d.link for microsoft office - d.velop AG

Rationalisierung der
Bürokommunikation und Verwaltung
durch Office Automation
Wenn Sie Microsoft Word im Office-
Alltag einsetzen, kennen Sie das Problem:
Sie können mit Word zwar repräsentative
Dokumente für Ihren
Schriftverkehr erzeugen, jedoch müssen
Sie bekannte Daten wie z.B. die Anschrift,
Produkt- oder Kundeninformationen
manuell in das Word-Dokument
eingeben.
Ein anderes Szenario: Zahlreiche, eilige
Dokumente erreichen Sie täglich als Fax.
Nach Ausgabe müssen sie jedoch aufwendig
wie gewöhnliche Briefpost
sortiert, verteilt und schließlich bearbeitet
werden. Umgekehrt müssen auch Sie
Ihre elektronisch erzeugten Dokumente
zunächst drucken, um sie anschließend
als Fax zu versenden.
Mit d.link for microsoft office sind Sie
in der Lage, diese Vorgänge weitgehend
zu automatisieren. Informationen aus
d.3 können auf Wunsch in das neu zu
erstellende Word- oder Excel-Doku­
ment automatisch übernommen werden
– manuelle Eingaben werden so auf ein
Minimum reduziert.
Vorlagenbasiertes Ausfüllen von Office-
Dokumenten
d.link for microsoft office ist ein hochintegriertes,
performantes Tool zur Anbindung
von Office-Formularen und
Tabellen an das d.3 Archiv. Ein Beispiel:
Sie schreiben einem Kunden einen Brief
und greifen dabei auf die bereits im d.3
System hinterlegten Daten zurück. Mit
einem Mausklick wird die Postanschrift
des Kunden aus d.3 in Ihr neues Word-
Dokument übernommen.
Anbindung Ihrer persönlichen Formulare
d.link for microsoft office ist hoch flexibel
und bietet Ihnen die Anbindung
aller selbst erstellen Word-Formulare an
Ihr d.3 Archiv. Damit können Sie beliebige
Informationen aus Ihrem d.3 System
für die Erstellung von Office-Doku­
d.link for microsoft office
Features
� automatisierte Übernahme von d.3
Dokumentattributen in ein Word-
oder Excel-Dokument
� Übernahme von Word-/Excel-Einträgen
als Attribute in d.3 bei der Archivierung
auf Basis von VBA-Makros.
� Unterstützung von Microsoft Word
und Excel Vorlagen
� Integration in Office
� differenzierte Vergabe von Rechten
möglich
Der manuelle Übertrag von z.B. Adressen in der
Geschäftspost stellt zum einen ein Fehlerpotential
dar, zum anderen kann hier viel Zeit gespart
werden. Mit d.link for microsoft office erhalten Sie
eine transparente Verbindung des d.3-Systems mit
ihrer Textverarbeitung, die Sie bei Ihrer täglichen
Arbeit deutlich entlastet.
Anforderungen
Software: d.3 Client und d.3 Server ab
Version 5.2, Microsoft Word 2000
und XP sowie 2003, Microsoft Excel
2000 und XP sowie 2003
Abb. 1: Über das Kontextmenü können ganz
einfach die Daten aus dem d.3 System
übernommen werden.
menten verwenden. Beispielsweise Produktdaten,
Anschriften, Vorgangsdaten
usw., um damit Angebote, Lieferscheine,
Rechnungen, Schriftverkehr oder Sonstiges
zu erstellen. Welche Information
Sie auch immer aus dem d.3 System in
ein Word-Dokument übernehmen
möchten: d.link for microsoft office
bietet Ihnen diese Möglichkeit.
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Abb. 2: Beliebige Feldinformationen können für die
Archivierung übernommen werden.
Dokumente speichern mit automatischer
Indexierung
Warum ein Microsoft Word-Dokument
indexieren, wenn alle relevanten Daten
enthalten sind? d.link for microsoft office
ist vollautomatisiert in der Lage, Ihre
Microsoft Office-Dokumente, die Sie auf
Ihren eigenen Word-Vorlagen erstellt
haben, im d.3 System zu archivieren.
Auf die Eingabe von Schlagwörtern oder
Indizes kann dabei verzichtet werden,
denn d.link for microsoft office kann
diese aus den Formularfeldern Ihres Dokumentes
direkt auslesen.
Einfacher kann man Dokumente nicht
revisionssicher archivieren.
d.link for microsoft office
Kontakt
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d.velop AG
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Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Fon: +49 2542 9307-0
Fax: +49 2542 9307-20
E-Mail: info@d-velop.de
Abb. 3: Archivierung von Office-Dokumenten per Mausklick auf ein revisionssicheres Speichermedium
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