Von der Holschuld zur Bringschuld. - d.velop AG
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Das Unternehmen<br />
Die FIEGE Gruppe mit Stammsitz in Greven,<br />
Westfalen, zählt zu den führenden Logistikanbietern<br />
in Europa. Ihre Kompetenz besteht<br />
insbeson<strong>der</strong>e in <strong>der</strong> Entwicklung und<br />
Realisierung integrierter, ganzheitlicher Logistiksysteme.<br />
Die Gruppe beschäftigt rund<br />
21.000 Mitarbeiter weltweit. Über 222 Standorte<br />
und Kooperationen in 18 Län<strong>der</strong>n bilden<br />
ein engmaschiges logistisches Netzwerk. Der<br />
Umsatz <strong>der</strong> Gruppe betrug 1,75 Milliarden<br />
Euro in 2006. 2,85 Millionen Quadratmeter<br />
Lager und Logistikflächen sprechen für die<br />
Leistungsfähigkeit des Unternehmens. Fiege<br />
Deutschland hat sich in den letzten Jahren<br />
vom Transportunternehmen zu einem <strong>der</strong><br />
europäischen Marktführer im Bereich ganzheitlicher<br />
Logistiklösungen für Handel und<br />
Industrie entwickelt.<br />
Die Projektziele<br />
Den aktuellen Sendungsstatus von Aufträgen<br />
via Internet bereitzustellen, gehört im Logistikgewerbe<br />
heute zum Standard. In <strong>der</strong> Zusammenarbeit<br />
mit PaketDienstleistern wird<br />
die reine Statusübermittlung auch künftig<br />
genügen. Unternehmen aus an<strong>der</strong>en Branchen<br />
aber erwarten auch die Einsicht in die zum<br />
jeweiligen Auftrag gehörenden Dokumente.<br />
Fiege Deutschland wollte ihren Kunden diesen<br />
Service flächendeckend <strong>zur</strong> Verfügung stellen<br />
und suchte daher nach einer Möglichkeit, die<br />
neu eingerichtete Tracking&Tracing Lösung<br />
FXL Monitor mit einem webfähigen Archiv<br />
und DokumentenManagementSystem zu<br />
verbinden.<br />
Effizienz<br />
Fiege bietet seinen Kunden mit <strong>der</strong> webbasierten<br />
T&TPlattform „FXL Monitor“ in<br />
Verbindung mit dem d.3System eine durchgängige<br />
Lösung. Die LogistikKette wird lükkenlos<br />
dokumentiert und somit größtmögliche<br />
Transparenz über die laufenden Aufträge<br />
garantiert. Das Logistikunternehmen stärkt<br />
dadurch seine Wettbewerbsfähigkeit: Wenn<br />
ein Kunde seine Ablieferbelege selbständig im<br />
Web einsieht, muss diese Art <strong>der</strong> Informationsbereitstellung<br />
nicht mehr aktiv vom Logistiker<br />
geleistet werden und das eigene Personal lässt<br />
sich effizienter einsetzen. Fiege Kunden möch<br />
Projektbericht – Success Story<br />
Warum gerade d.3?<br />
An d.3 schätzt man bei Fiege dessen einfache<br />
Bedienbarkeit sowie die sehr schnellen Zugriffszeiten<br />
auf Dokumente per Webclient.<br />
„Uns hat auch gefallen, dass das Produkt von<br />
den Modulen her sehr breit gefächert ist“,<br />
sagt Torsten Gronemann, Projektleiter DMS<br />
bei Fiege Deutschland, „und dass man durch<br />
die offene Schnittstellenarchitektur viele Systeme<br />
schnell und unkompliziert integrieren<br />
kann, wie wir im konkreten Fall mit dem<br />
„F-XL Monitor“ gesehen haben.“ Auf Draht<br />
muss auch das d.<strong>velop</strong>-Team sein, wenn es<br />
an den weiteren Ausbau des Projektes geht.<br />
<strong>Von</strong> <strong>der</strong> <strong>Holschuld</strong> <strong>zur</strong> <strong>Bringschuld</strong>.<br />
Die Logistikbranche ist äußerst schnelllebig,<br />
da kann es vorkommen, dass innerhalb von<br />
Tagen ein neuer Standort mit DMS-Technologie<br />
ausgestattet werden soll – dass dies<br />
funktioniert, hat d.<strong>velop</strong> beim Anschluss <strong>der</strong><br />
ersten vier Nie<strong>der</strong>lassungen eindrucksvoll<br />
unter Beweis gestellt.<br />
ten diese Möglichkeit – sich je<strong>der</strong>zeit und auf<br />
Knopfdruck über laufende Aufträge informieren<br />
zu können – nicht mehr missen. Früher<br />
musste <strong>der</strong> Customer Service, wenn er etwas<br />
zum Verbleib einer Sendung wissen wollte, bei<br />
seiner Logistikabteilung anrufen. <strong>Von</strong> dort<br />
Torsten Gronemann (Projektleiter DMS) und Peter<br />
Hardebeck (IT Leiter Zentrale).<br />
d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> • Fon +49 (0) 25 42-93 07 0 • info@d-<strong>velop</strong>.de • www.d-<strong>velop</strong>.de
wurde dann bei Fiege <strong>der</strong> Empfangsspediteur<br />
kontaktiert, <strong>der</strong> wie<strong>der</strong> erst seinen Frachtführer<br />
fragen musste… . Viele Anrufe waren nötig,<br />
wo heute im Customer Service ein Klick<br />
im Web genügt. Aus einem aufwändigen Verfahren<br />
hat Fiege eine einfache, servicefreundliche<br />
Dienstleistung mit großem Nutzen für<br />
die Kunden des Unternehmens gemacht; und<br />
damit aus <strong>der</strong> <strong>Holschuld</strong> eine <strong>Bringschuld</strong>.<br />
Projektverlauf und Status<br />
Torsten Gronemann: „Dokumentenmanagement<br />
und Sendungsverfolgung sind für uns<br />
als LogistikDienstleister natürlich schon<br />
länger ein Thema. Wir setzen d.3 seit einigen<br />
Jahren im Rechnungswesen für die SAP/FI<br />
Archivierung von Eingangs und Ausgangsrechnungen<br />
ein. Eine Tracking & Tracing Lösung<br />
war bereits im Einsatz.“ Allein mit <strong>der</strong>en<br />
Funktionalität war man nicht zufrieden und<br />
auch die Möglichkeit <strong>der</strong> Anbindung eines<br />
DMS und Archivsystems gab es nicht. Deshalb<br />
führte das Unternehmen im Jahr 2005<br />
die T&TPlattform „F XL Monitor“ ein.<br />
Der „FXL Monitor“ bietet allen Kunden seitdem<br />
eine funktionierende Sendungsverfolgung.<br />
Doch die Anfor<strong>der</strong>ungen <strong>der</strong> Kunden<br />
steigen; viele Unternehmen erwarten von ihrem<br />
Spediteur mittlerweile die Bereitstellung<br />
nicht nur <strong>der</strong> Informationen zum Stand <strong>der</strong><br />
Sendung, son<strong>der</strong>n auch <strong>der</strong> Ablieferbelege, im<br />
Fachjargon Proof of Deliveries (PoD). So lag<br />
es nahe, das im Rechnungswesen bereits eingesetzte<br />
d.3System auf einen Einsatz in <strong>der</strong><br />
Sendungsverfolgung auszuweiten. Die offene<br />
Programmierschnittstelle des d.3Systems er<br />
Fiege – d.<strong>velop</strong><br />
Fakten und Zahlen<br />
· Die Fiege Deutschland Stiftung & Co. KG<br />
bietet ihren Kunden durch eine Kombination<br />
von d.3 mit <strong>der</strong> Technologie F-XL<br />
Monitor ein webbasiertes Tracking &<br />
Tracing (T&T) Verfahren.<br />
· Sendungsbelege werden mit <strong>der</strong> d.<strong>velop</strong><br />
Scan Software d.capture digitalisiert<br />
und den Kunden mittels <strong>der</strong> d.<strong>velop</strong><br />
web services im T&T-Verfahren <strong>zur</strong><br />
Ansicht bereitgestellt – bis zu 1.500 Stück<br />
täglich allein in <strong>der</strong> ersten Nie<strong>der</strong>lassung<br />
Bocholt.<br />
möglichte eine schnelle Zusammenführung<br />
bei<strong>der</strong> ITPlattformen. Die d.<strong>velop</strong> Fachleute<br />
errichteten innerhalb von wenigen Tagen eine<br />
Schnittstelle zwischen dem d.webModul und<br />
dem „FXL Monitor“. Diese sorgt dafür, dass<br />
die im d.3System archivierten Belege im „F<br />
XL Monitor“ über das d.webModul <strong>zur</strong> Anzeige<br />
gebracht werden. Anschließend konnte<br />
das erste Projekt realisiert werden: In <strong>der</strong> Nie<strong>der</strong>lassung<br />
Bocholt wurde Ende 2006 <strong>der</strong> erste<br />
Scanner <strong>zur</strong> Erfassung <strong>der</strong> Sendungsbelege<br />
installiert. Seit März 2007 läuft das System<br />
produktiv. Zwischen 1.300 und 1.800 Sendungen<br />
verlassen den Standort täglich. Diese<br />
erhalten einen Ablieferbeleg, auf den zuvor<br />
ein 34stelliger Barcode aufgebracht wurde.<br />
Den Ablieferbeleg unterzeichnet <strong>der</strong> Empfänger<br />
bei <strong>der</strong> Sendungsübergabe, <strong>der</strong> Spediteur<br />
bringt ihn wie<strong>der</strong> in die Nie<strong>der</strong>lassung, wo er<br />
dann zusammen mit dem Speditionsauftrag<br />
gescannt wird und <strong>der</strong> Inhalt des Barcodes<br />
in die Attributfel<strong>der</strong> <strong>der</strong> Dokumentart PoD<br />
übernommen wird. Anschließend werden die<br />
Dokumente an das zentrale d.3System im<br />
FiegeHauptsitz in Greven übertragen.<br />
„<strong>Von</strong> manchen Empfängern haben wir keinen<br />
Lieferschein vorliegen, in diesen Fällen<br />
nutzen wir den Speditionsübergabeschein als<br />
Beleg“, erklärt Jörg Klöpper, Leiter Support<br />
FXL Logware bei Fiege. Es geht darum, dass<br />
wir ein Dokument haben, welches den Speditionsauftrag<br />
belegt und wir dieses Dokument<br />
mittels DMS und Webtechnologie unseren<br />
Auftraggebern innerhalb kürzester Zeit <strong>zur</strong><br />
Verfügung stellen können.“ Die Kunden können<br />
sich dann mit ihren Zugangsdaten auf<br />
<strong>der</strong> WebPlattform „FXL Monitor“ einloggen<br />
· Sämtliche relevanten Informationen<br />
über jeden Speditionsauftrag sind für die<br />
Kunden in einem zentralen „Monitor“<br />
unabhängig von Zeit und Ort verfügbar.<br />
· Auftraggeber schätzen die Transparenz<br />
und den dadurch erhöhten Service Level<br />
des Logistikunternehmens.<br />
und den Status <strong>der</strong> verschiedenen Sendungen<br />
ansehen. Ist <strong>der</strong> Ablieferbeleg eingescannt, erscheint<br />
hinter dem Sendungseintrag ein kleiner<br />
Notizzettel, nach dessen Anklicken das Dokument<br />
aus dem Archiv per d.web <strong>zur</strong> Ansicht<br />
gebracht wird. „Dieser Service wird sehr gut<br />
angenommen“, freut sich Peter Hardebeck,<br />
ITLeiter <strong>der</strong> Fiege Systemzentrale in Greven,<br />
„dies sehen wir an den täglichen Abrufen <strong>der</strong><br />
Ablieferbelege.“ Nicht nur <strong>der</strong> Großkunde Diageo,<br />
son<strong>der</strong>n auch etliche an<strong>der</strong>e Kunden <strong>der</strong><br />
Bocholter Nie<strong>der</strong>lassung, nutzen das System<br />
produktiv. Hinzu gekommen sind innerhalb<br />
kurzer Zeit auch die FiegeStandorte Dortmund<br />
(Januar 2008) und Lahr/Schwarzwald<br />
(Februar 2008) – letzterer eine brandneue Nie<strong>der</strong>lassung<br />
für die Versorgung des Großkunden<br />
Bridgestone, <strong>der</strong> die kombinierte T&T/DMS<br />
Lösung ebenfalls nutzen wird.<br />
Ausblick<br />
Nachdem Anfang 2008 bereits in drei deutschen<br />
Nie<strong>der</strong>lassungen die Ablieferbelege gescannt<br />
werden, sollen in kurzer Abfolge die<br />
Standorte in Hamburg und in Coesfeld folgen.<br />
Außerdem denkt man bei Fiege darüber nach,<br />
künftig eventuell auch Fotos zu digitalisieren<br />
und per Web <strong>zur</strong> Ansicht bereitzustellen, um<br />
somit etwa Schäden dokumentieren zu können.<br />
Es wird darüber hinaus innerhalb <strong>der</strong><br />
Fiege Holding <strong>der</strong>zeit ein Konzept für den<br />
internationalen Ausbau <strong>der</strong> bislang nur in<br />
Deutschland eingesetzten T&TLösung entwickelt.<br />
Hier käme dann ebenfalls d.3 als zentrale<br />
DMSPlattform zum Einsatz.