PSC Journal 2020

SESSION/SESSIONNET
Gemeinde Fresach arbeitet mit
zeitgemäßem Sitzungsmanagement
Die Vorbereitung und Durchführung von Gemeindevorstands- und Gemeinderatssitzungen sind
zentrale, aber zeitaufwändige Aufgaben jeder Gemeinde. Die mühevolle Vor- und Nachbereitung
von Sitzungen sowie das Kopieren & Verteilen von Unterlagen an Mandatare – mit Session
und SessionNet gehört all dies in der Gemeinde Fresach der Vergangenheit an.
ALLE PROZESSE ÜBER EIN SYSTEM,
EINFACHE RECHERCHE
Session bietet Funktionen für alle Abläufe der Sitzungen:
angefangen bei der Erfassung und Verwaltung von
Beschlussanträgen samt dem Anfügen von externen
Dokumenten (über eine Schnittstelle auch zu k5 DMS)
über die Terminfindung, die Erstellung der Tages ordnungen,
das Versenden der Einladungen bis hin zur
Abfassung des Protokolls. Und nach der Beschlussfas
sung werden die Themen über Session den jeweiligen
Sachbearbeitern zur Realisierung zugeteilt.
So haben die Entscheidungsträger stets einen guten,
jederzeit nachvollziehbaren Überblick über die Zuständigkeiten
und den Fortschritt in der Abwicklung.
Die umfassende Datenbank, in der von der Sitzungsplanung
bis zur Beschlusskontrolle alle Informationen in
einem System zusammengefasst sind, bietet unkomplizierte
Recherchemöglichkeiten inklusive pdf-Dokumente
und ermöglicht dadurch den schnellen Zugriff auf
entscheidungsrelevante Unterlagen. Auch das leichte
Auffinden älterer Beschlüsse ist ein großer Vorteil, wie
die Amtsleiterin der Gemeinde Fresach Katharina Weber
BA MA, bestätigt: „Für mich als Sitzungsverantwortliche
war es auch bisher ein Leichtes, analoge Dokumente
wieder aufzufinden, aber für die Kolleginnen und Kollegen
sowie die Mandatare ist das erst jetzt möglich.“
VORTEILE FÜR MANDATARE:
SCHNELLER INFORMATIONSFLUSS
Dank dem Modul SessionNet bekommen die Mandatare
sämtliche für sie freigegebene Unterlagen zu den einzelnen
Sitzungen und Tagesordnungs punkten on line
über einen sicheren, passwortgeschützten Bereich zur
Verfügung gestellt. Die
moderne Oberfläche stellt
sicher, dass der problemlose
Infor mationsabruf
auch über mobile Endgeräte
(Smartphones &
Tablets) gewährl eistet
ist. „Jetzt müssen die
Kol legial organe für die
Sitzungs unterlagen nicht
mehr extra in die Gemeinde
kommen“, nennt
die Amtsleiterin einen
weiteren Vorteil, denn:
nicht nur die Aufbereitung
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