der gemeinderat Juli/August 2020
Wie ein roter Faden ziehen sich die Folgen von Covid-19 durch das kommunale Handeln. Als Reaktion auf die Corona-Pandemie und ihre Gefahren für Bevölkerung und Wirtschaftsleben wurden in den Rathäusern an unterschiedlichsten Stellen Aufgaben neu zentriert und Strukturen angepasst. „Prominente“ Beispiele sind die Stärkung der Gesundheits- und Ordnungsbehörden, die Verbesserung der Kommunikation mit dem Bürger und die Optimierung der Rathaus-IT. Manchen Maßnahmen fielen Selbstverständlichkeiten in der Kommunalverwaltung zum Opfer. Wer hätte sich vor März 2020 vorstellen können, die Mitarbeiter der Bürgerbüros hinter Plexiglasscheiben „verbarrikadiert“ zu sehen? Die meisten Beiträge in der Ihnen vorliegenden Sommer-Ausgabe unseres Magazins der gemeinderat haben einen Corona-Bezug. Sie befassen sich in den verschiedenen Themenbereichen aus unterschiedlichen Blickwinkeln mit Konzepten und Lösungen, mit deren Hilfe Städte und Gemeinden die aktuelle Krise überwinden und sogar gestärkt aus ihr hervorgehen können.
Wie ein roter Faden ziehen sich die Folgen von Covid-19 durch das kommunale Handeln. Als Reaktion auf die Corona-Pandemie und ihre Gefahren für Bevölkerung und Wirtschaftsleben wurden in den Rathäusern an unterschiedlichsten Stellen Aufgaben neu zentriert und Strukturen angepasst. „Prominente“ Beispiele sind die Stärkung der Gesundheits- und Ordnungsbehörden, die Verbesserung der Kommunikation mit dem Bürger und die Optimierung der Rathaus-IT. Manchen Maßnahmen fielen Selbstverständlichkeiten in der Kommunalverwaltung zum Opfer. Wer hätte sich vor März 2020 vorstellen können, die Mitarbeiter der Bürgerbüros hinter Plexiglasscheiben „verbarrikadiert“ zu sehen?
Die meisten Beiträge in der Ihnen vorliegenden Sommer-Ausgabe unseres Magazins der gemeinderat haben einen Corona-Bezug. Sie befassen sich in den verschiedenen Themenbereichen aus unterschiedlichen Blickwinkeln mit Konzepten und Lösungen, mit deren Hilfe Städte und Gemeinden die aktuelle Krise überwinden und sogar gestärkt aus ihr hervorgehen können.
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Technik & Innovation<br />
IT<br />
Mitarbeiterkommunikation<br />
Je<strong>der</strong> ist informiert<br />
Je<strong>der</strong>zeit und überall verfügbare Informationen sind ein großes Plus digitaler<br />
Kommunikationsplattformen. Die Berliner Stadtreinigungsbetriebe halten ihre<br />
Mitarbeiter mit einer entsprechenden App auf dem Laufenden. Nicht erst in <strong>der</strong><br />
Corona-Zeit hat sie ihren Nutzen unter Beweis gestellt.<br />
Die Berliner Stadtreinigungsbetriebe<br />
(BSR) sind das größte kommunale<br />
Entsorgungsunternehmen in<br />
Deutschland. Von den 5600 Beschäftigten<br />
sind 3700 täglich unterwegs, davon 2500<br />
allein bei <strong>der</strong> Stadtreinigung. Die interne<br />
Kommunikation gestaltet sich hierdurch<br />
beson<strong>der</strong>s herausfor<strong>der</strong>nd.<br />
Die Antwort des Unternehmens ist die<br />
Beschäftigten-App „myBSR“, die auf <strong>der</strong><br />
Lösung des Softwareanbieters Beekeeper<br />
basiert. Seit Herbst 2018 setzt die BSR auf<br />
die digitale Plattform, die die Teilhabe aller<br />
an <strong>der</strong> internen Kommunikation und Zusammenarbeit<br />
ermöglicht. Die App läuft<br />
auf dem Desktop-PC genauso wie auf dem<br />
Tablet und dem Smartphone.<br />
Als aufgrund <strong>der</strong> starken Ausbreitung<br />
des Coronavirus in Deutschland das öffentliche<br />
Leben heruntergefahren wurde,<br />
war die BSR dank <strong>der</strong> App bestens vorbereitet.<br />
Die Teams konnten auch dank<br />
ihrer Erfahrung mit <strong>der</strong> App und <strong>der</strong> mobilen<br />
Zusammenarbeit die Prozesse än<strong>der</strong>n<br />
und ohne große Einschränkungen die<br />
Arbeit fortsetzen.<br />
Mittels einer Umfrage hatte die BSR Anfang<br />
des Jahres 2018 die Wünsche ihrer<br />
Beschäftigten an die interne Unternehmenskommunikation<br />
ermittelt. Auf <strong>der</strong><br />
Wunschliste standen offene Kommunikation,<br />
schnelle Informationen über die Entwicklung<br />
des Unternehmens, aber auch zu<br />
alltäglichen Dingen wie Speiseplänen o<strong>der</strong><br />
Jobangeboten sowie <strong>der</strong> Zugriff auf die<br />
Inhalte von allen Endgeräten aus.<br />
Nach einer Testphase mit über 300 Freiwilligen<br />
ging im September 2018 „myBSR“<br />
live. Die App för<strong>der</strong>t auch den Kulturwandel<br />
bei <strong>der</strong> BSR. So teilen zum Beispiel<br />
Geschäftsstellenleiter Neuigkeiten aus ihren<br />
Abteilungen, erhöhen damit die Transparenz<br />
und verringern die Distanz. Und<br />
<strong>der</strong> Vorstand erfährt unmittelbar, was die<br />
Kollegen auf <strong>der</strong> Straße bewegt.<br />
Je<strong>der</strong> hat unabhängig vom Aufenthaltsort<br />
direkten Zugriff auf Dokumente, auf<br />
Weiterbildungsinformationen o<strong>der</strong> die nun<br />
auch in digitaler Form verfügbare Mitarbeiterzeitschrift.<br />
Das Onboarding ist einfacher<br />
geworden, denn die App versorgt<br />
die Neuen über den ersten Arbeitstag hinaus<br />
mit Tipps und Tricks für den Einstieg<br />
bei <strong>der</strong> BSR.<br />
Viele Angestellte <strong>der</strong> BSR hatten dank<br />
<strong>der</strong> Einführung von „MOA“ – dem „mobilen<br />
ortsunabhängigen Arbeiten“ – bereits<br />
vor Corona Erfahrungen mit dem Arbeiten<br />
von zu Hause. Beschäftigte, für die das Homeoffice<br />
Neuland war, erhielten über die<br />
App Unterstützung. So stellte die IT-Abteilung<br />
in einem extra geschaffenen Stream<br />
Erklärvideos und Anleitungen, auch mit<br />
Klickpfaden, zur Verfügung. Der Vorstand<br />
informierte mit Updates über die aktuelle<br />
Situation im Betrieb und das geplante Vorgehen,<br />
teilte Informationen des Krisenstabs<br />
und kommunizierte neue Arbeitsprozesse.<br />
Die Kommunikationsabteilung teilte<br />
den Dank des Vorstandes und <strong>der</strong> Berliner<br />
Bevölkerung über die App – ein starker<br />
Motivator für alle Beschäftigten.<br />
Die Personalabteilung half mit Weiterbildungen<br />
und unterstützte beim Umgang<br />
mit Stress. Unter dem Label „Coronalotse“<br />
gab es Alltagstipps vom Workout im<br />
Homeoffice bis zu Ideen für die Kin<strong>der</strong>betreuung.<br />
Zahlreiche kommunale Unternehmen<br />
haben sich nach <strong>der</strong> App, ihren Einsatzmöglichkeiten<br />
und den Erfahrungen mit<br />
<strong>der</strong> Lösung während <strong>der</strong> Krisenzeit erkundigt.<br />
Die BSR selbst will auf jeden Fall<br />
weiter mit dem Programm arbeiten und<br />
gemeinsam mit dem Hersteller die Funktionalitäten<br />
erweitern. 45 Prozent <strong>der</strong> Belegschaft<br />
nutzen die App inzwischen.<br />
<br />
Cristian Grossmann<br />
Bezahlen in <strong>der</strong><br />
Kommune war nie<br />
einfacher.<br />
Sicher und schnell: das<br />
Online-Bezahlverfahren für<br />
die kommunale Verwaltung.<br />
paydirekt ist das Online-Bezahlverfahren <strong>der</strong> deutschen<br />
Banken und Sparkassen, das auch in Ihrer Kommune<br />
einsetzbar ist. paydirekt erfüllt hohe Sicherheits- und<br />
Datenschutzstandards und kann beispielsweise für<br />
folgende Rechnungsbegleichungen genutzt werden:<br />
Gebühren für Kitas und Kin<strong>der</strong>gärten<br />
Ordnungs- und Bußgel<strong>der</strong><br />
Müllgebühren<br />
Genehmigungen rund um Auto und Führerschein<br />
Eintrittskarten (Veranstaltungen, Freizeitaktivitäten)<br />
Information aus erster Hand: René Worlitzer (li.), Mitarbeiter <strong>der</strong> Berliner Stadtreinigung, beantwortet<br />
auf dem Internetkongress Republica Fragen zur Beschäftigten-App „myBSR“.<br />
Foto: BSR<br />
DER AUTOR<br />
Cristian Grossmann ist CEO und<br />
Mitbegrün<strong>der</strong> des Softwareherstellers<br />
Beekeeper in Zürich<br />
Bei Fragen zur Einbindung von paydirekt<br />
ereichen Sie uns unter egov@girosolution.de<br />
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