Beispiel JRS
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CTO/Anwenderbericht<br />
J. Rettenmaier & Söhne GmbH & Co. KG<br />
Weltweite Archiv-Anbindung von SAP Business One<br />
und EASY Enterprise.x<br />
Das mittelständische Familienunternehmen J. Rettenmaier<br />
& Söhne (<strong>JRS</strong>) hat in Deutschland für seine<br />
Eingangsbelegarchivierung bereits seit 2002 die Archiv-<br />
Lösung EASY Enterprise.x im Einsatz. Innerhalb von<br />
sechs Monaten wurde diese nun auch an allen europäischen<br />
und amerikanischen Standorten eingeführt.<br />
Bei der Planung und Integration des Archivs in das ERP<br />
System SAP Business One wurde das Unternehmen von<br />
dem Stuttgarter DMS-Spezialisten CTO Balzuweit GmbH<br />
unterstützt. Zudem sind zahlreiche DMS-Produkte der<br />
CTO Balzuweit GmbH im Einsatz.<br />
Die J. Rettenmaier & Söhne GmbH & Co. KG wurde bereits<br />
1878 gegründet und ist heute ein mittelständisches Familienunternehmen,<br />
das im Bereich Forschung, Entwicklung<br />
und Verarbeitung hochwertiger, organischer Faserstoffe aus<br />
pflanzlichen Rohstoffen tätig ist. Dazu gehören Produkte<br />
aus Cellulose, Getreide- und Fruchtfasern oder Holzfasern.<br />
Unterteilt ist die <strong>JRS</strong> ist 13 Anwendungsgebiete, wie z.B.<br />
Straßenbau, Lebensmittel oder Pharmazie. Am Hauptstandort<br />
Rosenberg arbeiten derzeit ca. 1.100 Mitarbeiter<br />
- weltweit sind es über 1.500 Mitarbeiter.<br />
Ausgangslage<br />
Zur weitestgehend automatischen Abwicklung der<br />
Geschäftsprozesse und Warenwirtschaft nutzt <strong>JRS</strong> in<br />
Deutschland das ERP-System proALPHA, in den anderen<br />
europäischen und US-amerikanischen Niederlassungen<br />
wurde seit 2009 SAP Business One (SBO) ausgerollt, weil<br />
dieses System bessere Landes- und Sprachversionen als<br />
proALPHA bietet.<br />
Als Archivlösung für die Speicherung von eigenen und allen<br />
Fremdbelegen ist in der deutschen Zentrale in Rosenberg<br />
und allen deutschen Niederlassungen seit dem Jahr 2002<br />
EASY Enterprise.i im Einsatz, das derzeit durch die leistungsstärkere<br />
Version Enterprise.x ersetzt wird. „Da wir mit EASY<br />
von Anfang an sehr zufrieden waren und alle Mitarbeiter<br />
aufgrund der Bedienungsfreundlichkeit sehr gut damit<br />
zurecht kamen, entschieden wir Mitte 2010, das System<br />
auch an den europäischen und amerikanischen Standorten<br />
zu nutzen und in unsere SAP-Lösung zu integrieren“, erklärt<br />
Heiko Merz, der bei <strong>JRS</strong> das Einführungsprojekt leitete.<br />
J. RETTENMAIER & SÖHNE<br />
GmbH & Co. KG<br />
D-73494 Rosenberg<br />
www.jrs.de<br />
Durch intensive Forschungs- und Entwicklungsarbeit auf<br />
den Gebieten Zerkleinern, Fraktionieren und Veredeln ist<br />
die einstige Getreide- und Sägmühle zu einem Begriff für<br />
zukunftsweisende Problemlösungen geworden. 21 Werke<br />
der J. Rettenmaier & Söhne GmbH & Co. KG versorgen den<br />
Weltmarkt mit Holz-, Cellulose-, Frucht- und Getreidefasern.<br />
Ziel: Internationale Transparenz und medienbruchfreie<br />
Belegarchivierung<br />
Strategischer Grund für diese Entscheidung war einerseits,<br />
dass man in der Zentrale jederzeit den Zugriff auf alle<br />
wichtigen Dokumente auch weltweit benötigte und andererseits<br />
die herkömmliche Papierablage mit ihren täglich<br />
wachsenden Aktenordnern durch die digitale Archivierung<br />
reduzieren bzw. sukzessive ersetzen wollte. Bestimmte<br />
Rechnungen oder Lieferscheine waren nun auf Knopfdruck<br />
zu finden. Diese hinzugewonnene Zeitersparnis war ein<br />
wichtiger Faktor für die internationale Nutzung der Archivlösung.<br />
Für das Einführungsprojekt bat <strong>JRS</strong> drei Firmen um<br />
Angebote. Der Zuschlag ging an den Stuttgarter DMS-<br />
Spezialisten CTO Balzuweit GmbH. „Diese Entscheidung<br />
fiel u.a. auch deshalb, weil EASY Software die Firma CTO
als besonders kompetenten Partner für die Integration<br />
von EASY in SAP-Lösungen empfohlen hatte. Außerdem<br />
überzeugte uns die Funktionalität und das Preis-Leistungserhältnis<br />
schon bei der Präsentation“, begründet Heiko<br />
Merz seinen Entschluss.<br />
Als Einzelprodukte, die letztlich die Gesamtlösung bilden<br />
sollten, wurde das EASY Archiv Enterprise.x in Kombination<br />
mit mehreren von CTO entwickelten clarc-Produkten<br />
ausgewählt. Dazu gehören CLARC iLINK FOR SAP BO, die<br />
Scan-/Capture-Lösung CLARC SCAN und die Lösung CLARC<br />
OFFICECAPTURE für die Indexierung, Integration und Archivierung<br />
aller Office Dokumente.<br />
Verschiedene Ballaststofffasern (v. o. n. u.: Hafer-, Weizen-, Apfel- und<br />
Kartoffelfaser)<br />
Bild: <strong>JRS</strong><br />
Mammutprojekt in sechs Monaten<br />
Nach der Beauftragung von CTO startete das Projekt Mitte<br />
Juni 2010. Es begann typischerweise mit Workshops, in<br />
denen der Projektablauf, Projektinhalte und die Zuständigkeiten<br />
abgestimmt wurden. Teilgenommen haben daran<br />
zwei Mitarbeiter von <strong>JRS</strong> und zwei DMS-Spezialisten von<br />
CTO. Die Projektleitung lag in den Händen von Heiko Merz.<br />
Zum Zeitpunkt der Einführung waren bereits neun der<br />
elf internationalen Lokationen mit SBO ausgestattet, für<br />
welche die Archivierungslösung eingeführt werden sollte.<br />
Aufgabenstellung im Detail war, alle Dokumente, die<br />
in SBO generiert wurden, zentral in Rosenberg in EASY<br />
Enterprise.x zu archivieren. Dazu gehörten zum <strong>Beispiel</strong><br />
Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen sowie<br />
alle Fremdbelege (Eingangsrechnungen, Eingangsgutschriften)<br />
der europäischen Standorte. Die Dokumente<br />
der amerikanischen Niederlassungen sollten im Rechenzentrum<br />
in New York gespeichert werden, welches per<br />
Internet an die Zentrale angebunden ist. Der Zugriff vom<br />
Arbeitsplatzrechner auf SAP und Office erfolgt über einen<br />
Citrix Terminal Server.<br />
Dafür wurde in jeder Niederlassung ein Scan-/Capture-<br />
Arbeitsplatz eingerichtet und mit CLARC SCAN ausgestattet.<br />
Mit diesem werden alle auf dem Papierweg (Post oder Fax)<br />
kommenden Eingangsrechnungen oder Gutschriften eingescannt.<br />
Durch CLARC OFFICECAPTURE sollte zusätzlich die<br />
Möglichkeit geschaffen werden, Office Dokumente, PDF-<br />
Dateien oder auch eMails entweder zu einem bestehenden<br />
Dokument hinzuzufügen oder separat einem Geschäftspartner<br />
zu zuweisen.<br />
Für die Recherche wurden zwei Möglichkeiten eingerichtet:<br />
Über das AddOn CLARC iLINK FOR SAP BO kann ganz<br />
einfach direkt in SBO recherchiert werden. Dafür klickt der<br />
Anwender auf den Archiv-Button in der jeweiligen Belegart<br />
und erhält die Suchergebnisse in Sekundenschnelle. Der<br />
zweite Rechercheweg geht über den Web-Browser von<br />
EASY und wird von Mitarbeitern genutzt, die keine SAP-<br />
Lizenzen besitzen.<br />
Neue IT-Infrastruktur<br />
Im Zeitalter der Virtualisierung war es kein Problem,<br />
kurzfristig einen Archiv-Server und SQL Server zu implementieren.<br />
Komplett neu angeschafft wurden für das<br />
Rechenzentrum 1 in Rosenberg ein EASY Enterprise.x-<br />
Server und ein Windows-Server 2008 R2. Diese wurden auf<br />
einem ESX-Host unter VM-Ware mit vier GB Arbeitsspeicher<br />
und einem Speichervolumen von 100 GB installiert.<br />
„Der Speicherbedarf für die Archivdaten von 100 GB kam<br />
uns zunächst etwas wenig vor. Nachdem allerdings elf Lokationen<br />
bereits darauf archivieren, sollte sich nach knapp<br />
einem Jahr erweisen, dass immer noch 70 GB frei sind. Viel<br />
wichtiger als Speicherplatz ist daher eine ordentliche Internetleitung<br />
zur Übertragung der Daten“, erklärt Heiko Merz.<br />
Im Rechenzentrum 2 in New York wurde die gleiche Infrastruktur<br />
aufgebaut. Dort archivieren die beiden Werke<br />
New York und Schoolcraft/Michigan.<br />
Außerdem erhielten alle Standorte Scan-Arbeitsplätze und<br />
Hochleistungsscanner, auf denen CTO die Scan-/Capture-<br />
Software CLARC SCAN installierte. Die Scanner verarbeiten<br />
50 Seiten pro Minute.<br />
Wie sah die Zeitplanung aus?<br />
Die Zeitplanung sah einen Monat für die Planung und Installation<br />
vor, einen weiteren Monat für Tests und Schulungen,<br />
damit <strong>JRS</strong> auch den First Level Support garantieren konnte.<br />
Ende August 2010 stand das System. Als Mammutaufgabe<br />
sollten sich allerdings die Installationen und Anbindungen<br />
der europäischen und amerikanischen Standorte erweisen:<br />
„Nach drei extrem arbeitsintensiven Monaten für mich<br />
und meinen Kollegen, unzähligen Reisen und Client-Installationen<br />
sowie Schulungen mit allen Büros, inklusive den<br />
beiden Büros in den USA, waren wir wie geplant Mitte<br />
Dezember 2010 im Live-Betrieb.“ erinnert Merz.
Wie funktioniert es heute?<br />
In allen internationalen Standorten kommen Fremdbelege<br />
wie Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften<br />
auf Papier – Brief oder Fax – an. Der zuständige Sachbearbeiter<br />
versieht jeden Beleg mit einem Barcode, der bei<br />
der Erfassung des Belegs in einem benutzerdefinierten<br />
Feld „Barcode“ via Barcode-Handscanner eingelesen wird,<br />
ähnlich wie an einer Supermarktkasse. Dies geschieht<br />
hauptsächlich aus Sicherheitsgründen, um die Barcode-<br />
Nummern fehlerfrei zu erfassen.<br />
Anschließend wird der Beleg mit allen Referenzdaten<br />
im SBO eingegeben, um ihn mit der Barcodenummer zu<br />
verknüpfen. Danach werden alle so erfassten Dokumente<br />
stapelweise mit dem Hochleistungsscanner über clarc<br />
eWork eingescannt. Als PDFs komprimiert und archiviert,<br />
sind sie über eine Schlagwortsuche jederzeit aufrufbar.<br />
Fasern aus der Natur stehen im Fokus der Forschung, Entwicklung und<br />
Produktion der J. Rettenmaier und Söhne GmbH & Co. KG Bild: <strong>JRS</strong><br />
Was hat’s gebracht?<br />
Das wichtigste Ziel, jederzeit in Sekundenschnelle Zugriff<br />
auf alle Dokumente zu haben, wurde voll erreicht. Damit<br />
sind alle Vorgänge jederzeit transparent. „So kann zum<br />
<strong>Beispiel</strong> unser Europa-Vertriebsleiter auch ohne aufwändige<br />
Geschäftsreisen jederzeit Einblick in alle Auftragsdaten<br />
nehmen. Das spart nicht nur Zeit, sondern natürlich auch<br />
Kosten. Ohne Papier brauchen wir nun keine Aktenordner<br />
mehr, was sowohl ökonomisch als auch ökologisch sinnvoll<br />
ist. Insofern können wir schon nach kurzer Nutzungszeit<br />
sagen, dass die Einführung des neuen Systems ein voller<br />
Erfolg ist“, erläutert Heiko Merz.<br />
Highlights<br />
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Weltweite Archiv-Anbindung von SAP Business One<br />
Zwei Rechenzentren in Deutschland und USA<br />
Integration über die CLARC iLINK FOR SAP BO<br />
Schnittstelle<br />
Prozesssteuerung über CLARC ECM SUITE<br />
Zentrale Archivierung in EASY Enterprise.x<br />
Verknüpfung von Scan- und Office-Dokumenten<br />
zu SBO Vorgängen<br />
Hohe Kostenersparnis und sowohl ökonomisch<br />
als auch ökologisch sehr gute Bilanz
Unsere Kunden<br />
Auszug aus unserer Kundenliste: ALSO Deutschland GmbH | Arrow Europe GmbH |<br />
Betty Barclay GmbH | C. & E. Fein GmbH | Constantia Hueck Folien GmbH & Co. KG |<br />
ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG | EURO-Leasing GmbH | Grillo-Werke AG |<br />
H. Stoll GmbH & Co. | HUBER Packaging Group GmbH | Intersnack Knabber-Gebäck GmbH & Co. KG |<br />
KfH Kuratorium für Dialyse und Nierentransplantation e.V. | MAHLE GmbH | MANN+HUMMEL GMBH |<br />
R.Stahl AG | RHEINZINK GmbH & Co. KG | Sasol Wax GmbH | TTS Tooltechnic Systems AG & Co. KG |<br />
Unitymedia KabelBW GmbH | VK Mühlen AG | Walter AG<br />
Unsere Partner<br />
AFI – P.M. Belz Agentur für Informatik GmbH | All for One Steeb AG | EASY SOFTWARE AG |<br />
FAST LTA AG | I.R.I.S. GROUP (Docutec AG) | Microsoft Deutschland GmbH |<br />
NetApp Deutschland GmbH | Open Text | otris software AG | Schleupen AG |<br />
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CTO Balzuweit GmbH | Lautlinger Weg 3 | 70567 Stuttgart | Fon +49 (0)7 11 71 86 39-0 | Fax +49 (0)7 11 71 86 39-29 | www.cto.de
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