Ausgabe 55 - TQU die Umsetzer
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Ausgabe 55 - TQU die Umsetzer
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Die Entscheidungsqualität im Unternehmen verbessern<br />
Wie findet man dafür <strong>die</strong> richtigen Kennzahlen?<br />
Jeder hat täglich mit Kennzahlen zu tun. Sei<br />
es <strong>die</strong> monatliche Umsatzauswertung, <strong>die</strong><br />
berechnete Produktivität, der Spritverbrauch<br />
des eigenen Autos oder der zu erwartende<br />
Überschuss der privaten Lebensversicherung.<br />
Sie sind der nachvollziehbare Teil<br />
unserer Entscheidungen. Im Umgang mit<br />
Kennzahlen dominiert oft Skepsis und Unsicherheit.<br />
Handelt es sich um <strong>die</strong> richtige<br />
Kenngröße? Messen wir überhaupt das<br />
Richtige? Handelt es sich überhaupt um eine<br />
brauchbare Information?<br />
Stu<strong>die</strong>n zum Thema Kennzahlen zeigen,<br />
dass viele Unternehmen nicht nur Probleme<br />
mit der Strukturierung ihres Kennzahlensystems,<br />
sondern auch mit der Handhabung<br />
einzelner Kennzahlen haben. Es bestehen<br />
Unklarheiten und Unsicherheiten wie Kennzahlen<br />
genau funktionieren. Häufig werden<br />
bestimmte Kennzahlen von betroffenen Mitarbeitern<br />
nicht verstanden oder nicht akzeptiert.<br />
Viele Unternehmen sind zudem nicht<br />
sicher, welche der zur Verfügung stehenden<br />
Kennzahlen in einer bestimmten Situation<br />
am besten geeignet sind.<br />
Zunächst aber gilt es zu bestimmen, was<br />
unter Kennzahlen zu verstehen ist. George<br />
definiert Kennzahlen als „Größen, <strong>die</strong> in<br />
konzentrierter Form über zahlenmäßig<br />
erfassbare, relevante Tatbestände informieren“.<br />
Sie heben sich dadurch von Daten<br />
ab, <strong>die</strong> nicht notwendigerweise Informationen<br />
enthalten. Sie werden erst dann zu Informationen,<br />
wenn sie in sinnvoller Weise<br />
ausgewählt und gruppiert werden, so dass<br />
folgerichtige Aussagen über einen Tatbestand<br />
möglich sind. In einem weiteren Schritt<br />
können Informationen durch Verdichtung zu<br />
Kennzahlen transformiert werden.<br />
Um Kennzahlen zu ordnen, gibt es unterschiedliche<br />
Möglichkeiten. Inhaltliche Ordnungen<br />
differenzieren nach dem inhaltlichen<br />
Betrachtungsobjekt. Anhand ihrer Kategorien<br />
lässt sich <strong>die</strong> Entwicklung nachvollziehen:<br />
von finanzorientierten Kennzahlen über<br />
produkt- oder produktionsbezogene Kennzahlen<br />
(Qualität, Produktivität, Mengen) hin<br />
zur verstärkten Betrachtung von Markt- und<br />
Kundenaspekten des letzten Jahrzehnts. In<br />
der letzten Zeit zeichnet sich eine verstärkte<br />
Beachtung von Kennzahlen zu den Themen<br />
Wissen und Innovation ab. Eine praxisorientierte<br />
Differenzierung erfolgt nach Ergebnissen<br />
und Prozessen oder Verhalten.<br />
Prozesskennzahlen werden zur Steuerung<br />
und Überwachung von Prozessen verwendet,<br />
während Ergebniskennzahlen zur Bewertung<br />
des Unternehmenserfolgs aus Sicht<br />
der Interessengruppen verwendet werden.<br />
Kennzahlen lassen sich nach ihrem zeitlichen<br />
Bezug unterscheiden. Kennzahlen<br />
können Informationen über <strong>die</strong> Vergangenheit<br />
liefern, <strong>die</strong> aktuelle Situation darstellen<br />
und Prognosen über <strong>die</strong> Zukunft treffen.<br />
Wichtig bei der Differenzierung in zeitbezogene<br />
Kennzahlen ist <strong>die</strong> Situationsabhängigkeit<br />
der Zuordnung. Kennzahlen<br />
können je nach Fragestellung „leading“<br />
oder „lagging“ sein. Während im Vergleich<br />
von Mitarbeitermotivation und Kundenzufriedenheit<br />
letztere eine abhängige Kennzahl<br />
ist, hat sie in Bezug auf Umsatzentwicklung<br />
Prognosekraft.<br />
Grundsätzlich gibt es drei Wege zur Definition<br />
einer Kennzahl, das Top-down strukturierte<br />
Vorgehen, bei dem Kennzahlen von<br />
zentralen übergeordneten Stellen oder<br />
Stabsstellen entwickelt und für das Unternehmen<br />
vorgegeben werden; das Bottomup<br />
dominierte Vorgehen, bei dem Kennzahlen<br />
nach unterschiedlich strikten Vorgaben<br />
von den betroffenen Teams oder Abteilungen<br />
weitgehend eigenständig definiert<br />
werden und das so genannte Catchball<br />
Verfahren, bei dem Kennzahlen in einem<br />
dialogorientierten Prozess in Abstimmung<br />
mit zentral vorgegebenen kritischen Erfolgsfaktoren<br />
und prozess- oder teambasierter<br />
Detailkenntnis quasi ausgehandelt werden.<br />
In der Praxis empfiehlt sich eine Mischung<br />
aus allen drei Verfahren. Obwohl das<br />
Catchball Verfahren modernen Organisationsformen<br />
am ehesten gerecht wird, besteht<br />
bei manchen erfolgskritischen Kennzahlen<br />
<strong>die</strong> Notwendigkeit zu unternehmensweiter<br />
Einheitlichkeit, <strong>die</strong> eine zentrale<br />
Kennzahlenvorgabe erforderlich macht.<br />
Die Praxis im Umgang mit Kennzahlen hat<br />
gezeigt, dass es hilfreich ist, wichtige Aussagen<br />
und Festlegungen für jede Kennzahl<br />
schriftlich in einem Kennzahlensteckbrief<br />
festzuhalten. Wenn <strong>die</strong>ser Steckbrief rechtzeitig<br />
hinreichend formuliert ist, lassen sich<br />
in der Handhabung und Nutzung der Kennzahl<br />
Unklarheiten und Konflikte vermeiden.<br />
Ein überaus nützliches Werkzeug bei der<br />
Entwicklung und Nutzung von Kennzahlen<br />
ist <strong>die</strong> von Schrank entwickelte „Performance<br />
Funktion“. Ihr liegt <strong>die</strong> Überlegung<br />
zugrunde, dass für <strong>die</strong> wenigsten Kennzahlen<br />
<strong>die</strong> Präferenz „mehr ist mehr“ gilt. Die<br />
Performance Funktion sollte für jede Kennzahl<br />
im Rahmen der Kennzahlendefinition<br />
beschrieben werden und sie sollte <strong>die</strong><br />
Präferenzstruktur für <strong>die</strong> Ergebnisse der Kennzahl<br />
abbilden.<br />
Kennzahlenfestlegung, Steckbrief, Performance<br />
Funktion und Festlegung von Verantwortlichkeiten<br />
sind wichtige Bausteine eines<br />
strukturierten Umgangs mit Kennzahlen.<br />
Die unternehmensweite Beachtung und<br />
Nutzung <strong>die</strong>ser Werkzeuge sichert eine<br />
einheitlich hohe Qualität der verwendeten<br />
Kennzahlen. Die gute Kennzahlenqualität<br />
erfüllt wichtige Funktionen. Sie trägt zur<br />
Verbesserung der Entscheidungsqualität bei:<br />
bessere Informationen ermöglichen bessere<br />
Entscheidungen. Darüber hinaus erhöht<br />
<strong>die</strong> mit der leistungsfähigen Methodik verbundene<br />
Kennzahlenqualität <strong>die</strong> Akzeptanz<br />
der Kennzahlen und nicht zuletzt auch der<br />
darauf beruhenden Entscheidungen. Mitarbeiter<br />
merken sehr wohl, ob <strong>die</strong> verwendeten<br />
Kennzahlen tatsächlich so gut sind, wie<br />
behauptet wird, und ziehen gegebenenfalls<br />
aus <strong>die</strong>ser Wahrnehmung ihre Konsequenzen.<br />
Die nun verbleibende Herausforderung<br />
in der Arbeit mit Kennzahlen besteht darin,<br />
<strong>die</strong>sen Qualitätsstandard langfristig zu erhalten.<br />
Dies kann nur durch regelmäßige<br />
Überprüfung und Erneuerung der Kennzahlen<br />
geschehen.<br />
Elmar Zeller<br />
Steinbeis-Hochschule Berlin<br />
Das Kennzahlenaudit<br />
Wie kann <strong>die</strong> Datenflut beherrscht werden?<br />
Die Unternehmenspraxis im Umgang mit<br />
Kennzahlen zeigt häufig eine unübersichtliche<br />
Datenflut. Es existieren Kennzahlen, von<br />
denen viele nicht mehr beachtet werden,<br />
<strong>die</strong> untereinander nicht vergleichbar sind<br />
und häufig mit der Realität nichts zu tun<br />
haben. Die zugehörigen Ziele haben sich<br />
vor Jahren geändert, <strong>die</strong> Mitarbeiter wissen<br />
längst, wie sie <strong>die</strong> Kennzahl manipulieren<br />
können, aber dennoch erscheint sie<br />
im monatlichen Reporting. Bei jeder neuen<br />
Problemstellung generieren häufig <strong>die</strong> Betroffenen<br />
eine Vielzahl von neuen Kennzahlen.<br />
Zum einen um <strong>die</strong> Ursache des Problems<br />
einzugrenzen und in der Zukunft früher<br />
zu erkennen, zum anderen um ihre<br />
Unschuld zu beweisen.<br />
Unverzichtbarer Bestandteil eines Kennzahlensets<br />
ist seine regelmäßige Erneuerung.<br />
Es muss ausgedünnt, angepasst und ergänzt<br />
werden, um mit sich ändernden Rahmenbedingungen,<br />
Problemen und der Leistungsfähigkeit<br />
der Organisation Schritt zu halten.<br />
Der vernünftigste Schritt wäre, dass <strong>die</strong>s<br />
durch <strong>die</strong> eigenverantwortliche Tätigkeit der<br />
Kennzahleneigner geschieht. Immerhin kennen<br />
sie <strong>die</strong> Kennzahl am besten. Eine gute<br />
Methodik dafür ist ein Kennzahlenaudit, bei<br />
dem <strong>die</strong> verwendeten Kennzahlen in Frage<br />
gestellt werden. Angestrebtes Ergebnis<br />
des Kennzahlen-audits ist <strong>die</strong> Klärung folgender<br />
Fragen: Ist <strong>die</strong> Kennzahl weiterhin<br />
nötig? Hat <strong>die</strong> Kennzahl zu relevanten Entscheidungen<br />
oder Handlungen geführt?<br />
Muss <strong>die</strong> Kennzahl geändert werden? Wird<br />
<strong>die</strong> Kennzahl verwendet, ist sie akzeptiert?<br />
Im Kennzahlenaudit kann durch ein durchdachtes<br />
Hinterfragen jeder Kennzahl, deren<br />
Leistungsfähigkeit mindestens bis zum<br />
nächsten Audit sichergestellt werden. Ist <strong>die</strong><br />
Kennzahl sauber definiert, belastbar, kosteneffizient<br />
und hinreichend robust gegenüber<br />
Manipulationen? Als Leitfaden für das Audit<br />
können 10 Fragen <strong>die</strong>nen.<br />
1. Der Wahrheitstest<br />
Messen wir wirklich, was wir ursprünglich<br />
messen wollten?<br />
2. Der Fokustest<br />
Messen wir nur das, was wir ursprünglich<br />
messen wollten?<br />
3. Der Relevanztest<br />
Handelt es sich um <strong>die</strong> richtige Kenngröße<br />
für den Performance-Faktor, den<br />
wir messen wollen?<br />
4. Der Konsistenztest<br />
Werden <strong>die</strong> Daten unabhängig von der<br />
messenden Person immer auf <strong>die</strong>selbe<br />
Weise erhoben?<br />
5. Der Verfügbarkeitstest<br />
Ist es einfach, <strong>die</strong> benötigten Daten zu<br />
identifizieren und zu erheben?<br />
6. Der Klarheitstest<br />
Gibt es mögliche Mehrdeutigkeiten bei<br />
der Interpretation der Ergebnisse.<br />
7. Der „Und-Nun“-Test<br />
Kann und wird aufgrund der erhobenen<br />
Informationen gehandelt werden?<br />
8. Der Rechtzeitigkeitstest<br />
Stehen <strong>die</strong> Daten schnell und regelmäßig<br />
genug zur Verfügung, um rechtzeitig zu<br />
handeln?<br />
9. Der Kostentest<br />
Ist <strong>die</strong> Kennzahl <strong>die</strong> Kosten der Messung<br />
wert?<br />
10. Der Manipulationstest<br />
Ist es wahrscheinlich, dass <strong>die</strong> Kennzahl<br />
unerwünschtes oder unangemessenes<br />
Verhalten bewirkt?<br />
Elmar Zeller<br />
Steinbeis-Hochschule Berlin<br />
Neues Workbook<br />
im <strong>TQU</strong> Verlag<br />
Basel II und Business Excellence<br />
Bonität durch Spitzenleistung<br />
Elmar Zeller<br />
Welches Unternehmen ist das beste? Welcher<br />
Unternehmer ist der beste? An Preisen<br />
und Auszeichnungen herrscht kein Mangel.<br />
Nicht selten sind <strong>die</strong> so ausgezeichneten<br />
Unternehmen, Produkte oder Manager<br />
schon bald sang- und klanglos von der Bildfläche<br />
verschwunden, andere sind über internationales<br />
Mittelmaß nie hinausgekommen.<br />
Seit über zehn Jahren wird für <strong>die</strong> europäischen<br />
Unternehmen das „Model for<br />
Excellence” als mögliches Werkzeug empfohlen,<br />
um in <strong>die</strong> „Spitzenleistung im Wettbewerb“<br />
vorzustoßen und dort dauerhaft<br />
Erfolg zu haben. Das <strong>TQU</strong> mit seinen Beratern<br />
war von Anfang an dabei, hat zahlreiche<br />
Unternehmen in <strong>die</strong>sem Thema beraten,<br />
hat sich selbst erfolgreich dem Preiswettbewerb<br />
gestellt (Finalist im Ludwig-Erhard-Preis<br />
1999, 2001 und 2003) und gilt<br />
als Topadresse für <strong>die</strong> Ausbildung der Assessoren<br />
und der internen Excellence-<br />
Consultants. Die exzellente Unternehmensführung<br />
in der Realität des Tagesgeschäftes<br />
zu messen, werden durchaus unterschiedliche<br />
Maßstäbe angelegt. Kunden messen<br />
anders als Lieferanten oder Wettbewerber.<br />
Nun haben sich auch <strong>die</strong> Banken aufgemacht,<br />
ihre eigenen, oft willkürlichen Maßstäbe<br />
neu zu kalibrieren, mit denen sie, jetzt<br />
international abgestimmt, ihre Kunden messen<br />
werden. Dafür steht „Basel II“. Wer einen<br />
Kredit braucht, muss sich einer intensiven<br />
Prüfung nach den sogenannten Bonitätskriterien<br />
stellen, dem Rating. Bonität erreichen<br />
durch anerkannte Spitzenleistung! Die<br />
gleiche Absicht, aus zwei Blickwinkeln betrachtet.<br />
Höchste Zeit, <strong>die</strong> beiden Maßstäbe<br />
Business Excellence und Bonität zusammenzuführen.<br />
Der Autor bietet hier <strong>die</strong> notwendigen<br />
Grundlagen, entwickelt erstmals<br />
praktikable Ansätze, mit denen beide Aufgaben<br />
gemeinsam erledigt werden können.<br />
Vorsprung durch Wissen! Die Vorlage für<br />
<strong>die</strong>ses Workbook wurde im Rahmen des<br />
MBA Stu<strong>die</strong>ngangs Business Excellence<br />
Management der Steinbeis-Hochschule<br />
Berlin erarbeitet.<br />
95 Seiten, Format A5, Spiralbindung,<br />
EUR 34.- zuzüglich MWSt. und Versand<br />
beim <strong>TQU</strong> Verlag<br />
10 README.<strong>TQU</strong> <strong>55</strong> README.<strong>TQU</strong> <strong>55</strong><br />
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