Meisterbrief 07_16
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Recht & Steuern<br />
Megatrend: Digitalisierung im Rechnungswesen<br />
Ein Statusbericht von Sascha Hartmann<br />
Nachstehender Statusbericht stellt die technischen Möglichkeiten<br />
zum Jahreswechsel 20<strong>16</strong>/2017 verkürzt dar. Selbstverständlich<br />
erstellen Sie Ihre Finanzbuchhaltung digital.<br />
Eingangsrechnungen, die auf Papier eingehen, werden sofort<br />
eingescannt und in einem Archivsystem abgelegt. Das nennt<br />
man „frühes Scannen“. Der<br />
gesamte Rechnungsprüfungsprozess<br />
mit sachlicher<br />
und rechnerischer Prüfung<br />
erfolgt über einen festgelegten<br />
Workflow durch die<br />
Abteilungen Einkauf und<br />
Buchhaltung. Dafür werden in<br />
Ihrem Dokumentenmanagementsystem<br />
Aufgaben an die<br />
verschiedenen Sachbearbeiter<br />
delegiert. Für alle involvierten<br />
Sachbearbeiter ist der Beleg<br />
sofort digital am Bildschirm<br />
verfügbar. Alle relevanten<br />
Daten des Buchungsbeleges<br />
Sascha Hartmann<br />
wie z.B. Kreditor, Rechnungsnummer,<br />
Rechnungsdatum,<br />
Zahlbetrag, UST-ID-Nummer etc. werden automatisch ausgelesen<br />
und an Ihre FIBU-Programmumgebung abgegeben. Die<br />
Verarbeitung von originär digital vorliegenden Belegen erfolgt<br />
selbstverständlich vollautomatisch. Der unumgängliche Zahlungsprozess<br />
mit Zahlungsfreigabe durch die Geschäftsleitung<br />
und anschließender SEPA-Zahlungsanweisung durch die Buchhaltung<br />
erfolgt automatisiert. Nach dem Rechnungsdurchlauf<br />
erfolgt die revisionssichere Archivierung in Ihrem Dokumentenmanagementsystem.<br />
Die gescannten Eingangsrechnungen<br />
vernichten Sie anschließend.<br />
Ihre Ausgangsrechnungen versenden Sie selbstverständlich<br />
auch ausschließlich elektronisch per E-Mail. Alle erforderlichen<br />
Meldungen wie die Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder die<br />
Zusammenfassenden Meldungen (ZM) werden automatisch<br />
erzeugt und auf Knopfdruck an die Finanzverwaltung im ELS-<br />
TER-Verfahren übermittelt.<br />
Wenn Sie Ihre Buchhaltung an einen externen Dienstleister (z.B.<br />
Ihren Steuerberater) ausgelagert haben, werden die Eingangsrechnungen<br />
ebenfalls eingescannt und an den Dienstleister<br />
übermittelt. Genauso werden originär digital vorliegende Eingangsrechnungen<br />
problemlos übertragen. Sie und Ihr Dienstleister<br />
haben einen geschützten Zugriff auf die im Rechenzentrum<br />
abgelegten digitalen Belege. Ausgangsrechnungen<br />
erhält Ihr Dienstleister über eine Schnittstelle zu Ihrer Fakturierungssoftware.<br />
Bankumsätze werden automatisch bei dem<br />
Kreditinstitut abgerufen. Die Kassenbuchhaltung erfolgt durch<br />
Sie täglich GoBD-konform im Online-Portal des Dienstleisters<br />
(GoBD = Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung<br />
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in<br />
elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Das Anlagenverzeichnis<br />
führt ebenfalls Ihr Dienstleister: Monatlich werden die<br />
genau berechneten Abschreibungen in Ihre Finanzbuchhaltung<br />
eingearbeitet. Ihr Dienstleister erstellt die laufende Buchhaltung<br />
ohne dafür einen einzigen Originalbeleg von Ihnen zu<br />
erhalten. „Pendelordner“ war gestern. Alle Auswertungen wie<br />
BWA, Controlling-Report, Offene-Posten-Listen usw. werden<br />
zeitnah in einem Online-Portal digital zur Verfügung gestellt.<br />
Auf Wunsch erhalten Sie einen Zugriff bis hinunter auf das<br />
Sachkonto und haben so jederzeit einen transparenten Einblick<br />
in Ihre Finanzbuchhaltung. Zahlungen können Sie bequem im<br />
Online-Portal erzeugen und als SEPA-Sammelüberweisung an<br />
die Bank senden. Ein separates Banking-Programm ist nicht<br />
mehr erforderlich.<br />
Zum Schluss erfolgt die revisionssichere Archivierung im<br />
Rechenzentrum Ihres Dienstleisters und Sie vernichten zeitnah<br />
ihre Papier-Eingangsrechnungen, da der Zugriff auf den<br />
gescannten Beleg für Sie viel einfacher ist. Lohnabrechnungen<br />
erfolgen ebenfalls automatisiert durch Ihre Lohnbuchhaltung<br />
oder Ihren externen Lohndienstleister. Beim Outsourcing an<br />
Ihren Dienstleister werden von Ihnen alle relevanten Lohndaten<br />
in einem Online-Portal für den Dienstleister zur Verfügung<br />
gestellt. Die Arbeitnehmerstammdaten der elektronischen<br />
Lohnsteuerkarte werden über ELSTAM bei der Finanzverwaltung<br />
abgerufen. Die Lohnbuchhaltung erstellt einen (digitalen)<br />
Buchungsbeleg, der in Ihrer Finanzbuchhaltung automatisch<br />
eingelesen und verbucht wird.<br />
Alle Meldungen wie z.B. Lohnsteueranmeldungen, Sozialversicherungsmeldungen,<br />
Lohnfortzahlungs-Erstattungsanträge<br />
usw. und ab 2017 der digitale Lohnnachweis für die gesetzliche<br />
Unfallversicherung, erfolgen elektronisch an die zuständigen<br />
Behörden.<br />
Wie erhalten Ihre Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen? Na<br />
wie wohl? DIGITAL: Alle Arbeitnehmer–Abrechnungen werden<br />
in einem Arbeitnehmer-Online–Portal bereit gestellt. In dieses<br />
Online-Portal kann sich der Arbeitnehmer mit seinem neuen<br />
elektronischen Personalausweis oder mit einem sms-TAN-Verfahren<br />
einloggen und hat dadurch Zugriff auf alle für ihn wichtigen<br />
Gehaltsabrechnungen und SV-Meldungen.<br />
Das ist der Status quo 20<strong>16</strong>/2017.<br />
Das G+M Belegdepot ist spezialisiert auf die Erstellung der<br />
elektronischen Finanz- und Lohnbuchhaltung für Unternehmen.<br />
Ansprechpartner:<br />
Diplom-Betriebswirt Sascha Hartmann,<br />
Steuerberater, Fachberater für Internationales Steuerrecht<br />
Geschäftsführer der G+M Belegdepot<br />
Steuerberatungsgesellschaft mbH<br />
Heinrichstraße 79, 36037 Fulda,<br />
Tel. 0661 9779-800,<br />
www.gm-belegdepot.de,<br />
info@gm-belegdepot.de<br />
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