STAHL + TECHNIK 10 2019 Leseprobe

58 | STAHLVERARBEITUNG
Managementsystem für Dokumente erleichtert den Sprung in die Digitalisierung
Von der Dorfschmiede zum digitalen
Unternehmen
Das traditionelle Stahlbauunternehmen Peters GmbH aus Niedersachsen wagt mit einem Managementsystem
für Dokumente den Sprung in die Digitalisierung – davon profitieren nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die
Kunden.
Holger Holsmölle bekommt täglich
eine große Menge an Rechnungen,
Bestell- und Bohrlisten, Statiken
sowie Werk- und Montagezeichnungen
auf seinen Schreibtisch. Holsmölle ist bei
der Peters Stahlbau GmbH für die Administration
zuständig. Was auf den ersten
Blick nach viel Arbeit aussieht, bringt den
52-jährigen nicht mehr aus der Ruhe:
Wenige Schritte genügen, schon sind alle
Unterlagen digital abgelegt. Möglich
macht das ein Electronic-Content-Management-System
(ECM). „FileDirector“
von Spielberg Solutions GmbH aus Duisburg
erleichtert das Organisieren und
Handhaben von Dokumenten und verkürzt
dadurch die Zeit, die die Mitarbeiter normalerweise
in die Dokumentenablage
investieren müssen.
Das war nicht immer so. Alles begann mit
einer Dorfschmiede im niedersächsischen
Itterbeck. 1927 legte Firmengründer Heinrich
Peters den Grundstein für das erfolgreiche
Familienunternehmen. 90 Jahre später ist
Peters Stahlbau GmbH Teil einer international
agierenden Firmengruppe, zu der das Autohaus
Peters GmbH, die Peters Arbeitsbühnen-
und Gerätevermietung GmbH & Co. KG
(PAV) und seit zwei Jahren die AMB Anlagen-
und Maschinenbau GmbH gehören.
Kaum noch Zeit für wesentliche
Aufgaben
Mit dem wirtschaftlichen Erfolg nahmen
auch die administrativen Aufgaben zu und
kosteten immer mehr wertvolle Zeit. Zeit,
die am Ende nicht nur immense Kosten
bedeutete, sondern auch für die Zufriedenstellung
der Kunden fehlte. „Früher sind
wir bei der Summe an Papier fast verzweifelt.
Unser Schriftverkehr, die Dokumentationen
und technischen Unterlagen hatten
ein so großes Ausmaß angenommen,
dass wir mit der Bewältigung der Ablage
kaum noch hinterhergekommen sind“,
erzählt Holsmölle. Den Überblick über den
anfallenden Papierberg zu behalten, fiel
Die Peters Stahlbau GmbH nutzt das neue Dokumentenmanagementsystem mittlerweile
in der gesamten Firmengruppe (Foto: Peters Stahlbau)
den Mitarbeitern zunehmend schwer.
Besonders zeitintensiv waren die einzelnen
Arbeitsschritte, die die Dokumente
innerhalb des Unternehmens durchliefen:
Kopien zur Prüfung und Freigabe anfertigen,
Originaldokumente zur Buchhaltung
weiterleiten – da blieb kaum noch Zeit für
andere Aufgaben. „Die Rechnungen
mussten per Hand von Abteilung zu Abteilung
weitergereicht werden. Für uns war
es daher schwierig, immer über den aktuellen
Stand informiert zu sein“, so der
52-jährige.
Treffpunkt Archiv
Eine schmale Treppe führt in den Keller der
Firma. Hier lauerte in der Vergangenheit
ein weiterer großer Zeitfresser: das Archiv.
Wer ältere Rechnungen, Schriftverkehr
oder Bauakten benötigte, musste die
Dokumente dort per Hand zeitaufwendig
suchen. Holsmölle öffnet eine große Tür
und gibt den Blick frei auf einen riesigen
Raum mit meterhohen Regalen. In spärlichem
Neonlicht reihen sich Aktenordner
dicht an dicht. „Wenn man damals in unser
Archiv gegangen ist, hat man immer
jemanden getroffen, weil immer irgendjemand
etwas gesucht hat“, erinnert sich
Holsmölle. „Natürlich haben wir uns oft
gefragt: Gehe ich jetzt wirklich in den Keller
und suche mir alles zusammen? Der
Zeitaufwand war so groß, dass man es
sich lieber zwei Mal überlegt hat.“ Eine
Lösung musste her.
Diese kam aus dem Autohaus Peters.
Dort wurde bereits das Vorgängermodell
von FileDirector, das Dokumenten-Management-System
„ScanFile“ von Spielberg
Solutions, zur Ablage von Dokumenten
genutzt. Als das Autohaus 2010 auf
FileDirector umstellte, wurde das System
kurzerhand auch im Stahlbau installiert.
„ScanFile hat uns schon gut gefallen. Als
dann FileDirector erschien, wollten wir das
STAHL + TECHNIK 1 (2019) Nr. 10