d.link for microsoft office - d.velop AG
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Rationalisierung der<br />
Bürokommunikation und Verwaltung<br />
durch Office Automation<br />
Wenn Sie Microsoft Word im Office-<br />
Alltag einsetzen, kennen Sie das Problem:<br />
Sie können mit Word zwar repräsentative<br />
Dokumente für Ihren<br />
Schriftverkehr erzeugen, jedoch müssen<br />
Sie bekannte Daten wie z.B. die Anschrift,<br />
Produkt- oder Kundenin<strong>for</strong>mationen<br />
manuell in das Word-Dokument<br />
eingeben.<br />
Ein anderes Szenario: Zahlreiche, eilige<br />
Dokumente erreichen Sie täglich als Fax.<br />
Nach Ausgabe müssen sie jedoch aufwendig<br />
wie gewöhnliche Briefpost<br />
sortiert, verteilt und schließlich bearbeitet<br />
werden. Umgekehrt müssen auch Sie<br />
Ihre elektronisch erzeugten Dokumente<br />
zunächst drucken, um sie anschließend<br />
als Fax zu versenden.<br />
Mit d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong> sind Sie<br />
in der Lage, diese Vorgänge weitgehend<br />
zu automatisieren. In<strong>for</strong>mationen aus<br />
d.3 können auf Wunsch in das neu zu<br />
erstellende Word- oder Excel-Doku<br />
ment automatisch übernommen werden<br />
– manuelle Eingaben werden so auf ein<br />
Minimum reduziert.<br />
Vorlagenbasiertes Ausfüllen von Office-<br />
Dokumenten<br />
d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong> ist ein hochintegriertes,<br />
per<strong>for</strong>mantes Tool zur Anbindung<br />
von Office-Formularen und<br />
Tabellen an das d.3 Archiv. Ein Beispiel:<br />
Sie schreiben einem Kunden einen Brief<br />
und greifen dabei auf die bereits im d.3<br />
System hinterlegten Daten zurück. Mit<br />
einem Mausklick wird die Postanschrift<br />
des Kunden aus d.3 in Ihr neues Word-<br />
Dokument übernommen.<br />
Anbindung Ihrer persönlichen Formulare<br />
d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong> ist hoch flexibel<br />
und bietet Ihnen die Anbindung<br />
aller selbst erstellen Word-Formulare an<br />
Ihr d.3 Archiv. Damit können Sie beliebige<br />
In<strong>for</strong>mationen aus Ihrem d.3 System<br />
für die Erstellung von Office-Doku<br />
d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong><br />
Features<br />
� automatisierte Übernahme von d.3<br />
Dokumentattributen in ein Word-<br />
oder Excel-Dokument<br />
� Übernahme von Word-/Excel-Einträgen<br />
als Attribute in d.3 bei der Archivierung<br />
auf Basis von VBA-Makros.<br />
� Unterstützung von Microsoft Word<br />
und Excel Vorlagen<br />
� Integration in Office<br />
� differenzierte Vergabe von Rechten<br />
möglich<br />
Der manuelle Übertrag von z.B. Adressen in der<br />
Geschäftspost stellt zum einen ein Fehlerpotential<br />
dar, zum anderen kann hier viel Zeit gespart<br />
werden. Mit d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong> erhalten Sie<br />
eine transparente Verbindung des d.3-Systems mit<br />
ihrer Textverarbeitung, die Sie bei Ihrer täglichen<br />
Arbeit deutlich entlastet.<br />
An<strong>for</strong>derungen<br />
Software: d.3 Client und d.3 Server ab<br />
Version 5.2, Microsoft Word 2000<br />
und XP sowie 2003, Microsoft Excel<br />
2000 und XP sowie 2003<br />
Abb. 1: Über das Kontextmenü können ganz<br />
einfach die Daten aus dem d.3 System<br />
übernommen werden.<br />
menten verwenden. Beispielsweise Produktdaten,<br />
Anschriften, Vorgangsdaten<br />
usw., um damit Angebote, Lieferscheine,<br />
Rechnungen, Schriftverkehr oder Sonstiges<br />
zu erstellen. Welche In<strong>for</strong>mation<br />
Sie auch immer aus dem d.3 System in<br />
ein Word-Dokument übernehmen<br />
möchten: d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong><br />
bietet Ihnen diese Möglichkeit.<br />
- 1 - V Frank Schnittker08/08/19.14/25
Abb. 2: Beliebige Feldin<strong>for</strong>mationen können für die<br />
Archivierung übernommen werden.<br />
Dokumente speichern mit automatischer<br />
Indexierung<br />
Warum ein Microsoft Word-Dokument<br />
indexieren, wenn alle relevanten Daten<br />
enthalten sind? d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong><br />
ist vollautomatisiert in der Lage, Ihre<br />
Microsoft Office-Dokumente, die Sie auf<br />
Ihren eigenen Word-Vorlagen erstellt<br />
haben, im d.3 System zu archivieren.<br />
Auf die Eingabe von Schlagwörtern oder<br />
Indizes kann dabei verzichtet werden,<br />
denn d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong> kann<br />
diese aus den Formularfeldern Ihres Dokumentes<br />
direkt auslesen.<br />
Einfacher kann man Dokumente nicht<br />
revisionssicher archivieren.<br />
d.<strong>link</strong> <strong>for</strong> <strong>microsoft</strong> <strong>office</strong><br />
Kontakt<br />
Haben Sie noch Fragen?<br />
Sprechen Sie uns gerne an:<br />
d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong><br />
digital business solutions<br />
Schildarpstraße 6–8<br />
48712 Gescher<br />
Fon: +49 2542 9307-0<br />
Fax: +49 2542 9307-20<br />
E-Mail: info@d-<strong>velop</strong>.de<br />
Abb. 3: Archivierung von Office-Dokumenten per Mausklick auf ein revisionssicheres Speichermedium<br />
Die in diesem Dokument enthaltenen In<strong>for</strong>mationen können<br />
ohne vorherige Ankündigung von der d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> geändert<br />
werden. Die d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> lehnt jede Haftung für Fehler und Un<br />
terlassungen in dieser Publikation ab. Die beschriebenen Pro<br />
gramme dürfen nur gemäß den jeweiligen Lizenzbedingungen<br />
angewendet oder kopiert werden. Ohne ausdrückliche schriftli<br />
che Erlaubnis der d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> dürfen diese Unterlagen in keiner<br />
Art und Weise vervielfältigt oder kopiert werden. Marken und<br />
Namen sind das Eigentum ihrer jeweiligen Besitzer, deren Rech<br />
te die d.<strong>velop</strong> <strong>AG</strong> respektiert.<br />
- 2 - V Frank Schnittker08/08/19.14/25