der gemeinderat Juli/August 2020
Wie ein roter Faden ziehen sich die Folgen von Covid-19 durch das kommunale Handeln. Als Reaktion auf die Corona-Pandemie und ihre Gefahren für Bevölkerung und Wirtschaftsleben wurden in den Rathäusern an unterschiedlichsten Stellen Aufgaben neu zentriert und Strukturen angepasst. „Prominente“ Beispiele sind die Stärkung der Gesundheits- und Ordnungsbehörden, die Verbesserung der Kommunikation mit dem Bürger und die Optimierung der Rathaus-IT. Manchen Maßnahmen fielen Selbstverständlichkeiten in der Kommunalverwaltung zum Opfer. Wer hätte sich vor März 2020 vorstellen können, die Mitarbeiter der Bürgerbüros hinter Plexiglasscheiben „verbarrikadiert“ zu sehen? Die meisten Beiträge in der Ihnen vorliegenden Sommer-Ausgabe unseres Magazins der gemeinderat haben einen Corona-Bezug. Sie befassen sich in den verschiedenen Themenbereichen aus unterschiedlichen Blickwinkeln mit Konzepten und Lösungen, mit deren Hilfe Städte und Gemeinden die aktuelle Krise überwinden und sogar gestärkt aus ihr hervorgehen können.
Wie ein roter Faden ziehen sich die Folgen von Covid-19 durch das kommunale Handeln. Als Reaktion auf die Corona-Pandemie und ihre Gefahren für Bevölkerung und Wirtschaftsleben wurden in den Rathäusern an unterschiedlichsten Stellen Aufgaben neu zentriert und Strukturen angepasst. „Prominente“ Beispiele sind die Stärkung der Gesundheits- und Ordnungsbehörden, die Verbesserung der Kommunikation mit dem Bürger und die Optimierung der Rathaus-IT. Manchen Maßnahmen fielen Selbstverständlichkeiten in der Kommunalverwaltung zum Opfer. Wer hätte sich vor März 2020 vorstellen können, die Mitarbeiter der Bürgerbüros hinter Plexiglasscheiben „verbarrikadiert“ zu sehen?
Die meisten Beiträge in der Ihnen vorliegenden Sommer-Ausgabe unseres Magazins der gemeinderat haben einen Corona-Bezug. Sie befassen sich in den verschiedenen Themenbereichen aus unterschiedlichen Blickwinkeln mit Konzepten und Lösungen, mit deren Hilfe Städte und Gemeinden die aktuelle Krise überwinden und sogar gestärkt aus ihr hervorgehen können.
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
Technik & Innovation<br />
IT<br />
Rechnungsprozesse<br />
Die nächste Generation<br />
Bei Add-ons zum SAP-System wie <strong>der</strong> automatisierten Rechnungsverarbeitung<br />
sollten öffentliche Einrichtungen eines im Blick behalten: den bevorstehenden<br />
Sprung auf die nächste Produktgeneration S/4HANA.<br />
Weg mit dem Papier: Rechnungsworkflows werden immer vernetzter.<br />
Papierrechnungen werden bei <strong>der</strong><br />
Stadt Düsseldorf direkt nach Eintreffen<br />
an zentraler Stelle eingescannt.<br />
Eine Softwarelösung des Workflow-Spezialisten<br />
xSuite Group liest aus den Scans<br />
– sowie aus eingehenden PDF-Rechnungen<br />
– Rechnungsdaten aus, übernimmt sie<br />
vollständig und vorerfasst sie in SAP. Die<br />
Software ist vollständig SAP-integriert und<br />
arbeitet mit <strong>der</strong> Logik <strong>der</strong> Module SAP<br />
PSCD und SAP PSM sowie mit dem<br />
DZ-Kommunalmaster Doppik/Betriebe.<br />
Die Prüfung findet revisionssicher über<br />
den nachfolgenden Workflow statt. Damit<br />
entfallen hausinterne Post und manuelle<br />
Bearbeitung <strong>der</strong> Papierrechnungen. Prüfungen<br />
und Freigaben werden lückenlos<br />
dokumentiert; über ein Rechnungseingangsbuch<br />
können Kämmerei und Dienststellen<br />
den Status stets nachvollziehen.<br />
Der Zugriff für Beschäftigte, die ausschließlich<br />
eine Rechnung freigeben sollen,<br />
erfolgt über Web-Interface.<br />
Ab 2027 bietet SAP die Mainstream-Wartung<br />
für das klassische ERP nicht mehr an.<br />
Mit <strong>der</strong> Migration auf die neue SAP-Produktgeneration<br />
S/4HANA müssen sich<br />
daher alle öffentlichen Auftraggeber, die<br />
SAP einsetzen, befassen. Bei <strong>der</strong> Einführung<br />
einer Zusatzlösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung<br />
sollten sie darauf<br />
achten, dass diese ein Zusammenspiel mit<br />
den SAP-Modulen FI, MM, PSCD und PSM<br />
ebenso erlaubt wie mit dem ERP-System<br />
SAP S/4HANA. Es sollte eine SAP-Zertifizierung<br />
vorliegen, und zwar sowohl für<br />
das klassische ERP-System („Powered by<br />
SAP NetWeaver“) als auch für S/4HANA<br />
(„Integration with SAP S/4HANA“). Das<br />
Zertifikat sollte zudem alle Komponenten<br />
betreffen, also nicht nur ein Interface als<br />
Verbindung zwischen SAP und Erfassung,<br />
son<strong>der</strong>n auch den Workflow.<br />
Damit zusammenhängende Verwaltungsvorgänge,<br />
z. B. Finanzprozesse in<br />
Einkauf und Buchhaltung, durchgängig<br />
SAP-integriert ablaufen und aufeinan<strong>der</strong><br />
zugreifen können, müssen sie digital verbunden<br />
sein. Die elektronische Rechnungsbearbeitung<br />
auf <strong>der</strong> einen Seite wäre<br />
dafür mit einem elektronischen Bestellwesen<br />
auf <strong>der</strong> an<strong>der</strong>en Seite zu integrieren.<br />
Foto: Andrey Popov/Adobe Stock<br />
Resultat ist ein papierloses, durchgängiges<br />
„Procure-to-Pay“ (Bestellen & Bezahlen),<br />
wie es in <strong>der</strong> Wirtschaft bereits üblich ist.<br />
Mit einer einheitlichen Softwareplattform,<br />
die in SAP integriert ist, lassen sich<br />
dann Bestellanfor<strong>der</strong>ungen und Bestel<br />
lungen erstellen, prüfen und freigeben. Sie<br />
bietet eine zentrale Übersicht über Bestellungen<br />
und rollenbasierte Freigabetabellen.<br />
An die Beschaffungslösung (mit Anbindung<br />
an Beschaffungsplattformen)<br />
schließt sich ein Modul an, das eingehende<br />
Auftragsbestätigungen und Bestellungen<br />
in SAP automatisch miteinan<strong>der</strong> vergleicht.<br />
Eine solche Workflowlösung, entlastet<br />
die Einkaufsabteilung deutlich.<br />
GESCHLOSSENER KREIS<br />
Über eine Web-Maske kann man per Formular<br />
den Artikel beschreiben o<strong>der</strong> aus<br />
einem Katalog auswählen. Das Workflowsystem<br />
kontrolliert, ob alle nötigen Angaben<br />
vorliegen, damit <strong>der</strong> Einkauf den Vorgang<br />
bearbeiten kann. Es leitet die Anfrage<br />
zum Kostenstellenverantwortlichen zur<br />
Freigabe und anschließend an den Einkauf.<br />
Dieser hat damit alles zentral vorliegen<br />
und kann die Bestellung auslösen.<br />
Eine Rechnungsbearbeitungslösung ermöglicht<br />
nachfolgend die automatische<br />
Annahme und Verarbeitung eingehen<strong>der</strong><br />
Rechnungen unter Berücksichtigung <strong>der</strong><br />
SAP Module FI/MM, PSM und PSCD, lauffähig<br />
unter SAP ERP ebenso wie unter<br />
S/4HANA. Der Kreis vom Bestellen bis<br />
zum Bezahlen ist geschlossen – digital,<br />
automatisiert und standortunabhängig.<br />
Dina Haack<br />
DIE AUTORIN<br />
Dina Haack ist<br />
Produkt Marketing Manager<br />
bei <strong>der</strong> xSuite Group in Ahrensburg<br />
70 <strong>der</strong> gemein<strong>der</strong>at 7-8/20<br />
Zukunftsweisende Software für<br />
Friedhofsverwaltung und -planung<br />
Webbasiert, auf Ihrem Server installiert<br />
Keine Benutzeranzahlbeschränkung<br />
Umfangreiche Konstruktionsfunktionen<br />
Überzeugen Sie sich selbst,<br />
live und unverbindlich<br />
in einer Onlinepräsentation,<br />
wie Sie mit IRIS 3 Friedhof<br />
Ihre Arbeit vereinfachen.<br />
Videos, Webinare, Online-Demo<br />
Umfangreiche Informationen unter<br />
www.widemann.de/iris-friedhof<br />
Thematische Karte und Gesamtoberfläche IRIS 3 Friedhof<br />
Luftbild: Land NRW (2019), Datenlizenz Deutschland - Namensnennung -<br />
Version 2.0 (www.govdata.de/dl-de/by-2-0)<br />
Direkte Friedhofsdatenbankanbindung<br />
Daten- und Geometrieschnittstellen<br />
Thematische Karten und Abfragen<br />
Widemann Systeme GmbH · CAD- und GIS-Systemhaus seit 1985<br />
Egerstraße 2 · 65205 Wiesbaden · Fon 0611 77819 - 0 · Fax - 99<br />
E-Mail: info@widemann.de · Internet: www.widemann.de<br />
Für einen immer aktuellen Friedhofsplan!
Change language