faktor Sommer 2019
faktor - Das Entscheider-Magazin für die Region Göttingen
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Rechtssichere Archivierung<br />
E-Mails richtig und sicher speichern.<br />
Das verlangt der Gesetzgeber: Vollständigkeit • Manipulationssicherheit • maschinelle<br />
Auswertbarkeit • ständige Verfügbarkeit.<br />
Jegliche Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig<br />
gemacht wird, muss urschriftlich aufbewahrt werden. Beispiele sind Rechnungen, Aufträge,<br />
Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Dies gilt auch dann, wenn diese per E-Mail<br />
versendet werden.<br />
Was ist zu tun?<br />
Eine rechtssichere Lösung für die<br />
E-Mail-Archivierung muss vorhanden<br />
sein – in Abstimmung mit den betrieblichen<br />
Anforderungen, dem Datenschutz<br />
und einem eventuellen Betriebsrat<br />
– und sie muss im Fall einer<br />
behördlichen Prüfung zuverlässig<br />
funktionieren.<br />
Benötigte Speichermengen sind zu<br />
planen und doppelte Datenhaltung<br />
zu vermeiden.<br />
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