gemdat News Ausgabe 40
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TAG 3<br />
PAPIERARCHIV WAR EINMAL!<br />
GEMEINSAM MIT DER GEMDAT ZUM DIGITALEN<br />
GEMEINDE- UND STANDESAMTSARCHIV<br />
Die Digitalisierung von Personenstands- und Staatsbürgerschafts bereich<br />
bringt erhebliche Vorteile, die Vorbereitung des Scans und das Scannen<br />
selbst sind jedoch äußerst sensible Vorgänge.<br />
Das digitale Standesamtsarchiv<br />
vereinfacht dank der Beschlagwortung<br />
die Recherche<br />
im elektronischen Akt ganz<br />
wesentlich und erspart den<br />
Weg zum Aktenschrank und<br />
das ständige Blättern in historischen<br />
Büchern. Allerdings<br />
Referent: Peter Kappe<br />
(<strong>gemdat</strong> NÖ)<br />
stellen im Personenstandsund<br />
Staatsbürgerschaftsbereich<br />
das Auf trennen alter<br />
Bücher, diverse Heftklammern, unterschiedliche Formate<br />
sowie eine schlechte Papier- oder Schriftqualität die Vorbereitungen<br />
und den Scanvorgang vor große Herausforderungen.<br />
Gemeinsam mit unserem Partner Reisswolf<br />
bieten wir eine professionelle Lösung und sind in der Lage,<br />
die alten Aktenbestände in den k5 ELAK überzuführen.<br />
WELCHE VORTEILE BRINGT EIN DIGITALER<br />
AKT IM STANDESAMT?<br />
Schneller Zugriff auf historische Buch- und Sammelaktdaten<br />
Keine zeitaufwändige Suche in schriftlichen Akten<br />
mehr notwendig<br />
Bereichsübergreifende Suche möglich (Geburten-,<br />
Ehe- und Sterbebuch)<br />
Personenstands- und Evidenzakten in einem Archiv<br />
BH-Sammelakten können ebenfalls ins Archiv aufgenommen<br />
werden<br />
Automatische Verknüpfung vom Bucheintrag zum<br />
Sammelakt<br />
PROFESSIONELLER BÜCHERSCAN<br />
Bücher werden fachgerecht durch eine darauf<br />
spezialisierte Druckerei geöffnet, Einzelblätter<br />
werden gescannt und neu gebunden<br />
Automatische File-Beschriftung beim Scanvorgang<br />
anhand einer erstellten „Buchaufstellung“<br />
Problemfälle (fehlende Nummern, Streichungen,<br />
doppelte Nummern) werden anhand der vorbereiteten<br />
Aufstellung manuell bearbeitet<br />
Der Einsatz von Filtern und spezieller Scantechnik<br />
bringt bessere Ergebnisse als die Vorlage<br />
Keine „verschwommenen“ Vermerke an den Seitenrändern<br />
aufgrund von Einzelblattscan<br />
Durch OCR-Erkennung auch Volltextsuche in<br />
gescannten Akten
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