeinsame Archivierung der beiden Rechnungskopien
• Kosteneinsparungen bei den Personalkosten, der Abwicklung und Frankierung von Rechnungen
13
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
Für den Empfänger:
• Verringert den Arbeitsaufwand für das Sortieren, Zuordnen, die Dateneingabe und Archivierung
• Behebt das Risiko der falschen Dateneingabe und damit einhergehenden Abgleichprobleme
• Behebt die Notwendigkeit weiterer Mitarbeiter zur Überprüfung der Dateneingabe
• Bietet oft die Möglichkeit, in der Webanwendung Geschäftsbedingungen und Kontrollen zu
ergänzen
• Mindert die durch die Archivierung von Papierbelegen bedingten Umweltfolgen
• Verbessert die Kundenbeziehung, indem Rechnungen schnell und richtig zur Zahlung gelangen
Dieses Verfahren wird im Allgemeinen nur verwendet, wenn der Rechnungssteller nur wenige
Rechnungen stellt oder die Transaktionen manuell aufzeichnet und nur die Gesamtwerte in ein
Buchungssystem einträgt. Es bietet eine ausgewogene Lösung für Kleinstunternehmen, die mit
Unternehmen Geschäfte tätigen, die über die Fähigkeit des vollautomatisierten e-Business verfügen.
14
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
2.3. VOLLAUTOMATISIERTER RECHNUNGSPROZESS
Dieses Diagramm zeigt ein typisches Verfahren zwischen zwei Geschäftspartnern, wenn beide
Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung umgesetzt haben.
Abbildung 1.5
In diesem Szenario realisieren beide Parteien alle Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung, was zur
Kostensenkung, Unversehrtheit der Daten und insgesamt einer Verbesserung der Geschäftsbeziehung
führt.
Die wichtigsten Überlegungen können wie folgt beschrieben werden:
Für den Rechnungssteller:
• Verringert die Personal-, Druck-, Archivierungs- und Portokosten
• Beseitigt das Risiko von Bearbeitungsfehlern
• Beseitigt die durch die Er- und Zustellung von Papierbelegen bedingten Umweltfolgen
• Verbessert die Geschäftsbeziehung durch den rechtzeitigen Versand korrekter Rechnungen
• Verbessert die Effizienz und die Prozesskontrollen
• Verbessert das Leistungsmanagement
Für den Empfänger:
RECHNUNGSSTELLER EMPFÄNGER
ERP-System erstellt
die Rechnung und
sendet die Datei an
den Datenkonverter.
Rechnungen werden
automatisch archiviert.
Die Daten werden in
ein geeignetes
Format oder einen
Standard umgewandelt
und an den
Kunden übertragen.
INTERNET
Die Dateiübertragung
erfolgt über das Internet
oder über ein geschlossenes
Netzwerk.
Die Rechnungsdatei
geht ein, wird in ein
Format umgewandelt,
das mit der
Software des
Empfängers kompatibel
ist, und wird an
das ERP-System
weitergeleitet.
Die Rechnungen
werden automatisch
anhand der
Lieferanten- und
Bestelldaten
geprüft und ohne
manuellen Eingriff
elektronisch in das
ERP-System
gespielt und
bearbeitet.
Die Originalrechnungsdaten
werden automatisch
archiviert
• Verringert den Arbeitsaufwand für das Sortieren, Zuordnen, die Dateneingabe und Archivierung
• Beseitigt Dateneingabefehler und damit einhergehende Abgleichprobleme
• Behebt die Notwendigkeit zusätzlicher Mitarbeiter für die Überprüfung der Dateneingabe
• Beseitigt die Umweltfolgen der Archivierung von Papierbelegen
• Verbessert die Effizienz und die Prozesskontrollen
• Verbessert das Leistungsmanagement
• Verbessert die Geschäftsbeziehung, indem Rechnung pünktlich und korrekt zur Zahlung gelangen
15
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
2.4. VOLLAUTOMATISIERTER KREISLAUF VON DER BEAUFTRAGUNG BIS ZUR ZAHLUNG (ORDER-TO-
PAYMENT) 11
Dieses Diagramm zeigt eine typische, durchgängige Transaktion zwischen Geschäftspartnern und ihren
Banken. Es können beliebig viele weitere Parteien beteiligt sein, wie e-Business-Diensteanbietern,
Spediteure, Zollbeamte, Finanz- oder Faktoringunternehmen etc. Die Parteien haben ihre e-Invoicing-
Fähigkeit um elektronische Aufträge und Bestellungen (e-Orders), Zahlungen (e-Payments) und
Überweisungsanzeigen (e-Remittance) erweitert.
RECHNUNGSSTELLER
Sender bearbeitet
elektronischen
Auftrag
Annahme des
elektronischen
Auftrags an
Empfänger
Versand erfolgt
und elektronische
Rechnung wird
an den Empfänger
geschickt
Elektronische
Überweisungsanzeige
wird der elektronischen
Zahlungsbenachrichtigung
zugeordnet und
automatisch an
Debitorenbuchhaltung
überstellt
Bank bearbeitet
elektronische
Zahlung, schreibt
den Betrag dem
Konto des Senders
gut und informiert
ihn elektronisch
10
INTERNET
Zustellung über
Internet oder
geschlossenes
Netzwerk
11 Es ist üblich aus Sicht des Lieferanten über den „Order-to-Cash“-Zyklus zu sprechen und aus Sicht des Käufers vom „Purchase-to-Pay“-Zyklus.
2
3
5
11
1
4
6
7
9
8
EMPFÄNGER
Eingabe des
Auftrags in
ERP-System
Anfrage für
elektronischen
Auftrag an
Sender
Bestätigter
elektronischer
Auftrag bleibt im
ERP-System
offen
Elektronische
Rechnung wird
Auftrag zugeordnet
und an
die Kreditorenbuchhaltung
übermittelt
Anzeige über
elektronische
Überweisung
an Sender
Elektronische
Zahlungsanweisung
an die
Bank
Bank bearbeitet
elektronische
Zahlung, schreibt
den Betrag dem
Konto des
Senders gut und
informiert ihn
elektronisch
16
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Elektronische Rechnungsstellung
Abbildung 1.6 12
In diesem Szenario realisieren alle an der Transaktion beteiligten Parteien die Vorteile einer
durchgängigen Integration.
Die Unversehrtheit der Daten 13 wird während der gesamten Transaktion garantiert, da die für den
ursprünglichen Auftrag angelegten Daten elektronisch für die Erstellung von Versandaufforderung,
Bestandsanpassung, Rechnung, Kreditorenbeleg, Zahlungsaufforderung, Überweisung,
Überweisungsanzeige und abschließender Gutschrift der Barmittel im Debitorensystem des Zulieferers
wieder verwendet werden – und so die Fehlermarge in all diesen Schritten beseitigt wird.
Dies wirkt sich auch sehr positiv auf die Umwelt aus. da alle beteiligten Parteien entschieden weniger
Papierdokumente drucken und auf dem Postweg zustellen.
12 In dem Diagramm oben geht EBL von der Annahme aus, dass alle ausgetauschten Dokumente automatisch archiviert werden
13 Siehe Glossar
17
EINFÜHRUNG IN
DAS
E-INVOICING

Teil Zwei
Der Einstieg

Elektronische Rechnungsstellung
Teil Zwei: Der Einstieg
KAPITEL 1 - CHECKLISTE FÜR DAS E-INVOICING
Diese Checkliste beschreibt die typischen Phasen und Entscheidungen eines Projekts zur Umsetzung der
elektronischen Rechnungsstellung mit dem Ziel einer vollautomatisierten, durchgängigen Integration.
1. FESTLEGUNG DES UMFANGS
1.1.ERWÄGUNG DER SOFORTIGEN UND KURZFRISTIGEN ANFORDERUNGEN
• Empfang elektronischer Rechnungen von einem Lieferanten
• Empfang elektronischer Rechnungen von mehreren Lieferanten
• Versand elektronischer Rechnungen an einen Kunden
• Versand elektronischer Rechnungen an mehrere Kunden
• Pläne zur Erweiterung der e-Business-Fähigkeit um Bestellungen, Zahlungen und
Überweisungsanzeigen.
1.1.1.ERMITTLUNG EINES PILOT-GESCHÄFTSPARTNERS
1. Erste Diskussion oder Erhebung, um die Interessen und Bereitschaft der Lieferanten/
Kunden zu ermitteln. Kernfragen, die zu berücksichtigen sind:
• Wie viele meiner Geschäftspartner haben derzeit die Möglichkeit elektronische
Rechnungen zu stellen?
• Habe ich Geschäftspartner, mit denen ich bei der Einführung der elektronischen
Rechnungsstellung zusammenarbeiten könnte?
• Welche Datenstandards und -übertragungstechnologien verwenden diese
Unternehmen?
2. Führen Sie aktuelle und potenzielle Lieferanten/Kunden auf, die bereits die Möglichkeit
zum e-Invoicing haben.
2. BEWERTUNG DER UMSETZBARKEIT
Erörtern Sie die folgende Liste von Fragen intern und mit dem Pilot-Geschäftspartner:
• Haben Sie Mitarbeiter, die bereits frühere Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsstellung
gesammelt haben?
• Verfügen Sie über die technischen Voraussetzungen zur elektronischen Rechnungsstellung?
• Welche e-Invoicing-Standards werden unterstützt oder bevorzugt?
• Welche Nachrichtenarten und -versionen sollen verwendet werden (z.B. Rechnungen,
Bestätigungen)?
• Welcher Übertragungsmechanismus wird bevorzugt? (z.B. AS2, FTP, VAN etc.)
• Bearbeiten Sie derzeit die Rechnungen mit diesem Partner manuell?
• Handelt es sich um einen komplexen Rechnungsprozess (z.B. mehrere Länder)?
• Sind diese Transaktionen grenzübergreifend?
19
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
3. WAHL DER E-INVOICING-PLATTFORM
3.1.DEFENIEREN SIE IHRE ANFORDERUNGEN
Auf Grundlage der Bewertung Ihrer Fähigkeiten sollten folgende Faktoren berücksichtigt werden:
3.2.UMSETZUNG
• Welche Standards muss meine Lösung unterstützen?
• Welche Übertragungsmechanismen muss ich unterstützen?
• Möchte ich Dateien direkt senden oder soll mein Partner diese von einem externen Server
abholen?
• Möchte ich Dateien direkt von meinem Partner erhalten oder sie von einem externen Server
abholen?
• Habe ich intern technische Mitarbeiter, die über das erforderliche Know-how zur elektronischen
Rechnungsstellung verfügen oder in der Lage sind, e-Invoicing zu unterstützen?
• Muss ich technische Mitarbeiter einstellen oder ausbilden?
• Ziehe ich es vor, eine Software zu kaufen (oder Open Source zu verwenden) und eine e-Invoicing-
Plattform einzurichten?
• Ziehe ich es vor, diese Aktivitäten ganz oder teilweise an einen erfahrenen Diensteanbieter zu
vergeben?
• Vergibt mein Geschäftspartner diese Aktivitäten extern oder verfügt er intern über diese
Möglichkeit?
• Habe ich mein(e) System(e) oder meinen ERP-Anbieter auf die bestehende Import-/Export- oder
e-Invoicing-Kompatibilität hin überprüft?
• Muss die von mir gewählte Plattform um andere Geschäftspartner, andere Nachrichten etc.
erweitert werden?
Nach der Ermittlung seines Bedarfs sollte das Unternehmen unter Berücksichtigung der nachfolgenden
Optionen entscheiden, wie es seine Lösung umsetzt.
3.2.1.OUTSOURCING
Auch wenn die Entscheidung der Ausgliederung ausschließlich eine Frage der Geschäftspräferenzen ist,
sind aus Sicht der elektronischen Rechnungsstellung zusätzliche Punkte zu berücksichtigen.
Die meisten Anbieter von e-Invoicing-Diensten verwenden Software, die verschiedene Standards
umwandeln und mit mehreren Übertragungstechnologien arbeiten kann. Dies ermöglicht es dem
Unternehmen, mit vielen Partnern Geschäfte zu tätigen und dennoch nur eine Methode für den
Dateiempfang (direkt vom Diensteanbieter) im geforderten Format zu unterstützen. Dies ist besonders
vorteilhaft, wenn das Unternehmen seine gesamte IT ausgegliedert hat oder Geschäfte mit vielen
Partnern tätigt, die unterschiedlichste Technologien verwenden.
HINWEIS: Diese Dienste werden oft auf Basis einer gleitenden Skala als „Gebühr pro Transaktion“
berechnet. Sollten Ihre Geschäftspartner bereits intern e-Invoicing-Kapazitäten haben und für den
Unterhalt ihrer eigenen Infrastruktur zahlen, werden Sie in der Regel nicht davon ausgehen, für die
Geschäfte mit Ihnen Gebühren an Ihren Diensteanbieter entrichten zu müssen.
3.2.2.UMSETZUNG DURCH DIE MITARBEITER DES UNTERNEHMENS
Wenn Ihr Unternehmen beschließt, eine e-Invoicing-Infrastruktur einzurichten, bieten viele Anbieter
Paketlösungen an, die Datenkonvertierungssoftware umfassen sowie eine Anleitung für die Einrichtung
der ‚Gateway-Infrastruktur (zum Senden und Empfangen von Dateien) und Schulungs- und
Umsetzungssupport. Einige bieten auch kostengünstige „Peer-to-Peer“-Lösungen für den Einstieg an –
mit einem oder einer begrenzten Anzahl von Geschäftspartnern.
20
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
Wenn Ihr Unternehmen bereits intern über technische Mitarbeiter mit den erforderlichen Kompetenzen
verfügt, aber nicht in zusätzliche Software investieren kann, gibt es auch viele kostengünstige oder
kostenfreie „Open Source“-Software- oder Datenübertragungslösungen. Für deren Umsetzung müssen
Sie zumindest Datenextraktionsformate und die damit verbundene Netzwerksicherheit sowie die Import-/
Exportmöglichkeiten Ihres ERP-Systems kennen.
3.2.3. HALB-AUTOMATISIERTE LÖSUNG
In diesem Szenario bietet einer der Geschäftspartner (für gewöhnlich der Empfänger) ein Internetportal
an, auf dem der Rechnungssteller seine Rechnungen in eine Maske eingeben oder laden kann. Diese
Maske ist so programmiert, dass die Rechnungsdaten in eine automatisierte Datei im Format des ERP-
Systems des Empfängers konvertiert werden. So entsteht ein automatisierter Prozess für den Empfänger,
während der Rechnungssteller keinerlei e-Invoicing-System haben muss. Der Nachteil für den
Rechnungssteller ist, dass er die Daten manuell in das Internetformular eingeben oder laden muss. Im
Falle eines Fehlers besteht das potenzielle Risiko, dass die im ERP-System des Rechnungsstellers
angelegte Rechnung nicht den Daten entspricht, die in das Portal des Empfängers eingegeben wurden.
Unabhängig davon, ob diese Aktivitäten extern vergeben oder Software erworben wird, um sie intern
ausführen zu können, kann in allen drei der oben geschilderten Szenarien eine Software- oder
Dienstlösung für gewöhnlich erweitert werden, um automatisch viele andere Transaktionsarten zu
bearbeiten (z.B. Bestellungen, Versandanzeigen, Bestätigungen, Zahlungen und Zahlungseinzug,
Überweisungsanzeigen, Auszüge etc.).
3.3.RECHTLICHE ANFRODERUNGEN
Bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung ist es wichtig, die rechtlichen Aspekte zu
beachten und die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen, die in Teil 4 dieses Leitfadens beschrieben
werden, sicherzustellen.
Ihr Unternehmen sollte zunächst anhand der Ländermatrix (Abbildung 4.1) die rechtlichen
Anforderungen unter dem Aspekt der Mehrwertsteuer betrachten.
Die Umsetzung, die in diesem Teil des Leitfadens beschrieben wird, stellt eine typische EDI-Lösung
(Electronic Data Interchange = Elektronischer Datenaustausch) dar (gemäß der Empfehlung des Rats
1994/820/EG über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs, die die Verwendung
vereinbarter Standards wie EDI oder XML-basierter Standards zulässt), eine der drei möglichen
Optionen, um die Bestimmungen der Mehrwertsteuerrichtlinie hinsichtlich der Echtheit der Herkunft und
Unversehrtheit des Inhalts zu erfüllen.
Unter dem Aspekt der Mehrwertsteuer erfordert eine ordnungsgemäße EDI-Lösung grundsätzlich keine
fortgeschrittene (oder qualifizierte) elektronische Signatur. Das Thema EDI wird in der EU allerdings
unterschiedlich gehandhabt. In Österreich muss z. B. zusätzlich zum elektronischen Datentransfer eine
Sammelrechnung in Papier oder digital signiert (dafür genügt die fortgeschrittene Signatur) geschickt
werden.
3.4.KOSTEN- UND NUTZENANALYSE
Es gibt verschiedene Methoden, um die Kosten für die manuelle Bearbeitung von Rechnungen zu
ermitteln. Der Rechnungssteller sollte mindestens die Kosten für die Bedruckung des Papiers, das Porto
und die Zustellung einrechnen, während der Empfänger die Kosten für die Freigabe/Bewilligung der
Rechnung, Eingabe der Rechnungsdaten, die Korrektur von Fehlern und das Ablegen von
Papierrechnungen berücksichtigen sollte. Zwar verfügen viele Anbieter von e-Invoicing-Software/
Lösungen über Online-Berechnungstools, die diese Analyse unterstützen können, aber es sollten auch
Zeit- und Bewegungsstudien durchgeführt werden, die die Schätzungen untermauern.
Es ist wichtig festzuhalten, dass einige Vorteile schwierig zu quantifizieren sind – insbesondere die Zeit
für die Bearbeitung von Anfragen oder damit verbundene Zahlungsverzögerungen, abgesehen von der
Gesamtverbesserung der Geschäftsbeziehung zwischen Lieferant und Kunden..
21
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
3.5.AUSWAHL EINES LÖSUNGS- ODER DIENSTEANBIETERS
Der Lösungs- oder Diensteanbieter, der Ihren derzeitigen und zukünftigen Plänen am besten entspricht,
sollte sorgfältig ausgewählt werden. Viele Unternehmen, die zunächst mit einem Partner zur
elektronischen Rechnungsstellung wechseln, werden ihr System später um weitere Lieferanten/Kunden
erweitern oder zusätzliche Geschäftsprozesse automatisieren.
Eine e-Invoicing-Lösung, die sich auf nur eine Art von Transaktion, einen Standard oder den
Datenaustausch mit einem Partner beschränkt, mag zwar einen sofortigen Geschäftsbedarf bedienen,
könnte sich aber als kostspielig erweisen, wenn sie später nicht um weitere E-Business-Transaktionen
erweitert werden kann.
4. UMSETZUNG IHRER LÖSUNG
Wenn Sie sich für eine e-Invoicing-Plattform (Software/Hardware oder Lösungsanbieter) entschieden
und einen „Pilotgeschäftspartner“ ausgewählt haben, der e-Invoicing-fähig ist, kann die
Umsetzungsphase beginnen.
4.1.FESTLEGUNG DER VERANTWORTLICHKEITEN DER GESCHÄFTSPARTNER
In dieser ersten Phase sollten die folgenden wichtigen Maßnahmen unternommen werden:
• Legen Sie fest, wie viele Ressourcen und Engagement für dieses Projekt aufgewandt werden
sollen
• Schlagen Sie einen für beide Parteien geeigneten Zeitplan vor
• Legen Sie den Datenprüfprozess und die Anzahl der erforderlichen Zyklen fest
• Ermitteln Sie die Kennungen und Adressroutinen für den Test
• Dokumentieren Sie die Zuständigkeiten, Kommunikationskanäle etc. der Partner
• Legen Sie den Übergang von der Test- zur realen Umgebung fest
• Verständigen Sie sich über den Prozess nach der Umsetzung
• Treffen Sie ggf. eine formelle Abmachung
Es ist wichtig, die vereinbarten Kernpunkte einschließlich der Entwicklungs- und Testpläne zu
dokumentieren. Dies sollte auch die Anzahl von Tagen und Stunden umfassen, während der Ressourcen
und Systeme verfügbar sein müssen.
Die Planung der Humanressourcen ist entscheidend, da die erfolgreiche Umsetzung des e-Invoicing
möglicherweise davon abhängt, dass man mit den Daten des Partners und deren Bearbeitung im ERP-
System vertraut ist. Besteht die Geschäftsbeziehung bereits, können Mitarbeiter aus der Buchhaltung
oder dem Betrieb vielleicht Einblick in Pflichtdaten (über die rechtlichen und fiskalischen
Anforderungen hinaus, die in ANHANG 1 behandelt werden) geben. Die Mitarbeiter sind auch für den
Datentestprozess vor der eigentlichen Umsetzung von großem Wert.
Die Verfügbarkeit von Systemressourcen ist ein wichtiger Faktor bei der Planung der Frequenz, mit der
Dateien abgeholt, bearbeitet und in das ERP-Systemen geladen werden – in Echtzeit, nach Plan oder
Bearbeitung von Sammelsendungen über Nacht.
Ebenfalls festgelegt werden muss, ob der Rechnungssteller in der Lage ist, alle Rechnungen gesammelt
und nur eine Datei pro Tag (oder periodisch) zu senden. E-Invoicing-Prozesse, bei denen in
regelmäßigen Abständen Einzelrechnungen geschickt werden, können aufgrund von Ausfallzeiten des
Netzwerks auf beiden Seiten problematisch sein und dazu führen, dass Rechnungen fehlen und
Abgleichprobleme auftreten. Es empfiehlt sich, den Empfang von Rechnungen zu bestätigen, wenn der
Sammelversand keine Option ist.
22
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
4.1.1.ALLGEMEINE VEREINBARUNG – VERANTWORTLICHKEITEN DER GESCHÄFTSPARTNER
In dieser Phase vereinbaren und dokumentieren die Geschäftspartner, wie der tägliche Ablauf nach der
Umsetzung aussehen soll. Die Geschäftspartner müssen sich über das Datum verständigen, an dem das
Verfahren von Papier- auf elektronische Rechnungen umgestellt werden soll und wie sie kommunizieren
und Probleme beheben werden, die im laufenden Prozess auftreten können.
Dabei sollte auch besprochen werden, ob die technischen oder die nicht-technischen Mitarbeiter beider
Unternehmen Gespräche miteinander abstimmen, wenn Probleme oder Fragen auftreten. Ist außerdem
ein Diensteanbieter beteiligt, wird ausdrücklich empfohlen, dass die Geschäftspartner an jeder
Kommunikation direkt beteiligt werden. Dies ist wichtig, da die Geschäftspartner die alleinige
Verantwortung (aus rechtlicher und steuerlicher Sicht) für ihre Rechnungen tragen und Kenntnis über
mögliche Probleme haben müssen.
In diesem Dokument sollte auch vereinbart werden, wie mit Rechnungen umgegangen wird, die
zurückgewiesen werden, ungeachtet ob das Problem durch einen technischen Fehler oder inkompatible
Daten verursacht wird. Einige e-Invoicing-Systeme sind so eingerichtet, dass eine elektronische
Rechnung nicht erneut versandt werden kann, selbst wenn sie vom Rechnungssteller korrigiert wurde.
Hier muss bereits im Vorfeld eine Einigung getroffen werden, dass in diesen Fällen eine PDF-Datei oder
eine Ersatzrechnung auf Papier akzeptiert und bearbeitet wird.
Auch wenn elektronische Bestätigungen eine gewisse Sicherheit hinsichtlich der technischen
Übertragung bieten, werden dabei in der Regel einzelne Rechnungen nicht ermittelt, die beim
Herunterladen in das ERP-System des Empfängers abgelehnt wurden. Die monatliche Erstellung von
Auszügen und deren Abgleich mit den Konten durch den Empfänger sind gängige
Buchhaltungsverfahren, die die Vollständigkeit des Prozesses gewährleisten – sei es bei der manuellen
oder elektronischen Rechnungsstellung. Es ist daher wichtig, diese Erwartungen zu formulieren und sich
bereits zu Beginn des Prozesses darüber zu verständigen.
Die oben genannten Punkte können die Grundlage für ein detailliertes Dokument oder eine formelle
Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern, die vor der Umsetzung geschlossen wird, bilden
4.2.DETAILLIERTE DATENÜBERTRAGUNG
In dieser Umsetzungsphase sollten folgende wichtigen Maßnahmen erfolgen:
• Kopien von Rechnungen und Gutschriften einholen
• Sicherstellen, dass alle Pflichtrechnungsdaten übertragen werden
• Besondere Bearbeitungsaspekte erörtern (Nachlässe, Fracht- oder andere Gebühren)
• Die Transaktion unter dem Gesichtspunkt der Mehrwertsteuer verstehen
• Größe der Datenfelder überprüfen, um Kompatibilität zu gewährleisten
4.2.1.AUSTAUSCH UND ÜBERPRÜFUNG VON DATENELEMENTEN
In dieser Phase müssen sich die Geschäftspartner auf die Art von Daten einigen, die versandt werden
sollen, und sicherstellen, dass das System des Empfängers diese empfangen und alle erforderlichen
Angaben bearbeiten kann. Die folgende Liste hat keinen erschöpfenden Charakter, bietet aber
exemplarisch einige Fragen, die ggf. zu berücksichtigen sind.
1. Ist der Rechnungssteller in der Lage, alle für eine Standardrechnung erforderlichen Angaben zu
liefern?
2. Welche weiteren Daten benötigt der Empfänger möglicherweise, um die Rechnungen (oder damit
verbundene Gutschriften) zu bearbeiten?
Der Empfänger ordnet für gewöhnlich die eingehende Rechnung dem Originalauftrag zu und
benötigt dafür eventuell die Auftragsnummer, Auftragsdatum und Versandangaben sowie
23
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
Produktcodes, Teilenummern, Seriennummern, Beschreibungen, Mengen und die erwarteten
Konditionen und Preise. Bei Gutschriften ist ggf. die Retourennummer oder ein anderer Code
erforderlich, um diese dem Originalauftrag und der Originalrechnung zuordnen zu können
3. Ist das System des Empfängers in der Lage, die oben genannten Daten anzunehmen?
Da Unternehmen mit unterschiedlichen Arten von Software arbeiten, kann es erforderlich sein,
bestimmte Daten (aufgrund der Anzahl oder Art von Zeichen) zu kürzen, da sie sonst nicht in die
Datenfelder des Empfängersystems passen. Ein Beispiel: Der Lieferant sendet eine 18-stellige
Seriennummer, aber das Seriennummernfeld im Empfangssystem bietet nur Platz für 15 Zeichen.
Der Empfänger muss eine Regel oder ein Programm anlegen, die/das die eingehenden Nummern so
kürzt, dass nur die letzten 15 Zeichen angenommen werden. In diesen Fällen muss eine
Geschäftsentscheidung getroffen werden, um sicherzustellen, dass nur die wichtigsten Zeichen
erhalten bleiben.
4. Muss der Empfänger unter Umständen einen Teil der Daten hoch setzen – zum Beispiel
Unterposten in Posten?
5. Sind sich beide Parteien darüber einig, was „Kopfdaten“ im Gegensatz zu „Detailangaben“ sind?
Unter Punkt 4 und 5 ist ggf. eine besondere Erfassung erforderlich, wenn ein System Detailangaben
akzeptiert, das andere aber nur Kopfdaten. Ein Beispiel: Das System des Rechnungsstellers
fakturiert Frachtgebühren oder die Mehrwertsteuer auf der Kopfdatenebene, aber das System des
Empfängers muss beim Laden in das System in einzelne Posten untergliedern.
6. Sind innergemeinschaftliche Lieferungen dabei, wo Gewichte und Warencodes erforderlich sind?
7. Gibt es einen Nachlass auf die Gesamtrechnung oder einzelne Posten?
8. Umfasst eine einzige Rechnung unterschiedliche Mehrwertsteuersätze?
Die oben gezeigte Liste kann je nach Partner variieren, aber diese Angaben sind die komplexesten
Bereiche bei der Konfiguration der elektronischen Rechnungsstellung. Wenn sie einmal erfasst und
umgesetzt sind, bilden sie die Struktur für den laufenden Datenabgleich.
Wird dies richtig mit der Senderkennung und anderen möglicherweise bei der Kommunikation
geforderten ID-Daten verbunden, bietet die Genauigkeit dieses automatischen Zuordnungsprozesses eine
hohe Gewissheit hinsichtlich der Echtheit und Unversehrtheit der Daten, die das mit digitalen Signaturen
erreichbare Niveau bei weitem übersteigt.
4.3.EINRICHTUNG DER KUNDEN UND DATENERFASSUNG
In dieser Umsetzungsphase sollten folgende wichtige Maßnahmen erfolgen:
• Erstellen einer Querverweisliste der Identifikationsdaten der Kunden/Lieferanten
• Querverweise aller erforderlichen Produkt- und/oder Konditionscodes
• Abbildung der Datenfelder der Rechnung
• Einrichtung der Testumgebung
• Technische Überprüfung der Testdaten ausführen
• Sicherstellen, dass die Geschäftsnutzer die Testdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit hin
überprüfen
4.3.1. EINRICHTUNG DER KUNDEN UND DEFINITION DER QUERVERWEISE
Diese Phase umfasst alle Änderungen, die an den Systemen der Partner für den Empfang und die
Annahme der Testrechnungen vorgenommen werden müssen. Die Systemfähigkeit kann von einer Reihe
24
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
einfacher Programme und -aufgaben bis zu hin zu sehr komplexen, vielschichtigen Schnittstellen für die
Geschäftspartner reichen.
Die Einrichtung eines Kunden für die elektronische Rechnungsstellung erfordert die Eingabe aller in den
Rechnungen aufgeführten bekannten, vereinbarten und Pflichtdaten in Softwaretabellen
(Querverweiserfassung des Kunden). Diese Einträge sind spezifische Referenzen (Alpha- oder
numerische Codes), die nur das System des Rechnungsstellers verwendet, um seine
Geschäftsbedingungen und Produkte zu beschreiben. Die „Codes“ des Senders werden den
entsprechenden Codes zugeordnet, die das Empfängersystem verwendet, um diese zu beschreiben.
Ein Beispiel: Das System des Lieferanten verwendet als Kennung für das eigene Unternehmen den Code
„A1234“, während das System des Empfängers für diesen Lieferanten den Code „B5678“ verwendet. In
diesem Fall hat die Querverweistabelle im System des Empfängers, die für die Erkennung dieses
Lieferanten verwendet wird, folgenden Eintrag: A1234 = B5678. Dieser Querverweisprozess kann
mehrmals für alle bekannten Daten wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Produktcodes, Codes für
Zahlungsbedingungen etc. wiederholt werden. Nachdem festgestellt wurde, dass die Rechnung von
einem eingetragenen Sender kommt, und akzeptiert wurde, durchläuft sie normalerweise einen zweiten
Prozess, in dem sie einem erfassten Auftrag zugeordnet wird (durch Abgleich der Auftragsnummer oder
Produktangaben, Beträge etc.).
Die Softwaretabellen (oder Nachschlagetabellen) müssen eingerichtet und gepflegt werden. Sie können
Überprüfungen nach Pflichtdaten und -programmen umfassen, um zurückgewiesene Rechnungen zu
erkennen und aufzuführen.
4.3.2. DATENABBILDUNG UND DATEIPRÜFUNG
Datenabbildung kann (im Zusammenhang mit e-Invoicing) als Prozess der Ermittlung des Datenformats
beschrieben werden, das vom Lieferanten erwartet wird, und wie die Daten zu konvertieren oder zu
„übersetzen“ sind, sodass sie vom Computersystem des Empfängers empfangen werden können.
Diese wird durchgeführt, indem ein besonderes Softwareprogramm geschrieben oder eine eigens
entwickelte Datenabbildungs- und „Konvertierungssoftware“ umgesetzt wird. Ist dies abgeschlossen,
können mit dieser Zuordnung die eingehenden Rechnungen laufend konvertiert werden. Während
manche Unternehmen für jeden Kunden eine eigene Zuordnung anlegen, entwickeln andere eine
Zuordnung für die Bearbeitung jedes Datenstandards, den sie unterstützen, und können diese für viele
Kunden verwenden (diese werden in der Regel durch Kunden-Querverweistabellen, wie in Abschnitt
4.3.1. beschrieben, unterstütz).
Je nach Datenkomplexität und -qualität oder Kompetenz des Geschäftspartners kann die technische
Überprüfung und Bearbeitung der Testdateien in wenigen Tage ausführt werden oder beträchtliche
Änderungen erfordern, was zu einer erneuten Prüfung führt, die den gesamten Prozess auf mehrere
Wochen ausdehnt. Die umfassende Erörterung der Datenelemente – wie in Punkt 4.2 erläutert – wirkt
sich direkt auf die Qualität des Tests und die Umsetzungsgeschwindigkeit aus.
Auch wenn der Test mit einer kleinen Datenprobe begonnen werden kann, um sicherzustellen, dass die
Basiskonzepte zuverlässig sind, ist es wichtig, dass die Testdateien mehrere Rechnungen, Gutschriften
und eine so große Varianz an Daten enthalten, wie vor der Umsetzung nur irgend möglich ist. Damit die
Testdaten effektiv sind, müssen sie die tatsächlich angegebenen Rechnungsdaten des Senders klar
darstellen. Ein Vergleich der elektronischen Daten mit einer Musterpapierrechnung ist in den frühen
Testphasen sehr hilfreich.
4.4.TESTEN DER SCHNITTSTELLEN
In dieser Umsetzungsphase sollten folgende wichtige Maßnahmen erfolgen:
• Legen Sie die Anzahl der Testzyklen, die Zeit und den Ort des Testgebiets fest
• Stellen Sie sicher, dass technische Experten zur Unterstützung verfügbar sind
25
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
• Übertragen Sie Testdateien zu vereinbarten Zeiten und „außerhalb der Geschäftszeiten“, um die
Abdeckung sicherzustellen
Es wird empfohlen, dass die Geschäftspartner Regeln zur Häufigkeit der Testübertragungen vereinbaren
und separate Kennungen und Passwörter für den Sender (und ggf. den Empfänger) anlegen, um die Test-
und realen Daten klar voneinander zu unterscheiden.
Es ist wichtig, ausreichend Zeit und Ressourcen für das Testen der Dateiübertragung (mindestens eine
ganze Woche) einzuplanen, sollte einer oder mehrere der Partner eine bestimmte Übertragungsmethode
zum ersten Mal verwenden.
4.5. DUALE BEARBEITUNG UND UMSETZUNG
In dieser Umsetzungsphase sollten folgende wichtige Maßnahmen erfolgen:
• Ändern Sie die Einstellung des Kunden auf „Live“-Bearbeitung
• Deaktivieren Sie die Testbenutzernamen
• Stellen Sie sicher, dass die Geschäftsnutzer während eines vereinbarten Zeitraums die Ergebnisse der
elektronischen Rechnungen mit Papierrechnungen vergleichen
• Stimmen Sie das Umstellungsdatum ab, an dem Sie aufhören, Papierrechnungen zu senden/empfangen
• Stellen Sie sicher, dass täglich eine Problemermittlung und -lösung durchgeführt wird
Die Zeit der dualen Bearbeitung wird als definierter Zeitraum festgelegt, während dessen der Sender
seine Rechnungen elektronisch übermittelt, gleichzeitig aber weiter Papierrechnungen erstellt und an den
Empfänger schickt. So kann der Empfänger die erhaltenen elektronischen Daten anhand der
Papierrechnungen überprüfen, um die Richtigkeit, Unversehrtheit und Vollständigkeit der Daten
sicherzustellen. Dies gewährleistet außerdem, dass alle Rechnungen und Gutschriften elektronisch
eingehen. Es besteht allgemein Einigkeit, dass dieser Prozess über einen Zeitraum von zwei Wochen
durchgeführt werden sollte.
Ist das System des Lieferanten technisch nicht in der Lage, für eine Transaktion sowohl eine
elektronische als auch eine Papierrechnung zu schicken, kann in dieser Phase für gewöhnlich ein Auszug
oder Bericht, der die Rechungsdaten enthält, verwendet werden.
26
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
KAPITEL 2 - ELEKTRONISCHE SIGNATUREN
1. EINFÜHRUNG
Praktisch betrachtet, ist eine elektronische Signatur eine Technologie, die Folgendes bietet:
a) Gewissheit, dass die erhaltene „unterzeichnete“ Rechnung tatsächlich von dem Unternehmen oder der Person
stammt, die behauptet, sie ausgestellt zu haben – wird auch als „Echtheit der Herkunft“ bezeichnet
b) Gewissheit, dass die „unterzeichnete“ Rechnung nicht geändert wurde – auch bekannt als „Unversehrtheit der
Daten“.
2. TECHNOLOGIEN FÜR ELEKTRONISCHE SIGNATUREN
Es gibt verschiedene Technologien, die für die Erstellung elektronischer Signaturen herangezogen werden
können.
Es gibt beispielsweise Technologien, die in die für die Erstellung (oder Übertragung) der Dokumente und Dateien
genutzte Software eingebettet (oder an diese angehängt) sind, um die durchgängige Integration ohne manuellen
Eingriff sicherzustellen, oder Lösungen, die einen manuellen Eingriff erfordern, wie Smartcards oder USB-
Geräte, die der Benutzer an seinen PC anschließen kann, um Dokumente persönlich zu unterzeichnen oder die
Datenübertragung freizugeben.
PKI ist eine gängige Technologie für die Erstellung elektronischer Signaturen und steht für „Public Key
Infrastructure“. Sie verwendet öffentliche und private (kryptographische) Schlüssel, die den sicheren und
geschützten Austausch von Daten über das Internet oder andere ungesicherte Netzwerke ermöglichen.
Der private Schlüssel wird verwendet, um die Signatur als Form der Kennung zu erstellen, während mit dem
öffentlichen Schlüssel die Echtheit der Signatur überprüft und die Nachricht während der Übertragung
verschlüsselt wird. Die Schlüssel werden über einen Zertifizierungsdienstanbieter (über Software) oder lokal vom
Klienten über eine spezifische Anwendung erstellt und verwaltet (widerrufen, erneuert etc.).
Das Schlüsselpaar (der private und entsprechende öffentliche Schlüssel) können je nach erforderlichem
Sicherheitsniveau auf unterschiedliche Weise gespeichert werden. Die Schlüssel können bei Anwendungen mit
geringerem Risiko in Dateien auf dem Desktop (oder Laptop) des Benutzers gespeichert werden, während Smart
Cards oder USB-Schlüssel eine höhere Sicherheitsstufe gewährleisten.
Das Zertifikat des Unterzeichners ist in der Regel in der unterzeichneten Nachricht enthalten oder wird im
Rahmen der Signaturprüfung, die die Echtheit und Unversehrtheit der Nachricht sicherstellt, durch oder im
Namen des Empfängers verifiziert.
Um die „Vertrauenskette“ herzustellen, ist eine Zertifizierungsstelle, d.h. eine vertrauenswürdige Drittpartei,
erforderlich. Diese Zertifizierungsstelle (Certificate Authority – CA) kann ein Dienstleistungs-/Lösungsanbieter
oder ein Unternehmen (Nutzer) sein, der/das intern unter Verwendung der auf dem Markt erhältlichen
Technologien eine CA einrichtet.
Das Unternehmen (CA) prüft die Echtheit der Organisation und stellt Organisationen und Einzelpersonen das
Wurzelzertifikat 14 (das die Vertrauenskette herstellt) aus. Im Kontext der elektronischen Rechnungsstellung muss
die Zertifizierungsstelle (CA) oft die Zustimmung der geografisch zuständigen Steuerbehörde einholen.
Auch dort, wo das Gesetz diese Zustimmung nicht explizit vorschreibt, kann es hilfreich sein, mit einer bekannten
CA zu arbeiten, sodass ein Steuerprüfer die Vertrauenswürdigkeit des Prozesses leicht feststellen kann.
14 Ein Wurzelzertifikat ist entweder ein unsigniertes Zertifikat mit einem offenen Schlüssel oder ein selbstsigniertes Zertifikat, dass die Wurzelbehörde (Root CA) ausweist, Quelle: Wikipedia.
27
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
3. EINFACHE, FORTGESCHRITTENE UND QUALIFIZIERTE SIGNATUREN
In Europa werden drei unterschiedliche Begriffe verwendet:
A) Einfache elektronische Signaturen
B) Fortgeschrittene elektronische Signaturen
C) Qualifizierte Signaturen
A) Eine einfache elektronische Signatur ist ein Rechtsbegriff, der erstmals in der elektronischen
Signaturrichtlinie von 1999 erwähnt wurde. Praktisch betrachtet, kann jeder Code, jede Kennung oder jede
Marke, die die Echtheit elektronischer Daten oder Transaktionen bestätigt, eine einfache Signatur sein.
PKI ist nur eine der Technologien, die für die Erstellung einfacher elektronischer Signaturen verwendet
werden können.
B) An eine fortgeschrittene elektronische Signatur werden spezifische rechtliche und technische
Anforderungen gestellt, die erfüllt werden müssen:
• Ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet
• Muss die Möglichkeit bieten, den Unterzeichner zu erkennen
• Muss mit einem Mittel erstellt werden, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten
kann
• Muss so mit den Daten verbunden sein, auf die sich bezieht, dass eine nachträgliche Änderung der
Daten erkannt werden kann.
Die Nutzung eines Schlüsselpaars auf Basis von PKI (öffentlicher/privater Schlüssel) und eines Zertifikats
(das online von einem vertrauenswürdigen Anbieter erworben und heruntergeladen werden kann) erfüllt
diese Anforderungen. Derzeit sind auf dem Markt verschiedene Lösungen und Dienste erhältlich, die in die
elektronische Rechnungsstellung integriert werden können und transparente Funktionalität garantieren.
Ein alternativer Ansatz ist das Programm „Web of Trust“ (Netz von Vertrauensbeziehungen) 15 , das mit
selbstsignierten Zertifikaten und Bestätigungen dieser Zertifikate durch Drittparteien arbeitet. Der Begriff
„Web of Trust“ bedeutet nicht die Existenz eines einzigen Netzes von Beziehungen oder eines
gemeinsamen Vertrauenspunkts, sondern vielmehr eine Reihe potenziell unabhängiger Netze. Beispiele für
die Umsetzung dieses Ansatzes sind PGP (Pretty Good Privacy) und GnuPG (eine Umsetzung von
OpenPGP, der standardisierten Spezifikation von PGP). Da die Umsetzungen von PGP und GnuPG die
Nutzung digitaler E-Mail-Signaturen für die Selbstveröffentlichung öffentlicher Schlüsselangaben
zulassen, ist es relativ einfach, sein eigenes „Web of Trust“ einzurichten.
C) Eine qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die durch die
Nutzung einer sicheren Signaturerstellungseinheit unterstützt werden muss und auf einem „qualifizierten
Zertifikat“ basiert, das die Identität des Senders bescheinigt. Es gilt insbesondere:
1. Das Zertifikat, auf dem die Signatur basiert, ist qualifiziert, was zu der zusätzlichen Anforderung
führt, dass die Identität des Senders durch die Eintragungsstelle überprüft wird. Das Zertifikat
muss bei einer Zertifizierungsstelle erworben werden – die den in Teil 4 des Leitfadens
aufgeführten Bestimmungen genügt – wobei diese Eintragung in der Regel persönlich erfolgt
(z.B. im Rathaus, bei der Bank etc.). In den meisten Ländern werden qualifizierte Zertifikate nur
für natürliche Personen (Einzelne) ausgestellt, nicht aber juristische Personen (Unternehmen); in
einigen Fällen gestattet die Zertifizierungsstelle jedoch, dass im Zertifikat ein Unternehmensname
genannt wird. Bei der Beantragung eines qualifizierten Zertifikats muss der Antragsteller sich
einmalig als Teilnehmer anmelden, während Verlängerungen ohne eine zusätzliche
Authentisierung möglich sind. Jemand, der ein Dokument unterzeichnet, wird über das
qualifizierte Zertifikat eindeutig ausgewiesen.
15 Quelle: Wikipedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Public_key_infrastructure)
28
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
2. Die Signatur wird mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt. Das heißt, dass
der private Schlüssel und das Zertifikat in einer sicheren Einheit gespeichert werden. Einige
Beispiele für eine SSEE sind:
• SmartCard – Es ist eine PIN erforderlich, um auf die Karte zuzugreifen
• USB-Token – Enthält eine Chipkarte, die sowohl die Funktion eines USB-Tokens als
auch einer SmartCard hat
• Hardware-Sicherheitsmodul (HSM) – Findet breite Anwendung zur Sicherung des
Wurzelschlüssels in einem PKI-System
• In einigen Ländern wird auch ein softwarebasiertes Sicherheitsmodul als SSEE
anerkannt.
Eine einfache elektronische Signatur, die nicht fortgeschritten ist, kann daher nicht qualifiziert
sein.
Qualifizierte Zertifikate können von besonderen Betreibern ausgestellt werden, die bestimmten
gesetzlichen Bestimmungen genügen und für die Erbringung dieser Dienstleistung im Namen
ihrer Kunden haften. Theoretisch sollte die Drittpartei, der man diesen Bereich anvertraut, einen
Kreis von Vertrauensbeziehungen unter ihren Nutzern aufbauen.
In der Praxis kann die technische Kompatibilität problematisch sein, wenn viele Betreiber
beteiligt sind. Die sicheren Technologien entwickeln sich permanent weiter, ebenso wie die
Standards, auf denen sie basieren.
Außerdem haben Zertifikate ein Verfallsdatum und können widerrufen werden (z.B. bei Verlust
des privaten Schlüssels), sodass sie effektiv verwaltet werden müssen, um dauerhaft ihre
Gültigkeit zu behalten.
29
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
KAPITEL 3 - NEUE TECHNOLOGIEN
1. INTELLIGENTE PDF-DOKUMENTE
Einige Unternehmen haben semiautomatische Verfahren zum Scannen von Daten entwickelt, die
Zeichenerkennungssoftware nutzen, um die Rechnungsdaten von einem Papier- oder PDF-Dokument zu lesen
und zu interpretieren, aber es gibt neue Technologien, die diesen Prozess vollständig automatisieren.
Der Begriff „intelligentes PDF-Dokument“ bezeichnet ein sicheres Verfahren für die elektronische
Rechnungsstellung, das auf der Norm ISO 32000 und der Servertechnologie Adobe „LiveCycle“ ES basiert.
In diesem Verfahren werden die vom ERP-System des Senders erstellten Rechnungen mithilfe der Software
LiveCycle ES in ein XML-Format umgewandelt. Die Rechnungen werden dann per E-Mail oder mithilfe einer
der in Teil 5 des Leitfadens genannten Dateiübertragungsmethoden an den Kunden geschickt.
Bei Erhalt lädt die Software LiveCycle ES die Rechnung in einen Arbeitsbereich, wo sie auf Richtigkeit geprüft
wird und bei Bedarf vor dem automatischen Abgleich und Laden in das ERP-System des Empfängers manuell
angezeigt werden kann.
Der Hauptvorteil dieses Verfahrens besteht in der Verbindung aus XML-Automatisierung und
„menschenlesbaren“ PDF-Dokumenten, wodurch ein semiautomatisches Verfahren zur vollautomatisierten und
integrierten Lösung wird.
2. MASSGESCHNEIDERTE TABELLENVORLAGEN
Für Unternehmen, deren Geschäftspartner Dokumente im Tabellenformat fordern, gibt es serverbasierte
Softwarelösungen oder Webdienste, die:
A) Rechnungen, die im ERP-System des Senders erstellt wurden, in das vom Empfänger geforderte
„ladebereite“ Tabellenformat konvertieren können oder
B) die dem Sender die Möglichkeit geben, Rechnungen in einem Tabellenformat zu liefern, das in
das vom ERP-System des Empfängers geforderte „ladebereite“ Format konvertiert werden kann.
Diese Lösungen verwenden an die Kundenanforderungen angepasste Tabellenvorlagen, die eingebaute
Datenüberprüfungs-Routinen umfassen, um Fehler zu minimieren und die Unversehrtheit der Daten zu
gewährleisten.
3. ANDERE TECHNOLOGIEN
3.1.OPEN SOURCE SOFTWARE (OSS)
Open-Source-Lösungen sind Software (der zugrunde liegende Code und die damit verbundenen Rechte),
die für die öffentliche Nutzung entwickelt wird und für deren Nutzung keine Lizenzgebühren anfallen.
Diese wird oft von Akademikern oder Mitgliedern der Öffentlichkeit entwickelt oder von Regierungen
oder anderen interessierten Parteien anschubfinanziert.
Es fallen zwar keine Nutzer- oder Entwicklungslizenzkosten an, aber der Markt hat nur zögerlich auf das
Open-Source-Konzept reagiert und viele, die diese Lösung gewählt haben, haben für die laufende Pflege
(einschließlich Upgrades) und Softwaresupport Verträge mit Dienstleistern abgeschlossen. Die
Marktakzeptanz hat sich in letzter Zeit stark verbessert, 16 zum Teil aufgrund der derzeitigen
wirtschaftlichen Bedingungen und zunehmenden Einführung durch Regierungen und andere prominente
Einrichtungen und Akteure.
16 Nach Aussage der Studie der IDC „Worldwide Open Source Software 2009-2013 Forecast" werden die Ausgaben für Open-Source-Software um 22,4% jährlich steigen, was bis 2013 zu
Einnahmen in Höhe von $ 8,1 Milliarden führen wird (siehe: http://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS21947509)
30
DER EINSTIEG

Elektronische Rechnungsstellung
Bei der Verwendung von Open-Source-Software sind spezifische Bestimmungen einzuhalten. Nimmt ein
Unternehmen Änderungen am Quellcode oder Verbesserungen an der Kernsoftware vor, müssen diese
Änderungen unter der gleichen Open-Source-Lizenz allgemein zugänglich veröffentlicht werden. Dies bedeutet
nicht, dass ein Unternehmen jedes Produkt, das es unter Nutzung einer Open-Source-Software entwickelt,
veröffentlichen muss.
Ein Beispiel: Wenn ein Unternehmen ein Open-Source-Textverarbeitungsprogramm verwendet und mit dieser
Software Hunderte von Dokumenten erstellt, sind diese Dokumente Eigentum des erstellenden Unternehmens.
Dieses hat mit der Software vielleicht auch andere Dokumente oder Produkte erstellt, nicht aber die zugrunde
liegende Textverarbeitungssoftware, deren Quellcode oder Funktionsweise geändert.
Weitere Informationen über Open Source in Europa finden Sie unter: http://www.osor.eu
31
DER EINSTIEG

Teil Drei
Best Practices

Elektronische Rechnungsstellung
Teil Drei: Best Practices
KAPITEL 1 - BEST PRACTICES FÜR DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG
Um ein ausreichendes Maß technologieneutraler Kontrollen des Rechnungsprozesses sicherzustellen
(einschließlich der Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten, aber nicht ausschließlich), werden die
folgenden Kontrollen und Best Practices empfohlen:
1. KONTROLLE DER RECHNUNGSDATEN
1.1.VOLLSTÄNDIGKEIT UND RICHTIGKEIT DER RECHNUNGSDATEN
1.2.ÜBERPRÜFUNG UND ABGLEICH DER RECHNUNGSDATEN
A) Mit anderen kritischen Geschäftsdaten wie: Bestellungen, vereinbarte Konditionen oder
Zahlungsbedingungen
B) Mit anderen Stammdaten wie: Mehrwertsteueridentifikationsnummer, Kunden- oder
Lieferantenkennung oder Vertragsnummern
C) Mit produktbezogenen Angaben wie: Transportdokumente, Lieferorte, Produktcodes und
Postenreferenzen.
Es wird ausdrücklich empfohlen, zumindest einen Abgleich mit der Lieferantenkennung und
Auftragsnummer oder anderen kritischen Geschäftsdaten vorzunehmen. In vielen Fällen erfolgt der
Abgleich sehr detailliert für jeden einzelnen Posten der Bestellung unter Berücksichtigung der
georderten Produkte und vereinbarten Preise.
1.3.VERHINDERUNG DER MEHRFACHBEARBEITUNG VON RECHNUNGSDATEN
1.4.VERHINDERUNG ODER ERKENNUNG MÖGLICHER KORRUPTER DATEN VOR DER ANNAHME ODER BEAR-
BEITUNG
1.5.ÜBERTRAGUNG DER RECHNUNGSDATEN IN EINER SICHEREN UMGEBUNG MITHILFE TECHNOLOGIENEU-
TRALER, AKZEPTIERTER MITTEL DIE IM VERHÄLTNIS ZUM GESCHÄFTSRISIKO STEHEN
A) Unter Nutzung vereinbarter Übertragungsmedien (zum Beispiel: http-s, FTP, SFTP, AS2, VAN, E-
Mail etc.)
1.6.NUTZUNG STRUKTURIERTER DATENFORMATE ODER STANDARDS
Darüber hinaus müssen die Geschäftspartner:
A) Die Existenz eines Notfallplans nachweisen können, sollte es zu einem Systemausfall oder
Datenverlust kommen
B) Die Prüfkette zwischen dem/den elektronischen Rechnungssystem(en) und internen
Anwendungssystem(en), die für die Bearbeitung der elektronischen Rechnungsdaten verwendet
werden, aufrechterhalten.
33
BEST PRACTICES

Elektronische Rechnungsstellung
2. EMPFOHLENE BEST PRACTICES
2.1.KONTROLLE ÜBER BANKKONTENDATEN AUßERHALB DES ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSPROZESSES
Die Einrichtung von Lieferantenbankkonten und nachfolgende Änderungen der Kontoangaben müssen
außerhalb des elektronischen Rechnungsprozesses überprüft werden. Die Bankverbindung der
Geschäftspartner sollte in den Stammdaten des Unternehmens nicht ausschließlich auf Grundlage der
Kontoangaben auf einer erhaltenen Rechnung geändert werden, sofern nicht andere interne Kontrollen
durchgeführt wurden und andere Prozesse diese Angaben bestätigen, bevor die Zahlung erfolgt.
2.2.MONATLICHER ABGLEICH
Es wird empfohlen, einen monatlichen Abgleich mit dem Lieferanten vorzunehmen, der einen Auszug
der offenen Rechnungen an den Empfänger schickt, der wiederum die notwenigen Überprüfungen
vornimmt, um sicherzustellen, dass keine alten und unbezahlten Rechnungen vorliegen. Diese
Vorgehensweise wird ungeachtet der Frage empfohlen, ob die Rechnungen manuell oder mithilfe einer
automatisierten Lösung verschickt und bearbeitet werden.
2.3.SAMMELVERSAND ELEKTRONISCHER RECHNUNGEN
Wo immer dies möglich ist, wird empfohlen, dass alle Rechnungen für einen Geschäftspartner in einer
Sendung gesammelt werden und täglich (oder in gemeinsam festgelegten Abständen) gleichzeitig in
einer Datei verschickt werden. Dies verringert das Risiko fehlender elektronischer Rechnungen aufgrund
kleinerer Netzwerkausfälle oder während Stillstandszeiten des Systems erheblich. Es garantiert
außerdem Kohärenz und bietet dem Empfänger die Möglichkeit, Prozesse einzurichten, um die
Dateiaktivität zu verfolgen und entsprechend zu reagieren, wenn Dateien nicht innerhalb eines
angegebenen Zeitrahmens eingehen.
2.4.KUNDENZUSTIMMUNG ZUM EMPFANG ELEKTRONISCHER RECHNUNGEN
In der EU ist in der Regel die Zustimmung des Kunden zum Empfang elektronischer Rechnungen
erforderlich. Es wird Geschäftspartnern, die sich für die elektronische Rechnungsstellung entscheiden,
empfohlen, die Zustimmung schriftlich festhalten, um auf Verlangen der Steuerbehörden den Nachweis
führen zu können. Dies kann auch Absprachen zwischen den Parteien über das Datenformat, Standards
und die Übertragungsweise beinhalten.
34
BEST PRACTICES

Elektronische Rechnungsstellung
KAPITEL 2 - BEST PRACTICES FÜR DIE ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG
1. PFLICHTEN DES LIEFERANTEN UND DES EMPFÄNGERS
Während der Aufbewahrungsfrist müssen die Geschäftspartner in der Lage sein, die Originalrechnungsdaten – die
Daten selbst, nicht die Formatierung – aus ihren jeweiligen Speichersystemen in einem lesbaren Format
abzurufen (weitere Informationen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Archivierung
finden Sie in Teil 4 des Leitfadens).
Darüber hinaus müssen die Geschäftspartner:
A) Jederzeit in der Lage sein, auf Verlangen Rechnungsinformationen vorzulegen und diese wo erforderlich
von externen Anbietern einzuholen
B) Aufzeichnungen darüber führen, wo geeignete Angaben zu beliebigen Zeitpunkten in der Vergangenheit
zu finden sind, sollten diese von einem Steuerprüfer verlangt werden.
Dies gilt auch für eingescannte Abbildungen von Papierdokumenten, die für Mehrwertsteuerzwecke verwendet
und gespeichert werden.
KAPITEL 3 - WECHSEL DER TECHNOLOGIE
Es gibt zwei Szenarien, in denen Unternehmen die für die elektronische Rechnungsstellung und Archivierung
verwendeten Technologien wechseln müssen:
A) Es tritt im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit ein unvorhergesehenes (vorübergehendes) Problem
mit der Technologie oder dem Verfahren der elektronischen Rechnungsstellung auf, das es technisch
schwierig oder unmöglich macht, das e-Invoicing-System weiter zu verwenden. In diesem Fall müssen
die Geschäftspartner ggf. wieder auf ein Papierverfahren – einschließlich der Aufbewahrung –
zurückgreifen, bis das Problem gelöst ist.
B) Ein Unternehmen wechselt die Technologie, um ein Upgrade seines Systems zu installieren oder die
Kapazitäten zur elektronischen Rechnungsstellung zu erweitern.
In beiden Fällen ist es wichtig, die alten, vorübergehenden und neuen Verfahren detailliert zu dokumentieren.
Steuerprüfer müssen die Gewissheit haben, dass ungeachtet der verwendeten Technologien die geeigneten
Kontrollen erfolgt sind.
35
BEST PRACTICES

Teil Vier
Einhaltung der Rechtsvorschriften

Elektronische Rechnungsstellung
Teil Vier: Einhaltung der Rechtsvorschriften
1. EINFÜHRUNG
Dieser Teil des Leitfadens behandelt die Notwendigkeit der rechtlichen Transparenz und Klarheit. Das
Augenmerk liegt auf den Mehrwertsteueranforderungen an die elektronische Rechnungsstellung und
Archivierung, die in den einzelnen europäischen Ländern unterschiedlich sind.
Jedes Unternehmen, das die Einführung einer Technologie zur elektronischen Rechnungsstellung plant, muss den
Rechtsrahmen kennen, den die EU-Mitgliedsstaaten für die elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung
von Rechnungsdaten verabschiedet haben.
Auch wenn ein KMU beschließt, bei der Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung mit einem oder
mehreren Dienste- oder Lösungsanbietern zu arbeiten, muss es bedenken, dass jeder Geschäftspartner (KMU,
Großkonzern etc.) in seiner Funktion als Steuerzahler für die Gültigkeit seiner elektronischen Rechnungsstellung,
die in Steuererklärungen und -forderungen einfließt, verantwortlich ist. Dienste- und Lösungsanbieter haften
niemals.
Im ersten Abschnitt dieses Teils werden die Anforderungen auf europäischer Ebene an die elektronische
Rechnungsstellung bzw. Archivierung der Rechnungsdaten beschrieben. Landesspezifische Informationen werden
in den Abbildungen 4.1 und 4.2 geliefert, die wichtige rechtliche Anforderungen für 23 europäische Länder
aufführen.
Im zweiten Abschnitt dieses Teils werden mögliche zukünftige Änderungen angesprochen, wobei besonderes
Augenmerk auf den Vorschlag der Europäischen Kommission gelegt wird, die Mehrwertsteuerrichtlinie zu
ändern, was eine beträchtliche Anstrengung darstellt, den Rechtsrahmen für die elektronische Rechnungsstellung
zu vereinfachen und zu harmonieren.
2. RECHTLICHE ANFORDERUNGEN AN DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG IN EUROPA
Eine Rechnung (auf Papier oder elektronisch) hat in der Regel (unter dem Aspekt der Gesetzestreue) eine
doppelte Funktion: sicherzustellen und zu belegen, dass der Lieferant den korrekten Mehrwertsteuerbetrag
berechnet hat und für den Kunden das Recht auf Vorsteuerabzug (MwSt. berechnet oder abgezogen). Die
Steuerbehörden müssen die Richtigkeit der Mehrwertsteuerabrechnung und des in den Rechnungsdaten
angegebenen Mehrwertsteuerbetrags prüfen, wobei die Rechnungsdaten alle Elementen beinhalten, die für den
ausreichenden Nachweis über die Transaktion erforderlich sind 17 .
Rechnungen (auf Papier und elektronisch) beinhalten relevante Informationen und sind Teil eines ineinander
greifenden Systems von Belegen, die Steuerprüfer bei der Ausführung ihrer Prüfungen für gewöhnlich
heranziehen.
Ist eine Transaktion mehrwertsteuerpflichtig 18 , sind sowohl der Lieferant als auch der Kunde verpflichtet, eine
gültige Rechnung (auf Papier oder elektronisch) auszustellen bzw. zu empfangen. Eine gültige Rechnung muss
bestimmte Bedingungen erfüllen, insbesondere hinsichtlich des Inhalts (bitte beachten Sie hierzu ANHANG 1).
Bei elektronischen Rechnungen müssen zwei zusätzliche Bedingungen erfüllt sein, damit der
Mehrwertsteuergesetzgebung genügt wird:
A) Annahme durch den Kunden
B) Garantie der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts.
17 In einigen Rechtssystemen oder Geschäftsfeldern (z.B. im Einzelhandel oder bei B2C-Transaktionen) ist keine formelle Rechnung erforderlich.
18 Es besteht auch dann eine Verpflichtung, wenn der Lieferant nicht mehrsteuerpflichtig ist (z.B. Ausnahmen).
37
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
Die Mehrwertsteuerrichtlinie der EU 19 bildet den europäischen Bezugsrahmen für die Einhaltung der
Rechtsvorschriften bei der elektronischen Rechnungsstellung für Mehrwertsteuerzwecke. Die Richtlinie verlangt
insbesondere, dass bei elektronischen Rechnungen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit mithilfe
einer der drei folgenden Optionen gewährleistet werden:
1. Mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur; die Mitgliedsstaaten können ggf. verlangen,
dass die fortgeschrittene elektronische Signatur auf einem qualifizierten Zertifikat basiert, das mit einer
sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) angelegt wurde
2. Mithilfe des elektronischen Datenaustauschs (EDI), wenn die Vereinbarung über den Austausch die
Verwendung von Verfahren vorsieht, die die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit der Daten
garantieren (die Mitgliedsstaaten können vorbehaltlich von ihnen festgelegter Bedingungen verlangen,
dass eine zusätzliche Übersicht auf Papier übermittelt wird)
3. Mit „anderen Mitteln“, die der Annahme durch die betroffenen Mitgliedsstaaten unterliegen.
Zur Klärung: Die oben genannten Optionen 2 und 3 beziehen sich auf mögliche Methoden für die
Automatisierung des Rechnungsprozesses, während Option 1 einfach nur eine spezifische Art zusätzlicher
Sicherheit darstellt, um die das Verfahren ggf. ergänzt werden muss.
Aus Sicht der elektronischen Rechnungsstellung ist „Echtheit“ die Gewissheit, dass das Dokument tatsächlich
vom Sender stammt, wohingegen „Unversehrtheit“ die Garantie ist, dass die Rechnungsdaten während der
Übertragung nicht geändert oder manipuliert wurden.
*Siehe Abbildung 4.1 zu den landesspezifischen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.
2.1. FORTGESCHRITTENE ELEKTRONISCHE SIGNATUREN UND QUALIFIZIERTE ZERTIFIKATE
Gemäß der Mehrwertsteuerrichtlinie können Unternehmen elektronische Signaturen verwenden, um die
Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung sicherzustellen.
Eine einfache elektronische Signatur 20 ist definiert als „Daten in elektronischer Form, die anderen
elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verknüpft sind und die zur Authentifizierung
dienen“. Jede Art elektronischer Daten, einschließlich der Nutzung eindeutiger Sender- und
Empfängerkennungen oder eine eingescannte menschliche Unterschrift, die den elektronischen Daten
beigefügt ist, gilt als einfache elektronische Unterschrift.
Eine fortgeschrittene elektronische Signatur ist eine elektronische Signatur, die folgende vier
Anforderungen erfüllt:
A) Sie ist ausschließlich dem Unterzeichner zugeordnet.
Ein Unterzeichner ist eine Person, die eine Signaturerstellungseinheit hat, die aus konfigurierter
Software oder Hardware besteht und verwendet wird, um die Signaturprüfdaten auszuführen (wie
Codes oder öffentliche kryptographische Schlüssel, die für die Überprüfung der elektronischen
Signatur verwendet werden) und handelt entweder im eigenen Namen oder für die natürliche Person
oder Rechtseinheit, die sie vertritt. Eine Drittpartei kann im Auftrag eines anderen Unternehmens
unterzeichnen (z.B. Outsourcing).
B) Die Unterschrift ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.
Es ist eine Software oder Hardware erforderlich, um spezifische Daten zu überprüfen (die so
genannten Signaturprüfdaten), die mit einer bestimmten Person/Einheit verbunden sind (oder ihr
entsprechen), und die Identität zu bestätigen.
C) Sie wird mithilfe von Mitteln erstellt, die der Unterzeichner unter seiner alleinigen Kontrolle halten
kann.
19 Richtlinie des Rats 2006/112/EG vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem
20 Definiert in Punkt (2) von Artikel 2 der Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rats vom 13. Dezember 1999 über einen gemeinschaftlichen Rahmen für elektronische
Signaturen (oder ‚elektronische Signatur-Richtlinie).
38
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
Dies erfordert, dass die Person/das Unternehmen, die/das die Einheit hat, bei der Erstellung der
Signatur einmalige Daten verwendet (Codes oder private kryptographische Schlüssel) und dass sie/
es sowohl die Daten als auch die Einheit unter ihrer alleinigen Kontrolle halten kann.
D) Sie ist so mit den Daten verknüpft, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden
kann.
Die ersten drei Anforderungen beziehen sich auf die Echtheit der Herkunft, wohingegen die vierte die
Unversehrtheit des Inhalts sicherstellen soll.
Die Mehrwertsteuerrichtlinie erlaubt es den Mitgliedsstaaten außerdem, eine fortgeschrittene
elektronische Signatur zu verlangen, die auf einem qualifizierten Zertifikat basiert und mit einer sicheren
Signaturerstellungseinheit 21 erstellt wird, was gemeinhin als qualifizierte elektronische Signatur
bezeichnet wird.
Während ein Zertifikat eine elektronische Bescheinigung ist, die einer Person Signaturprüfdaten
zuordnet, die die Identität dieser Person bestätigen, ist ein qualifiziertes Zertifikat ein Zertifikat, das
folgende Anforderungen erfüllt 22 :
A) Angabe, dass das Zertifikat als qualifiziertes Zertifikat ausgestellt wird
B) Angabe des Zertifikatediensteanbieters und des Staats, in dem er niedergelassen ist
C) Name des Unterzeichners oder ein Pseudonym, das als solches zu identifizieren ist
D) Platz für ein spezifisches Attribut des Unterzeichners, das ggf. je nach Bestimmungszweck des Zertifikats
aufgenommen wird
E) Signaturprüfdaten, die den vom Unterzeichner kontrollierten Signaturerstellungsdaten entsprechen
F) Angaben zu Beginn und Ende der Gültigkeitsdauer des Zertifikats
G) Identitätscode des Zertifikats
H) Die fortgeschrittene elektronische Signatur des ausstellenden Zertifizierungsdiensteanbieters
I) Ggf. Beschränkungen des Geltungsbereichs des Zertifikats und
J) Ggf. Begrenzungen des Werts der Transaktionen, für die das Zertifikat verwendet werden kann.
Das Zertifikat muss von einem Zertifizierungsdiensteanbieter ausgestellt werden, der folgenden
Anforderungen erfüllt:
A) Müssen die erforderliche Zuverlässigkeit für die Bereitstellung von Zertifizierungsdiensten nachweisen
B) Müssen den Betrieb eines schnellen und sicheren Verzeichnisdiensts und eines sicheren und unverzüglichen
Widerrufsdiensts gewährleisten
C) Müssen gewährleisten, dass Datum und Uhrzeit der Ausstellung oder des Widerrufs eines Zertifikats genau
bestimmt werden können
D) Müssen mit geeigneten Mitteln nach einzelstaatlichem Recht die Identität und ggf. die spezifischen Attribute
der Person überprüfen, für die ein qualifiziertes Zertifikat ausgestellt wird
E) Müssen Personal mit den für die angebotenen Dienste erforderlichen Fachkenntnissen, Erfahrungen und
Qualifikationen beschäftigen; dazu gehören insbesondere Managementkompetenzen, Kenntnisse der
Technologie elektronischer Signaturen und Vertrautheit mit angemessenen Sicherheitsverfahren; sie müssen
ferner geeignete Verwaltungs- und Managementverfahren einhalten, die anerkannten Normen entsprechen
F) Müssen vertrauenswürdige Systeme und Produkte einsetzen, die vor Veränderungen geschützt sind und die die
technische und kryptographische Sicherheit der von ihnen unterstützten Verfahren gewährleisten
G) Müssen Maßnahmen gegen Fälschungen von Zertifikaten ergreifen und in den Fällen, in denen sie
Signaturerstellungsdaten erzeugen, die Vertraulichkeit während der Erzeugung dieser Daten gewährleisten
H) Müssen über ausreichende Finanzmittel verfügen, um den Anforderungen der Richtlinie entsprechend arbeiten
zu können. Sie müssen insbesondere in der Lage sein, das Haftungsrisiko für Schäden zu tragen, zum Beispiel
durch Abschluss einer entsprechenden Versicherung
21 Eine ‚sichere Signaturerstellungseinheitʼ bezeichnet eine Signaturerstellungseinheit, die die in ANHANG III der Richtlinie 1999/93/EG festgelegten Anforderungen erfüllt. .
22 ANHANG 1 der Richtlinie 1999/93/EG
39
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
I) Müssen alle einschlägigen Informationen über ein qualifiziertes Zertifikat über einen angemessenen Zeitraum
aufzeichnen, um insbesondere für Gerichtsverfahren die Zertifizierung nachweisen zu können. Die
Aufzeichnungen können in elektronischer Form erfolgen
J) Dürfen keine Signaturerstellungsdaten von Personen speichern oder kopieren, denen
Schlüsselmanagementdienste angeboten werden
K) Müssen, bevor sie in Vertragsbeziehungen mit einer Person eintreten, die von ihnen ein Zertifikat zur
Unterstützung ihrer elektronischen Signatur wünscht, diese Person mit einem dauerhaften
Kommunikationsmittel über die genauen Bedingungen für die Verwendung des Zertifikats informieren, wozu
unter anderem Nutzungsbeschränkungen für das Zertifikat, die Existenz eines freiwilligen
Akkreditierungssystems und das Vorgehen in Beschwerde- und Schlichtungsverfahren gehören. Diese Angaben
müssen schriftlich – ggf. elektronisch übermittelt – in klar verständlicher Sprache vorliegen. Wichtige
Teilinformationen werden auf Antrag auch Dritten zur Verfügung gestellt, die auf das Zertifikat vertrauen
L) Müssen vertrauenswürdige Systeme für die Speicherung von Zertifikaten in einer überprüfbaren Form
verwenden, sodass:
• Nur befugte Personen Daten eingeben und ändern können
• Die Angaben auf ihre Echtheit hin überprüft werden können
• Zertifikate nur in den Fällen öffentlich abrufbar sind, für die die Zustimmung des Inhabers des Zertifikats
eingeholt wurde
• Technische Veränderungen, die die Einhaltung dieser Sicherheitsanforderungen beeinträchtigen, für den
Betreiber klar ersichtlich sind.
Zu den Ländern, die qualifizierte elektronische Signaturen verlangen, gehören: Estland, Griechenland,
Italien, Portugal, Schweiz, Ungarn, Deutschland, Lettland, Polen, Slowenien und Spanien.
Praktische Ratschläge zu elektronischen Signaturen und den verschiedenen Sicherheitsniveaus, die sie
bieten, finden Sie in Teil 2, Kapitel 2 dieses Leitfadens.
2.2.ELEKTRONISCHER DATENAUSTAUSCH (EDI)
Die Empfehlung der Kommission zu den rechtlichen Aspekten des elektronischen Datenaustauschs
definiert EDI 23 als „elektronische Übertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen
Computern nach einer vereinbarten Norm zur Strukturierung einer EDI-Nachricht“.
In der Praxis muss eine EDI-Lösung folgenden Anforderungen genügen, um die rechtlichen
Bestimmungen zu erfüllen:
A) Elektronische Übertragung kommerzieller und administrativer Daten zwischen Computern. Es muss
eine elektronische Übertragung zwischen Computern stattfinden, wobei es verschiedene
Möglichkeiten für die Übertragung gibt 24 und die Parteien die zu verwendende
Kommunikationsmethode bestimmen. Die in einer Rechnung ausgetauschten Informationen sind in
der Regel kommerzieller und administrativer Art.
B) Die Daten müssen nach einer vereinbarten Norm ausgetauscht werde. Dies bezieht sich auf die
Anwendung anerkannter europäischer und internationaler Standards, die von Normierungsstellen
gebilligt und öffentlich zur Verfügung gestellt werden (wie EDIFACT oder allgemein gebräuchliche
XML-basierte Standards). In jedem Fall müssen sich die Parteien über den anzuwendenden
Standard einigen und den erforderlichen Detaillierungsgrad und die notwendigen Angaben
festlegen.
C) Austausch einer EDI-Nachricht, bestehend aus einer Gruppe von Segmenten (die die zu
berücksichtigenden Daten darstellen: Name des Lieferanten, Mehrwertsteuersatz und -betrag etc.),
die unter Anwendung eines vereinbarten Standards strukturiert und in einem computerlesbaren
Format erstellt werden sowie automatisch und eindeutig bearbeitbar sind. EDI-Nachrichten sollten
schnellstmöglich nach Erhalt ohne manuellen Eingriff bearbeitet werden (es sei denn, es tritt ein
Fehler bei der Bearbeitung auf, der den manuellen Eingriff zum Wechsel des Verfahrens erforderlich
macht).
23 Gemäß der Begriffsbestimmung in Artikel 2 der Empfehlung der Kommission 1994/820/EG vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustauschs
24 Einschließlich der Datenübertragung über das Internet mittels https, SOAP, ASN2 etc., aber nicht ausschließlich
40
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
D) Verwendung von Verfahren (d.h. Überprüfung) zur Sicherstellung der Echtheit der Herkunft und
Unversehrtheit des Inhalts, um zu prüfen, ob jede eingehende EDI-Nachricht vollständig ist und
nicht geändert wurde, dies ist für EDI-Nachrichten zwingend vorgeschrieben. Zu den empfohlenen
Kontrollmaßnahmen gehören spezifische Prüfungen, Empfangsbestätigungen, Referenznummern,
Kennungen etc. Die Kontrolltiefe hängt von der Wichtigkeit einer Transaktion ab. Die
Mitgliedsstaaten schreiben in dieser Hinsicht im Allgemeinen keine spezifischen Verfahren vor und
lassen den Unternehmen die nötige Flexibilität.
E) Je nach den von den Mitgliedsstaaten vorgeschriebenen Bedingungen ist die Übermittlung einer
zusätzlichen Übersicht erforderlich.
Diese Rechnungsübersicht führt alle während des Kalendermonats verschickten elektronischen
Rechnungen auf. Die Rechnungsübersicht muss entweder auf Papier oder je nach nationalen
Anforderungen in elektronischer Form verschickt werden (siehe Tabelle unten).
ÖSTERREICH FRANKREICH GRIECHENLAND UNGARN RUMÄNIEN
Papier X X X X X
Elektronisch X X
41
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
In Griechenland wird eine Zusammenfassung nur für Transaktionen mit Parteien verlangt, die im
Ausland (in der EU oder Drittstaaten) niedergelassen/wohnhaft sind, und sie muss auf Papier
versandt werden.
In Deutschland wurde die Anforderung einer zusätzlichen Übersicht für EDI-basierte Rechnungen
am 1. Januar 2009 außer Kraft gesetzt 25 .
Obwohl EDI in der Schweiz als Option nach dem Mehrwertsteuerrecht zur Gewährleistung der
Echtheit und Unversehrtheit anerkannt ist, müssen monatliche (oder in einem anderen Rhythmus
wiederkehrende) Rechnungsübersichten mit einer auf einem qualifizierten Zertifikat basierenden
elektronischen Signatur unterzeichnet werden.
F) Die Existenz einer „Austauschvereinbarung“
Die Empfehlung der Europäischen Kommission verlangt eine Vereinbarung, die die rechtlichen
Bestimmungen umfasst, die bei der Verwendung von EDI zu beachten sind, ergänzt durch einen
technischen Anhang, in dem alle technischen Spezifikationen (und Verfahren) aufgeführt sind, auf
die sich die Parteien einigen. Die Europäische Kommission verlangt die Verwendung einer
„Europäischen EDI-Mustervereinbarung“ – als Beispiel einer Austauschvereinbarung (praktische
Ratschläge finden Sie in Abschnitt 4.1 in Teil 2, Kapitel 1).
Die Vereinbarung kann von den Parteien als bilaterales Dokument verabschiedet werden oder auch
als multilaterale Vereinbarung angelegt werden, die von einer Gruppe von Unternehmen, einer
Benutzergemeinschaft oder jeder beliebigen Nutzergruppe unterzeichnet wird. Im technischen
Anhang sollten die betrieblichen Anforderungen festgelegt werden (Ausstattung,
Kommunikationsmittel, EDI-Nachrichtenstandards und -codes), die Bearbeitung und Bestätigung
von EDI-Nachrichten, Sicherheit von EDI-Nachrichten, Zeitgrenzen, Verfahren für Tests und
Versuche zur Ermittlung und Überwachung der Eignung der technischen Spezifikationen und
Anforderungen.
Für ein KMU ist die Nutzung von EDI in der Regel teuer, aber neueste technologische Entwicklungen
ermöglichen auch die kosteneffektive Umsetzung von EDI-Lösungen.
Aus rechtlicher Sicht deckt eine EDI-Lösung die Bedingungen und Konditionen ab, die die
Geschäftspartner für den Austausch elektronischer Daten vereinbart haben, und daher schwanken die
Kosten je nach Art der Technologie, die die Unternehmen für die Umsetzung verwenden möchten.
Im Allgemeinen akzeptieren die EU-Mitgliedsstaaten EDI als Option für die elektronische
Rechnungsstellung, die die Anforderungen der Mehrwertsteuergesetzgebung erfüllt (siehe Abbildung 4.1
zu länderspezifischen Informationen).
Praktische Ratschläge für den Einstieg in die Umsetzung von EDI finden Sie in Teil 2 dieses Leitfadens.
2.3. ANDERE MITTEL
Einige EU-Mitgliedsstaaten schreiben keine spezifische technologische Lösung vor, um die Echtheit und
Unversehrtheit zu gewährleisten. In diesen Ländern steht es den Unternehmen frei, jede Technologie zu
verwenden, die sie für geeignet halten, um ihren Rechnungsprozess zu automatisieren, während sie
gleichzeitig als Steuerzahler für die Gültigkeit ihres elektronischen Rechnungsprozesses verantwortlich
bleiben (siehe Abbildung 4.1 zu länderspezifischen Informationen).
Die dieser Option zugrunde liegende Logik ist, dass spezifische, durch die Verordnung vorgeschriebene
Technologien eventuell nicht so effektiv sind wie Geschäftskontrollen, um die Echtheit der Herkunft
oder Unversehrtheit des Inhalts elektronischer Rechnungen zu gewährleisten. Außerdem entwickelt sich
die Technologie rasant weiter und es ist nicht möglich, einen Rechtsrahmen mit der gleichen
Geschwindigkeit anzupassen. Daher kann man sich hier nicht darauf verlassen, dass bestimmte
technologische Lösungen den gesetzlichen Bestimmungen genügen.
25 Mit dem Steuerbürokratieabbaugesetz hat der Gesetzgeber die Notwendigkeit einer zusätzlichen Rechnungsübersicht bei der elektronischen (EDI-basierten) Rechnungsstellung für Lieferungen
ab 2009 eingestellt.
42
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
Allgemein müssen Unternehmen, die andere Mittel verwenden, um die Echtheit und Unversehrtheit einer
elektronischen Rechnung zu gewährleisten, Folgendes sicherstellen:
A) Die Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnung muss ausreichend geprüft werden.
B) Rechtzeitige Bearbeitung sowie Verhinderung oder Erkennung von Datenkorruption durch die
Übertragung
C) Verhinderung der Mehrfachbearbeitung.
Teil 3 dieses Leitfadens beschreibt Best Practices, die empfohlen werden, um eine zufrieden stellende
Kontrolle des Rechnungsprozesses zu garantieren.
Einige EU-Mitgliedsstaaten, wie beispielsweise das Vereinigte Königreich 26 , liefern eine Liste der
empfohlenen Kontrollen und Best Practices, die ein Unternehmen umsetzen sollte, um die Echtheit und
Unversehrtheit elektronischer Rechnungen sicherzustellen. Ähnliche Kontrollen und Verfahren werden
derzeit auch in den meisten EDI-Lösungen umgesetzt, da sie allgemein anerkannte Geschäftsverfahren
sind und den Steuerbehörden Gewissheit geben.
In den Niederlanden gilt seit Februar 2009 der Versand einer Rechnungsdaten-Datei per E-Mail ohne
Verwendung einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur als rechtmäßig nach dem
Mehrwertsteuergesetz. Unternehmen können über die Art der Aufbewahrung elektronischer Rechnungen
frei entscheiden und der frühere Vorschlag der Steuerbehörden zur Verwendung einer alternativen
Methode („Andere Mittel“) wurde zurückgezogen. Die Einwilligung des Empfängers, elektronische
Rechnungen anzunehmen, ist weiterhin erforderlich, aber die Vereinbarung muss nicht explizit erfolgen.
Auch wenn Rechnungen im PDF-Format unter dem Aspekt der Einhaltung der einschlägigen
Gesetzgebung als elektronische Rechnungen gelten, stellen sie keine durchgängig integrierte Lösung dar,
sondern lediglich eine Methode, die die postalische Zustellung der Rechnung überflüssig macht. In Teil
2, Kapitel 3 dieses Leitfadens wird jedoch eine Ausnahme beschrieben: intelligente PDF-Dokumente.
3. EU-LÄNDER MIT ZWINGENDER ELEKTRONISCHER RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DEN ÖFFENTLICHEN
SEKTOR
Das Engagement des öffentlichen Sektors wird eine entscheidende Rolle spielen, um die Einführung der
elektronischen Rechnungsstellung in Europa zu fördern.
Die öffentlichen Verwaltungen sind wichtige Akteure, die:
• die Umstellung von Papier- auf elektronische Rechnungen fördern können, insbesondere bei den KMU
• die Automatisierung des gesamten Kreislaufs vom Auftrag bis zur Zahlung einschließlich des
Zahlungsabgleichs, Archivierung der Unterlagen etc. unterstützen können.
In den folgenden Ländern ist die elektronische Rechnungsstellung zwingend, wenn der Empfänger der öffentliche
Sektor ist: Dänemark (seit 2005), Spanien (ab November 2010) und Finnland (ab Ende 2010). In Schweden hat
die Regierung beschlossen, dass alle Regierungsbehörden alle Rechnungen ab Juli 2008 elektronisch abwickeln
müssen. In Italien wurde die elektronische Rechnungsstellung bei allen Transaktionen zwischen Unternehmen
und der Verwaltung durch das Gesetz „Finanziaria 2008“ verpflichtend eingeführt, es steht jedoch noch der
Durchführungserlass aus, der die technischen Anforderungen (z.B. den zu verwendenden Standard) und die
Fristen für den Versand elektronischer Rechnungen an öffentliche Behörden festlegen wird. Es wird davon
ausgegangen, dass der Erlass Ende 2009 veröffentlicht wird.
In Ländern wie Dänemark stellt die Regierung den Unternehmen Tools bereit, die sie benötigen, um elektronische
Rechnungen mit dem öffentlichen Sektor auszutauschen 27 .
26 HMRC Notice 700/63 Electronic Invoicing, Abschnitt 4.4
27 Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.epractice.eu/en/news/292390
43
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
4. RECHTLICHE BESTIMMUNGEN ZUR ELEKTRONISCHEN ARCHIVIERUNG IN EUROPA
Steuerpflichtige Personen, die Güter oder Dienstleistungen liefern, müssen Rechnungen über den Erwerb oder
Verkauf solcher Güter oder Dienstleistungen aufbewahren. Die gleiche Verpflichtung gilt für Kunden, die
Rechnungen an sich selbst (Eigenfakturierung) oder für dritte Parteien (Outsourcing) stellen.
Damit die Steuerbehörden ihre Arbeit und Prüfungen ausführen können, müssen sowohl Papier- als auch
elektronische Rechnungen (und andere dazu gehörige Dokumente) nach den nationalen
Mehrwertsteuervorschriften aufbewahrt werden.
Steuerpflichtige Personen, die Rechnungen austauschen, müssen Steuerprüfern innerhalb eines vertretbaren
Zeitraums vollen Zugang zu Rechnungsdaten und anderen Transaktionsbelegen gewähren.
Steuerpflichtige Personen 28 müssen während der gesamten Dauer der Aufbewahrungsfrist folgendes
gewährleisten:
• Echtheit der Herkunft der Rechnung
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (d.h. die Rechnungsangaben dürfen nicht verändert werden) und
• Lesbarkeit
Die Mitgliedsstaaten können verlangen, dass die Rechnungen im Originalformat, in dem sie geschickt (oder
bereitgestellt) wurden, aufbewahrt werden, sei es Papier oder ein elektronisches Format.
Werden die Rechnungen elektronisch gespeichert, können die Mitgliedsstaaten verlangen, dass die Daten, die die
Echtheit und Unversehrtheit ihres Inhalts garantieren, ebenfalls aufbewahrt werden.
Diese Anforderung können die Mitgliedsstaaten insbesondere dann vorschreiben, wenn die Rechnungsdaten
mithilfe einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur oder EDI empfangen oder gesendet werden. In diesen
Fällen kann von einem Unternehmen verlangt werden, dass es nicht nur die Rechnungsdaten, sondern auch die
fortgeschrittene elektronische Signatur und/oder das qualifizierte Zertifikat speichert. Wird EDI verwendet,
müssen auch die Daten gespeichert werden, die die Echtheit und Unversehrtheit (z.B. Prüfnachrichten)
nachweisen.
Diese Anforderung gehört bei der elektronischen Aufbewahrung der Rechnungsdaten zu den schwierigsten. In der
Praxis bedeutet dies für die Unternehmen, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist, die in einigen
Ländern bis zu zehn Jahre dauern kann, die gleiche Technologie behalten müssen.
Es ist von kritischer Bedeutung, dass der Inhalt (d.h. die Bedeutung der Rechnungsdaten) während der gesamten
Aufbewahrungszeit wie zum Übertragungszeitpunkt reproduzierbar ist.
Die einzelnen Mitgliedsstaaten schreiben unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen vor (siehe
Abbildung 4.2).
28 Nicht-steuerpflichtige Personen müssen von den Mitgliedsstaaten verpflichtet werden, Rechnungen, die sie erhalten, aufzubewahren
44
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
5. GRENZÜBERGREIFENDE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG UND ARCHIVIERUNG
Die Anstrengungen, die unternommen werden müssen, um den rechtlichen Bestimmungen zu genügen,
erscheinen größer, wenn das Unternehmen in der EU grenzübergreifend tätig ist, da Ungewissheit darüber
herrscht, welche einzelstaatlichen Bestimmungen greifen. Die Bestimmungen zur Rechnungsstellung sind die, die
in dem Mitgliedsstaat Anwendung finden, in dem die Lieferung unter dem Aspekt der Mehrwertsteuer stattfindet
(dies kann der Mitgliedsstaat des Liefanten oder des Kunden sein, je nach Art der Transaktion).
Es muss auch berücksichtigt werden, dass es bei der elektronischen Rechnungsstellung Überschneidungen zu
anderen Rechtsbereichen gibt, wie der Körperschaftssteuer, der Buchhaltungs- und Datenschutzgesetzgebung, und
dass diese Bereiche genauso beachtet werden müssen, wie es bei einer Papierrechnung der Fall wäre (z.B.
datenschutzrechtliche Überlegungen zum Aufbewahrungsort der Rechnung, Archivierungszeitraum etc.).
6. ANFORDERUNGEN AN DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG UND ARCHIVIERUNG IN DER EU
Die Mehrwertsteuerrichtlinie sollte zwar einen gemeinsamen Rechtsrahmen in Europa schaffen, aber die
Mitgliedsstaaten haben die drei Optionen zur Gewährleistung der Echtheit und Unversehrtheit elektronischer
Rechnungen unterschiedlich angewandt und somit Hemmnisse, Komplexität und Kosten bei der Einhaltung der
Rechtsvorschriften verursacht.
Die Abbildungen 4.1 und 4.2 bieten eine Liste der rechtlichen Anforderungen an die elektronische
Rechnungsstellung und Archivierung und deren Umsetzung in den EU-Mitgliedsstaaten. Diese Informationen
dienen nur als allgemeine Leitlinie und ersetzen keine Fachberatung 29 .
Bitte beachten Sie außerdem, dass die im Mehrwertsteuergesetz vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer anders
sein kann als die in der Buchhaltungs- oder Direktsteuergesetzgebung etc. In Spanien müssen laut
Mehrwertsteuergesetz Dokumente vier Jahre aufbewahrt werden, während das Buchhaltungsgesetz eine Dauer
von sechs Jahren vorbeschreibt.
Wenn die im Mehrwertsteuergesetz vorgeschriebene Aufbewahrungsdauer kürzer ist als die in der
Buchhaltungsgesetzgebung verlangte Dauer, hat letztere Vorrang. In Abbildung 4.2 wurde die Anzahl von Jahren,
die für Mehrwertsteuerzwecke verlangt werden, aufgeführt, wenn diese gleich lang (oder länger) als die in der
Buchhaltungsgesetzgebung festgelegte Dauer ist. In Ländern, wo die nach der Buchhaltungsgesetzgebung
geforderte Aufbewahrungsdauer länger ist, wurde diese angegeben.
29 Quellen: SEPA International, Europäische Kommission, italienische Steuerbehörde, Mitglieder von EBL , Wirtschaftskammer Österreich, PricewaterhouseCoopers
45
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
Abbildung 4.1 – Landesspezifische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in EU
EDI akzeptiert
Art der elektronischen
Signatur –
nur verpflichtend,
wenn EDI nicht
verwendet wird
und andere Mittel
nicht akzeptiert
werden
Andere Mittel
akzeptiert
Zustimmung des
Kunden erforderlich
Benachrichtigung
der Behörden vor
Ausstellung elektronischer
Rechnungen
erforderlich
Österreich Ja FES Nein Ja Nein
Belgien Ja FES Ja 4 Ja Nein
Dänemark Ja FES Ja Ja Nein
Estland Ja QES Ja Ja Nein
Finnland Ja Beliebig Ja Ja Nein
Frankreich Ja FES Nein Ja Nein 8
Vereinigtes Königreich Ja FES Ja 5 Ja Nein
Griechenland Ja QES Ja Ja Nein
Italien Ja QES 1 Nein Ja Nein
Niederlande Ja FES Ja Ja 6 Nein
Portugal Ja QES Nein Ja (E) Nein
Slowakische Republik Ja QES 2 Nein Ja Nein
Schweden Ja Beliebig Ja Ja Nein
Schweiz Ja QES Nein Nein Nein
Ungarn Ja QES 3 Nein Ja Nein
Deutschland Ja QES Nein Ja Nein
Lettland Ja QES Nein Ja Nein
Irland Ja FES Ja Ja Nein 9
Norwegen Ja FES Ja Ja Nein
Polen Ja QES Nein Ja (E) Nein
Luxemburg Ja FES Nein Ja Nein
Slowenien Ja QES Nein Ja (E) Nein
Spanien Ja QES Ja 7 Ja Nein
1 In Italien müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts auch mithilfe eines zeitlichen Bezugs (oder „Zeitstempels“) gewährleistet werden.
2 In der Slowakei sind die Durchführungsbestimmungen zum Elektronischen Signatur-Gesetz Nr. 215/2002 am 8. April 2009 in Kraft getreten.
3 In Ungarn wird ein Zeitstempel verlangt.
4 Wird in Belgien ein anderes Mittel zur Gewährleistung der Echtheit und Unversehrtheit verwendet, ist eine Einzelgenehmigung des belgischen Finanzministeriums erforderlich.
5 Im Vereinigten Königreich ist das Vorhandensein interner Geschäftskontrollen oder Best Practices bei Verwendung anderer Mittel ausreichend, um den rechtlichen Bestimmungen zu
genügen (Bekanntmachung zur elektronischen Rechnungsstellung: HMRC Notice 700/63 Electronic Invoicing, Juni 2007).
6 Seit dem 16. Februar 2009 können Unternehmen in den Niederlanden die Form (z.B. PDF) und Mittel, mit denen elektronische Rechnungen erstellt, versandt und empfangen werden,
frei wählen. In der Praxis ist die Verwendung einer elektronischen Signatur oder von EDI nicht mehr zwingend vorgeschrieben. Diese Bestimmungen gelten jedoch nur für Transaktionen
innerhalb der Niederlande. Bei Verwendung anderer Mittel ist keine Benachrichtigung der Behörden mehr erforderlich.
7 Die spanischen Behörden verlangen bei Verwendung anderer Mittel eine Einzelgenehmigung.
8 In Frankreich wird die Kontaktaufnahme mit und Benachrichtigung der Steuerbehörden bei Verwendung von EDI empfohlen, um die Einhaltung der Mehrwertsteuer-Bestimmungen
sicherzustellen.
9 Werden in Irland andere Mittel verwendet, ist die Steuerbehörde (Revenue Commissioner) zu benachrichtigen.
46
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
Länderspezifische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung: Terminologie
Begriff Beschreibung
Elektronischer Datenaustausch (EDI) akzeptiert Der Mitgliedsstaat akzeptiert EDI als eine der Optionen, die den
Mehrwertsteuerbestimmungen zur Echtheit und Unversehrtheit
entsprechen.
Art der elektronischen Signatur – NUR verpflichtend, wenn EDI
nicht verwendet wird und andere Mittel nicht akzeptiert werden
Verpflichtende Verwendung einer bestimmten elektronischen Signatur
in einem Mitgliedsstaat, um die Einhaltung der rechtlichen
Bestimmungen zu gewährleisten; wird nur dann verlangt, wenn ein
Unternehmen kein EDI-System nutzt oder wenn die Verwendung
anderer Mittel in diesem Mitgliedsstaat nicht akzeptiert wird.
FES Fortgeschrittene Elektronische Signatur
QES Qualifizierte elektronische Signatur
Beliebig Jede Art elektronischer Signatur (ES, FES, QES) gewährt in diesem
Mitgliedsstaaten die Einhaltung der rechtlichen Bestimmungen.
Andere Mittel akzeptiert Der Mitgliedsstaat akzeptiert andere Mittel zur Erfüllung der rechtlichen
Bestimmungen. Die Nutzung von EDI oder irgendeiner Art
elektronischer Signatur ist daher nicht zwingend.
Zustimmung des Kunden zum Erhalt elektronischer Rechnungen Der Kunde muss seine Zustimmung erteilen, elektronische
Rechnungen vom Sender zu erhalten. Die Vereinbarung kann zum
Teil informell zwischen den Geschäftspartner erfolgen, während in
einigen Mitgliedsstaaten eine ausdrückliche formelle Zustimmung
erforderlich ist.
(E) Explizite Zustimmung (siehe oben)
Benachrichtigung der Behörden vor Ausstellung elektronischer
Rechnungen ist erforderlich
Dies bezieht sich auf die Notwendigkeit, unter bestimmten Umständen
die nationalen Behörden vor Ausstellung elektronischer
Rechnungen zu benachrichtigen.
47
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
Abbildung 4.2 – Länderspezifische Anforderungen an die elektronische Archivierung in EU
Aufbewahrungsdauer
(Jahre)
vorgeschrieben
Archivierung in
anderem EU-Staat
akzeptiert
Archivierung
außerhalb der EU
akzeptiert
Benachrichtigung
der Steuerbehörden
bei Archivierung im
Ausland erforderlich
Österreich 7 Ja Ja Nein
Belgien 7 Ja Nein Ja
Dänemark 5 Ja (A) 3 Ja
Estland 7 Ja Ja Ja
Finnland 6 Ja Ja 4 Ja 6
Frankreich 6 Ja Nein Ja
Vereinigtes Königreich 6 Ja Ja Nein
Griechenland 5 Ja Ja 5 Ja
Italien 10 1 Ja Nein Ja
Niederlande 7 Ja Ja Nein
Portugal 10 Ja Ja Ja
Slowakische Republik 10 Ja Ja Nein
Schweden 10 Ja (A) Ja
Schweiz 10 Ja 2 Ja Nein
Ungarn 10 Ja (A) Ja
Deutschland 10 Ja Nein Ja
Lettland 10 Nein Nein Nein
Irland 6 Ja Ja Ja 7
Norwegen 10 Nein Nein N/A
Polen 5 Ja Nein Ja
Luxemburg 10 Ja Nein Ja
Slowenien 10 Ja Ja Ja
Spain 6 Ja Ja Ja 8
1 In Italien müssen elektronische Rechnungen innerhalb von 15 Tagen nach Ausstellung/Erhalt durch den Rechnungssteller und Empfänger abgelegt werden.
2 Bei elektronischen Rechnungen ist die Archivierung im Ausland zulässig, wenn auf die Rechnungen aus der Schweiz zugegriffen werden kann.
3 Die Archivierung ist nur innerhalb der EU und Ländern zulässig, mit denen Dänemark Amtshilfeabkommen abgeschlossen hat, d.h. Norwegen, Liechtenstein, Grönland und die Faröer-
Inseln
4 Die vorübergehende Archivierung ist in Mitgliedsländern des EWR und der OECD ohne Genehmigung erlaubt. Für andere Staaten ist eine Genehmigung der Buchhaltungsbehörde
erforderlich.
5 Alle Rechnungen, die in einem Land archiviert werden, mit kein Amtshilfeabkommen besteht, müssen auch von der steuerpflichtigen Person in Griechenland archiviert werden (elektronisch
oder auf Papier).
6 Werden die Rechnungen vorübergehend in ein Nicht-EWR oder Nicht-OECD-Land übermittelt, ist eine Genehmigung erforderlich.
7 In Irland ist die Genehmigung der Steuerbehörde für Länder erforderlich, mit denen kein Amtshilfeabkommen besteht.
8 Die vorherige Zustimmung der spanischen Behörden ist erforderlich, wenn Rechnungen in einem Drittstaat archiviert werden, mit dem kein Amtshilfeabkommen besteht.
48
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
Länderspezifische Anforderungen für die elektronische Archivierung: Terminologie
Begriff Beschreibung
Aufbewahrungsdauer (Jahre) vorgeschrieben Vorgeschriebene Dauer (in Jahren), während der die Rechnungen
aufbewahrt werden müssen.
Archivierung in einen anderen EU-Staat Die Archivierung elektronischer Rechnungen in einem anderen EU-
Staat ist erlaubt.
Archivierung außerhalb der EU Die Archivierung elektronischer Rechnungen außerhalb der EU ist
zulässig.
Benachrichtigung der Behörden bei Archivierung im Ausland Die nationalen Behörden müssen benachrichtigt werden, wenn
elektronische Rechnungen außerhalb des Hoheitsgebiets des
Lands archiviert werden.
A Amtshilfe. Ziel der gegenseitigen Amtshilfe ist, die Zusammenarbeit
zwischen den Verwaltungen der Mitgliedsstaaten zu verbessern.
Die Archivierung von Rechnungen in einem anderen Land ist erlaubt,
wenn es ein Amtshilfeabkommen mit dem anderen Land gibt.
N/A Nicht anwendbar.
49
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
EXKURS VON EBL - WIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN DAS BETRUGSRISIKO MINDERN
HELFEN
Wie bei Papierrechnungen liegt das echte Risiko bei elektronischen Rechnungen nicht in der Zustellung
der Daten, sondern beim Abgleich, der Bearbeitung und Zahlung der Rechnungen durch das System des
Empfängers. Ein Unternehmen kann nur dann Opfer betrügerischen Handelns werden, wenn es nicht über
die geeigneten Kontrollen verfügt.
Sicherheits- oder Authentisierungsmaßnahmen auf Ebene der Datenübertragung schützen nicht vor
Betrug. Wenn zum Beispiel ein Unternehmen (oder ein Betrüger innerhalb dieses Unternehmens) eine
elektronische Rechnung für Produkte ausstellt, die niemals hergestellt wurden, oder eine andere
Bankverbindung angibt, kann eine elektronische Signatur den Empfänger in keiner Weise schützen. Nur
die internen Kontrollen und Verfahren können den Empfänger schützen.
Typische Versäumnisse sind der fehlende Datenabgleich und Überprüfung der Bankverbindung des
Lieferanten.
Um interne oder externe Betrugsfälle effektiv zu minimieren, ist es von größter Wichtigkeit, dass eine
Firmenpolitik zur Arbeitstrennung besteht, um sicherzustellen, dass:
• Die Überprüfung der Bankverbindung eines Kunden unabhängig (z.B. Überprüfung durch Person
A) von der Eingabe dieser Bankverbindung in die Stammdaten des Unternehmens (z.B. durch
Person B) erfolgt
• Die Überprüfung sollte auch den Pfad von der ursprünglichen Eingabe einschließlich aller
nachträglichen Änderungen an den Stammdaten des Unternehmens umfassen
• Diese Überprüfung muss unbedingt erfolgen, unabhängig davon, ob die Bankverbindung
automatisiert oder manuell aufgerufen wird.
Die oben geschilderte Politik stellt den wichtigsten Schritt in der Betrugsbekämpfung dar.
Für kleinere Unternehmen kann es recht schwierig sein, immer ausreichend Mitarbeiter zu haben, um den
Erhalt, die Eingabe und Freigabe einer Rechnung personell vollständig voneinander zu trennen. Somit
sind das Unternehmen und oft nichtsahnende Mitarbeiter anfällig für Betrug. Da mit der elektronischen
Rechnungsstellung der Empfang der Rechnung durch den Mitarbeiter entfällt (neben der manuellen
Zuordnung, Freigabe und Eingabe in das ERP-System), verringert sich das Betrugsrisiko beträchtlich.
Ein KMU ist daher in der Lage, diese automatisierten Transaktionen und Kontrollen mit weniger
Mitarbeitern auszuführen.
Ein wichtiger Schritt bei der Umsetzung der elektronischen Rechnungsstellung ist der Austausch von
Kennungen zwischen den Geschäftspartnern, mit deren Hilfe eine Reihe von „Querverweistabellen“
konfiguriert werden. Zweck dieser Tabellen ist, einen Pfad für die wichtigsten Referenzen in der
Rechnung des Senders anzulegen (Stammdaten wie Kennung des Lieferanten,
Mehrwertsteueridentifikationsnummer, Konditionen oder Produktcodes), die dann in die entsprechenden
Codes konvertiert werden, die im System des Empfängers hinterlegt sind. Diese Tabellen bilden die
Grundlage für die erste Etappe des Identitätserkennungsprozesses, den eine Rechnung durchlaufen muss,
um vom System des Empfängers angenommen zu werden.
Die zweite Phase des Rechnungsabgleichs erfolgt beim Herunterladen in das ERP-System des
Empfängers. Hier handelt es sich in der Regel um eine detaillierte Form der Datenerkennung, wo
Auftragsnummern, Produktangaben, Rechnungsbeträge etc. abgeglichen werden.
Rechnungen, die sich während dieses automatisierten Abgleichs nicht laden lassen, werden abgewiesen
und der jeweilige Geschäftspartner wird informiert. Dies ist der zweite wichtige Schritt zur Verminderung
des externen Betrugsrisikos.
Zusammenfassend kann man sagen, dass die Kombination aus Einführung der elektronischen
Rechnungsstellung und strenger Kontrolle der Bankkontoeinträge eine wichtige Maßnahme ist, um
Geschäftsbetrug zu verhindern.
50
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
7. VORSCHLAG FÜR EINEN VEREINFACHTEN UND HARMONISIERTEN RECHTSRAHMEN
Im Januar 2009 ergriff die Europäische Kommission einen revolutionären und dringend notwendigen Schritt 30 zur
Überwindung der rechtlichen Hemmnisse, die die breite Markteinführung der elektronischen Rechnungsstellung
erschweren: die Verabschiedung eines Vorschlags 31 zur Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie mit dem Ziel der
Gleichbehandlung von Papier- und elektronischen Rechnungen 32 .
Sollte dieser Vorschlag auf europäischer Ebene beschlossen werden, würden sich folgende Änderungen für die
elektronische Rechnungsstellung und Aufbewahrung ergeben 33 :
A) Elektronische Signaturen oder EDI: Unternehmen steht es frei, elektronische Rechnungen unter den
gleichen Bedingungen zu versenden, die für Papierrechnungen gelten. Die Vorbedingungen für den
Versand elektronischer Rechnungen über fortgeschrittene elektronische Signaturen oder elektronischen
Datenaustausch (EDI) entfallen.
B) Zustimmung des Empfängers: Diese ist nicht länger erforderlich. Es gilt die normale Geschäftspraxis der
stillschweigenden Zustimmung.
C) Elektronische Aufbewahrung: Die Option der Mitgliedsstaaten, die Aufbewahrung der Rechnung im
Originalformat zu verlangen, entfällt. Somit bekommen Unternehmen die Möglichkeit,
Papierrechnungen elektronisch zu archivieren (dies ist in einigen EU-Ländern bereits möglich).
D) Aufbewahrungsdauer: Die Option der Mitgliedsstaaten, die Aufbewahrungsdauer festzulegen, wird
außer Kraft gesetzt. Die EU-weite Aufbewahrungsdauer für mehrwertsteuerpflichtige Rechnungen wird
auf sechs Jahre festgesetzt.
E) Aufbewahrungsort: Es können keine Bedingungen für den Aufbewahrungsort auferlegt werden, außer
dass die Rechnungen ohne ungebührliche Verzögerung verfügbar sein müssen. Rechnungen, die
außerhalb des Mitgliedsstaats des Lieferanten oder Kunden archiviert werden, müssen nicht mehr
elektronisch online abrufbar sein.
F) Benachrichtigung über den Aufbewahrungsort: Dies wird unter keinen Umständen mehr gefordert.
G) Aufbewahrung durch nicht-steuerpflichtige Personen: Bei Lieferungen von Unternehmen an
Verbraucher (B2C) haben die Mitgliedsstaaten derzeit die Option, von Privatpersonen oder nichtsteuerpflichtigen
juristischen Personen zu verlangen, die erhaltenen Rechnungen aufzubewahren. Diese
Option der Mitgliedsstaaten entfällt.
Der Vorschlag definiert außerdem den Mitgliedsstaat, dessen Bestimmungen beim grenzübergreifenden Austausch
elektronischer Rechnungen gelten:
A) Rechnungsstellung
Es gelten die Bestimmungen zur Rechnungsstellung des Mitgliedsstaats, in dem das liefernde
Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist.
B) Aufbewahrung einer Rechnung
Es gelten die Bestimmungen des Mitgliedsstaats, in dem der Lieferant bzw. der Kunde
mehrwertsteuerpflichtig ist.
30 Die derzeitige Mehrwertsteuerrichtlinie (Artikel 37) verlangt von der Kommission die Vorlage eines Vorschlags zur Änderung der Bedingungen für die elektronische Rechnungsstellung bis
Dezember 2008, um zukünftigen technologischen Weiterentwicklungen in diesem Bereich Rechnung zu tragen.
31 Vorschlag für eine RICHTLINIE DES RATES zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften.
32 PricewaterhouseCoopers, „A study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) now incorporated into VAT Directive (2006/112/EC), Final Report to the European Commission”, Januar 2009
33 Quelle: „Review of the VAT invoicing rules: frequently asked questions“, Europäische Kommission, Steuern und Zollunion, 28. Januar 2009
51
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
EXKURS VON EBL
Der Vorschlag der Europäischen Kommission erfüllt in vollem Umfang die Bedürfnisse und
Anforderungen der europäischen Unternehmen hinsichtlich Technologieneutralität und Vereinfachung des
Rechtsrahmens. Unternehmen können zukünftig die Art von Technologien frei wählen, die sie für die
Automatisierung ihrer Geschäftsverfahren auf Grund der bereits in ihren Organisationen vorhandenen
Kontrollen und Prozesse benötigen und die bei ihren Geschäftspartner bereits im Einsatz sind.
Der Gesetzgeber sollte die rechtlichen Anforderungen definieren, nicht aber die Technologielösungen, die
diesen rechtlichen Anforderungen genügen. Die Technologie sollte einem Prozess nicht als „erzwungene
Kontrolle“ aufgestülpt werden. Begleitdokumente, Kontrollen von Buchhaltungssystemen und
Dateneinträgen/-aufzeichnungen, der Datenabgleich und eine Prüfkette sind wichtige Elemente, um den
Steuerbehörden gegenüber ein ausreichendes Maß an Geschäftskontrollen nachweisen zu können.
Der Vorschlag der Kommission wird wirklich einen harmonisierten Rechtsrahmen für die elektronische
Rechnungsstellung und Aufbewahrung schaffen, den Verwaltungsaufwand verringern, Betrug
wirkungsvoller bekämpfen und beträchtliche Einsparungen in ganz Europa ermöglichen. Sofern er von
allen EU-Mitgliedsstaaten verabschiedet wird, tritt der aktuelle Vorschlag der Europäischen Kommission
2012 in Kraft.
Auch wenn derzeit enorme Anstrengungen unternommen werden, um den Rechtsrahmen für die
elektronische Rechnungsstellung zu vereinfachen und zu harmonisieren, sollten KMU bereits mit der
Planung für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung auf Basis der aktuellen rechtlichen
Situation beginnen.
52
EINHALTUNG DER
RECHTSVORSCHRIFTEN

Elektronische Rechnungsstellung
53

Teil Fünf
Standards

Elektronische Rechnungsstellung
Teil Fünf: Standards
Für Unternehmen wird es zunehmend schwieriger, ihre Technologie für die elektronische Rechnungsstellung
auszuwählen und zu entscheiden, welche Datenstandards sie unterstützen müssen. Dies liegt zum Teil an der
Geschwindigkeit, mit der sich die Technologie weiterentwickelt, aber auch an der zunehmenden Anzahl von
Standards, die sich in bestimmten Branchen und Unternehmen durchsetzen.
In diesem Teil möchten wir Unternehmen beraten, indem wir Definitionen, gemeinsame Optionen und praktische
Vorschläge geben, um fundierte Entscheidungen über die besten Technologieoptionen zu treffen.
1. TECHNISCHE STANDARDS
Einfach gesagt, können technische Standards mit Sprachen verglichen werden, die Menschen gemeinhin
verwenden, um miteinander zu kommunizieren. Wie der Mensch müssen auch Computer miteinander
kommunizieren, um sich auszutauschen und Informationen zu verstehen. Die Sprachen und Regeln, die Computer
für die Kommunikation verwenden, basieren auf technischen Standards.
Jede menschliche Sprache hat eine eigene Grammatik, die die Regeln für die korrekte Formulierung von
Aussagen festlegt, und ein Wörterbuch, das die Bedeutung der einzelnen Wörter bestimmt. Jeder technische
Standard hat eine Art Grammatik – eine „Syntax“ für die korrekte Strukturierung von Nachrichten – und ein
Wörterbuch – die „Semantik“, die die Bedeutung der Termini festlegt.
Computer haben jedoch die Fähigkeit, Aussagen mit unterschiedlicher Syntax (grammatikalischer Strukturen),
aber gleicher Semantik (Bedeutung) zu erstellen. Diese Interoperabilität zwischen verschiedenen
Rechnersystemen ist besonders wichtig, da sie es Computern mit unterschiedlichen Programmiersprachen
ermöglicht, die Bedeutung der von ihnen ausgetauschten Aussagen, unter Zugriff auf gleiche Informationsquellen,
zu nutzen. Diese Interoperabilität wird durch den Einsatz von technischen Standards gewährleistet.
Und so wie es verschiedene Sprachen gibt, die weit verbreitet sind und in vielen Ländern gesprochen werden
(zum Beispiel Englisch, Französisch, Spanisch etc.), gibt es schließlich auch technische Standards, die in Europa
oder auf internationaler Ebene häufig verwendet werden.
2. STANDARDS FÜR DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG
Standards für die elektronische Rechnungsstellung sind Gruppen technischer Regeln und Anforderungen (als
Spezifikationen bezeichnet), die der Strukturierung der Rechnungsdokumente (Nachrichten) dienen und die
Lesbarkeit und Verwendbarkeit von Daten in den Systemen der Geschäftspartner sicherstellen (bekannt als
Interoperabilität oder Kompatibilität). Die Inhalte und Regeln für die Verwendung der Standards werden häufig
von Standardisierungsstellen entwickelt und gefördert, die die Industrie und Regierung auf allen Ebenen
beteiligen, um die Geschäftsprozesse, die diese Standards unterstützen müssen, zu definieren.
3. VORTEILE DER NUTZUNG VON STANDARDS
Der Hauptvorteil, der sich durch die Standards in der elektronischen Rechnungsstellung ergibt, ist die
konsequente Anwendung gemeinsamer Termini und Datenstrukturierungsleitlinien durch alle Geschäftspartner,
was sicherstellt, dass beide Parteien und ihre Systeme „die gleiche Sprache sprechen“. Die Regeln der Standards
werden entwickelt, um Best Practice unter den Partnern zu fördern. Der Zugang zu diesen Nachrichtenregeln und
detaillierten Definitionen ist offen.
Technisch betrachtet, ermöglichen Standards die effiziente, erneut verwertbare Datenkonvertierung bei
verschiedenen Geschäftspartnern. Umso mehr Geschäftspartner den gleichen Standard anwenden, umso mehr
55
STANDARDS

Elektronische Rechnungsstellung
setzt sich eine gemeinsame Sprache und Auffassung der Termini und Praktiken in der gesamten Geschäftswelt
durch und sichert ein Mindestmaß an Datenunversehrtheit und Kompatibilität.
Häufig werden gängige Standards von der Gemeinschaft der Softwareentwickler eingeführt, bevor sie zu einem
festen Bestandteil der ERP-Software werden. Die Datenformate der Kontoauszüge in ERP-Systemen sind ein
gutes Beispiel für diesen Entwicklungsprozess.
EXKURS VON EBL
Die Alternative zu Standards ist ein effizienter Prozess des Datenaustauschs in einem proprietären
Dateiformat. Dies ist im Allgemeinen die Verwendung einer einfachen „Textdatei“ oder „Flatfile“ in
einem Format, das nur vom ERP-System eines der beiden Geschäftspartner gelesen werden kann. Diese
Praxis schafft ein Umfeld, in dem es kaum eine oder keine gemeinsame Sprache und somit Prozesse gibt,
die auch mit anderen Geschäftspartnern zusammen Anwendung finden können.
Einige Unternehmen glauben, dass proprietäre Formate sie „an einen Kunden fesseln“, während de facto
das Unternehmen, das sie durchsetzt, lediglich den Verwaltungsaufwand auf seine Kunden oder
Lieferanten abwälzt. Die meisten Softwares zur elektronischen Rechnungsstellung werden die gängigsten
Standards konvertieren, aber wohl kaum ein proprietäres Dateiformat eines bestimmten Unternehmens
lesen können.
Auch wenn Diensteanbieter für gewöhnlich den Verwaltungsaufwand und die Kosten für die Bearbeitung
elektronischer Rechnungsdateien in „beliebigen“ Formaten in Kauf nehmen, fallen doch reale Kosten an,
die in den Transaktionsgebühren an die Kunden weitergegeben werden.
Die Verwendung dieser Art unstrukturierter Datendateien kann auch technisch problematisch sein. Dies
gilt insbesondere dann, wenn im System des Senders auch nur geringfügige Änderungen an der Software
vorgenommen werden oder Rechnungen Freiformdatenfelder haben, die möglicherweise unlesbare
Zeichen oder Kommata (zum Beispiel in einer durch Trennzeichen abgetrennten Datei) enthalten. Die
daraus resultierenden Daten könnten falsch gelesen oder sogar verändert werden. Die Unversehrtheit der
Daten ist unter solchen Umständen nur schwer sicherzustellen.
4. GEMEINSAME GLOBALE UND REGIONALE STANDARDS
UN/EDIFACT: Ein EDI-Standard, der unter der Ägide der Vereinten Nationen entwickelt wurde und von UN/
CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business – Zentrum der Vereinten
Nationen für Handelserleichterung und elektronische Geschäftsprozesse) gepflegt und vorwiegend in ganz Europa
genutzt wird.
ANSI X12: Ein EDI-Standard, der vom amerikanischen Normierungsinstitut entwickelt wurde – er wird
vorwiegend in Nordamerika und Asien verwendet.
eCOM: Umfasst GS1 EANCOM, basiert auf einer Teilmenge des UN-EDIFACT-Standards (konzentriert sich auf
Pflichtelemente) und GS1 XML, der speziell für den Datenaustausch über das Internet konzipiert wurde. GS1 ist
eine globale Organisation, die es sich zum Ziel gesetzt hat, branchenübergreifende Standards für die Liefer- und
Nachfragekette zu erarbeiten und umzusetzen.
ebXML: Globale XML-basierte branchenübergreifende Standards, die von OASIS (Organisation for the
Advancement of Structured Information Standards – Organisation zur Förderung strukturierter
Informationsstandards) und UN/CEFACT finanziert werden.
UBL: XML-basierte branchenübergreifende Standards, die von OASIS zusammen mit einer Reihe von
Industriedaten-Standardisierungsorganisationen entwickelt wurden. UBL findet in Europa breite Anwendung im
öffentlichen Sektor (zum Beispiel in Dänemark).
56
STANDARDS

Elektronische Rechnungsstellung
RosettaNet: Ein XML-basierter Standard, der von RosettaNet entwickelt wurde (einem Konsortium großer
Computer-, Elektronik-, Halbleiter- und Logistikunternehmen) und überwiegend in Nordamerika und Asien
verwendet wird, aber zunehmend auch in Europa.
HINWEIS: RosettaNet ist nicht nur ein Nachrichtenstandard (Rechnungen, Zahlungen etc.), sondern auch ein
Standard für die Übertragung, Verschlüsselung und den gesamten Datenprozess.
5. BRANCHENSPEZIFISCHE STANDARDS
Viele Sparten haben auf Grundlage von branchen- oder sektorspezifischen Geschäftsregeln oder -praktiken eigene
Standards entwickelt. Hier einige Beispiele:
ODETTE: Ein EDI-Standard, der von einem Konsortium (Organisation for Data Exchange by Tele Transmission
in Europe – Organisation für den Datenaustausch per Fernübertragung in Europa) eigens für die
Automobilindustrie entwickelt wurde.
PIDX: EDI-, XML- und FTP-Standards, die vom Petroleum Industry Data Exchange Committee für den
Datenaustausch in der Erdöl- und Erdgasindustrie entwickelt wurden.
CIDX: EDI-basierte „Chem e-Standards“, die von der Chemieindustrie entwickelt und 2009 auf die Open
Applications Group Inc. (OAGI, eine Organisation mit dem Ziel, grenzübergreifende Standards zu entwickeln)
und das Chemical Information Technology Centre (ChemITC) übertragen wurden.
6. NEUE STANDARDS
UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) version 2: UN/CEFACT hat vor kurzem Version 2 des Standards
Cross Industry Invoice (CII) entwickelt 34 .
CBI 35 : Ein XML-basierter Standard, der in Italien weit verbreitet ist und vom Konsortium CBI entwickelt wurde.
Die Standards von CBI genügen den Anforderungen von ISO20022 und SEPA und decken Zahlungen, den
Austausch elektronischer Rechnungen und die Rechnungsfinanzierung ab. Insbesondere der Standard des CBI für
die elektronische Rechnungsstellung ist am semantischen Datenmodell von UN/CEFACT CII und den
Finanzdienstleistungen nach ISO20022 ausgerichtet und gewährleistet somit die vollständige Prozessintegration
über die gesamte Finanzwertschöpfungskette.
Facturae: Dieser XML-basierte Standard für die elektronische Rechnungsstellung wurde gemeinsam vom
spanischen Bankenverband, dem Industrieministerium und der spanischen Steuerbehörde für Transaktionen mit
dem öffentlichen Sektor entwickelt.
ebInterface: Der österreichische XML-Standard für die elektronische Rechnungsstellung 36 . AUSTRIAPRO hat
den ersten österreichischen XML-Standard „ebInterface” für die elektronische Rechnungsstellung in
Zusammenarbeit mit führenden österreichischen ERP- und Buchhaltungssoftwarefirmen entwickelt. Die
besondere Innovation ist der „Bottom-up-Ansatz“. Dadurch konnten die Bedürfnisse der Klein- und
Mittelunternehmen berücksichtigt werden. Diese stellen den erheblichen Anteil der in Österreich vertretenen
Betriebe. Der Standard setzt sich in der österreichischen Geschäftswelt schnell durch und wird künftig auch von
der öffentlichen Verwaltung akzeptiert.
EbInterface wurde bereits von einer laufend wachsenden Anzahl Herstellern von ERP-/Buchhaltungssoftware wie
z.B. BMD, Mesonic u.a. verwendet. Durch die Offenlegung von ebInterface , ist auch eine Implementierung in
andere FIBU Software möglich und bereits erfolgt (z.B. SAP). Der Standard wird weiterentwickelt und aktuell ist
Version 3.0 erhältlich. Es wurden bereits die ersten Schritte zur Internationalisierung auf technischer (UBL 2.0,
ebXML) und organisatorischer Ebene (CEN/ISSS, NORMAPME) gesetzt.
34 Weitere Informationen zum Standard CII finden Sie unter: http://www.unece.org/press/pr2009/09trade_p08e.htm
35 Weitere Informationen zum CBI-Standard für die elektronische Rechnungsstellung und Finanznachrichten finden Sie unter : www.cbi-org.eu
36 Weitere Informationen zu ebInterface finden Sie unter: http://www.ebinterface.at/en/index.html
57
STANDARDS

Elektronische Rechnungsstellung
EXKURS VON EBL
In einer Geschäftsbeziehung führt oft eine der beiden Parteien einen bestimmten Standard (oder ein
spezifisches Dateiformat) und eine Datenübertragungstechnologie ein, um den Anforderungen des/der
größten Geschäftspartner zu entsprechen, und ermutigt nach und nach andere Geschäftspartner, die
gleiche Technologie einzuführen.
Theoretisch müsste dies zur Massenstandardisierung und Verbesserung der Transaktionen in der
gesamten Lieferkette führen. In der Praxis ist es jedoch häufig so, dass Unternehmen unterschiedliche
Standards oder Varianten dieser Standards und ein ganzes Spektrum von Datenübertragungstechnologien
nutzen.
Auch wenn dies die anfängliche Entscheidung erschwert, kann man sagen, dass im Allgemeinen nie mehr
als acht gemeinsame Standards oder Technologien gleichzeitig global verwendet werden, und in einer
Branche sind es häufig nur zwischen einem und vier Standards. Die meisten Unternehmen neigen dazu,
langfristig zwei oder drei Standards und Übertragungsmethoden zu unterstützen, um den Anforderungen
einer großen Anzahl von Geschäftspartner zu entsprechen.
Die meisten Konvertierungssoftwarepakete für elektronische Geschäftsprozesse berücksichtigen diese
Anforderungen. Sie bieten die verschiedenen Standards und Methoden, die oft als „Plug-in“-Optionen
vertrieben werden.
7. KONVERGENZ DER STANDARDS
In jedem Land und jeder Branche sollte die Konvergenz auf einen gemeinsamen, globalen Standard das Endziel
aller Standardisierungsbemühungen sein.
Entwicklungen in dieser Richtung laufen derzeit zwischen UN/CEFACT und UBL. UN/CEFACT hat 2006 UBL 2
als e-Business-geeignete XML-Dokumente der ersten Generation anerkannt. Es wurde vereinbart, dass künftige
UN/CEFACT-Produkte das Upgrade für UBL sein werden, während OASIS keine größeren neuen Versionen von
UBL (über UBL 2 hinaus) mehr herausbringen wird.
Im November 2008 hielt die Europäische Kommission eine informelle Sitzung mit Vertretern mehrerer
Standardisierungsstellen ab. Bei dieser Sitzung wurde bestätigt, dass zukünftige Weiterentwicklungen von UBL in
den verschiedenen Aktivitäten von UN/CEFACT integriert werden sollen. Es wurde während des BII-Workshops
von CEN/ISSS insbesondere eine Angleichung der Datenelemente zwischen den Standards UBL und UN/
CEFACT CII erzielt, eine vollständige Konvergenz steht jedoch noch aus 37 .
8. NACHRICHTENARTEN
Der Begriff „Nachricht“ bezeichnet die Art des übertragenen Dokuments (zum Beispiel: Zahlung,
Auftragsanfrage, Auftragsbestätigung, Überweisungsanzeige etc.).
Die am häufigsten verwendeten Dokumente im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung sind Rechnungen,
Gutschriften und Belastungsanzeigen. In den meisten Standards umfasst die „Rechnungsnachricht“ einen Code,
der anzeigt, welche Dokumente Rechnungen, Gutschriften und Belastungsanzeigen sind.
Detaillierte oder summarische Bestätigungen sind automatisierte Nachrichten, mit denen der Eingang einer
Datenübertragung bestätigt werden kann.
Einige Netzwerkumgebungen für die elektronische Rechnungsstellung sind in der Lage, mit zusätzlichen
Nachrichtenarten zu arbeiten, um den gesamten Geschäftsprozess des elektronischen Rechnungsaustauschs zu
unterstützen. Ein Beispiel sind “Geschäftsstatusnachrichten”, mit denen der Empfänger den Sender über die
Annahme/Ablehnung der Rechnung informiert. Diese Nachrichten können, müssen aber nicht automatisiert sein,
37 Quelle: „Convergence UN/CEFACT, OASIS/UBL and CEN-BII“. Schlussfolgerungen einer informellen Sitzung der Europäischen Kommission, November 2008. Siehe:
http://www.cen.eu/CENORM/sectors/sectors/isss/activity/ebif08009reportmtgublcefactbii.pdf
58
STANDARDS

Elektronische Rechnungsstellung
werden aber auf Grundlage der Prüfung der elektronischen Rechnung generiert (z.B. zu zahlender Gesamtbetrag,
Stückpreis, Menge etc.).
9. DATENÜBERTRAGUNGSMETHODEN
FTP: File Transfer Protocol (Datenübertragungsprotokoll) ist eine einfache und effiziente Weise, um Dateien
zwischen Computern über das Internet auszutauschen. Die FTP-Client-Software wird in der Regel mit jedem
beliebigen Betriebssystem geliefert und benutzerfreundlichere Versionen sind als Freeware erhältlich. Um auf
einen FTP-Server zugreifen zu können, muss der Administrator einen Benutzernamen und ein Passwort
ausstellen.
SFTP: SSH (Secure Shell) File Transfer Protocol (Sicheres Datenübertragungsprotokoll) ist eine sichere Methode
für die Übertragung von Dateien über das Internet, wobei wie oben FTP verwendet wird, aber über einen sicheren
Kanal. Mittels Verschlüsselung wird die Unversehrtheit und Geheimhaltung der Daten gewährleistet. Der
Computer und der Benutzer werden aus der Ferne authentisiert.
VAN: Ein „Value Added Network“ ist ein sicheres, privates (d.h. geschlossenes) Netzwerk, das in der Regel von
einem externen Diensteanbieter zur Unterstützung der Datenübertragung angeboten wird. Dieser Dienst umfasst
eine Prüfkette einschließlich Aufzeichnungen über alle Aktivitäten, wie: Datei- und Nutzerauthentisierung, Tools
für die Endnutzer zur Verfolgung oder Verwaltung von Dateien und das Angebot sicherer externer Mailboxen, wo
Daten abgeholt und abgeliefert werden können. VAN-Dienste können auch die Datenübersetzung, -konvertierung
und Fehlererkennung umfassen.
EDIINT (inc. AS1, AS2 AS3): Kommunikationsstandard für die Übertragung von EDI- oder XML-Nachrichten
auf Basis von Internetprotokollen unter Berücksichtigung aller Sicherheitsaspekte, Nachweisbarkeit, Prüfkette,
Dateimanagement, Mailboxen der Partner und Bestätigungsnachrichten, die Value Added Networks traditionell
bieten.
E-mail: Eine in der Regel unverschlüsselte Methode für den Austausch von Nachrichten und Anhängen innerhalb
eines Netzwerks im Internet oder über Netzwerke hinweg. Basiert auf SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) and
MIME (Multi-Purpose Internet Mail Extensions).
S-HTTP: Secure Hypertext Transfer Protocol (Sicheres Hypertext-Übertragungsprotokoll) ist ein
nachrichtenorientiertes Kommunikationsprotokoll für den Schutz sensibler Daten. Es wird häufig für
Webanwendungen im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung verwendet.
HINWEIS: Der Begriff EDI wird oft mit dem Austausch strukturierter Dateien über Value Added Networks in
Verbindung gebracht, während XML häufig mit Datenübertragungsprotokollen über das Internet verknüpft wird.
Diese Konnotationen sind historisch gewachsen, verlieren aber zunehmend an Bedeutung. Die von Ihnen
gewählte Datenübertragungsmethode ist völlig unabhängig und losgelöst von der Entscheidung, mit strukturierten
Dateien auf Basis von EDI- oder XML-Standards zu arbeiten (zur Klärung siehe die rechtliche Definition von
„EDI“ in Teil 4 dieses Leitfadens).
59
STANDARDS

Elektronische Rechnungsstellung
EXKURS VON EBL
Jedes Unternehmen muss für sich entscheiden, welche Datenübertragungsmethode seinen Aktivitäten am
besten entspricht. Unternehmen, die Daten mit vielen Geschäftspartnern austauschen, entscheiden sich oft
für Software oder Dienste, die alle Aktivitäten – einschließlich gescheiterter Transaktionen wie nicht
innerhalb eines bestimmten Zeitraums vom Kunden erhaltene Dateien – organisieren, verfolgen und
aufzeichnen. Unternehmen, deren Aktivitäten überschaubarer sind, können sich für kosteneffektivere oder
einfachere Methoden entscheiden.
In beiden Fällen sind verschiedene Sicherheitsniveaus verfügbar, sowohl für die
Dateiübertragungsmethode selbst als auch als zusätzlicher Schritt im Dateiübertragungsprozess (siehe
Teil 2: Elektronische Signaturen).
Unternehmen müssen zunächst entscheiden, wie sie ihre Daten einstufen:
Businesses first must decide whether they consider their data:
A) Unterliegen sie einem geringen Risiko, weil Sie und Ihre Partner über die geeigneten
Geschäftskontrollen verfügen?
B) Sind sie extrem sensibel oder vertraulich (zum Beispiel wenn ihre Preise nicht für jedermann
zugänglichveröffentlicht werden)? In diesem Fall sollten Sie eine Lösung mit einem
„geschlossenen Netzwerk“ in Erwägung ziehen.
60
STANDARDS

Elektronische Rechnungsstellung
61

Anhänge

Elektronische Rechnungsstellung
Anhang 1
RECHNUNGSINHALT FÜR MEHRWERTSTEUERZWECKE
Unter dem Aspekt der Mehrwertsteuer muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten 38 :
(1) Das Ausstellungsdatum
(2) Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung
einmalig vergeben wird
(3) Die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, unter der der Steuerpflichtige die
Gegenstände geliefert oder die Dienstleistung erbracht hat
(4) Die Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, unter der der Erwerber oder
Dienstleistungsempfänger eine Lieferung von Gegenständen oder eine Dienstleistung, für die er Steuerschuldner
ist, oder eine Lieferung von Gegenständen nach Artikel 138 erhalten hat
(5) Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des Steuerpflichtigen und des Erwerbers oder
Dienstleistungsempfängers
(6) Menge und Art der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Umfang und Art der erbrachten Dienstleistungen
(7) Das Datum, an dem die Gegenstände geliefert werden oder die Dienstleistung erbracht bzw. abgeschlossen
wird, oder das Datum, an dem die Vorauszahlung im Sinne des Artikels 220 Nummern (4) und (5) geleistet wird,
sofern dieses Datum feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist
(8) Die Steuerbemessungsgrundlage für die einzelnen Steuersätze beziehungsweise die Befreiung, den Preis je
Einheit ohne Mehrwertsteuer sowie jede Preisminderung oder Rückerstattung, sofern sie nicht im Preis je Einheit
enthalten sind
(9) Den anzuwendenden Mehrwertsteuersatz
(10) Den zu entrichtenden Mehrwertsteuerbetrag, außer bei Anwendung einer Sonderregelung, bei der nach dieser
Richtlinie eine solche Angabe ausgeschlossen wird
(11) Bei Steuerbefreiung oder wenn die Steuer vom Erwerber oder Dienstleistungsempfänger geschuldet wird:
Verweis auf die einschlägige Bestimmung dieser Richtlinie oder die entsprechende nationale Bestimmung oder
Hinweis darauf, dass für die Lieferung von Gegenständen beziehungsweise die Dienstleistung eine
Steuerbefreiung gilt beziehungsweise diese der Verlagerung der Steuerschuldnerschaft unterliegt
(12) Bei Lieferung neuer Fahrzeuge unter den Voraussetzungen des Artikels 138 Absatz (1) und Absatz (2)(a): die
in Artikel 2 Absatz (2)(b) genannten Angaben
(13) Im Falle der Anwendung der Sonderregelung für Reisebüros: Verweis auf Artikel 306 oder auf die
entsprechenden nationalen Bestimmungen oder ein anderer Hinweis darauf, dass diese Regelung angewandt
wurde
(14) Im Falle der Anwendung einer der auf Gebrauchtgegenstände, Kunstgegenstände, Sammlungsstücke und
Antiquitäten anwendbaren Sonderregelungen: Verweis auf Artikel 313, 326 oder 333 oder auf die entsprechenden
nationalen Bestimmungen oder ein anderer Hinweis darauf, dass eine dieser Regelungen angewandt wurde
(15) Wenn der Steuerschuldner ein Steuervertreter im Sinne des Artikels 204 ist: Mehrwertsteuer-
Identifikationsnummer im Sinne des Artikels 214, vollständiger Name und Anschrift des Steuervertreters.
38 Artikel 226 der RICHTLINIE DES RATES 2006/112/EG vom 28. November 2006 über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem
ANHÄNGE

Elektronische Rechnungsstellung
Anhang 2
BEFRAGUNG VON KMU ZUR ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG
Im Frühjahr 2008 hat PricewaterhouseCoopers (PwC) im Auftrag der Kommission eine Studie zur
Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung in Europa durchgeführt. Im April 2008 wurde der
Fragebogen von PwC an finnische KMU verschickt; 694 haben geantwortet, was ein recht
repräsentatives Bild der Situation in Finnland ergibt. Mitglieder der Expertengruppe der Europäischen
Kommission zur elektronischen Rechnungsstellung versendeten einen ähnlichen Fragebogen an KMU
in Österreich, Italien und Spanien. In diesen Ländern war die Beteiligung schwächer: In Österreich
kamen 126 Fragebögen beantwortet zurück, in Italien 60 und in Spanien 34. Die Antworten zeigen
jedoch ein ähnliches Verhaltensmuster bei allen KMU.
Der Arbeitsgruppe, die die Studie vorbereitete und den Fragebogen für die verschiedenen Länder
übersetzte, gehörten Carmen Ciciriello, Liliana Fratini Passi, Maria-Jesus Garcia-Martin, Gerhard Laga
und Risto Suominen an.
1. WIE VIELE RECHNUNGEN STELLT IHR UNTERNEHMEN PRO JAHR (%)?
AU FI IT SP
1-100 34,4 36,5 18,6 29,4
101 - 500 26,4
27,1 47,1
501 - 2000 7,2 60,3
18,6 8,8
2001 - 5000 8,8
10,2 5,9
5001 - 23,2 3,2 25,4 8,8
2. VERSENDET IHR UNTERNEHMEN DERZEIT ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN AN DIE KUNDEN?
AU FI IT SP
Ja. 53,2 19,9 30 23,5
Noch nicht, aber wir planen, demnächst elektronische
Rechnungen an unsere Kunden zu schicken.
23 29 20 38,2
Nein. 23,8 51 50 38,2
3. WENN JA, IN WELCHER FORM?
AU IT SP
PDF 83,5 76 100
XML 20,6 20 23,1
Word 9,3 0 0
Excel 1 0 0
Andere 9,3 8 23,1
ANHÄNGE

Elektronische Rechnungsstellung
4. WIE ARCHIVIEREN SIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGEN?
AU IT SP
Archivierungssystem 47,3 72,9 59,1
Mailsystem 14,5 16,7 9,1
Festplatte 60 14,6 45,5
CD 11,8 0 4,5
DVD 14,5 2,1 4,5
5. WURDE IHR UNTERNEHMEN JEMALS VON DEN KUNDEN AUFGEFORDERT, RECHNUNGEN ELEKTRON-
ISCH ZU SENDEN?
AU FI IT SP
Ja 40,3 40,3 32,8 27,3
Nein 59,7 59,7 67,2 72,7
6. WELCHE ART VON E-INVOICING-LÖSUNG VERWENDET IHR UNTERNEHMEN ODER WELCHE PLANEN
SIE EINZUFÜHREN?
Sie senden eine elektronische Rechnung aus Ihrer
Buchhaltungsanwendung direkt an den Kunden
Sie senden eine elektronische Rechnung aus Ihrer
Buchhaltungsanwendung über eine e-Invoicing-
Plattform an Ihren Kunden
Name der e-Invoicing-Plattform:
Sie nutzen das Portal Ihrer Kunden, wo Sie die
Rechnungsdaten in ein Webformular eingeben
Sie verwenden das Portal einer e-Invoicing-Plattform,
wo Sie die Rechnungsdaten in ein Webformular eingeben,
und die e-Invoicing-Plattform sendet die elektronische
Rechnung an Ihren Kunden
Name der e-Invoicing-Plattform:
AU FI IT SP
33 29,6 36,4 42,9
7 17,7 11,4 7,1
1,7 2,4 2,3 7,1
1,7 4,4 0
Sie schicken eine PDF per E-Mail 63,5 46,2 54,5 71,4
Andere: 13 13,1 11,4 0
7. WELCHE POTENZIELLEN VORTEILE HAT DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DEN
SENDER?
3,6
AU IT SP
Kostensenkung 82,9 84,5 93,9
Gesteigerte Effizienz 77,2 86,2 63,6
Schnellere Zahlung des Kunden 43,9 24,1 45,5
Weniger Streitigkeiten mit Kunden 11,4 17,2 21,2
Entspricht den Präferenzen der Kunden 30,9 13,8 91,1
Es gibt keine Vorteile 2,4 1,7 0
Andere 8,9 1,7 0
ANHÄNGE

Elektronische Rechnungsstellung
8. WELCHE POTENZIELLEN VORTEILE HAT DIE ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG FÜR DEN
EMPFÄNGER?
AU IT SP
Kostensenkung 64 66,1 56,3
Gesteigerte Effizienz 77,6 93,2 78,1
Weniger Streitigkeiten mit Kunden 13,6 32,2 40,6
Entspricht den Präferenzen der Kunden 24 10,2 9,4
Es gibt keine Vorteile 12 0 0
Andere 12 3,4 3,1
9. WAS SIND IHRER MEINUNG NACH POTENZIELLE PROBLEME BEI DER ELEKTRONISCHEN
RECHNUNGSSTELLUNG?
AU FI IT SP
Komplexität 27 18,9 23,9 21,4
Teuer/Hohe Investitionen erforderlich 12,3 17,5 15,6 11,1
Bedenken hinsichtlich Kapitalrendite 14,2 9,2 13,9 14,8
Bereitschaft/Kompatibilität interner Systeme 30,4 34,6 36 20
Kundenkompatibilität/-bereitschaft 36 51,8 23,9 20,7
Rechtsunsicherheit über die Annahme der Rechnungen
in den verschiedenen Mitgliedsstaaten
46,8 9,4 21,4 12
Es gibt keine Barrieren 10,3 11,6 20,8 15
Andere: 23,7 10,3 0 15,4
10. NUTZT IHR UNTERNEHMEN EINEN DER FOLGENDEN E-PROCURMENT-DIENSTE?
Elektronische Kataloge: Sie bieten Ihren Kunden elektronische
Informationen oder nutzen elektronische Produktinformationen
Ihrer Lieferanten
Elektronische Bestellung: Sie erhalten elektronische
Bestellungen von Ihren Kunden oder senden elektronische
Bestellungen an Ihre Lieferanten
Elektronische Zahlung: Sie bezahlen Ihre Lieferanten
elektronisch
AU FI IT SP
49,3 43,6 27,5 58,8
65,2 76,6 32,5 58,8
65,2 56,5 90 70,6
ANHÄNGE

Elektronische Rechnungsstellung
11. WELCHE FUNKTIONALITÄTEN WÜRDEN SIE BEI EINEM E-INVOICING-PORTAL (D.H. EIN PORTAL, AUF
DEM SIE DIE RECHNUNGSANGABEN IN EIN WEBFORMULAR EINGEBEN) ALS ESSENTIELL ERACHTEN?
AU FI IT SP
Rechnungen erstellen und als Entwurf speichern 78,8 73,6 76,9 80,6
Rechnung (Entwurf) bearbeiten und Rechung senden 78,8 65,6 69,2 64,5
Gutschrift/Belastungsanzeigen senden 76,9 45,4 71,2 45,2
Rechnungen erneut versenden 80,8 49,8 61,5 51,6
Für eine gewisse Dauer nach archivierten Rechnungen
suchen und diese anzeigen können
Rechnungen während der gesetzlich vorgeschriebenen
Dauer (z.B. 10 Jahre) suchen und anzeigen können
Rechnungsstatus überprüfen (vom Kunden angenommen,
zahlbar in X Tagen, bezahlt, …)
Die den rechtlichen Anforderungen genügende
Rechnung herunterladen (z.B. unterzeichnete PDF)
Rechnung in eine Buchungsdatei (XML oder anderes
Format) zur Integration in Ihr Buchhaltungssystem
exportieren
31,7 28,9 32,7 54,8
76 46,1 65,4 74,2
69,2 40,6 67,3 74,2
86,5 27 73,1 80,6
76 44,4 71,2 58,1
Rechnung drucken 76 45,4 71,2 71
Diskussionsforum – Prozess zur Beilegung von Streitigkeiten
Rechnung auf Grundlage des Wareneingangsscheins
erstellen
17,3 13,4 17,3 9,7
34,6 22,1 15,4 45,2
Rechnung aus früherer Rechnung kopieren 46,2 32 34,6 58,1
Preisinformationen aus einem Online-Katalog verwenden
21,2 20,1 9,6 35,5
Technischen Anhang oder Zeitpläne anhängen 51 48 40,4 48,4
12. WELCHE ELEMENTE SIND AUS SICHT IHRES UNTERNEHMENS DIE WICHTIGSTEN BESCHLE-
UNIGUNGSFAKTOREN FÜR DIE EINFÜHRUNG DER ELEKTRONISCHEN RECHNUNGSSTELLUNG?
Kostenfreie IT-Tools oder -Lösungen für Erstellung,
Übertragung und Versand elektronischer
Rechnungen
AU FI IT SP
60,3 62,1 75 71,9
Garantiert schnellere Zahlungen 31,9 29,5 35,7 43,8
Begleitmaterial (Lösungsdokumentation, Benutzerhandbücher,
rechtliche Dokumentation,
Musterdateien, häufig gestellte Fragen (FAQ),
…)
Ein Service Desk für die Beantwortung aller
Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung
53,4 48 41,1 50
51,7 40,4 26,8 53,1
Schulung zu vorgeschlagenen Lösungen 22,4 38,4 23,2 28,1
Zertifizierung durch eine Drittpartei, die bescheinigt,
dass die von Ihrem Kunden vorgeschlagene
Lösung den MwSt.-Vorschriften entspricht
60,3 48,8 46,4 21,9
Andere: 12,9 7,1 3,6 6,3
ANHÄNGE

Elektronische Rechnungsstellung
Bibliographie
Richtlinie des Rats 2006/112/EG vom 28. November 2006 zum gemeinsamen Mehrwertsteuersystem.
Richtlinie 1999/93/EG des Europäischen Parlaments und des Rats vom 13. Dezember 1999 über einen
gemeinschaftlichen Rahmen für elektronische Signaturen.
„Review of the VAT Invoicing Rules: Frequently Asked Questions“, Europäische Kommission, Steuern und
Zollunion, 28. Januar 2009.
Vorschlag für eine Richtlinie des Rats zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinschaftliche
Mehrwertsteuersystem in Bezug auf die Rechnungsstellung.
Empfehlung der Kommission 94/820/EG vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen
Datenaustauschs.
HMRC, Bekanntmachung 700/63, „Electronic Invoicing“.
BERICHTE UND STUDIEN
CapGemini, „SEPA: Potential Benefits at Stake”, Januar 2008.
Aberdeen Group, „Electronic Invoicing Solution Selection Report: Leading an Accounts Payable Extreme Make
Over”, Dezember 2005.
Politecnico Mailand, „Electronic Invoicing as a Keystone in the Collaboration Between Companies, Banks and PA”,
Mai 2008
Politecnico Mailand, „Joint Collaboration: A Powerful Driver for Electronic Invoicing in Italy”, Mai 2009.
Arthur D. Little for Deskom/Post@xess, Juni 2001, übersetzt aus „Le Livre Blanc de la Facture Electronique”, EBG
(Electronic Business Group) - Deskom, September 2004.
PricewaterhouseCoopers, „A Study on the Invoicing Directive (2001/115/EC) Now Incorporated Into VAT Directive
(2006/112/EC), Final Report to the European Commission”, Januar 2009.

Elektronische Rechnungsstellung

Elektronische Rechnungsstellung
Glossar
Dieses Glossar enthält kurze Definitionen und Erläuterungen technischer und wirtschaftlicher Fachbegriffe, die in
diesem Leitfaden verwendet werden. Die im Glossar angebotenen Definitionen wurden aus verschiedenen online
verfügbaren Quellen entnommen und bei Bedarf angepasst oder gekürzt. Die Hauptquellen sind:
http://ec.europa.eu/idabc/en/home - IDABC (Interoperable Delivery of European e-Government Services to Public
Administrations, Business and Citizens) ist ein Gemeinschaftsprogramm, das von der Generaldirektion Informatik
der Europäischen Kommission geleitet wird.
http://www.oecd.org/ - OECD: Die Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung
http://www.ebusiness-watch.org/ - European e-Business Watch – Europäische Überwachungsstelle für
elektronische Geschäftsprozesse. Diese „sektorale Überwachungsstelle für e-Business" (SeBW) untersucht die
Auswirkungen der IKT und elektronischer Geschäftsprozesse auf Unternehmen, Branchen und die Wirtschaft im
Allgemeinen.
http://en.wikipedia.org – Die internetbasierte Enzyklopädie Wikipedia wurde verwendet, sofern sie geeignete
Einträge enthielt.
Back Office System (oder Back End): Computerinfrastruktur innerhalb einer Organisation, die wichtige
Geschäftsprozess-Anwendungen unterstützen kann, aber keine externe Schnittstelle zum Kunden hat (im
Gegensatz zu einer Webseite oder einem Portal). Es wird häufig als ERP-System bezeichnet.
Datenunversehrtheit: Die Gewissheit, dass Daten nicht unbefugt oder versehentlich verändert oder zerstört
wurden oder verloren gegangen sind.
Datenverarbeitungssystem: Ein System, das Daten bearbeitet, erfasst und in einem computererkennbaren
Format kodiert oder von einer anderen Einheit eines Informationsverarbeitungssystems angelegt und gespeichert
wurden.
Datums-/Zeitstempel: Ein Zeitstempel ist eine Sequenz von Zeichen, die das Datum und/oder die Uhrzeit angibt,
zu der eine Transaktion eingeleitet oder ein Dokument an ein Computersystem übermittelt wird, oder die Uhrzeit,
zu der eine Transaktion aufgezeichnet oder archiviert wird. Die Praxis der konsequenten Aufzeichnung von
Zeitstempeln zusätzlich zu den eigentlichen Daten nennt man „Timestamping“ oder Zeiterfassung.
Days Inventories Outstanding (DIO): Bezieht sich auf die Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen braucht, um
Lagerbestände umzusetzen. Umso niedriger die Kennzahl DIO ist, umso schneller wird der Lagerbestand
umgesetzt. Unternehmen versuchen in der Regel, ihre Lagerbestände zu minimieren, um ihren
Umlaufvermögensbedarf möglichst gering zu halten
Days Payables Outstanding (DPO): Bezieht sich auf die Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen braucht, um
seine Kreditoren innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu bezahlen.

Elektronische Rechnungsstellung
Days Sales outstanding (DSO): Außenstandstage, die durchschnittliche Anzahl von Tagen, die ein Unternehmen
braucht, bis es Einnahmen nach einem getätigten Verkauf verbuchen kann (oder durchschnittliche Dauer, bis
Außenstände in Barmittel umgewandelt werden können). Eine geringe DSO-Kennzahl bedeutet, dass das
Unternehmen weniger Tage bis zur Zahlung von Außenständen braucht. Ein hoher Wert zeigt, dass ein
Unternehmen seine Produkte auf Kredit an die Kunden abgibt und länger braucht, bis die Zahlung eingeht.
Debitorenbuchhaltung: Die Serie von Buchhaltungstransaktionen, die sich mit der Rechnungsstellung an Kunden
befasst, die einem Unternehmen (Lieferanten) für Güter und Dienstleistungen, die dem Kunden geliefert wurden,
Geld schulden. Der Betrag, den die Kunden dem Unternehmen schulden, sind die Außenstände. Ein Unternehmen
generiert die Rechnungsdaten, die dem Kunden zugestellt werden, der wiederum innerhalb eines bestimmten
Zeitraums, der als Zahlungsziel oder Zahlungsbedingungen bezeichnet wird, den Betrag begleichen muss.
Echtheit: Im Kontext des e-Business könnte Echtheit als Absicherung der Herkunft von Daten oder Identität des
Senders beschrieben werden. Die Authentisierung ist in diesem Zusammenhang eine Methode, mit der ein
Computer die Identität des Senders einer Nachricht oder Datei erkennt und überprüft. Der
Authentisierungsmechanismus kann auf etwas basieren, das die Einheit kennt, hat oder ist (z.B. ein Passwort,
eine Chipkarte (so genannte SmartCard), die mit einer Verschlüsselung oder Zufallszahl für ein Challenge-
Response-Verfahren arbeitet, oder ein Fingerabdruck).
EDIFACT: Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport (Elektronischer
Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Verkehr), siehe UN/EDIFACT.
Electronic Data Interchange (EDI) – Elektronischer Datenaustausch: Die elektronische Übertragung
strukturierter Daten (kommerzieller und administrativer Natur) zwischen Computern unter Zuhilfenahme
vereinbarter Nachrichtenstandards.
Elektronische Daten: Informationen, die normalerweise ohne manuellen Eingriff in elektronischer Form in ein
Datenverarbeitungssystem eingegeben werden.
Elektronische Überweisungsanzeige: Eine elektronische Nachricht (z.B. EDI, XML etc.), die die für eine Zahlung
erforderlichen Angaben enthält. Die Datei beinhaltet in der Regel den Gesamtbetrag der Zahlung, das
Zahlungsdatum, die einzelnen Rechnungsnummern, das Rechnungsdatum und Beträge.
Eigenfakturierung: Ein System, wo ein Kunde Mehrwertsteuerrechnungen im Namen seiner
mehrwertsteuerpflichtigen Lieferanten erstellt. Der Kunde sendet mit der Zahlung eine Rechnungskopie an den
Lieferanten. Eine Eigenfakturierungs-Anwendung ermöglicht es Kunden, ihre eigenen Rechnungen auf Grundlage
der Nutzung, Daten und anderer Parameter zu erstellen und bietet eine automatisierte Überweisung mithilfe
elektronischer Übertragung oder Webschnittstelle.
Enterprise Resource Planning (ERP) – Warenwirtschaftssystem: Ein Softwaresystem oder eine
Systemgruppe, die dazu dienen, alle wichtigen Geschäftsaktivitäten innerhalb eines Unternehmens zu integrieren
und zu erfassen, einschließlich der Produktplanung, dem Teileeinkauf, Bestandsverwaltung, Auftragsverfolgung,
Humanressourcen und Finanzen.
e-Business: Automatisierte Geschäftsprozesse (sowohl intern als auch zwischen Firmen) über computergestützte
Netzwerke. „Automatisierung“ bedeutet den Ersatz vormals manueller Verfahren. Dies kann durch die Ablösung
der papierbasierten Bearbeitung von Dokumenten durch den elektronischen Austausch (Maschine zu Maschine)
erfolgen, erfordert jedoch eine Vereinbarung zwischen den Teilnehmern über die elektronischen Standards und
Prozesse für den Datenaustausch.

Elektronische Rechnungsstellung
e-Catalogue: Elektronischer Katalog – Eine organisierte, beschreibende Liste von Produkten oder
Dienstleistungen, die Lieferanten potenziellen Käufern über das Internet zur Verfügung stellen.
e-Commerce:Elektronischer Handel – Der Verkauf oder Kauf von Gütern oder Dienstleistungen durch
Unternehmen, private Haushalte, Einzelpersonen oder Regierungen und andere öffentliche oder private
Organisationen über computergestützte Netzwerke. Die Güter und Dienstleistungen werden über diese Netzwerke
bestellt, aber die Zahlung und Lieferung der Güter oder Dienstleistungen kann online oder offline erfolgen.
e-Invoicing: Elektronische Rechnungsstellung – Der automatisierte Prozess des Erstellens, Versendens,
Empfangens und Bearbeitens von Rechnungsdaten mithilfe elektronischer Mittel.
e-Procurement:Elektronisches Beschaffungswesen – Der Ein- und Verkauf von Bedarfsgegenständen, Arbeiten
und Dienstleistungen über das Internet und andere Informations- und Vernetzungssysteme, wie EDI und ERP,
zwischen Unternehmen (Business-to-Business), Unternehmen und Verbrauchern (Business-to-Consumer) oder
Unternehmen und der Verwaltung (Business-to-Government).
HyperText Markup Language (HTML): Die Hauptsprache für die Erstellung von Webdokumenten.
Internetprotokoll (IP): Die Regeln für die Kommunikation und den Informationsaustausch zwischen Computern
über das Internet
Interoperabilität: Die Fähigkeit von Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) sowie den von ihnen
unterstützten Geschäftsprozessen, sich auszutauschen und Informationen zu verwenden.
Kreditorenbuchhaltung: Die Serie von Dateien oder Konten, die den Betrag enthalten, den das Unternehmen
Lieferanten schuldet und noch nicht beglichen hat (eine Form von Schulden). Erhält ein Unternehmen eine
Rechnung, kommt diese zu den Kreditorenbelegen. Diese Verbindlichkeiten sind eine Art Kredit, den Lieferanten
ihren Kunden gewähren, indem sie ihnen gestatten, erst nach Erhalt eines Produkts oder einer Dienstleistung zu
bezahlen.
KMU: Die Größenklasse der Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) setzt sich
aus Unternehmen zusammen, die weniger als 250 Personen beschäftigen und die entweder einen Jahresumsatz
von höchstens 50 Mio. EUR erzielen oder deren Jahresbilanzsummer sich auf höchstens 43 Mio. EUR beläuft
(Auszug aus Artikel 2 des Anhangs der Empfehlung 2003/361/EG).
Open source software: Computersoftware, die unter einer Lizenz veröffentlicht wird, die uneingeschränkt
folgende Freiheiten einräumt: Nutzung, Änderung und Verbesserung der Software und Weitergabe der Software in
modifizierter und unveränderter Form. Voraussetzung ist der Zugang zum Quellcode.
Open standard: Ein Standard, der von einer gemeinnützigen Organisation angepasst und gepflegt wird, dessen
Entwicklung auf Grundlage eines Entscheidungsprozesses erfolgt, an dem sich alle interessierten Parteien
beteiligen können. Er ist öffentlich zugänglich und das Standardspezifikationsdokument ist entweder kostenfrei
oder gegen eine geringe Gebühr erhältlich. Es muss allen möglich sein, diesen Standard kostenfrei oder gegen
eine geringe Gebühr zu kopieren, zu verbreiten oder zu verwenden. Das geistige Eigentum am Standard wird
unwiderruflich und ohne Lizenzgebühren zur Verfügung gestellt.
Portable Document Format (PDF): Dies ist ein Dateiformat, das 1993 von Adobe Systems für den
Dokumentenaustausch entwickelt wurde. Das PDF zeigt zweidimensionale Dokumente unabhängig von der
Anwendungssoftware, Hardware und dem Betriebssystem an. Dateien mit der Endung „PDF“ wurden mit einer
anderen Anwendung angelegt und dann in PDF-Dateien umgewandelt, sodass sie von jedem unabhängig von der
Plattform angezeigt werden können. Vormals ein proprietäres Format, wurde PDF offiziell als offener Standard
freigegeben und von der Internationalen Normierungsorganisation ISO (als ISO/IEC 32000 -1:2008) veröffentlicht.

Elektronische Rechnungsstellung
Stammdaten: Stamm- oder Referenzdaten sind Informationen, die für den Betrieb eines Unternehmens von
entscheidender Bedeutung sind. Dazu gehören beispielsweise Daten über Kunden, Produkte, Mitarbeiter,
Werkstoffe, Lieferanten etc. Die Stammdaten sind in der Regel im Hauptgeschäfts- oder Buchhaltungssystem
hinterlegt (manchmal als „Back End“ oder „ERP-System“ bezeichnet).
Strukturierte Daten: Daten, die elektronisch mit Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden können, da die
Struktur und Bedeutung der Daten mithilfe eines Datenmodells standardisiert und generell festgelegt wurde.
Werden die gleichen Datenstrukturen für das Speichern und den Zugriff auf Daten verwendet, können
unterschiedliche Anwendungen Daten austauschen.
UBL (Universal Business Language): Ein Format für den Datenaustausch zwischen zwei XML-Business-
Sprachen. Auf ebXML Core Components basierend, wurde UBL konzipiert, um eine gemeinsame Sprache zu
schaffen, die als Mittlervokabular dient, sodass unterschiedliche XML-Vokabulare interoperabel sind. UBL wurde
entwickelt, um das e-Business über das Internet zu fördern. Von der Common Business Language (CBL)
abgeleitet, die von der US-amerikanischen Regierung finanziell unterstützt wurde, wurde UBL 2004 zum OASIS-
Standard.
Umlaufvermögen: Stellt die Liquidität dar, die einem Unternehmen zur Verfügung steht. Es wird berechnet als
kurzfristige (aktuelle) Aktiva minus kurzfristige (aktuelle) Passiva. Aktuelle Aktiva setzen sich zusammen aus:
Barmittel, kurzfristige und veräußerbare Wertpapiere (z.B. Geldmarktfonds, Regierungswertpapiere etc.),
Lagerbestände (einschließlich fertiger, versandbereiter Produkte), unverkaufte fertige Güter, laufende Arbeiten und
Rohstoffe), Außenstände. Aktuelle Passiva bestehen aus: Verbindlichkeiten, kurzfristigen Darlehen, ausgestellte
kurzfristige Warenwechsel, aktuelle Tilgungsverpflichtungen bei langfristigen Darlehen, andere kurzfristige
Schulden. Ein positives Umlaufvermögen stellt sicher, dass ein Unternehmen seine Geschäftstätigkeit fortsetzen
kann und über ausreichende Mittel verfügt, um kurzfristige Verbindlichkeiten zu bedienen und anstehende
Betriebsausgaben zu decken.
UN/CEFACT: United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business – Zentrum der Vereinten
Nationen für Handelserleichterung und elektronische Geschäftsprozesse. Die Organisation ist aktuell dabei, die
nächste Generation von Standards und Tools für die Handelserleichterung und das e-Business zu definieren.
UN/EDIFACT: United Nations rules for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport –
Bestimmungen der Vereinten Nationen für den elektronischen Datenaustausch für Verwaltung, Handel und
Verkehr.
Unstrukturierte Daten: Daten, deren Bedeutung erläutert werden müssen, damit ein Computer sie verwenden
kann, wie Textverarbeitungsdokumente, E-Mail-Nachrichten, Bilder, digitale Audioformate und Videos.
XML (Extensible Markup Language): Eine Beschreibungssprache für das Erstellen von Dokumenten, die
strukturierte Daten definiert. XML bietet eine grundlegende Syntax, die für den Austausch von Informationen
zwischen verschiedenen Arten von Computern, unterschiedlichen Anwendungen und Organisationen verwendet
werden kann. Wie HTML wird sie nur als Text verfasst und strukturiert die Inhalte mithilfe von Tags. Sowohl XML
als auch HTML umfassen so genannte „Mark-up-Symbole“, mit denen die Inhalte einer Seite oder Datei
beschrieben werden. Während HTML jedoch definiert, wie Elemente angezeigt werden, definiert XML, was diese
Elemente beinhalten. Ein XML-Dokument kann eine Gruppe selbstbeschreibender Regeln umfassen, die die Tags
und ihre Beziehungen untereinander festlegen. Die Benutzer haben damit die Möglichkeit, eine auf ihre
Anforderungen zugeschnittene Sprache zu schaffen. Es wurden viele Vokabulare entwickelt und es ist eine
universelle Sprache entstanden, um einen Standard für die Interoperabilität zwischen diesen zu liefern (siehe
UBL).

Elektronische Rechnungsstellung

Sponsoren

WIRTSCHAFTSKAMMER ÖSTERREICH
Die Wirtschaftskammer Österreich (WKÖ) koordiniert und vertritt die Interessen österreichischer
Unternehmen auf nationaler und internationaler Ebene. Die nationalen Regierungen sind gesetzlich
verpflichtet, sich mit den Kammern über Gesetzesvorhaben und wichtige Rechtsakte zu beraten.
Die WKÖ setzt sich zusammen mit ihren Partnern aus dem öffentlichen und privaten Sektor aktiv für
die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ein. Um das Know-how österreichischer
Unternehmen – insbesondere der kleinen und mittleren – über den Rechtsrahmen und die praktischen
Aspekte der elektronischen Rechnungsstellung zu verbessern, hat die WKÖ eine Website eingerichtet:
http://wko.at/e-rechnung. Um diesen Unternehmen die Verwendung des E-Invoicing Standards
„ebInterface“ zu ermöglichen, hat die Wirtschaftskammer Österreich verschiedene Gratistools in
Auftrag gegeben. Unter http://wko.at/e-rechnung sind diese Tools zur Generierung von XML
Rechnungen (auch aus Word 2007) und deren Prüfung abrufbar. Auch ein Online-Beratungstool wird
angeboten. Darüberhinaus ist ein gedrucktes „Handbuch für elektronische Rechnungsstellung in
Österreich“ erhältlich.
Die elektronische Rechnungsstellung ist auch bei den von der WKÖ organisierten IKT-Veranstaltungen
ein großes Thema (E-Day, TELEFIT). Außerdem ist die WKÖ die treibende Kraft hinter der
Normierungsplattform AUSTRIAPRO, die den ersten österreichischen XML-Standard für die
elektronische Rechnungsstellung unter dem Namen „ebInterface” entwickelt hat.
Kontaktdaten:
WKO E-Center
Dr. Gerhard Laga
Wiedner Hauptstraße 63
A-1045 Wien
Tel.: + 43 (0)5 90 900-4203
E-Mail: gerhard.laga@wko.at
Web: http://wko.at/e-business

AUSTRIAPRO
AUSTRIAPRO ist die Standardisierungsplattform für Datenschnittstellen im B2B-Bereich (Business to
Business) in Österreich. Die Vereinigung wurde 1989 als Initiative der Wirtschaftskammer Österreich
gegründet. Diese sektorenübergreifende Expertenplattform hat etwa 90 Mitglieder aus österreichischen
Unternehmen, Forschungsinstitutionen und öffentlichen Organisationen.
AUSTRIAPRO ist die zentrale Anlaufstelle zum Thema E-Business sowie standardisiertes XML für den
elektronischen Geschäftsverkehr in Österreich. Gestützt auf das Know-How der Mitglieder, engagiert
sich AUSTRIAPRO in Pilot- und Demonstrationsprojekten zur Awarenessbildung von E-Business
Standards auf nationaler und internationaler Ebene.
Der unmittelbare Nutzen, den die heimische Wirtschaft aus den Aktivitäten von AUSTRIAPRO zieht,
lässt sich wie folgt darstellen:
• Forcierung standardkonformer E-Business Lösungen in Österreich - etwa der e-Invoicing
Standard „ebInterface“
• AUSTRIAPRO Standards sind Bottom-Up-Standards, d.h. es werden die Anforderungen
speziell der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) erhoben und in den Standard
eingepflegt.
• AUSTRIAPRO Standards werden offengelegt und sind kostenlos verfügbar
• Interoperabilität von Softwarelösungen über Unternehmensgrenzen hinweg durch
standardkonforme Implementierung
• Exzellenter Experten-Pool
• Informationskampagnen, Fachkonferenzen, Seminare und Workshops
ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG: AUSTRIAPRO hat den ersten österreichischen XML-
Standard „ebInterface” für die elektronische Rechnungsstellung in Zusammenarbeit mit führenden
österreichischen ERP- und Buchhaltungssoftwarefirmen entwickelt. Der Standard setzt sich in der
österreichischen Geschäftswelt schnell durch und wird künftig auch von der öffentlichen Verwaltung
akzeptiert.
EbInterface wurde bereits in eine steigende Anzahl weit verbreiteter ERP-/Buchhaltungssoftware
integriert. Der offengelegte Standard ist aktuell in Version 3.0 verfügbar. Er wird von AUSTRIAPRO
weiterentwickelt und mittelfristig in internationale Lösungen übergeführt, sobald diese Verbreitung
finden
Kontaktdaten:
AUSTRIAPRO, c/o Wirtschaftskammer Österreich
Alexandra Sladek
Wiedner Hauptstraße 63
A-1045 Wien
Tel.: +43 (0)5 90 900-4487
E-Mail: alexandra.sladek@wko.at
Web: http://www.austriapro.at/
Web: http://www.ebinterface.at/

Hauptsitz:
Piazza del Gesù 49
Geschäftsstelle:
Via del Gesù, 62
00186 Rom – Italien
Tel.: +39 06 6767459-441
Fax +39 06 6767688
E-Mail:
segreteriatecnica_cbi@abi.it
cbi@abi.it
Web: www.cbi-org.eu
CBI CONSORTIUM – CUSTOMER TO BUSINESS INTERACTION
Das Konsortium CBI (Customer to Business Interaction) legt national und international Regeln,
technische Standards und den Rahmen für den CBI Service (Interbank Corporate Banking) fest. Dieser
Dienst, der aus einer Gruppe von Funktionen besteht, ermöglicht den Austausch von Informationen
und den Fluss zwischen einem Kunden (Unternehmen, öffentliche Verwaltung, Mittler etc.) und einem
Finanzmittler mit dem vorrangigen Ziel, das Management der Finanzressourcen eines Unternehmens
zu rationalisieren und zu optimieren.
Das Konsortium definiert die gemeinsame Produkt- und Dienstleistungspalette (Basisdienste) und es
bleibt jedem Mitglied überlassen, über die Einzelheiten seines Angebots an den Markt zu entscheiden.
Darüber hinaus verwaltet das Konsortium eine moderne Technologieinfrastruktur, um die Beziehungen
zwischen den verschiedenen Akteuren der CBI-Community (Institutionen, öffentliche Organisationen,
Unternehmen, Industrieverbände, Softwareanbieter etc.) zu stärken. Dieses auf dem XML-Standard
basierende Netzwerk erfüllt die Anforderungen hinsichtlich Abgleich, Rückverfolgbarkeit und Sicherheit
(digitale Signatur) und bietet die Möglichkeit der direkten Kommunikation zwischen den verschiedenen
Parteien der CBI-Community über die Zugangsfinanzinstitutionen (durchgehende Kommunikation).
So können alle Mitglieder ihren Kunden innovative Dienstleistungen anbieten, sowohl im Kernbereich
des Zahlungseinzugs/-dienste als auch im neuen Bereich des Dokumentenmanagements (z.B.
elektronische Rechnungsstellung) und damit verwandten Finanzdienstleistungen (z.B.
Rechnungsfinanzierung). Diese wurden im Hinblick auf die von den Akteuren geäußerten
Anforderungen, internationale Standards (ISO 20022) und Entwicklungen im SEPA (Single Euro
Payments Area – einheitlicher europäischer Zahlungsraum) erarbeitet.
Darüber hinaus verwaltet das Konsortium CBI die Zertifizierung der technischen Stellen, die autorisiert
sind, im Netzwerk als technische Mittler zwischen Mitgliedern und Kunden aufzutreten (Diensteanbieter
im Besitz der Banken und NODI). CBI unterstützt Informationsveranstaltungen –
Schulungsmaßnahmen: das Konsortium organisiert Konferenzen und Werbekampagnen.
Im Rahmen der Entwicklung von e-Regierungs-Projekten bietet das Konsortium CBI öffentlichen
Verwaltungen alleinigen (effizienten und sicheren) Zugang zu Banken und Bankdienstleistungen
mithilfe einer Ad-hoc-Netzwerkschnittstelle (Access Point), was der neuen Marktrolle von CBI
entspricht. So wird CBI in der Lage sein, auch Nichtmitgliedern des Konsortiums Dienste anzubieten
und sowohl mit öffentlichen Verwaltungen als auch Akteuren des neuen europäischen Markts zu
arbeiten, dabei aber gleichzeitig den Wettbewerb der eigenen Mitglieder zu respektieren.
Die Infrastruktur des CBI verbindet heute mehr als 780.000 Unternehmen und etwa 685 Partner (mehr
als 95% des italienischen Bankensystems und der italienischen Post).
ELEKTRONISCHE RECHNUNGSSTELLUNG
Unter den Funktionen, die die Banken den Kunden anbieten, ist der durchgehende Versand
strukturierter Dokumente (e-Rechnung) die wichtigste. Bei der Entwicklung dieser Dienstleistung wurde
erwogen, sie mit anderen typischen Finanzdiensten zu verbinden (wie Rechnungsvorschuss, Zahlung
und Abgleich, Ablegen, Konfliktbeilegung, Kreditdokumentation etc.), von denen einige im Wettbewerb
angeboten werden. Ziel ist, die Dematerialisierung und Prozessintegration in den Beziehungen
zwischen Unternehmen (Business-to-Business - B2B) und Unternehmen und der Verwaltung
(Business-to-Government - B2G) zu erleichtern.
Seit Verabschiedung des Finanzgesetzes von 2008 nimmt das Thema der elektronischen
Rechnungsstellung großen Raum ein (Artikel 1, Absätze 209 bis 214 des Gesetzes Nr. 244 vom 24.
Dezember 2007). Dieses Gesetz verpflichtet Lieferanten, die öffentliche Behörden (auch
eigenständige) und nationale öffentliche Institute beliefern, ihre Rechnungen ausschließlich
elektronisch zu stellen, zu übertragen und zu archivieren.
Daher beabsichtigt das Netzwerk von CBI, Maßstab für die elektronische Rechnungsstellung zu
werden und so die Beteiligung öffentlicher Behörden zu fördern, sowohl als Benutzer – für
Dokumentenmanagement und Zahlungseinzug/-dienste – und als externer Diensteanbieter für die
Unternehmen von CBI mit besonderem Augenmerk auf der zentralen öffentlichen Verwaltung.
CBI könnte für sein Austauschsystem (Exchange System) im Rechtsrahmen als privilegierter Kanal
(Mittler) anerkannt werden, der von Unternehmen für die Versendung elektronischer Rechnungen an
öffentliche Behörden genutzt wird.

SEPA INTERNATIONAL
Unsere Aufgabe ist die Schaffung eines integrierten und wettbewerbsfähigen europäischen e-Business-
Ökosystems und uns dabei gegenüber den Entscheidungsträger und Regulierungsstellen für die
Anforderungen und Bedürfnisse der Unternehmen einzusetzen.
In der Zusammenarbeit mit wichtigen Akteuren macht sich SEPA bei verschiedenen EU-weiten
Initiativen für die Anforderungen der Unternehmen stark und stellt so sicher, dass die daraus
resultierenden Standards und der Regulierungsrahmen für Großunternehmen und KMU gleichermaßen
förderlich sind.
SEPA arbeitet mit den Regulierungsbehörden der EU an der Gestaltung des künftigen e-Business-
Ökosystems durch die aktive Beteilung, Beratung und Vision, wobei wir niemals die wesentlichen
Faktoren aus den Augen verlieren, die gegeben sein müssen, um die breite Einführung in ganz Europa
sicherzustellen.
FÜRSPRACHE BEI UNTERNEHMEN
Der erste Schritt auf dem Weg zu einem Konsens ist die Bewusstseinsbildung und Verbreitung von
Wissen über die wichtigsten Initiativen im Bereich des e-Business, ihre Vorteile und Risiken.
Zu diesem Zweck fungiert SEPA International als Moderator für den laufenden Dialog zwischen
europäischen und internationalen Unternehmen, Regulierungsbehörden und Industrieverbänden bei
verschiedenen Initiativen.
Wir bringen verschiedene Nutzergruppen mit ihren jeweiligen Anforderungen und Bedürfnissen
zusammen und ermöglichen es Unternehmen, mit einer einzigen Stimme zu sprechen.
UNSERE DIENSTLEISTUNGEN
SEPA International bietet Konzernen, Regierungen, Branchen- und Berufsverbänden,
Nichtregierungsorganisationen und dem öffentlichen Sektor Advocacy- und Beratungsdienste an.
Das Unternehmen organisiert selbst Konferenzen und seine führenden Köpfe sprechen bei
Konferenzen in ganz Europa, um sicherzustellen, dass Unternehmen die Auswirkungen von
Vorschlägen verstehen und bei deren abschließender Gestaltung mitwirken.
Wenn Sie weitere Informationen zu unseren Advocacy- und Beratungsdienstleistungen wünschen,
kontaktieren Sie uns unter:
info@sepainternational.com

ÜBER EBL
Das European e-Business Lab ist eine sektorenübergreifende Initiative, die von erfolgreichen
Organisationen mit dem Ziel ergriffen wurde, sich über Best Practices für elektronische
Geschäftsprozesse und deren Einführung, Standardisierung sowie Innovationen auszutauschen und
diese zu verbessern. Es handelt sich um eine Abteilung der European Business Lab Association.
Das Lab dient als Plattform für die Schaffung eines offenen, von den Benutzern ausgehenden
Innovations-Ökosystems, das sich mit der Weiterentwicklung elektronischer Geschäftsprozesse
beschäftigt. Auf dieser Plattform können e-Business-Benutzer Best Practices erörtern und praktischen
Rat finden, sich über Ideen und Meinungen austauschen und Verfahren, Standards, neue
Technologien, Politiken und Pilotprojekte im Bereich des e-Business erproben.
Das European E-Business Lab (EBL) unterhält enge Kontakte mit den politischen
Entscheidungsträgern auf EU-Ebene, Normierungsstellen, Experten und allen relevanten Akteure, was
es dem Lab ermöglicht, Änderungen direkt zu beeinflussen und voranzutreiben.
Das Lab vertritt die Anforderungen seiner Mitglieder und empfiehlt Lösungen, um das e-Business-
Ökosystem zu verbessern, indem in einem iterativen Verfahren alle wichtigen Akteure am
Innovationsprozess beteiligt werden und die Benutzer ‚das Steuer übernehmenʼ.
AUFGABE
Unternehmen in die Lage versetzen, die Einführung elektronischer Geschäftsprozesse und
Innovationen mit dem Ziel zu fördern, ein offenes und interoperables europäisches e-Business-
Ökosystem zu schaffen.
VISION
Auf einem harmonisierten Rechts- und Regulierungsrahmen basierend, wird das zukünftige
europäische e-Business-Ökosystem eine Umgebung liefern, in der Benutzer standardisierte e-
Business-Tools in ihre internen Informatiksysteme integrieren können, ohne große Investitionen tätigen
und Ausfallzeiten fürchten zu müssen und in dem die Marktakteure von einem paneuropäischen,
innovativen und wettbewerbsfähigen Umfeld profitieren werden.
ZIELE
1. Die Mitglieder gegenüber den EU-Institutionen und Marktakteuren vertreten und Politiken,
neue Technologien und Initiativen zur Förderung von Marktentwicklungen im Bereich des e-
Business erproben
2. Brücken zwischen der Community der Mitglieder, den europäischen Institutionen und
Marktakteuren bauen und dabei Forschung, Praxis und Politik miteinander verbinden
3. Wissen und Informationen zu e-Business-Entwicklungen bereitstellen, Best Practices
formulieren und sich über diese austauschen
4. Kooperation zwischen unseren Mitgliedern fördern und dabei die Einbindung von KMU
ermöglichen und Peer-to-Peer-Plattformen schaffen, um Erfahrungen auszutauschen
5. Die Entwicklung und Einführung gemeinsamer Methoden für die Automatisierung und
Standardisierung der Wertschöpfungskette fördern, um die Mitglieder bei der Umsetzung
ihrer Entwicklungsprogramme im Bereich e-Business zu unterstützen
6. Forschung und durch die Benutzer vorangetriebene Innovationen für neue Technologien und
Pilotprojekte fördern
7. Mit anderen Organisationen, auch außerhalb Europas, zusammenarbeiten, um die
Ausrichtung an und Abstimmung mit globalen e-Business-Entwicklungen sicherzustellen
Weitere Informationen finden Sie unter: http://www.euebl.org/ebl/
Oder kontaktieren Sie uns unter: info@euebl.org or carmen.ciciriello@euebl.org

Book design, graphics and layout by MAPg. http://www.map-gallery.com