STAHL + TECHNIK 10 2019 Leseprobe
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<strong>STAHL</strong>VERARBEITUNG | 59<br />
Managementsystem auch im Stahlbau einführen.<br />
Das war zwar gewagt, im Nachhinein<br />
aber die richtige Entscheidung“, weiß<br />
Holsmölle heute. Mit FileDirector haben<br />
Mitarbeiter die Möglichkeit, mit mehreren<br />
Dokumenten gleichzeitig zu arbeiten oder<br />
zwischen ihnen zu wechseln. Wie bei<br />
Papier auch, können sie Notizen auf Ausdrucke<br />
schreiben oder digitale Haftzettel<br />
einfügen. Dies vermeidet nicht nur den<br />
Druck von Dokumenten, es bietet auch<br />
einen großen Sicherheitsaspekt: Digitale<br />
Notizen können nicht verloren gehen.<br />
Regelmäßige Backups oder Verschlüsselungen<br />
der Daten sorgen für eine komplette<br />
Absicherung aller Dokumente.<br />
Software übernimmt Büroarbeit<br />
Zunächst seien die Mitarbeiter skeptisch<br />
gewesen. „So ist es ja häufig, wenn etwas<br />
Neues eingeführt wird,“ schmunzelt Holsmölle.<br />
In einer kurzen Schulung lernten die<br />
Mitarbeiter schnell den korrekten Umgang<br />
mit dem ECM. FileDirector zu bedienen sei<br />
aber größtenteils intuitiv und selbsterklärend.<br />
„Die Mitarbeiter haben schnell angefangen,<br />
die Vorteile von FileDirector zu<br />
schätzen, als sie merkten, wie sehr es die<br />
Arbeit erleichtert“. Die Ablage von Dokumenten<br />
läuft nun wesentlich effizienter ab,<br />
alle Mitarbeiter können direkt auf den digitalen<br />
Aktenschrank der Firma zugreifen.<br />
Und sparen dadurch enorm viel Zeit. „Statt<br />
für die Büroarbeit können wir die Zeit jetzt<br />
für wichtige Aufgaben wie die Kundenbetreuung<br />
nutzen. Von unseren Kunden<br />
haben wir schon viele positive Rückmeldungen<br />
bekommen“, erzählt Holsmölle.<br />
Vorbei sind die Zeiten, in denen die Mitarbeiter<br />
manuell Datenfelder ausfüllen und<br />
Schlagwörter setzen müssen. Solche Aufgaben<br />
übernimmt das System. Dokumente<br />
und Dateien zu finden ist nun keine<br />
Tagesaufgabe mehr. Die Software ist eine<br />
deutliche Hilfe, um Dokumente schnell<br />
zuzuordnen. „Heute sieht man sofort, wer<br />
die Rechnung bearbeitet und wie der Status<br />
ist.“ Doch nicht nur die Buchhaltung<br />
arbeitet mit FileDirector: „In der Produktion<br />
arbeiten alle mit dem ECM, auch<br />
wenn sie es gar nicht wissen. Wir haben<br />
eine Schnittstelle zwischen FileDirector<br />
und unserer eigenen Software eingerichtet.<br />
Wenn unsere Konstrukteure dort<br />
Dateien ablegen, liegen diese auch im System.<br />
So ist es auch hinterher für die Baudokumentation<br />
einfacher, weil alle Bohrlisten<br />
und Materialbestellungen verfügbar<br />
Das digitale Ablagesystem überzeugt durch Arbeitserleichterung und Zeitersparnis<br />
(Foto: Spielberg Solutions)<br />
sind.“ Das Unternehmen war so überzeugt<br />
von der Arbeitserleichterung und Zeitersparnis<br />
durch das digitale Ablagesystem,<br />
dass es in der gesamten Firmengruppe<br />
eingeführt wurde.<br />
Und wie sieht es mit dem Archiv aus?<br />
Kommt denn überhaupt noch jemand hier<br />
runter? „Das<br />
Archiv ist natürlich<br />
geblieben, wie<br />
man sieht“, lacht<br />
Holsmölle. „Aber<br />
es muss niemand<br />
mehr stundenlang<br />
die Ordner durchsuchen.“<br />
Selten<br />
kommt es noch<br />
vor, dass ältere<br />
Akten aus dem<br />
Archiv geholt werden.<br />
Zu jedem<br />
neuen Bauvorhaben<br />
legt das Unternehmen<br />
weiterhin<br />
einen Ordner an:<br />
„Anträge und Baupläne<br />
unterliegen<br />
der Dokumentationspflicht,<br />
so<br />
weit ist die Digitalisierung<br />
noch nicht<br />
vorgedrungen.<br />
Aber mit File-<br />
Director geht auch<br />
das ganz schnell.“<br />
Die Mitarbeiter<br />
können sich alle<br />
Dateien schnell<br />
über die Schlagwortsuche<br />
im System<br />
zusammensuchen und ausdrucken.<br />
„Wir kommen viel schneller an alle Unterlagen<br />
ran als früher. Von jeder Information<br />
ist man jetzt nur ein paar Klicks entfernt.“<br />
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<strong>STAHL</strong> + <strong>TECHNIK</strong> 1 (<strong>2019</strong>) Nr. <strong>10</strong>
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