SUPPLYspezial - eVergabe

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spezial
Fachmagazin für Beschaffung & öffentlichen Einkauf
E-VERGABE
Must have für eine
optimale Beschaffung

e-VAluation
Vor dreieinhalb Jahren ist die Vergabemanagementlösung e-VA mit dem
Einsatz an der Charité Universitätsmedizin Berlin erfolgreich eingeführt worden.
Mittlerweile sind zahlreiche öffentliche Auftraggeber von e-VA überzeugt.
Was aber unterscheidet e-VA von seinen Mitbewerbern? Und wie hat es der
Anbieter VIZSON Data Management GmbH geschafft, sich innerhalb dieser
Zeit am Markt zu behaupten? Fragen an den Geschäftsführer Peter Sonntag.
Supply: Herr Sonntag, was hat e-VA,
was andere nicht haben?
Peter Sonntag: Von unseren Kunden
werden wir oftmals für den Service
und für die einfache, klare und ansprechende
Oberfläche gelobt. Häufige Erwähnung
findet auch die Möglichkeit
einer schnellen und kostengünstigen
Anpassung an die internen Abläufe
und Strukturen des jeweiligen Auftraggebers.
Das ist eine unserer Stärken, da
wir ein eigenes Datenmodell mitbringen,
das für flexible Datenstrukturen
entwickelt wurde. Darüberhinaus zeigen
sich einige besondere Komponenten
im Detail: z. B. unterschiedliche
Eignungs- und Zuschlagskriterien für
jedes Los, ein Terminrechner für bis zu
36 Verfahrenstermine und zusätzliche
eigene Fristen, der mit der optionalen
Berücksichtigung von Kalender- oder
Werktagen in alle Richtungen rechnet,
verfahrensstufenabhängige Zuschlagskriterien,
automatisierte NUTS-Code-
Verwaltung, eigene Suchbegriffe für
CPV-Codes, eigene Dokumentationseinträge,
Dokumente für Antworten
zu Bieterfragen, losweise Aufhebung
von Verfahren zu jedem Zeitpunkt incl.
automatischer Benachrichtigung der
beteiligten Bieter, ein eigener Bieterpool,
automatisch befüllbare eigene
.pdf-Dokumente, vollständige Mandantentrennung
auch innerhalb einer
Instanz. Für alle diese Funktionen bekommen
wir sehr positives Feedback.
Bisher sind Sie am Markt nicht
ganz so sichtbar, wie viele Ihrer
Konkurrenten. Welches
Marketingkonzept verfolgen Sie?
Wir sind überzeugt, dass ein gutes Produkt
der Grundpfeiler für eine zufriedene
Kundenbeziehung ist. Deshalb
freuen wir uns darüber, dass wir ein
gutes Produkt anbieten dürfen und arbeiten
jeden Tag daran, es noch besser
zu machen. Jeden Kunden empfangen
wir mit Herzlichkeit und regen ihn an,
uns so viel Feedback wie möglich zu
geben. Das führt zu einem ausgezeichneten
Austausch mit den Anwendern.
Da Vergabestellen untereinander gut
vernetzt sind, können wir uns über
eine steile Aufwärtskurze freuen. Parallel
erhöhen wir inzwischen aber auch
unsere mediale Präsenz.
Vertreiben Sie neben e-VA auch
andere Softwareprodukte?
Ja, da unser Datenmodell nicht branchenspezifisch
ist, bieten wir natürlich
auch andere Produkte an. Besonders
interessant sind dabei sicherlich Produkte,
die sich an die e-Vergabe anschließen.
Hervorzuheben sind hier
beispielsweise unsere Kontaktdatenverwaltung
COIN.CONTACT, unsere
Software für elektronische Rechnungen
und Buchhaltung GLORII und
unser Ticketsystem COIN.TICKET. Insgesamt
bieten wir momentan 15 unterschiedliche
Produkte an, die alle mit
sehr geringem Aufwand individualisierbar
sind.
Was ist Ihnen bei Ihren Produkten
besonders wichtig?
Im Zentrum stehen zufriedene Anwender,
Nachhaltigkeit und natürlich
der essenzielle Grund für den Einsatz
der Software. Die Anwender gehen
tagtäglich mit der Software um und
freuen sich über eine Software, mit der
sie ohne Umwege zum Ziel kommen.
Deshalb legen wir unsere Software so
aus, dass bei Anwendern genau nur
der eine benötigte Button sichtbar ist
und blenden die 10 Buttons aus, die
gerade diese Anwender nicht benötigen.
Mit unserem Datenmodell lässt
sich das wunderbar einfach umsetzen.
Bereits bei der Konzeption einer Software
richten wir außerdem unseren
Fokus deutlich auf ein Ausschöpfen
des Einsparpotenzials auch von materiellen
Ressourcen und Energie im
Vergleich zum Status Quo ohne unsere
Software. Dieser Fokus kann gar nicht
hoch genug bewertet werden. Auch
die Interoperabilität mit vorhandenen
Fremdsystemen ist uns besonders wichtig,
sodass Implementierungen und
der Datenaustausch innerhalb bereits
bestehender Landschaften reibungslos
gelingen.
Die e-Vergabe bleibt ja nicht
stehen. Würden Sie uns drei Punkte
nennen, wohin sich Ihrer Meinung
nach die elektronische Vergabe
entwickeln sollte?
Stimmt, da gibt es einen reichhaltigen
Strauß von Möglichkeiten. Meine drei
Anregungen wären:
1. Der Verzicht auf .pdf-Formulare,
d.h., Angebote und Teilnahmeanträge
sollten einfach per Webformular abgegeben
werden können. Das würde
dazu führen, dass der Markt mit einem
Schlag viel größer wäre, weil der Aufwand
für die Abgabe eines Angebots
deutlich sinkt.
2. Sollte die e-Vergabe sowohl auf Bieter-
als auch auf Vergabestellenseite
an Bestell-, Buchhaltungs-, CRM- und
Warenwirtschaftssysteme andockt
werden bzw. darum erweitert werden.
3. Wäre es wünschenswert, wenn auch
auf der anderen Seite ein Austauschformat
vorhanden wäre, sodass alle
Beteiligten wie z. B. Vergabekammern,
Wirtschaftsprüfungsgesellschaften,
Anwaltskanzleien mit Ihrer Software
auf die entsprechenden Verfahren zugreifen
könnten.
Wie gesagt, das sind aber nur drei von
sehr vielen Anregungen.
Herr Sonntag, vielen Dank
für das Gespräch.

Der Schlüssel
zur optimalen
Beschaffung
Seit dem 18. Oktober 2018 muss die Kommunikation
zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vollständig auf
elektronischem Wege erfolgen. Seit dem ist mehr als ein Jahr
vergangen, Zeit genug, um das Projekt umgesetzt zu haben.
Tatsächlich stand sogar mehr Zeit
zur Verfügung. Denn dass auch
Vergabeverfahren digitalisiert
werden, bestimmte schon 2013 das
Gesetz zur Förderung der elektronischen
Verwaltung (E-Government-
Gesetz) in §6:
Die Behörden des Bundes sollen ihre
Akten elektronisch führen. Satz 1 gilt
nicht für solche Behörden, bei denen
das Führen elektronischer Akten bei
langfristiger Betrachtung unwirtschaftlich
ist. Wird eine Akte elektronisch
geführt, ist durch geeignete
technisch-organisatorische Maßnahmen
nach dem Stand der Technik
sicherzustellen, dass die Grundsätze
ordnungsgemäßer Aktenführung
eingehalten werden.
Ein klares Ziel, ein
mühseliger Weg
Damit war das Ziel klar vorgegeben.
Schaut man sich aber einmal den Ist-
Zustand in Deutschland an, so ge-
winnt man den Eindruck, dass nur die
Entwickler und Anbieter von Software
konsequent dieses Ziel anvisiert
und erreicht haben. Tatsächlich gibt
es schon länger e-Vergabelösungen
auf dem Markt, die funktionieren
und sich bei Einsatz bestens bewähren.
Doch die Einführung bei den
öffentlichen Auftraggebern läuft zögerlich
ab.
So ergab eine aktuelle Umfrage unter
den Mitgliedern des Deutschen
Vergabenetzwerkes DVNW, dass fast
ein Drittel (genau 31 Prozent) aller
Vergabestellen die e-Vergabe noch
nicht vollständig umgesetzt haben.
Das ist erschreckend, bieten doch die
verfügbaren Software-Lösungen den
öffentlichen Auftraggebern komplette
Vergabemanagementlösungen,
mit denen Vergabeverfahren effektiv
und rechtssicher durchgeführt
werden können. Auch den Bietern
wird unschätzbare Hilfe geleistet,
denn die Überschreitung von Fristen
von Andreas Klose
Fortsetzung auf Seite 10
spezial
ist eine Anzeigensonderveröffentlichung des
Submissions-Anzeiger Verlag GmbH
Impressum
Herausgeber:
Submissions-Anzeiger Verlag GmbH
Schopenstehl 15, 20095 Hamburg
E-Mail: info@submission.de
Geschäftsführer:
Florian Lauenstein
Verantwortlich für den Inhalt:
Hans-Joachim Busch (V.i.S.d.P.)
Redaktion: Andreas Klose
Telefon (040) 40 19 40 - 0
E-Mail: redaktion@submission.de
Grafik + Layout: Silke Thiel
Telefon (040) 40 19 40 - 0
E-Mail: redaktion@submission.de
Anzeigen:
Alina Rutz
Bianca Waldrich
Telefon (040) 40 19 40 / -13 / -15
Telefax (040) 40 19 40 - 30
E-Mail: anzeigen@submission.de
Vertrieb:
Als Beilage im Supply 08/19
www.submission.de www.supply-magazin.de www.ausschreibungen24.de
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Jederzeit transparent
keine Lizenzgebühren, unbegrenzte NutzerzueVergabe
leicht gemacht:
subreport – das Unternehmen
Seit über 100 Jahren ist subreport Partner für Auftraggeber
und Unternehmen. Seit über 100 Jahren steht
subreport für Erfahrung, Kompetenz, Erfolg und Reputation
auf den Gebieten Auftrag und Vergabe.
Nur subreport ist sowohl Betreiber einer hochwertigen
Ausschreibungs- als auch einer innovativen eVergabeplattform,
die bundesweit zur Anwendung kommt – natürlich
auch in Ihrer Region. Und nur subreport hat ein
derart breites Dienstleistungs- und Servicespektrum.
Auch deshalb ist subreport heute der Marktführer unter
den Marktplätzen. Für alle, die Aufträge vergeben. Für
alle, die diese Aufträge erhalten wollen. Für öffentliche
und gewerbliche Ausschreibungen. Für elektronische
Vergabe. Für Vergabemanagement. Für Beratung. Für
Service. Und für Fortschritt.
subreport-Produkte sind einfach zu handhabende
Werkzeuge mit großer Wirkung. Gemacht für Menschen,
die Geld verdienen und Geld sparen wollen. Die
in ihrem Bereich die Besten sind oder es werden wollen.
Und die deshalb mit den Besten arbeiten.
In der Branche heißt subreport auch: „Treibhaus für Innovationen“.
Zu Recht! Denn alles, was das Unternehmen
erwirtschaftet, wird wieder in Technologie und
Köpfe investiert. Auch deshalb gehört subreport offiziell
zu den „TOP 100“, den 100 innovativsten Unternehmen
im deutschen Mittelstand. Und diese Auszeichnung ist
nur eine unter vielen.
subreport ELViS – innovativ seit 2001
Mit der eVergabeplattform subreport ELViS wurde 2001
die erste eVergabe in Deutschland erfolgreich durchgeführt.
subreport ELViS ist einfach, effizient, intuitiv bedienbar
und orientiert sich konsequent an den Bedürfnissen
seiner Nutzer. Diese Eigenschaften und ein umfangreicher
kostenfreier Kundensupport sind die
Gründe, warum subreport ELViS seit mehr als 18 Jahren
bei Anwendern auf Auftraggeber- wie auf Bieterseite
erfolgreich eingesetzt wird. subreport ELViS bietet
die elektronische, vergaberechtskonforme und workflowgestützte
Abbildung aller Vergabeverfahren national
und europaweit:
von der Bekanntmachung (u.a. www.service.bund.de,
TED, weitere Fachmedien)
über die Erstellung bzw. unentgeltliche Bereitstellung
der Vergabeunterlagen,
die Bieterkommunikation,
die Angebotsabgabe,
die Eröffnung,
die Auswertung,
die Nachforderung und Klärung von Rückfragen
im Zusammenhang mit Angeboten
bis zur Zuschlagserteilung und
der Dokumentation (Vergabeakte).
Aus der erfolgreichen Vergabeplattform subreport EL-
ViS wurde zwischenzeitlich das Vergabemanagement
subreport ELViS. Das Vergabemanagementsystem
wird – gemeinsam mit unserem subreport ELViS-Beirat
bestehend aus Auftraggebern, Unternehmen und
Vergaberechtlern – ständig erweitert.
Ihre Vorteile
✓ Praxisbewährt
seit über 18 Jahren bei Anwendern auf Auftraggeber-/Bieterseite
erfolgreich im Einsatz – von
der Bekanntmachung bis hin zur Zuschlagserteilung
und Dokumentation in der Vergabeakte
✓ Rechtssicher
vergaberechtskonforme Abbildung aller Verfahrensarten
national und EU-weit sowie umgehende
Anpassungen an vergaberechtliche Änderungen
✓
✓
Einfach zu bedienen
größtmögliche Praxisnähe, selbsterklärend und intuitiv
nutzbar – begleitet durch den Beirat subreport
ELViS
Sofort anwendbar
vollständig webbasiert, kein Installationsaufwand,
keine Schulung
✓ Vernetzt
Veröffentlichungs-Schnittstellen zu bund.de/TED
und Fachmedienverteiler sowie Schnittstellen zu
Lieferantensuche und Auftraggeber-Forum auf
subreport CAMPUS
✓ Vergabemanagement-Tools
Flexibles Rollen- und Rechtemanagement bis hin
zur Einbindung externer Planer, ausführliches Fristenmanagement,
individualisierbares Formularmanagement,
Vorlagenfunktionen, und und und…
✓ Zukunftsorientiert
ständige Neu- und Weiterentwicklungen
✓
Kostenfreier Support
individuelle Unterstützung für Auftraggeber
und Bewerber/Bieter
4
✓
✓
✓
Umfangreicher Service
Online- und Präsenzschulungen, Demo-System zu
Übungs- und Testzwecken, TeamViewer-Hilfe, Online-Bedienungsanleitungen
zu allen Funktionen
Hohe Flexibilität
keine vertraglichen Bindungen, kein Abo, keine
Mitgliedschaft

subreport ELViS
Auszug aus subreport
ELViS: Versand
der Bekanntmachung
an TED, bund.de und
an weitere Fachmedien
Das sagen unsere Kunden:
✓
✓
✓
✓
„Durch die Nutzung der Plattform und der Zusammenarbeit mit subreport konnte die Umsetzung
und Abwicklung der Ausschreibungen deutlich verbessert und vereinfacht werden.“
Busunternehmen wupsi GmbH, 21.01.2019
„Die starke Beteiligungsquote der Handwerksbetriebe und Baufirmen sowie die äußerst positive
Resonanz zeigen, dass die Vergabeplattform subreport ELViS gut angenommen wird
und die Kriterien einer nutzerfreundlichen Bedienung vollumfänglich erfüllt.“
Claudia Forcht Projektsteuerung + Architektur, 06.11.2017
„subreport ist wirklich eine super Plattform. Unkompliziert, bedienerfreundlich und auch
noch wirklich über Telefon sofort erreichbar (ohne teure Hotline). So macht die digitale Abgabe
Freude.“
HEES + KNOLL DACHTECHNIK GmbH, 02.03.2017
„Uns hat die „einfache“ Handhabung dieser Plattform überzeugt. Auch die anfängliche Skepsis,
dass die Firmen unseren Wechsel eventuell nicht annehmen, wurde rasch verdrängt,
wenn man sieht, wie viele Firmen sich die jeweiligen Angebotsunterlagen runterladen.“
Landratsamt Fürth, 25.11.2015
Referenzen (Auszug)
5

Digitalisierung im Einkauf – Best Practice Beispiel Forschungsverbund Berlin e.V.
Digitalisierung
von Joachim Klühspies
Digitalisierung ist das Schlagwort
unserer Zeit. Großes Potenzial
für Digitalisierungsprozesse
liegt vor allem im Einkauf sowie in der
Beschaffung der öffentlichen Verwaltung.
Geht man von der ursprünglichen Bedeutung
des Begriffs Digitalisierung
aus, das Umwandeln von analogen
Informationen in digitale Formate,
bedeutet „elektronische Vergabe“ das
zur Verfügung stellen von Ausschreibungsunterlagen
über elektronische
Mittel. Auch Angebote werden elektronisch
bearbeitet und abgegeben
und die Bieterkommunikation findet
über eine elektronische Plattform
statt.
lässt sich eine integrierte Prozesslandschaft
aus einzelnen Insel-Lösungen
entwickeln?
Best Practice –
Forschungsverbund
Berlin e.V.
Diese Fragen hat sich der Forschungsverbund
Berlin e.V. (FVB) gestellt und
2014 eine Ausschreibung gestartet,
um ein elektronisches Beschaffungssystem
zu implementieren, das die
Abwicklung des gesamten internen,
arbeitsteiligen Vergabeprozesses digital
und dabei vergaberechtskonform
unterstützt.
Ziel war es, dass dieses Beschaffungssystem
sowohl die internen Prozesse
abbildet als auch in die bestehende IT-
Landschaft integriert werden kann.
Die Verwaltungsprozesse, so auch das
Beschaffungswesen, werden in Arbeitsteilung
zwischen lokalen Institutsverwaltungen
und der gemeinsamen
Verwaltung durchgeführt.
Die besondere Herausforderung bei
der Umsetzung war es, zum einen
die vielfältige Beschaffungslandschaft
innerhalb der einzelnen Institute zu
standardisieren und innerhalb von
kundenindividuellen Ausschreibungsprozessen
in einer Standardsoftware
abzubilden. Weiterhin galt es, diese
Standardlösung innerhalb der bestehende
IT-Landschaft zu integrieren.
Schnittstellen zu verschiedenen
SAP-Modulen sollten implementiert
werden, so dass Budgetprüfungen innerhalb
eines laufenden Verfahrens
tagesaktuell möglich sind und Bestellungen
schließlich direkt aus SAP ausgelöst
werden.
Als Digitalisierungs- und Integrationspartner
entschied sich der FVB für die
Digitalisierung kann jedoch noch einen
(großen) Schritt weitergehen. Das volle
Potenzial entfaltet sich, wenn man
als Verwaltungsbehörde bereit ist, den
gesamten Einkaufs- und Beschaffungsprozess
auf den Prüfstand zu stellen.
Welche Prozessschritte werden durch
den Einsatz elektronischer Medien
überflüssig, welche zusätzlich nötig?
Diese optimierten Beschaffungsprozesse
lassen sich innerhalb eines Vergabemanagementsystems
abbilden.
Weitere Verbesserungsmöglichkeiten
ergeben sich, wenn die vorhandene
IT-Landschaft ebenfalls auf Integrationsmöglichkeiten
überprüft wird. Wie
Der Forschungsverbund Berlin e. V.
(FVB) ist Träger von acht natur-, ingenieur-,
umwelt- und lebenswissenschaftlichen
Forschungsinstituten und
mit rund 1.900 Personen (darunter
rund 1.100 Wissenschaftler*innen) aus
über 60 Nationen die größte außeruniversitäre
Forschungseinrichtung Berlins.
Die Institute sind Mitglieder der
Leibniz-Gemeinschaft und werden gemeinschaftlich
von Bund und Ländern
finanziert.
Die acht Forschungsinstitute verfügen
jeweils über eigene Haushalte.
Administration Intelligence AG aus
Würzburg. Sowohl die Kundennähe
durch den Standort Berlin als auch
die langjährige Erfahrung in der Implementierung
von Vergabe- und Beschaffungssystemen
bei öffentlichen
Auftraggebern waren entscheidende
Erfolgsfaktoren für das Projekt.
Die mit Hilfe des ausgeschriebenen
Systems abzubildenden, elektronischen
Vergabeworkflows sollten vom

Auftreten eines Bedarfs über die Erstellung
von Bedarfsbegründungen und
Leistungsverzeichnissen, die Budgetprüfung
(Schnittstelle und Datenexport aus
SAP), der Freigabe sowie der Aufforderung
zur Angebotsabgabe und der Angebotsauswertung
bis hin zum Übertrag
der Daten in SAP und der Auslösung der
Bestellung reichen und die interne und
externe Kommunikation während des
Vergabeverfahrens dokumentieren. Dabei
sollte der gesamte Vergabevorgang
prüffähig in einer elektronischen Vergabeakte
medienbruchfrei abgebildet
werden.
Um diese Anforderungen abzubilden,
wurde die Vergabelösung
AI VERGABEMANAGER implementiert
und auf die Bedürfnisse des FVB angepasst.
Als Transaktions- und Ausschreibungsplattform
dient hierbei die AI
VERGABEPLATTFORM der Vergabekooperation
Berlin.
Um Freitextanforderungen, sowie formlose
Angebotseinholungen einzuführen,
wurde zusätzlich zum AI VERGABEMA-
NAGER auch der AI EINKAUFSMANA-
GER eingeführt und auf die Bedürfnisse
des FVB angepasst.
Zur Budgetverwaltung bzw. als Budgetprüfungssystem
sowie zur Abbildung
kameraler Berichtsanforderungen wurde
in der Niederlassung Berlin der AI AG
der Budgetviewer als kundenindividuelles
Modul zum AI EINKAUFSMANAGER
entwickelt. Dieser hält Budgetdaten aus
SAP vor und aktualisiert diese zyklisch.
Das SAP Modul MM dient als Bestellsystem
im FVB. Ausgehend von einer Bestellanforderung
(BANF) wird die Bestellung
durch einen Einkäufer ausgelöst.
Alle nachfolgenden Geschäftsprozesse,
wie die logistische Rechnungsprüfung,
Verbuchung des Waren- und Rechnungseingangs,
werden ebenfalls über Funktionen
des Moduls MM abgewickelt.
Im Anschluss an die Freigabe durch den
Finanzmittelbeauftragten wird eine entsprechende
Mittelreservierung (Beleg)
aus dem AI EINKAUFSMANAGER in SAP
erstellt.
Der AI EINKAUFSMANAGER ist ein modular
aufgebauter Multi-Lieferanten-
Katalog, welcher passgenau auf individuelle
Anforderungen zugeschnitten
werden kann. Das Bestellwesen ist die
zentrale Komponente, in der alle Bestellprozesse
abgebildet werden, welche
den Anwendern zur Verfügung stehen.
Durch die Integration der beiden Lösungen
AI VERGABEMANAGER und AI EIN-
KAUFSMANAGER ließen sich erhebliche
Einsparpotenziale realisieren. Beschaffungsprozesse
wurden vereinfacht und
standardisiert; das Ergebnis ist ein effizienterer
Einkauf bei größerer Transparenz
und Revisionssicherheit.
Steinbachtal 2b
97082 Würzburg
vertrieb@ai-ag.de
www.ai-ag.de
7

Endlich vereinfacht:
plattformunabhängig an Vergabeverfahren
teilnehmen
Vielleicht standen Sie schon einmal selbst vor dem Problem: Ihr Angebot ist fit für die öffentlichen
Auftraggeber ganz Europas, aber Sie müssen sich für jedes Vergabeverfahren auf einer neuen Vergabeplattform
anmelden und zurechtfinden. Viele Unternehmen verzichten dann auf eine Teilnahme – und
damit auch auf Umsatzpotenzial. Eine geringe Beteiligung an Vergabeverfahren bedeutet weniger
Wettbewerb. Das ist schlecht für Europa, aber auch für die betroffenen Vergabestellen.
Doch wie kann der europaweite Vergabeprozess optimiert werden? Vortal hat im Rahmen der EUfinanzierten
europäischen Projektgruppe INTERPLAT gemeinsam mit dem Beschaffungsamt des BMI
und TenderNed, dem Vergabeplattformanbieter der niederländischen Regierung, eine auf OpenPEPPOL
basierende Lösung zur grenzübergreifende Interoperabilität im Bereich der E-Beschaffung entwickelt.
Mit OpenPEPPOL kein Wechsel der Systemumgebung nötig
Hierzu wurden in einem europaweiten Vorreiterprojekt die Vergabeplattformen Vortal (Portugal,
Spanien, Italien, Deutschland), die vom Beschaffungsamt des BMI betriebene Plattform e-Vergabe
(Deutschland) und TenderNed (Niederlande) gekoppelt. Künftig sollen sich Unternehmen ohne Wechsel
der gewohnten Systemumgebung nicht nur national, sondern auch in ganz Europa an elektronischen
Ausschreibungen beteiligen können. Möglich wird dies über zentrale Zugangspunkte zur europäischen
Infrastruktur OpenPEPPOL und die Verwendung von einheitlichen Standards zum sicheren Daten- und
Nachrichtenaustausch.
Dieses PEPPOL eDelivery-Netzwerk kommt bereits beim europaweiten Austausch elektronischer Rechnungen
zum Einsatz. Durch das sogenannte 4-Corner-Modell wird eine weltweite Kommunikation
ermöglicht, ohne dass Sender und Empfänger eigene Punkt-zu-Punkt-Verbindungen implementieren
müssen.
Plattformübergreifende Interoperabilität im Vergabeverfahren
Konkret bedeutet das: Sobald Sie als Bieter auf einer OpenPEPPOL-konformen Plattform wie Vortal
registriert sind, können Sie über diese an allen Vergabeverfahren von in diesem Netzwerk gekoppelten
Vergabeplattformen teilnehmen. Mit dem Projekt INTERPLAT wurde die Plattform-zu-Plattform-Interoperabilität
für die Bekanntmachung von Ausschreibungen, die Interessensbekundung, den Zugang zu
Ausschreibungsunterlagen inklusive automatischer Aktualisierungen der Unterlagen und die Angebotsabgabe
sowie deren Quittierung bereitgestellt. Hierbei erfolgt die Übermittlung des Angebots durch
den Einsatz von Verschlüsselung und Signaturen geschützt und fälschungssicher.
Die von der Projektgruppe INTERPLAT entwickelte Lösung ist eine europäische Weiterentwicklung des
deutschen XVergabe-Standards. Im Rahmen des Projekts wurde vom Beschaffungsamt des BMI ein
XVergabe-Adapter entwickelt, mit dem die den nationalen Standard der XVergabe erfüllenden Vergabeplattformen
in den europäischen Verbund von Vergabeplattformen integriert werden können.
In einem Schwesterprojekt haben weitere europäische Plattformanbieter die entsprechenden PEPPOL-
Standards ebenfalls implementiert. Damit können Unternehmen über jede dieser Plattformen auf die
verschiedenen Plattformen und somit auf Vortal und die e-Vergabe zugreifen und sich an entsprechenden
Verfahren beteiligen.
8

Marktplein
voor aanbestedingen
INTERPLAT
openPEPPOL
PEPPOL eTendering
Standard
≥ = n 2 0
Wie können Sie diese Vorteile nutzen?
Die Lösung wird derzeit getestet und voraussichtlich Anfang 2020 in den Produktivbetrieb übergeben.
Dann können Sie sich als Bieter auf der Vortal-Plattform kostenlos registrieren und ohne Systemwechsel
auch an Ausschreibungen der e-Vergabe oder anderer Plattformen teilnehmen. Hier profitieren Sie
dann von der durchgängigen und ergonomischen Nutzeroberfläche der Vortal-Plattform sowie von
umfangreichen Funktionalitäten hinsichtlich des Managements von Vergabeverfahren. So gibt es beispielsweise
die Onlinehilfe Smarty, die Möglichkeit zum Dialog in der Plattform und der automatischen
Benachrichtigung über passende Ausschreibungen. Implementieren Sie Ihr Firmenlogo und profitieren
Sie von der zentralen Ablage aller wichtigen Dokumenten mit Zeitstempel.
Durch die Nutzung des von INTERPLAT entwickelten Systems können Lieferanten über Vortal an allen
Ausschreibungen der e-Vergabe nach ihren festgelegten Kriterien teilnehmen. Darüber hinaus bietet
Vortal Nutzern umfangreiche Auswertungs- und Filtermöglichkeiten, um den Vergabeprozess für sich
optimal gestalten zu können.
Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Homepage www.vortal.de
oder rufen Sie uns an unter +49 (0) 30 208 471 482.
9

oder andere Formfehler, die selbst
marginal zum Ausschluss des eigenen
Angebotes führen, sind kaum
noch möglich. Hinzu kommen die
sichere Dokumentation und hohe
Transparenz der Ausschreibungsverfahren,
primäre vergaberechtliche
Forderungen, an denen die
„Papierform“ allzu oft scheitert.
Ohne e-Vergabe keine
Vergabestatistik
Doch die umfassende Einführung
der e-Vergabe ist noch aus einem
anderen Grunde unbedingt nötig,
denn der Gesetzgeber war wieder
tätig, um das Beschaffungswesen
zu gestalten. Am 30. Oktober
wurde ein Gesetzesentwurf verabschiedet,
mit dem die von vielen
Seiten geforderte Vergabestatistik
optimiert werden soll (Gesetzesentwurf
zur Beschleunigten
Beschaffung im Bereich Verteidigung
und Sicherheit und zur Optimierung
der Vergabestatistik).
Dabei ist diese Formulierung als
Euphemismus zu werten, denn
eine Statistik, die Politik und Beschaffern
valide Daten zur Verfügung
stellen könnte, gibt es noch
nicht, und kann demnach auch
nicht optimiert werden. Gleichwohl
war sie bereits durch die
10
Vergabestatistikverordnung von
2016 festgesetzt worden. Neu ist
jetzt, dass die benötigten Daten
von den Vergabestellen über die
„bestehenden“ e-Vergabe-Systeme
dem statistischen Bundesamt
übermittelt werden sollen. Somit
entfallen der ursprünglich vorgesehene
gesonderte Datentransfer
und die bei dieser Vorgehensweise
unausbleibliche Mehrarbeit für
die Beschäftigten. Das muss man
als richtigen Schritt werten.
Ein Wink mit
dem Zaunpfahl
Damit ist aber die vollständige
Implementierung der e-Vergabe
bei allen öffentlichen Auftraggebern
essenziell, um die Vergabestatistik
zu realisieren. Diese ist
der Schlüssel, um die öffentliche
Vergabe in Deutschland effektiver
zu machen. Das ist kein Insider-
Wissen, sondern wird mittlerweile
hochoffiziell durch eine große
Studie der OECD, die Mitte Oktober
dem Bundesministerium für
Wirtschaft und Energie übergeben
wurde, qualifizierbar belegt.
Unter dem Titel „Öffentliche Vergabe
in Deutschland – Strategische
Ansatzpunkte zum Wohl der
Menschen und für wirtschaftliches
Wachstum“ bescheinigen die
Verfasser Deutschland, in diesem
Bereich vieles bewirkt zu haben –
allerdings verbleibt reichlich ungenutztes
Potential. Eine dringende
Empfehlung der Verfasser lautet,
die Datenerfassung und Auswertung
bei Vergabeverfahren zu verstärken,
was natürlich eine vollständige
Digitalisierung bedeutet.
Einen Beleg, dass es sich hierbei
wirklich um einen Dreh- und Angelpunkt
der Auftragsvergabe
handelt, sind die in der Studie
angeführten 500 Milliarden Euro
Beschaffungsvolumen Jährlich in
Deutschland. Fast alle Veröffentlichungen
hierzulande nennen
circa 350 Milliarden Euro. Diese
Diskrepanz ist symptomatisch
und zeigt, wie dringend valides
Datenmaterial benötigt wird, um
die Diskussionen zur öffentlichen
Beschaffung auf eine solide Basis
zu stellen. Nur so können auch Lösungen
gefunden werden, um die
öffentliche Auftragsvergabe strategisch
zu gestalten oder ökologische
und soziale Aspekte in die
Beschaffung zu integrieren. Fazit:
Die e-Vergabe muss ganz schnell
bei allen öffentlichen Auftraggebern
eingeführt werden.

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