Digitale Akte mit Integration in das ERP-System âÂÂBaaN IV C4â - d ...
Digitale Akte mit Integration in das ERP-System âÂÂBaaN IV C4â - d ...
Digitale Akte mit Integration in das ERP-System âÂÂBaaN IV C4â - d ...
Sie wollen auch ein ePaper? Erhöhen Sie die Reichweite Ihrer Titel.
YUMPU macht aus Druck-PDFs automatisch weboptimierte ePaper, die Google liebt.
Die digitale Masch<strong>in</strong>enakte<br />
E<strong>in</strong>satz von d.3 im<br />
Masch<strong>in</strong>envertrieb der<br />
Grimme Landmasch<strong>in</strong>enfabrik.<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Agenda<br />
• Vorstellung der Grimme Landmasch<strong>in</strong>enfabrik GmbH & Co KG<br />
• Gründe Gr nde für f r die E<strong>in</strong>führung E<strong>in</strong>f hrung e<strong>in</strong>es Dokumentenmanagementsystems<br />
• DMS- DMS Projektverlauf<br />
• <strong>System</strong>landschaft des Dokumentenmanagementsystems „d.3 d.3“<br />
• Bisherige E<strong>in</strong>satzgebiete des DMS<br />
• <strong>Digitale</strong> <strong>Akte</strong> <strong>mit</strong> <strong>Integration</strong> <strong>in</strong> <strong>das</strong> <strong>ERP</strong>-<strong>System</strong><br />
<strong>ERP</strong> <strong>System</strong> „BaaN BaaN <strong>IV</strong> C4“ C4<br />
• Strategische Ziele <strong>mit</strong> d.3<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Grimme Landmasch<strong>in</strong>enfabrik<br />
• Standort: Damme <strong>in</strong> Niedersachsen<br />
• ca. 1.000 Mitarbeiter am Standort<br />
• ca. 70 Auszubildende<br />
• 11 Ausbildungsberufe<br />
• Gesamtbetriebsfläche = 150.000 qm<br />
• e<strong>in</strong>er der größten Arbeitgeber <strong>in</strong> der Region<br />
• Weltmarktführer <strong>in</strong> der<br />
Kartoffeltechnik<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Investitionen <strong>in</strong> die Zukunft<br />
• ca. 3 Mio. € Sach<strong>in</strong>vestitionen<br />
• ca. 11 Mio. € <strong>in</strong> Forschung und Entwicklung<br />
• plus Sonder<strong>in</strong>vestitionen wie z. B. 5 Mio. € <strong>in</strong> <strong>das</strong> neue Logistikzentrum<br />
• Investitionen <strong>in</strong> aktuellste IT-Infrastrukturen<br />
• E<strong>in</strong>satz e<strong>in</strong>es modernen Dokumentenmanagementsystems <strong>mit</strong><br />
<strong>Integration</strong> <strong>in</strong> führende <strong>System</strong>e<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Präsent <strong>in</strong> über 70 Ländern der Welt<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com<br />
Mit Werksbeauftragten<br />
vertreten <strong>in</strong>:<br />
- Deutschland<br />
- Österreich<br />
- Tschechien<br />
- England<br />
- Frankreich<br />
- Polen<br />
- Niederlande<br />
- Ch<strong>in</strong>a<br />
- Spanien<br />
- USA<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie
Über 80 Produkte für professionelle Anwender weltweit!<br />
Separieren Legen Pflegen Ernten Lagern<br />
Zuckerrübentechnik Gemüsetechnik<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Gründe für e<strong>in</strong> DMS-Projekt<br />
• Papier bewirkt Medienbrüche und da<strong>mit</strong> oft<br />
spezielle Arbeitsteilung<br />
• Bsp.: Die Bestellung liegt als elektronisches<br />
Dokument vor, die<br />
zugehörige Auftragsbestätigung<br />
allerd<strong>in</strong>gs <strong>in</strong> Papier.<br />
• Dokumente werden häufig redundant<br />
und über verschiedene unabhängige<br />
proprietäre <strong>System</strong>e verteilt abgelegt<br />
• kopieren, transportieren und aktualisieren als papierbed<strong>in</strong>gte Bürotätigkeiten<br />
• Verwaltungsprobleme durch fehlende Versionsverwaltung und ger<strong>in</strong>ger<br />
Transparenz bezüglich des Bearbeitungsstatus<br />
• Archivierungsprobleme durch unzureichende Sicherheit der Archivbestände<br />
und aufwendige Organisation<br />
• Gefahr, die direkte Kommunikation zu Geschäftspartnern zu verlieren<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com<br />
produktives<br />
Bearbeiten<br />
e<strong>in</strong>es<br />
Vorgangs<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie
Beraterauswahl<br />
Vorstudie<br />
DMS-Projektverlauf<br />
Analyse<br />
Analysebericht<br />
Analysebericht<br />
Konzeptphase<br />
<strong>System</strong>beschaffung Customiz<strong>in</strong>g<br />
Anforderungsprofil<br />
Fachkonzept<br />
Fachkonzept<br />
Anforderungsprofil<br />
Organisationskonzept<br />
Organisationskonzept<br />
Implementationskonzept<br />
Implementationskonzept<br />
Probebetrieb<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com<br />
Verfarens-<br />
Dokumentation<br />
Verfahrensdokumentation<br />
Roll-out<br />
E<strong>in</strong>führungskonzept<br />
E<strong>in</strong>führungskonzept<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie
<strong>System</strong>landschaft des DMS „d.3“<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Bisherige E<strong>in</strong>satzgebiete von d.3<br />
• Beschaffung (Roll-Out 12.11.2007)<br />
• Anb<strong>in</strong>dung an e-Procurement<br />
• Masch<strong>in</strong>envertrieb (Länderbüro D) (Roll-Out 12.12.2007)<br />
• <strong>Integration</strong> <strong>in</strong> MS CRM 3.0<br />
• F<strong>in</strong>anzwesen (Roll-Out 02.06.2008)<br />
• Kopplung <strong>mit</strong> Personalverwaltungssoftware (Hansalog)<br />
• Ersatzteilvertrieb (Roll-Out 11.08.2008)<br />
• Masch<strong>in</strong>envertrieb (restliche Länderbüros) (Roll-Out 20.11.2008)<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com<br />
• <strong>in</strong> allen Bereichen <strong>Integration</strong> <strong>in</strong>:<br />
• BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
• MS Office<br />
• MS Outlook<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie
d.3-<strong>Integration</strong> <strong>in</strong> BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
Archivierung und automatische <strong>Akte</strong>nbildung aus BaaN<br />
Es wird der Druck<br />
aus BaaN angestoßen.<br />
Im<br />
H<strong>in</strong>tergrund wird<br />
Dokument zusätzlich<br />
an d.3 gesendet.<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
d.3-<strong>Integration</strong> <strong>in</strong> BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
<strong>Akte</strong>nansicht <strong>in</strong> d.3<br />
Direkte<br />
Konvertierung<br />
<strong>in</strong> pdf/A<br />
Übergabe der<br />
Attributwerte aus<br />
BaaN<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com<br />
• Druckstrom aus<br />
BaaN wird <strong>mit</strong><br />
Geschäftspapier<br />
verrechnet.<br />
• Duplikatvermeidung<br />
durch<br />
Hashwertbildung<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie
Projekt-<br />
/Masch<strong>in</strong>enakte<br />
<strong>in</strong>kl. Lebenslauf<br />
d.3-<strong>Integration</strong> <strong>in</strong> BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
<strong>Akte</strong>nansicht <strong>in</strong> d.3<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
d.3-<strong>Integration</strong><br />
<strong>in</strong> BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
<strong>Akte</strong>nansicht <strong>in</strong> d.3<br />
Bildung e<strong>in</strong>er<br />
Kundenakte <strong>mit</strong><br />
Saison- und<br />
Jahresakten<br />
Durch abgelegte<br />
Dokumente wird<br />
über <strong>Akte</strong>nplan<br />
die entsprechendeAuftragsakte<br />
gebildet<br />
(identisch zu<br />
Auftragsakte<br />
unterhalb<br />
Projektakte)<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com<br />
Automatische<br />
Generierung e<strong>in</strong>er<br />
Länderakte, falls<br />
noch nicht<br />
existent<br />
Zusätzliche<br />
Anlage e<strong>in</strong>er<br />
Belegakte für die<br />
FIBU
Auftragsakte <strong>in</strong>kl.<br />
Ausfuhrdokumente<br />
(<strong>in</strong> Kürze<br />
Ausfuhranmeldung<br />
nach dem<br />
Alt@s-Zollverfahren)<br />
d.3-<strong>Integration</strong> <strong>in</strong> BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
Auftragsakte <strong>in</strong> d.3<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Auftragsakte <strong>in</strong>kl.<br />
Lieferdokumente<br />
d.3-<strong>Integration</strong> <strong>in</strong> BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
Auftragsakte <strong>in</strong> d.3<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
d.3-<strong>Integration</strong> <strong>in</strong> BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
Recherche <strong>in</strong> <strong>Akte</strong> oder direktes Dokument aus BaaN<br />
Je nach Report verschiedene<br />
Möglichkeiten direkt nach<br />
<strong>Akte</strong>n oder ganz konkreten<br />
Dokumenten zu suchen.<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com<br />
Aus verschiedenen<br />
Masken im BaaN<br />
direkt <strong>in</strong> d.3<br />
recherchieren.<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie
d.3-<strong>Integration</strong> <strong>in</strong> BaaN <strong>IV</strong> C4<br />
Recherche <strong>in</strong> d.3<br />
• <strong>Akte</strong> oder Dokument<br />
zur Recherche<br />
auswählen.<br />
• Ansicht je nach<br />
Berechtigung<br />
unterschiedlich.<br />
Bei Recherche e<strong>in</strong>er<br />
<strong>Akte</strong> erhält man e<strong>in</strong>e<br />
Dokumentenauswahl<br />
als Trefferliste.<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com<br />
E<strong>in</strong>gabe des<br />
Attributwertes<br />
nach dem gesucht<br />
werden soll.<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie
Strategische Ziele <strong>mit</strong> d.3<br />
• e<strong>in</strong>e zentrale unternehmensweite Lösung für alle Firmen der Grimme-Gruppe<br />
<strong>mit</strong> dezentralen Zugriffsmöglichkeiten<br />
• e<strong>in</strong>e e<strong>in</strong>heitliche Ablagesystematik soll zur Erhöhung der Informationsverlässlichkeit<br />
und so<strong>mit</strong> auch zur E<strong>in</strong>sparung bei der Dokumentenverwaltung führen<br />
• Dokumentenmanagementsystem d.3 soll als Grundlage für<br />
Workflow-Management dienen<br />
Vorstellung Gründe Projektverlauf <strong>System</strong>landschaft E<strong>in</strong>satzgebiete <strong>Integration</strong> Strategie<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Fragen?<br />
Diskussion<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit<br />
und nehmen Sie sich die Zeit für weitere<br />
Vorträge auf dem d.forum 2009!<br />
- Jens Waldmann – d.forum 13.05.2009 <strong>in</strong> Münster - www.grimme.com
Change language