CONVINUS Global Mobility Solutions - Newsletter 2.2020_deutsch

Anleitung an das HR für Geschäfts-
in der EU und der Schweiz
reisen
Friederike V. Ruch, Head of Global Mobility Solutions
Autorin:
Newsletter 2 / 2020
Inhalt
Für jede Geschäftsreise müssen grundsätzlich die folgenden
Aspekte überprüft werden:
Anleitung an das HR für Geschäftsreisen in
Vorhandensein einer A1-Bescheinigung
der EU und der Schweiz 1
Vorhandensein einer Meldepflicht
Geschäftliche Besprechungen von ausländischen
Einhaltung der Dokumentationspflicht
Notwendigkeit einer zusätzlichen Arbeitsbewilligung
Arbeitskräften in der Schweiz 3
Einhaltung der gesetzlichen Arbeits- und Lohnbedingungen
Meldeverfahren in der Europäischen
Union – der Status Quo 5
Notwendigkeit des Steuereinbehalts im Einsatzland
Reform der EU-Entsenderichtlinie und deren
In der Praxis hat sich herausgestellt, dass jedes
möglichen Umsetzung 7
Unternehmen, in dem Geschäftsreisen innerhalb der EU und
der Schweiz stattfinden, sich mit den Aspekten
unterschiedlich auseinandersetzt. Häufig ist dieses Thema
beim HR angegliedert. Unabhängig davon, ist es
grundsätzlich höchste Zeit diesem Thema Aufmerksamkeit
zu widmen und sich für die Einhaltung der gesetzlichen
Anforderungen sowie für die Fragen der Mitarbeiter zu
wappnen.
Die oben genannten Aspekte, welche es bei Geschäftsreisen
zu beachten gilt, sind nicht neu. Es hat sich lediglich die
Für eine Geschäftsreise in der EU und der Schweiz reicht es nicht
einfach mehr aus zu kontrollieren, ob der Pass oder die ID noch
Umsetzung in den einzelnen Ländern geändert. Aufgrund
dessen, dass nicht jedes Land die Umsetzung in gleicher Art
gültig sind und der Flug gebucht ist. Die gesetzlichen
und Weise vorgenommen hat, führt dies in einen noch
höheren Grad an Komplexität. Bei näherem Prüfen der
Anforderungen über das Vorhandensein von Sozialversicherungsbestätigungen
oder Meldungen sind schon lange
in Kraft. Deren Umsetzung ist bis zum heutigen Zeitpunkt nicht
gesetzlichen Regelungen in den verschiedenen Ländern
kann man feststellen, dass es Länder gibt, welche sehr
in jedem EU-Mitgliedstaat umgesetzt worden. Die EU-
Mitgliedstaaten und die Schweiz haben jetzt vorwiegend im
restriktive Anforderungen haben wie bspw. Frankreich und
Sinne der Bekämpfung von Sozialdumping,
Österreich. Daneben gibt es andere Länder, welche die
Kontrollen sehr verschärft haben u.a. Belgien, Italien,
Sozialversicherungsbetrug und Schwarzarbeit die Umsetzung
der gesetzlichen Vorschriften angepasst und verschärft.
Portugal, Spanien sowie die Schweiz. Erschwerend kommt
hinzu, dass Geschäftsreisen in der Regel nicht von langer
Viele Unternehmen haben bereits in den vergangenen Jahren
begonnen, sich mit diesem Thema auseinanderzusetzen
Hand geplant werden, sondern von einem auf den anderen
Tag erfolgen. Dies führt dazu, dass nicht viel Zeit
entweder freiwillig oder auch basierend auf vermehrten Bussen
bei der Nichteinhaltung der notwendigen Meldung oder der
vorhanden ist die Regelungen zu prüfen.
Wie soll man sich nun für die zukünftigen Geschäftsreisen
nicht vorhandenen A1-Bescheinigung.

der Schweiz nicht als Erwerbstätigkeit
in
dazu Ziffer 4.1.1 der AIG-Weisungen des SEM sowie das
(siehe
Erwerbstätigkeiten
dazu Artikel 1 und 2 VZAE, Ziffer 4.1.1 der AIG-Weisungen
(siehe
wie folgt unterteilt werden
Erwerbstätigkeiten
dazu Artikel 14 VZAE und Anhang zu Ziffer 4.1.1 der AIG-
(siehe
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sofern sie weder einen gewerbsmässigen noch ausgeprägt
In der Schweiz wird der Begriff der Erwerbstätigkeit für
spekulativen Charakter aufweisen.
ausländische Arbeitskräfte im Interesse einer kontrollierten
Beschäftigungen, die ausserhalb des üblichen Bereichs
Zulassungspolitik möglichst weit gefasst (siehe dazu Ziffer 4.1.1
wirtschaftlicher und gesellschaftlicher Tätigkeit liegen oder
der AIG-Weisungen des SEM). Als Erwerbstätigkeit gilt die
die nicht auf dem Arbeitsmarkt angeboten werden und
Ausübung einer unselbständigen oder selbständigen
deshalb normalerweise nicht gegen Entgelt erbracht
werden.
Erwerbstätigkeit sowie die Erbringung einer grenzüberschreitenden
Dienstleistung (siehe dazu Artikel 11 Absatz 2 AIG):
Geschäftliche Besprechungen, die nicht als Ausübung einer
Erwerbstätigkeit gelten.
Als unselbstständige Erwerbstätigkeit gilt jede Tätigkeit für
einen Arbeitgeber mit Sitz in der Schweiz oder im Ausland
(siehe dazu Artikel 1a Absatz 1 VZAE).
Nachfolgende geschäftliche Besprechungen gelten
Als selbstständige Erwerbstätigkeit gilt die Ausübung einer
Tätigkeit im Rahmen einer eigenen, frei gewählten
Organisation, die auf die Einkommenserzielung ausgerichtet
Handbuch der Europäischen Kommission für die Bearbeitung
ist, unter eigener Weisungsgewalt steht und das
von Visumsanträgen und die Änderung von bereits erteilten Visa
unternehmerische Risiko selbst trägt (siehe dazu Artikel 2
vom 29.4.2014 beziehungsweise das Visahandbuch I mit
Absatz 1 VZAE).
Ergänzungen des SEM vom 30.03.2019):
Als grenzüberschreitende Dienstleistung gilt die Ausübung
einer zeitlich befristeten Dienstleistung in der Schweiz im
Vertretungsaufgaben von Führungskräften:
Rahmen eines Vertragsverhältnisses durch eine Person oder
bspw. bei deren Einführung auf dem europäischen Markt
ein Unternehmen mit Wohnsitz oder Geschäftssitz im
stellt ein CEO die neuen Produkte seiner Firma vor; Der Chef
Ausland (siehe dazu Artikel 3 VZAE).
einer ausländischen Bank trifft in der Schweiz wichtige
Kunden.
Verhandlungen über Verträge und/oder Mandate:
Nachfolgende Tätigkeiten gelten in der Schweiz als
bspw. ein ausländischer Investor, der die Übernahme einer
Schweizer Schokoladenfirma beabsichtigt, plant einen
Aufenthalt in der Schweiz für Besprechungen und
und Anhang zu Ziffer 4.1.1 der AIG-Weisungen):
Verhandlungen oder für eine Marktanalyse.
Sitzungen, Arbeitstreffen:
Reparatur-, Wartungs- oder Garantiearbeiten:
bspw. Führungskräfte aus dem Ausland und der Schweiz
bspw. ausländische Techniker müssen Wartungsarbeiten an
treffen sich monatlich am schweizerischen Firmensitz für
einer Druckmaschine in der Schweiz ausführen.
strategische Sitzungen; Treffen am Sitz eines Schweizer
Projekteinsätze:
Unternehmens, um Tätigkeiten zu koordinieren (nur
bspw. ausländischer Informatiker implementiert am
Informationsaustausch).
Hauptsitz der Schweizer Firma das im Ausland entwickelte
Besuch zur Vorbereitung eines Aufenthalts mit
Erwerbstätigkeit:
Programm; Fachspezialist soll ein Reorganisationsprogramm
in Schweizer Tochtergesellschaft umsetzen. Er wird
bspw. ein entsandter Mitarbeiter eines von einem
über mehrere Monate verteilt jeweils während einigen
multinationalen Unternehmens kommt in die Schweiz, um
Tagen pro Monat vor Ort arbeiten.
mit seinem künftigen Arbeitgeber die Arbeitsbedingungen
Arbeitsgespräche:
zu besprechen.
Besprechungen in Bezug auf Produktelieferungen oder
bspw. ein Manager eines globalen Teams kommt regelmässig
in die Schweiz, um die Personalgespräche oder
Produktionsverfahren:
Feedback-Gespräche mit seinen Mitarbeitern zu führen oder
bspw. eine ausländische Firma schickt ihre Mitarbeiter in die
die Zielsetzung festzulegen.
Schweiz mit dem Auftrag, ihr Pharmaprodukte zu
beschaffen und deren Fabrikationsprozesse zu erfassen.
In der Schweiz können bewilligungspflichtige
Supervisionen:
bspw. Vertragsverhandlungen (z. B. über ein Grossprojekt)
werden durch einen oder mehrere Spezialisten kritisch
beobachtet und begleitet.
Weisungen):

in ausgewählten Mitgliedstaaten
Meldeverfahren
Frankreich
Slowenien
Vergleich dazu ist im Rahmen einer Meldung einer
Im
Niederlande
neu ist noch das elektronische Meldeverfahren
Vergleichsweise
Meldeverfahren
Herausforderung hinsichtlich der Meldeverfahren innerhalb
Die
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In Hinblick auf das anzuwendende Arbeitsrecht wird zwischen
Entsendungen bis zu 12 bzw. 18 Monaten (im Rahmen einer
Verlängerung) und Entsendungen ab einer Dauer von 19
Monaten unterschieden. Bei Einsätzen bis zu 12 bzw. 18
in den Niederlanden, welches erst im Februar 2020 in Betrieb genommen
wurde und ab 1. März 2020 verpflichtend von
Monaten sind lediglich die zwingenden arbeitsrechtlichen
ausländischen Arbeitgebern, die Mitarbeiter in die Niederlande
Rechtsvorschriften des Einsatzlandes anwendbar; insbesondere
entsenden, zu nutzen ist. Es sind keine zusätzlichen Dokumente
Mindestlöhne, weitere Lohnbestandteile, Arbeitszeiten und
einzureichen, jedoch muss im Rahmen der Meldung bestätigt
Urlaubsregelungen sind einzuhalten. Ab dem 19. Monat gelten
werden, dass ein gültiges A1-Formular (Entsendebescheinigung)
für die Einsatzdauer vorliegt. Im Meldeformular selbst werden
für entsandte Arbeitnehmer dann uneingeschränkt alle arbeitsrechtlichen
Vorschriften des Gastlandes. Dies bedeutet, dass
neben den Details zum Arbeitnehmer verschiedene
eine arbeitsrechtliche Gleichstellung der in einen Staat
Informationen zum Arbeitgeber im Heimatland sowie zu der
entsandten Arbeitskräfte mit den vor Ort normal beschäftigen
aufnehmenden Gesellschaft bzw. dem Arbeitsort in den
Arbeitnehmern erfolgt.
Niederlanden abgefragt.
Herausforderungen bei der Einhaltung der
Frankreich gilt als ein Beispiel für eine sehr strenge Umsetzung
der Entsenderichtlinie, da die Definition einer Entsendung sehr
der EU liegt für Arbeitgeber insbesondere bei der stark
breit gefasst ist und grundsätzlich alle Reisen, unabhängig von
unterschiedlichen Ausgestaltung der Meldepflicht in jedem
der Dauer (einige Stunden bis mehrere Monate) und der
einzelnen Land. Sowohl der Meldeprozess an sich als auch die
Funktion des Arbeitnehmers, eine Meldung über das Portal SIPSI
vor Beginn der Aufnahme der Arbeitstätigkeit voraussetzen. In
zeitlichen Vorgaben sowie die benötigten Unterlagen und Dokumentationspflichten
variieren von Land zu Land erheblich.
den entsprechenden Gesetzestexten sind keine konkreten
Insbesondere bei kurzen und unregelmässigen Einsätzen, wie
Beispiele genannt, sie sehen jedoch auch keine Ausnahmefälle
beispielsweise in der Beratung, kann es für die verantwortliche
vor. Neben der schriftlichen Nennung eines Repräsentanten, der
HR-Funktion sehr zeitaufwendig sein, sich für jeden Einsatz in
zwingend Französisch sprechen muss sowie eine Postanschrift
die entsprechenden Regelungen im Einsatzland einzuarbeiten
und eine Emailadresse in Frankreich vorzuweisen hat, müssen
und alle Vorgaben zu erfüllen. Der Weg über einen externen
verschiedenste Dokumente sowohl in Bezug auf den entsandten
Anbieter vor Ort, der die lokalen Gegebenheiten kennt und
Arbeitnehmer als auch vom Arbeitgeber im Heimatland inklusive
allfällige Anpassungen immer im Blick hat, macht daher häufig
Übersetzungen in französischer Sprache vorhanden sein und im
Sinn. Hinzu kommt, dass die Meldeportale nicht immer in
Fall einer Kontrolle unmittelbar vorgewiesen werden können.
englischer Sprache verfügbar sind, sodass die Meldung an die
Frankreich verhängt sehr hohe Strafen bei Nicht-Einhaltung der
Behörden oft nur in der jeweiligen Landessprache erfolgen
Entsendevorschriften, die sich bei wiederholten Vergehen
kann. In vielen Ländern muss der entsendende Arbeitgeber
innerhalb eines Jahres durch Bussen von bis zu EUR 500'000
zunächst im Einsatzland registriert werden, um überhaupt einen
ausdrücken können.
Mitarbeiter melden zu können. Auch der Einsatzbetrieb – ob nun
eine verbundene Gesellschaft oder ein externer Kunde – muss,
häufig unter Angabe einer Kontaktperson, genannt werden.
Gerade bei kurzfristiger Arbeitsaufnahme im Ausland ergibt sich
Entsendung nach Slowenien ausreichend, wenn ein
hier häufig die Schwierigkeit, rechtzeitig alle benötigten Details
Ansprechpartner bzw. gesetzlicher Vertreter im Heimatland
für die Meldung beisammen zu haben.
genannt wird. Darüber hinaus muss jedoch eine slowenische
In den meisten Mitgliedstaaten muss die Meldung des
Steuernummer des entsendenden Unternehmens beantragt und
Mitarbeiters spätestens am Tag vor Arbeitsaufnahme erfolgen,
im Rahmen der Meldung angegeben sowie ein beglaubigter
der zeitliche Ablauf hinsichtlich einer allfälligen Registrierung
Auszug aus dem Handelsregister des Arbeitgebers inklusive
des Arbeitgebers hängt jedoch wieder stark vom jeweiligen
slowenischer Übersetzung eingereicht werden. Weitere
Einsatzland ab und muss entsprechend bei der Planung
Übersetzungen in die Landessprache müssen vom
berücksichtigt werden. Weiterhin verlangen die zuständigen
Arbeitsvertrag mit dem Entsandten sowie – im Fall von
Behörden im Normalfall eine Anpassung der Meldung bzw.
Dienstleistungserbringungen – vom Servicevertrag mit dem
nachträgliche Benachrichtigung, sollte der Einsatz vorzeitig
Kunden in Slowenien vorliegen.
beendet werden.

Newsletter 2 / 2020 7
Eine weitere Herausforderung ergibt sich aus der Verpflichtung
Das Ziel ist hierbei europaweit die gleichen Lohn- und
der Bereithaltung bestimmter Arbeitsdokumente im Gastland,
Arbeitsbedingungen für einheimische Arbeitnehmer gelten
was in vielen Fällen insbesondere den Arbeitsvertrag, eine
sollen. Die Umsetzung dieser Regelungen im Praxisalltag der
gültige Entsendebescheinigung und die Lohnabrechnungen
Unternehmen wird nicht immer einfach sein.
sowie Zeitaufzeichnungen für den gesamten Zeitraum der
Tätigkeit im Einsatzland umfasst. Häufig müssen solche
Die Reform umfasst hauptsächlich um die folgende Punkte:
Unterlagen auch länderspezifisch während des Einsatzes sowie
darüber hinaus aufbewahrt und dokumentiert werden,
Lohn- und Arbeitsbedingungen des Einsatzmitgliedstaates
manchmal ggf. durch eine juristische Person. Die benannte
gelten auch für entsandte Arbeitnehmer
Kontaktperson ist im Fall einer Kontrolle oder bei Aufforderung
Verpflichtung der Übernahme von Reise-, Verpflegungs- und
durch die verantwortlichen Behörden dafür zuständig,
Unterbringungskosten durch den Arbeitgeber
weiterführende Informationen und Dokumente auszuhändigen.
Festlegung der maximalen Entsendungsdauer auf 12
Gerade bei Einsätzen zu einem externen Dritten ergeben sich
Monate, wobei dieser Zeitraum um 6 Monate verlängert
hier häufig Schwierigkeiten im Rahmen der Behandlung von
werden kann. Danach kommt das Arbeitsrecht des
vertraulichen Daten bzw. dem Datenschutz. Die Benennung
Einsatzlandes komplett zur Anwendung und nicht nur für
eines juristischen Vertreters ist eine mögliche Lösung, die
die gesetzlich zwingenden Regelungen
jedoch im Normalfall ebenfalls zu weiteren Kosten führt.
Die Zusammenarbeit bei der Bekämpfung von Betrug wird
verstärkt
Zusammenfassend bedeutet dies, dass die gesetzlichen
Vorgaben zu den Meldepflichten in der EU auf Basis der
Der Reformpunkt, dass grundsätzlich eine Entsendung
Richtlinien 96/71/EG und 2018/957 und ihre deutlich
innerhalb der EU nur noch max. 18 Monate dauern kann, bevor
unterschiedliche Ausgestaltung in den einzelnen
man in das Rechtssystem im Einsatzland unterstellt wird ist u.a.
Mitgliedsstatten dem Bereich der Mitarbeitereinsätze und -
etwas anstossend gerade im Hinblick darauf, dass im
mobilität einen weiteren Aspekt von grosser Komplexität
Sozialversicherungsrecht vor kurzem die Weiterunterstellung
hinzufügen. Das Bewusstsein, dass nicht nur langfristige
im Herkunftsland von 12 Monate auf 24 Monate erweitert
Entsendungen zu melden sind, sondern in vielen Fällen auch
wurde. Basierend auf der Reform ist ab dem 1. August 2020
kurzfristig geplante Geschäftsreisen, ist hierbei wichtig.
allerdings eine Weiterversicherung im Herkunftsland nur noch
Gleichzeitig kann ein leichtfertiger Umgang mit den
bis 18 Monate möglich.
gesetzlichen Vorgaben bzw. eine Missachtung dieser zu nicht zu
unterschätzenden Compliance-Risiken für jeden Arbeitgeber
Auch der Aspekt der Lohngleichheit, welchen wir in der Schweiz
führen.
schon länger kennen und auch umsetzen, wird zu verschiedenen
Problemen führen. Für einen Mitarbeiter aus Italien, der für 12
Monate in die Schweiz entsandt wird und der seine Wohnung in
Italien mit dem Zeitpunkt des Entsendungsstarts in der Schweiz
aufgibt, erhält neben dem "Schweizer" Lohn auch noch die
Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten. Dies stellt bei
Reform der EU-Entsenderichtlinie
pauschaler Abgeltung dieser Kosten in der Schweiz einen
und deren möglichen Umsetzung
Kostenblock bzw. einen "zusätzlichen" Lohn von CHF 39´960 für
12 Monate dar. Im Vergleich dazu muss ein lokaler Mitarbeiter
Autorin: Friederike V. Ruch, Head of Global Mobility Solutions
grundsätzlich für die Reise-, Verpflegungs- und
Unterbringungskosten selbst von seinem Schweizer Lohn
aufkommen.
Die Reform der EU-Entsenderichtlinie führt zu einer weiteren
Verschärfung für Geschäftsreisen und Entsendungen innerhalb
Basierend auf dieser Reform können wir davon ausgehen, dass
der EU.
zukünftig verstärkt Kontrollen vorgenommen werden. Zudem
soll es eine bessere grenzüberschreitende Zusammenarbeit der
Die Europäische Union hat die Entsenderichtlinie in den letzten
zuständigen Behörden durch einen erleichterten
Jahren überarbeitet und den EU-Mitgliedstaaten eine
Datenaustausch geben. Arbeitgeber sollten sich daher mit dem
Übergangsfrist bis zum 30. Juli 2020 gesetzt, damit diese die
Thema Geschäftsreisen und Entsendungen eingehend
nationalen Gesetze an die neue Richtlinie anpassen.
auseinandersetzen.

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